APPEL A CANDIDATURE CAHIER DES CHARGES ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018
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APPEL A CANDIDATURE
CAHIER DES CHARGES ORGANISATION
AMERICAN PACA DAY 2018
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 1SOMMAIRE
PREAMBULE : OBJET DE L’APPEL A CANDIDATURE
1. OBJET DU CAHIER DES CHARGES DE L’APPEL À CANDIDATURE
2. DOSSIER DE CONSULTATION ET APPEL À CANDIDATURE
3. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
4. CHOIX DU CANDIDAT
ORGANISATION ET INFRASTRUCTURES
1. INFRASTRUCTURES TECHNIQUES
2. VESTIAIRES
3. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITION DE CHEERLEADING
4. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITIONS DE FOOTBALL AMERICAIN (CUP)
5. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITIONS DE FLAG ET D’U14
6. LES EQUIPEMENTS DE SECURITES ET DE SECOURS
7. LES EQUIPEMENTS TECHNIQUES
8. ESPACE PRESSE / WEB TV / VILLAGE PARTENAIRES / STANDS CLUBS
9. LOCAUX ANNEXES
10. RESTAURATION
RELATIONS PUBLIQUES ET MEDIAS
1. RELATIONS PUBLIQUES
2. MEDIAS
3. CAPTATION ET DIFFUSION INTERNET
MARKETING ET COMMUNICATION
RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUE
CONTACTS LIGUE
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 2PRÉAMBULE :
OBJET DE L’APPEL À CANDIDATURE
1. OBJET DU CAHIER DES CHARGES DE L’APPEL À CANDIDATURE
La Ligue PACA de Football Américain est un organe déconcentré de la Fédération Française de Football
Américain (FFFA) et a notamment pour objet le développement et la promotion du Cheerleading, du
Flag et du Football Américain sur le territoire de la Région Sud. La promotion de nos trois sports passe
notamment par l'organisation d’événements.
Dans ce contexte, la tenue d’un événement festif et compétitif regroupant nos trois sports diffusé
largement nous semble une priorité, c’est pourquoi nous souhaitons pérenniser et développer
l’AMERICAN PACA DAY chaque saison au mois de décembre.
Cet événement se composera d'une part, de la journée de Championnat Régional de Cheerleading,
de la première journée de Championnat Régional de Flag +17, d'un plateau Régional U14, de la
Finale de la Cup de Football Américain, mais aussi d'un séminaire de l’Equipe Technique Régional
et pour finir d'une rencontre des Présidents de la Ligue.
L’AMERICAN PACA DAY se déroulera pour la saison 18/19, le dimanche 16 décembre 2018 de 9 h à
17h.
2. DOSSIER DE CONSULTATION ET APPEL À CANDIDATURE
Le présent dossier de candidature est téléchargeable sur la plateforme collaborative de la Ligue
«footus.konvergens.fr».
Ce dossier devra être complété et envoyé par mail, au plus tard le vendredi 11 mai 2018 minuit à
l’adresse suivante :
contact@liguepacafootus.info
3. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Le candidat est tenu de produire un dossier de présentation pour la candidature comprenant au
minimum les éléments suivants :
• Un descriptif (capacités, accessibilité…) du complexe sportif.
• Un descriptif des installations sportives (terrains, gymnase, vestiaires, commodités…)..
• Un dossier photos permettant de visualiser les différents équipements et commodités
demandées dans le présent dossier.
• Un plan de communication potentiel pouvant être mis en place par les collectivités (affichage
urbain, affichage métro/bus/tram, insertions presse locale, etc.) ;
• Mentionner si l’enceinte sportive est liée contractuellement à des prestations obligatoires sur
l’infrastructure (billetterie, buvette, sécurité, etc.).
4. CHOIX DU CANDIDAT
Le choix du candidat est effectué par le Comité Directeur de la Ligue et sera annoncé lors du Conseil
des Présidents du samedi 12 mai 2018 à Mandelieu.
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 3ORGANISATION ET INFRASTRUCTURES
1. INFRASTRUCTURES TECHNIQUES
Le club support doit s’assurer de toutes les démarches administratives auprès des collectivités, pour la
mise à disposition du complexe sportif pour l’événement ainsi que tous les équipements techniques et de
sécurités nécessaire à la tenue des compétitions.
