Informatisation des CMS & EMS valaisans

Informatisation des EMS-CMS                                                                                      1/45




                              CENTRES MEDICO-SOCIAUX (CMS) ET ETABLISSEMENTS MEDICO-SOCIAUX (EMS)


                                 Informatisation des CMS & EMS valaisans
                                                ELABORATION D’UN CONCEPT


                                            • Bilan de la situation existante
                                            • Analyse générale des besoins
                                            • Concept de structure d’information
                                            • Cahier des charges général
                                            • Planification prévisionnelle, organisation


                                                        Dr Ph. Wieser
                                                 Ecole Polytechnique Fédérale
                                                 EPFL, CdH - ILEMT/LEM - IML
                                                         1015 Lausanne

                                                            Mai 2002

                                                                                       EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                 1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                               2/45


Table des matières
1. Objet de l’étude                                       3
2. Déroulement de l’étude                                 3
3. Environnement et partenaires                           7
     3.1 Démarche logistique                               10
4. Processus                                              12
5. Activités et besoins des CMS & EMS                     14
6. Etat existant                                          16
     6.1 Etat existant : considérations générales          16
     6.2 Etat existant : systèmes informatiques des CMS    18
     6.3 Etat existant : systèmes informatiques des EMS    21
     6.4 Bilan de la situation existante : synthèse        23
     6.5 Evolution, besoins à court terme                  24
7. Besoins généraux                                       26
8. Concept et architectures informatiques                 28
     8.1 Variantes potentielles                            29
     8.2 Evaluation des variantes potentielles             32
     8.3 Remarques, fonctionnalités                        33
9. Cahier des charges                                     36
     9.1 Cahier des charges général                        36
     9.2 Structure du cahier des charges général           37
10. Evolution des applications, fournisseurs potentiels   38
11. Démarche et structure du projet                       39
     11.1 Démarche du projet                               39
     11.2 Etapes du projet                                 40
     11.3 Planification du projet                          41
     11.4 Organisation du projet                           43
12. Conclusion                                            44
Glossaire                                                 45


                                                                EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                          1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                        3/45


1. Objet de l’étude
Cette étude, mandatée par le Département de la Santé, des Affaires Sociales et de l’Energie de l’Etat du Valais, a pour
objectifs d’établir un constat de la situation actuelle de l’état de l’informatisation des CMS & EMS valaisans, et de proposer, en
relation avec les besoins généraux de l’ensemble des partenaires de la santé du canton, un concept d’organisation et de structure
informatique unifiée, ainsi qu’un cahier des charges général mettant en évidence les besoins de ces deux types d’institutions.


2. Déroulement de l’étude
Cette étude a débuté par une série de visites incluant l’ensemble des 6 CMS régionaux et une sélection d’EMS représentatifs du
canton (taille, secteur géographique, activités, …). Le choix des EMS a été établi par le Service de la santé publique du canton du
Valais.

Ces visites ont permis d’établir le bilan de la situation actuelle de ces deux types d’institutions, en fonction de leurs besoins
spécifiques locaux et globaux par rapport à l’ensemble des partenaires de la santé valaisanne : approche systémique (cf. figure
3).

Figure 1 : programme des visites de l’ensemble des 6 CMS régionaux

Figure 2 : programme des visites de la sélection d’EMS



La légende de ces deux figures indique, respectivement, le nom de l’établissement visité, le contact (directeur) et la date de visite.




                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                            4/45




                                                             CMS Sierre
                                                             M. Hagmann
                                                             08.01.02

                                              CMS Sion                                              CMS Brigue
                                              M. Roux                                               M. Koller
                                              15.01.02                                              19.11.01


                CMS Monthey
                M. Gex-Collet
                19.11.01
                                                                                     CMS Viège
                                                                                     M. Giger
                                                                                     19.11.01




                          CMS Martigny
                          MM. Rebord, Bossy
                          17.12..01



                                                                                                                Etat du Valais, Sion
                                                                                                                Mme Zysset


                                                   Figure 1 : visites des 6 CMS régionaux




                                                                                                 EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                           1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                                       5/45



                                                                  EMS Christ-Roi, Lens
                                                                  M. Gunter
                                                                  12.11.01



                                              EMS Zambotte, Savièse
                                              M. Héritier
                                              15.01.02
                                                                                  EMS St-Joseph, Sierre
                                                                                  M. Bagnoud
                                                                                  12.11.01
                              EMS Haut de Cry, Vetroz
                              M. Lamon                                                                        EMS Englischgruss, Brigue
                              15.01.02                                                                        M. Rogenmoser
                                                                                                              19.11.01



                                                                                                              EMS St-Anthonius, Saas-Grund
                                                                                                              M. Supersaxo
                                                                                                              19.11.01
                 EMS St-Jacques, St-Maurice                       EMS St-Pierre, Sion
                 M. Schnorhk                                      M. Zumstein
                 12.12.01                                         12.11.01



                                                                                         EMS St-Josefsheim, La Souste
                                                                                         M. Varonier
                                                                                         08.01.02
         EMS La Providence, Montagnier
         M. Crognaletti                            EMS Sr Louise Bron, Fully
         17.12..01                                 M. Boisset
                                                   17.12.01                                                                Etat du Valais, Sion
                                                                                                                           Mmes Werlen, Zysset


                                                        Figure 2 : visites de 11 EMS représentatifs

                                                                                                      EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      6/45



                          Activités des CMS-EMS                         Etat existant:
                          Analyse des besoins                           - gestion de l’information
                                                     Visites            - informatique
                                                                        - structure et organisation

                                                                                        Environnement & partenaires
                                                                                        Evolution
                                                                                                      Réseau de santé valaisan

                                            Bilan de la situation existante



                                          Qualités                   Carences                Projets d’amélioration


                                                                              Informatisation des EMS-CMS
                                                                              Concept et cahier des charges général

                                                               Figure 3 : démarche d’étude


Approche générale de l’étude

La base générale de cette étude est fondée sur une approche systémique intégrant l’ensemble des partenaires du réseau valaisan
de soins, internes et externes au canton. Les réseaux des CMS et EMS constituent ainsi une des composantes institutionnelles
majeures de cet environnement.

