Business Operations Strategy - (2015-2018) - UNDG
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Business Operations
Strategy
(2015-2018)
Business Operations Strategy
(2015-2018)
OCTOBRE 2015
AVANT PROPOS
Pour le Système des Nations Unies (SNU) au Bénin, la mise en place du présent « Business Operations
Strategy » (BOS) représente un pas important franchi dans la mise en œuvre de la réforme « Delivering
As One » (DAO) qui vise à renforcer la cohérence et l’harmonisation de ses interventions.
Le BOS est un instrument qui permet aux agences du SNU de mettre en œuvre leurs opérations de
manière conjointe et de renforcer la concrétisation des procédures d’opérationnalisation standards
(Standard Operating Procedures – SOP). Son élaboration vient renforcer le pilier du DAO relatif
aux opérations communes « Operating as One » qui promeut un bureau commun (virtuel)
appuyé sur la mise en profit des technologies ICT, qui rassemble les opérations (gestion
de ressources humaines, opérations financières et services administratifs) autour de
services communs d’appui aux programmes des agences, de façon coordonnée, efficiente
et efficace.
Le BOS du Bénin, couvre la période 2015-2018, vise une harmonisation et une simplification des
différents services d’opérations nécessaires pour la mise en œuvre du plan cadre des Nations Unies
pour l’assistance au développement (UNDAF). Elle prend notamment en compte les services
communs tels que ceux liés aux Technologies de l’Information et de la Communication, aux achats,
aux ressources humaines et aux finances.
A travers le BOS, le SNU au Bénin espère accroître son efficience dans l’appui au programme
dans ces domaines. Durant la première année de mise en œuvre du BOS, la collaboration entre
ses agences et fonds devrait permettre de générer des gains importants en terme monétaire et en
heures de travail du staff contribuant ainsi à l’amélioration du bien-être du personnel.
La mise en œuvre du BOS constitue également un moyen de renforcer l’image des agences et
des fonds du SNU au Bénin « unis dans l’action », non seulement auprès du Gouvernement, des
Partenaires Techniques et Financiers, mais surtout auprès du secteur privé, plus spécialement les
fournisseurs que nous sollicitons dans le cadre des services communs.
J’adresse tous mes compliments à l’équipe de gestion des opérations (OMT) du SNU au Bénin et
au Bureau du Coordonnateur Résident.
Rosine Sori Coulibaly,
Coordonnateur Résident
du Système des Nations Unies
5
PAGE DE SIGNATURE
Mme Rosine SORI COULIBALY
Coordornateur Résident des Activités opérationnelles du Système des Nations Unies au Bénin
Dr Anne VINCENT Mme Margarète MOLNAR Dr Triphonie NKURUNZIZA
Représentante de l’UNICEF Directrice Pays ONUSIDA Représentante a.i. de l’OMS
Mme Liz Kpam AHUA M. Housainou TALL M. Yo TIEMOKO
Représentante Régionale de l’UNHCR Représentant du PAM Représentant de la FAO
M. Gilbert POUMANGUE M. Koudaogo OUEDRAOGO M. Benoît SOSSOU
Directeur a.i. Bureau Régional de
Représentant Adjoint du PNUD Représentant de l’UNFPA
l’UNESCO
7
SOMMAIRE
RESUME EXECUTIF ................................................................................................................................... 11
LISTE DES SIGLE ET ABBREVIATIONS ............................................................................................. 13
I - INTRODUCTION .................................................................................................................................... 15
1.1 - Historique .................................................................................................................... 15
1.2 - Contexte ....................................................................................................................... 15
1.3 - Objectifs du BOS au Benin ......................................................................................... 17
1.4 - Méthodologie d’élaboration du BOS ........................................................................... 18
1.5 - Domaines couverts par le BOS au Bénin ..................................................................... 18
II - ANALYSE DES OPERATIONS .......................................................................................................... 20
2.1 - Analyse initiale ............................................................................................................ 20
2.2 - Analyse des besoins et des exigences .......................................................................... 21
2.3 - Analyse coût-bénéfice (ACB) ...................................................................................... 22
III - PRIORISATION ET CADRE DE RESULTATS ............................................................................. 25
3.1 - Pilier 1 : Achats communs ........................................................................................... 25
3.2 - Pilier 2 : Finances communes ..................................................................................... 25
3.3 - Pilier 3 : Les TIC Communes ..................................................................................... 26
3.4 - Pilier 4 : Ressources humaines communes ................................................................. 26
IV - SUIVI & EVALUATION ET MECANISME DE GOUVERNANCE DU BOS ...................... 27
V - CADRE BUDGETAIRE DES OPERATIONS ................................................................................. 29
VI OPERATIONNALISATION DU BOS ................................................................................................ 30
ANNEXE 1: ANALYSE INITIALE ........................................................................................................... 31
ANNEXE 2 : TABLEAU D’ANALYSE DES BESOINS ET EXIGENCES ...................................... 33
ANNEXE 3 : ANALYSE COUT BENEFICES ........................................................................................ 39
ANNEXE 4 : CADRE DE MESURE DES RESULTATS DU BOS ..................................................... 44
9RESUME EXECUTIF
Sous l’impulsion du Coordonnateur Résident, l’Equipe Pays du Bénin s’est engagée depuis Octobre
2014 dans un processus du renforcement des piliers de la réforme « Delivering As One », plus
particulièrement en ce qui concerne les « opérations communes ». Cet engagement s’est matérialisé
par la tenue d’un atelier technique d’appropriation des « Standards Operation Procedures » (SOP –
procédures d’opérationnalisation standards), par les membres de l’Equipe Pays et l’enclenchement
du processus de mise en place du Business Operations Strategy (BOS).
