Tout SECIB Un savoir-faire unique au service des avocats - www.secib.fr - ERAGE
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
LOGICIELS
PRODUCTIVITÉ
JURIDIQUE
tout SECIB ASSISTANCE
VOCALE
MOBILITÉ
Un savoir-faire unique
au service des avocats MATÉRIEL
SERVICES &
ACCOMPAGNEMENTS
SÉCURITÉ
BUSINESS
DEVELOPPEMENT
ASSISTANT
www.secib.fr
Sommaire
1. Nous sommes
SEPTEO p.4-5
SECIB p.6
2. Vous êtes
Avocat judiciaire / conseil
Avocat collaborateur p.7-8
Responsable technique / DSI
Office manager
3. Logiciels
SECIB Neo p.10
SECIB Air p.11
SECIB MAC néo p.12
4. Juridique
Secrétariat de sociétés p.14-15
Questionnaire intelligent p.16-17
5. Productivité
SECIB Analytics p.19
i-Ged p.20
SECIB Online p.21
Digital Doc p.22
SECIB VoIP p.23
Office 365 p.24
SECIB Stamp p.25
SECIB + p.26
6. Mobilité
6.1 / SECIB MOBILE p 28
6.2 / SECIB TAB p 29
7. Dictée
7.1 / Dictaplus cloud numérique p.31
7.2 / Dictaplus cloud vocal p.32
2
8. Infrastructure matériel
Notre prestation matériel p.34
Microsoft Intune p.35
10. Sécurité
Avocatmail p 37
Sauvegarde des données p 38
DATA Center p 39
Pack sécurité SECIB p.40
9. Services et accompagnements
Support SECIB p.42
Matrices SECIB p.43
Audit et accompagnement de migration SECIB p.44
Formations SECIB p.45
DATA Engineering SECIB p.46-47
11. Ecosystème SECIB
Le Lab’s p.49 ’
Les Talk’s p.50
12. AZKO
Business Développement p.52-53
Meet laW p.54-55
13. ECOSTAFF
Dactylo
Relances
p 56-58
Accueil téléphonique
Gestion administrative
3
Le groupe
Leader Européen des LegalTech
1 5OO COLLABORATEURS
À TRAVERS LE MONDE
EN FRANCE DANS LE MONDE
MONTPELLIER / PARIS / LYON / TOULOUSE / RENNES / AMIENS BELGIQUE / TUNISIE / CANADA / USA
L’innovation, l’expertise métiers et la proximité avec nos clients sont au coeur
de notre ADN
Septeo regroupe des sociétés spécialisées dans l’édition de solutions logicielles et de services informatiques à destination
des professionnels du droit, de l’immobilier et des entreprises.
Depuis les premiers outils que nous avons déployés pour les notaires, puis pour les avocats, nous n’avons cessé d’élargir nos
expertises métiers et notre savoir-faire technologique en proposant des réponses innovantes aux directions juridiques, aux
acteurs de l’immobilier et aux professionnels de l’IT. Aujourd’hui, Septeo est un acteur majeur de la LegalTech en France et
dans le monde.
4
Notaires Avocats
Premier éditeur français de Grâce à des solutions innovantes et Spécialiste de la gestion sur- Dicta+ offre des solutions de dictées
logiciels pour les notaires, Genapi propose les moyens technologiques les plus mesure des cabinets d’avocats, des pour les avocats dans un logiciel
une palette de produits et de services pensés aboutis, SECIB accompagne les avocats moyennes aux très grosses structures, simple et intuitif.
pour améliorer la gestion et la productivité dans l’amélioration de l’organisation Gestisoft s’appuie sur la polyvalence de Les fonctions d’enregistrement,
des offices et développer la relation client. de leur cabinet, l’optimisation de leur ses collaborateurs pour déployer son d’acheminement et de
productivité et le développement de la logiciel le plus souple et le plus transcription permettent de réduire
relation client. paramétrable du marché. jusqu’à 70 % le temps
dactylographique d’un cabinet.
Solutions Legaltech Directions juridiques
L’agence Azko accompagne avocats, Ecostaff accompagne les Spécialisée dans l’analyse Grâce à un éventail de
notaires et professionnels du droit dans de contrats assistée par technologies avancées et automatisées,
huissiers dans l’élaboration de leur l’optimisation et intelligence artificielle, Legal Suite déploie son expertise sur
stratégie de communication digitale : l’organisation de leur Softlaw propose aux avocats, notaires et les marchés du pilotage juridique
création de site internet, présence sur secrétariat, à travers juristes d’entreprise de gagner du temps d’entreprise, de la gestion du cycle
les réseaux sociaux, plateforme de des services d’accueil sur leurs travaux de gestion contractuel et de la gouvernance, du
mise en relation. téléphonique, de dactylographie et de d’audit et de mise en risque et de la conformité.
gestion administrative. conformité des contrats.
Eficio fournit aux cabinets d’avocats et Inspiré des dispositifs du monde de
directions la santé, Meet laW permet de prendre
juridiques une large gamme de rendez-
services autour de quatre expertises : vous en ligne avec un avocat. Un
l’intégration des solutions logicielles, service 100 % digital et disponible
le conseil, le support technique et 24h/24 permettant de réduire de 30 %
laformation des utilisateurs. le temps de gestion de secrétariat.