En référence à l’étude relative à l’informatisation des hôpitaux valaisans [1], le PATIENT constitue l’élément central du système
d’information de la santé valaisanne (cf. § 3).



[1] «Informatisation des hôpitaux valaisans», Dr Ph. Wieser, EPFL, mai 2000

                                                                                                       EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                 1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                    7/45


3. Environnement et partenaires
De manière schématique, la figure 4 (référence [1]) décrit les partenaires potentiels liés au système de santé du canton. Ces
partenaires sont structurés et ordonnancés logiquement, de droite à gauche, par rapport à la prise d’information centrée sur le
patient. Ce mode de représentation est déterminant et conditionnera toute la structure du système d’information à mettre en place
au sein de l’Etat du Valais.

En effet, l’information devra rayonner, par niveau croissant d’agrégation des données (cf. figure 5), du patient (données détaillées
confidentielles) sur l’ensemble des autres partenaires liés (données semi-agrégées ou agrégées anonymes), en fonction de leurs
objectifs respectifs et de leurs prestations.

La figure 5 (référence [1]) présente, de manière synthétique, la logique générale des flux d’information, du patient aux
«organismes» demandeurs d’informations de synthèse.

Ce concept, qui doit répondre aux activités et aux besoins, présents et futurs, des CMS & EMS, est basé sur un certain nombre de
conditions de base et/ou de contraintes incontournables (référence [1]), à savoir :

•   l’Etat du Valais (Service de la santé publique) et le Réseau Santé Valais (RSV), par l’intermédiaire de l’Observatoire
    valaisan de la santé, doivent pouvoir disposer de données de synthèse (anonymes), en quasi-temps réel (à l’échelle de
    variation de ces données), de manière à pouvoir établir des tableaux de bord efficaces et performants (coûts par cas,
    comparaison, suivi) destinés, en fonction de ses objectifs (stratégie), à piloter et à coordonner la politique de santé de
    l’Etat

•   les données doivent être centrées sur le patient, les institutions sanitaires œuvrant comme organes de soutien et de services

•   l’identification du patient doit impérativement être unique (sécurité nécessaire en matière de traitements et d’analyses
    médicales, suivi du dossier)

•   les données doivent être cohérentes, homogènes et non redondantes, partageables entre partenaires sous réserve de leur
    degré de confidentialité et des privilèges accordés

•   la traçabilité des données (qualité de l’information) doit être garantie

•   tout concept d’informatisation du système de santé du Valais doit être coordonné avec le projet INFOVAL
    (informatisation des hôpitaux valaisans) et intégrer les règles et demandes des institutions fédérales

                                                                                         EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                   1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                                8/45



                                                                                     Réseau Santé Valais                   Soins
                                                                                                                           Prestations
                                                                                                                           «Fournitures»
               Autres pays ou
               organisations
         Comparaison                                                                   Communes

                                                             Observatoire
                            Autres cantons                   valaisan
                                                             de la santé               Associations
                                                                                       d’institutions
          Fournisseurs                                                                 sanitaires
          et prestataires                               Etat du
          de services                                   Valais
                                                                                       Institutions
                                                                                       sanitaires
                                                    Commission                  - hôpitaux, institutions
                                                    cantonale de
           Assurances                               planification
                                                                                - cliniques, médecins                Patient
                                                    sanitaire                   - CMS
                                                                                - EMS
                                Confédération
                                                                                                 INFOVAL
                                                                Tarmed,
                                                                Sid, …



                                                                                                                           Information
                                Figure 4 : environnement et partenaires de l’étude (système de santé valaisan, réf. [1])



                                                                                                        EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                  1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                                           9/45




                                                                                                            Identification
                                                                                                              UNIQUE
                                                                   sus
                                                            ro ces nées                   Données
                                                       es p       on                    désagrégées
                                                  sur l des d                          confidentielles
                                                e       é               n
                                                                    atio
                                               é bilit
                                           bas
                                     t ion la traça           o rm
                                                        l’inf
                                 rm a     e
                            Info antie d            de                                                      Soutien
                                            ique
                             G ar

                                ens lo
                                      g                                                                     Services                Patient
        Données
     semi-agrégées
                              S
       anonymes


                                    Financement                                                                         Données «patients»
                                                                     Institutions                                       - informations personnelles
           Assurances                                                sanitaires                                         - données liées aux soins
               Communes                                              - hôpitaux, institutions
                                                                     - cliniques, médecins                                Données confidentielles
                                                                     - CMS
                                                                     - EMS
                     Etat du Valais Planification
                                                                Données de gestion
             Observatoire valaisan                              sanitaire
             de la santé / RSV                                  - gestion des ressources
                                                                - comptabilité                                                       «Input»
          Informations de synthèse                              - comptabilité analytique                                Système d’information
          - synthèse, statistiques                              - organisation                                           centré sur les données
          - coordination        Coûts/cas
                                                                - RH                                                           PATIENTS
          - pilotage, stratégie                                 - statistiques
          - organisation

                                                         Figure 5 : logique des flux d’information (réf. [1])


                                                                                                                EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                          1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      10/45


3.1 Démarche logistique

Ce concept peut être, par analogie, assimilé à une démarche logistique «industrielle», où le patient représente le CLIENT, et le
système de soins du canton, les FOURNISSEURS (cf. figure 6).

Le système d’information global à mettre en place constitue alors l’élément déterminant et incontournable garantissant la
synchronisation des flux physiques (incluant le patient et l’ensemble des ressources : humaines, équipements, infrastructures, …)
et des flux logiques (flux d’information).

Un système d’information unique, homogène et cohérent assure la traçabilité de tout «élément» (patient, ressources) du système
et constitue la base à toute démarche de qualité et d’amélioration continue des institutions sanitaires valaisannes. Il permet ainsi de
définir la stratégie et le pilotage du système cantonal de soins en fonction de données fiables, crédibles et actualisées.




