Business Operations Strategy - (2015-2018) - UNDG

 
Business Operations Strategy - (2015-2018) - UNDG
Business Operations
     Strategy
      (2015-2018)
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Business Operations Strategy
          (2015-2018)

            OCTOBRE 2015
Business Operations Strategy - (2015-2018) - UNDG
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AVANT PROPOS

Pour le Système des Nations Unies (SNU) au Bénin, la mise en place du présent « Business Operations
Strategy » (BOS) représente un pas important franchi dans la mise en œuvre de la réforme « Delivering
As One » (DAO) qui vise à renforcer la cohérence et l’harmonisation de ses interventions.
Le BOS est un instrument qui permet aux agences du SNU de mettre en œuvre leurs opérations de
manière conjointe et de renforcer la concrétisation des procédures d’opérationnalisation standards
(Standard Operating Procedures – SOP). Son élaboration vient renforcer le pilier du DAO relatif
aux opérations communes « Operating as One » qui promeut un bureau commun (virtuel)
appuyé sur la mise en profit des technologies ICT, qui rassemble les opérations (gestion
de ressources humaines, opérations financières et services administratifs) autour de
services communs d’appui aux programmes des agences, de façon coordonnée, efficiente
et efficace.
Le BOS du Bénin, couvre la période 2015-2018, vise une harmonisation et une simplification des
différents services d’opérations nécessaires pour la mise en œuvre du plan cadre des Nations Unies
pour l’assistance au développement (UNDAF). Elle prend notamment en compte les services
communs tels que ceux liés aux Technologies de l’Information et de la Communication, aux achats,
aux ressources humaines et aux finances.
A travers le BOS, le SNU au Bénin espère accroître son efficience dans l’appui au programme
dans ces domaines. Durant la première année de mise en œuvre du BOS, la collaboration entre
ses agences et fonds devrait permettre de générer des gains importants en terme monétaire et en
heures de travail du staff contribuant ainsi à l’amélioration du bien-être du personnel.
La mise en œuvre du BOS constitue également un moyen de renforcer l’image des agences et
des fonds du SNU au Bénin « unis dans l’action », non seulement auprès du Gouvernement, des
Partenaires Techniques et Financiers, mais surtout auprès du secteur privé, plus spécialement les
fournisseurs que nous sollicitons dans le cadre des services communs.
J’adresse tous mes compliments à l’équipe de gestion des opérations (OMT) du SNU au Bénin et
au Bureau du Coordonnateur Résident.

                                      Rosine Sori Coulibaly,
                                       Coordonnateur Résident
                                    du Système des Nations Unies

                                                                                                        5
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PAGE DE SIGNATURE

                                   Mme Rosine SORI COULIBALY

           Coordornateur Résident des Activités opérationnelles du Système des Nations Unies au Bénin

     Dr Anne VINCENT                   Mme Margarète MOLNAR                 Dr Triphonie NKURUNZIZA

    Représentante de l’UNICEF             Directrice Pays ONUSIDA                Représentante a.i. de l’OMS

    Mme Liz Kpam AHUA                      M. Housainou TALL                        M. Yo TIEMOKO

Représentante Régionale de l’UNHCR           Représentant du PAM                   Représentant de la FAO

  M. Gilbert POUMANGUE                M. Koudaogo OUEDRAOGO                        M. Benoît SOSSOU

                                                                               Directeur a.i. Bureau Régional de
  Représentant Adjoint du PNUD            Représentant de l’UNFPA
                                                                                         l’UNESCO

                                                                                                                   7
Business Operations Strategy - (2015-2018) - UNDG
SOMMAIRE

RESUME EXECUTIF ................................................................................................................................... 11
LISTE DES SIGLE ET ABBREVIATIONS ............................................................................................. 13
I - INTRODUCTION .................................................................................................................................... 15
    1.1 - Historique .................................................................................................................... 15
    1.2 - Contexte ....................................................................................................................... 15
    1.3 - Objectifs du BOS au Benin ......................................................................................... 17
    1.4 - Méthodologie d’élaboration du BOS ........................................................................... 18
    1.5 - Domaines couverts par le BOS au Bénin ..................................................................... 18
II - ANALYSE DES OPERATIONS .......................................................................................................... 20
    2.1 - Analyse initiale ............................................................................................................ 20
    2.2 - Analyse des besoins et des exigences .......................................................................... 21
    2.3 - Analyse coût-bénéfice (ACB) ...................................................................................... 22
III - PRIORISATION ET CADRE DE RESULTATS ............................................................................. 25
    3.1 - Pilier 1 : Achats communs ........................................................................................... 25
    3.2 - Pilier 2 : Finances communes ..................................................................................... 25
    3.3 - Pilier 3 : Les TIC Communes ..................................................................................... 26
    3.4 - Pilier 4 : Ressources humaines communes ................................................................. 26
IV - SUIVI & EVALUATION ET MECANISME DE GOUVERNANCE DU BOS ...................... 27
V - CADRE BUDGETAIRE DES OPERATIONS ................................................................................. 29
VI OPERATIONNALISATION DU BOS ................................................................................................ 30
ANNEXE 1: ANALYSE INITIALE ........................................................................................................... 31
ANNEXE 2 : TABLEAU D’ANALYSE DES BESOINS ET EXIGENCES ...................................... 33
ANNEXE 3 : ANALYSE COUT BENEFICES ........................................................................................ 39
ANNEXE 4 : CADRE DE MESURE DES RESULTATS DU BOS ..................................................... 44

