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Initiation à l’outil informatique Module : Open Office Writer Open Office Open Office Open Office Open Office Writer Writer Writer Writer Communauté de Communes Maremne Adour Côte-Sud

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Communauté de Communes Ma- remne Adour Côte-Sud 23 communes 45214 habitants TYROSSE Maxime Samson ou Olivier Horgues 05 58 77 22 39 ami.tyrosse@alpi40.org SOUSTONS Vincent Cazenave ou Jérome Cazalis 05 58 41 37 18 ami.soustons@alpi40.org @telier Multiservices Informatique

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TABLE DES MATIERES PRESENTATION DE WRITER P1 A– L’écran p1 B– Sélectionner une commande p1 1– Gestion des fichiers p1 2– La sélection p2 LE TEXTE ET SA MISE EN FORME P3 A– Mise en forme du caractère p3 B– Mise en forme du paragraphe p3 1– Le paragraphe texte p3 2– Les tabulations p4 3– Encadrement d’un paragraphe p5 C– Les listes p6 LES STYLES P7 A– Appliquer un style prédéfini p7 B– Créer un style p7 AGENCER UNE PAGE P8 A– Mise en page p8 B– Entête et pieds de page p8 LES TABLEAUX P9 A– Créer un tableau p9 1– Première méthode p9 2– Deuxième méthode p9 3– Troisième méthode p9 B– Modifier un tableau p10 1– Ajouter et supprimer des lignes et des colonnes p10 2– Modifier les dimensions des lignes et des colonnes p10 3– Fusionner des cellules p11 4– Trier le contenu d’un tableau p11 C– Mise en forme p12 D– Les calculs dans les tableaux p12

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LE MAILING OU PUBLIPOSTAGE P14 A– Les composants du publipostage p14 1– Le document principal p14 2– La source de données p14 3– Comment fonctionne la fusion? p14 B– Méthode de création p15 1– Créer le document principal p15 2– La source de données p15 3– La fusion p16

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Open Office Writer Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 1 PRÉSENTATION DE WRITER : Writer est le logiciel de traitement de texte intégré à la suite bureautique OpenOffice.org. Il fonctionne sous les environnements Windows, Macintosh et Linux. Writer fonctionne en mode graphique, ce qui signifie qu’il bénéficie de plus d’ergonomie et de convivialité. Writer possède de multiples fonctions comme par exemple le correcteur orthographique et gram- maticale, un assistant, des fonctions graphiques, etc….

A– L’écran : Lorsqu’on lance Writer, un document vierge appelé Document 1 se crée automatiquement. L’écran de Writer se présente ainsi : B– Sélectionner une commande : Il convient tout d’abord de sélectionner l’objet sur lequel vous souhaitez appliquer la commande, puis de cliquer sur un menu de la barre des menus, de placer le pointeur de la souris sur une com- mande et de cliquer. 1– Gestion des fichiers : Pour créer un document vierge, 2 méthodes sont possibles : en cliquant sur l’icône nouveau de la barre d’outil, soit en utilisant le menu Fichier —> Nouveau… 2 4 1 3 4 5 6 7 3 8 1. Barre de titre 2. Barre des menus 3. Barre d’outils 4. Règle horizontales et verticales 5. Feuille (zone de texte) 6. Barre d’état 7. Cases de réduction, restauration, fermeture 8. Barre de défilement 8

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Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 2 Pour ouvrir un document existant, cliquez sur Fichier —> Ouvrir, ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils. Pour effectuer le premier enregistrement d’ un document, vous devez passer par le menu Fichier —> Enregistrer sous… et vous devez alors sélectionner le répertoire dans lequel vous voulez enregistrer votre fichier puis donnez un nom à votre fichier avant de cliquer sur Enregis- trer. Il faut aussi choisir le format de fichier sous lequel vous voulez enregistrer votre document. Par défaut avec Writer le format est Type—> Texte ODF (document Open Office Writer), vous pouvez sélectionner un autre format. Par exemple Type—> Microsoft Word 97/2000/XP (document Word).

Lors des enregistrements suivants de ce fichier (après modifications) il vous suffira de cliquer sur l’icône ou bien de passer par le menu Fichier —> Enregistrer. 2– La sélection : Pour sélectionner un mot ou un groupe de mots, positionnez votre curseur de souris juste à l’en- droit ou vous voulez commencez à sélectionner, cliquez sur le bouton gauche de la souris et tout en gardant maintenu vous déplacez votre souris de façon à mettre en surbrillance tout le texte voulu. Cependant si vous souhaitez ne sélectionner qu’un seul mot, double-cliquez sur le mot désiré.

