Présentation du métier de secrétaire de mairie

Présentation du métier de secrétaire de mairie

                   S.N.S.M. National - Syndicat National des Secrétaires de Mairie
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                                                                  mairie
                                                                  - Notre métier -

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                                                                               Publication le lundi 12 février 2007
                                                                               Modification le vendredi 18 septembre 2009
                                                                               Fichier PDF créé le dimanche 17 janvier 2010

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Présentation du métier de secrétaire de mairie

Présentation de l'environnement, les communes de moins de 3 500 habitants, le rôle du secrétaire de mairie et ses
principales responsabilités :

Présentation de l'environnement

Le monde rural français est entré depuis plusieurs décennies dans une crise profonde.

La déshydratation progressive de certaines régions, les problèmes de surproduction et d'atteintes â lenvironnement
posés par l'agriculture et l'élevage intensifs, les difficultés liées au poids de la concurrence internationale sur le coût des
denrées, la perte simultanée de modes de vie. d'un ensemble de valeurs et de point de repères sont à mettre en
parallèle avec la crise que traverse de son côté la civilisation urbaine :

Les énormes problèmes rencontrés par cette dernière (en matière d'habitat, d'environnement, de transports d'insertion
sociale ...), en particulier en région Ile de France, confirment la nécessité de mener une réflexion de fond sur le concept
même de développement, l'aménagement du territoire et la décentralisation.

Ce constat de déséquilibre interpelle l'ensemble des acteurs concernés, bien que la possibilité des uns et des autres
d'influencer le cours de l'évolution paraisse inégale.

Les petites communes sont à l'heure actuelle encore largement majoritaires en France. Il est important de souligner que
ceci est un phénomène unique en Europe.

Chargé dadministrer les affaires de la commune sous le contrôle direct de l'élu, un personnage clé : le Secrétaire de
Mairie.

Seul ou amené à encadrer une petite équipe, le secrétaire de mairie de commune de moins de 3500 habitants doit être
polycompétent pour répondre à la grande variété des situations rencontrées au quotidien. Cette exigence d'un
professionnalisme de type polyvalent ne va pas sans soulever de nombreuses difficultés.

Réfléchir sur lavenir des secrétaires de mairie conduit nécessairement à s'interroger sur lavenir du monde rural et sur
les problématiques qui le traversent. Dans les évolutions en cours, les différentes formes de coopération
intercommunale peuvent jouer un rôle décisif. De même, l'impact de l'Europe risque d'être considérable. Nous serons
donc amenés â situer le métier de secrétaire de mairie des communes de moins de 3500 habitants dans ce contexte
global.

Le seuil

Ce seuil est tout d'abord reconnu administrativement et s'y sont adaptées les descentes catégories d'élection, la
comptabilité, etc. ...

Qu'une commue ait 200 habitants ou qu'elle en ait 3500, les compétences demandées au secrétaire de mairie sont
identiques.

Seul le volume de travail varie.

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Présentation du métier de secrétaire de mairie

Le rôle du secrétaire de mairie

Il s'avère que les tâches administratives sont pratiquement identiques dans toutes les communes, cependant le rôle du
secrétaire de mairie et la façon d'exercer sa fonction sont très diversifiés. Tout dépend d'une part de la personnalité du
secrétaire du mairie et d'autre part du degré de confiance et de responsabilité accordés par le maire.

Le tandem maire - secrétaire de mairie est souvent évoqué comme un élément indispensable au bon fonctionnement de
la gestion communale. Cette relation toute particulière est atypique dans la mesure où le maire est très présent sur le
terrain et le secrétaire de mairie est le seul agent administratif (ou presque) de la commune. Il n'existe pas
d'intermédiaire ou de tiers exécutant loin du pouvoir de décision.

Il faut aussi préciser que la collaboration mairie - secrétaire de mairie est remise en cause à chaque élection municipale
et que les méthodes de travail peuvent changer radicalement. Le secrétaire de mairie a l'avantage d'être en quelque
sorte la mémoire vivante de la mairie, mais il doit savoir s'adapter à tout changement, sans montrer ses états d'âme.

Collaborateur du maire

Conseiller et concevoir

C'est bien évidemment le rôle primordial et fondamental du secrétaire de mairie. Il est important d'insister sur sa
vocation de collaborateur et de conseiller.

Préparation des dossiers :

Si le Conseil Municipal décide la réalisation d'un projet ou le vote du budget, le maire est en le plus souvent l'initiateur.
Cependant pour mener à bien tous ces dossiers, le secrétaire de mairie doit lui apporter les éléments indispensables à
la mise en oeuvre, qu'ils soient d'ordre juridique, financier ou fiscal.

Préparation du budget :

En matière budgétaire, le secrétaire de mairie assiste le maire à la préparation du budget. Les orientations sont
évidemment données par l'élu. Mais c'est son collaborateur qui les met en forme et qui fournit les éléments
indispensables à son élaboration.

Les réunions de Conseil Municipal :

Les réunions de Conseil Municipal ont souvent lieu le soir et la majorité des secrétaires de mairie y assistent. Il n'y a pas
d'obligation sauf avis contraire du maire, cependant leur présence y est très utile.