Expertises digitales
Opérateur Cloud et Télécom, Appliwave Novatim propose à ses clients des RG System déploie, pour ses
est spécialisé dans la fourniture de solutions partenaires revendeurs (MSP et ISV)
services complètes et les compétences et les DSI,
hébergés à destination des PME et associées : infogérance, services une plateforme de solutions
ETI. Grâce à son interface de gestion hébergés, en mode SaaS pour la
des commandes en ligne destinée à cybersécurité et conseil. gestion et le pilotage
ses partenaires, Appliwave fournit des Et les accompagne du parc informatique :
solutions dans l’évolution de leur protection antivirale,
d’hébergement, de voix informatique autour des supervision, prise en main à distance,
sur IP, ainsi que la fourniture de liens projets de cybersécurité, cloud et sauvegarde et restauration de données.
internet sécurisés. télécoms.
5
La société
• SECIB, seul éditeur de logiciels français pour avocats certifié ISO 9001
• Labellisé e-Barreau
• 20 000 utilisateurs
• 3600 cabinets
Nous sommes
Présents en France, en Belgique, au Luxembourg, aux Etats-Unis et au Canada, SECIB, membre fondateur du
groupe SEPTEO propose ses solutions de gestion aux cabinets d'avocats.
SECIB c'est le partenaire des cabinets d’avocats dans l’accompagnement et l'amélioration quotidienne de leurs
performances organisationnelles et la relation avec leurs clients. Nos équipes sont motivées à construire avec nos
clients une relation durable et sereine.
Une vocation
› Simplifier le quotidien des avocats en améliorant la performance des cabinets !
le choix d’une technologie supérieure
› i-Ged : 1ère GED intelligente sur la data du cabinet
› Data mining
› 14% du CA destiné à la Recherche et Développement
› Intégration avec office 365
› Reconnaissance et assistance vocale
› 1ère solution mobile sur smartphone, espace Collaboratif
› Gestion complète de votre présence sur le web via AZKO
Un savoir-faire unique au service des avocats
Logiciels Productivité Juridique Assistance Mobilité Matériel IT Services & Sécurité
vocale Accompagnements
Organisation, facturation, communication, SECIB vous assiste tous les jours dans la gestion de votre cabinet, de vos
équipes, de votre production, de l’exploitation de vos données ou de l’analyse des performances de votre équipe.
Vos besoins sont multiples et les outils et services pour y répondre le sont tout autant. Nous vous accompagnons dans
votre développement en vous proposant un audit gratuit de votre cabinet.
6
Avocat judiciaire
Vous êtes un avocat judiciaire. Vous gérez un grand volume de dossiers de particuliers et d’institutionnels. Vous souhaitez
être plus réactif et performant auprès de vos clients. Vos attentes en matière de logiciel métier sont : une meilleure
gestion des délais de procédure et de vos pièces ainsi que votre rentabilité.
SECIB Air Dictaplus SECIB Online Digital Doc Mobilité Matériel IT
Sécurité Office 365 Assistant
Avocat conseil
Vous êtes un avocat conseil. Vos clients sont des chefs d’entreprises et vous avez besoin d’une vue 360° sur vos clients.
Vous communiquez avec eux de manière sécurisée. Vos attentes en matière de logiciel métier sont : l’automatisation des
actes, le secrétariat de sociétés, la facturation, des tableaux de bord pour le pilotage de votre activité.
SECIB néo Juridique SECIB Online Ged intelligente / Digital Doc Analytics
veille juridique
Mobilité Matériel IT Sécurité Office 365 Assistant
7
Avocat collaborateur
En tant qu’avocat collaborateur vous avez besoin de structurer vos dossiers de manière à gagner du temps. Vous souhaitez
prendre de bonnes habitudes dans votre organisation ainsi que dans votre facturation. Vous savez qu’un outil métier vous
permettra une meilleure structuration peu importe le nombre de dossiers.
SECIB Air Dictaplus Digital Doc Mobilité Matériel IT Sécurité
(collaborateur)
Office 365 Assistant
Responsable Technique / DSI
Vous portez l’innovation technologique du cabinet et maitrisez les nouveaux usages. Vous utilisez les nouveaux outils
d’administration réseau (Microsoft Azure).
SECIB néo SECIB + Matériel IT Sécurité Office 365 Assistant
Office manager
Vous avez besoin d’un outil fiable, complet et analytique. Vous évaluez les clients, les équipes, la facturation et les
performances du cabinet. Vous avez besoin de tableaux de bord pertinents et dynamiques.
SECIB néo Analytics SECIB + SECIB Online Ged intelligente / Matériel IT
veille juridique
Office 365 Assistant Sécurité
8
LOGICIEL
SECIB Néo p10
SECIB Air p11
SECIB Mac néo p12
9
LOGICIEL
Votre cabinet est une entreprise
Évolutif
Modulable
Performant
Paramétrable
Collaboratif
Appels visio intégrés
Inspiré des nouvelles pratiques de la profession et des changements profonds engendrés par la
révolution digitale, c’est l’outil de gestion adapté aux cabinets structurés et soucieux de progresser
en permanence.
Fonctionnalités
Console de
Gestion des contacts Parapheur Dossiers permanent
facturation avancée
Gestion des
Production Temps passés Matrices emails
organigrammes
Questionnaire
Gestion des emails Frais et débours Gestion des équipes
intelligent
Gestion des tâches Facturation Sécurité avancée Paramètres avancés
Agenda Gestion multi-sites Gestion des profils Appels en viso
Solutions complémentaires
Compatibilité
10LOGICIEL
Le choix de la simplicité
Facile
Intuitif
Ergonomique
Appels visio intégrés
Une application métier, légère et intuitive pour une meilleure organisation et une gestion optimisée de
vos dossiers, de vos contacts et de votre productivité.
Fonctionnalités
Console de
Gestion des contacts Parapheur
facturation
Production Temps passés Appels en visio
Gestion des emails Frais et débours
Gestion des tâches Facturation
Agenda Gestion multi-sites
Solutions complémentaires
Compatibilité
11LOGICIEL
L’application web pour IMAC & MacBook
La technologie SECIB dédiée aux amoureux des solutions Apple..
