Collation des grades 2019 Université Laval - Rencontre avec les répondants facultaires 24 et 30 janvier 2019 Bureau du secrétaire général - Laval U

Collation des grades 2019
          Université Laval

                             Rencontre avec les
                             répondants
                             facultaires

                             24 et 30 janvier
                             2019

                             Bureau du
                             secrétaire général

Ordre du jour
• Mot de bienvenue et présentation des responsables
• Rôle des responsables facultaires
• Bilan de la collation des grades 2018
• Les installations
• Horaire des cérémonies
• Processus d’invitation : présentation
• Étudiants admissibles à la collation des grades 2019
• Processus de dérogation
• Renseignements importants à communiquer aux
  étudiants
• Renseignements importants concernant le défilé
  universitaire
• Autres

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Rôle des responsables facultaires

• Transmettre tout renseignement pertinent aux
  intervenants facultaires concernés;
• Répondant de première ligne en faculté pour
  toutes questions reliées à la collation des
  grades;
• Point de contact principal auprès du BSG pour
  votre faculté;
• Assurer le respect de l’échéancier lié à
  l’organisation de la collation des grades.

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Bilan de l’édition 2018

• Légère croissance de la participation : 4 429 inscriptions
(+0,2% vs 2017) et 3 982 étudiants présents.
• Trois cérémonies avec près de 700 inscriptions.

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Lieux principaux

Cérémonies : amphithéâtre sportif du PEPS
             appelé aussi amphithéâtre/gymnase

Enregistrement des étudiants : patinoire A

Défilé universitaire : salle 0947 et 0957

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Horaire des cérémonies

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Processus d’invitation
             Les étapes

1. Envoi d’un courriel d’invitation à toutes les adresses au
   dossier de l’étudiant. En fonction du statut, du début février au
   17 mai 2019.

2.   Confirmation de l’étudiant dans monPortail
      (section Études, redirection vers CAPSULE)
     • Inscription dans monPortail obligatoire
     • Réponse demandée même si l’étudiant ne participe
         pas à la cérémonie.
     • Date limite : 26 mai 2019

3. Envoi d’un rappel aux étudiants qui n’ont pas répondu.
   (aux deux semaines)

4. Envoi d’un rappel final aux étudiants qui participent (mi-mai).

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Processus d’invitation
                   Exemple de courriel
Veuillez noter que nous transmettons ce message à toutes les
adresses de courrier électronique inscrites à votre dossier étudiant.

Invitation - Collation des grades 2017

Selon nos dossiers, vous êtes en voie de faire officiellement partie de la grande famille des diplômés de l’Université Laval
au terme de l’année 2016-2017. À ce titre, l’Université Laval vous convie à joindre votre cohorte
dans le cadre des cérémonies de collation des grades de juin prochain.

Pour vous inscrire, veuillez consulter la page « Collation des grades » dans la section « Études » de monPortail:

www.monportail.ulaval.ca

Si vous ne désirez pas participer à votre cérémonie de collation des grades,
vous devez également nous en informer de la même manière.

L’inscription à la collation des grades est obligatoire afin d’y participer.
Aucun diplômé ne peut se présenter sans avoir confirmé sa présence via monPortail.

Toutes nos félicitations et meilleures salutations!

Vous aimeriez obtenir plus de détails? Consultez notre site Web à l’adresse suivante :
www.collation.ulaval.ca

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Processus d’invitation
Accès via monPortail

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Processus d’invitation
Formulaire monPortail (CAPSULE)

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Étudiants admissibles

•   31 mai 2018 : maîtrise avec mémoire et doctorat (DI)
•   Du 30 juin 2018 au 30 avril 2019 : baccalauréat,
    maîtrise et doctorat (DI)
•   31 mai 2019 : baccalauréat et maîtrise avec scolarité
    seulement (DI, ACCEPTDIPLO/CV et ATTENTDIPLO/CA)

Notes : Les étudiants au DESS ne sont plus invités.

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Processus d’invitation
              Informations supplémentaires
Éléments déclencheurs des invitations :

   •   Statut DI
   •   Statut ATTENTDIPLO/ACCEPTDIPLO ou CA/CV (Hiver 2019)

       • Statut ATTENTDIPLO (CA) : tous les étudiants invités
       en même temps (mi-mars).

       Note : Pour les maîtrises essai/stage, le statut ATTENTDIPLO
       est parfois attribué même si le stage ou l’essai sera complété
       après la session d’hiver. Les étudiants seront tout de même invités
       en raison de leur statut, à moins d’avis contraire de la faculté.