L’objectif visé par l’Equipe Pays dans la mise en place du BOS est :
• la réduction des coûts qui inclut : i) la diminution de la duplication des processus
au niveau des agences en assurant le service à travers un seul canal plutôt qu’en le
décentralisant au niveau des agences ; ii) la réduction des coûts de transaction (temps passé
aux activités) pour les Nations Unies et les partenaires, y compris le Gouvernement, du
fait de l’harmonisation des procédures opérationnelles et d’accords permanents avec des
fournisseurs; iii) la mise en avant des positions de négociation des Nations Unies lors de la
passation de marchés de biens en grandes quantités.
• l’amélioration de la qualité des services des prestataires par la passation conjointe de
marchés en gros volumes. Les Nations Unies augmentent leur pouvoir de négociation avec
le prestataire de services et améliorent ainsi leur capacité à contrôler et évaluer la qualité
globale du service exécuté par ce prestataire.
• l’amélioration des liens entre les Programmes et les Opérations : en effet, le BOS
permet d’identifier les opérations nécessaires pour l’exécution efficace des programmes et
facilite l’intégration entre les opérations et le programme.
L’élaboration du BOS du Bénin a été conduite par une démarche participative structurée autour de
plusieurs étapes dont les principales sont : i) la dynamisation de l’équipe de gestion des Opérations
« Operation Management Team » (OMT) par le Coordonnateur Résident et la nomination d’un chef
d’agence à sa présidence ; ii) la formation des membres de l’OMT sur le processus BOS ; iii)
la mise en place de quatre groupes de travail inter-agences pour mener les différentes analyses
nécessaires à la mise en place du BOS, iv) l’organisation d’un atelier de consolidation des résultats
des différents groupes de travail ayant permis de disposer d’une première version du document
BOS ; vi) la soumission de la dite première version à UNDOCO le 3 Août 2015 pour l’assurance
qualité, suivi d’une téléconférence avec l’équipe de UNDOCO le 17 Août, ayant permis de recueillir
leurs commentaires et suggestions pour la finalisation du document BOS ; et enfin vii) la tenue d’un
atelier d’appropriation du BOS au niveau de l’Equipe Pays, et du personnel du programme et des
opérations.
Les différentes analyses (analyse de l’existant, analyse des besoins et l’analyse coûts-bénéfices)
menées ont conduit l’Equipe Pays à retenir les domaines dans lesquels les agences ont plus de
valeurs ajoutées et de gains en opérant ensemble. Il s’agit du domaine : i) des achats, ii) des finances,
iii) des Technologies de l’Information et de Communication (TIC), et iv) de la gestion des ressources
humaines.
Ainsi, la mise en œuvre du BOS permettra au SNU de réaliser d’énormes gains en terme monétaires
et non monétaires au niveau de ces quatre secteurs. Dans le domaine des achats, la mise en place
11de cinq LTA communs engendrerait dès la première année de mise en œuvre des gains estimés
à 350 666 USD par an en terme monétaire et à 14 789 heures de travail. Dans le domaine des
finances, le BOS prendra en compte HACT et les services bancaires. La mise en place des services
bancaires communs, permettra aux agences d’obtenir l’ouverture de compte rémunéré à un taux
minimum de 5% l’an hors IRC (Impôt sur le Revenu des Créances) qui est de 15% actuellement et
la possibilité de mise en place de guichets dédiés uniquement aux agences du SNU. Au niveau des
TIC, l’utilisation commune de la connexion internet via fibre optique permettrait au SNU d’avoir
une bande passante de 47,25 mégabits par seconde au lieu de 17.75 mégabits par secondes, avec
une qualité de connexion plus importante, et des dépenses dégressives.
Au total, le BOS du Bénin ambitionne la réalisation de cinq effets à l’horizon 2018 :
Effet 1 : D’ici à fin 2018, la qualité et l’efficience des achats du SNU sont améliorées à travers
la mise en place des « Accords à Long Terme » (Long Term Agreements-LTA) communs.
Effet 2 : D’ici à fin 2018, les partenaires nationaux de réalisation s’approprient la gestion
des projets de développement appuyés par le SNU à travers la mise en œuvre de l’approche
harmonisée sur les transferts de fonds (Harmonized Approach to Cash Transfer - HACT).
Effet 3 : D’ici à fin 2018, la qualité, l’efficacité et l’efficience des opérations bancaires des
agences du SNU sont améliorées à travers la mise en place de services bancaires communs.
Effet 4 : D’ici à fin 2018, la gestion des Ressources Humaines est harmonisée au sein du
SNU Bénin pour répondre efficacement aux besoins du programme.
Effet 5 : D’ici à fin 2018, l’utilisation des TIC pour appuyer la prestation du programme
est renforcée.
Pour le suivi de la mise en œuvre du BOS, un cadre de mesure de résultats a été mis en place. Chaque
service commun fait l’objet de suivi à travers un ensemble de 2 à 3 indicateurs traduisant les progrès
réalisés par rapport aux éléments de travail et l’efficacité de l’effort d’harmonisation. Le dispositif
institutionnel de suivi et de mise en œuvre repose sur l’OMT qui rend compte mensuellement à
l’Equipe Pays.
Une revue annuelle et deux revues semestrielles de la mise en œuvre du BOS seront organisées
pour évaluer les performances enregistrées et dégager au besoin les mesures correctrices à prendre
pour l’atteinte des cinq effets escomptés.