FULL WEB
ERGONOMIQUE
TECHNOLOGIQUE
Fonctionnalités
Gestion des contacts Gestion des profils Facturation
Production Parapheur Gestion multi-sites
Gestion des emails Temps passés Agenda
Gestion des tâches Frais et débours
Solutions complémentaires
Compatibilité
12JURIDIQUE
Secrétariat de sociétés p14-15
Questionnaire intelligent p16-17
13JURIDIQUE
Optimisez la création de vos documents juridiques
Gérez le quotidien de l’entreprise de vos clients à travers un dossier permanent et des opérations juridiques
intégrées dans votre outil de gestion de cabinet. Automatisez la création de documents nécessaire à une
opération dès son ouverture. L’outil de création de documents permet d’optimiser et de sécuriser votre
production en période d’approbations des comptes : générateur d’actes intelligent ou questionnaire intelligent.
Fonctionnalités
Approbation des comptes IFU en direct avec l’administration fiscale Bibliothèque de plus de 250 actes
Gestion des assemblées générales Gestion des mouvements de titres Veille juridique par nos
juristes SECIB
Organigrammes de sociétés Gestion du registre
Gestion avancée des dossiers
Générateur d’actes intelligents Questionnaire intelligent parents - enfants
14Avantages
JURIDIQUE
• Modifiez à tout moment en une • Optimisez la gestion quotidienne • Gérez des IFU en lien direct avec
seule opération l’ensemble de vos des entreprises de vos clients l’administration fiscale.
documents juridiques
• Traitez vos activités juridiques et • Automatisez la rédaction de vos • Bénéficiez d’une veille juridique
judiciaires avec un seul outil documents juridiques. assurée par nos juristes
• Disposez d’une bibliothèque de
400 actes juridiques
Intervenez sur l’ensemble de vos documents juridiques en seul clic
Automatisez la rédaction de vos actes grâce à notre questionnaire intelligent et à la fusion de matrices. La
production ou la modification de vos documents par fusion implique deux éléments : votre base de données d’un
côté et vos matrices de documents de l’autre.
La fusion de documents SECIB facilite et accélère la génération de
documents en plaçant dans des matrices génériques ou personnalisées
les données adéquates de vos dossiers, puisées dans votre base de
données.
Votre base de données liste et organise toutes les données saisies
dans votre logiciel SECIB par vous et vos associés, collaborateurs ou
assistant(e)s au sujet des dossiers traités par votre cabinet.
15Questionnaire intelligent
JURIDIQUE
Le cœur de la production d’acte juridique
Le questionnaire intelligent fait partie du secrétariat de société dans SECIB Néo. Il permet de sécuriser la
création d’opération en présélectionnant les documents indispensables. Il facilite la production de documents «
normalisés » comme pour une opération d’approbation des comptes en permettant une interaction permanente
entre les différents documents.
Compatibilité
16Principe
La date d’AG est validée au dernier moment, aucun problème, la modification dans le questionnaire impacte
JURIDIQUE
automatiquement l’ensemble des documents concernés sans avoir à les ouvrir un par un et en évitant des copier/
coller fastidieux source d’erreur. Les autres types d’opérations jalonnant la vie d’une société bénéficient de cette
même simplicité d’utilisation car toutes les informations renseignées que ce soit sur les dirigeants ou sur des
tierces personnes rattachées sont reprises automatiquement.
Le questionnaire intelligent lors de la fusion de document SECIB vous facilite la tâche en séquençant l'ajout
d'informations de votre base de données dans votre matrice en une série de questions logiques, diminuant le
risque d'erreurs ou d'oublis.
17PRODUCTIVITÉ
SECIB Analytics p19
i-Ged p20
SECIB Online p21
Digital doc p22
SECIB VoIP p23
OFFICE 365 p24
SECIB Stamp p25
SECIB + p26
18PRODUCTIVITÉ
Votre outil d’aide à la prise de décisions
stratégiques et de pilotage
Le pilotage d’un cabinet d’avocat doit se baser sur des éléments objectifs et concrets : quels dossiers ou domaines de
droit sont les plus rentables ? Quels sont les montants facturés et/ou réglés ? Autant d’informations disponibles dont la
collecte demeure complexe et chronophage. Véritable outil d’aide à la prise de décision, SECIB Analytics connecte la base
de données de votre logiciel SECIB néo avec Excel pour simplifier le traitement des données financières de votre cabinet.
Visualisez les données de votre cabinet
• La facturation triée par clients
• Les règlements triés par clients
• Montant des dossiers
• Classement des clients
• Période, temporalité, rentabilité
Visualisez les données de votre cabinet
• Par responsables
• Par collaborateurs
• Par intervenants
• Par natures et matières
• Par rapporteurs d’affaires
• Par clients
Choisissez vos outils statistiques
• Tableaux croisés dynamiques simplifiés
• Listing
• Graphiques
• Camemberts
Tous les graphiques et tableaux présentés sont dynamiques, créés en temps réel avec les données actualisées de votre
cabinet. Utilisez le complément de recherche développé par SECIB pour combiner plusieurs filtres (plages de dates,
factures et règlements, responsables et règlements…). Utilisez vos rapports selon vos besoins : export, consultation
impression, présentation power point. Possibilité de disposer d’outils personnalisés.
19PRODUCTIVITÉ
L’intelligence artificielle de votre cabinet
SECIB invente la première GED intelligente qui met l’intelligence artificielle au service des cabinets d’avocats.
En quelques millisecondes, ce moteur de recherche trouve et fait remonter les documents, dossiers ou
contacts recherchés. Affinez vos recherches en filtrant les résultats par dossiers, matières, localisation, types
de document ou à l’aide de mots-clés supplémentaires.