                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                  11/45



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                                                                                                           Prestations
                                                                                                           «Fournitures»
                                                                    • Suivi-contrôle
                                                                    • Amélioration
                                                                    • Qualité
                                                                                             Flux «physiques»
                                              Synchronisation
        «Fournisseurs»                        Traçabilité

                 Institutions
                 sanitaires     Flux «logiques»

                 Canton
                 Communes

         Laboratoires                                                                                             «Client»
         Assurances             Flux «physiques»                                                     Patient
         Familles
         Autres fournisseurs
                                                  Système
       Réseau Santé Valais
                                               d’information                                   Flux «logiques»
                  RSV
                                                  • Pilotage
                                                  • Planification
                                                  • Statistiques
                                                                                                           Information
                                            Figure 6 : démarche logistique
                                                                                       EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                 1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                         12/45


4. Processus
L’analyse du concept d’informatisation des CMS & EMS doit s’appuyer sur une analyse générale des processus intégrant ces deux
types d’institutions dans le système cantonal de soins.

La figure 7 présente un scénario de mouvements et de transferts potentiels de patients dans ce système. La situation actuelle
conduit à de multiples saisies de données (redondance, en particulier des données «patient») dues à la disparité et à
l’indépendance des systèmes d’information (et informatiques) induisant ainsi des pertes de temps et surtout des erreurs de saisie
dégradant la qualité des statistiques nécessaires au pilotage local et global de toutes les institutions.

                                                                                                            Cycle potentiellement
                                                                                                            récurrent




                                                     H                                                                       H
                 Patient
                              MEDECIN
                                                                             CMS                     EMS




                                         Figure 7 : processus (approche générale macroscopique)



                                                                                              EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                        1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                                   13/45


Ainsi, sur la base des réflexions précédentes (condition nécessaire) :

les CMS & EMS doivent, impérativement, être intégrés au réseau informatisé de soins valaisans


Cette condition d’unicité des données permet alors la visualisation, par tous les partenaires du système de santé (moyennant
autorisations et privilèges), d’informations (désagrégées, semi-agrégées, agrégées, anonymes, …) issues de la même source,
garantissant ainsi leur fiabilité et leur traçabilité (cf. figure 8).


                               PARTENAIRES DE LA SANTE

                               Flux logique
                                                                         Unicité des données
                                                        Transmissions : - données générales
                              Autres                                    - données réservées sécurisées                          Information
                              partenaires                                                                                       coordonnée,
                                                                                                                                structurée
                                                                                                                                & unifiée
                                                                  Données (semi-agrégées) anonymes

                                     Réseau Santé Valais                   Observatoire valaisan
                                              RSV                          de la santé

                                               Figure 8 : condition et impact d’unicité des données




                                                                                                      EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                  14/45


5. Activités et besoins des CMS & EMS
Les visites des CMS & EMS (cf. § 2) ont permis de dégager les activités générales et les besoins de ces deux institutions.

Ces activités sont représentées dans le tableau ci-dessous et structurées par ordre de correspondance entre les CMS & EMS.


Activités (générales) des CMS                         Activités (générales) des EMS
‰   Soins à domicile                                  ‰   Soins des pensionnaires

‰   Repas à domicile                                  ‰   Pension, gestion hôtelière
                                                          •   Chambres, conciergerie, cuisine, …
‰   Aide familiale                                    ‰   Relations sociales
‰   Assistance sociale                                    •   Contact avec les familles
                                                      ‰   Activités des pensionnaires
‰   Gestion                                           ‰   Gestion
    •   Comptabilités, salaires,                          •   Comptabilités, salaires
    •   Secrétariat, stocks, …                            •   Secrétariat, stocks, …
    •   Gestion multi-sites                               •   Gestion multi-sites
    •   Démarche qualité                                  •   Démarche qualité
‰   Organisation                                     ‰    Organisation
‰   Planification                                    ‰    Planification
‰   Autres prestations selon les CMS                  ‰   Autres prestations selon les EMS
‰   Statistiques                                      ‰   Statistiques

                      Tableau 1 : activités générales et besoins des CMS & EMS

Remarque : de l’avis général des responsables des CMS & EMS visités, l’élaboration de statistiques est une opération souvent
           longue et fastidieuse. Ce point, qui sera abordé ultérieurement, est important et doit être souligné. Il est, en effet,
           révélateur de systèmes d’information hétérogènes et non intégrés.



                                                                                                   EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                             1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                     15/45


Sur la base du tableau 1 ci-avant, les activités et besoins des CMS & EMS peuvent être structurées en deux ensembles distincts :
‰   les activités liées aux SOINS
‰   les activités ADMINISTRATIVES et de gestion

De plus, il est à relever la similitude de besoins de ces deux types d’institutions (cf. tableau 2).

Activités communes
aux CMS & EMS
‰   Soins
‰   Gestion
    •   Comptabilités, salaires,
    •   Secrétariat, stocks, …
    •   Gestion multi-sites
    •   Démarche qualité
‰   Organisation
‰   Planification
‰   Statistiques                   Tableau 2


Les besoins qui paraissent, en l’état, spécifiques aux CMS & EMS sont décrits dans le tableau 3. Toutefois ces activités, de part
leur nature, devraient pouvoir être couvertes par des applications analogues (paramétrages différents).

Activités spécifiques aux CMS                      Activités spécifiques aux EMS
‰   Repas à domicile                           ↔   ‰   Pension, gestion hôtelière
                                                       •   Chambres, conciergerie, cuisine, …
‰   Aide familiale                             ↔   ‰   Relations sociales
‰   Assistance sociale                                 •   Contact avec les familles
                                                   ‰   Activités des pensionnaires
‰   Autres prestations selon les CMS           ↔   ‰   Autres prestations selon les EMS         Tableau 3



                                                                                                      EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                        16/45


A ce stade de l’étude et sur la base des considérations précédentes, apparaît la nécessité de rechercher une solution commune
d’informatisation de ces deux types d’institutions.