12LISTE DES SIGLE ET ABBREVIATIONS
ARCEP : Autorité de Régulation des Communication Electronique et de la Poste
BOS : Business Operation Strategy
BIT : Bureau International du Travail
DAO : Delivering as One
ECOSOC : Conseil Economique et Social des Nations Unies
FACE Funding Authorization and Certificate of Expenditures
FAO : Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture
FENU Fonds d’Equipement des Nations Unies
HACT : Approche Harmonisée sur les Transferts de Fonds / Harmonized Approach
to Cash Transfers
ITB Invitation to Bid
LTA : Long Term Agreement/ Accord de long terme
QCPR : Quadrennial Comprehensive Policy Review / Examen quadriennal complet
OMS : Organisation Mondiale de la Santé
OMT : Operations Management Team
ONUDI Organisation des Nations Unies pour le Développement Industriel
ONUSIDA Programme Commun des Nations Unies sur le VIH/SIDA
PO : Purchase order / ordre d’achat
UNDAF : Plan Cadre des Nations Unies pour l’Assistance au Développement
UNDG :: United Nations Development Group /Groupe de développement des Na-
tions Unies
UNDOCO United Nations Development Operations Coordination Office
UNDSS : Département de la Sûreté et de la Sécurité des Nations Unies
UNESCO : Organisation des Nations Unies pour l’Education, la Science et la Culture
PNUD : Programme des Nations Unies pour le développement
QCPR Examen Quadriennal Complet
UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l’enfance
UNFPA : Fonds des Nations Unies pour la population
UNHCR : Agence des Nations Unies pour les Réfugiés
PAM : Programme Alimentaire Mondial
RFP : Request for Proposal
RFQ Request for quotation
SOP : Standard operating Procedures / Procédures d’opérationnalisation standard
13I - INTRODUCTION
1.1 - Historique 1.2 - Contexte
1. Conformément aux résolutions de 4. Le Système des Nations Unies intervient
l’Assemblée Générale du Conseil au Bénin depuis l’indépendance du pays
Economique et Social (ECOSOC), et conformément à l’accord de base avec
des résultats de l’Examen Quadriennal le Gouvernement. Le SNU contribue de
Complet (QCPR), exhortant le Système façon harmonisée au développement du
des Nations Unies (SNU) à harmoniser pays en se basant sur l’UNDAF. Il vise
ses opérations en vue de réduire les coûts à garantir une plus grande synergie et
des transactions et la duplication de l’appui complémentarité des interventions des
opérationnel à l’exécution des programmes, agences, fonds et programmes du SNU sur
l’UNDG (Groupe de Développement des le terrain et à accroître l’effet multiplicateur
Nations Unies - United Nations Development de leur contribution au développement
Group) s’est engagé dans un processus de du pays. Pour mettre en œuvre l’UNDAF,
mise en place d’outils pouvant favoriser l’Equipe Pays est composée de sept agences
l’harmonisation au niveau des Equipes Pays. résidentes, à savoir, FAO (Organisation
2. A cet effet, l’UNDG a développé dans des Nations Unies pour l’Alimentation
son plan stratégique les priorités, visant et l’Agriculture), OMS (Organisation
la simplification et l’harmonisation des Mondiale de la Santé), ONUSIDA
procédures au niveau des opérations afin (Programme commun des Nations Unies
de fournir un meilleur soutien à l’efficacité sur le VIH/SIDA), PAM (Programme
des programmes. L’objectif étant d’établir Alimentaire Mondial), PNUD (Programme
des directives et des instruments dans le des Nations Unies pour le Développement),
but de renforcer les liens entre le Plan UNFPA (Fonds des Nations Unies pour la
Cadre des Nations Unies pour l’Assistance Population), UNICEF (Fonds des Nations
au Développement (UNDAF) et les Unies pour l’Enfance) ; des institutions
opérations, d’améliorer le suivi opérationnel, telles que la Banque Mondiale et le FMI
l’évaluation et la reddition des initiatives (Fonds Monétaire International) ; et des
d’harmonisation au niveau des pays. Dans agences non-résidentes telles que AIEA
ce cadre, l’UNDG a mis en place le Business (Agence Internationale de l’Energie
Opérations Strategy (BOS). Atomique), FENU (Fonds d’Equipement
des Nations Unies) ; FIDA (Fonds
3. Le BOS est une démarche volontaire qui International de Développement Agricole) ;
s’intéresse aux Opérations conjointes OIT (Organisation Internationale du
élaborées en étroite collaboration avec Travail) ; ONUDI (Organisation des
les Equipes Pays des Nations Unies et Nations Unies pour le Développement
leur permet d’adopter une démarche Industriel); PNUE (Programme des
stratégique, orientée vers les résultats, pour Nations Unies pour l’Environnement) ;
la planification, la gestion et la mise en UNESCO (Organisation des Nations Unies
œuvre d’Opérations harmonisées à l’échelle pour l’Education, la Science et la Culture) ;
des pays. UNHCR (agence des Nations Unies pour
les Réfugiés).
155. Depuis Janvier 2010, le Gouvernement du 7. L’UNDAF (2014-2018) représente le
Bénin s’est inscrit en tant que pays volontaire Programme commun du SNU au
de la mise en œuvre de la réforme des Bénin. C’est un cadre stratégique des
Nations Unies « Unis dans l’action ». Cette résultats escomptés à moyen terme. Il
mise en œuvre a connu des lenteurs, à cet définit comment l’Equipe Pays contribuera
égard et sous l’impulsion du Coordonnateur à l’atteinte des résultats de développement
Résident, l’Equipe Pays du Bénin s’est basés sur l’analyse des besoins du pays et
engagée depuis Octobre 2014 dans un les avantages comparatifs du SNU. Ainsi, il
processus de renforcement de la mise en tient compte du temps et de la durée du cycle
œuvre de la réforme. Cet engagement s’est de planification nationale. Il sert de cadre
matérialisé par la tenue d’un atelier technique mutuel de responsabilité et crée une division
d’appropriation des SOP « Standard Operation claire des responsabilités entre les agences,
Procedures », par les membres de l’Equipe indiquant la contribution de chacune des
Pays et l’enclenchement du processus de agences à chaque résultat. Un Comité de
mise en place du « Business Operations Pilotage Conjoint (Gouvernement/SNU)
Strategy » (BOS) par l’adoption d’une feuille donne les orientations stratégiques en