Relecture intelligente
DATA Mining
Recherche d’opportunités
de business
Clausier
Recherche verticale
Mentions juridiques
Prétraitement des
documents entrants
Articles de lois Données structurées
Un réseau neuronal pour explorer vos données
• La recherche intelligente by SECIB repose sur des • Pour aller plus loin et exploiter pleinement le potentiel
technologies avancées de machine learning, qui apprend de vos données, l’iGed SECIB permet d’explorer de façon
et comprend les recherches effectuées pour gagner en graphique les liens entre les documents, dossiers et
efficacité et améliorer la pertinence des résultats proposés. contacts de la base de données de votre cabinet.
• Manipulez vos données en réseau neuronal ouvert :
• Enfin, capitalisez sur le travail effectué par votre cabinet
bibliothèque des usages, des bases documentaires
grâce au clausier SECIB pour sélectionner et extraire tout
intégrées (Legifrance), et approfondissez les sujets grâce
ou partie de vos documents et les rassembler directement
au data sourcing pour accéder à des textes légaux liés aux
dans Word pour l’édition d’un nouveau document.
problématiques abordées.
20PRODUCTIVITÉ
La rencontre entre votre cabinet
et vos clients
Avec SECIBONLINE, donnez une image dynamique et moderne à votre cabinet. Mettez à la disposition de vos clients
et partenaires un espace client personnalisable. Économisez vos ressources internes pour informer et échanger des
documents avec vos clients.
Dépôt de fichiers
volumineux
Vos clients Vos clients
particuliers Partage de Interface à la Institutionnels
fichiers charte du cabinet
Mises à jour Prise de rendez-vous en ligne
Votre
cabinet
Règlement des factures
Notifications en ligne
Cryptage des Accès client
données
Chefs Avocats constitués
d’entreprise
Coffre fort
numérique
Le lien entre votre cabinet et vos clients
Générez des identifiants pour chacun de vos clients Notifiez vos clients de l’avancement de leurs dossiers
et publiez pour eux tout ou partie des informations via des alertes e-mails et proposez leur de déposer
les concernant : documents, factures, événements de numériquement pièces et documents sans déplacement
procédure… Partagez informations et données en toute ni envoi de courrier. Enfin, disposez de statistiques
sécurité et en toute confidentialité grâce à un chiffrage sur l’activité enregistrée pour faciliter vos prises de
haute sécurité et des data centers français. décisions et le développement de votre activité.
21PRODUCTIVITÉ
Scannez, éditez, tamponnez, envoyez,
c’est terminé !
Vous êtes avocat, avec Digital doc
vous pouvez en quelques clics :
• Préparer la lecture des documents de
travail grâce au surlignage, annotations et
commentaires.
• Les indexer pour l’ajout d’un sommaire
et accélérer le traitement et l’analyse des
rapports d’expertises, dossiers de garde à
vue ou projets de contrats…
• Étudier plus facilement et plus
rapidement les pièces, documents et
courriers préparés par vos équipes et
optimiser le travail collaboratif au sein de
votre cabinet.
• Utiliser le tampon numérique pour
valider ou signer vos documents même en
télétravail.
Vous êtes secrétaire
• Scannez et déposez les courriers du jour dans les
parapheurs des avocats.
• Soumettez les documents et les pièces à la
lecture, la correction ou la validation.
• Scannez, éditez, séparez, réorientez et
tamponnez vos pièces pour générer vos
bordereaux de communication de pièces en
quelques clics dans les normes imposées par le
RPVA (e-Barreau).
22PRODUCTIVITÉ
Une offre cloud et télécom complète et intégrée
Intégrez la téléphonie à votre logiciel SECIB et gagnez en efficacité ! SECIB VoIP est une solution innovante de
téléphonie sur IP couplée à toutes les fonctionnalités de SECIB.
Intégrée Flexible Simple et à jour
Intégrée, SECIB VoIP est directement SECIB s’adapte à votre activité et Facile à installer, intuitive,
interfacée avec votre logiciel métier s’ajuste en fonction du nombre de régulièrement mise à jour avec les
SECIB collaborateurs de votre cabinet en nouvelles fonctionnalités de notre
temps réel. solution.
Innovante
Télétravail, convergence fixe-mobile,
application smartphone, SVI, softphone
Fonctionnalités
Décompte du temps passé
Synchronisé avec votre logiciel
métier SECIB
100% mobile
Remontée de fiche
Traçabilité des appels
dans vos dossiers
Votre réseau téléphonique désormais entièrement hébergé dans le cloud
• Vos lignes de standards • Une interface logiciel de téléphonie (Softphone) • Un accès via l’application
dématérialisées désormais sur votre ordinateur smartphone
23PRODUCTIVITÉ
L’excellence SECIB,
la puissance Office 365
Pour vous apporter encore plus d’efficacité et de fluidité au quotidien, SECIB vous propose l’ensemble des solutions
Office 365, apportant à votre logiciel métier la puissance d’une suite bureautique complète alliée à la souplesse du
Cloud qui les rend disponibles quand vous en avez besoin, où que vous soyez..
One drive Power Point Outlook
• Stockez, consultez et découvrez • Véhiculez vos idées de manière attrayante, • Accédez à vos emails, votre
facilement vos fichiers de travail avec de riches animations, des effets calendrier, vos contacts et
personnels et partagés dans Office 365 cinématiques, des modèles 3D et des icônes. à d’autres fonctionnalités
regroupés dans un seul outil.
Word Excel One note
• Rédigez en toute confiance, word est • Grâce aux services intelligents, Excel • Restez organisé grâce à des
capable de formuler des suggestions mémorise vos motifs et organise vos blocs-notes que vous pouvez
orthographiques, grammaticales et données pour vous faire gagner du temps. diviser en sections et en pages.
même stylistiques.
