INSCRIPTIONS DE GROUPES - en présentiel avec accès gratuit à la version digitale
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INSCRIPTIONS DE GROUPES
en présentiel avec accès gratuit à la version digitale
tarif, modalités, conditions générales de vente
TARIF (minimum 10 personnes) 450 € TTC/CONGRESSISTE
Ce tarif d’inscription en présentiel avec accès gratuit à la version digitale comprend les prestations
suivantes à l’exclusion de toute autre :
☑ l’inscription aux 4 jours du congrès qui inclut le badge d’accès, les documents du congrès,
l’accès aux sessions ainsi qu’à l’exposition, et le vestiaire ;
☑ l’accès gratuit à la version digitale jusqu’au 11 avril 2021 ;
☑ la possibilité de retirer les badges de vos invités la veille des JFHOD pour une remise
personnalisée par vos soins.
Les paiements des inscriptions se font exclusivement en euros.
Le taux de TVA appliqué est celui en vigueur en France et est dû pour toute commande
d’inscriptions quelque soit la nationalité des personnes inscrites.
Les inscriptions sont nominatives et par conséquent les badges et accès à la version digitale sont
strictement personnels.
Il n’y pas d’inscriptions de groupes pour 2 jours. Elles sont obligatoirement pour les 4 jours du
congrès.
La version digitale des JFHOD
En 2021, les JFHOD seront également disponibles en version digitale jusqu’au 11 avril 2021 pour
les inscrits au congrès.
Les plénières scientifiques et de FMC seront diffusées en direct.
La grande majorité des sessions (plénières scientifiques, sessions de communications orales,
symposiums scientifiques, plénières de FMC, ateliers de FMC…) sera également disponible en
différé.
Certaines sessions seront exclusivement digitales (top publications, sessions de posters…).
Les sessions partenaires pourront également être accessibles en version digitale si certains
partenaires le souhaitent.
JFHOD 2021 - Inscriptions de groupes : tarif, modalités, CGV
1/5v PROCESSUS D’INSCRIPTION D’UN GROUPE
1. Passez votre commande avant le 4 mars 2021*
Envoyez nous un email à l’adresse jfhod@clq-group.com afin de recevoir un lien vous
permettant d’effectuer votre commande de groupes.
*Après cette date, seules les inscriptions individuelles seront acceptées.
2. Vérifiez votre boîte mail et réglez votre facture
Votre facture sera téléchargeable à la fin de la commande en ligne et dans l’email de
confirmation qui vous sera envoyé quelques minutes après votre commande.
Vous pouvez procéder au paiement de la facture en ligne par virement bancaire jusqu’au
1er mars 2021 ou par carte bancaire (Visa ou Mastercard) jusqu’au 4 mars 2020.
3. Gérez vos inscriptions de groupes
À la suite de la réception de votre paiement, un lien vers une plateforme vous sera envoyé
par email pour enregistrer la liste de vos invités.
Vous pourrez effectuer des modifications et des remplacements de noms sur la plateforme
d’inscriptions en ligne jusqu’au 15 mars 2021.
C’est à vous de contacter vos invités directement pour les informer que vous les avez
inscrits aux JFHOD 2021.
v INFORMATIONS IMPORTANTES CONCERNANT VOS INVITÉS
Chacun de vos invités doit impérativement être inscrit avec sa propre adresse email, et plus
particulièrement celle qu’il utilise pour son espace Mes JFHOD.
Vous ne devez pas indiquer votre adresse email ou en créer une pour vos invités.
Sinon vos invités n’auront pas accès à leurs documents personnels du congrès comme leur
certificat de présence, ni accès à la version digitale du congrès car il faut impérativement être
connecté à son espace Mes JFHOD pour y avoir accès.
Aussi, avant d’inscrire vos invités, nous vous recommandons fortement de leur demander en
amont avec quelle adresse email ils souhaitent être inscrits et de les inciter à valider ou créer
leur espace Mes JFHOD avant la tenue du congrès sur le site www.jfhod.com.