de route en octobre 2014. matière de coordination et de suivi conjoints
6. Avec la mise en œuvre des SOP, l’Equipe de sa mise en œuvre.
Pays s’est alors engagée à la mise en œuvre 8. Par ailleurs, les agences du SNU mettent en
progressive de la réforme autour des cinq oeuvre actuellement quatre projets conjoints
piliers : i) un programme ; ii) un leader ; en appui au gouvernement du Bénin : i)
iii) un cadre budgétaire commun ; iv) le projet conjoint pour l’élimination des
une communication commune et v) les violences basées sur le genre et la promotion
opérations communes. des droits humains ; ii) le projet conjoint
pour le renforcement du système national
Encadré 1: d’informations statistiques ; iii) le projet sur
Objectifs des «Standard Operation Procedures» (SOP) l’amélioration de la sécurité alimentaire et
renforcement des capacités communicatives,
Les Procédures d’ Opérationnalisation Standards (SOPs) ont
pour objectifs de :
relationnelles et de leadership des femmes
en zone rurale au Bénin ; et iv) le projet de
• Fournir aux Equipes Pays, aux Gouvernements, lutte contre la malnutrition chronique dans
aux autres acteurs nationaux et partenaires dans
les pays ayant adopté ou voulant se lancer dans les communes de Malanville et Karimama.
l’approche “Unis dans l’Action”, un ensemble 9. Le concept de « un leader » se manifeste
intégré de lignes directrices claires, simples
et cohérentes sur la programmation, le par le renforcement des pouvoirs du
leadership, les opérations, le financement et Coordonnateur Résident ainsi que ceux
le renforcement de la visibilité des actions de l’Equipe Pays des Nations Unies,
communes de développement au niveau des afin que tous travaillent ensemble de
pays, en conformité avec les mandats, règles et
procédures des agences des Nations Unies; manière responsable et transparente.
Le leadership de l’Equipe Pays est basé sur
• Identifier et recommander les politiques
une redevabilité mutuelle, avec une fonction
extrêmement importantes ainsi que les
changements de procédures y relatif que le siège de coordination renforcée menée par le
de chaque agence devrait opérer afin de réduire Coordonnateur Résident, dans l’objectif
les transactions financières des Gouvernements, d’atteindre les résultats attendus du SNU
des autres acteurs nationaux, des partenaires
dans le pays.
au développement et des Equipes Pays dans
l’optique de focaliser l’action vers les résultats au 10. Un cadre budgétaire commun : l’objectif
niveau pays.
est de disposer d’un cadre budgétaire qui
utilise stratégiquement les ressources
du SNU ainsi que celles provenant
16des donateurs dans le cadre d’un fond opérations sur plusieurs années. La série
commun. Au Bénin, la budgétisation d’instruments opérationnels qu’il renferme
conjointe de l’UNDAF (2014-2018) permet permet de mieux identifier les avantages des
de donner aux partenaires techniques, y différentes initiatives en termes de coûts,
compris ceux du Gouvernement, une vue afin de pouvoir prendre des décisions basées
d’ensemble des activités de chaque agence sur les faits et de fixer des priorités. Il vise
du SNU, de leur financement et des écarts à raccourcir les délais afin de rationaliser
qui peuvent en découler. les processus opérationnels d’exécution et
11. Une communication commune sur les à réduire les coûts financiers directs, par
résultats des Nations Unies au Bénin : exemple, en s’appuyant sur les positions
Cette communication facilite la cohérence de négociation communes à l’ensemble du
dans la transmission des messages et Système des Nations Unies dans le cadre
le plaidoyer en matière de normes et de l’acquisition de biens et de services. Les
d’opérationnalisation. Elle permet un réductions de coûts escomptées incluent :
dialogue stratégique harmonisé de l’Equipe La réduction de la duplication des processus
Pays vis-à-vis des partenaires nationaux et professionnels au niveau des agences en
internationaux. Elle renforce la visibilité assurant le service à travers un seul canal
du SNU en tant qu’entité réunissant des plutôt qu’en le décentralisant au niveau des
agences et institutions visant le même agences (par exemple, TIC, transport et
objectif, le développement du Bénin. maintenance des bâtiments) ;
La communication commune facilite la La réduction des coûts de transaction
cohérence des messages et des plaidoyers (temps passé aux activités) pour les Nations
de l’Equipe Pays. Unies et les partenaires, y compris le
12. Le principe des opérations communes Gouvernement, du fait de l’harmonisation
préconise aux agences des Nations des procédures opérationnelles et d’accords
Unies travaillant dans un même permanents avec des fournisseurs;
pays d’unir leurs efforts à travers des La mise en avant des positions de négociation
méthodes de travail et des procédures des Nations Unies lors de la passation de
harmonisées, des services communs et marchés de biens en grandes quantités (par
parfois une Maison Commune comme exemple, fournitures de bureau, services
environnement de travail commun. d’impression).
