ENGAGEONE COMPOSE ENGAGEONE SERVER GUIDE DE L'UTILISATEUR D'INTERACTIVE - VERSION 4.4 SERVICE PACK 10

 
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Engagement de la clientèle

EngageOne Compose
                              ®

EngageOne Server
                      ®

Guide de l’utilisateur d’Interactive
Version 4.4 Service Pack 10
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Table des matières
                                                      Page Détails de client                    31
                      ®

1 - EngageOne Interactive
                                                      6 - Modification des
Démarrage                                        4
                                                      communications
La page d’accueil                                5
Recherche, organisation et sélection             6
                                                      L’interface d’édition                     33
Rôles et responsabilités                        11
                                                      Utilisation de l’éditeur                  33
                                                      Édition de champ de données interactif
2 - Tâches                                                multi-navigateur                      59

Utilisation de tâches                           14
                                                      7 - Sélection d'options de
Affichage de liste Tâches                       14
Revendications de tâches                        17    remise

                                                      Options de remise                         62
3 - Communications

Utilisation des communications                   20   8 - En attente de remise
États de communication                           21
Affichage de liste Communications                22   Éléments en attente de remise             64
Utilisation de communications créées à partir de      Statuts de remise                         65
    données externes                             24   Aperçu des communications en attente de
                                                          remise                                65
                                                      Affichage de pièces jointes               66
4 - Modèles

Page Sélectionner un modèle                     26    9 - Rechercher les archives
Utilisation de modèles pour créer une
    communication                               27    Recherche de documents                    68
Visualisation des échantillons de modèles       27

5 - Modification et confirmation
des données

Page Clés de client                             30
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1-
EngageOne Interactive
                                      ®

Avec EngageOne Interactive, les utilisateurs peuvent créer des
communications personnalisées par l’intermédiaire d’EngageOne Compose.
Une fois que vous êtes connecté au système, vous pouvez créer une
communication de client d’après des modèles sélectionnés dans un
référentiel de contenu, puis entrer des renseignements supplémentaires
avec l’une des options suivantes :
• ajout de données, en sélectionnant des options à partir de diverses invites,
  et en prévisualisant ensuite l’aspect du document final.
• en utilisant l’éditeur interactif
      Remarque : L’éditeur interactif propose une vue exacte de la
      communication imprimée finale; selon les règles et les commandes
      spécifiées dans le modèle, vous pouvez si nécessaire modifier
      certains aspects du document. L’éditeur interactif est uniquement
      disponible lors de l’utilisation d’Internet Explorer et sa disponibilité
      dépend de la configuration EngageOne Interactive de l’entreprise.
       Une fois la communication finalisée, elle peut être remise via les
       divers canaux de remise

Cette section aborde les rubriques suivantes
Démarrage                                                                   4
La page d’accueil                                                           5
Recherche, organisation et sélection                                        6
Rôles et responsabilités                                                   11
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Démarrage

     L’application EngageOne Interactive s’exécute dans le navigateur local. Les vues disponibles
     dépendent des droits d’accès affectés par l’administrateur d’EngageOne.
     Pour démarrer l’application, procédez comme suit :
     1. Entrez l’URL fournie par l’administrateur EngageOne dans votre navigateur Web; l’écran de
        connexion s’affiche.
     2. Saisissez votre nom d’utilisateur de réseau habituel et votre mot de passe.
     3. Cliquez sur Connexion.

Comptes et mots de passe utilisateur

     Les personnes travaillant dans EngageOne Interactive doivent avoir des rôles et des autorisations
     qui les identifient alloués à leurs détails de connexion au réseau habituel. Si vous avez des problèmes
     de connexion, communiquez avec l’administrateur d’EngageOne.
     Délai d’expiration
     Vous serez déconnecté de votre session après une période d’inactivité par défaut de 20 minutes
     sauf si cette période a été modifiée par votre administrateur EngageOne. Si votre session a expiré,
     vous devrez vous reconnecter pour continuer à travailler. Si vous modifiez actuellement un document,
     toutes les modifications que vous avez apportées peuvent être perdues, il est donc important
     d’enregistrer votre document à intervalles réguliers.

Navigateurs Web pris en charge

     Les navigateurs suivants peuvent être utilisés pour exécuter l'application EngageOne 4.4 :
     •   Internet Explorer 11
     •   Google Chrome
     •   Mozilla Firefox
     •   Mircosoft Edge
             Remarque : Si le contrôle ActiveX de l'éditeur interactif doit être téléchargé et installé
             directement par le navigateur lorsque celui-ci s'exécute sous un système d'exploitation
             antérieur à Windows 10, la mise à jour KB2999226 de Windows doit être installée.