Par ailleurs, dans le cadre de la circulaire en date du 29 mai 2013 relative à l’application de l’article
2 de la loi n°2011-2012 du 29 décembre 2011 relative au renforcement de la sécurité sanitaire du
médicament et des produits de santé, nous vous remercions de renseigner toutes les informations
du formulaire d’inscription des professionnels de santé que vous inscrivez au congrès.
JFHOD 2021 - Inscriptions de groupes : tarif, modalités, CGV
2/5Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
modifiée et au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016
appliquée depuis le 25 mai 2018, la SNFGE, en qualité de responsable de traitement des données
du congrès, informe les participants au congrès via leur espace Mes JFHOD du site www.jfhod.com
de l’utilisation et du traitement faits de leurs données, de la durée de leur conservation et du droit
d’accès de chaque participant, de rectification et d’effacement de ses données, d’un droit à la
limitation du traitement, d’un droit à la portabilité de ses données ainsi que du droit de définir des
directives relatives au sort de ses données après son décès. Il est de votre responsabilité d’inviter
vos inscrits à en prendre connaissance via leur espace Mes JFHOD.
Retrait des badges
Vous pourrez choisir l’une des deux modalités de retrait de badges pour l’ensemble des vos invités :
1) Soit via l’accueil personnalisé que vous aurez choisi de leur réserver
Cet accueil doit entièrement être organisé par vos soins.
Si vous avez choisi cette option, la personne de votre société responsable de cet accueil
personnalisé devra signer un document attestant qu’elle a retiré tous les badges de vos invités et
qu’elle se charge de les remettre à vos invités. Elle devra aussi laisser un numéro de téléphone
portable à l’organisation qui le transmettra si besoin à vos invités qui se présenteront à l’accueil
« Inscrits » du congrès pour retirer leurs badges. Ces derniers, une fois récupérés par vos services,
ne seront plus sous la responsabilité de l’organisation du congrès.
Vous devrez alors remettre à vos invités leurs badges en amont de l’enceinte du congrès (desk
d’hôtel par exemple). Ils ne peuvent pas leur être remis sur votre stand car sans badge vos invités
n’auront pas accès à l’enceinte du congrès et donc pas accès à votre stand.
2) Soit à l’accueil « Inscrits » du congrès
Pour tout retrait à l’accueil « inscrits » du congrès, ils devront impérativement présenter une pièce
d’identité pour récupérer leur badge.
Certificats de présence de vos invités et liste des badges retirés
L’organisation du congrès ne peut pas vous transmettre les certificats de présence de vos
invités car ce sont des documents personnels, sauf accord écrit de ces derniers dont il faudra
transmettre une copie à l’organisation du congrès. Sans accord écrit, vous devrez demander à vos
invités de vous adresser directement leurs certificats de présence. Merci donc de bien veiller à
indiquer leurs adresses email de leur espace Mes JFHOD afin qu’ils récupèrent bien leurs certificats.
Cependant, sur demande, l’organisation du congrès pourra vous transmettre après le congrès la
liste des badges que vous avez attribués et qui ont été retirés.
JFHOD 2021 - Inscriptions de groupes : tarif, modalités, CGV
3/5v CONDITIONS D’ANNULATION ET DE REMBOURSEMENT
Aucun remboursement ne sera effectué en cas de diminution ou de non utilisation des inscriptions
achetées, même si un des participants inscrit par un groupe était déjà pris en charge par un autre
partenaire ou inscrit individuellement. Nous vous encourageons donc à vous assurer auprès de vos
invités qu’ils ne sont pris en charge que par vos soins.
Les badges perdus ne sont pas remboursés. Le participant ayant égaré son badge devra repayer
une inscription au tarif en vigueur pour avoir accès au congrès.
Si des mesures sanitaires imposaient aux dates du congrès un seuil maximum de participants, un
email sera adressé directement à l’ensemble des congressistes afin de leur demander de confirmer
leur présence physique. Les premiers répondants, selon la jauge en vigueur, seront confirmés en
présentiel. Les autres seront transformés en accès uniquement digital. Si certains de vos invités se
retrouvaient en accès uniquement digital, la différence entre le tarif présentiel + digital et le tarif
uniquement digital vous sera remboursée. Il n’y aura pas de remboursement du montant total de
l’inscription au format présentiel + digital.
