Accueil et secrétariat en anglais - Extrait de 6 pages Livre disponible au format ePub ou PDF

Accueil et secrétariat en anglais
              Extrait de 6 pages
  Livre disponible au format ePub ou PDF

Copyright Laetitia Perraut avril 2006 - avril 2013
           ISBN : 978-2-916298-20-7
Editions Café Anglais, Asnières-sur-Seine, France

Nous vous remercions de faire connaître cet eBook autour de vous et d’encourager son achat.

Avant-propos
    Assistante ou hôtesse d'accueil sont des métiers qui demandent beaucoup de ressources : les
situations de travail sont nombreuses et variées, les tâches sont administratives ou commerciales, les
échanges se font au téléphone, en personne ou bien par email et nécessitent de pouvoir s'exprimer
en anglais avec aisance et dans un certain registre.
   Ce sont ces nombreuses réalités qui m'ont guidée dans la rédaction de ce guide de conversation.
    Vous trouverez en première partie des mémos pour avoir sous la main un maximum de phrases
pratiques. Ensuite, vous trouverez des dialogues écrits pour chaque type de situation où l'anglais est
nécessaire. Ce sont des scènes entières que vous pourrez étudier, répéter, mais également écouter
pour un grand nombre d'entre elles sur le site des Editions Café Anglais. Toutes ces phrases vous
permettront également de pouvoir expliquer ce que vous faîtes, pourquoi et comment.
   Une partie « entretien d'embauche » et « description » de poste complète le livre, car c'est
souvent au cours d'un entretien d'embauche en anglais que l'on testera votre niveau.
    L'anglais retranscrit dans les dialogues est de l'anglais oral, c'est pour cela que vous lirez plutôt,
par exemple, « I've » que "I have ».
   AUDIO : le terme «audio» dans les chapitres du livre correspond aux séquences audio du CD
audio ou des vidéos disponibles sur notre site Internet. En effet, pour celles et ceux qui souhaitent
un entraînement plus poussé, nous publions également le CD audio qui accompagne le livre.
   A bientôt,
   Laetitia Perraut
   (laetitia.perraut[@]cafe-anglais[.]fr)
   Remerciements
    Je tiens à remercier tous ceux qui m'ont apporté leur soutien, leur aide et leur temps pour cette
édition et en particulier :
    Laurence Erard, Virginie Vigneux et Clara Delmas qui ont relu le livre et qui ont répondu à
toutes mes questions.
   Michel Perraut qui a réalisé les illustrations et la maquette du livre ;
   Pietro Giove et Gabriella Scuderi pour leurs encouragements ;
   Natasha Bryer pour ses traductions et son travail de relecture.

Table des matières du livre
  Memo accueil
  Memo standard

  ACCUEIL
  1. Accueil d’un visiteur qui a rendez-vous – remise d’un badge
  2. Accueil d’un visiteur qui n’a pas rendez-vous
  3. Accueil d’une visite personnelle
  4. Taxi
  5. Expliquer comment se rendre en salle de réunion
  6. Expliquer comment se rendre au métro
  7. Indiquer les moyens de transport à proximité du site
  8. Accompagner un visiteur et discuter de la pluie et du beau temps
  9. Présentations : se présenter - présenter quelqu’un
  10. Remettre de la documentation
  11. Transmission d’un message, description physique d’une personne
  12. Un visiteur est-il passé ?
  13. Badges du personnel
  14. Répondre à diverses demandes

  STANDARD
  15. Réception d’un appel
  16. Transfert au bon interlocuteur
  17. Réception d’un appel pour une personne absente
  18. Réception d’un appel pour une personne qui est en congés
  19. Appel d’une personne mécontente
  20. Filtrer
  21. Candidature spontanée
  22. Personne ne faisant plus partie de l’entreprise
  23. Demande de plan d’accès
  24. Orienter : comment arriver en voiture
  25. Orienter : comment arriver en transports en commun
  26. Réponse à une demande d’informations et prise de coordonnées

27. Transfert d’un poste vers le standard et transmission d’instructions
28. Difficultés de communication
29. Réception et envoi d’un pli ou d’un colis