Share point
• Stocker, organiser, partager et consulter
depuis n’importe quel appareil. Créez
de la cohésion et informez vos employés
via votre intranet.
Collaborez avec
Microsoft Teams
Atteignez de nouveaux sommets grâce à un
lieu dédié à la création et la prise de décisions
d’équipe. Teams offre un espace de travail
partagé polyvalent pour les discussions, les
réunions, le partage de fichiers et l’utilisation des
applications professionnelles.
24PRODUCTIVITÉ
Classez, numérotez, tamponnez
en un seul clic !
La numérotation des pièces d’un dossier est une tâche nécessaire mais chronophage et qui supporte mal les
erreurs ou les modifications. À plus forte raison quand la source du document est numérique. SECIB STAMP
permet de tamponner numériquement n’importe quel document d’un simple clic et de générer un bordereau
de pièces.
• Numérotation intelligente 1
des pièces et des pages
• Cachet numérique 2
personnalisable
• Numérotation dynamique 3
Grâce à la numérotation dynamique, vous pouvez ajouter une nouvelle pièce au dossier à tout moment. La
numérotation des pièces est mise à jour pour intégrer le nouvel élément en incrémentant les numéros des
pièces suivantes.
1. Imprimez la pièce
2. Tamponnez et numérotez chaque page
3. Scannez toutes les pages tamponnées de la pièce (dans le bon sens et sans rien perdre)
4. Classez le(s) document(s) numérisé(s) dans le bon dossier
5. Modifiez et organisez votre glossaire n’importe quand
Fonctionnalités Compatibilité
Tampon numérique
Numérotation dynamique
Classeur
25PRODUCTIVITÉ
Boostez votre productivité grâce aux API
Comment choisir le bon logiciel de gestion pour propulser votre productivité et gagner du temps ? En tenant
compte des API (application programming interface). Elles permettent de fluidifier les communications entre les
applications et votre solution logiciel SECIB.
• Facilité d’intégration de vos données
• Plus de clarté sur vos dossiers
• Meilleure organisation et gestion de vos outils
Logiciel de gestion de Logiciel
clientèle collaboratif
API
Reliez vos applications de gestion entre elles et faites leur
partager le même référentiel.
Application de gestion de DATA /
l’agenda Base de donnée
SECIB a su adapter son écosystème en renouvelant ses logiciels métiers et en y intégrant des API qui vous
permettent de transmettre les informations à votre logiciel métier.
26MOBILITÉ
SECIB Mobile p28
SECIB Tab p29
27MOBILITÉ
Votre cabinet vous suit partout
Dossiers et documents
Consultez vos dossiers, vos
documents ainsi que leur état
financier S
SECIB
Agenda et tâches
Retrouvez et gérez en temps
réel et de n’importe où vos
rendez-vous et vos tâches
Frais et débours
En déplacement, gérez vos frais et
vos débours pour maintenir votre
comptabilité à jour.
Temps passés
Saisissez vos temps passés par
dossiers et activité et facilitez votre
facturation.
Fonctionnalités Compatibilité
Consultation des dossiers Gestion des tâches
Consultation des contacts Consultation des documents
Saisie des temps passés Statistiques
Gestion de l’agenda
Saisie des frais et débours
28MOBILITÉ
Liberté, mobilité, Collaboration
Ajoutez la mobilité à votre boîte à outil pour gérer votre cabinet, sans sacrifier les fonctionnalités essentielles
à la performance de votre structure. Grâce à une technologie full Web, SECIB TAB est compatible avec toutes
les tablettes disposant d’un navigateur, sans passer par l’App store ou Google Play. Accédez à vos dossiers,
géolocalisez vos contacts, ouvrez votre parapheur pour corriger ou valider vos documents, saisissez vos temps
passés vos frais et vos débours, gérez les rendez-vous et les audiences de votre agenda ou gérez vos tâches du
jour, à venir, en retard ou accomplies.
Consultation et modification de Contrôle total sur agenda, tâches,
documents temps passés et frais
Compatible toutes tablettes
avec navigateur
Fonctionnalités Compatibilité
Parapheur Frais et débours
Documents Contacts
Agenda Dossiers
Tâches
Temps passés
29DICTÉE NOUVELLE GÉNÉRATION
Dictaplus cloud p31-32
30DICTÉE
100% Cloud
Facilitez la production de vos documents grâce à cet outil de dictée adapté au fonctionnement de votre cabinet.
Désormais la reconnaissance vocale de Dictaplus Cloud permet plus de mobilité et allège votre infrastructure
avec la possibilité de dicter en multi-sites à partir de votre application mobile Dictaplus cloud.
Fonctionnalités
Accédez à Dictaplus depuis votre logiciel SECIB sans
Dictées centralisées et accessibles dans le workflow.
sortir de l’application grâce aux raccourcis intégrés.
Priorisez vos transcriptions par des indicateurs Dictez n’importe où (fusions, bloc-notes, e-mails, google et
d’urgence. partout où vous posez votre curseur).
Grâce à la fusion SECIB, intégrez les données de vos
Recherche intelligente dans le workflow.
dossiers à vos documents.
Générez une bande son multi-dossiers. Interface adaptative selon le profil de
l’utilisateur.