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LE TEXTE ET SA MISE EN FORME : A– Mise en forme du caractère : Pour mettre en forme un mot ou un texte, il faut d’abord faire une sélection de la partie à mettre en forme. Deux façons de procéder soit vous passez par la commande du menu Format —> Caractères, voici la fenêtre qui s’ouvre : Vous avez donc la possibilité de modifier la police de caractère le style la taille Ou encore d’appliquer différents attributs comme ombré, relief, etc…...

Il suffit de cliquer sur les attri- buts que vous avez choisis et cli- quez ensuite sur OK pour valider votre choix. Votre choix s’appliquera ensuite à la sélection (que ce soit un mot ou un texte) que vous avez effec- tuée auparavant. Soit vous utilisez les icônes de la barre d’outils : on l’on retrouve le menu de la commande du des- sus. B– Mise en forme du paragraphe : 1– Le paragraphe texte : Les options essentielles de mise en forme du paragraphe sont l’alignement (à gauche, à droite, centré ou justifié), les retraits (c’est la modification des marges du paragraphe à droite ou à gau- che, positif ou négatif), et l’espacement (c’est l’espace entre les paragraphes avant et après). La mise en forme du texte peut s’effectuer de deux manières : Police Gras Taille Itallique Souligné Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 3

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Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 4 - soit vous passez par la commande du menu Format —> Paragraphe, voici la fenêtre qui s’ouvre : Il faut choisir l’onglet Alignement. - soit vous utilisez les icônes de la barre d’outils 2– Les tabulations : Les tabulations peuvent s’effectuer ainsi : - soit directement en cliquant sur la règle et en utilisant le taquet de tabulation Le taquet de tabulation est composé de deux parties qui forment chacune un triangle. Si on décale uniquement le triangle du haut (en cliquant dessus et en faisant glisser la souris) on effectue un retrait uniquement sur la 1ère ligne du paragraphe sélectionné. Si on fait glisser le triangle du bas, on effectue un retrait de toutes les lignes du paragraphe sé- lectionné.

Choix de l’aligne- ment du texte Centré Aligné à Gauche Justifié Aligné à Droite Taquet de tabulation

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 5 - soit en utilisant le menu Format —> Paragraphe puis l’onglet Tabulation, donc voici la fenêtre : 3– Encadrement d’un paragraphe : Pour encadrer un paragraphe, sélectionnez ce dernier, utilisez le menu Format —> Paragraphe puis l’onglet Bordures, et choisissez ensuite l’encadrement désiré. Dans cette même fenêtre, vous pouvez cliquer sur l’onglet Arrière plan pour mettre une couleur de fond sur votre sélection. Définissez d’abord le re- trait à effectuer (ici 2 cm), choisissez l’alignement puis cliquez sur Définir et enfin sur le bouton OK A la fin de cette manipula- tion il faut placer votre curseur au début du para- graphe à déplacer et ap- puyez sur la touche tabula- tion de votre clavier.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 6 C– Les listes : Pour créer une liste vous avez la possibilité d’utiliser la méthode conventionnelle : taper le numéro, ajouter une tabulation, saisir et mettre en forme le texte avec un retrait négatif. Mais il existe une méthode plus simple. 1– Liste à numérotation automatique : Commencez votre paragraphe par un numéro, suivi d’un point et d’un espace (et du texte). Appuyez sur Entrée. Le paragraphe suivant se voit doté du numéro précédent plus un. 2– Liste à puces automatiques : Commencez votre paragraphe par un trait d’union suivi d’un espace. Après appuyez sur Entrée, le trait d’union se décale vers la droite. Lorsque vous continuez votre frappe et tapez Entrée à la fin du paragraphe suivant, ce même trait d’union apparaît au début de ce nouveau paragraphe. Ap- puyez deux fois sur Entrée pour revenir à l’écriture normale. 3– Icône de liste numérotée ou de puces : Deux icônes vous permettent de créer une liste après avoir taper le texte : Sélectionnez les paragraphes et cliquez sur l’icône voulu. Vous pouvez changer le style de police d’une numérotation ou de puce en utilisant le menu Format —> Puces et Numérotation.

LES STYLES : Les styles facilitent la mise en forme, en effet par un simple clic le document obtient la mise en forme nécessaire. Tous les paragraphes se voient dotés des attributs prédéfinis. Le recours au style devient indispensable dès lors que vous savez qu’un certain type de paragraphe intervient à plusieurs reprises dans le document et/ou envisagez de créer un document semblable par la suite. L’emploi de ce style s’impose sans aucune hésitation dans un texte long du genre diplomatique ou compte-rendu de réunion.