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La page d’accueil

     Les renseignements visibles sur cette page dépendent des autorisations que l’administrateur
     EngageOne vous a affectées. La page Accueil se compose de plusieurs sections qui permettent
     d’afficher les détails suivants :
     Modèles favoris
     Utilisez les modèles pour créer votre communication finale d’après le format prédéfini du modèle
     sélectionné. Initialement, cette section de la page d’accueil est vide; elle est renseignée lorsque
     vous marquez un modèle comme favori. Si votre liste est vide ou si le modèle n’est pas présenté,
     cliquez sur Parcourir tous les modèles pour rechercher parmi tous les modèles disponibles. Vous
     pouvez afficher un échantillon de modèle et affecter des favoris dans cette section de votre page
     Accueil. Reportez-vous à la section Modèles à la page 25 pour obtenir plus de détails.
     Rechercher dans les archives
     Utilisez EngageOne Vault pour rechercher des documents archivés dans une base de données
     sélectionnée et pour les afficher en fonction du mois ou du type de communication. Remarque :
     Vault doit être installé pour que le volet Sélectionner une archive soit accessible. Reportez-vous
     à la section Rechercher les archives à la page 67 pour obtenir plus de détails.
     Communications
     Les communications sont créées d’après des modèles prédéfinis; elles passent par divers états
     prédéfinis avant d’être remises à votre client. Reportez-vous à la section Communications à la
     page 19 pour obtenir plus de détails.
     Tâches
     Les tâches permettent aux utilisateurs de participer à des processus qui gèrent le cycle de vie d’une
     communication, de la conception à la remise. Par exemple, en tant qu’utilisateur, vous pouvez
     ajouter des renseignements à votre communication, mais celle-ci devra être révisée et approuvée
     avant d’être remise. Selon ce scénario, une Tâche est créée et affectée à un ou à plusieurs réviseurs.
     Reportez-vous à la section Tâches à la page 13 pour obtenir plus de détails.
     En attente de remise
     Le volet En attente de remise affiche les documents qui ont été soumis pour remise mais qui n'ont
     pas encore été remis. Reportez-vous à la section En attente de remise à la page 63 pour obtenir
     plus de détails.

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Recherche, organisation et sélection

     Les outils d’ Interactive permettent de créer des documents rapidement et efficacement.

Options de recherche

     Vous pouvez attribuer un statut favori à des modèles et à des méthodes de remise spécifiques, afin
     de rechercher rapidement des éléments fréquemment utilisés. Les Favoris sont présentés au début
     de leurs listes de sélection.
     Options de recherche

                                                               Entrez le nom entier ou partiel de l'élément que vous
                                                               recherchez. Les résultats de la recherche sont associés de
                                                               manière dynamique à la chaîne de recherche entrée. Si
                                                               vous entrez un nom partiel, celui-ci sera traité comme s'il
                                                               commençait et se terminait par un caractère de
                                                               remplacement.

      Favoris                                                  Affiche les éléments qui ont été attribués comme favoris,
                                                               dans l'ordre de fréquence d'utilisation.

      Tout                                                     Permet de lancer une recherche dans une structure de
                                                               dossiers prédéfinie contenant tous vos éléments.
                                                               Remarque : La structure de dossiers affichée est configurée
                                                               par l’administrateur d’EngageOne.

     Favoris
     Pour ajouter un modèle à votre liste de favoris, sélectionnez-le puis cliquez sur Favori sur la page
     Sélectionner un modèle.

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Aperçu

     Pour déterminer quel modèle utiliser, un échantillon est présenté lorsque le modèle est sélectionné
     dans la page Sélectionner un modèle. Cliquez sur l’image échantillon pour afficher un échantillon
     pleine taille du document. Vous pouvez également ouvrir un échantillon du document dans un
     lecteur de PDF externe ou le télécharger dans votre navigateur.

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Sélection des actifs d’une page d’affichage de liste

     Vous pouvez sélectionner un, plusieurs ou tous les actifs d’une page d’affichage de liste en activant
     une ou plusieurs cases de sélection en regard des actifs recherchés. Pour sélectionner tous les
     éléments sur la page affichée, activez la case de sélection dans l’en-tête de la liste, comme
     surligné/encerclé dans l’illustration ci-dessous. Remarque : Si vous activez la case à cocher de tous
     les éléments, seuls les éléments sur la page sont sélectionnés, et non tous les éléments
     correspondant aux critères de filtre/sélection dans la base de données.

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Utilisation de la commande de calendrier

     Utilisation de la commande de calendrier
     Certains champs de saisie du système doivent être renseignés. Pour ce faire, une commande de
     calendrier est fournie. Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier pour accéder rapidement à cette
     commande et la parcourir sans la souris.

     Tableau 1 : Raccourcis clavier de commande de calendrier

      Raccourci                                        Action

      Fenêtre contextuelle d’affichage de la date ouverte

      Flèche gauche                                    Surligne le jour précédent

      Flèche droite                                    Surligne le jour suivant

      Flèche haut                                      Surligne le même jour de la semaine précédente

      Flèche bas                                       Surligne le même jour de la semaine suivante

      Ctrl + Flèche gauche                             Accède au mois précédent

      Ctrl + Flèche droite                             Accède au mois suivant

      Ctrl + Flèche haut                               Accède à l’affichage précédent

      Ctrl + Flèche bas                                Accède à l’affichage suivant

      Accueil                                          Surligne le premier jour du mois

      Fin                                              Surligne le dernier jour du mois

      Entrée                                           Dans la vue Mois, sélectionne le jour surligné. Dans une autre vue,
                                                       accède à une vue d’un niveau inférieur.

      Échap                                            Ferme le sélecteur de date ouvert

      Fenêtre contextuelle fermée

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      Raccourci                                     Action

      Alt + flèche bas                              Ouvre la fenêtre contextuelle

      Alt + flèche haut                             Ferme la fenêtre contextuelle

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Rôles et responsabilités

     Cette section identifie les rôles et responsabilités des utilisateurs qui accèdent à EngageOne
     Interactive.