Au Bénin, l’Equipe Pays s’est engagée à
développer et mettre en œuvre le BOS. 15. Pour ce qui est de l’amélioration de la
qualité des services des prestataires, il
faut noter que par la passation conjointe
1.3 - Objectifs du BOS au Benin de marchés de services en gros volumes, les
Nations Unies augmentent leur pouvoir de
13. En s’engageant dans la mise en place du
négociation avec le prestataire de services et
BOS, l’Equipe Pays du Bénin vise : i) la
améliorent ainsi leur capacité à contrôler et
réduction des coûts de transaction ; ii)
évaluer la qualité globale du service exécuté
l’amélioration de la qualité des services des
par ce prestataire.
prestataires ; et iii) l’amélioration des liens
entre les Programmes et les Opérations. 16. En ce qui concerne l’amélioration
des liens entre les Programmes et les
14. S’agissant de la réduction des coûts,
Opérations, le BOS permet d’identifier
le BOS se concentre sur les services de
les opérations nécessaires pour l’exécution
support opérationnel et les initiatives
efficace des programmes. Il contribue à une
visant à harmoniser et/ou simplifier les
mise en œuvre plus efficiente et efficace de
opérations. Cette démarche permet de
l’UNDAF.
faciliter une planification stratégique des
171.4 - Méthodologie d’élaboration financiers et du gouvernement : Au
du BOS cours de la Journée des Nations Unies du
24 octobre 2014, l’équipe pays a informé
17. La démarche méthodologique ayant conduit à ses partenaires (PTF et gouvernement) du
l’élaboration du BOS au Bénin est structurée processus de mise en place de la stratégie
autour de onze étapes caractérisées par une BOS au Bénin.
approche participative. Il s’agit de :
• la tenue d’une première téléconférence avec
• l’appropriation du BOS par l’équipe l’équipe de l’UNDOCO : l’OMT et tous
pays: Au cours de l’année 2014, l’équipe pays les groupes de travail ont tenu le mardi 24
a tenu plusieurs séances d’appropriation de Mars 2015, avec l’équipe chargée du BOS à
la stratégie BOS. Cette appropriation lui a l’UNDOCO une téléconférence ayant permis
permis de donner des orientations claires de recueillir les conseils et recommandations
à l’équipe en charge de la formulation du pour la formulation du BOS.
BOS au Bénin. • la rédaction du document BOS : La
• la dynamisation de l’OMT : Suite à rédaction du document a été le résultat d’un
l’appropriation du BOS par l’équipe pays, travail itératif entre les groupes de travail, le
le groupe OMT a été redynamisé sous la responsable de l’OMT et les chefs d’agences.
Coordination et le leadership du Coordinateur La consolidation des travaux des différents
Résident. Ce groupe est désormais placé sous groupes de travail a permis de disposer de la
la présidence d’un Chef d’agence notamment première version du document lors de l’atelier
le Représentant de l’UNICEF. des chargés d’opérations tenu le 10 juillet 2015.
• la formation des membres de l’équipe • la soumission de la première version
de gestion des opérations (OMT) sur le à UNDOCO. Le 3 Août 2015, le
processus BOS : Du 9 au 15 Octobre 2014, Coordonnateur Résident a soumis la première
tout le personnel des opérations a été formé version du document pour l’assurance
sur le processus, la démarche et les principes qualité. Une deuxième conférence avec
du BOS. Cette formation a permis de l’équipe d’UNDOCO tenue le 17 Août 2015,
disposer de personnel des opérations motivé a permis de recueillir leurs commentaires et
pour la mise en place du BOS au Bénin. suggestions sur cette première version.
• l’adoption de la feuille de route par • la tenue d’un atelier d’appropriation et
l’équipe pays : Après la formation de d’intégration programme opération : Le
l’équipe de gestion, l’équipe pays a adopté 8 Septembre 2015, un atelier d’intégration
la feuille de route devant conduire à la du personnel programme et des opérations
formulation du BOS au Bénin lors de la a été organisé suite à la finalisation du BOS.
retraite annuelle des chefs d’agences de • l’adoption et la signature par les chefs
décembre 2014. d’agences : Après la prise en compte des dif-
• la mise en place de quatre groupes férents commentaires et observations, le docu-
de travail : à la suite de l’adoption de la ment a été adopté et signé le 20 octobre 2015.
feuille de route pour l’élaboration du BOS,
quatre groupes de travail ont été mis en
place. Il s’agit : i) du groupe des achats, ii) 1.5 - Domaines couverts par le
du groupe des finances ; iii) du groupe IT BOS au Bénin
et iv) du groupe des ressources humaines.
Ces groupes ont procédé aux différentes 18. Le BOS au Bénin couvre essentiellement
analyses (analyse initiale, besoins et quatre domaines (Tableau 1) à savoir : i) les
exigences, coûts-bénéfices) de leurs secteurs achats communs, ii) les finances communes,
conformément aux directives décrites dans iii) les Technologies de l’Information et de
le manuel d’élaboration du BOS. Communication communes, et iv) la gestion
commune des ressources humaines.
• l’information des partenaires techniques,
18Tableau 1 : Les domaines du BOS Bénin
Services communs au Bénin Domaines couverts
Services achats communs • Mise en place d’accords à longs termes (LTA) communs au SNU dans une
dizaine de domaines : (service de gardiennage, agences de voyage, restau-
ration, transit, communication, fourniture de bureaux, équipement informa-
tique, services courriers, impression et édition de documents, annonces dans
les journaux)
• Mise en place de la Maison commune des Nations Unies1
Finances communes • Services Bancaires
• HACT
TIC Communes • activation data pour corporate
• fourniture de la connexion internet au SNU à travers la fibre optique
• gestion des fréquences du SNU
• partage des technologies inter-agences
Ressources humaines com- • E-roster des consultants et prestataires de services
munes
• Harmonisation de la grille de rémunération des détenteurs de Service
contrat (UNFPA, PAM, PNUD)
• Guide du nouvel arrivant au Bénin
• Dispensaire commun des Nations Unies
1 La décision de mise en place de la maison commune des Nations Unies ayant été prise récemment par l’Equipe pays, l’analyse
pour sa prise en compte dans le BOS sera faite lors de la revue annuelle.