       • Statut ACCEPTDIPLO (CV) : les étudiants seront invités
       progressivement lorsque leur dossier sera révisé par les
       directions de programme et que le statut ACCEPTDIPLO sera attribué

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Processus d’invitation
   Informations supplémentaires
• Si le statut change (ACCEPTDIPLO ou ATTENTDIPLO),
  l’invitation demeure active et le statut CG est attribué dans
  SHADEGR
• Une fois invité, un étudiant peut assister à sa cérémonie
  même s’il n’est pas officiellement diplômé lors de celle-ci.
• Les étudiants à la maîtrise avec mémoire et au doctorat qui
  font leur dépôt final au mois de mai seront invités à la
  collation des grades 2019. Une note sera incluse dans les
  lettres de la FÉSP (dépôt initial).

Production de rapports :
À compter de la fin mars, les facultés pourront elles-mêmes
produire leur rapport via le menu GYAXDON de Banner.

Un responsable devra être identifié par chacune des facultés.

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Dérogations

Dérogations automatiquement approuvées :

•   Étudiants qui diplômeront au terme de la session d’été
    seulement (sauf les étudiants au doctorat ou si le
    cheminement normal d’une cohorte entière se termine à l’été)

•   Invitations générées par la direction de programme ou le BSG

•   Vérification du dossier de l’étudiant obligatoire

•   Sur demande de l’étudiant seulement et ce,
    obligatoirement avant la date limite d’inscription. Cette
    option ne doit pas être offerte d’emblée à l’étudiant.

•   Vérification du respect des consignes par le BSG

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Dérogations

Autres types de demandes :

•   Demande présentée par la faculté ou par l’étudiant au
    coordonnateur d’opérations de la division des diplômes

•   Sur demande seulement

•   Décision au cas par cas, selon les balises établies

•   Suivi assuré par le BSG

•   Inscription dans monPortail obligatoire (en tout temps)

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Nouveauté-Invitations des
  étudiants
Utilisation du formulaire SYADERO par les
facultés:

  • Dérogations pour les finissants de la session d’été
   (80% des demandes)

  • Invitation plus rapide pour les finissants de la
    session d’hiver dont le rapport de cheminement
    n’est pas encore satisfait

  Statut CG attribué à l’étudiant dans SHADEGR. Ce
   statut sera effacé après les cérémonies. Si
   l’étudiant est ACCEPTDIPLO après l’invitation, le
   statut devient automatiquement CV.
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Invitations manuelles des étudiants

Utilisation du formulaire SYADERO par les
facultés:

  • Un nombre restreint d’utilisateur par faculté
    sera autorisé à utiliser le formulaire
  • Utilisé dans le cas de dérogation ou pour un
    finissant à l’hiver dont le rapport de
  cheminement sera satisfait à la fin mai.
  • L’invitation sera envoyée par le BSG dans un
    délai maximal d’une semaine
  • Aucune communication au BSG nécessaire

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Renseignements importants -
               étudiants

•   L’inscription via monPortail est obligatoire : les étudiants
    non-inscrits seront refusés.

•   Importance de mettre à jour son adresse courriel afin de
    recevoir l’invitation.

•   Importance d’arriver 90 minutes avant la cérémonie :
    les retardataires pourraient ne pas être autorisés à participer.

• Respecter la limite d’invités établie.

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Renseignements importants –
                    défilé universitaire
• La faculté envoie l’invitation de la secrétaire générale à son personnel
  enseignant. Elle envoie aussi un rappel. Dans les deux cas, M. Eric Couture
  doit être copié sur le message. Une mention peut aussi être faite lors d’une
  assemblée des professeurs.
• Le personnel enseignant est invité à s’inscrire en ligne (obligatoire).
 Nouveauté : validation de l’IDUL/NIP
• Date limite : le vendredi 31 mai 2019. Aucune inscription ne sera acceptée
  après la date limite.
• Les personnes non-inscrites ne seront pas acceptées lors de l’événement.
• Les retardataires ne pourront faire partie du défilé.
• Le BSG fera parvenir la liste des personnes inscrites à chacune des facultés.
• Le BSG fera un rappel par courriel à tous les participants.

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Dates importantes et autres sujets

• Site Internet destiné au personnel des facultés :
     www.ulaval.ca/collationinfo

• Dates importantes (voir document).

• Cocktail en faculté : communication aux étudiants.

• Service de photographe

• Lettre d’ambassade

• Site Internet : www.ulaval.ca/collation

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Questions et commentaires

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