Utilisateurs ordinaires

     En tant qu’utilisateur ordinaire, vous créez des communications d’après des modèles prédéfinis.
     Vous accomplissez généralement les tâches suivantes :
     1. Sélectionner un modèle Sélectionnez le modèle à utiliser dans la page Accueil ou cliquez
        sur Modèle dans la barre de menus. Utilisez l'option Rechercher si nécessaire. Voir La page
        d’accueil à la page 5, Utilisation de modèles pour créer une communication à la page
        27 et Recherche, organisation et sélection à la page 6. Cliquez sur Suivant.
                Remarque : Si vous avez sélectionné un modèle qui ne fonctionne pas avec la prise en
                charge multi-navigateur, vous obtenez ici un message d’avertissement.

     2. Clés de client Dans les cas où les données sont envoyées par le système, il vous faudra
        peut-être vérifier leur exactitude ou entrer les données manquantes avant que la communication
        ne soit modifiée. Voir la section Modification et confirmation des données à la page 29.
        Cliquez sur Suivant.
     3. Détails de client Vérifiez que les données sont exactes et apportez des modifications si
        nécessaire. Si une partie des données n'ont pas été poussées dans le système, d'autres données
        devront éventuellement être entrées ou vérifiées avant la modification de la communication.
        Voir Modification et confirmation des données à la page 29. Cliquez sur Suivant.
     4. Modifier la communication Créez le document d’après le modèle sélectionné. Voir Modification
        des communications à la page 32. Vous pouvez enregistrer la communication pour y revenir
        ultérieurement ou la Soumettre pour remise.
                Remarque : Si vous avez sélectionné un modèle qui ne fonctionne pas avec la prise en
                charge multi-navigateur, vous obtenez ici un message d’avertissement.

     5. Soumettez le document pour remise. Voir Sélection d'options de remise à la page 61.
            Remarque : Les étapes qui vous sont présentées dépendent de la manière dont le modèle
            a été défini. Par exemple, les options Clés de client et Détails de client peuvent ne pas
            être disponibles.

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Réviseur

     En tant que réviseur, il vous incombe d’approuver ou de rejeter :
     • Les communications créées par les utilisateurs pour être remises au client.

     Vous accomplissez généralement les tâches suivantes :
     1. Revendiquez les tâches qui vous sont affectées, à vous-même ou à un groupe auquel vous
        participez.
     2. Approuvez ou rejetez les /communications en fonction des étapes définies dans le flux de travail
        associé à la tâche que vous avez revendiquée.
     Reportez-vous à la section Tâches à la page 13 pour obtenir plus de détails.

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2 - Tâches
Les Tâches vous permettent de participer aux processus prédéfinis qui
gèrent le cycle de vie des communications de la conception à la remise; .
Vous pouvez afficher et revendiquer les tâches qui vous ont été affectées,
à vous-même ou au groupe auquel vous appartenez.

Cette section aborde les rubriques suivantes
Utilisation de tâches                                                  14
Affichage de liste Tâches                                              14
Revendications de tâches                                               17
Tâches

Utilisation de tâches

     Sur la page Accueil, vous pouvez afficher toutes les tâches qui vous sont affectées, ou les tâches
     qui sont disponibles pour sélection dans le volet Tâches. Pour afficher des renseignements plus
     détaillés, cliquez sur l’icône Tâches dans la barre de navigation en haut de l’écran. Des
     renseignements sur l’état sont présentés dans le volet Tâches et dans les listes. Reportez-vous à
     la section Revendications de tâches à la page 17 pour obtenir plus de détails.

Affichage de liste Tâches

     Sélectionnez l’icône Tâches       dans la barre de navigation dans la partie supérieure de l’écran
     pour afficher une liste des détails des tâches. Le tableau suivant décrit les colonnes présentées
     dans l’affichage de liste Tâches.

     Tableau 2 : Colonnes de l’affichage de liste

      En-tête de         Description
      colonne

      Nom                Un nom unique est généré pour la tâche. Dans un scénario de révision des conceptions de
                         modèle, il peut s’agir du nom désigné par l’utilisateur de Designer ou généré par le système.
                         Cliquez sur le nom pour revendiquer la tâche si elle vous a été attribuée, à vous-même ou au
                         groupe auquel vous appartenez.
                                 Remarque : Pour afficher les renseignements sur la tâche sans la revendiquer, cliquez
                                 sur le lien Détails.

      Déposant           Nom de l’utilisateur ayant soumis la tâche.

      Objet              Nom du modèle utilisé pour créer la communication.

      Type               Il y a deux types de tâche possibles : Révision de documents ou Révision de conceptions.

      Étape              Nom de l’étape du processus actuellement associé à la tâche. Les processus peuvent comprendre
                         plusieurs étapes.

      Affecté à          Nom de l’utilisateur auquel la tâche a été affectée.

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Tâches

      En-tête de          Description
      colonne

      État                Le statut de la tâche indique si vous pouvez revendiquer la tâche. Reportez-vous à la section
                          Revendications de tâches à la page 17 pour obtenir plus de détails. Remarque : Les tâches
                          exécutées sont supprimées des listes.

      Date de création    Date à laquelle la tâche a été créée. Pointez la souris sur la colonne de date pour afficher une
                          info-bulle présentant la date et l’heure.

             Remarque :
             • Cliquez sur le bouton pour rechercher une tâche spécifique par son nom. Les résultats
               de la recherche sont associés de manière dynamique à la chaîne de recherche entrée.
             • Toutes les colonnes peuvent être triées en cliquant sur leur titre.