                                                                                                                                                           9
RESUME EXECUTIF

Sous l’impulsion du Coordonnateur Résident, l’Equipe Pays du Bénin s’est engagée depuis Octobre
2014 dans un processus du renforcement des piliers de la réforme « Delivering As One », plus
particulièrement en ce qui concerne les « opérations communes ». Cet engagement s’est matérialisé
par la tenue d’un atelier technique d’appropriation des « Standards Operation Procedures » (SOP –
procédures d’opérationnalisation standards), par les membres de l’Equipe Pays et l’enclenchement
du processus de mise en place du Business Operations Strategy (BOS).
L’objectif visé par l’Equipe Pays dans la mise en place du BOS est :
    •   la réduction des coûts qui inclut : i) la diminution de la duplication des processus
        au niveau des agences en assurant le service à travers un seul canal plutôt qu’en le
        décentralisant au niveau des agences ; ii) la réduction des coûts de transaction (temps passé
        aux activités) pour les Nations Unies et les partenaires, y compris le Gouvernement, du
        fait de l’harmonisation des procédures opérationnelles et d’accords permanents avec des
        fournisseurs; iii) la mise en avant des positions de négociation des Nations Unies lors de la
        passation de marchés de biens en grandes quantités.
    •   l’amélioration de la qualité des services des prestataires par la passation conjointe de
        marchés en gros volumes. Les Nations Unies augmentent leur pouvoir de négociation avec
        le prestataire de services et améliorent ainsi leur capacité à contrôler et évaluer la qualité
        globale du service exécuté par ce prestataire.
    •   l’amélioration des liens entre les Programmes et les Opérations : en effet, le BOS
        permet d’identifier les opérations nécessaires pour l’exécution efficace des programmes et
        facilite l’intégration entre les opérations et le programme.
L’élaboration du BOS du Bénin a été conduite par une démarche participative structurée autour de
plusieurs étapes dont les principales sont : i) la dynamisation de l’équipe de gestion des Opérations
« Operation Management Team » (OMT) par le Coordonnateur Résident et la nomination d’un chef
d’agence à sa présidence ; ii) la formation des membres de l’OMT sur le processus BOS ; iii)
la mise en place de quatre groupes de travail inter-agences pour mener les différentes analyses
nécessaires à la mise en place du BOS, iv) l’organisation d’un atelier de consolidation des résultats
des différents groupes de travail ayant permis de disposer d’une première version du document
BOS ; vi) la soumission de la dite première version à UNDOCO le 3 Août 2015 pour l’assurance
qualité, suivi d’une téléconférence avec l’équipe de UNDOCO le 17 Août, ayant permis de recueillir
leurs commentaires et suggestions pour la finalisation du document BOS ; et enfin vii) la tenue d’un
atelier d’appropriation du BOS au niveau de l’Equipe Pays, et du personnel du programme et des
opérations.
Les différentes analyses (analyse de l’existant, analyse des besoins et l’analyse coûts-bénéfices)
menées ont conduit l’Equipe Pays à retenir les domaines dans lesquels les agences ont plus de
valeurs ajoutées et de gains en opérant ensemble. Il s’agit du domaine : i) des achats, ii) des finances,
iii) des Technologies de l’Information et de Communication (TIC), et iv) de la gestion des ressources
humaines.
Ainsi, la mise en œuvre du BOS permettra au SNU de réaliser d’énormes gains en terme monétaires
et non monétaires au niveau de ces quatre secteurs. Dans le domaine des achats, la mise en place

                                                                                                            11
de cinq LTA communs engendrerait dès la première année de mise en œuvre des gains estimés
     à 350 666 USD par an en terme monétaire et à 14 789 heures de travail. Dans le domaine des
     finances, le BOS prendra en compte HACT et les services bancaires. La mise en place des services
     bancaires communs, permettra aux agences d’obtenir l’ouverture de compte rémunéré à un taux
     minimum de 5% l’an hors IRC (Impôt sur le Revenu des Créances) qui est de 15% actuellement et
     la possibilité de mise en place de guichets dédiés uniquement aux agences du SNU. Au niveau des
     TIC, l’utilisation commune de la connexion internet via fibre optique permettrait au SNU d’avoir
     une bande passante de 47,25 mégabits par seconde au lieu de 17.75 mégabits par secondes, avec
     une qualité de connexion plus importante, et des dépenses dégressives.
     Au total, le BOS du Bénin ambitionne la réalisation de cinq effets à l’horizon 2018 :
          Effet 1 : D’ici à fin 2018, la qualité et l’efficience des achats du SNU sont améliorées à travers
           la mise en place des « Accords à Long Terme » (Long Term Agreements-LTA) communs.
          Effet 2 : D’ici à fin 2018, les partenaires nationaux de réalisation s’approprient la gestion
           des projets de développement appuyés par le SNU à travers la mise en œuvre de l’approche
           harmonisée sur les transferts de fonds (Harmonized Approach to Cash Transfer - HACT).
          Effet 3 : D’ici à fin 2018, la qualité, l’efficacité et l’efficience des opérations bancaires des
             agences du SNU sont améliorées à travers la mise en place de services bancaires communs.
          Effet 4 : D’ici à fin 2018, la gestion des Ressources Humaines est harmonisée au sein du
           SNU Bénin pour répondre efficacement aux besoins du programme.
          Effet 5 : D’ici à fin 2018, l’utilisation des TIC pour appuyer la prestation du programme
           est renforcée.
     Pour le suivi de la mise en œuvre du BOS, un cadre de mesure de résultats a été mis en place. Chaque
     service commun fait l’objet de suivi à travers un ensemble de 2 à 3 indicateurs traduisant les progrès
     réalisés par rapport aux éléments de travail et l’efficacité de l’effort d’harmonisation. Le dispositif
     institutionnel de suivi et de mise en œuvre repose sur l’OMT qui rend compte mensuellement à
     l’Equipe Pays.
     Une revue annuelle et deux revues semestrielles de la mise en œuvre du BOS seront organisées
     pour évaluer les performances enregistrées et dégager au besoin les mesures correctrices à prendre
     pour l’atteinte des cinq effets escomptés.

