MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE (MAPA) - CAHIER DES CHARGES
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MARCHE A PROCEDURE ADAPTEE (MAPA)
CAHIER DES CHARGES
Pouvoir adjudicateur :
Groupement d’Intérêt public (GIP) ALFA CENTRE
10 rue Saint Etienne
45000 ORLEANS
Objet du marché :
« Location, installation, maintenance de copieurs numériques
multifonction et prestations associées »
Remise des offres :
Date limite de réception : le jeudi 11 décembre 2014
Heure limite de réception : à 16h00PARTIE 1 : CLAUSES ADMINISTRATIVES
et
PARTIE 2 : CLAUSES TECHNIQUES
Sommaire
Contenu
PARTIE 1 : CLAUSES ADMINISTRATIVES .................................................................. 4
Article 1. PRESENTATION DU GIP ALFA CENTRE .................................................... 4
Article 2. ENJEUX DE LA MISE EN CONCURRENCE ............................................ 4
Article 3. FORME DE LA MISE EN CONCURRENCE ............................................. 5
Article 4. OBJET DE LA MISE EN CONCURRENCE .............................................. 5
Article 5. DUREE DU MARCHE-CALENDRIER ..................................................... 5
a. Durée du marché ........................................................................................ 5
b. Calendrier .................................................................................................. 5
Article 6. ELEMENTS ADMINISTRATIFS DE REMISE DES OFFRES ..................... 5
a. Contenu du dossier des candidats .................................................................. 5
b. Conditions d’envoi et de remise des dossiers des candidats .............................. 6
Article 7. PRIX ................................................................................................. 6
Article 8. CRITERES D’ATTRIBUTION ET DE SELECTION .................................. 7
a. Critères d’agrément des candidatures ............................................................ 7
b. Critères d’attribution du marché .................................................................... 7
Article 9. ENGAGEMENT DES PARTIES ............................................................. 8
a. Engagements du Titulaire ............................................................................. 8
b. Engagements du GIP ALFA CENTRE ................................................................ 9
Article 10. FACTURATION ET PAIEMENT ............................................................ 9
a. Facturation ................................................................................................. 9
b. Paiement ................................................................................................... 9
Article 11. MODIFICATIONS EN COURS D’EXECUTION ..................................... 10
Article 12. CONFIDENTIALITE ......................................................................... 10
Article 13. LITIGES .......................................................................................... 10
Article 14. PENALITES DE RETARD .................................................................. 10
Article 15. ASSURANCES.................................................................................. 10
Article 16. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS .................................................. 11
PARTIE 2 : CLAUSES TECHNIQUES ........................................................................ 12
Article 17. PRESENTATION DE L’EXISTANT ..................................................... 12
a. Nombre de périphériques d’impressions........................................................ 12
b. Volumétries des copieurs numériques ........................................................... 12
c. Postes utilisateurs ..................................................................................... 12
d. Environnement réseau ............................................................................... 12
e. Evolutions et tendances ............................................................................. 12
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 2/17Article 18. DESCRIPTION DES MATERIELS ...................................................... 13
Article 19. PRESTATIONS ATTENDUES ............................................................. 13
a. Relevé de compteur ................................................................................... 13
b. Numérisation ............................................................................................ 13
c. Sécurité ................................................................................................... 14
Article 20. CONDITIONS DE LIVRAISON ET D’INSTALLATION DES MATERIELS 14
Article 21. DEVELOPPEMENT DURABLE ............................................................ 14
a. Toner....................................................................................................... 14
b. Economie d’énergie ................................................................................... 14
c. Mode recto-verso ...................................................................................... 15
d. Reprise des emballages .............................................................................. 15
e. Reprise des consommables usagés .............................................................. 15
f. Respect de la Directive ROHS (2002/95/CE) .................................................. 15
g. Compatibilité des matériels avec l’utilisation de papier recyclé ......................... 15
Article 22. MAINTENANCE ET ENTRETIEN DES MATERIELS ET LOGICIELS ....... 15
a. Généralités ............................................................................................... 15
b. Serveur d’impression : continuité de service ................................................. 16
c. Devoirs du personnel d’intervention du titulaire ............................................. 16
d. Assistance : suivi ...................................................................................... 16
e. La maintenance préventive ......................................................................... 16
f. La maintenance corrective .......................................................................... 17
g. Gestion des consommables ......................................................................... 17
Article 23. FORMATION DES UTILISATEURS .................................................... 17
Article 24. REPRISE DES COPIEURS EN FIN DE MARCHE ................................. 17
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 3/17PARTIE 1 : CLAUSES ADMINISTRATIVES
Article 1. PRESENTATION DU GIP ALFA CENTRE
Le GIP Alfa Centre (Groupement d’Intérêt Public) est une structure à durée indéterminée
depuis l’approbation de sa dernière Convention constitutive le 27 janvier 2014. Il a été
créé en juin 2002 par transformation d’une association (CERIF, puis CARIF), créée en
1992. Il est financé pour son fonctionnement, depuis sa naissance, à titre principal par
l’Etat et la Région Centre et, depuis 2011, par le Fond Social Européen (FSE).
