Cadastre des Pensions Documentation pour les organismes

 
 
INAMI – ONP
  ePK – déclarations batch au Cadastre des Pensions
                                                                                                                   Version 1.2
                                                                                                                   26/01/2012




                   Cadastre des Pensions
     ePK – déclarations batch au Cadastre des Pensions
            Documentation pour les organismes




A l'attention       Organismes débiteurs de pensions et prestataires de services déclarant au
de:                 Cadastre des Pensions pour des débiteurs de pensions
Contact:            02/788.51.52 (numéro temporaire pour le projet)




  Table des Matières
  Introduction....................................................................................................................2
  1. Démarches administratives ....................................................................................2
  2. Configuration du canal...........................................................................................3
  3. Envoi/réception des fichiers...................................................................................5
     3.1.   Connexion au système ...................................................................................5
     3.2.   Répertoire d'échange......................................................................................6
     3.3.   Fichiers à envoyer ..........................................................................................6
     3.4.   Fichiers de réponse ........................................................................................7
        Accusés de réception..............................................................................................7
        Résultats des traitements de vos déclarations par le Cadastre ...............................9
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ePK – déclarations batch au Cadastre des Pensions


Introduction
Le Cadastre des Pensions peut maintenant recevoir les fichiers de déclaration et
renvoyer les réponses via des canaux batch.

Prochainement, les organismes envoyant des déclarations sur des supports tels les
disquettes et CDROM devront passer à ces nouveaux canaux. Les déclarations sur
papier ne sont pas impactées par ce changement.

Ces canaux remplacent uniquement le moyen d'envoi des déclarations, le layout de
celles-ci reste donc inchangé.

Le présent document fourni les informations nécessaires à la mise en place de ces
canaux batch chez les organismes débiteurs de pensions et les prestataires de services
envoyant des déclarations au Cadastre des Pensions. Ces organismes sont appelés plus
généralement "entités" dans la suite de ce document.

Le premier chapitre décrit les démarches administratives nécessaires pour être
autorisé à utiliser le système.

Le deuxième chapitre décrit la manière de configurer le canal de communication.

Enfin, le dernier chapitre vous donne les informations sur l'échange de fichiers ainsi
que les différents types de fichiers rencontrés.

Le portail de la Sécurité Sociale dispose d'une multitude de documents pour vous
aider en cas de besoin. Cette documentation est accessible ici:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/index.htm
En particulier, l'aide sur la signature électronique et les messages structurés vous sera
précieuse.

Pour une aide sur l'application de gestion des accès, rendez-vous ici:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/infos/employer_onss/registration_gen/documents/pdf/UMOE_Manuel_F.pdf
Si votre entité utilise le logiciel d'un fournisseur externe pour réaliser ses déclarations,
nous vous conseillons de contacter ce fournisseur.

1. Démarches administratives
Les démarches administratives suivantes sont à réaliser:

     -         par les entités qui désirent elles-mêmes utiliser le nouveau système

     -         par les entités qui feraient appel à un prestataire de services pour envoyer
               leurs déclarations au Cadastre des Pensions.

Pour recevoir l'autorisation d'échanger des fichiers avec le Cadastre des Pensions

     1) Votre entité doit être connue du portail de la sécurité sociale et un Responsable
        Accès Entité (RAE) doit être désigné. Si cela n'est pas encore fait, votre futur
        RAE peut réaliser la démarche ici:
          https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/infos/employer_onss/registration_gen/register/index.htm




                                                                                                          Page 2/10
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   Attention, votre entité doit être connue sur le portail de la Sécurité Sociale
   avec le même numéro d'entreprise que celui fourni dans les bordereaux de
   votre déclaration au Cadastre des Pensions (Rubrique 72). Si ce n'était pas le
   cas, veuillez créer une entité sur le portail avec ce numéro d'entreprise.