19II - ANALYSE DES OPERATIONS
2.1 - Analyse initiale et l’UNFPA, se sont déjà engagées dans
sa mise en œuvre. La micro-évaluation
19. L’analyse initiale vise à dresser un état des
des partenaires d’exécution a été réalisée
lieux des initiatives conjointes existantes
conjointement au cours de l’année 2014 par
au niveau des opérations, des services
toutes les agences participant au processus
communs existants ou en cours de mise en
de même que la macro-évaluation en 2015.
place. Au Bénin, cette analyse a été axée sur
les services communs existant notamment 24. Dans le domaine des Technologies de
dans les domaines des achats, des finances, l’Information et de la Communication,
et des Technologies de l’Information et de les initiatives communes au sein du SNU
la Communication (Tableau 2). couvrent : i) la connexion Internet via
VSAT, maintenance et appui sur les
20. Au niveau des achats, l’état des lieux
équipements informatiques, iii) le service
révèle que les services communs existant
d’appui technique en radio communication ;
concernent : i) la téléphonie mobile ; ii) le
et v) les formalités administratives
gardiennage ; et iii) les voyages. Les services
auprès de l’Autorité de Régulation des
de la téléphonie mobile et de gardiennage
Communications Electroniques et des
sont actuellement fonctionnels au niveau
Postes (ARCEP).
de toutes les agences du SNU au Bénin
avec une qualité satisfaisante. Un service 25. S’agissant de la connectivité internet, deux
commun des voyages est en cours de mise agences, à savoir, le PNUD et l’UNFPA,
en place. Cependant, il convient de relever utilisent une connexion internet commune
qu’au niveau des achats, chaque agence via VSAT. En ce qui concerne les services
mène ses processus d’achats isolément, radio communication et les formalités
de façon répétitive et même parfois sans administratives auprès de l’ARCEP, ils sont
accord à longs terme (LTA) interne. gérés par UNDSS pour le compte de toutes
les agences.
21. Au niveau des finances, les activités
menées actuellement de manière conjointe 26. Au niveau des ressources humaines,
par les agences du SNU portent sur : i) les le seul service commun fonctionnel est le
services bancaires, et ii) la mise en œuvre du dispensaire commun des Nations Unies,
HACT. pour le bien-être du personnel. Un répertoire
en ligne de consultants, prestataires et
22. Pour les services bancaires, il existe
fournisseurs du SNU Bénin est en cours de
actuellement un service commun négocié
mise en place.
au nom de toutes les agences avec la Bank of
Africa depuis 2012. Chaque agence devrait
signer directement son contrat avec cette
banque, en se basant sur les termes négociés
collectivement. Cependant, seuls le PNUD
et l’UNFPA ont signé un contrat avec la
Bank of Africa.
23. S’agissant du HACT, plusieurs agences,
notamment le PNUD, l’UNICEF, le PAM
20Tableau 2 : Etat des lieux des services communs au SNU Bénin
Type de Service commun/d’effort d’harmoni-
Etat des lieux
sation existant
ACHAT
Téléphonie mobile La téléphonie mobile est fonctionnelle
Gardiennage Le service est en cours
Voyage Le service est en cours avec un besoin d’amélioration
FINANCES
Service bancaire Le service est en cours, avec un besoin d’amélioration
HACT La procédure est en cours, avec un besoin d’amélioration
TIC
Connexion Internet via VSAT Le service est en cours, avec deux agences (PNUD, UNFPA)
Maintenance et Appui IT Le service est en cours, avec deux agences (PNUD, UNFPA
Service d’Appui Technique en Radio Com-
Le service est fonctionnel avec l’appui de l’UNDSS
munication
Formalités administratives envers l’Autorité Les procédures de formalités administratives avec l’ARCEP sont
de Régulation des Télécommunications fonctionnelles
RESSOURCES HUMAINES
Dispensaire SNU Le dispensaire est fonctionnel
E-roster (base de données) des consultants La procédure de mise en place d’une base de données en ligne
SNU est engagée.
2.2 - Analyse des besoins et des de passation de marchés. Toutes les
exigences initiatives communes d’achats sont restées
infructueuses. A cet égard, les solutions
envisagées dans le domaine des achats
27. L’analyse des besoins a permis de relever la porteront sur : i) l’harmonisation et la
nécessité de continuer les services d’appui mise en commun du système de passation
opérationnel existants et les nouveaux de marchés ; ii) la mise en place de LTA
services conjoints souhaités, tandis que dans une dizaine de domaines, notamment
l’analyse des exigences identifie et décrit les le transport aérien, le gardiennage, la
exigences des services d’appui opérationnel restauration, le transit, la fourniture
existants et les nouveaux services conjoints de bureaux, l’achat des équipements
à mettre en place. Cette analyse a couvert les informatiques, le service courriers,
domaines des achats, des finances, des TIC l’impression et édition de documents ainsi
et des ressources humaines. que les annonces dans les journaux.
28. Au niveau des achats, l’analyse a révélé la 29. S’agissant des finances, l’analyse a porté
nécessité de mettre en place des accords sur le HACT et sur les services bancaires.
à long terme (LTA) dans l’acquisition de Concernant l’analyse sur le HACT, le besoin
certains biens et services en commun, d’un meilleur alignement des procédures
en vue de réduire le temps et le coût des et priorités nationales a été relevé. Le
passations de marchés. Actuellement, les passage à l’échelle dans la mise en œuvre
agences du SNU ne disposent pas de LTA de l’approche HACT constitue une priorité
communs ; chacune mène son processus pour l’Equipe Pays en vue de renforcer
21l’efficacité de l’aide au Bénin conformément commun de compétition bancaire et les
à la Déclaration sur l’efficacité de l’aide et au niveaux optimaux actuels de satisfaction
Partenariat de Busan pour une coopération pourront servir de référence pour retenir
efficace au service du développement. A une banque qui satisfait les attentes
cet égard, les exigences identifiées pour conjointes des agences.
