Lignes directrices aux partenaires pour soumettre un projet au Plan de Réponse Humanitaire HAITI 2019-2020 (HRP)

Lignes directrices aux partenaires pour soumettre un projet au Plan de Réponse Humanitaire HAITI 2019-2020 (HRP)
Lignes directrices aux partenaires pour soumettre un projet au
Plan de Réponse Humanitaire HAITI 2019-2020 (HRP)


Présentation du HRP
Le Plan de Réponse Humanitaire (HRP) est un document de planification de la réponse humanitaire via l’élaboration
coordonnée d’une stratégie pays pluriannuelle et de plans de réponse opérationnels sectoriels. Il est également utilisé
comme outil de plaidoyer et de mobilisation de ressources. Le HRP n’est pas un fonds et la soumission d’un projet
dans le HRP ne garantit pas un financement. Les projets sont élaborés par les partenaires humanitaires impliqués
activement dans les secteurs, examinés et approuvés/rejetés par les leads et co-leads des secteurs et approuvés
définitivement par OCHA et le Coordonnateur Humanitaire (HC).

Cette année, le Online Project System (OPS) a été remplacé par un nouvel outil de soumission des projets dans le HRP :
le Module Projets de HPC.Tools.

Utilisation du Module Projets de HPC.Tools
ÉTAPE 1 – Enregistrement et/ou connexion sur Humanitarian ID et accès au Module Projets

1.1 Si vous avez déjà un compte Humanitarian ID

Accédez à https://projects.hpc.tools/, cliquez sur ‘login’, puis entrez l’email et le mot de passe Humanitarian ID, puis
cliquez sur ‘login’.




1.2 Si vous n’avez pas de compte Humanitarian ID

Accédez à https://projects.hpc.tools/, cliquez sur ‘login’, puis sur ‘register’. Entrer l’email, le prénom, le nom et le mot
de passe, puis cliquez sur ‘register’. Vous recevrez ensuite une confirmation par email de Humanitarian ID pour vérifier
votre email. Ouvrez l’email et cliquez sur le lien. Ensuite, retournez sur le Module Projets, entrer l’email et le mot de
passe Humanitarian ID et cliquez sur ‘login’.




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1.3 Approuver l’accès à Humanitarian ID et entrer dans le Module Projets pour la première fois

Accédez à https://projects.hpc.tools/ et approuvez l’accès de Humanitarian ID au Module Projets en cliquant sur
‘allow’.




Ensuite, sélectionnez le nom de votre organisation et le pays dans lequel vous travaillez. Cliquez ensuite sur ‘save and
continue’.




Si votre organisation n’est pas dans la liste, cliquer sur ‘fill this form’. Vous serez redirigé vers un formulaire Kobo. Une
fois le formulaire Kobo complété, l’enregistrement de votre organisation sera revu et vous recevrez un email de
confirmation vous informant que votre organisation a bien été ajoutée dans la liste. Vous pourrez alors retourner vous
connecter au Module Projets.




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ÉTAPE 2 – Soumettre un projet dans le Module Projets

2.1 Créer un nouveau projet

Sélectionner ‘FR’ en haut à droite pour voir la page s’afficher en français. Cliquer sur ‘nouveau projet’.




2.2 Informations de base

Complétez le nom et le résumé du projet. Sélectionnez les dates du projet. Si votre projet couvre toute l’année 2019,
cliquez sur ‘USE 2019’ afin de compléter automatiquement les dates du projet ‘01/01/2019-31/12/2019’. La stratégie
du HRP Haiti 2019-2020 est pluriannuelle mais les projets (activités et budget) sont sur une base annuelle et doivent
être prévus sur une période entre zéro et douze mois.




Entrez le ou les noms de l’organisation ou des organisations d’appel du projet. Si vous ne trouvez pas votre organisation
dans la liste, cliquer sur ‘veuillez nous informer en utilisant ce lien’ et remplir le formulaire Kobo. Si vous voulez
supprimer une organisation, cliquez sur la croix à droite du nom de l’organisation. Complétez ensuite le ou les noms
de l’organisation ou des organisations partenaires de mise en œuvre du projet (dont le financement sera fourni par

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l’organisation d’appel). Entrez les informations du point de contact principal pour ce projet. Un contact secondaire
facultatif peut également être ajouté en cliquant sur ‘ajouter un autre contact’.




Cliquez ensuite sur ‘enregistrer et suivant’. Un code de projet sera alors assigné à votre projet et apparaitra au-dessus
du nom de votre projet.




2.3 Plan de réponse

Sélectionnez le Plan de Réponse Humanitaire ‘Hait 2019’ dans le menu déroulant.

Ensuite, sélectionner le ou les secteurs dans le(s)quel(s) s’inscrit le projet. Le projet peut être multisectoriel.

Remplissez les champs du plan : besoins, activités, indicateurs.

Sélectionnez dans le menu déroulant la priorité du projet : critique, haute, modérée.

Si le projet contient des interventions basées sur les transferts monétaires, cochez la case et sélectionnez dans le menu
déroulant si les transferts monétaires sont restrictifs, non restrictifs, combinés ou inconnus. Entrez le pourcentage du
budget total du projet qui sera consacré aux interventions basées sur les transferts monétaires.