SECRÉTARIAT
30. Réservation d’une salle de réunion
31. Réservation d’une voiture de location
32. Réservation d’un billet d’avion, d’une chambre d’hôtel
33. Réservation de billets de train
34. Réserver une table au restaurant
35. Organisation du séjour d’un visiteur
36. Prise de rendez-vous
37. Une personne appelle pour prendre rendez-vous
38. Avancer ou reporter un rendez-vous
39. Passer un fax
40. Réception d’un fax
41. Frappe de documents
42. Notes de frais
43. Fournitures
44. Mémos internes
45. Envoi du courrier
46. Problèmes avec les machines
EVENEMENTIEL
47. Accueil, formulaires et badges
48. Renseigner et orienter
ENTRETIEN D’EMBAUCHE
49. Entretien d’embauche
50. Descriptions de poste
ANNEXES
Alphabet téléphonique international
Epeler une adresse web ou e-mail
Donner une adresse postale
Enoncer un numéro de téléphone
Calculer

Date et heure

Extrait de 6 pages
MEMO ACCUEIL (extrait) (audio)
ACCUEILLIR
— L’accueil : the front desk, the reception desk
— Bonjour (le matin) : good morning
— Bonjour (l’après-midi) : good afternoon
— Bonsoir : good evening
— Au revoir : Goodbye (UK), Good-bye (US)
Note : l’usage de “Hello” est plus informel.
— Madame Chumley : Ms Chumley (très courant, se substitue à “Miss” ou “Mrs”, évite de faire
référence au statut marital de la personne. Se prononce “Miz”)
— Madame Simonet : Mrs Simonet (si vous savez que cette personne est mariée)
— Monsieur Barnes : Mr Barnes
— Mademoiselle Crystal : Miss Crystal
— Bienvenue aux Editions Café Anglais
— Welcome to Editions Café Anglais
— Puis-je vous renseigner ?
— May I help you?
— Que puis-je faire pour vous ?
— What can I do for you?
— Avez-vous rendez-vous ?
— Do you have an appointment?
— Je suis désolée, mais il faut prendre rendez-vous.
— I’m sorry, but you need to make an appointment.
— Madame Chumley ne reçoit que sur rendez-vous.
— Ms Chumley only sees people by appointment.

ANNONCER
— Je vais la (le) prévenir de votre arrivée.
— I’ll tell her (him) you’re here.
— Quel est votre nom, s’il vous plaît ?
— What is your name, please? (ou “Your name, please?)
— Excusez-moi, je n’ai pas bien compris votre nom. Pourriez-vous me le répéter ?
— I’m sorry, I didn’t catch your name. Could you please repeat it?
— Pourriez-vous m’épeler votre nom, s’il vous plaît?
— How do you spell your name, please?
— Vous êtes de quelle société ?
— What company are you with? (ou “And you’re with?)
— Bonjour, c’est Odile à l’accueil.
— Hello, this is Odile at the front desk.

5 EXPLIQUER COMMENT SE RENDRE EN SALLE DE RÉUNION
— Je ne connais pas du tout le bâtiment. Pourriez-vous m’expliquer comment me rendre à la salle
de réunion 2H ?
— I don’t know your building at all. Could you please tell me how to get to Meeting Room 2H?
— Vous n’êtes pas dans le bon bâtiment. C’est le bâtiment d’à côté.
— You’re not in the right building. It’s the building next door.
— Vous allez emprunter l’ascenseur qui se trouve juste en face de vous. Celui de gauche car les
autres ascenseurs sont directs jusqu’au 10e étage. Vous montez au deuxième étage et en sortant,
vous prendrez le couloir qui est tout de suite sur votre gauche. Ce sera la première porte sur votre
droite.
— You take the elevator in front of you. Take the one on the left because the others don’t stop
before the tenth floor. Get off on the second floor, and as you exit, take the hallway immediately on
your left. It will be the first door on your right.
Autres phrases pratiques
— Je vous remets un plan du bâtiment. L’accueil est ici.
— Here is a map of the building. The front desk is here.
— Il y a une passerelle entre les deux bâtiments.
— There is a footbridge between the two buildings.

VOCABULAIRE AUTOUR DE L’ORIENTATION
— Aller (vers) : to go (towards— to head towards)
— Aller tout droit : to go straight ahead
— Se diriger (vers) : to head for, to make one’s way towards
— C’est en face de vous : it’s in front of you
— Le hall : the entrance hall (GB), the lobby (US)
— L’entrée principale : the main entrance
— Bâtiment : building
— Immeuble : building
— Le bâtiment principal : the main building
— Ascenseur : lift (GB), elevator (US)
— Prendre l’ascenseur : to take the lift (GB), the elevator (US)
— Escaliers : stairs
— Escalator : escalator
— Emprunter l’escalier : to take the stairs
— Etage : floor
— Au quatrième étage : on the fourth floor (renvoi vers les adj ordinaux)
— Rez—de—chaussée : ground floor (GB), first floor (US)
— Le premier étage : first floor (GB), second floor (US)
— Le dernier étage : the top floor
— Couloir : corridor, hallway
— Bureau : office
— Salle de réunion : meeting room
— Fenêtre : window
— Porte : door
— A gauche : on the left
— A droite : on the right