   2) Le RAE doit envoyer un formulaire de demande d'obtention de la qualité
      "Gestionnaire de Pensions" à la BCSS. Ce formulaire destiné à la BCSS est
      disponible ici :
       https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/fr/documents/pdf/V2010_076_v1_04_F.pdf


   3) Le RAE doit utiliser l'outil de gestion des accès du portail de la Sécurité
      Sociale pour activer la qualité "Gestionnaire de Pensions" et lui désigner un
      Gestionnaire Local (GL). Ce GL sera chargé de configurer le canal de
      communication avec le Cadastre des Pensions. L'aide de l'outil de gestion des
      accès est disponible ici:
       https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/infos/employer_onss/registration_gen/documents/pdf/UMOE_Manuel_F.pdf


       Attention, si vous avez du faire connaître votre entité sur le portail au
       point 1, veuillez attendre une dizaine de jours avant d'essayer d'activer la
       qualité!

2. Configuration du canal
Seules les entités qui envoient elles-mêmes des déclarations au Cadastre des Pensions
doivent réaliser la configuration du canal.

Pour configurer le canal d'échange de fichiers avec le Cadastre des Pensions la
démarche suivante doit être entreprise par le Gestionnaire Local de la qualité
"Gestionnaire de Pensions":
   1) se connecter au portail de la Sécurité Sociale et après s'être "annoncé", se
       rendre dans l'outil de gestion des accès du portail.
   2) Sur la page de la qualité "Gestionnaire de Pensions" cliquer sur le lien
       "messages structurés" dans le cadre "Fonctionnalités".




   3) Le message "Il n'y a pas d'expéditeur actif pour cette qualité" sera renvoyé.




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    4) Cliquer sur le lien "Enregistrement des données de configuration" dans le
       cadre "Fonctionnalités".




    5) Créer un utilisateur technique en cliquant sur le bouton "suivant".
    6) Compléter les données avec le signalétique de la personne à contacter en cas
       de problème avec l'"utilisateur technique" et cliquer sur "suivant"




    7) Choisir un canal de communication 1 parmi sFTP, MQLink, ou FTP.
       la documentation sur ces différents canaux se trouve ici:
         https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/batch/index.htm


         Remplir les données demandées (dépend du canal choisi). Vous aurez besoin,
         quelque soit le canal de fournir le certificat digital utilisé pour signer vos

1
 Nous recommandons sFTP qui est utilisable par toutes les entités et est la technologie la plus pérenne.
FTP et MQLink ne peuvent être utilisés que par les entités ayant un accès à l'extranet de la sécurité
sociale.


                                                                                            Page 4/10
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         futurs fichiers.
         Vous pourrez signer vos déclarations à l'aide d'une carte d'identité électronique
         (le plus simple si une seule personne est en charge d'envoyer des déclarations
         au Cadastre) ou à l'aide d'un certificat digital obtenu auprès d'une autorité de
         certification. Si vous avez déjà un certificat pour une autre déclaration de
         Sécurité Sociale, vous pouvez le réutiliser.
         Les informations sur la signature électronique sont disponibles ainsi que les
         informations sur les types de certificats acceptés sont disponibles ici :
         https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/digital_sign/index.htm
    8) Quelque soit le canal choisi, ne pas oublier de cocher la case "Déclaration
       électronique au Cadastre des Pensions (layout plat)".




    9) Cliquer sur "suivant".
    10) Choisir un nom d'utilisateur (et éventuellement un mot de passe) et cliquer sur
        suivant. Prenez garde de ne pas égarer le nom d'utilisateur et le mot de passe
        choisi!
    11) Confirmer les choix en cliquant sur "confirmer".
    12) Un dernier écran reprend les informations entrées et un numéro d'expéditeur
        est attribué. Prenez note de ce numéro d'expéditeur car il devra être repris
        dans le nom des fichiers échangés avec le Cadastre des Pensions.

3. Envoi/réception des fichiers
Les explications suivantes sont destinées aux entités qui développent elles-mêmes les
outils nécessaires à l'envoi des données et à celles qui utilisent des outils standards
(client sFTP, FTP…). Si votre entité utilise un logiciel développé par un prestataire de
services, veuillez le contacter pour connaître la marche à suivre.