être conforme au HACT au Bénin portent
sur : i) la réalisation de la macro-évaluation
; iii) la systématisation de l’utilisation du 2.3 - Analyse coût-bénéfice (ACB)
même outil, de remise d’espèces ou Funding 31. L’analyse coûts-bénéfices vise à donner
Authorization and Certificate of Expenditures un aperçu suffisant, pas nécessairement
(FACE) et la mise en place d’un même plan exhaustif, des principaux éléments de
d’assurance qualité et de renforcement de coût associés à un processus. Elle permet
capacité des partenaires et iv) la réalisation d’établir la base permettant d’opérer une
des audits conjoints des partenaires sélection et une hiérarchisation des priorités
d’exécution. basées sur les valeurs.
30. Au niveau des services bancaires, 32. Cette analyse a montré qu’au Bénin,
l’analyse des besoins révèle la nécessité une économie monétaire et de temps
pour les agences de se mettre ensemble importante est possible à condition que
pour capitaliser sur le volume global de des accords à long terme communs
leurs transactions et obtenir de meilleurs soient mis en place. Par exemple, au niveau
avantages. A la date d’aujourd’hui, chaque des achats, le gain est estimé à 350 666
agence bénéficie d’un certain nombre USD par an en terme monétaire et à 14 789
d’avantages auprès de sa banque. Il est heures (616 jours) pour la mise en place de
nécessaire que toutes les agences se mettent cinq LTA (voir tableau n° 3), donnant ainsi
ensemble pour retenir les niveaux optimaux l’opportunité au SNU d’allouer le temps
de satisfaction attendus d’un ensemble de de son personnel à d’autres activités. La
tous les critères d’appréciation. Ces critères méthodologie de détermination des gains
serviront de base pour lancer un processus dans la mise en place des LTA est présentée
dans l’encadré 2.
2 voir en annexe les modalités de mise en oeuvre des LTA au Bénin.
22Encadre 2
Méthodologie d’estimation des gains pour la mise en place des LTA communs
La méthodologie utilisée pour évaluer les différents gains (monétaires, non monétaires et autres) dans la mise en
place des LTA, repose sur 3 principales étapes : i) la collecte des données de base ou de référence, ii) la cartographie
des processus opérationnels, et iii) l’analyse simplifiée du coût des transactions.
S’agissant de la collecte des données de base ou de référence, elle a pour but de recueillir des informations de
base sur l’activité d’approvisionnement des Organisations des Nations Unies participant à l’opération d’harmonisa-
tion. Les informations recueillies sont entre autres : i) le montant des dépenses de chaque agence par service au
cours de la période de référence ; ii) le nombre de processus de LTA, RFQ, ITB, RFP exécutés par agence au cours de
la période de référence. Ces données ont servi de base de comparaison avec la nouvelle solution proposée dans le
cadre de l’harmonisation des processus d’achats communs au SNU.
Pour ce qui est de la cartographie des processus opérationnels, les différentes étapes d’un processus d’approvi-
sionnement ont été répertoriées, depuis l’identification du besoin, la réquisition, en passant par les appels d’offres, la
signature du contrat et le paiement du fournisseur. Le but est d’identifier pour chaque étape du processus le nombre
et le type de staff qui interviennent, et le temps mis par chaque acteur pour exécuter son segment de travail. Ceci
permet d’évaluer le coût de chaque étape du processus en prenant en compte le temps mis par chaque staff pour sa
portion de travail.
En ce qui concerne l’analyse simplifiée du coût des transactions, elle a permis de :
- présenter de manière transparente les coûts internes générés par l’exécution de différents processus de pas-
sation de marchés (appels d’offres, demandes de propositions, demandes de cotations, bons de commande
dans le cadre des LTA) ;
- calculer le temps passé à l’exécution de ces différents processus de passation de marchés ;
- comparer les coûts et la durée de travail avec les coûts d’autres organisations du Système des Nations Unies
; et
- analyser les économies réalisables (en temps passé et en charge de travail ou en diminution des coûts de
transaction) en abandonnant les demandes de propositions ou appels d’offres répétés et individuels pour la
mise en place de nouveaux accords à long terme.
Ainsi sur la base des données recueillies, il a été procédé au calcul i ) du temps nécessaire pour faire un processus
de passation de marché complet (ITB en occurrence) ; ii) du montant du processus en termes de coût monétaire sur
la base des grilles de salaire des fonctionnaires impliqués dans le processus ; iii) du nombre de ITB que toutes les
agences des Nations Unies au Bénin ont effectués au cours de l’année de référence 2014 ; iv) des coûts totaux des
processus de passation de marché par services identifiés en 2014 (coût d’un processus X nombre de processus) et,
v) du coût d’un processus d’achat sur la base d’un LTA et des ordres d’achat (purchase order - PO) (nouvelle solution
proposée pour l’initiative d’harmonisation des achats dans le cadre du BOS)
Par la suite, il s’agit de :
- comparer les coûts et le temps requis pour exécuter les processus d’approvisionnement pendant l’année de
référence (ITB, RFQ, RFP) et le coût d’un processus d’approvisionnement basé sur PO contre le LTA ;
- dégager les bénéfices en coût de staff et en temps de réalisation ; et enfin,
- de montrer comment les agences des Nations Unies pourraient faire des économies d’échelle et des gains
de temps en remplaçant les processus internes de RFQ, ITB / RFP avec des LTAs communs.