— Passerelle : footbridge
— Dehors : outside
— A l’intérieur : inside
— La sortie : the exit

13 BADGE DU PERSONNEL
— J’ai perdu mon badge.
— I lost my badge.
— Je vais vous en faire un autre. Il me faudrait votre nom, s’il vous plaît.
— I’ll make another one for you. I’ll need your name, please.
— My name is Mr Dublanc.
— Dans quel service travaillez-vous M.Dublanc ?
— What department do you work in, Mr Dublanc?
— Au service juridique.
— In the legal department.
— Pourriez-vous m’épeler votre nom, s’il vous plaît ?
— Could you spell your last name, please?
— D—U—B—L—A—N—C.
— Je vous remercie.
— Thank you.
— Je vais vous demander de bien vouloir remplir le formulaire suivant. C’est une demande de
badge.
— Could you please fill out this form? It’s a request for a badge.
— Voici votre nouveau badge. J’ai annulé l’ancien. Si vous le retrouvez, il faudrait nous le rapporter.
— Here is your new badge. I cancelled the old one. If it turns up, please bring it to us.
— Bonjour, je viens pour une prolongation de badge. Voici le formulaire signé.
— Good morning. I’m here to have my badge extended. Here is the signed form.

14 RÉPONDRE À DIVERSES DEMANDES (AUDIO)
— Excusez-moi, la salle de réunion 2H c’est bien au 2e étage?
— Excuse me, meeting room 2H is on the second floor, isn’t it ?
— Oui, c’est ça.
— Yes, it is.
— Est-ce qu’il vous reste des cartouches de toner pour le fax?
— Do you have any toner cartridges left for the fax machine?
— Je crois que oui, mais je ne suis pas sûre. Je vais vérifier.
— I think so, but I’m not sure. I’ll check.
— Odile, est-ce que Maggie Chumley est sortie de réunion?
— Odile, has Maggie Chumley come out of the meeting?
— Je pense que non.
— I don’t believe so.
— Est—ce que je peux fumer?
— Can I smoke here?

— J’ai bien peur que non.
— I’m afraid not.
— Pourriez-vous me donner l’adresse de votre site web?
— Can you give me your website address?
— Oui, bien sûr. C’est www.cafe—anglais.fr .
— Yes, of course. It’s www.cafe—anglais.fr .
— Est-ce que je peux vous emprunter un stylo?
— May I borrow a pen?
— Oui, bien sûr. Tenez.
— Yes, of course. Here you are.
— Est-ce que je peux vous prendre un bonbon?
— May I take a piece of candy?
— Oui, je vous en prie, servez-vous.
— Yes. Please, help yourself.
— Est-ce que je peux utiliser votre téléphone?
— Can I use your phone?
— Oui, je vous en prie.
— Yes, of course.
— Est-ce que cela vous dérange si j’ouvre la fenêtre?
— Would it bother you if I opened the window?
— Non pas du tout. Allez-y.
— No, not at all. Go ahead.
— Je ne préfèrerais pas.
— I’d rather you didn’t.
— Est-ce vous avez besoin d’aide? Ces cartons ont l’air très lourds.
— Can I give you a hand? Those boxes look heavy.
— C’est gentil, je veux bien. Je dois les emmener à la réserve.
— That’s nice of you, yes. I have to take them to supplies/the supply room.
— Je vous remercie, mais je vais me débrouiller. C’est plus léger que ça n’en a l’air.
— Thanks, but I can manage. They’re lighter than they look.
— Avez-vous besoin d’aide?
— Do you need any help?
— Oui, je crois que je suis perdu.
— Yes, I think I’m lost.

18 RÉCEPTION D’UN APPEL POUR UNE PERSONNE QUI EST EN
CONGÉS
— Bonjour, le poste de Margaret Chumley, s’il vous plaît.
— Good morning. Margaret Chumley’s line, please.
— Mme Chumley est en congés.
— Mme Chumley is on holiday right now.
— Oh, et quand sera-t-elle de retour?
— Oh, and when will she be back?

