ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE - 10 juin 2019 - Varsovie Accueil

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ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE - 10 juin 2019 - Varsovie Accueil
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
  EXTRAORDINAIRE
                     10 juin 2019
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE - 10 juin 2019 - Varsovie Accueil
Ordre du jour
                             Varsovie Accueil
                      Pour une expatriation réussie
                      Accueillir – Informer - Animer

1. Ouverture de l’Assemblée Générale et élection du Président et du Secrétaire
2. Confirmation de la régularité de la convocation de l’Assemblée Générale et de sa capacité à
adopter des résolutions
3. Adoption de l’ordre du jour
4. Présentation du rapport de la Commission de Contrôle concernant l’évaluation du rapport financier
pour l’exercice 2018 et du rapport de la Gérance pour l’exercice 2018, avec demande du quitus à la
Gérance.
5. Examen et approbation du rapport de la Gérance pour l’exercice 2018
6. Examen et approbation du rapport financier pour l’exercice 2018
7. Adoption d’une résolution concernant l’affectation du bénéfice pour l’exercice 2018
8. Résolutions concernant le quitus aux membres de la Gérance pour exercice de leurs obligations
pendant l’exercice 2018
9. Résolutions concernant le quitus aux membres de la Commission de Contrôle pour exercice de
leurs obligations pendant l’exercice 2018
10.Modification des statuts (changement d’exercice social : 1er Août-31 Juillet)
11.Questions diverses
12.Clôture de la réunion

                                                                                          AG 10/6/19
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Présentation des rapports
Rapport financier 2018, rapport de la Commission de Contrôle et rapport
de la Gérance :

Recettes 2018 : 177 729 pln                              Résultat 2018 : 21 469 pln
Trésorerie au 31/12/2018 : 57 399 pln

Quelques éléments d’explication financiers :
Cette année, les activités ados, enfants et visites sont à l’équilibre : les participants paient les guides, les
entrées, et/ou les animateurs.

Ce sont principalement les adhésions et le sponsoring qui permettent le financement de :

   Les frais généraux de fonctionnement d’une association (comptabilité, assurances, frais administratifs, ..). en
   2018, un budget important aussi pour la communication avec notamment le nouveau site internet

   Certains rendez-vous « généraux » : Le café d’accueil des nouveaux arrivants en septembre, le forum des
   activités en septembre, l’Assemblée Générale, les cafés-rencontres pour tous les adhérents : cafés de Noël, la
   galette des rois, ...

   Une partie des événements
     ex : pour la soirée Rétro : 98 personnes
        Coût réel par personne : 190 PLN
        participation membre : 120 PLN / Participation VA 70 PLN

→ examen et approbation de ces rapports
→ affectation du bénéfice

Modification des statuts
                                                                                                          AG 10/6/19
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Notre activité

 Rapport moral

 Bilan des activités de Varsovie Accueil en 2018/2019 :
      l’accueil
      les activités
      les vendredis culturels : visites & rencontres artistiques
      les événements
      les activités enfants
      les activités ados
      les activités seniors
      la communication

 Les projets 2019

 Les dates de la rentrée

                                                                   AG 10/6/19
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Rapport moral
2018/2019
Une année 2018/2019 marquée par un changement de présidente et de bureau :
  Depuis juin 2018, Varsovie Accueil est présidée par Hélène Ferrer

Les points positifs de cette année 2018 :

  Notre force : une équipe de bénévoles motivés et enthousiastes (membres du bureau, responsables
  d’activités, marraines) qui permettent à Varsovie Accueil d’accomplir sa mission : accueillir, informer
  et animer la population française et francophone de Varsovie (cf diapos plus détaillés)

  Une communication qui évolue : site internet, réseaux sociaux, newsletter

  Des partenariats commerciaux et institutionnels qui continuent de se développer

Les points négatifs de cette année 2018/2019 :

  Une transition informatique compliquée pour certains adhérents (inscriptions aux activités en ligne…)
  Une régularisation 2014-2017 demandée par le KRS qui nécessite l’aide d’un avocat
  Des adhésions en baisse chaque année

                                                                                              AG 10/6/19
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Bilan des Activités 2018/2019
 L’accueil
En juin 2019, nous comptons :

     188 Membres (une adhésion par famille)
        41 nouveaux membres pour 2018-2019
        Nouveaux depuis janvier : 7
     dont 20 membres d’honneur et seniors
     145 familles avec enfants (78%)
     Une douzaine de nationalités

     L’accueil : des marraines disponibles, des découvertes de quartier, ….

                                                                         AG 10/6/19
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Bilan des Activités 2018/2019

    Le rendez-vous de la rentrée pour l’association :

                         Le forum des activités !