23Tableau 3 : Tableau récapitulatif des gains issus de l’analyse coût bénéfice au niveau
des achats
Coûts Mo-
Coûts Mo- Gains Mo-
nétaires Temps et coûts Temps et couts Gains en temps
nétaires nétaires
escomptés staff actuels staff escomptés et coûts staff es-
Actuels escomptés
(réduction (USD) (USD) comptés (USD)
(USD) (USD)
5% CA) (USD)
Entretien et
Tps:4069h Tps:1237h Tps:2832h
réparation véhi- 126 268 116 180 10 088
Couts : 90 026 Coûts: 22 096 Coûts: 67 930
cules
agence de Tps:12726h Tps:2653h Tps: 10073h
946 438 895 341 51 097
voyage Couts: 281 517 Coût:4 228 Couts: 234 289
Services trai- Tps:1304h Tps:335h Tps: 969h
86 509 78 409 8 100
teurs Coûts: 28 848 Coûts: 6 048 Coûts: 22 800
Tps:540h Tps: 250h Tps:290h
Carburant 186 941 173 819 13 122
Coûts: 11 937 Coûts:4 534 Coûts 7 403
Transit et dé- Tps:1664h Tps:1039h Tps: 625h
1 754 482 1.662 983 91 499
douanement Coûts:36 806 Coûts:18 563 Coûts: 18 243
Source : OMT : Bénin, Groupe de travail Achats - Tps= temps
33. Au niveau du TIC, l’analyse coûts-bé- au lieu de 17.75 mégabits par secondes,
néfices montre que l’utilisation commune avec une qualité de connexion plus impor-
de la connexion internet via fibre optique tante (rapidité ouverture des pages web,
au SNU permettrait d’avoir une bande sites Corporate, Atlas, Email, etc.) et des
passante de 47,25 mégabits par seconde dépenses dégressives (Tableau 4).
Tableau 4 : Tableau récapitulatif des gains issus de l’analyse coût bénéfice au
niveau des TIC
Désignation 2015 2016 2017 2018
Dépenses SNU actuelle (USD) 314 227 314 227 314 227 314 227
Bande Passante SNU (mégabits par se-
conde) 17,75 47 47 47
Dépenses SNU après projet (USD) 314 227 3 34 493 309 821 309 821
Gain annuel (USD) - -20 266 4 406 4 406
Source : OMT : Bénin, Groupe de travail TIC
34. En ce qui concerne les finances, l’utilisation ii) la réduction de 11,43 USD sur les frais de
commune des services bancaires présente timbre lors des renversements d’espèces sur le
les avantages qui suivent : compte courant ;
i) l’ouverture d’un compte courant rémunéré à iii) un gain monétaire de 4 165 USD sur les frais
un taux minimum de 5% l’an hors IRC (Impôt de publication et d’organisation de conférence
sur le Revenu des Créances qui est de 15% d’explication de l’offre au cours de la première
actuellement), ce type de compte génère des année de mise en oeuvre.
intérêts créditeurs que la banque positionne et Par ailleurs, il y a également la mise en place
qui viennent en augmentation de la disponibilité au niveau des banques, de guichets dédiées
du compte courant. Le gain généré est ainsi uniquement aux opérations du SNU.
estimé à 23 295 USD pour les intérêts créditeurs
sur compte courant par an ;
24III - PRIORISATION ET CADRE DE RESULTATS
35. Suivant les orientations de l’Equipe Pays et • l’élaboration des procédures de
les résultats de l’analyse coûts-bénéfices, le fonctionnement pour la gestion
BOS du Bénin se repose sur quatre piliers des LTA communs ;
et est décliné en cinq effets à réaliser à • l’enclenchement du processus
l’horizon 2018. de mise en place de la maison
• Pilier 1 : achats communs ; commune des Nations Unies.
• Pilier 2 : finances communes ; 38. La mise en œuvre de ces actions devrait
• Pilier 3 : TIC commune ; engendrer une réduction des coûts de
temps de transaction d’au moins 30% à
• Pilier 4 : ressources humaines l’horizon 2018 et la réduction des coûts
communes. d’achats d’au moins 5%.
3.1 - Pilier 1 : Achats communs 3.2 - Pilier 2 : Finances communes
36. A travers ce pilier, l’Equipe Pays du Bénin vise 39. Au niveau du pilier relatif aux finances
la mise en place des mécanismes communs communes, deux effets sont attendus, il
de gestion des achats par l’établissement des s’agit de l’effet sur la mise en œuvre du
accords à long terme avec les fournisseurs. HACT et l’effet sur les services bancaires.
Elle ambitionne la réalisation de
Effet 2 : « D’ici à fin 2018, les
Effet 1 : « D’ici à fin 2018, la qualité et partenaires nationaux de réalisation
l’efficience des opérations d’achats s’approprient la gestion des projets
du SNU sont améliorées à travers la de développement appuyés par le
mise en place des LTA communs » SNU à travers la mise en œuvre du
37. Les principales actions à mener pour la HACT ».
réalisation de cet effet porteront sur : 40. Au niveau de la mise en œuvre du HACT,
• la mise en place des LTA l’Equipe Pays entend renforcer l’efficacité
communs dans une dizaine de de l’aide et du processus de développement
domaines, avec la réalisation au Bénin. Les principales actions envisagées
de ces cinq LTA communs porteront sur :
(l’entretien et réparation des • la réalisation de la macro-évaluation ;
véhicules, les agences de
voyages, les services traiteurs, • La poursuite des remises d’espèces avec
le transit, le carburant) dès la l’utilisation du formulaire FACE ;
première année de mise en • la mise en place des plans d’assurance
œuvre du BOS soit 2015. communs (vérifications ponctuelles,
• la mise en œuvre des mécanismes audits conjoints, etc.) ;
de suivi des fournisseurs réguliers • la formation conjointe des partenaires
portant sur les prix et la qualité ; d’exécution.
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