Le complexe sportif doit intégrer sur un même site les équipements nécessaires aux déroulements des
compétitions de Cheerleading, de Flag et de Foot US (gymnase, terrains) programmées sur la journée
(cf. Art1 du préambule) ainsi que :
• Une capacité totale de l’enceinte sportive, environ 1000 personnes (athlètes, staff technique et
spectateurs), intégrant parking suffisant pour l’accueil des équipes et du public ;
• Un espace de réception, commodités : 1 espace buvette, 1 espace vip (optionnel), 1 espace
pour web TV, espace public (tribune, stade et gymnase), espace village partenaires, salle de
réunion.
• Une tribune de minimum 300 places sur le terrain principale, une tribune ou des chaises et
banc pour 50 spectateurs minimum dans le gymnase.
2. VESTIAIRES
Le nombre et les capacités des vestiaires (équipes, arbitres) devront être suffisant pour permettre le
déroulement des différentes compétitions, être pourvus de douches et de sanitaires suffisant et devront
comprendre au minimum :
• Cheerleading, 2 vestiaires de 25 places à proximité de la zone d’évolution de la compétition
(gymnase). Il est préconisé 4 vestiaires de 15 places ;
• Flag, 3 vestiaires de 15 places (mixité, 6 équipes de Flag, environ 40 athlètes) ;
• U14, 2 vestiaires de 25 places (4 équipes, 40 athlètes) avec possibilité de mutualiser avec les
vestiaires des équipes senior de la Cup (compétition décalée) ;
• Football Américain, 2 vestiaires de 40 places, il est préconisé 4 vestiaires de 20 places (2
équipes, 60 athlètes) ;
• Arbitre, 1 vestiaire de 7 places ;
3. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITION DE CHEERLEADING
Le site doit disposer d’un gymnase d’une capacité total minimum de 100 personnes (athlètes, encadrants
et spectateurs) adapté à la pratique du Cheerleading en compétition, disposant d’une hauteur sous
plafond de 5m minimum et d’une zone d’évolution des athlètes de 20m X 20m minimum qui intégrera la
surface de compétition, ainsi que :
• Une surface de compétition de 10m X 10m équipé de tapis conformes à la pratique du
Cheerleading en compétition ;
• Une surface annexe de 10 X 10m minimum pour l’échauffement et l’entraînement ;
• Bancs et chaises (50 personnes) pour le public et les staffs ;
• Présence de 2 tables et de 5 chaises pour les juges ;
• Présence d’une sono adaptée et suffisante pour la compétition de Cheerleading ;
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 4• Dispositif pour captation et diffusion internet ;
• Fourniture d’1 pack d’eau par équipe inscrite et 1 pack d’eau pour les juges.
• L’enceinte sportive doit être au minimum débarrassée de tout autre matériel sportif (but de
hand, panier de basket, etc.).
4. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITIONS DE FOOTBALL AMERICAIN (CUP)
Le site doit disposer d’un terrain conforme au cahier des charges Fédérale compétition Football
Américain D3 (hors poteau) et être pourvu d’une tribune d’une capacité minimum de 300 spectateurs
ainsi que :
• Un traçage et les équipements (plots, chaine de yardage…) conformes au cahier des charges
Fédérale compétition Football Américain D3 ;
• 2 packs d’eau par équipe et 1 pack d’eau pour les arbitres.
5. INFRASTRUCTURES SPORTIVES COMPETITIONS DE FLAG ET D’U14
Le site doit disposer d’1 terrain proche du terrain principale, (3ème terrain optionnel) de 95 X 50 m sans
poteau et tracé pour 3 terrains de 25 X 50m avec un espace de séparation de minimum 5m entre chaque
terrain ainsi que :
• 1 pack d’eau par équipe inscrite.
6. LES EQUIPEMENTS DE SECURITES ET DE SECOURS
Une équipe de secours conforme au cahier des charges Fédérale, pour la journée complète (9h 17h). La
Ligue participera au coût à hauteur de 60%.
7. LES EQUIPEMENTS TECHNIQUES
Sonorisation et animation
• Une sonorisation de qualité et de puissance suffisante doit être située dans le gymnase en
bordure de la zone de compétition de Cheerleading et permettant la diffusion des montages
musicaux fournis par les équipes sur support clé USB.