ALFA Centre est une personne morale de droit public dont le cadre juridique général est
fixé par la loi Warsmann de 2011, et par les textes d’application de cette loi :
loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 de simplification et d'amélioration de la
qualité du droit, en ses articles 98 à 122 ;
décret n° 2012-91 du 26 janvier 2012 relatif aux Groupements d’intérêt
public ;
arrêté du 23 mars 2012 pris en application de l’article 3 du décret n°
2012-91 du 26 janvier 2012 relatif aux Groupements d’intérêt public.
Cadre de mission : Le GIP Alfa Centre est le CARIF-OREF de la région Centre (il existe
généralement un CARIF-OREF ou un CARIF et un OREF dans chaque région), c’est-à-dire
un Centre d'Animation, de Ressources et d'Information sur la Formation -
Observatoire Régional de l’Emploi et de la Formation. En région Centre, il est
structuré en 4 Pôles qui regroupent au total une trentaine d’agents salariés ou mis à
disposition à titre onéreux :
-
Un Pôle opérationnel Information sur la Formation et l’offre de formation en ré-
gion outillé par le site internet Etoile et la plate-forme téléphonique de conseil
professionnel ;
- Un Pôle opérationnel Observation sur l’Emploi et la Formation en région, outillé
par le site de mutualisation de données emploi-formation ORIOM ;
- Un Pôle opérationnel Appui aux Projets des Acteurs (APA) de l’Emploi et de la
Formation en région, portant l’animation régionale des réseaux de professionnels
du secteur Emploi Formation, outillé autour d’un programme d’appui et de profes-
sionnalisation des acteurs du champ ;
- Un pôle support d’Administration Générale.
Membre du réseau national des CARIF-OREF (Association de gestion de l’offre de service
mutualisée des CARIF-OREF, RCO), le GIP a une forte culture interrégionale de
mutualisation des services.
Article 2. ENJEUX DE LA MISE EN CONCURRENCE
La présente consultation a pour objectif de renouveler les contrats de location-
maintenance arrivés à échéance au 31/12/2014.
Le cadre de mise en concurrence est l’ordonnance de 2005, applicable aux GIP et ses
textes d’application : ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés
passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés
publics ; Décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux
marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 4/17Article 3. FORME DE LA MISE EN CONCURRENCE
Le présent marché à procédure adaptée (MAPA) est soumis aux dispositions de
l’Ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005.
Il s’agit d’un MAPA restreint, passé en application de l’article 10 du Décret n° 2005-1742
du 30 décembre 2005.
Les prestations de services, objet du présent marché, sont réunies en un lot unique.
Elles relèvent de l’article 8 (8-9°) du décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005 fixant
les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à
l'article 3 de l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par
certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics.
Le présent MAPA ne fera l’objet d’aucune variante.
Article 4. OBJET DE LA MISE EN CONCURRENCE
La présente consultation a pour objet : la location, l’installation et la maintenance de
copieurs numériques multifonctions N&B et couleur.