Collaborez et automatisez vos dictées
Dictant Correcteur
Ou
Dictée numérique Sur site Mobile Collaboration
Ou
Collaboration Autonomie
Dictée à reconnaissance vocale Sur site
31DICTÉE
Intégration avec SECIB
Dictez dans un email
Priorisez les urgences
32MATÉRIEL IT
Matériel SECIB p34
Microsoft Intune p35
Microsoft
Gold Partner
33Matériel IT SECIB
MATÉRIEL IT
Choisissez le meilleur matériel pour votre cabinet
Grâce aux partenariats conclus avec de grandes marques (HP ; Microsoft ; Philips...), SECIB vous propose un
large choix parmi une sélection des meilleurs matériels présents sur le marché. Des produits adaptés aux
exigences d’une utilisation professionnelle, qui se distinguent clairement de la gamme «grand public», pour un
maximum de fiabilité et de robustesse. Ainsi, vous êtes assurés de la qualité des produits proposés et bénéfi-
ciez des conseils et de l’expertise des équipes SECIB pour disposer d’une infrastructure matérielle adaptée aux
besoins de votre cabinet.
Avantages
Guichet unique : facilité de Sécurisé : messagerie, matériel, Du matériel adapté au métier
communication , résolution des bureautique, tout est lié. d’avocat grâce à une équipe de
problématiques rapide. spécialistes dédiée.
Catalogue Matériel SECIB
Toutes nos prestations concernant votre infrastructure matériel sont visibles dans
notre catalogue matériel.
Microsoft
Gold Partner
34MATÉRIEL IT
Parce qu'il est indispensable de sécuriser l’accès aux périphériques utilisés au sein de votre cabinet d’avocat,
SECIB s’appuie sur des outils de nouvelle génération entièrement basés dans le Cloud : Microsoft Intune et
Office365. Ils nous permettent un niveau de sécurité élevé sans les contraintes d’une infrastructure sur site.
SÉCURITÉ
• Traçage de l'activité : connexion / déconnexion,
modifications de fichiers, envois d'e-mails.
• Identification par mot de passe / empreinte digitale /
reconnaissance faciale.
• Chiffrement des disques durs.
• Vos données sont protégées et conformes au RGPD.
• Verrouillage et effacement de vos périphériques à
distance en cas de vol
RD
IL TITTÉÉÉ
TIIÉ
C
L
U
OU
BR
MFÉC
SÉS
MSF
O
MÉL
BO
CU
IU
MOBILITÉ
B
LID
IRT
TÉÉ
LIÉ
TÉ
FLUIDITÉ
TITÉ
LRDITII
É
UIUDI • Synchronisation des documents de votre
SFLÉOLUCB
FM poste dans le cloud en France.
• Renouvellement, agrandissement ou • Données disponibles à tout moment sur
redéploiement à distance de votre parc. n'importe quel appareil.
• Remplacement de votre matériel en cas de
perte ou de vol.
• Déploiement et configuration de vos devices et applications
professionnelles. Remplacement à l’identique
• Récupération instantanée de vos données avec OneDrive.
• de votre matériel en cas de perte ou de vol
Récupération de l'historique de vos emails avec AVOCATMAIL
(50 Go de stockage)
35SÉCURITÉ
Avocatmail p37
Sauvegarde de données p38
DATA Center p39 Data center
Internet
Pack sécurité p40
36SÉCURITÉ
Echangez en toute sécurité
AVOCATMAIL est une messagerie professionnelle et collaborative qui vous permet d’envoyer, recevoir et
partager des e-mails en toute confiance grâce à un système sécurisé. Vous disposerez d’une adresse e-mail
personnalisée de type : votrenom@nomducabinet.com avec un nom de domaine unique, pour valoriser l’image
de votre cabinet et rassurer vos clients.
Fonctionnalités
Sécurité Technologie online Envoi de fichiers lourds
Hébergement en France Synchronisation de l’agenda Compatible sur les plateformes
Confidentialité des données Paramétrable sur tous supports 50 Go
Avantages
Diffusez vos e-mails Une sécurité renforcée Une image plus professionnelle Hébergez vos données
de n’importe quel pour un échange de de votre cabinet avec une en France pour plus de
support (PC, tablette, vos données en toute messagerie pro personnalisée sérénité
smartphone...) sérénité
Une maintenance Un nom de domaine Protégez vos données Synchronisez votre agenda
assurée par des personnalisé au nom de contre les spams, virus, et partagez-le avec vos
ingénieurs spécialistes votre cabinet cryptolockers... collaborateurs
du monde des avocats
37Sauvegarde des données
SÉCURITÉ
Gardez le contrôle sur vos données
Les données de votre cabinet sont votre bien le plus précieux. Qu’il s’agisse de vos contacts et coordonnées
clients, vos partenaires, vos prestataires, vos dossiers et documents, vous utilisez ces données tous les jours et
dépendez d’elles. Elles sont irremplaçables pour faire tourner votre cabinet.
SECIB utilise une technologie de référence sur le marché de la sauvegarde informatique en combinant deux
niveaux de garantie : une sauvegarde des données locale et un backup externe dans deux data centers situés
en France qui assurent une redondance des sauvegardes quotidiennes de vos datas pour éviter des pertes en
cas d’imprévu. De plus, toutes les données transférées font l’objet d’un chiffrage à la volée pour assurer leur
l’inviolabilité.
Notre pack sécurité vous propose deux éléments supplémentaires : un antivirus (bitdefender) intégrant, entre
autre, du machine learning, de l’analyse comportementale et par signature protégeant votre infrastructure contre
tous les types de malwares et les cyber menaces.
Réseau d’entreprise Sauvegarde SECIB
Modem / Router Internet Data center
Firewall
Antivirus
Cryptage
lors d’un sinistre, SECIB
restitue toutes vos données dans une
nouvelle sauvegarde sous 72h maximum
Restaurez vos données
durant les heures de service online
38Data Center
Vos données sont protégées et accessibles
SÉCURITÉ
rapidement
Dans le cadre du mode «Hébergé», les données de notre opérateur sont hébergées en France et sur des serveurs
répondant aux plus hautes normes de sécurité et de règles de confidentialité des données imposées par l’Union
Européenne.