     3.1. Connexion au système
La connexion au système dépend du canal que votre Gestionnaire Local a choisi. Le
détail de la procédure à suivre peut être trouvé ici:

Pour le sFTP:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/batch/document/pdf/startup_sftp_F.pdf


Pour le FTP:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/batch/document/pdf/manuel_d_utilisateur_ftp_F.pdf


Pour MQLink:
https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/batch/document/pdf/manuel_d_utilisateur_mqlink_F.pdf




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     3.2. Répertoire d'échange
Lorsque vous vous connectez à l'aide du logiciel choisi 2 pour le transfert de données
et des données de connexion choisies par votre Gestionnaire Local, vous arriverez sur
votre "répertoire d'échange" avec le Cadastre des Pensions. Là, vous trouverez les
répertoires suivant:
- IN: c'est dans ce répertoire que vous déposerez les fichiers à destination du
    Cadastre.

-   OUT: c'est dans ce répertoire que vous trouverez les résultats des traitements de
    vos fichiers par le Cadastre.

-   INTEST: ce répertoire n'est pas utilisé dans le cadre du Cadastre.

-   INTEST-S: ce répertoire n'est pas utilisé dans le cadre du Cadastre.

-   OUTTEST: ce répertoire n'est pas utilisé dans le cadre du Cadastre.

-   OUTEST-S: ce répertoire n'est pas utilisé dans le cadre du Cadastre.


     3.3. Fichiers à envoyer
L'envoi d'une déclaration consiste à déposer trois fichiers sur votre répertoire
d'échange "IN".

Le premier fichier sera votre déclaration dans son layout actuel. Si vous réalisez des
déclarations volumineuses, nous vous conseillons de le Zipper car la taille maximale
supportée pour un fichier échangé est de 100 MB.
Ce fichier devra être nommé selon la convention suivante:

FI.PKRQ.nnnnnn.yyyymmdd.sssss.R.1.1 où
    1)   nnnnnn est le numéro de votre expéditeur (votre GL à connaissance de ce
         numéro).
    2)   yyyymmdd est la date du jour de confection (année sur 4 positions, mois
         sur 2 positions et jour sur 2 positions).
    3)   sssss est un numéro de suite sur 5 positions qui rend le nom de votre
         fichier unique pour la date de création mentionnée. Par exemple, pour le
         premier fichier d'une date donnée, ce champ vaudra 00001.

Remarquez que si votre fichier est zippé, le nom de celui-ci ne doit pas reprendre
l'extension .zip mais avoir exactement le même nom que s'il n'était pas zippé

Ces fichiers sont appelés communément "FI".

Le deuxième fichier est le fichier de signature de votre déclaration, obtenu grâce à un
logiciel de signature électronique et à votre certificat digital. Ce fichier devra être
nommé selon la convention suivante:


2
 Dépend du canal choisi par votre Gestionnaire local, ce logiciel peut être par exemple un client FTP,
un client sFTP, …


                                                                                           Page 6/10
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FS.PKRQ.nnnnnn.yyyymmdd.sssss.R.1.1 où les champs nnnnnn, yyyymmdd et sssss
doivent correspondre au fichier de déclaration dont ce fichier est la signature.

Ces fichiers sont appelés communément "FS".

Plus d'informations sur la signature électronique et les certificats digitaux peuvent être
obtenues ici: https://www.socialsecurity.be/site_fr/general/helpcentre/digital_sign/index.htm
Si vous utilisez une carte d'identité électronique pour signer vos déclarations, nous
vous conseillons le logiciel "Belgian eID Signer" disponible ici:
https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/fr/batch.htm#eid



Enfin le dernier fichier à transmettre est un fichier vide (0 octets) indiquant que les
deux premiers fichiers ont été complètement transférés. Ce fichier devra être
nommé suivant la convention suivante:

GO.PKRQ.nnnnnn.yyyymmdd.sssss.R.1 où les champs nnnnnn, yyyymmdd et sssss
doivent correspondre aux fichiers de déclaration et de signature.