12
LISTE DES SIGLE ET ABBREVIATIONS

ARCEP      :    Autorité de Régulation des Communication Electronique et de la Poste
BOS        :    Business Operation Strategy
BIT        :    Bureau International du Travail
DAO        :    Delivering as One
ECOSOC     :    Conseil Economique et Social des Nations Unies
FACE            Funding Authorization and Certificate of Expenditures
FAO        :    Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture
FENU            Fonds d’Equipement des Nations Unies
HACT       :    Approche Harmonisée sur les Transferts de Fonds / Harmonized Approach
                to Cash Transfers
ITB             Invitation to Bid
LTA        :    Long Term Agreement/ Accord de long terme
QCPR       :    Quadrennial Comprehensive Policy Review / Examen quadriennal complet
OMS        :    Organisation Mondiale de la Santé
OMT        :    Operations Management Team
ONUDI           Organisation des Nations Unies pour le Développement Industriel
ONUSIDA         Programme Commun des Nations Unies sur le VIH/SIDA
PO         :    Purchase order / ordre d’achat
UNDAF      :    Plan Cadre des Nations Unies pour l’Assistance au Développement
UNDG       ::   United Nations Development Group /Groupe de développement des Na-
                tions Unies
UNDOCO          United Nations Development Operations Coordination Office
UNDSS      :    Département de la Sûreté et de la Sécurité des Nations Unies
UNESCO     :    Organisation des Nations Unies pour l’Education, la Science et la Culture
PNUD       :    Programme des Nations Unies pour le développement
QCPR            Examen Quadriennal Complet
UNICEF     :    Fonds des Nations Unies pour l’enfance
UNFPA      :    Fonds des Nations Unies pour la population
UNHCR      :    Agence des Nations Unies pour les Réfugiés
PAM        :    Programme Alimentaire Mondial
RFP        :    Request for Proposal
RFQ             Request for quotation
SOP        :    Standard operating Procedures / Procédures d’opérationnalisation standard

                                                                                            13
I - INTRODUCTION

1.1 - Historique                                    1.2 - Contexte
1. Conformément aux résolutions de                  4. Le Système des Nations Unies intervient
   l’Assemblée      Générale     du     Conseil        au Bénin depuis l’indépendance du pays
   Economique et Social (ECOSOC), et                   conformément à l’accord de base avec
   des résultats de l’Examen Quadriennal               le Gouvernement. Le SNU contribue de
   Complet (QCPR), exhortant le Système                façon harmonisée au développement du
   des Nations Unies (SNU) à harmoniser                pays en se basant sur l’UNDAF. Il vise
   ses opérations en vue de réduire les coûts          à garantir une plus grande synergie et
   des transactions et la duplication de l’appui       complémentarité des interventions des
   opérationnel à l’exécution des programmes,          agences, fonds et programmes du SNU sur
   l’UNDG (Groupe de Développement des                 le terrain et à accroître l’effet multiplicateur
   Nations Unies - United Nations Development          de leur contribution au développement
   Group) s’est engagé dans un processus de            du pays. Pour mettre en œuvre l’UNDAF,
   mise en place d’outils pouvant favoriser            l’Equipe Pays est composée de sept agences
   l’harmonisation au niveau des Equipes Pays.         résidentes, à savoir, FAO (Organisation
2. A cet effet, l’UNDG a développé dans                des Nations Unies pour l’Alimentation
   son plan stratégique les priorités, visant          et l’Agriculture), OMS (Organisation
   la simplification et l’harmonisation des            Mondiale de la Santé), ONUSIDA
   procédures au niveau des opérations afin            (Programme commun des Nations Unies
   de fournir un meilleur soutien à l’efficacité       sur le VIH/SIDA), PAM (Programme
   des programmes. L’objectif étant d’établir          Alimentaire Mondial), PNUD (Programme
   des directives et des instruments dans le           des Nations Unies pour le Développement),
   but de renforcer les liens entre le Plan            UNFPA (Fonds des Nations Unies pour la
   Cadre des Nations Unies pour l’Assistance           Population), UNICEF (Fonds des Nations
   au Développement (UNDAF) et les                     Unies pour l’Enfance) ; des institutions
   opérations, d’améliorer le suivi opérationnel,      telles que la Banque Mondiale et le FMI
   l’évaluation et la reddition des initiatives        (Fonds Monétaire International) ; et des
   d’harmonisation au niveau des pays. Dans            agences non-résidentes telles que AIEA
   ce cadre, l’UNDG a mis en place le Business         (Agence Internationale de l’Energie
   Opérations Strategy (BOS).                          Atomique), FENU (Fonds d’Equipement
                                                       des Nations Unies) ;            FIDA (Fonds
3. Le BOS est une démarche volontaire qui              International de Développement Agricole) ;
   s’intéresse aux Opérations conjointes               OIT (Organisation Internationale du
   élaborées en étroite collaboration avec             Travail) ; ONUDI (Organisation des
   les Equipes Pays des Nations Unies et               Nations Unies pour le Développement
   leur permet d’adopter une démarche                  Industriel); PNUE (Programme des
   stratégique, orientée vers les résultats, pour      Nations Unies pour l’Environnement) ;
   la planification, la gestion et la mise en          UNESCO (Organisation des Nations Unies
   œuvre d’Opérations harmonisées à l’échelle          pour l’Education, la Science et la Culture) ;
   des pays.                                           UNHCR (agence des Nations Unies pour
                                                       les Réfugiés).