Concernant la sauvegarde des données celles-ci sont répliquées en interne et également sur des serveurs
distants, une sauvegarde est effectuée toutes les 15 minutes avec un PRA (plan de reprise d’activité) en cas d’arrêt
sur le serveur principal. Pour finir, notre hébergeur assure une continuité de service de 99,5%. SECIB a ainsi fait
le choix de Jaguar Network*, opérateur certifié ISO 27001, pour toutes ces raisons et bien plus encore, en vue de
répondre au mieux à la sécurisation des données d’une importance capitale pour ses clients.
Sécurisez votre infrastructure
L’intégralité fonctionnelle ainsi que le contrôle de cohérence Afin d’éviter toute perte de données une sauvegarde automatique
des données de tous nos clients sont assurés grâce à un est effectuée toutes les 15 minutes et les sauvegardes sont
cloisonnement de chaque base de données sécurisées en RSA 256 bits.
Restauration des données en cas de perte de fichiers La réplication des données sauvegardées est également mise en
place sur un site distant
Notre hébergeur est certifié ISO 27001 et garantit l’hébergement Afin d’avoir une traçabilité complète, la date de tout ajout ou mo-
des données en France dification de donnée est enregistrée, ainsi que l’utilisateur ayant
effectué l’action
Flux de données
SECIB prend en charge la s
Connexion et gère votre infrastructure
Internet
Infrastructure Sécurise
du cabine t s
Donnée sécurisée sur nos
serveurs J
ISO900 1 (Data Center)
Les avantages du 100% cloud
• La réduction des coûts • La flexibilité nécessaire pour vos projets
• L’accessibilité • La sécurité des données
• L’élasticité des ressources • L’adoption rapide par les utilisateurs finaux
• Le déploiement rapide et la simplicité d’intégration • La conséquence positive sur l’environnement
• La disponibilité du service • La réversibilité et la restitution de vos données
39Pack Sécurité SECIB
Vos données sont protégées et accessibles
SÉCURITÉ
rapidement
Nous proposons une solution de « Pack Sécurité », constituée de :
• L’antivirus et anti crytolocker en mode SaaS Bitdefender (BD), qui protège en temps réel les serveurs,
les postes de travail et — si Exchange local est installé — la messagerie contre les menaces de type
malwares, virus, spams.
• RG Supervision pour superviser le parc informatique afin d’être proactif sur les pannes matériel des
clients. Nous pouvons aussi déployer des correctifs de sécurités grâce à cet outil.
Bitdefender est installé sur chaque poste et serveur et surveille le parc informatique de nos clients en temps
réel (serveurs physiques ou virtuels, postes fixes et portables). L’administration et la supervision s’effectue
à distance (solution SaaS).
La protection antivirus cloud permet
• Mesurer l’état d’un parc précis ou de tout le parc SECIB (mises à jour, connectivité, présence de
malwares, actions réalisées en cas de détection…)
• Déclencher une analyse antivirus programmée ou à la demande
• Agir sur les paramètres de sécurité sans intervention sur site
• S’affranchir de prérequis sur les serveurs
• Simplifier le déploiement des postes
• Être systématiquement à jour sans intervention sur site (mise à jour gérée par l’éditeur
40SERVICES &
ACCOMPAGNEMENTS
Support SECIB p42
Matrices SECIB p43
Audit et accompagnement p44
de la migration SECIB
Formations SECIB p45
DATA Engineering SECIB p46-47
41Support SECIB
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Une équipe dévouée à votre cabinet
À l’heure du tout numérique, SECIB a fait le choix de valoriser la relation humaine afin de vous accompagner
dans l’utilisation de ses solutions.
Une expertise métier
Notre support est composé d’une cinquantaine de personnes,
basés dans nos locaux de Montpellier, répartis en deux
groupes d’expertises.
Une équipe « Métier » composée d’experts diplômés en
comptabilité, secrétariat juridique ou encore de clercs d’avocat
et une équipe « Technique » constituée de techniciens formés
et certifiés à toutes les technologies déployées par SECIB.
Tous ces conseillers appréhendent parfaitement les
enjeux, contraintes et besoins d’un cabinet d’avocats. Nous
fournissons un service de qualité assurant réactivité et
professionnalisme à nos clients.
Notre support client affiche des résultats convaincants
avec une prise d’appels en direct de plus de 90%, un temps
d’attente moyen de 30 secondes et un taux de satisfaction
client de 98%.
Nos clients en parlent mieux que nous
« Une véritable volonté de régler des problèmes, même « Je suis tout de suite mise en relation et les questions ne
mineurs et d’apporter une solution pérenne. Des conseils sont jamais sans réponse. »
pratiques et efficients.»
« Interlocuteur très patient ; je lui ai donné beaucoup de « Bonjour, à chaque fois je me demande comment vous pouvez
missions différentes et il en est venu à bout grâce à sa intervenir aussi vite. C'est bien agréable de se sentir épaulée.
compétence et sa concentration.» C’est formidable.»
42Matrices SECIB
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Personnalisez vos matrices
En fonction des besoins de votre cabinet, nous élaborons pour vous des matrices personnalisées respectant
votre charte graphique. Intégrés dans vos outils SECIB, ces documents spécifiques vous permettent de gérer
votre activité en fonction des domaines du droit dans lesquels vous exercez. Ces matrices sur mesure sont
vendues à l’unité, par packs de 5 ou de 10.
Services
Personnalisation avancée de vos matrices Homologation de la charte graphique.