A– Appliquer un style pré-défini : Sélectionnez un ou plusieurs caractères que vous souhaitez retoucher à l’aide d’un style de carac- tère puis cliquez sur la flèche accolée à la zone de liste de Style dans la barre d’outils Mise en Forme. La liste qui s’ouvre montre les différents styles définis dans le document. Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 7 B– Créer un style : Pour créer un nouveau style cliquez sur le menu Format —> Styles et formatage puis cliquez sur le bouton Nouveau de la fenêtre et paramétrez vos choix pour le style que vous voulez appliquer. Une fois que vous avez cliqué sur l’onglet Nouveau, une seconde fenêtre s’ouvre où vous devez ta- per le nom du style que vous allez créer (par ex : AdrDest), cliquez ensuite sur le bouton Format : une liste déroulante s’ouvre dans laquelle vous retrouvez les menus Format, Paragraphe, Tabula- tions, etc.… Ces menus permettent de définir la mise en forme de votre style, c’est ici que vous définissez les attributs comme Gras, Souligné, Retrait, Style de police, etc.….

Pour supprimer un style, il suffit de le sélectionner dans la fenêtre du menu Format —> Styles puis de cliquer sur le bouton Supprimer de cette fenêtre.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 8 AGENCER UNE PAGE : A– Mise en page : Un document peut être orienté à la française (portait) ou à l’italienne (paysage). Il se peut aussi que vous ayez à modifier les marges. Ces deux options sont disponibles par le menu Format —> Page. Définition des marges (droite, gauche, en haut et en bas) de la feuille B– Entête et pieds de page : Dans un document de plusieurs pages, il se peut que vous ayez à introduire vos coordonnées en dé- but ou en fin de document, et ce sur chaque page.

Ceci est possible par le menu Format —> Page onglet En-tête ou Pied de page. Voici ce que vous obtenez à l’écran : Il suffit de remplir la zone qui apparait sur la page.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 9 LES TABLEAUX : A– Créer un tableau : Voici les diverses techniques offertes dans Wirter pour créer un tableau : - le bouton Insérer un Tableau de la barre d’outils : - le menu Tableau —> Insérer —>Tableau 1– Première méthode : C’est la méthode la plus simple et la plus rapide pour créer un tableau. Vous cliquez sur l’icône In- sérer un tableau de la barre d’outils, un cadre s’ouvre dans lequel, en faisant glisser la souris, vous sélectionnez le nombre de colonnes et de lignes que vous désirez.

2– Deuxième méthode : La seconde méthode consiste à utiliser le menu Tableau —> Insérer —>Tableau, vous allez avoir une fenêtre ou vous pourrez définir le nombre de lignes et de colonnes, cliquez sur le bouton OK, et votre tableau sera insérer sur votre feuille. Ici on va insérer un tableau à 4 colonnes et 3 lignes

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 10 B– Modifier un tableau : 1– Ajout et suppression de lignes et de colonnes : Le nombre de lignes et de colonnes définis au départ ne correspond pas toujours à ce qu’on aurez besoin. D’où la nécessité de savoir en créer ou en supprimer. Ajouter des lignes : - placez le curseur sur la ligne au dessus de laquelle vous souhaitez insérer une ligne puis cliquez sur l’icône Insérer une ligne .

Ajout des colonnes : Pour insérer des colonnes, il faut bien sur sélectionner une colonne. La mé- thode utilisée est exactement la même que la dernière méthode pour insérer des lignes. Il faut bien entendu choisir le menu Insérer une colonne. Suppression de lignes : Sélectionnez la ligne à supprimer et utilisez le menu Tableau —> Suppri- mer la ligne. Suppression de colonnes : Même méthode en utilisant le menu Tableau —> Supprimer la colonne. 2– Modifier les dimensions des lignes et des colonnes : Modifier la largeur de colonne avec la souris : Placez le curseur sur la ligne verticale de séparation jusqu’à ce qu’il prenne la forme de double flèche horizontale, puis faites cette séparation vers la gauche ou vers la droite.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 11 3– Fusionner ou scinder des cellules : Lorsque deux cellules voisines contiennent le même texte, il est conseillé de n’écrire le texte qu’u- ne seule fois et de fusionner les deux cellules. Sélectionnez les deux cellules à fusionner, appelez le menu Tableau —> Fusionner les cellules ou cliquez sur l’icône : La fusion de cellules fonctionne également dans le sens vertical et pour un nombre illimité de cel- lules.