Cette considération sera reprise et validée aux chapitres suivants traitant de l’état existant, du cahier des charges et des
architectures informatiques potentielles.


6. Etat existant

6.1 Etat existant : considérations générales

Suite aux visites et avant d’aborder l’état existant de l’information et de l’informatique, respectivement des CMS et des EMS, il est
nécessaire de faire les remarques suivantes :

‰   deux activités majeures sont liées au fonctionnement des CMS & EMS (cf. § 5) : - les activités liées aux soins
                                                                                   - les activités administratives et de gestion

‰   de manière générale, seules les activités administratives sont informatisées. Les activités liées aux soins, activités de base, ne
    sont pas informatisées (à l’exception d’un site pilote)

‰   le patient, sous l’angle de l’informatique en place, est perçu comme un élément purement comptable

‰   l’élaboration de statistiques (données sanitaires et administratives) demande un traitement de données lourd et fastidieux,
    nécessitant l’utilisation d’interfaces bureautiques (Excel, …) pour les données administratives et des opérations de comptage
    manuel pour les données liées aux soins (données issues du personnel soignant)

‰   aucune démarche de comptabilité analytique n’est mise en place (incidence locale, gestion des établissements, et globale,
    statistiques, coûts par cas, …)


Ces remarques sont synthétisées à la figure 9.




                                                                                          EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                    1015 Lausanne
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                                                                                                               Activités de base

            Données comptables, personnel, techniques, …                                                  Données liées aux soins



                          Fiche «patient»
                          Gestion des ressources
                          • infrastructures
                          • équipements                                   Informatiquement:
                          • personnel, salaires                           vue «comptable»                              Patient
                                                                          du patient
                          • comptabilité, finance


                                                                                                                    Manuel
                           INFORMATISATION                                                                      Dossiers «papier»

                            Interface intermédiaire
                                    (Excel)



                                                                        STATISTIQUES

                                            Figure 9 : situation existante, considérations générales




                                                                                                       EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                 1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                     18/45



6.2 Etat existant : systèmes informatiques des CMS

Les 6 CMS régionaux ont une structure d’applications informatiques relativement homogène. En effet, 5 CMS ont adopté une
solution commune : «Dorothée» (ID Informatique), le CMS de Sierre ayant choisi une autre application : WinCMS (cf. figure 10).

Ces applications, en fonction des besoins à couvrir, sont interfacées avec d’autres modules. Par exemple, certains CMS liés à
«Dorothée» ont choisi le logiciel «Totem» pour leurs activités de planification. Quant au CMS de Sierre, il est relié aux applications
de la Ville de Sierre (AS 400) pour toutes ses tâches comptables et de gestion des salaires.


                                                                         Ponctuellement : logiciel «Totem», application
                              Application «Dorothée»                     de planification associée à «Dorothée»




                              Pilote




                                                                         Comptabilité, salaires
                              Application «WinCMS»                       AS400-Ville de Sierre

                                            Figure 10 : état existant de l’informatisation des CMS




                                                                                                     EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                               1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                       19/45


Caractéristiques de ces applications

Ce paragraphe a pour but de décrire, sans jugement de valeur, les caractéristiques de ces deux applications.

Dorothée
• logiciel de gestion et de comptabilité (pas de comptabilité analytique)
    - comptabilité générale, débiteurs, créanciers
    - facturation, salaires
• application orientée DOS (COBOL)
• émulation DOS/Windows

• structure à fichiers

• interface BarMan (saisie décentralisée de prestations horaires)

• interface entre applications (outils bureautiques Windows, Totem)

• 5 applications en Valais, installations dans d’autres cantons

• installation : de 1999 à 2001


WinCMS
• logiciel de gestion (pas de comptabilité analytique)

• application orientée Windows

• structure à base de données

• interface BarMan

• interface AS400 (Ville de Sierre : comptabilité, salaires)

• seule application installée

• installation : 1998-1999


Remarque générale : aucune de ces deux applications n’intègre la gestion des soins (activités de base)




                                                                                        EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
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                                                                                                  1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      20/45


Informatisation des CMS : bilan de la situation existante

Conformément à la démarche d’étude exposée en figure 3, le bilan de la situation existante de l’informatisation des CMS fait état
des qualités et des carences des applications actuellement installées (structure, utilisation, organisation, …).


Qualités
• Qualité et engagement du personnel, en particulier du personnel soignant
• Volonté d’amélioration (direction, personnel administratif et soignant)

• Fonctionnalités administratives (dans l’ensemble couvertes, à l’exception de la comptabilité analytique et des statistiques)

• Structure conceptuelle de WinCMS



Carences
• Systèmes orientés gestion et comptabilité
• Pas de comptabilité analytique (carences en matière de suivi et de statistiques)

• Pas d’informatisation de soins (la possibilité offerte par «Dorothée» est inadaptée : champ mémo non structuré)

• «Dorothée», version installée (une nouvelle version est disponible)
  - obsolescence de l’application, fin de la maintenance en 2005
  - structure
  - système fermé
  - ergonomie pas adaptée aux conditions d’exploitation informatique actuelle
• Statistiques manuelles des soins (pas d’informatisation des soins)

• Statistiques d’exploitation (interfacées par Excel, structure de la version actuelle de «Dorothée»)

• Interfaçage (lourd et fastidieux)

• Sous-exploitation des données (liée à la structure de la version actuelle des applications)

• Formation au BarMan (de nombreuses erreurs de saisies in situ doivent être corrigées par le personnel administratif)

• Sensibilisation à la protection des données à développer (démarche qualité)




                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
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                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                           21/45


6.3 Etat existant : systèmes informatiques des EMS

Les EMS ont une structure d’applications informatiques disparates, indépendantes et non homogènes faisant un large recours aux
outils bureautiques (environnement Windows : Word, Excel, …). Chaque établissement a ainsi un système différent. Même si,
initialement, certains modules étaient communs, leur évolution et leurs interfaçages avec d’autres applications ont conduit à cette
disparité actuelle.
                                                                                             Projet pilote
                                                                                            «GammadiA»
Comme pour les CMS, aucune informatisation des soins n’est
mise en place à l’exception d’un projet pilote (GammadiA)
implanté à l’EMS : Foyer Christ Roi, Lens (cf. figure 11).