     Réaffectation de tâche
     Pour réaffecter une tâche, utilisez la case à cocher associée à une tâche dans la vue des tâches;
     cela vous permet de sélectionner une ou plusieurs tâches pour réaffectation. Cliquez sur le bouton
        pour réaffecter la tâche à l’utilisateur approprié. Les utilisateurs correspondants s’affichent en
     fonction des caractères entrés dans le champ de Rechercher.
     Votre capacité à réaffecter des tâches dépendra des éléments suivants :
     • la tâche vous est affectée
     • le type de tâche à réaffecter correspond à votre rôle :
       • Les tâches Révision de documents peuvent vous être réaffectées si vous êtes un :
         • Gestionnaire des documents
         • Administrateur de communauté

       • Les tâches Révision de modèles peuvent vous être réaffectées si vous êtes un :
         • Gestionnaire de projet
         • Administrateur de communauté

     Filtres
     Les filtres sur cette page permettent de contrôler quelles tâches sont présentées dans l’affichage
     de liste. Les tâches auxquelles vous avez accès dépendent du rôle qui vous est attribué. Les
     administrateurs peuvent afficher toutes les tâches qui n’ont pas encore été exécutées.
     Les filtres disponibles sont les suivants :

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Tâches

     Tableau 3 : Filtres disponibles

      Filtre             Description

      Déposant           Permet de filtrer les tâches par déposant.

      Objet              Permet de filtrer les tâches par objet.

      Date de création   Diverses options de date sont disponibles avec ce filtre, par exemple :

                         •   Aujourd’hui
                         •   Cette semaine
                         •   La semaine dernière
                         •   Ce mois
                         •   Le mois dernier
                         •   Avant le mois dernier

     • Vous pouvez appliquer plusieurs filtres afin de mieux contrôler les tâches présentées dans
       l’affichage de liste.
     • Vous pouvez supprimer les filtres en cliquant sur le symbole X associé au filtre particulier dans la
       liste des Filtres appliqués ou en supprimant la sélection dans le volet Filtres disponibles.
     • Afin que les filtres Déposant et Objet soient plus simples à utiliser, cliquez sur le lien Rechercher...
       pour rechercher ces éléments. Remarque : La recherche se précise au fur et à mesure que vous
       entrez les caractères.
     • Le ou les filtres appliqués seront conservés et appliqués à la liste Tâches pendant toute la durée
       de votre session de navigation.
     • Une liste des cinq filtres Déposant et Objet les plus récemment utilisés s’affiche. Cette liste est
       initialement vide; elle se complète au fur et à mesure que vous appliquez les filtres.

EngageOne® Compose EngageOne® Server       Guide de l’utilisateur d’Interactive                                   16
Tâches

Revendications de tâches

     En revendiquant une tâche, vous indiquez que vous allez l’accomplir. Les tâches continuent à
     apparaître dans la liste des tâches aussi longtemps qu’il reste des utilisateurs pouvant l’accomplir.
     Les tâches que seule une personne doit approuver seront supprimées de la liste des tâches de
     tous les autres utilisateurs; si, toutefois, tous les utilisateurs du groupe doivent approuver une tâche,
     celle-ci restera dans la liste tant que toutes les approbations n’auront pas été reçues.
     Pour revendiquer une tâche, procédez comme suit : cliquez sur le nom de la tâche pour indiquer
     au système que vous avez revendiqué une tâche. Si vous avez cliqué sur la tâche par erreur ou si
     vous décidez de ne pas poursuivre, cliquez sur Annuler la révision.

Statuts des tâches

     Une tâche existe dans différents états durant son cycle de vie, comme suit :

     Tableau 4 : Statuts de tâche

      État affiché               Signification                                      Actions possibles

      À faire (vous seulement)   Vous seul pouvez revendiquer cette tâche. La
                                                                              Vous pouvez revendiquer la tâche ou la
                                 tâche n’a pas été revendiquée.
                                                                              réaffecter.

      À faire (vous ou d’autres) Vous ou n’importe quel autre utilisateur qui a
                                                                                Vous pouvez revendiquer la tâche ou la
                                 été désigné comme réviseur pouvez
                                                                                réaffecter.
                                 revendiquer la tâche. La tâche n’a pas été
                                 revendiquée.

      À faire (autres)           Vous ne pouvez pas revendiquer cette tâche.
                                                                             Vous pouvez afficher les détails de la tâche.
                                 La tâche n’a pas été revendiquée.
                                                                             Vous pouvez réaffecter la tâche.

      En cours (autres)          La tâche a été revendiquée par un autre            Vous pouvez afficher les détails de la tâche.
                                 utilisateur.

      En cours (vous)            Vous avez revendiqué cette tâche.
                                                                                    Suivez la progression de la tâche jusqu’à ce
                                                                                    que le processus soit terminé.
                                                                                    Vous pouvez réaffecter la tâche.

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Tâches

            Remarque :
            • Les actions possibles répertoriées dans le tableau ci-dessus dépendent des autorisations
              qui vous sont affectées par l’administrateur du système.
            • Pour les tâches ayant le statut À faire (autres), outre leurs détails, vous pouvez afficher
              l’historique des tâches comme indiqué dans la capture d’écran ci-après.
            • Le champ Actif dans la section Détails peut correspondre au nom d’un modèle ou d’un
              contenu actif. S’il s’agit d’un actif de type contenu actif, le champ Aperçu du modèle présente
              le nom du modèle utilisé pour présenter les modifications apportées au contenu actif.