                                                                                                          15
5. Depuis Janvier 2010, le Gouvernement du               7. L’UNDAF (2014-2018) représente le
                  Bénin s’est inscrit en tant que pays volontaire          Programme commun du SNU au
                  de la mise en œuvre de la réforme des                    Bénin. C’est un cadre stratégique des
                  Nations Unies « Unis dans l’action ». Cette              résultats escomptés à moyen terme. Il
                  mise en œuvre a connu des lenteurs, à cet                définit comment l’Equipe Pays contribuera
                  égard et sous l’impulsion du Coordonnateur               à l’atteinte des résultats de développement
                  Résident, l’Equipe Pays du Bénin s’est                   basés sur l’analyse des besoins du pays et
                  engagée depuis Octobre 2014 dans un                      les avantages comparatifs du SNU. Ainsi, il
                  processus de renforcement de la mise en                  tient compte du temps et de la durée du cycle
                  œuvre de la réforme. Cet engagement s’est                de planification nationale. Il sert de cadre
                  matérialisé par la tenue d’un atelier technique          mutuel de responsabilité et crée une division
                  d’appropriation des SOP « Standard Operation             claire des responsabilités entre les agences,
                  Procedures », par les membres de l’Equipe                indiquant la contribution de chacune des
                  Pays et l’enclenchement du processus de                  agences à chaque résultat. Un Comité de
                  mise en place du « Business Operations                   Pilotage Conjoint (Gouvernement/SNU)
                  Strategy » (BOS) par l’adoption d’une feuille            donne les orientations stratégiques en
                  de route en octobre 2014.                                matière de coordination et de suivi conjoints
               6. Avec la mise en œuvre des SOP, l’Equipe                  de sa mise en œuvre.
                  Pays s’est alors engagée à la mise en œuvre           8. Par ailleurs, les agences du SNU mettent en
                  progressive de la réforme autour des cinq                oeuvre actuellement quatre projets conjoints
                  piliers : i) un programme ; ii) un leader ;              en appui au gouvernement du Bénin : i)
                  iii) un cadre budgétaire commun ; iv)                    le projet conjoint pour l’élimination des
                  une communication commune et v) les                      violences basées sur le genre et la promotion
                  opérations communes.                                     des droits humains ; ii) le projet conjoint
                                                                           pour le renforcement du système national
     Encadré 1:                                                            d’informations statistiques ; iii) le projet sur
     Objectifs des «Standard Operation Procedures» (SOP)                   l’amélioration de la sécurité alimentaire et
                                                                           renforcement des capacités communicatives,
       Les Procédures d’ Opérationnalisation Standards (SOPs) ont
       pour objectifs de :
                                                                           relationnelles et de leadership des femmes
                                                                           en zone rurale au Bénin ; et iv) le projet de
           •    Fournir aux Equipes Pays, aux Gouvernements,               lutte contre la malnutrition chronique dans
                aux autres acteurs nationaux et partenaires dans
                les pays ayant adopté ou voulant se lancer dans            les communes de Malanville et Karimama.
                l’approche “Unis dans l’Action”, un ensemble            9. Le concept de « un leader » se manifeste
                intégré de lignes directrices claires, simples
                et cohérentes sur la programmation, le                     par le renforcement des pouvoirs du
                leadership, les opérations, le financement et              Coordonnateur Résident ainsi que ceux
                le renforcement de la visibilité des actions               de l’Equipe Pays des Nations Unies,
                communes de développement au niveau des                    afin que tous travaillent ensemble de
                pays, en conformité avec les mandats, règles et
                procédures des agences des Nations Unies;                  manière responsable et transparente.
                                                                           Le leadership de l’Equipe Pays est basé sur
           •    Identifier et recommander les politiques
                                                                           une redevabilité mutuelle, avec une fonction
                extrêmement importantes ainsi que les
                changements de procédures y relatif que le siège           de coordination renforcée menée par le
                de chaque agence devrait opérer afin de réduire            Coordonnateur Résident, dans l’objectif
                les transactions financières des Gouvernements,            d’atteindre les résultats attendus du SNU
                des autres acteurs nationaux, des partenaires
                                                                           dans le pays.
                au développement et des Equipes Pays dans
                l’optique de focaliser l’action vers les résultats au   10. Un cadre budgétaire commun : l’objectif
                niveau pays.
                                                                            est de disposer d’un cadre budgétaire qui
                                                                            utilise stratégiquement les ressources
                                                                            du SNU ainsi que celles provenant

16
des donateurs dans le cadre d’un fond                 opérations sur plusieurs années. La série
    commun. Au Bénin, la budgétisation                    d’instruments opérationnels qu’il renferme
    conjointe de l’UNDAF (2014-2018) permet               permet de mieux identifier les avantages des
    de donner aux partenaires techniques, y               différentes initiatives en termes de coûts,
    compris ceux du Gouvernement, une vue                 afin de pouvoir prendre des décisions basées
    d’ensemble des activités de chaque agence             sur les faits et de fixer des priorités. Il vise
    du SNU, de leur financement et des écarts             à raccourcir les délais afin de rationaliser
    qui peuvent en découler.                              les processus opérationnels d’exécution et
11. Une communication commune sur les                     à réduire les coûts financiers directs, par
    résultats des Nations Unies au Bénin :                exemple, en s’appuyant sur les positions
    Cette communication facilite la cohérence             de négociation communes à l’ensemble du
    dans la transmission des messages et                  Système des Nations Unies dans le cadre
    le plaidoyer en matière de normes et                  de l’acquisition de biens et de services. Les
    d’opérationnalisation. Elle permet un                 réductions de coûts escomptées incluent :
    dialogue stratégique harmonisé de l’Equipe         La réduction de la duplication des processus
    Pays vis-à-vis des partenaires nationaux et         professionnels au niveau des agences en
    internationaux. Elle renforce la visibilité         assurant le service à travers un seul canal
    du SNU en tant qu’entité réunissant des             plutôt qu’en le décentralisant au niveau des
    agences et institutions visant le même              agences (par exemple, TIC, transport et
    objectif, le développement du Bénin.                maintenance des bâtiments) ;
    La communication commune facilite la               La réduction des coûts de transaction
    cohérence des messages et des plaidoyers            (temps passé aux activités) pour les Nations
    de l’Equipe Pays.                                   Unies et les partenaires, y compris le
12. Le principe des opérations communes                 Gouvernement, du fait de l’harmonisation
    préconise aux agences des Nations                   des procédures opérationnelles et d’accords
    Unies travaillant dans un même                      permanents avec des fournisseurs;
    pays d’unir leurs efforts à travers des            La mise en avant des positions de négociation
    méthodes de travail et des procédures               des Nations Unies lors de la passation de
    harmonisées, des services communs et                marchés de biens en grandes quantités (par
    parfois une Maison Commune comme                    exemple, fournitures de bureau, services
    environnement de travail commun.                    d’impression).
    Au Bénin, l’Equipe Pays s’est engagée à
    développer et mettre en œuvre le BOS.             15. Pour ce qui est de l’amélioration de la
                                                          qualité des services des prestataires, il
                                                          faut noter que par la passation conjointe
1.3 - Objectifs du BOS au Benin                           de marchés de services en gros volumes, les
                                                          Nations Unies augmentent leur pouvoir de
13. En s’engageant dans la mise en place du
                                                          négociation avec le prestataire de services et
    BOS, l’Equipe Pays du Bénin vise : i) la
                                                          améliorent ainsi leur capacité à contrôler et
    réduction des coûts de transaction ; ii)
                                                          évaluer la qualité globale du service exécuté
    l’amélioration de la qualité des services des
                                                          par ce prestataire.
    prestataires ; et iii) l’amélioration des liens
    entre les Programmes et les Opérations.           16. En ce qui concerne l’amélioration
                                                          des liens entre les Programmes et les
14. S’agissant de la réduction des coûts,
                                                          Opérations, le BOS permet d’identifier
    le BOS se concentre sur les services de
                                                          les opérations nécessaires pour l’exécution
    support opérationnel et les initiatives
                                                          efficace des programmes. Il contribue à une
    visant à harmoniser et/ou simplifier les
                                                          mise en œuvre plus efficiente et efficace de
    opérations. Cette démarche permet de
                                                          l’UNDAF.
    faciliter une planification stratégique des