    Présentation des activités animées :
      par nos bénévoles
      par nos adhérents professionnels

                                                        AG 10/6/19
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Bilan des Activités 2018/2019
    Les activités animées par nos bénévoles

     Activités sportives                                  Activités culturelles
                 Marche                                             Histoire de Pologne

                   Vélo                                                  Apéro-biblio

      Activités loisirs                                   Activités “autour de la table”
              Bridge              Couture *                         Cuisines du monde *
               Tarot               Poker *                       Les bonnes tables de Varso
         Patchwork et travaux d’aiguilles
                                                                        Club oenologie *

     Merci à Marie-Catherine, Adeline, Stéphanie, Géraldine, Cathy, Aga, Annie, Ghassan, Florence et
     nos cuisinier(e)s du Monde (Saranguérel, Isabelle, Sondess, Véronique, Rozalia, Pamela,
     Catherine, Agnieszka, Dorinha, Yulia, Daniela, Stéphanie, Janice, Ghassan, et Sophia)

* Activités mises en place à la rentrée 2018                                                  AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les activités animées par nos adhérents
professionnels

     Merci également à tous nos adhérents professionnels pour
     leurs propositions.

     Retrouvez toutes leurs activités sur notre site internet !

                                                                  AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
 Les activités animées par nos adhérents
 professionnels
Activités sportives                               Activités bien-être
         Pilates                                Accompagnement médical à la naissance
         Zumba                                        Massages et huiles essentielles
         Tennis                                     Sophrologie                   Yoga

 Activités coaching                               Activités artistiques
  Communication en famille *                     Sculpture        Céramique       Photographie *

Communication bienveillante *                     Aménagement et décoration d’intérieur *
                                               Huiles et aquarelles       Guitare, piano et chant

Activités langues et soutien
scolaire
 Soutien scolaire et orientation *
    Polonais           Anglais

                              * Activités mises en place cette année
                                                                                          AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
    Les vendredis culturels

20 visites culturelles et 7 rencontres artistiques en 2018/2019.
     ➢   1 vendredi par mois et/ou le week-end
     ➢   260 participants aux visites culturelles et 90 aux rencontres artistiques

➢   La majorité des visites rassemble entre 10 et 20 participants

➢   Les rencontres artistiques avec des disciplines variées (sculpture, peinture, cinéma, littérature,
    photographie…) suscitent un franc succès.

                                                                                                 AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les événements

Septembre : Barbecue Familial : 124 personnes (64 adultes et 55 enfants)

Novembre : soirée Rétro : 98 personnes

Janvier : récital de piano à la résidence de l’Ambassade

Février : soirée Quizz Musical : 95 personnes

Mars: Soirée Bowling : 80 personnes

Avril : Tournoi des 3 raquettes co-organisé avec l’UFE

Mai : Soirée Rooftop

                                                                           AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les activités Enfants
 Les activités pour les enfants de 7 à 10 ans

 8 activités réalisées

 1 fois par mois de octobre à mai

 Ateliers: zoologique, archeologie, cuisine Noël, céramique, escalade, atelier Slime,
 recyclage, atelier chocolat

 Environ 50 enfants différents ont participé

 7 enfants en moyenne à chaque activité

                                                                                  AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les activités Ados
Public : collégiens et lycéens

8 activités mises en place entre septembre 2018 et juin 2019 :
Sportives : bowling, karting, trampoline, escalade
Autres : lasertag, visite d’un studio de cinéma, visite du stade national, pique-nique de fin
d’année

Une année en demi-teinte : gros succès jusqu’en décembre, puis baisse de fréquentation :-(
Les top : bowling, karting et lasertag
Le flop : visite du stade (mars - annulée)

105 participants pour 6 activités (hors pique-nique), soit +/- 18 ados par rencontre

Un plaisir d’accompagner ces ados

                                                                                     AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les activités Seniors

6 seniors franco-polonaises aux parcours très hétérogènes
(cf. interviews du PetitJournal.com)

1 rencontre par mois entre septembre 2018 et juin 2019
Cafés « spéciaux » seniors (chez une hôtesse)
Soirées culturelles : théâtre au cinéma (Britannicus), ballet (Le Lac des Cygnes), récital
piano ambassade (Galina Bessner), concert francophonie (Justyna Bacz)
Participation à la vie de l’association (cafés « généraux » et de quartier, forum de rentrée,
AG, etc…)

D’excellents moments de convivialité passés en compagnie de ces dames

                                                                                    AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
La communication
 Modernisation et développement du Site Internet

 Changement de logo

 Développement des outils de communication :
   Newsletter : depuis juin, news hebdo : agenda, save the date, petites annonces, autres infos
   (réduction chez nos partenaires, messages de l’asso, …)
   222 bénéficiaires (adhérents ou non)
   environ 60 % d’ouverture, presque 20 % de clicks
   Facebook
   une trentaine de publications par mois,
   1002 abonnés en juin 2019 – 618 en janvier 2018
   Des affiches événementielles
   Instagram – toutes les photos de nos activités/evenements
   Blog (nouveauté 2019)

 Le guide pratique et des bonnes adresses : coopératif, mis à jour

 Le film promotionnel de l’association

                                                                                       AG 10/6/19
Bilan des Activités 2018/2019
Les partenariats

                                AG 10/6/19
Projets 2019/2020

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Dates de la rentrée

 permanences Saska au café F20 (café des parapluies) le jeudi 5 septembre de 8h15 à
 10h30

 Permanences Sadyba à la Civetta le vendredi 6 septembre de 8h45 à 10h30

 Café des nouveaux : le mardi 10 septembre chez Elodie

 Forum des activités : le jeudi 12 septembre

 Barbecue le samedi 22 septembre

                                                                           AG 10/6/19
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