• Un micro (gymnase) permettant l’annonce des équipes de Cheerleading.
• Un micro (stade) raccordé à la sonorisation de la tribune principale pour l’animation.
• En option, prévoir la présence d’un speaker en direction du public, de l’aire de compétition et
pour la retransmission web équipé d’un micro et diffusé sur la tribune principale.
Installation électrique
Le gymnase doit disposer :
• D’un éclairage parfait, uniforme et non éblouissant, pour permettre l’exécution de mouvements
acrobatiques sans gêne.
• D’une alimentation électrique de 220V et des rallonges nécessaires pour la sono.
La tribune du terrain principale doit disposer :
• D’une alimentation électrique de 220V et des rallonges nécessaires pour la retransmission Web.
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 58. ESPACE PRESSE / WEB TV / VILLAGE PARTENAIRES / STANDS CLUBS
La tribune du terrain principale doit disposer de 2 tables et de 6 chaises proches de
l’alimentation électriques et offrant une vue dégagée sur le terrain pour le dispositif de captation et de
retransmission Web.
Un espace suffisant pour le village partenaires et pour les boutiques textiles des clubs (en option
fourniture de tentes exposant).
9. LOCAUX ANNEXES
Salle d’hospitalité/réunion
Cette salle sera utilisée par la Ligue pour le séminaire de l’ETR, ainsi que pour la rencontre des
Présidents, cet espace doit être de taille suffisante pour accueillir au minimum 35 personnes et devra
disposer de :
• 1 réfrigérateur
• Tables et chaises (20 personnes)
• Des prises électriques
• Un four micro-ondes
10. RESTAURATION
Buvette
• L’emplacement « buvette » devra être mis en place par le candidat avant le début des
compétitions (journée complète) ;
• Par ailleurs elle devra fournir un sandwich aux équipes techniques et aux arbitres/juges (environ
20 personnes).
Espace VIP (en option et pris en charge par la ligue)
L’espace « VIP » (optionnel) devra contenir au minimum :
• 35 personnes
• 2 tables
RELATIONS PUBLIQUES ET MÉDIAS
Le candidat devra mettre en relation la Ligue et le service communication/presse de la ville locale.
1. RELATIONS PUBLIQUES
La Ligue et le candidat seront en charge des relations publiques avec les élus locaux. Le candidat devra
transmettre, au plus tard 1 mois avant l’événement, le listing des personnes invitées à l’événement et
ayant accès à la prestation VIP (nombre limité et défini par la Ligue).
Le candidat devra informer, au plus tard 3 semaines avant l’événement, des élus et/ou personnalités qui
participeront au protocole de remise des récompenses si il y a lieu.
Le candidat pourra proposer à la Ligue une personnalité ou un élu pour effectuer le coup d’envoi de
l’événement.
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES – ORGANISATION AMERICAN PACA DAY 2018 62. MEDIAS
Le candidat devra fournir à la Ligue un listing comprenant les coordonnées mails et téléphonique de
l’ensemble des médias locaux (presse écrite, radio, TV, web).
La Ligue sera en charge avec votre collaboration de la gestion des relations avec la presse (locale et
nationale). La Ligue devra être informée de toute demande d’interview.
3. CAPTATION ET DIFFUSION INTERNET
La Ligue mettra en place une captation et une diffusion Web TV en direct de l’événement.
Le candidat devra mettre à disposition de l’équipe de production un branchement électrique pour car
régie. Les clubs participants et le candidat devront communiquer via leur réseau.
MARKETING ET COMMUNICATION
COMMUNICATION
La Ligue coordonnera la communication autour de l’événement. Elle fournira tous les supports de com-
munication (fichier informatique). Le candidat et la Ligue ne pourront utiliser aucun autre support de
communication sans en informer l’autre partie.
La mise à disposition d’un plan médias/hors médias (affichage urbain, affichage métro/bus/tram, inser-
tions presse locale, etc.) par la ville/agglomération ou par le candidat sera un point très favorable pour le
dossier de candidature du candidat.
RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUES
Le candidat devra communiquer à la Ligue les personnes référentes sur toute l’organisation et devra
s’assurer de l’accès des sites 2h avant l’événement.
CONTACTS LIGUE
Contacts Ligue :
contact@liguepacafootus.info
marketing@liguepacafootus.info
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