Article 5. DUREE DU MARCHE-CALENDRIER
a. Durée du marché
Le présent marché est conclu pour une durée ferme de 4 ans (48 mois) à compter du
1er janvier 2015 (fin du contrat au 31 décembre 2018).
b. Calendrier
L’engagement au respect de ces dates par le Titulaire constitue une condition détermi-
nante du consentement du GIP ALFA CENTRE au marché.
Le Titulaire s'engage à respecter strictement les dates indiquées comme impératives
dans le calendrier défini entre les Parties étant rappelé que le Titulaire a été informé de
l'importance pour le GIP du respect de ces dates et des conséquences particulièrement
dommageables pouvant résulter d'un retard.
Article 6. ELEMENTS ADMINISTRATIFS DE REMISE DES OFFRES
a. Contenu du dossier des candidats
Le dossier comprendra :
1- Le présent cahier des charges daté et signé par le représentant habilité de
l’entreprise.
2- ANNEXE 1 : BORDEREAU DES PRIX
3- ANNEXE 2 : DESCRIPTIF TECHNIQUE DES MATERIELS
4- ANNEXE 3 : MEMOIRE TECHNIQUE
5- ANNEXE 4 : QUESTIONNAIRE SUR LE DEVELOPPEMENT DURABLE
6- ANNEXE 5 : QUESTIONNAIRE SUR LES ASPECTS QUALITE DE SERVICE
7- DOCUMENT TEST : Fournir le résultat d’une copie du document test, sur la base
d’un papier A4, 80 g, R/V :
- en couleur,
- en N&B.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 5/17b. Conditions d’envoi et de remise des dossiers des candidats
Les réponses doivent parvenir sous pli cacheté au GIP le 11 décembre 2014 avant
16h00 au plus tard. Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT +1H00) Paris
Bruxelles Copenhague Madrid.
Le pli doit contenir à la fois les éléments d’agrément de la candidature et les éléments de
réponse au présent cahier des charges du MAPA.
Le pli doit faire apparaitre les mentions « PERSONNEL/CONFIDENTIEL » et « OFFRE
POUR : Location, installation, maintenance de copieurs numériques multifonc-
tion et prestations associées ».
La réponse doit également obligatoirement parvenir sous format numérique standard par
messagerie internet dans les mêmes délais à l’adresse suivante :
jc.gapinfrehel@alfacentre.org et c.lemesle@alfacentre.org.
Les prestataires doivent joindre en annexe tout document administratif attestant de
leur qualité, du respect de la règlementation auxquels ils sont soumis et de la santé
financière de leur entreprise.
Les plis et envois numériques de l’offre délivrés après la date et l’heure précitée ainsi que
remis sous enveloppe non cachetée ne seront pas retenus.
Les propositions non retenues présentées par les candidats demeurent leur propriété in-
tellectuelle. Le contenu de ces offres sera tenu pour confidentiel, ne sera ni divulgué, ni
utilisé sauf accord du candidat.
Article 7. PRIX
La formule choisie est la "location-entretien" :
- une partie fixe : correspondant à la redevance locative des copieurs (acces-
soires complémentaires et logiciels complémentaires inclus le cas échéant). Elle
est ferme pour la durée du marché ; payable au trimestre ;
- et une partie variable : correspondant à la maintenance exprimée en coût co-
pie unitaire (intégrant interventions et consommables) multiplié par le nombre
de copies réalisées ; sans engagement minimum de production ; payable au tri-
mestre sur la base d’un relevé compteur au réel; le coût copie A3 doit être égal au
coût copie A4.
Les prix de la location et de la maintenance des matériels sont réputés comprendre
toutes les charges fiscales et parafiscales ainsi que toutes les sujétions liées à l’exécution
des prestations relatives aux présents marchés, y compris tous les frais afférents à :
- la livraison, les frais de transport des matériels, leur conditionnement, la reprise
des emballages, la manutention et la mise en ordre de marche des copieurs li-
vrés ;
- la main-d'oeuvre, les produits et pièces détachées nécessaires à la bonne exécu-
tion des prestations ;
- les consommables (hors papier) ;
- les frais de déplacement sur site ;
- l’enlèvement des matériels, notamment en fin de contrat.