                                                                                                             17
1.4 - Méthodologie d’élaboration                          financiers et du gouvernement : Au
     du BOS                                                    cours de la Journée des Nations Unies du
                                                               24 octobre 2014, l’équipe pays a informé
     17. La démarche méthodologique ayant conduit à            ses partenaires (PTF et gouvernement) du
         l’élaboration du BOS au Bénin est structurée          processus de mise en place de la stratégie
         autour de onze étapes caractérisées par une           BOS au Bénin.
         approche participative. Il s’agit de :
                                                           •   la tenue d’une première téléconférence avec
     •   l’appropriation du BOS par l’équipe                   l’équipe de l’UNDOCO : l’OMT et tous
         pays: Au cours de l’année 2014, l’équipe pays         les groupes de travail ont tenu le mardi 24
         a tenu plusieurs séances d’appropriation de           Mars 2015, avec l’équipe chargée du BOS à
         la stratégie BOS. Cette appropriation lui a           l’UNDOCO une téléconférence ayant permis
         permis de donner des orientations claires             de recueillir les conseils et recommandations
         à l’équipe en charge de la formulation du             pour la formulation du BOS.
         BOS au Bénin.                                     •   la rédaction du document BOS : La
     •   la dynamisation de l’OMT : Suite à                    rédaction du document a été le résultat d’un
         l’appropriation du BOS par l’équipe pays,             travail itératif entre les groupes de travail, le
         le groupe OMT a été redynamisé sous la                responsable de l’OMT et les chefs d’agences.
         Coordination et le leadership du Coordinateur         La consolidation des travaux des différents
         Résident. Ce groupe est désormais placé sous          groupes de travail a permis de disposer de la
         la présidence d’un Chef d’agence notamment            première version du document lors de l’atelier
         le Représentant de l’UNICEF.                          des chargés d’opérations tenu le 10 juillet 2015.
     •   la formation des membres de l’équipe              •   la soumission de la première version
         de gestion des opérations (OMT) sur le                à UNDOCO. Le 3 Août 2015, le
         processus BOS : Du 9 au 15 Octobre 2014,              Coordonnateur Résident a soumis la première
         tout le personnel des opérations a été formé          version du document pour l’assurance
         sur le processus, la démarche et les principes        qualité. Une deuxième conférence avec
         du BOS. Cette formation a permis de                   l’équipe d’UNDOCO tenue le 17 Août 2015,
         disposer de personnel des opérations motivé           a permis de recueillir leurs commentaires et
         pour la mise en place du BOS au Bénin.                suggestions sur cette première version.
     •   l’adoption de la feuille de route par             •   la tenue d’un atelier d’appropriation et
         l’équipe pays : Après la formation de                 d’intégration programme opération : Le
         l’équipe de gestion, l’équipe pays a adopté           8 Septembre 2015, un atelier d’intégration
         la feuille de route devant conduire à la              du personnel programme et des opérations
         formulation du BOS au Bénin lors de la                a été organisé suite à la finalisation du BOS.
         retraite annuelle des chefs d’agences de          •   l’adoption et la signature par les chefs
         décembre 2014.                                        d’agences : Après la prise en compte des dif-
     •   la mise en place de quatre groupes                    férents commentaires et observations, le docu-
         de travail : à la suite de l’adoption de la           ment a été adopté et signé le 20 octobre 2015.
         feuille de route pour l’élaboration du BOS,
         quatre groupes de travail ont été mis en
         place. Il s’agit : i) du groupe des achats, ii)   1.5 - Domaines couverts par le
         du groupe des finances ; iii) du groupe IT        BOS au Bénin
         et iv) du groupe des ressources humaines.
         Ces groupes ont procédé aux différentes           18. Le BOS au Bénin couvre essentiellement
         analyses (analyse initiale, besoins et                quatre domaines (Tableau 1) à savoir : i) les
         exigences, coûts-bénéfices) de leurs secteurs         achats communs, ii) les finances communes,
         conformément aux directives décrites dans             iii) les Technologies de l’Information et de
         le manuel d’élaboration du BOS.                       Communication communes, et iv) la gestion
                                                               commune des ressources humaines.
     •   l’information des partenaires techniques,

18
Tableau 1 : Les domaines du BOS Bénin
 Services communs au Bénin                     Domaines couverts
 Services achats communs                  •    Mise en place d’accords à longs termes (LTA) communs au SNU dans une
                                               dizaine de domaines : (service de gardiennage, agences de voyage, restau-
                                               ration, transit, communication, fourniture de bureaux, équipement informa-
                                               tique, services courriers, impression et édition de documents, annonces dans
                                               les journaux)
                                          •    Mise en place de la Maison commune des Nations Unies1
 Finances communes                        •    Services Bancaires
                                          •    HACT
 TIC Communes                             •    activation data pour corporate
                                          •    fourniture de la connexion internet au SNU à travers la fibre optique
                                          •    gestion des fréquences du SNU
                                          •    partage des technologies inter-agences
 Ressources humaines com-                 •    E-roster des consultants et prestataires de services
 munes
                                          •    Harmonisation de la grille de rémunération des détenteurs de Service
                                               contrat (UNFPA, PAM, PNUD)
                                          •    Guide du nouvel arrivant au Bénin
                                          •    Dispensaire commun des Nations Unies

1 La décision de mise en place de la maison commune des Nations Unies ayant été prise récemment par l’Equipe pays, l’analyse
pour sa prise en compte dans le BOS sera faite lors de la revue annuelle.