Si le congrès était reporté, toutes les inscriptions présentielles et/ou digitales seront de fait
reportées aux nouvelles dates sans remboursement.
Si la version présentielle du congrès devait totalement être annulée pour cas de force majeure ou
par décision des autorités nationales ou locales, mais qu’une version exclusivement digitale était
proposée, les inscriptions présentielles seront de fait transformées en accès uniquement digital et
la différence entre le tarif présentiel + digital et le tarif uniquement digital sera remboursé.
Cependant, exclusivement après l’annonce officielle par l’organisation du congrès du passage à la
version exclusivement digitale, et uniquement sur demande effectuée par email à jfhod@clq-
group.com au plus tard 48 heures avant la date de début de la version digitale, les inscriptions au
tarif présentiel + digital seront remboursées. Après cette date, plus aucun remboursement ne sera
effectué.
Si le congrès devait être annulé pour cas de force majeure ou par décision des autorités nationales
ou locales, et qu’aucune version digitale était proposée, les inscriptions présentielles et/ou digitales
seraient remboursées uniquement sur demande effectuée par email à jfhod@clq-group.com dans
les 60 jours qui suivent la date prévue de début du congrès présentiel. Après cette date, plus aucun
remboursement ne sera effectué.
En cas d’impossibilité de disposer des locaux prévus ou autres moyens essentiels prévus pour la
tenue du congrès et ce pour des raisons de force majeure, ou tout autre cas de force majeure, ou
par décision des autorités nationales ou locales empêchant la tenue du congrès, obligeant
l’organisateur à l’interrompre ou à l’annuler, l’organisateur du congrès et/ou son mandataire, ne
seront débiteurs d’aucune somme, d’aucune indemnité, d’aucun dédommagement, d’aucune
pénalité et/ou de dommages-intérêts de quelque nature que ce soit à l’égard de la personne
physique ou morale ayant acheté une inscription(ou plusieurs) présentielle(s) et/ou digitale(s) pour
le congrès.
Sont notamment considérés comme des cas de force majeure tout événement imprévisible,
irrésistible et extérieur à l’organisateur du congrès et/ou son mandataire, et l’empêchant de remplir
partiellement ou totalement les obligations qui sont imparties.
JFHOD 2021 - Inscriptions de groupes : tarif, modalités, CGV
4/5v RESPECT DES REGLES, DEONTOLOGIE ET BONNE CONDUITE
Les personnes inscrites au congrès s’engagent à avoir un comportement déontologique, à
respecter tous les participants aux congrès quels qu’ils soient (congressistes, exposants,
organisateurs, prestataires…) et à ne pas entraver le bon déroulement du congrès. Toute infraction
aux règles du congrès, tout comportement non déontologique ou irrespecteux peut entraîner
l'exclusion de la personne contrevenante, et ce à la seule volonté de l’organisateur et de son
mandataire, même sans mise en demeure, et ce sans remboursement du montant de sa
participation ou d'une quelconque somme par lui versée qui restera acquise.
v CALENDRIER POUR VOS INSCRIPTIONS DE GROUPES
19 octobre 2020 : ouverture des inscriptions de groupes
1er mars 2021 : fin des paiements par virement bancaire
4 mars 2021 : fin des commandes et paiements des inscriptions de groupes
15 mars 2021 : fin des ajouts et modifications éventuelles de la liste de vos invités
17 mars 2021 : pré-accueil des congressistes et récupération des badges de vos invités par vos
soins pour une remise personnalisée si option choisie
18 mars 2021 : ouverture des JFHOD 2021
v VOTRE CONTACT POUR VOS INSCRIPTIONS DE GROUPES
Morgane MAGES
Colloquium, service Inscriptions
+33 (0)1 44 64 14 46
jfhod@clq-group.com
JFHOD 2021 - Inscriptions de groupes : tarif, modalités, CGV
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