La fusion peut être annulée par le menu Tableau —> Scinder la cellule ou cliquez sur l’icône : 4– Trier le contenu d’un tableau : Le menu Tableau —> Trier ou l’icône permet de trier une partie d’un tableau sélectionnée d’après une, deux ou trois clés de tri (des colonnes).

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 12 C– Mise en forme : Pour réaliser une mise en forme il faut utiliser le menu Tableau —> Propriété du tableau et une boîte de dialogue comme ci-dessous s’ouvrira : D– Les calculs dans les tableaux : Les tableaux ont souvent la particularité de présenter en fin de tableau des totaux. Writer peut parfaitement se charger de ces totaux, et même faire plus.

Additionner une colonne : il suffit de cliquer dans la cellule où doit se trouver le total et cliquer sur l’icône : Il faut ensuite sélectionner les cellules à additionner et valider avec la touche Entrée. Prenons par exemple ce tableau : On a placé le curseur dans la cellule E5 (160) et on a cliqué sur On a sélectionné les cellules E2, E3, E4 (50,70,40) et on a validé avec la touche Entrée. Le résultat apparait automatiquement dans la cellule E5 (160) Nom Conditionnement P. Unit Stock 1 Serviette 10 50 50 2 Nappe 5 30 70 3 Torchon 15 35 40 160 TOTAL

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 13 Les additions sont aussi possible par ligne. La technique est la même mais il faut séléctionner les cellules de la ligne au lieu de celles de la colonne. La somme des quantités en stock des articles 1 & 2 correspond à la formule : =+ Placez le curseur dans la cellule concernée (cellule qui affichera le sous total) et utilisez la com- mande Tableau —> Formule, supprimez la formule déjà écrite sauf le signe = et tapez la formule suivante + puis validez en cliquant sur OK.

Attention : Dans cet exemple, la cellule comportant le résultat du sous total ne se nommera pas E4 mais B4 car la ligne 4 a été fusionné (les 3 premières colonnes ont été fusionnées en une seule) et donc la ligne 4 n’a plus que 2 colonnes (A et B). Ainsi la formule du total général sera : =+ Dans Writer il faut encadrer le nom de la cellule par les symbole ex : . Num Nom Conditionnement P. Unit Stock 1 Serviette 100 50 100 2 Nappe 5 30 70 SOUS TOTAL 170 3 Torchon 15 35 40 210 TOTAL Col. A Col. E Lig. 1 Lig. 3

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 14 LE MAILING OU PUBLIPOSTAGE : Une lettre type est toujours intéressante si vous comptez envoyez le même document à plusieurs personnes. Imaginez la situation suivante : le nouveau catalogue de la société est enfin disponible et, comme chaque année, tous les clients doivent être au courant. En fait, le courrier est toujours le même, seules les adresse des destinataires changent. Dans un tel cas il est inutile de rédiger individuellement chaque lettre. Rédigez la lettre (lettre type) et confiez le reste à la fonction de publipostage de Writer.

A– Les composants du publipostage : Un publipostage se compose en fait de deux éléments que la fonction se charge de combiner : le document principal (ou lettre type) et la source de données (qui est en fait une base de données). 1– Le document principal : Il contient le corps de texte, avec ou sans éléments complémentaires. Ce corps de texte est iden- tique dans toutes les lettres. Dans ce document principal sont mis en place des champs de fusion, qui seront remplacés au moment de la fusion du document principal et de la source de données, par les valeurs correspondantes (champs de fusion) de cette source.

Il s’agira par exemple des champs de fusion Nom, Rue, Code postal, etc…, en option, ce document principal peut également contenir des passages de texte optionnels, en fonction du destinataire. 2– La source de données : Elle contient les données spécifiques à tous les destinataires. Ces données sont organisées sous forme de table. Chaque enregistrement donne lieu à un enregistrement. 3– Comment fonctionne la fusion? Dès que la fonction de publipostage fusionne le document principal et la source de données, les champs de fusion sont remplacés par les données tirées de la source et Writer imprime une lettre « personnalisée » pour chaque enregistrement de la source de données.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 15 B– Méthode de création : 1– Créer le document principal et la source de données : Tout d’abord il vous faut créer la lettre type, cette lettre servira de modèle par la suite. Ensuite enregistrez cette lettre. 2– La source de données Maintenant que nous avons créer notre lettre type, il va falloir créer la source de données à asso- cier à cette lettre. Il s’agit tout simplement de la liste des clients à qui la lettre est adressée. La source de données va être créer avec le logiciel Calc (équivalent d’Excel) contenu dans la suite Open office.