Pour calculer automatiquement la notation genre et âge du projet, cliquez sur le lien figurant en-dessous de ‘IASC
Gender with and Age Marker (GAM)’ https://ee.humanitarianresponse.info/single/::lKbQTg7d

Complétez le formulaire Kobo.




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A la fin du formulaire, vous recevrez le code GAM et le numéro de référence GAM de votre projet. Retourner dans le
Module Projets, sélectionner alors dans le menu déroulant le code GAM correspondant (entre 0 et 4) et écrivez le
numéro de référence GAM de votre projet. Votre code GAM sera pris en compte dans la notation de votre projet par
le lead et co-lead de votre secteur.




Cliquez sur ‘enregistrer et suivant’.

2.4 Emplacements

Sélectionnez le ou les départements et la ou les communes dans le(s)quel(s) s’inscrit le projet. Cliquez sur ‘enregistrer
et suivant’.

2.5 Secteurs

Cette étape lie votre projet au cadre stratégique du HRP Haiti 2019-2020. Si à l’étape 2.3 vous avez sélectionné 2
secteurs, passez de l’un à l’autre pour compléter les informations.

Entrez le nombre de personnes ciblées par votre projet par rapport à la cible du secteur dans le HRP Haiti 2019-2020.
Pour désagréger par genre et âge cocher la case ‘inclure la désagrégation et les cibles’ et compléter.




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Cliquez ensuite sur la croix ‘cluster activities’ pour dévoiler le cadre stratégique du secteur. Sélectionnez alors les
objectifs et indicateurs sectoriels du HRP Haiti 2019-2020 applicables à votre projet et complétez le nombre de
personnes ciblées par votre projet pour chaque indicateur.




Cliquez sur ‘enregistrer et suivant’.

2.5 Budget

Entrez le coût total du projet. Cochez la case ‘Je comprends qu'en soumettant cette proposition de projet, mon
organisation devra rendre compte régulièrement du financement reçu au Service de suivi financier (FTS, fts@un.org
ou fts.unocha.org) à des fins de coordination’. Détaillez le budget du projet en complétant la description des lignes
budgétaires et soit le montant total soit le pourcentage du total pour chaque ligne budgétaire. Si la ligne ‘total’ n’est
pas verte, c’est qu’il y a une erreur de calcul. Vous pouvez ajouter une ligne budgétaire en cliquant sur la croix en
dessous du total.




Si votre projet s’inscrit dans plusieurs secteurs et/ou est mis en œuvre par plusieurs organisations, détaillez le budget
pour chaque secteur et chaque organisation.




Cliquez sur ‘enregistrer et suivant’.
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2.6 Revue

Relisez les informations du projet. Si vous avez besoin de modifier des informations, cliquez sur ‘précédent’. Si toutes
les informations du projet sont correctes, cliquer sur ‘submit project for review’.




Une fenetre apparait alors ‘your project has been submitted’. Cliquer sur ‘ok’.

Si vous souhaitez modifier votre projet, cliquer sur ‘submitted to plan’ puis sur ‘unsubmit project’. Vous serez de
nouveau en mode ‘edit’ et pourrez modifier votre projet.




ÉTAPE 3 – APPROBATION OU REJET DU PROJET

Une fois soumis, votre projet sera revu par le lead et le co-lead du secteur dans lequel s’inscrit votre projet. Si c’est un
projet multisectoriel, il sera revu par les leads et co-leads des différents secteurs. Suite à la revue de votre projet, celui-
ci sera soit rejeté, soit retourné pour édition, soit approuvé et soumis à une deuxième revue.

3.1 Projet rejeté

Votre projet ne sera pas publié dans le HRP Haiti 2019-2020

3.2 Projet retourné pour édition

Vous devez modifier votre projet en prenant en compte les commentaires du ou des leads et co-leads du ou des
secteurs dans le(s)quel(s) s’inscrit votre projet et le soumettre de nouveau. Il sera ensuite soit rejeté soit approuvé et
soumis à une deuxième revue. Si c’est un projet multisectoriel, tous les leads et co-leads des secteurs concernés
doivent approuver le projet.

3.3 Projet approuvé et soumis à une deuxième revue

Votre projet est approuvé par le lead et co-lead ou les leads et co-leads des secteurs (pour les projets multisectoriels)
et soumis à OCHA/Coordonnateur Humanitaire pour une deuxième revue. Suite à la deuxième revue, votre projet sera
soit rejeté et non publié soit approuvé et publié.

3.4 Projet rejeté et non publié

Votre projet ne sera pas publié dans le HRP Haiti 2019-2020.

3.5 Projet approuvé et publié

Votre projet sera publié dans le HRP Haiti 2019-2020.




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3.6 Calendrier

Soumis au plan            Revue 1                   Revue 2




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22 novembre –     22 novembre – 9 décembre     10 – 21 décembre
 9 décembre



Soumission des        Projets rejetés ou     Projets rejetés ou
projets par les       approuvés       ou     approuvés       et
partenaires des       retournés     pour     publiés par OCHA
secteurs sur le       édition par les        ou               le
Module Projets        leads et co-leads      Coordonnateur
                      des secteurs           Humanitaire




                                                                                    8
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