                                                                                                                               19
II - ANALYSE DES OPERATIONS

     2.1 - Analyse initiale                                    et l’UNFPA, se sont déjà engagées dans
                                                               sa mise en œuvre. La micro-évaluation
     19. L’analyse initiale vise à dresser un état des
                                                               des partenaires d’exécution a été réalisée
         lieux des initiatives conjointes existantes
                                                               conjointement au cours de l’année 2014 par
         au niveau des opérations, des services
                                                               toutes les agences participant au processus
         communs existants ou en cours de mise en
                                                               de même que la macro-évaluation en 2015.
         place. Au Bénin, cette analyse a été axée sur
         les services communs existant notamment           24. Dans le domaine des Technologies de
         dans les domaines des achats, des finances,           l’Information et de la Communication,
         et des Technologies de l’Information et de            les initiatives communes au sein du SNU
         la Communication (Tableau 2).                         couvrent : i) la connexion Internet via
                                                               VSAT, maintenance et appui sur les
     20. Au niveau des achats, l’état des lieux
                                                               équipements informatiques, iii) le service
         révèle que les services communs existant
                                                               d’appui technique en radio communication ;
         concernent : i) la téléphonie mobile ; ii) le
                                                               et v) les formalités administratives
         gardiennage ; et iii) les voyages. Les services
                                                               auprès de l’Autorité de Régulation des
         de la téléphonie mobile et de gardiennage
                                                               Communications Electroniques et des
         sont actuellement fonctionnels au niveau
                                                               Postes (ARCEP).
         de toutes les agences du SNU au Bénin
         avec une qualité satisfaisante. Un service        25. S’agissant de la connectivité internet, deux
         commun des voyages est en cours de mise               agences, à savoir, le PNUD et l’UNFPA,
         en place. Cependant, il convient de relever           utilisent une connexion internet commune
         qu’au niveau des achats, chaque agence                via VSAT. En ce qui concerne les services
         mène ses processus d’achats isolément,                radio communication et les formalités
         de façon répétitive et même parfois sans              administratives auprès de l’ARCEP, ils sont
         accord à longs terme (LTA) interne.                   gérés par UNDSS pour le compte de toutes
                                                               les agences.
     21. Au niveau des finances, les activités
         menées actuellement de manière conjointe          26. Au niveau des ressources humaines,
         par les agences du SNU portent sur : i) les           le seul service commun fonctionnel est le
         services bancaires, et ii) la mise en œuvre du        dispensaire commun des Nations Unies,
         HACT.                                                 pour le bien-être du personnel. Un répertoire
                                                               en ligne de consultants, prestataires et
     22. Pour les services bancaires, il existe
                                                               fournisseurs du SNU Bénin est en cours de
         actuellement un service commun négocié
                                                               mise en place.
         au nom de toutes les agences avec la Bank of
         Africa depuis 2012. Chaque agence devrait
         signer directement son contrat avec cette
         banque, en se basant sur les termes négociés
         collectivement. Cependant, seuls le PNUD
         et l’UNFPA ont signé un contrat avec la
         Bank of Africa.
     23. S’agissant du HACT, plusieurs agences,
         notamment le PNUD, l’UNICEF, le PAM

20
Tableau 2 : Etat des lieux des services communs au SNU Bénin
 Type de Service commun/d’effort d’harmoni-
                                                                                Etat des lieux
               sation existant
                                                        ACHAT
   Téléphonie mobile                                  La téléphonie mobile est fonctionnelle
   Gardiennage                                        Le service est en cours
   Voyage                                             Le service est en cours avec un besoin d’amélioration
                                                       FINANCES
   Service bancaire                                   Le service est en cours, avec un besoin d’amélioration
   HACT                                               La procédure est en cours, avec un besoin d’amélioration
                                                           TIC
   Connexion Internet via VSAT                        Le service est en cours, avec deux agences (PNUD, UNFPA)
   Maintenance et Appui IT                            Le service est en cours, avec deux agences (PNUD, UNFPA
   Service d’Appui Technique en Radio Com-
                                                      Le service est fonctionnel avec l’appui de l’UNDSS
   munication
   Formalités administratives envers l’Autorité       Les procédures de formalités administratives avec l’ARCEP sont
   de Régulation des Télécommunications               fonctionnelles
                                              RESSOURCES HUMAINES
   Dispensaire SNU                                    Le dispensaire est fonctionnel
   E-roster (base de données) des consultants         La procédure de mise en place d’une base de données en ligne
   SNU                                                est engagée.

2.2 - Analyse des besoins et des                            de passation de marchés. Toutes les
exigences                                                   initiatives communes d’achats sont restées
                                                            infructueuses. A cet égard, les solutions
                                                            envisagées dans le domaine des achats
27. L’analyse des besoins a permis de relever la            porteront sur : i) l’harmonisation et la
    nécessité de continuer les services d’appui             mise en commun du système de passation
    opérationnel existants et les nouveaux                  de marchés ; ii) la mise en place de LTA
    services conjoints souhaités, tandis que                dans une dizaine de domaines, notamment
    l’analyse des exigences identifie et décrit les         le transport aérien, le gardiennage, la
    exigences des services d’appui opérationnel             restauration, le transit, la fourniture
    existants et les nouveaux services conjoints            de bureaux, l’achat des équipements
    à mettre en place. Cette analyse a couvert les          informatiques, le service courriers,
    domaines des achats, des finances, des TIC              l’impression et édition de documents ainsi
    et des ressources humaines.                             que les annonces dans les journaux.
28. Au niveau des achats, l’analyse a révélé la         29. S’agissant des finances, l’analyse a porté
    nécessité de mettre en place des accords                sur le HACT et sur les services bancaires.
    à long terme (LTA) dans l’acquisition de                Concernant l’analyse sur le HACT, le besoin
    certains biens et services en commun,                   d’un meilleur alignement des procédures
    en vue de réduire le temps et le coût des               et priorités nationales a été relevé. Le
    passations de marchés. Actuellement, les                passage à l’échelle dans la mise en œuvre
    agences du SNU ne disposent pas de LTA                  de l’approche HACT constitue une priorité
    communs ; chacune mène son processus                    pour l’Equipe Pays en vue de renforcer