Il suffit de saisir la liste des clients : Ensuite enregistrez ce document.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 16 3– La fusion Maintenant il faut ouvrir la lettre type pour la connecté à la source de données. Il faut cliquer sur Edition —> Changer de base de données On clique sur Parcourir et on va chercher notre source de données (Document créer avec Calc). Ensuite on sélectionne Feuille1 et on clique sur Définir. La liaison avec la source de données est désormais effective. Pour nous en assurer, appuyons sur Affichage —> Sources de données.

Un cadre s’ouvre avec la source de données.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 17 Pour insérer des repères de données dans le document de fusion, nous allons utiliser la fonction Insertion —> Champ —> Autres. Il faut placer le curseur à l’endroit où l’on veut insérer le champ. Ex : ici le titre (Monsieur, Madame) On clique sur Insertion —> Champ —> Autres La fenêtre suivante s’ouvre, il faut sélectionner l’onglet Base de Données et choisir le champ à insérer, ici Titre. On clique sur Insérer pour valider et Fermer.

Il suffit de répéter cette opération pour chaque Champ que l’on veut insérer. Ex : Nom, Prénom, Adresse, Ville, …

Le texte comporte, après cette manipulation, des marqueurs sur fond grisé (ce type d’information se nomme un champ), tels que , , etc. Leurs noms sont ceux des colonnes qu’ils représentent. Nous pouvons maintenant éliminer le texte temporaire de conception. Ici remplace Madame. Voici le résultat final : Il faut penser à mettre un espace entre les champs insérés, pour que les mots ne soient pas collés. Maintenant on peut visualiser l’aspect de notre lettre, il faut cliquer sur l’icône Données dans les champs.

Sélectionnez la ligne et cliquez sur Données dans les champs, les données apparaissent dans le document. Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 18

On peut maintenant réaliser la fusion. Il faut cliquer sur l’icône Mailing. Etape 1 Une fenêtre s’ouvre : La première fenêtre demande quel est le document de base (le document de fusion). Puisqu’il s’agit du document ouvert on sélectionne Utiliser le document actif et Suivant. Etape 2 Il s’agit ici d’une lettre donc on clique sur Suivant. Etape 3 Cette boite de dialogue ne nous concerne pas. On clique sur Suivant. Etape 4 Cette boite de dialogue ne nous concerne pas. On clique sur Suivant. Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 18

Etape 5 Utilisons les flèches de déplacement de la moitié supérieure du dialogue pour visualiser les don- nées correspondantes au sein du document en arrière-plan. Ici on peut exclure certains destinataires, il suffit de cocher la case. Etape 7 Cette boite de dialogue ne nous concerne pas. On clique sur Suivant. Etape 8 On choisit Enregistrer le document fusionné puis Enregistrer les documents. Il ne reste plus qu’ a imprimer. Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 19

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 20 LES MODELES Un modèle est un fichier dans lequel on enregistre styles, insertions automatiques, champs, for- mulaires, macros…. Un fichier modèle peut être associé à tout nouveau document lors de sa créa- tion. A défaut d’être préciser, Word associe le document à « Normal.dot ». Word propose un certains nombre de modèles que l’on peut utiliser, modifier à sa convenance. A– Utiliser un modèle existant : Pour utiliser un modèle déjà existant il faut utiliser le menu Fichier —> Nouveau, choisissez le modèle qui vous intéresse et validez en cliquant sur OK.

B– Modifier un modèle : Lorsqu’on souhaite apporter des modifications à un modèle existant, il faut le fichier en question en utilisant le menu Fichier —> Nouveau, dans le menu déroulant Type de fichier sélectionnez Modèle de document (*.dot). Parmi les modèles affichés, sélectionnez celui que vous souhaitez modifier et validez en cliquant sur OK. Effectuez les modifications nécessaires et enregistrez le modèle (en cliquant sur l’icône Enregistrer).

C– Créer un modèle : Il existe plusieurs manière de créer un modèle. La première solution est d’utiliser le menu Fichier —> Nouveau, activez l’option modèle et cliquez sur OK. Créez ensuite votre document comme un simple document. La seconde solution est de créer votre document comme un simple document.

Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud– Copyright Février 2004 – Page 21 Pour les deux cas : enregistrez votre document en utilisant le menu Fichier —> Enregistrer sous, sélectionnez dans type de fichier : modèle de document (*.dot), nommez le et Word affectera automatiquement l’extension .dot signifiant qu’il s’agit d’un modèle. Vous retrouverez ainsi votre nouveau modèle de document lorsque vous passerez par le menu Fi- chier —> Nouveau.

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