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3 - Communications
Une communication est créée à partir d’un modèle et remise au client à la
fin de son cycle de vie. Les communications qui vous sont présentées sont
celles qui n’ont pas été finalisées et qui doivent faire l’objet d’une action.
Par exemple, vous pouvez avoir commencé à travailler sur un document
et décidé de l’enregistrer pour y revenir ultérieurement. Une communication
sera créée, indiquant que le document reste à finaliser avec le statut
approprié affecté. Voir États de communication à la page 21. Si une
communication a été remise, elle est retirée de la vue des communications
et apparaît dans la vue des remises en attente, jusqu’à ce qu’elle soit
effectivement remise.

Cette section aborde les rubriques suivantes
Utilisation des communications                                             20
États de communication                                                     21
Affichage de liste Communications                                          22
Utilisation de communications créées à partir de données externes          24
Communications

Utilisation des communications

     Sur la page Accueil, toutes les communications dont vous êtes responsable s’affichent dans le
     volet Communications. Vous pouvez afficher des renseignements plus détaillés en sélectionnant
     l’icône Communications dans la barre de navigation en haut de l’écran. Seules les communications
     qui vous ont été affectées sont visibles, sauf si un autre rôle vous a été attribué. Dans le volet
     Communications et dans les affichages de liste, les données d’état indiquent où se trouve la
     communication dans son cycle de vie. Reportez-vous aux sections États de communication à la
     page 21 et Affichage de liste Communications à la page 22 pour plus de détails.

EngageOne® Compose EngageOne® Server   Guide de l’utilisateur d’Interactive                               20
Communications

États de communication

     Les états de communication sont présentés dans le volet Communication sur la page Accueil,
     ainsi que dans l’affichage de liste. Le tableau suivant décrit chacun des états possibles affectés à
     la communication durant son cycle de vie. Les actions que vous êtes autorisé à accomplir dépendent
     des autorisations qui vous sont affectées par l’administrateur du système. Les actions possibles
     dépendent de vos autorisations. Les actions répertoriées sont invoquées quand vous cliquez sur
     le lien Nom dans le volet des communications et dans les affichages de liste.

     Tableau 5 : États de communication

      État affiché                     Signification                                          Actions possibles

      Nouveau                          La communication a été créée avec les données          Éditer, supprimer, assigner.
                                       issues d’une source externe utilisant l’envoi de
                                       données mais n’a pas été commencée.

      Actif nouveau                    La communication a été créée avec les données          Éditer, supprimer, réassigner.
                                       issues d’une source externe utilisant l’envoi de
                                       données et a été commencée.

      Actif incomplet                  La communication a été enregistrée mais tous les       Éditer, supprimer, réassigner.
                                       champs requis n’ont pas été renseignés.

      Actif complet                    La communication a été enregistrée et tous les         Éditer, supprimer, réassigner,
                                       champs requis ont été renseignés.                      soumettre.

      Révision en attente              La communication a été soumise et un flux de travail Afficher, afficher les détails de
                                       a été déclenché.                                     la tâche.

      Rejeté                           La soumission de la communication a été rejetée.       Éditer, supprimer, réassigner,
                                                                                              afficher la tâche.

      En attente de remise             La communication a été soumise et a été approuvée, Supprimer, afficher.
                                       le cas échéant. Elle se trouve actuellement en file
                                       d’attente de remise.

      Échec de la remise               La communication a suivi le processus de remise et Éditer, supprimer, réassigner,
                                       un ou plusieurs canaux de remise ont échoué.       afficher le rapport de remise.

      Remis                            La communication a été remise.                         Afficher, afficher le rapport de
                                                                                              remise.

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Communications

Affichage de liste Communications

     Vous pouvez afficher la liste des communications en sélectionnant l’icône Communications dans
     la barre de navigation en haut de l’écran. Une liste répertoriant les détails des communications qui
     vous sont affectées, à vous-même ou à un groupe auquel vous appartenez, s’affiche.

     Tableau 6 : Colonnes de l’affichage de liste

      En-tête de         Description
      colonne

      Nom                Le nom d’une communication est généré au moment de l’exécution, en fonction des paramètres
                         de configuration.

      Modèle             Nom du modèle utilisé pour créer la communication.

      Affecté à          Nom de l’utilisateur actuellement responsable de la communication et qui sera le prochain à
                         pouvoir agir sur cette communication. Quand la communication est créée à partir du modèle, le
                         nom de l’utilisateur qui l’a créée s’affiche. Les administrateurs peuvent réaffecter la responsabilité
                         d’une communication à un autre utilisateur.

      État               Statut actuel de la communication. Voir États de communication à la page 21. Une
                         communication peut avoir différents statuts tout au long de son cycle de vie, dans un ordre
                         chronologique spécifique. Lorsque vous utilisez l’option de tri, les résultats sont présentés dans
                         l’ordre dans lequel sont appliqués les statuts à une communication tout au long de son cycle de
                         vie, de Nouveau à Remis.

EngageOne® Compose EngageOne® Server      Guide de l’utilisateur d’Interactive                                                    22
Communications

      En-tête de             Description
      colonne

      Date de création       Date de création de la communication. Pointez le curseur de la souris sur la colonne de date pour
                             afficher l’heure dans une infobulle.