Ces fichiers sont appelés communément "GO".

     3.4. Fichiers de réponse
Les résultats des traitements des fichiers envoyés se trouveront dans votre répertoire
d'échange "OUT".
Deux type de réponses vous seront retournées.

Accusés de réception
    Ces fichiers en XML vous indiquent si vos fichiers ont été transmis au Cadastre
    des Pensions et, s'il n'ont pas été transmis, pourquoi.
    Dans ces fichiers se trouvera une information importante: le numéro de ticket
    associé au fichier de déclaration correspondant. Ce numéro servira de référence
    pour identifier votre fichier et sera à communiquer en cas de besoin.
    Pour chaque triplet ("FI", "FS" et "GO") que vous aurez envoyé vers le Cadastre
    vous recevrez:
    ƒ un fichier FO.ACRF.999999.yyyymmdd.sssss.R 3 : fichier XML contenant
        l'accusé de réception de vos fichiers (appelé communément "FO ACRF");

    ƒ    un fichier FS.ACRF.999999.yyyymmdd.sssss.R 4 : fichier de signature de
         l'accusé de réception (appelé communément "FS ACRF");

    ƒ    un fichier GO.ACRF.999999.yyyymmdd.sssss.R 5 : fichier vide signalant que
         les 2 fichiers précédents sont complètement transférés (appelé communément
         "GO ACRF" attendez ce troisième fichier avant de consulter les 2
         premiers).



3
  avec yyyymmdd: la date de création des fichiers et sssss un numéro de suite rendant le nom du fichier
unique.
4
  Idem.
5
  Idem.


                                                                                            Page 7/10
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   Le fichier qui vous intéresse le plus est le fichier "FO ACRF" car il contient la
   référence attribuée à vos fichiers et l'état de leur réception.

   Accusé Positif:
   La structure du fichier "FO ACRF" si tout s'est bien passé (accusé de réception
   positif) est la suivante:


    
        ACRF001
        2011-08-16
        14:34:28.160
        0
        FA
        
            GO.PKRQ.101597.20110816.11115.T.1
            2
            380000YQLU00R
        
        
            1
        
    

   Les informations importantes sont:
              ƒ  qui vous donne le numéro de ticket unique
                 attribué à vos fichiers. Ce numéro de ticket est à communiquer en
                 cas de problème avec cet échange.
              ƒ  qui vous indique le résultat de la réception de votre
                 fichier. Ici 1 signale que le fichier a été accepté par le système.
   Si vous recevez un accusé positif, votre fichier a été pris en charge et va être
   transmis au Cadastre des Pensions.

   Accusé négatif:
   Si un problème survient à la réception (accusé de réception négatif), le fichier "FO
   ACRF" ressemblera à:


    
        ACRF001
        2011-08-10
        15:09:59.728
        0
        FA
        
            GO.PKRQ.101597.20110810.11111.T.1
            2
            380000YMG900W
        
        
            0
            ACRF-102
        
    

   L'information supplémentaire utile est le (dans cet exemple "ACRF-
   102") qui vous renseigne sur la nature du problème. La liste des significations des
   codes peut être trouvée ici.

   Si vous recevez un accusé de réception négatif, votre fichier n'a PAS été
   transmis au Cadastre et vous devez le renvoyer en corrigeant le problème.



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    Les problèmes les plus communs sont: fichier "GO" non vide, pas d'autorisation
    de déposer les fichiers, erreur dans le nom des fichiers etc…

Résultats des traitements de vos déclarations par le Cadastre
    Si votre fichier a bien été transmis au Cadastre (et donc que vous avez reçu un
    accusé positif), vous recevrez par la suite les résultats de son traitement.