Direction des services

Services administratifs :

Il peut paraître prétentieux de parler de direction des services dans une commune où il n'existe qu'un administratif ou
une petite équipe de deux ou trois personnes. Cependant c'est bien ce rôle que remplit le secrétaire de mairie, sauf qu'il

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dirige tous les services sous l'autorité du maire, à part peut-être les services techniques, souvent confiés à un adjoint.

Ressources humaines :

Il est aussi amené à encadrer une petite équipe selon l'importance de la commune. Il y a au moins un agent d'entretien,
voire une A.T.S.E.M. et un garde-champêtre. Au-dessus de mille habitants, l'équipe peut être très étoffée, surtout si la
commune a une vocation touristique.

Il lui incombe la gestion et le suivi de la carrière des agents communaux.

Dans ce secteur, il est également amené à jouer un rôle social avec la mise en place des Contrats Emplois Solidarité et
Consolidés et autres travaux d'intérêt général

Service aux administrés

Les secrétaires de mairie sont unanimes pour préserver et renforcer le maintien du service public en milieu rural.

Devoir d'information

Ce service qui semble une évidence est dicté par l'article 27 de la loi du 13 juillet 1983 : "Les fonctionnaires ont le devoir
de satisfaire aux demandes d'information du public dans le respect des règles mentionnées à l'article 26 de la présente
loi", ces règles concernent le secret professionnel dans le cadre du Code Pénal.

En tant que représentant de l'Etat sur sa commune, le Maire a des devoirs envers la population. Le secrétaire de mairie
doit être en mesure d'établir et d'expliquer toutes les demandes en matière d'état-civil.

Mais son intervention ne se limite pas à l'état-civil, elle s'étend à de nombreux secteurs car la mairie est le "réceptacle"
de toutes les réglementations.

Il faut s'adapter au public et savoir doser ses explications et ses conseils. Le secrétaire de mairie doit être à l'écoute de
la population, on vient tout lui demander.

Rôle social

Il est très important qu'un climat de confiance et de service s'établisse entre le secrétaire de mairie et l'habitant. C'est ce
qui fait aussi l'attrait et la particularité de la profession. Cette notion de service public, au sens large, est très ancrée
dans l'esprit des secrétaires de mairie.

Les responsabilités

Etant donné l'ampleur des missions du secrétaire de mairie et son étroite collaboration avec l'élu, il est évident que ses
responsabilités sont importantes. Son rôle de conseiller dans l'aide à la décision l'amène à donner des avis et à apporter
des éléments déterminant dans la réussite d'un projet. Les erreurs d'appréciation ou d'interprétation des textes peuvent
être lourdes de conséquences.

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Présentation du métier de secrétaire de mairie

Plus le secrétaire de mairie sera compétent, plus la confiance accordée sera grande. Son avis sera écouté, il devra
donc être d'autant plus vigilant et vérifier ses arguments

Depuis la réforme du Code Pénal en 1994, la responsabilité pénale des fonctionnaires et à fortiori des secrétaires de
mairie peut être engagée, au même titre que celle des élus. Elle va bien delà de la responsabilité civile ou pécuniaire de
l'agent, elle redéfinit et précise les délits imputables au élus et agents publics.

L'article 28 de la loi du 13 juillet 1983 stipule que "Tout fonctionnaire quel que soit son rang dans la hiérarchie, est
responsable de l'exécution des tâches qui lui sont confiées. Il doit se conformer aux instructions de son supérieur
hiérarchique, sauf dans le cas où l'ordre donné est manifestement illégal et de nature à compromettre gravement un
intérêt public. Il n'est dégagé d'aucune des responsabilités qui lui incombent par la responsabilité propre de ses
subordonnés." Ces dispositions sont renforcées par l'article 29 : "Toute faute commise par un fonctionnaire dans
l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions l'expose à une sanction disciplinaire sans préjudice, le cas
échéant, des peines prévues par la loi pénale."

Il n'est donc plus question de se retrancher derrière son supérieur, chacun assume ses actes et les missions confiées.
La prudence et la conscience professionnelle sont de rigueur. Si un ordre semble illégal, il faut le signaler courtoisement
à l'autorité, il a simplement pu être donné par ignorance. Si malgré tout cet ordre est maintenu, il est impératif d'avoir
recours à l'écrit afin de prouver ultérieurement sa bonne foi et motiver son refus d'obéissance. Il faut cependant préciser
que cette situation est très difficile à vivre.

Diverses infractions peuvent être commises par les fonctionnaires dont les secrétaires de mairie, de leur propre fait, ou
par complicité. Elles sont de plusieurs ordres et résumés succinctement :

- abus d'autorité dirigés contre l'administration, en vue de faire échec à l'exécution des lois,

- abus d'autorité commis contre les particuliers, portant atteinte à la liberté individuelle, et faisant état de discriminations,

- manquements au devoir de probité qui regroupe tous les abus de position : la concussion, la corruption passive ou la
prise illégale d'intérêt,

- atteintes à la personne, notamment en matière de sécurité, mais aussi de violation des correspondances.

La liste n'est pas exhaustive.

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