Cette mission des EMS, en raison de l’âge des pensionnaires
(en croissance, induisant un taux de rotation élevé) nécessitant
toujours plus de soins, constitue pourtant une activité majeure
du fonctionnement et de la qualité de l’établissement.


                                                                               Figure 11 : informatisation des soins, projet pilote


Caractéristiques de ces applications

Ce paragraphe à pour but de décrire, sans jugement de valeur, les caractéristiques des applications déployées dans les divers
EMS :

•   logiciels de gestion et de comptabilité (pas de comptabilité analytique)
    - adresses et attributs pensionnaires
    - comptabilité générale, débiteurs, créanciers
    - facturation, salaires, frais
• logiciels multiples et disparates
• orientés BESA (classification du degré de soin)
• interfaces entre applications
• larges recours aux outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, …)


                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                   22/45


Informatisation des EMS : bilan de la situation existante

Comme pour les CMS (cf. § 6.2 & figure 3), le bilan de la situation existante de l’informatisation des EMS fait état des qualités et
des carences des applications actuellement installées (structure, utilisation, organisation, …).


Qualités
• Qualité et engagement du personnel, en particulier du personnel soignant et des directeurs
• Volonté d’amélioration (direction, personnel administratif et soignant)

• Structures légères (personnel administratif polyvalent)

• Expérience positive du projet pilote d’informatisation des soins (GammadiA)



Carences
• Systèmes orientés gestion et comptabilité
• Pas de comptabilité analytique (carences en matière de suivi et de statistiques)

• Pas d’informatisation de soins (à l’exception du projet pilote)

• Logiciels multiples et disparates (à l’interieur du même EMS)

• Sécurité des données (physiques et logiques) sous évaluées
  - connaissance du système, souvent, par 1 seule personne de l’établissement
• Statistiques manuelles des soins (pas d’informatisation des soins)

• Statistiques d’exploitation (interfacées par Excel, peu développées en raison de la structure des applications)

• Interfaçage (lourd et fastidieux)

• Sous-exploitation des données (liée à la structure des applications)

• Sensibilisation à la protection des données à développer (démarche qualité)




                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                        23/45


6.4 Bilan de situation existante, synthèse

En guise de synthèse, la figure 12 présente la structure de l’état informatique existant aux seins des CMS & EMS :




                                   CMS                                             EMS

                                  Applications indépendantes                      Applications indépendantes
                                  5 «Dorothée»                                    et disparates
                                  1 «WinCMS»

                                         Figure 12 : CMS & EMS, structure de l’état informatique existant


L’évolution de l’informatisation de ces établissements doit impérativement :
‰   couvrir l’ensemble des besoins, en particulier l’informatisation des soins et la mise en place d’une comptabilité analytique
‰   assurer la cohérence et homogénéité des données
‰   éviter la redondance des données (saisies multiples) et les interfaçages, souvent manuels, avec d’autres modules
‰   automatiser la consolidation des données et l’établissement de statistiques
‰   réduire les coûts d’acquisition, de maintenance et d’évolution, soit :
    ‰ harmoniser les applications

    ‰ mettre en place un support commun d’aide, de maintenance et d’exploitation des applications

‰   assurer la sécurité logique et physique des données

Ces considérations générales aboutiront à la définition des besoins à court terme, aux types d’architectures informatiques
potentielles, à l’élaboration de la structure d’un cahier des charges et à l’organisation de projet à mettre en place (cf. paragraphes
suivants).



                                                                                                    EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                              1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      24/45


6.5 Evolution, besoins à court terme

Ce paragraphe décrit, sous forme de recommandations, les besoins à court terme à satisfaire ainsi que leurs implications en liaison
avec le concept global d’informatisation des réseaux de soins valaisans.

Les CMS & EMS valaisans doivent impérativement s’intégrer au système global d’information sanitaire valaisan. Cette condition
implique, pour ces deux institutions :
‰   une informatisation des soins
‰   la mise en place d’une comptabilité analytique intégrée au système de gestion administrative
‰   l’identification unique des patients
    ⇒ implication : raccordement au serveur d’identité (cf. [1] et projet Infoval)
‰   l’élaboration de statistiques (évolutives par nature) et la transmission de données «anonymisées» sous l’autorité de l’Observatoire
    Valaisan de la Santé en collaboration avec le Réseau de Soins Valais (RSV) et le Département de la Santé Publique
    ⇒ implication : raccordement au Data Warehouse (cf. [1] et projet Infoval)
‰   la migration de certaines solutions obsolètes ou spécifiques vers un concept (CMS & EMS) relationnel uniforme, intégré, non
    redondant, cohérent, homogène, souple et évolutif
‰   le développement d’applications WEB :
    ƒ présentation des établissements
    ƒ activités, ressources
    ƒ disponibilités consolidées (EMS : liaison par exemple avec les applications BRIO vaudoises), …
‰   le renforcement de la démarche «Qualité» au sein des établissements


Le modèle conceptuel correspondant à ces besoins est présenté en figure 13.




[1] «Informatisation des hôpitaux valaisans», Dr Ph. Wieser, EPFL, mai 2000


                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                        25/45




                              Observatoire
                                                                          CMS       EMS
                                valaisan
                               de la santé
                                                                           Applications
                                                                         liées aux soins
                            Data                                                                                    Serveur
                          warehouse                                                                                 d’identité
                                                                          Applications
                          • Statistiques                                 administratives
                          • Pilotage                                      et de gestion
                          • Coordination

                                             Figure 13 : concept général des applications informatiques CMS & EMS




Remarque : la liaison avec le Data warehouse («réservoir de données anonymisées» pour l’élaboration de statistiques et
           d’indicateurs nécessaires au pilotage, à la planification, au suivi et à la coordination de la politique sanitaire
           valaisanne) doit être bidirectionnelle. En effet, si les CMS & EMS donnent de l’information, ils doivent pouvoir en
           retirer de manière à comparer et à améliorer, de façon continue et objective, l’exploitation de leurs établissements.