      Date de mise à jour Date de mise à jour/modification de la communication. Pointez le curseur de la souris sur la
                          colonne de date pour afficher l’heure dans une infobulle.

     • Les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs peuvent voir uniquement les communications qui
       leur sont affectées.
     • Les administrateurs peuvent voir toutes les communications qui n’ont pas encore été remises.
     • Les administrateurs peuvent supprimer les communications, sélectionner la ou les communications
       requises, puis cliquer sur         .
     • Cliquez sur     pour réaffecter une ou plusieurs communications à un utilisateur qui peut travailler
       sur toutes les communications.
     • Cliquez sur    pour rechercher une communication spécifique par nom. Les résultats de la
       recherche correspondent à la chaîne de recherche entrée.
     • Toutes les colonnes peuvent être triées en cliquant sur leur titre.
     Filtres
     Les filtres sur cette page permettent de contrôler quelles communications sont présentées dans
     l’affichage de liste.

     Tableau 7 : Filtres disponibles

      Filtre                   Description

      Affecté à                Les valeurs de filtre possibles peuvent être n’importe quel utilisateur enregistré
                               d’EngageOne® Compose.

      Modèle                   Les valeurs possibles sont les noms des modèles (chemin d’accès non compris) qui ont été
                               importés dans EngageOne Server à l’aide d’EngageOne Admin.

      Date de création         Diverses options de date sont disponibles avec ce filtre, par exemple : Aujourd’hui, Cette
                               semaine, La semaine dernière, etc.

      Date de modification     Diverses options de date sont disponibles avec ce filtre, par exemple : Aujourd’hui, Cette
                               semaine, La semaine dernière, etc.

EngageOne® Compose EngageOne® Server          Guide de l’utilisateur d’Interactive                                               23
Communications

     • Vous pouvez appliquer plusieurs filtres afin de mieux contrôler les communications présentées
       dans l’affichage de liste.
     • Afin que les filtres Affecté à et Modèle soient plus simples à utiliser, cliquez sur le lien
       Rechercher... pour rechercher ces éléments. Remarque : La recherche se précise au fur et à
       mesure que vous entrez les caractères.
     • Vous pouvez supprimer les filtres en cliquant sur le symbole X associé au filtre particulier dans la
       liste des Filtres appliqués ou en supprimant la sélection dans le volet Filtres disponibles.
     • Le ou les filtres appliqués seront conservés et appliqués aux listes Communications et Tâches
       pendant toute la durée de votre session de navigation.
     • Les filtres peuvent apparaître plusieurs fois avec le même nom. Par exemple, Cette semaine
       apparaît deux fois dans la liste Filtres appliqués, une fois pour la date de création et une autre
       pour la date de modification. Une info-bulle s’affiche pour chaque filtre afin de vous aider à les
       identifier.
     • Les filtres sont contrôlés par des cases d’option du type Date de création et Date modifiée; une
       fois appliqués, ils ne peuvent être supprimés qu’à partir de la liste Filtres appliqués.

Utilisation de communications créées à partir de données
externes

     Dans certains cas, les données externes peuvent être envoyées dans Interactive afin de créer une
     communication. Une info-bulle Commencer la communication s’affiche lorsque vous pointez la
     souris sur le Nom de la communication dans l’affichage de liste des communications. Cette info-bulle
     s’affiche lorsque la communication vous est affectée et qu’elle a l’état Nouveau ou Actif nouveau.
     Pour commencer à utiliser la communication, procédez comme suit :
     Cliquez sur le champ Nom dans l’affichage de liste afin d’afficher les détails de la communication
     sélectionnée.
     Cliquez sur Commencer la communication pour commencer à utiliser la communication.
            Remarque : Si la communication n’est pas affectée à un utilisateur, l’administrateur de la
            communauté devra procéder à l’affectation appropriée.

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4 - Modèles
En tant qu’utilisateur ordinaire, vous utiliserez un modèle comme document
de base afin de créer votre communication finale avec les clients. Le modèle
se compose généralement de contenu statique et de sections prédéfinies
grâce auxquelles vous pouvez saisir des données sur les clients à l’aide
d’invites interactives.

Cette section aborde les rubriques suivantes
Page Sélectionner un modèle                                              26
Utilisation de modèles pour créer une communication                      27
Visualisation des échantillons de modèles                                27
Modèles

Page Sélectionner un modèle

     Pour accéder à la page Sélectionner un modèle, cliquez sur l'icône Modèles en haut d'une page
     Interactive ou sur Parcourir tous les modèles... dans la page d'accueil.
     Dans la page Sélectionner un modèle, vous pouvez :
     • Afficher tous les modèles du système en sélectionnant Tout.
     • Afficher les modèles que vous avez marqués comme favoris en sélectionnant Favoris.
     • Rechercher un modèle donné en sélectionnant l'icône Loupe. Pour plus d'informations sur la
       recherche de modèles, voir Options de recherche à la page 6.
     Une fois que vous avez sélectionné un modèle dans la liste, d'autres informations sur le modèle
     s'affichent dans le volet droit. De là, vous pouvez cliquer sur l'image miniature du document pour
     afficher un échantillon du document ou sélectionner le curseur sous Favori pour ajouter ce modèle
     à votre liste de favoris.