Situation 1
— Elle sera de retour dans deux semaines.
— She’s back in two weeks.
Situation 2
— Elle est en congés pendant trois semaines, jusqu’au 5 juillet.
— She’s on vacation for three weeks, until July fifth.
— Et, il n’y a personne pour la remplacer ?
— And, Is there anyone filling in for her?
— S’il s’agit d’un dossier en cours, je peux vous mettre en relation avec son collaborateur. Sinon, je
peux vous passer son assistante ou bien prendre un message.
— If it involves an open file I can put you through to her colleague. Otherwise I can give you her
assistant or take a message myself.
— Hum, ce n’est pas exactement un dossier en cours. Madame Chumley m’avait contacté le mois
dernier et je devais reprendre contact avec elle. En fait, il me manque des informations, je ne sais
pas…
— Well, it’s not exactly an active file. Ms Chumley contacted me last month and I was supposed to
get in touch with her. In fact, I’m missing some information. I don’t know…
— Dans ce cas, je pense que vous devriez parler à son collaborateur, Henry Tabulot.
— In that case I think you should talk with her colleague, Henri Tabulot.
— Très bien. Euh, Tabulot… cela s’écrit comment ?
— Very well. Tabulot... Er, how do you spell that?
— T—A—B—U—L—O—T.
— —L—O—T. Merci.
— … —L—O—T. Thank you.
— Puis-je vous demander votre nom, s’il vous plaît ?
— And may I ask your name, please?
— Oui, Albert Nemeth.
— Yes. Albert Nemeth.
— De quelle société êtes-vous ?
— What company are you with?
— Nemethandco.
— Et vous souhaitiez avoir davantage d’informations sur quel sujet ?
— And what kind of information do you need?
— Sur le format des illustrations pour un projet de livre pour lequel je dois lui fournir un devis.
— The format of the illustrations for a book I am giving her an estimate on.
— Je vous mets en relation avec M. Tabulot.
— I’ll put you through to Mr Tabulot.

31 RÉSERVATION D’UNE VOITURE DE LOCATION (AUDIO)
— Odile, pourriez-vous vous occuper de me louer une voiture pour la journée de mercredi
prochain?
— Odile, could you please get me a rental car for next Wednesday?
— Oui, certainement. Le 26, donc. Seulement pour cette journée ou bien pour plusieurs jours ?
— Yes, of course. That will be the 26th. Just that one day or for several days?

— Pour deux jours.
— For two days.
— D’où partirez-vous ?
— Where do you want to pick it up?
— De la gare de Lyon Pardieu.
— From Pardieu Station in Lyon.
— A quelle heure souhaitez vous prendre en charge le véhicule ?
— And what time?
— Mon train arrive à 9 heures.
— My train arrives at 9 a.m.
— Et vous la rendrez le lendemain, donc le 27. Toujours au même endroit ?
— And you’ll return it the following day, the 27th. Will you return it to the same location?
— Non, à la gare d’Avignon. Mon train partira est à 16h30.
— No, at the station in Avignon. My train leaves there at 4:30 p.m.
— Est-ce que vous avez une carte avec la société de location?
— And are you registered with the rental company?
— Non, je n’en ai pas.
— No, I’m not.
— Dans ce cas, pour une location occasionnelle, l’agence de location va me demander une
photocopie de votre permis de conduire.
— In that case, for a one-time rental, the rental company will need a photocopy of your driver’s
license.
— Le voici.
— Here’s my license.
— Merci. Je vous l’emprunte quelques instants, le temps de faire la photocopie.
— I’ll just make a copy.
— J’appelle la centrale de réservation tout de suite.
— I’ll phone the rental company right away.

VOCABULAIRE AUTOUR DE LA LOCATION DE VOITURE :
Louer une voiture : to rent a car
Modèle de voiture : car model, vehicule type
Catégorie : car group, category of car
Lieu (heure ; date) de prise en charge : pick—up location (time ; date)
Lieu (heure ; date) de restitution : return location (time ; date)
Date : date
Agence de location : rental company
N° de client : customer number
Réservation par Internet : online booking, Internet reservation
Centrale de réservation : reservation centre
Permis de conduire : driving licence (GB) ; driver’s license (US)
Photocopie : photocopy

RESTONS EN CONTACT!

Le livre est disponible sur notre boutique numérique au format PDF ou ePub.

Un CD audio est également disponible.

Toutes les infos sur www.cafe-anglais.fr

Suivez-nous sur Twitter ou sur notre blog pour des vidéos d’entraînement, des news, des liens
intéressantes :

@EditionsCA ou http://cafe-anglais.jimdo.com/blog/

A bientôt!