                                                                                                         EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                   1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                   26/45


7. Besoins généraux
Sur la base du concept décrit au chapitre précédent, il s’agit de définir l’ensemble des besoins généraux que doivent satisfaire les
applications à mettre en place au sein des CMS & EMS.

Ces besoins peuvent être structurés en deux ensembles distincts (rappel) :
‰ la gestion des soins

‰ la gestion administrative



Comme mentionné précédemment, il s’agira, dans toute la mesure du possible, de rechercher une solution d’«applicatifs»
commune aux CMS et aux EMS.
Les tableaux ci-après identifient les éléments communs à ces deux institutions, ainsi que leurs besoins spécifiques à prendre en
compte.


Système d’information (SI) lié aux soins : besoins communs CMS & EMS
• Dossier de soins, dossiers infirmiers
• Suivi (infirmier) des patients

• Statistiques: lien avec le Data warehouse

• Multilingue (Fr/All)




                                                                                         EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                   1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                    27/45


Système d’information (SI) administratif : besoins communs CMS & EMS
• Fiche patient : lien avec le SI de soins et le serveur d’identité
• Gestion du personnel

• Comptabilité générale

• Comptabilité débiteurs

• Comptabilité créanciers

• Facturation(s), frais

• Salaires, frais

• Comptabilité analytique

• Planification des ressources (personnel, équipements)

• Gestion des équipements, gestion des stocks

• Secrétariat

• Statistiques : lien avec le Data warehouse

• Gestion multi-sites

• Multilingue (Fr/All)



Système d’information (SI) administratif

Besoins spécifiques des CMS                 Besoins spécifiques des EMS
• Saisie décentralisée (BarMan)             •   Gestion «hôtelière»
• Gestion des repas à domicile

• Assistance sociale

• Aide familiale, aide sociale



Sur la base de ces informations, un cahier des charges détaillé devra être élaboré. La recherche d’une solution commune sera
privilégiée, les besoins spécifiques faisant l’objet de paramétrages particuliers ou d’acquisitions ponctuelles d’applications ad hoc
compatibles avec la base commune.


                                                                                         EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                   1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                28/45


8. Concept et architectures informatiques
Le concept informatique des CMS & EMS doit s’intégrer dans le système valaisan, global et unifié, d’information de la santé,
initialisé par le projet INFOVAL. Compte tenu des besoins préalablement identifiés, ce concept est formalisé à la figure 14.


                                 Concept informatique des hôpitaux valaisans (rappel)

                              Observatoire                                   INFOVAL
                                valaisan
                               de la santé

                                                        SICL
                            Data                                                    Serveur
                          warehouse                                                d’identité
                                                        SIAD


                                                                                                     Sécurisation des
                                                                                                     communications

                                             CMS                       EMS
                                                        SICL



                                                        SIAD                                    SICL = SI clinique
                                                                                                SIAD = SI administratif


                                                    Figure 14 : concept informatique général




                                                                                                 EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                           1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                   29/45


8.1 Variantes potentielles

Sur la base de ce concept général, différentes variantes peuvent être déclinées :

                Solution A1
                Système unique centralisé CMS & EMS
                Solution de base conceptuellement idéale (cf. figure 14)
Figure 15
                Solution B1
                Système unique centralisé par organisme
                Solution commune aux CMS
                Solution commune aux EMS (différente de celle des CMS)

                Solution A2
                Système unique décentralisé
                Idem solution A1, décentralisée par établissement
Figure 16
                Solution B2
                Système unique décentralisé par organisme
                Idem solution B1, décentralisée par établissement



Légende
Sid      serveur d’identité (identification unique du patient)
DW       Data warehouse
SICL système d’information clinique (gestion des soins)
SIAD système d’information administratif




                                                                                    EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                              1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      30/45




                          H          INFOVAL                                              H                     INFOVAL


                              SICL                                                                   SICL
                 DW                            Sid                                    DW                                  Sid
                              SIAD                                                                   SIAD




                              SICL                                                         SICL                           SICL

                              SIAD                                                         SIAD                           SIAD
               CMS                             EMS                            CMS                            EMS


            Solution A1                                                        Solution B1
            Système unique centralisé CMS-EMS                                  Système unique centralisé par organisme

                                                     Figure 15 : solutions centralisées




                                                                                              EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                        1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                       31/45




                          H          INFOVAL                                                H                     INFOVAL


                              SICL                                                                     SICL
                 DW                            Sid                                     DW                                   Sid
                              SIAD                                                                     SIAD




               CMS                             EMS                             CMS                             EMS


                   Solution A2                                                Solution B2
                   Système unique décentralisé                                Système unique décentralisé par organisme

                                                     Figure 16 : solutions décentralisées




                                                                                                EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                          1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      32/45


8.2 Evaluation des variantes potentielles

L’évaluation qualitative de la figure 17 montre que la solution A1 doit être privilégiée. Elle permet, en effet, de garantir
l’homogénéité des applications en relation avec le concept cantonal global d’information lié à la santé.
De plus cette solution doit réduire sensiblement les coûts d’investissement et de maintenance, et assurer la pérennité des
applications.
La faisabilité d’une telle solution, en terme de fonctionnalités, sera vérifiée en fonction du cahier des charges détaillé et du retour
des offres des fournisseurs.

                                                                                                                       ve    +
                                                                                                           n qualitati
                                                 Fonction du cahier des charges détaillé               atio
                                                                                                  Evalu
                                                 et des offres des fournisseurs               -
                           Systèmes
                                                 • Couverture des besoins
                          A1

                          Unique centralisé      • Investissement

                          A2
                                                 • Coût de maintenance /évolution
                          Unique décentralisé
                                                 • Aide et exploitation
                          B1
                                                 • Sécurité logique et physique
                          CMS/EMS centralisé

                                                 • Homogénéité et cohérence
                          B2

                          CMS/EMS décentralisé   • Consolidation et statistiques

                                                       Figure 17 : évaluation des variantes


                                                                                                   EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                             1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                    33/45


8.3 Remarques, fonctionnalités

Remarque 1 : autre variante

La situation actuelle, et son évolution «libéralisée» en particulier en ce qui concerne les EMS, constitue également une variante à
analyser.