    Il s'agit des trois fichiers suivant:

    ƒ    Un fichier FO.PKRT.999999.yyyymmdd.sssss.R.1.1 6 , fichier ZIP 7 qui
         regroupera les différents fichiers produits par le Cadastre des Pensions selon le
         même layout que ceux que vous recevez aujourd'hui;

    ƒ    Un fichier FS.PKRT.999999.yyyymmdd.sssss.R.1.1 8 , la signature électronique
         du premier fichier;

    ƒ    Un fichier GO.PKRT.999999.yyyymmdd.sssss.R.1 9 , le fichier vide signalant
         que le transfert des 2 premiers fichiers est terminé (veuillez attendre de voir ce
         troisième fichier avant de consulter les 2 autres).



    Fichiers refusés par le Cadastre des Pensions:
    Tout comme dans l'ancien système, il est possible que votre fichier ait été refusé
    par le Cadastre des Pensions pour un motif non lié à la réception. Le fichier ZIP
    contiendra alors un fichier (P.SF.nnnnnn.REFUSED.ttttttttttttt.yyyymmdd.pdf 10 )
    de refus tel que celui que vous recevez actuellement au format papier. Si cela se
    produit, vous devez corriger la situation et renvoyer votre déclaration. La
    liste des motifs de refus du Cadastre des Pensions peut être trouvée dans les
    annexes des instructions de déclaration ici:
    https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/pkcp/index.htm



    Fichier accepté par le Cadastre des Pensions:
    Si votre fichier n'a pas été refusé par le Cadastre, le zip contiendra selon les cas:
        ƒ la liste statistique de mise à jour
            (P.SF.nnnnnn.STAT.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.pdf 11 );


6
  avec yyyymmdd: la date de création des fichiers et sssss un numéro de suite rendant le nom du fichier
unique.
7
  Attention, si vous travaillez sous Windows, vous devrez probablement renommer ce fichier "FO" en
FO.PKRT.999999.yyyymmdd.sssss.R.1.1.ZIP afin que Windows détecte bien qu'il s'agit d'un zip.
8
  Idem.
9
  avec yyyymmdd: la date de création des fichiers et sssss un numéro de suite rendant le nom du fichier
unique.
10
   Avec nnnnnn, le numéro technique du débiteur de la déclaration refusée; ttttttttttttt, le numéro de
ticket attribué à cette déclaration (celui qui était présent dans l'accusé de réception); yyyymmdd, la date
de création du refus.
11
   Avec nnnnnn, le numéro technique du débiteur de la déclaration; ttttttttttttt, le numéro de ticket
attribué à cette déclaration (celui qui était présent dans l'accusé de réception); yyyymmddhhmmss, la
date et l'heure de mise à jour de la déclaration.


                                                                                               Page 9/10
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         ƒ    la liste des éléments rejetés
              (P.SF.nnnnnn.RDCL.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.pdf 12 );
         ƒ    la déclaration "RDCL" reprenant les éléments rejetés
              (P.SF.nnnnnn.RDCL.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.txt 13 );
         ƒ    les warnings (P.SF.nnnnnn.WARN800.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.pdf 14 );
         ƒ    les avertissements pour utilisation d'un NISS n'ayant plus cours dans le
              réseau de la Sécurité Sociale
              (P.SF.nnnnnn.NOTVALIDSSIN.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.pdf 15 );
         ƒ    la liste des réponses aux éléments C9
              (P.SF.mmmmmm.C9.nnnnnn.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.pdf 16 );
         ƒ    les réponses aux éléments C9 au format déclaration
              (P.SF.mmmmmm.C9.nnnnnn.ttttttttttttt.yyyymmddhhmmss.txt 17 );




12
   Idem.
13
   Idem.
14
   Idem.
15
   Idem.
16
   Avec mmmmmm, le numéro technique du déclarant de la déclaration; nnnnnn, le numéro technique
du débiteur de la déclaration; ttttttttttttt, le numéro de ticket attribué à cette déclaration (celui qui était
présent dans l'accusé de réception); yyyymmddhhmmss, la date et l'heure de mise à jour de la
déclaration.
17
   Idem.


                                                                                                   Page 10/10
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