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Modèles

Utilisation de modèles pour créer une communication

     Sur la page Accueil, sélectionnez un modèle à utiliser dans une liste de modèles favoris ou
     recherchez un modèle particulier à l’aide du lien Parcourir tous les modèles.... La page Modèles
     présente la liste des modèles que vous pouvez choisir pour créer votre communication. Utilisez les
     options de recherche standard si le modèle requis n’est pas visible; voir Recherche, organisation
     et sélection à la page 6.
     Il existe parfois des versions différentes d’un même modèle qui sont applicables pour des plages
     de données spécifiques. Elles sont configurées par l’administrateur d’EngageOne®. Si vous
     sélectionnez un modèle avec ce type de contrôle de version, on vous demandera de fournir une
     date effective, qui correspond à la date à partir de laquelle ce modèle sera applicable. Vous pouvez
     saisir la date manuellement ou utiliser le contrôle du calendrier. Les formats de date acceptés
     dépendront des paramètres locaux de votre navigateur.
     Pour sélectionner et utiliser un modèle :
     1. Cliquez sur le modèle requis dans la liste ou sélectionnez un modèle favori.
     2. Vous pouvez échantillonner le modèle en cliquant sur l’image miniature. Voir Visualisation des
        échantillons de modèles à la page 27.
     3. Il vous faudra peut-être entrer les détails et la clé du client. Ceci dépendra de la conception du
        modèle. Reportez-vous à la section Modification et confirmation des données à la page 29
        pour obtenir plus de détails.
     4. Cliquez sur Suivant pour ouvrir le modèle dans l'éditeur interactif. Reportez-vous aux sections
        Utilisation de l’éditeur à la page 36 et Création de paragraphes modifiables à la page 49
        pour plus de détails.
     À ce stade, votre communication a été créée et s’affichera dans le volet Communications de la
     page Accueil et dans l’affichage de liste de communications. Reportez-vous à la section
     Communications à la page 19 pour obtenir plus de détails.

Visualisation des échantillons de modèles

     Pour déterminer quel est le modèle sélectionné, vous trouverez des renseignements descriptifs sur
     le modèle et les options d’aperçu d’échantillon sur la page Sélectionner un modèle. Les échantillons
     de modèles sont des représentations statiques d’un modèle terminé, ils restent inchangés quelles
     que soient les informations qui ont été entrées dans la communication.

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Modèles

            Remarque : Cliquez sur la miniature pour agrandir l’échantillon. Vous pouvez également
            échantillonner le modèle dans un lecteur externe.

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5 - Modification et
confirmation des
données
Lorsque vous sélectionnez un modèle ou modifiez une commutation, vous
serez guidé dans une série de pages d’entrée de données. Les deux
premières pages Clés de client et Détails de client sont facultatives.
Toutes les données intégrées existantes sur ces pages s'affichent
uniquement si le concepteur du modèle définit des invites de commande
de formulaire dans le modèle associé.
La précision des données pré-renseignées devra possiblement être vérifiée
ou de nouvelles informations devront éventuellement être entrées si
certaines informations ne vous ont pas été fournies.
Remarque : Les pages Clés de client et Détails de client varient selon
la définition du modèle.

Cette section aborde les rubriques suivantes
Page Clés de client                                                   30
Page Détails de client                                                31
Modification et confirmation des données

Page Clés de client

     Page Clés de client
     Si les champs sont pré-renseignés, révisez-les pour garantir leur exactitude. Sinon, entrez les
     informations appropriées. Un exemple des types de champs qui s’affichent sur la page Clés de
     client est présenté ci-dessous. Lorsque vous avez terminé de confirmer les données, cliquez sur
     Suivant.
            Remarque : Cet écran est facultatif. Votre modèle ne peut pas être configuré avec cette
            option.

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Modification et confirmation des données

Page Détails de client

     Page Détails de client
     Si ces champs sont pré-renseignés, révisez-les pour garantir leur exactitude. Sinon, entrez les
     informations appropriées. Un exemple des types de champs qui s’affichent sur la page Détails de
     client est présenté ci-dessous. Lorsque vous avez terminé de confirmer les données, cliquez sur
     Suivant.
            Remarque : Cet écran est facultatif. Votre modèle ne peut pas être configuré avec cette
            option.

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6 - Modification des
communications
Utilisez l’option Modifier les communications pour créer et modifier vos
communications d’après un modèle prédéfini.

Cette section aborde les rubriques suivantes
L’interface d’édition                                                      33
Utilisation de l’éditeur                                                   33
Édition de champ de données interactif multi-navigateur                    59
Modification des communications

L’interface d’édition

     Une communication peut être modifiée de différentes façons sur la page Modifier la communication.
     • À l’aide de la fonction d’édition multi-navigateur, prise en charge dans la plupart des navigateurs
       courants, tels que Chrome, Firefox et Edge. Dans ce mode, l’édition a lieu en sélectionnant des
       options à partir des invites à l’écran, puis en prévisualisant l’aspect du document final. Voir Édition
       de champ de données interactif multi-navigateur à la page 59 pour en savoir plus sur l’utilisation
       de ce mode d’édition.
     • À l’aide d’un éditeur EngageOne® Compose ActiveX incorporé, riche en fonctionnalités, qui procure
       une vue précise du document imprimé final. Vous pouvez modifier la communication en temps
       réel sans avoir à ouvrir un aperçu distinct du document. Ce mode nécessite l’installation d’un
       composant ActiveX, qui peut être installé à la demande, mais se limite à l’utilisation
       d’Internet Explorer. Voir Utilisation de l’éditeur à la page 33 pour en savoir plus sur l’utilisation
       de ce mode d’édition.
     • À l’aide d’EngageOne® Compose Interactive Editor, un programme de bureau installé sur
       l’ordinateur. Vous bénéficiez ainsi de toutes les fonctions de l’éditeur incorporé ci-dessus, avec
       en outre la souplesse que procure l’option multi-navigateur. Voir Utilisation de l’éditeur à la page
       33 pour en savoir plus sur l’utilisation de ce mode d’édition.
     Le type d’environnement d’édition visible dépend des stratégies en place dans votre organisation
     et est configuré par l’administrateur du système.