Une telle solution est à écarter.                              Observatoire
                                                                 valaisan
                                                                de la santé
Elle présente en effet tous les inconvénients
exprimés au chapitre 6 et multiplie les interfaces
à développer, en amont entre les applications et
le Sid, et en aval entre les applications et le DW.            Data                                                     Serveur
De plus, un tel concept accroît les risques liées à          warehouse                                                 d’identité
la sécurité physiques et logiques des données,
réduit le potentiel d’évolution des applications et
rend difficile, localement, la maintenance et le
support (aide) aux utilisateurs.                                                                 CMS
                                                             Format de
Toutes ces considérations font qu’une telle                   transfert                        EMS
solution augmente considérablement les                                          ?
coûts généralisés induits.
                                                                                     Situation actuelle des EMS

                                                                                    Figure 18 : Système «libéralisé»




                                                                                        EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                  1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                     34/45


Remarque 2 : gestion des systèmes d’information, aide et maintenance

En référence à la remarque 1, un concept unifié et centralisé permet la mise en place d’une cellule d’exploitation, d’aide, de support
et de maintenance commune aux deux institutions, qui pourrait être, à moyen terme, unifiée avec celle des hôpitaux (même
organisme pour l’ensemble des partenaires de la santé cantonale, cf. figure 19).



                                    H                INFOVAL


                                            SICL
                              DW                               Sid
                                            SIAD
                                                                                       Cellule d’exploitation, d’aide
                                                                                       et de maintenance
                                                                                       Potentialité du même organisme
                                                                                       sous la responsabilité :
                                                                                       - RSV
                                                                                       - AVALEMS
                                                                                       - Groupement des CMS
                                            SICL


                                            SIAD
                              CMS                              EMS


                                        Figure 19 : cellule commune d’exploitation, d’aide et de maintenance




                                                                                                     EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                               1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                         35/45


Remarque 3 : liaison au serveur d’identité

Lors de la mise en place du serveur d’identité des patients (Sid), il s’agira de définir la stratégie à adopter :
- reprise des données historiques (travail important nécessitant la recherche des doublons entre établissements)
- initialisation du système (système «vide» au démarrage)

C’est vraisemblablement cette deuxième solution qui sera retenue, impliquant pour les CMS & EMS la saisie dans le Sid des
nouveaux patients (situation actuelle). Cette charge diminuera progressivement au cours du temps. En effet, les patients arrivant
dans un CMS ou un EMS seront déjà pratiquement tous enregistrés préalablement (cf. figure 20).


                                H               INFOVAL
                                                                                Saisie initiale liée à la mise en place du
                                                                                système d’information cantonal intégré
                                         SICL
                              DW                          Sid
                                                                                 Charge décroissante en fonction du temps
                                        SIAD                                        Les patients ayant déjà été «enregistrés»
                                                                                               (partenaires amont)




                                                                                Saisies



                                         SICL


                                        SIAD
                          CMS                             EMS
                                                                                                                                t


                                                           Figure 20 :saisies liées au Sid




                                                                                                        EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                  1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                                   36/45


9. Cahier des charges

9.1 Cahier des charges général

La figure 21 rappelle les fonctionnalités nécessaires à satisfaire par les futures applications et leurs liens avec le serveur d’identité
et le Data warehouse.

                              SI lié aux soins                                      SI administratif (gestion)

                             • Dossier de soins         Sid       • Fiche patient                 • Saisie décentralisée (BarMan)
                             • Saisie décentralisée               • Gestion du personnel          • Gestion des repas à domicile
                             • Suivi                              • Comptabilité générale         • Assistance sociale
                             • Statistiques                       • Comptabilité débiteurs
                             • Multilingue                        • Comptabilité créanciers • Gestion          «hôtelière»
                                                                                                    (intégrée aux modules administratifs ?)
                                                                  • Facturation(s) [Besa], frais
                                                                  • Salaires, frais
                                                        DW
                                                                  • Comptabilité analytique
                                                                  • Planification
                                                                  • Gestion des équipements
                                                                  • Secrétariat (interface bureautique)
                                                                  • Statistiques
                                    Sécurisation des
                                    communications
                                                                  • Gestion multi-sites et multilingue

                                            Figure 21 : fonctionnalités des futures applications, liens nécessaires


Remarques : - l’acquisition de logiciels standards «du marché» est à privilégier par rapport à tout développement informatique
              spécifique (évolution, maintenance, coût, …)
                    - par rapport au projet INFOVAL, si les besoins en matière de gestion de soins sont différents (soins infirmiers) et
                      aboutiront vraisemblablement à solution informatique distincte, une solution commune partielle (modules
                      spécifiques et particuliers) pourrait être envisagée pour l’informatisation de la gestion administrative SIAD des
                      CMS & EMS (choix des fournisseurs potentiels auxquels serait envoyé le cahier des charges détaillé)




                                                                                                                 EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                           1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                     37/45


9.2 Structure du cahier des charges détaillé

La structure du cahier des charges détaillé, élaboré par des représentants des CMS & EMS sous la conduite d’un chef de projet,
devrait se référer à celle pratiquée dans le cadre du projet INFOVAL, ainsi la figure 22 présente la structure des chapitres du futur
cahier des charges détaillé.