                                                                                                                       21
l’efficacité de l’aide au Bénin conformément                     commun de compétition bancaire et les
         à la Déclaration sur l’efficacité de l’aide et au                niveaux optimaux actuels de satisfaction
         Partenariat de Busan pour une coopération                        pourront servir de référence pour retenir
         efficace au service du développement. A                          une banque qui satisfait les attentes
         cet égard, les exigences identifiées pour                        conjointes des agences.
         être conforme au HACT au Bénin portent
         sur : i) la réalisation de la macro-évaluation
         ; iii) la systématisation de l’utilisation du              2.3 - Analyse coût-bénéfice (ACB)
         même outil, de remise d’espèces ou Funding                 31. L’analyse coûts-bénéfices vise à donner
         Authorization and Certificate of Expenditures                  un aperçu suffisant, pas nécessairement
         (FACE) et la mise en place d’un même plan                      exhaustif, des principaux éléments de
         d’assurance qualité et de renforcement de                      coût associés à un processus. Elle permet
         capacité des partenaires et iv) la réalisation                 d’établir la base permettant d’opérer une
         des audits conjoints des partenaires                           sélection et une hiérarchisation des priorités
         d’exécution.                                                   basées sur les valeurs.
     30. Au niveau des services bancaires,                          32. Cette analyse a montré qu’au Bénin,
         l’analyse des besoins révèle la nécessité                      une économie monétaire et de temps
         pour les agences de se mettre ensemble                         importante est possible à condition que
         pour capitaliser sur le volume global de                       des accords à long terme communs
         leurs transactions et obtenir de meilleurs                     soient mis en place. Par exemple, au niveau
         avantages. A la date d’aujourd’hui, chaque                     des achats, le gain est estimé à 350 666
         agence bénéficie d’un certain nombre                           USD par an en terme monétaire et à 14 789
         d’avantages auprès de sa banque. Il est                        heures (616 jours) pour la mise en place de
         nécessaire que toutes les agences se mettent                   cinq LTA (voir tableau n° 3), donnant ainsi
         ensemble pour retenir les niveaux optimaux                     l’opportunité au SNU d’allouer le temps
         de satisfaction attendus d’un ensemble de                      de son personnel à d’autres activités. La
         tous les critères d’appréciation. Ces critères                 méthodologie de détermination des gains
         serviront de base pour lancer un processus                     dans la mise en place des LTA est présentée
                                                                        dans l’encadré 2.

     2 voir en annexe les modalités de mise en oeuvre des LTA au Bénin.

22
Encadre 2
Méthodologie d’estimation des gains pour la mise en place des LTA communs

 La méthodologie utilisée pour évaluer les différents gains (monétaires, non monétaires et autres) dans la mise en
 place des LTA, repose sur 3 principales étapes : i) la collecte des données de base ou de référence, ii) la cartographie
 des processus opérationnels, et iii) l’analyse simplifiée du coût des transactions.
 S’agissant de la collecte des données de base ou de référence, elle a pour but de recueillir des informations de
 base sur l’activité d’approvisionnement des Organisations des Nations Unies participant à l’opération d’harmonisa-
 tion. Les informations recueillies sont entre autres : i) le montant des dépenses de chaque agence par service au
 cours de la période de référence ; ii) le nombre de processus de LTA, RFQ, ITB, RFP exécutés par agence au cours de
 la période de référence. Ces données ont servi de base de comparaison avec la nouvelle solution proposée dans le
 cadre de l’harmonisation des processus d’achats communs au SNU.
 Pour ce qui est de la cartographie des processus opérationnels, les différentes étapes d’un processus d’approvi-
 sionnement ont été répertoriées, depuis l’identification du besoin, la réquisition, en passant par les appels d’offres, la
 signature du contrat et le paiement du fournisseur. Le but est d’identifier pour chaque étape du processus le nombre
 et le type de staff qui interviennent, et le temps mis par chaque acteur pour exécuter son segment de travail. Ceci
 permet d’évaluer le coût de chaque étape du processus en prenant en compte le temps mis par chaque staff pour sa
 portion de travail.
 En ce qui concerne l’analyse simplifiée du coût des transactions, elle a permis de :
      -    présenter de manière transparente les coûts internes générés par l’exécution de différents processus de pas-
           sation de marchés (appels d’offres, demandes de propositions, demandes de cotations, bons de commande
           dans le cadre des LTA) ;
      -    calculer le temps passé à l’exécution de ces différents processus de passation de marchés ;
      -    comparer les coûts et la durée de travail avec les coûts d’autres organisations du Système des Nations Unies
           ; et
      -    analyser les économies réalisables (en temps passé et en charge de travail ou en diminution des coûts de
           transaction) en abandonnant les demandes de propositions ou appels d’offres répétés et individuels pour la
           mise en place de nouveaux accords à long terme.
 Ainsi sur la base des données recueillies, il a été procédé au calcul i ) du temps nécessaire pour faire un processus
 de passation de marché complet (ITB en occurrence) ; ii) du montant du processus en termes de coût monétaire sur
 la base des grilles de salaire des fonctionnaires impliqués dans le processus ; iii) du nombre de ITB que toutes les
 agences des Nations Unies au Bénin ont effectués au cours de l’année de référence 2014 ; iv) des coûts totaux des
 processus de passation de marché par services identifiés en 2014 (coût d’un processus X nombre de processus) et,
 v) du coût d’un processus d’achat sur la base d’un LTA et des ordres d’achat (purchase order - PO) (nouvelle solution
 proposée pour l’initiative d’harmonisation des achats dans le cadre du BOS)
 Par la suite, il s’agit de :
      -    comparer les coûts et le temps requis pour exécuter les processus d’approvisionnement pendant l’année de
           référence (ITB, RFQ, RFP) et le coût d’un processus d’approvisionnement basé sur PO contre le LTA ;
      -    dégager les bénéfices en coût de staff et en temps de réalisation ; et enfin,
      -    de montrer comment les agences des Nations Unies pourraient faire des économies d’échelle et des gains
           de temps en remplaçant les processus internes de RFQ, ITB / RFP avec des LTAs communs.