Fusion sur toutes les données des dossiers
Avantages
Respect de votre charte graphique Fini les erreurs liées au copier/coller
Une identité renforcée auprès de vos
Gain de temps et en productivité
clients
43Audit et accompagnement
de migration SECIB
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Nous vous accompagnons dans la prise en main
de SECIB
Audit organisationnel
OBJECTIF :
Définir un plan d’action pour la mise en place de la solution SECIB. Le but d’un audit est d’identifier clairement :
• Identifier le fonctionnement du cabinet et définir ensemble les besoins
• Hiérarchiser ces besoins
• Mise en place d’un plan de formation adapté
• Mise en place d’outils de pilotage adaptés (ANALYTICS)
Audit Mise en place des
organisationnel Rapport
formations
Identifier et définir les
besoins
Retour et proposition d’un
plan de formation adapté
Audit opérationnel
OBJECTIF : MÉTHODOLOGIE :
Définir un plan d’action pour optimiser le Trois axes sont abordés :
fonctionnement du cabinet. Le but d’un audit
est d’identifier clairement : • Organiser & produire
• Quantifier
• Les besoins • Communiquer
• Les freins internes
• Les contraintes externes
Audit Mise en place des
opérationnel Rapport
formations
Identifier et définir les
besoins
Retour et proposition d’un
plan de formation adapté
Identifier les freins et
contraintes
44Formations SECIB
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Plusieurs types de formations pour plusieurs
types de besoins
Que vous vous apprêtiez à utiliser un logiciel SECIB pour la première fois ou que vous souhaitiez monter en
compétence sur une fonction précise de votre outil, notre équipe de formateurs vous accompagne selon vos
besoins, vos habitudes et les spécificités de votre cabinet.
Formations de déploiement
Ces sessions servent à guider les utilisateurs dans la prise en main des applications SECIB pour une utilisation
optimale et dans les meilleures conditions. Ces formations peuvent se dérouler en plusieurs sessions en fonction
de l’organisation du cabinet et des thématiques optionnelles déterminées en amont du déploiement.
Formations d’accompagnement
Ponctuelles ou récurrentes, les formations d’accompagnement peuvent revêtir plusieurs formes en fonction des
besoins et des contraintes du cabinet :
• Valider l’assimilation de compétences nouvelles • Sessions d’e-learning ou télé-formation individualisée
sur un catalogue de formations thématiques avec choix
• Assurer un gain de productivité grâce à un à la carte
perfectionnement à l’utilisation d’un ou plusieurs outils
(production écrite, facturation) • Sessions de webinars de mise à niveau sur des
thématiques spécifiques et demandées (gratuites)
• Mise à disposition de documentation multimédia
• Possibilité d’établir des contrats d’accompagnement
récurrents et personnalisés pour une amélioration
continue des pratiques.
Ces formations sont préparées en amont avec nos consultants qui effectuent des audits organisationnels et
opérationnels qui permettent d’adapter l’accompagnement de nos formateurs en fonction de besoins et de
processus spécifiques.
45DATA engineering SECIB
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Votre base de données sur mesure
Les développeurs du service reprise de données sont spécialistes dans la lecture et la manipulation des bases de
données. Leur objectif est d’adapter vos données afin de les intégrer dans l’une de nos solutions, ou de modifier
en masse des informations saisies au sein de vos dossiers.
Notre équipe intervient principalement dans le cas d’un changement de logiciel, d’une séparation ou d’une fusion
de cabinet, mais également sur des exports ponctuels, des changements de structure (SELARL en SCP par
exemple) ou d’autres traitements afin de répondre au mieux aux attentes des utilisateurs
Avantages
Pas de ressaisie de données de la part Transfert des logiciels du marché ou Suivi de la mise en production
des utilisateurs suite à un changement logiciels spécifiques pendant et post-formation, avec
de logiciel modifications éventuelles en
fonction de l’organisation du
cabinet
Le transfert de données
Nous récupérons votre base de données et nous la transférons vers votre nouvel
environnement, à l’aide d’un programme de migration développé et maintenu par
les développeurs du service, qui converti la base de donnée dans le format de
l’application concernée.
46La séparation de données
La séparation ou scission de données consiste
à basculer les dossiers, et tout ce qui pourrait
y être lié, vers une nouvelle base, selon un
protocole établi entre les différentes parties.
SERVICES & ACCOMPAGNEMENTS SECIB
Cette intervention est nécessaire lors du départ
d’un avocat ou lors d’une scission du cabinet.
La fusion de données
La fusion de données consiste
à réunir les dossiers, et tout
ce qui pourrait y être lié, de
plusieurs bases de données
en une seule. Cette action
intervient dans le cadre de la
fusion de cabinets ou l’arrivée
d’un nouvel associé.
Traitement de données
Le traitement ou manipulation de données consiste en
une modification de masse au sein de la base de données,
dont vous auriez besoin. Cette intervention se présente
de bien des manières, et permet de mener une action
ponctuelle de masse telle que la modification d’un(e)
responsable dossier par un autre, le passage de toutes
les tâches d’un(e) assistant(e) sur un (une) autre, etc.
47L’écosystème
SECIB
Le LAB’S p49
Talk’s SECIB p50
Rejoignez-nous !
48SECIB
ECOSYSTEME SECIB
Rejoignez- nous !
Le Lab's est un laboratoire d'idées, de réflexions, d'analyses, de formation sur
l'utilisation des outils de gestion SECIB. Cette association indépendante regroupe
plus de 150 cabinets dans toute la France et a pour vocation d'aider l'ensemble des
cabinets utilisateurs d'une solution SECIB à progresser dans l'exploitation de leur
outil informatique afin d'en tirer le meilleur profit et réaliser ainsi des gains de
productivité quotidiens significatifs.
49Vous pouvez aussi lire