Utilisation de l’éditeur

     Les fonctionnalités d’édition des éditeurs EngageOne Compose Interactive et EngageOne® Compose
     ActiveX sont semblables. Cette section décrit l’utilisation des fonctions des deux éditeurs.

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Modification des communications

     Dans les deux types d’éditeurs, la page Modifier la communication permet l’édition interactive
     des communications, comme suit :
     • Créer/modifier votre document sur la base du modèle sélectionné à l’aide de l’éditeur interactif.
       Votre document contiendra des données interactives qui peuvent être ajoutées/sélectionnées sur
       la base d’une communication établie avec votre client. Voir Utilisation de l’éditeur à la page 36.
     • Ajouter/sélectionner des données interactives. Voir Saisie de données interactives à la page
       45.
     • Ajouter/modifier du texte sans mise en forme. Voir Création de paragraphes modifiables à la
       page 49.
     • Enregistrer le document. Vous pouvez également disposer de l’option vous permettant d’enregistrer
       le document actuel sous la forme d’un modèle (Sauvegarder comme modèle). Cette option est
       visible seulement si l’administrateur de la communauté vous a attribué les droits d’accès du rôle
       Éditeur pouvant enregistrer de nouveaux modèles.
       Sauvegarder comme modèle Si vous enregistrez une communication comme un modèle, les
       pièces jointes qui y ont été ajoutées ne sont pas enregistrées avec ce nouveau modèle. Pour
       joindre les pièces jointes à ce nouveau modèle, créez un document et ajoutez-y les pièces jointes.
       Sauvegarder pour plus tard. Utilisez cette option pour enregistrer le document en vue d’une
       utilisation ultérieure. Il sera alors répertorié dans le volet des tâches sur la page d’accueil
       d’Interactive.
              Remarque : Lorsque l’option Sauvegarder pour plus tard est sélectionnée, une
              communication obtiendra l’état Actif complet plutôt que Actif incomplet lorsque :
              • tous les champs requis ont été renseignés
              • la communication contient des champs non renseignés avec des valeurs par défaut.
                Lorsque la communication est sauvegardée, ces champs obtiendront leur valeur par
                défaut.

     • Gérer les pièces jointes : Affichez les fichiers précédemment joints à cette communication,
       supprimez-les, ajoutez-en et liez-les à des pièces jointes existantes.
       • Afficher des pièces jointes : Si des pièces jointes ont été ajoutées à la tâche, la liste de ces
         pièces jointes pour cette communication s’affiche. Cliquez sur l’une de ces pièces jointes pour
         la télécharger sur votre navigateur.
       • Ajouter des pièces jointes : Cliquez sur Joindre un fichier pour rechercher et joindre un ou
         plusieurs fichiers sur l’ordinateur, puis cliquez sur Ouvrir. Le ou les fichiers sélectionnés s’affichent
         dans le volet Pièces jointes.
                Remarque : L’ordre des pièces jointes correspond à leur ordre de téléchargement. Pour
                réordonner les pièces jointes, sélectionnez le fichier et utilisez les flèches haut ou bas
                dans le panneau Pièces jointes pour modifier l’ordre.

       • Supprimer des pièces jointes : Sélectionnez un, plusieurs ou tous les fichiers pour les supprimer.
         Pour supprimer des pièces jointes, activez les cases à cocher correspondantes, puis cliquez
         sur l’icône corbeille.

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Modification des communications

     • Associez une note sans formatage au document.
     • Récupérez les documents d’une base de données donnée à l’aide de l’option Rechercher les
       archives. Cette option est visible seulement si vous êtes un utilisateur de Vault et si l’administrateur
       de la communauté vous a attribué les droits d’accès appropriés. Reportez-vous à la section
       Rechercher les archives pour plus de renseignements sur l’utilisation de l’archive.
            Remarque : Si vous sélectionnez une communication qui ne vous a pas été affectée, vous
            serez dirigé vers la page Détails de la communication associée à cette communication.

     • Utiliser des communications contenant des liens de vidéo
       Les liens de vidéo sont présentés dans l’éditeur interactif sous la forme de code QR, d’un lien
       d’image ou d’un lien de texte (selon la conception du modèle). Il est important de noter que tout
       lien de vidéo dans votre communication ne peut pas être utilisé pour rechercher la vidéo
       personnalisée tant que la communication n’a pas été soumise.
              Remarque : Lorsqu’une communication a été refusée après soumission pour révision, des
              résultats incohérents peuvent se produire si vous utilisez un lien de vidéo dans la
              communication pour accéder à une vidéo personnalisée avant soumission.

       L’utilisation de l’option Sauvegarder comme modèle préserve toute configuration vidéo pouvant
       avoir été effectuée sur le modèle d’origine dans le modèle récemment créé.

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