                                                                                                                              23
Tableau 3 : Tableau récapitulatif des gains issus de l’analyse coût bénéfice au niveau
     des achats

                                       Coûts Mo-
                         Coûts Mo-                      Gains Mo-
                                         nétaires                         Temps et coûts       Temps et couts        Gains en temps
                          nétaires                       nétaires
                                       escomptés                           staff actuels       staff escomptés      et coûts staff es-
                          Actuels                       escomptés
                                       (réduction                             (USD)                  (USD)           comptés (USD)
                           (USD)                          (USD)
                                      5% CA) (USD)
      Entretien et
                                                                         Tps:4069h             Tps:1237h            Tps:2832h
      réparation véhi-   126 268      116 180          10 088
                                                                         Couts : 90 026        Coûts: 22 096        Coûts: 67 930
      cules
      agence de                                                          Tps:12726h            Tps:2653h            Tps: 10073h
                         946 438      895 341          51 097
      voyage                                                             Couts: 281 517        Coût:4 228           Couts: 234 289
      Services trai-                                                     Tps:1304h             Tps:335h             Tps: 969h
                         86 509       78 409           8 100
      teurs                                                              Coûts: 28 848         Coûts: 6 048         Coûts: 22 800
                                                                         Tps:540h              Tps: 250h            Tps:290h
      Carburant          186 941      173 819          13 122
                                                                         Coûts: 11 937         Coûts:4 534          Coûts 7 403
      Transit et dé-                                                     Tps:1664h             Tps:1039h            Tps: 625h
                         1 754 482    1.662 983        91 499
      douanement                                                         Coûts:36 806          Coûts:18 563         Coûts: 18 243

     Source : OMT : Bénin, Groupe de travail Achats - Tps= temps

                33. Au niveau du TIC, l’analyse coûts-bé-                       au lieu de 17.75 mégabits par secondes,
                    néfices montre que l’utilisation commune                    avec une qualité de connexion plus impor-
                    de la connexion internet via fibre optique                  tante (rapidité ouverture des pages web,
                    au SNU permettrait d’avoir une bande                        sites Corporate, Atlas, Email, etc.) et des
                    passante de 47,25 mégabits par seconde                      dépenses dégressives (Tableau 4).

       Tableau 4 : Tableau récapitulatif des gains issus de l’analyse coût bénéfice au
       niveau des TIC

      Désignation                                       2015              2016                    2017                  2018
      Dépenses SNU actuelle (USD)                  314 227          314 227               314 227              314 227
      Bande Passante SNU (mégabits par se-
      conde)                                       17,75            47                    47                   47
      Dépenses SNU après projet (USD)              314 227          3 34 493              309 821              309 821
      Gain annuel (USD)                            -                -20 266               4 406                4 406

     Source : OMT : Bénin, Groupe de travail TIC

                34. En ce qui concerne les finances, l’utilisation         ii) la réduction de 11,43 USD sur les frais de
                    commune des services bancaires présente                timbre lors des renversements d’espèces sur le
                    les avantages qui suivent :                            compte courant ;
                i) l’ouverture d’un compte courant rémunéré à              iii) un gain monétaire de 4 165 USD sur les frais
                un taux minimum de 5% l’an hors IRC (Impôt                 de publication et d’organisation de conférence
                sur le Revenu des Créances qui est de 15%                  d’explication de l’offre au cours de la première
                actuellement), ce type de compte génère des                année de mise en oeuvre.
                intérêts créditeurs que la banque positionne et            Par ailleurs, il y a également la mise en place
                qui viennent en augmentation de la disponibilité           au niveau des banques, de guichets dédiées
                du compte courant. Le gain généré est ainsi                uniquement aux opérations du SNU.
                estimé à 23 295 USD pour les intérêts créditeurs
                sur compte courant par an ;

24
III - PRIORISATION ET CADRE DE RESULTATS

35. Suivant les orientations de l’Equipe Pays et                   •    l’élaboration des procédures de
    les résultats de l’analyse coûts-bénéfices, le                     fonctionnement pour la gestion
    BOS du Bénin se repose sur quatre piliers                          des LTA communs ;
    et est décliné en cinq effets à réaliser à                     •   l’enclenchement du processus
    l’horizon 2018.                                                    de mise en place de la maison
            •    Pilier 1 : achats communs ;                           commune des Nations Unies.
            •    Pilier 2 : finances communes ;         38. La mise en œuvre de ces actions devrait
            •    Pilier 3 : TIC commune ;                   engendrer une réduction des coûts de
                                                            temps de transaction d’au moins 30% à
            •    Pilier 4 : ressources humaines             l’horizon 2018 et la réduction des coûts
                 communes.                                  d’achats d’au moins 5%.

3.1 - Pilier 1 : Achats communs                         3.2 - Pilier 2 : Finances communes
36. A travers ce pilier, l’Equipe Pays du Bénin vise    39. Au niveau du pilier relatif aux finances
    la mise en place des mécanismes communs                 communes, deux effets sont attendus, il
    de gestion des achats par l’établissement des           s’agit de l’effet sur la mise en œuvre du
    accords à long terme avec les fournisseurs.             HACT et l’effet sur les services bancaires.
    Elle ambitionne la réalisation de

                                                             Effet 2 : « D’ici à fin 2018, les
     Effet 1 : « D’ici à fin 2018, la qualité et             partenaires nationaux de réalisation
      l’efficience des opérations d’achats                    s’approprient la gestion des projets
      du SNU sont améliorées à travers la                     de développement appuyés par le
      mise en place des LTA communs »                         SNU à travers la mise en œuvre du
37. Les principales actions à mener pour la                   HACT ».
    réalisation de cet effet porteront sur :            40. Au niveau de la mise en œuvre du HACT,
            •    la mise en place des LTA                   l’Equipe Pays entend renforcer l’efficacité
                 communs dans une dizaine de                de l’aide et du processus de développement
                 domaines, avec la réalisation              au Bénin. Les principales actions envisagées
                 de ces cinq LTA communs                    porteront sur :
                 (l’entretien et réparation des            •   la réalisation de la macro-évaluation ;
                 véhicules, les agences de
                 voyages, les services traiteurs,          •   La poursuite des remises d’espèces avec
                 le transit, le carburant) dès la              l’utilisation du formulaire FACE ;
                 première année de mise en                 •   la mise en place des plans d’assurance
                 œuvre du BOS soit 2015.                       communs (vérifications ponctuelles,
            •    la mise en œuvre des mécanismes               audits conjoints, etc.) ;
                 de suivi des fournisseurs réguliers       •    la formation conjointe des partenaires
                 portant sur les prix et la qualité ;          d’exécution.

                                                                                                           25
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