                          Introduction
                          Présentation générale
                          Contexte, environnement


                          Procédure d’appel d’offres


                          Les EMS
                          Les CMS     Informatique existante
                                      • EMS
                                      • CMS     Le projet
                                                   - objectifs
                                                   - portée
                                                   - enjeux
                                                • SICL                      Les besoins fonctionnels
                                                • SIAD                      (cf. figure 21 )
                                                • Sid, DW                                        Architecture technique
                                                • Projet INFOVAL                                 Besoins techniques
                                                • RSV, observatoire

                                                                                                 Aspects commerciaux
                                                                                                 Aspects contractuels

                                               Figure 22 : structure du cahier des charges détaillé




                                                                                                      EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      38/45


10. Evolution des applications, fournisseurs potentiels
Par rapport à la situation actuelle et compte tenu de l’objectif d’unifier, pour les CMS & EMS, les applications administratives et
d’implanter un nouveau système d’information des soins, il est possible, à ce stade de l’étude, d’émettre certaines hypothèses
d’évolution et/ou de renouvellement des applications existantes.

Système d’information administratif (SIAD)                                                                                  Tableau 4

Etat actuel                                             Evolution potentielle
CMS
«Dorothée» (ID Informatique, fin de maintenance 2005)   ƒ Solution actuelle du même fournisseur : ID Informatique
«WinCMS» (1 seule application)                            Evolution de «Dorothée» en structure relationnelle Windows
                                                        ƒ Autres fournisseurs (WinCMS, Infoval ou solutions d’autres cantons :
Remarque : de façon générale, les fonctionnalités         OMSV, ADIES, …)
           sont satisfaisantes
                                                        ƒ Réflexions sur l’évolution du système BarMan vers des solutions de types
                                                          PocketPC, WAP, …

EMS                                                     ƒ Idem CMS en 1ère priorité
Systèmes multiples et disparates

Système d’information lié aux soins (SICL)                                                                                  Tableau 5

Etat actuel                                             Evolution potentielle
CMS & EMS
Projet pilote «GammadiA»                                ƒ Solution GammadiA
Remarque : il s’agira d’évaluer les résultats de ce     ƒ Autres fournisseurs (ID Informatique, même fournisseur que SIAD, …)
               projet pilote

Le cahier des charges détaillé, le choix des fournisseurs et le retour de leurs offres permettra d’apprécier le choix de la ou
des solutions à retenir.

                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                              39/45


11. Démarche et structure du projet
L’informatisation des CMS & EMS doit pouvoir s’appuyer sur une structure de projet efficace. Une proposition de structure et
d’organisation sera décrite dans ce chapitre. Cette structure de projet devra, sur la base du présent rapport, mettre en œuvre
l’informatisation de ces deux institutions en parfaite cohérence avec le système d’information global et intégré de soins valaisans.


11.1 Démarche du projet

La première étape (cf. § 11.2) consistera, sous l’autorité du chef de projet, à définir le cahier des charges détaillé qui cherchera, en
1ère priorité, à retenir une solution d’informatisation administrative et de soins, commune aux CMS & EMS satisfaisant les
conditions de liaisons avec le serveur d’identité et la Data warehouse (cf. figure 23). En cas d’incompatibilité (à justifier) de
couverture des besoins respectifs de ces deux institutions, il est envisageable de s’orienter vers un concept unifié (CMS & EMS)
d’informatisation administrative et différencié d’informatisation des soins (priorité 2), ou unifié (SIAD + SICL) par institution (priorité 3).

                                                                    Groupe de projet                  En cohérence avec :
                                 Cahier des charges détaillé        Groupe d’étude                    • INFOVAL
                                                                                                      • AVALEMS
                                                                                                      • Grpmt CMS
                                                                                                                    RSV
                                            Priorité 1
                                                          • Recherche d’une solution commune
                                                            CMS & EMS : SIAD & SICL
                                                                                                      Sid
                                                                                                      DW
                                                          • Recherche d’une solution commune
                                            Priorité 2      CMS & EMS : SIAD
                                                          • Solution distincte : SICL


                                                          • Solution CMS : SIAD & SICL
                                            Priorité 3
                                                          • Solution EMS : SIAD & SICL

                                                         Figure 23 : démarche et priorité du projet


Remarque : le nombre de liens (interfaces) avec le Sid et le DW est croissant en fonction de l’ordre des priorités retenu.

                                                                                                             EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                       1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                               40/45


11.2 Etapes du projet

La figure 24 ci-dessous présente les différentes étapes associées à ce projet.

                                                                            • Etude générale - concept (EPFL)
                                                                            • Validation du concept
                                                                            • Cahier des charges détaillé (2ème étape)
                                                   Etapes
                                                                            • Mise en place d’un groupe de projet
                                                                            • Validation du cahier des charges détaillé
                                                                            • Budget, financement
                                                                            • Planning
                                                                            • Procédures de soumissions
                                                                            • Choix de fournisseurs
                                                                            • Offres des fournisseurs
                                                                            • Analyse des offres
                                            non                             • Analyse des choix d’implantation
                                    Couverture des besoins                  • Options (centralisée – décentralisée / unique – multiple)
                                            oui                             • Choix de variante(s)
                                                                            • Paramétrisation, liens Sid & DW
                                                                            • Prototype, tests
                          Personnel administratif et médical
                          • EMS                                             • Implantation
                          • CMS Nécessaire en raison de
                                  l’obsolescence de Dorothée
                                                                            • Formation, transition

                                                               Figure 24 : étapes du projet




                                                                                                            EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                                      1015 Lausanne
Informatisation des EMS-CMS                                                                                                      41/45


11.3 Planification du projet

La planification de ce projet doit impérativement intégrer les partenaires cantonaux associés au pilotage, à la planification, à la
coordination et au suivi de la politique sanitaire cantonale. Il s’agira également de collaborer étroitement et en parfait accord avec
les responsables du projet INFOVAL (cf. figure 25).




                               PROJET : EMS-CMS (informatisation)



                               RSV (réseau)


                                  (observatoire)



                               INFOVAL




                                                     Figure 25 : coordination de projet


Une planification potentielle, ordonnancée au plus tôt est décrite en figure 26. Cette planification tient compte des conditions et des
contraintes associées au projet INFOVAL.



                                                                                           EPFL-CdH-ILEMT-LEM-IML
Dr Ph. Wieser, mai 2002
                                                                                                     1015 Lausanne
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