Les prix sont fermes, définitifs et non révisables pour la durée du présent marché.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 6/17Article 8. CRITERES D’ATTRIBUTION ET DE SELECTION
a. Critères d’agrément des candidatures
L’agrément préalable des candidatures sera effectué conformément aux dispositions de
l’article 23 du Décret n° 2005-1742 du 30 décembre 2005. Les critères relatifs à la can-
didature sont :
Capacités professionnelles techniques et financières
b. Critères d’attribution du marché
Conformément aux dispositions de l’article 24 du Décret n° 2005-1742 du 30 décembre
2005, le présent marché sera attribué au candidat ayant présenté l’offre économique-
ment la plus avantageuse, jugée telle sur la base de critères pondérés suivants :
Critères Pondéra-
tion
1-Valeur technique appréciée au regard de la qualité : 55 %
- des matériels proposés (30 %) évaluée au vu du descriptif technique et (55 points)
du mémoire technique ainsi que des documents fournis par le candidat. Seront
notamment pris en compte :
* les performances en termes de vitesses d’impression, d’équipements,
de fonctionnalités (celles relatives à la numérisation feront l’objet d’une
attention particulière), d’ergonomie des matériels et logiciels (essen-
tiellement : utilisation simple et intuitive des produits, présentation,
personnalisation et uniformité des panneaux de commande) ;
* les résultats des tests effectués à partir du document test.
- du service proposé (25%) évaluée au vu du questionnaire sur la qualité
service et des documents fournis par le candidat le cas échéant ; seront no-
tamment pris en compte :
* les prestations d’installation ;
* les prestations de maintenance (curative, préventive, assistance, su-
pervision à distance, proposition en cas d'indisponibilité prolongée d’un
matériel) ;
* l’approvisionnement et la gestion des consommables ;
* les prestations de formation ;
* les prestations de gestion du compte du GIP ALFA CENTRE (factura-
tion/reporting/organisation).
2-Prix des prestations apprécié au regard du montant du détail estimatif et 35 %
noté sur 35 points par l’application de la formule suivante : (35 points)
35 x ((le prix de l’entreprise - le prix le plus bas - le prix le plus élevé) / (-le
prix le plus élevé)).
3-Performances en matière de développement durable appréciées au 10 %
regard de l’ « ANNEXE 4 : QUESTIONNAIRE SUR LE DEVELOPPEMENT DU- (10 points)
RABLE » fournis par le candidat (documentation constructeur, certifications,
etc.)
Chaque offre sera notée sur 100 points.
L’attention des concurrents est attirée sur le fait que toute offre incomplète se-
ra immédiatement écartée.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 7/17Dans le cas où plusieurs offres jugées les plus intéressantes seraient
considérées comme équivalentes, le pouvoir adjudicateur pourra demander, aux
candidats concernés, de préciser le contenu de leurs offres.
L’offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le ou les
candidats produisent les certificats et attestations justifiant de leurs Capacités profes-
sionnelles techniques et financières. Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur pour
remettre ces documents ne pourra être supérieur à 10 jours. Afin de faciliter les opé-
rations de notification, les candidats sont invités à fournir dès la remise de leur
offre leurs attestations fiscales et sociales à jour. Les attestations sociales doi-
vent dater de moins de 6 mois.
Article 9. ENGAGEMENT DES PARTIES
a. Engagements du Titulaire
Le Titulaire s'engage, lors de la notification du marché à désigner les personnes possé-
dant les compétences et la qualification requises pour assurer l'exécution des prestations
dans les conditions décrites à l’appui de son offre. Ces personnes devront employer la
langue française pour l’ensemble des échanges oraux et écrits relatifs à la prestation.
Le Titulaire a l’obligation de communiquer immédiatement au GIP ALFA CENTRE les
modifications survenant au cours de l'exécution du marché telles que :
les personnes ayant le pouvoir de l'engager,
tous changements relatifs à son entreprise et à son contrôle,
tous changements affectant les personnes ayant eu en charge l’exécution
de la prestation ou susceptibles d’affecter l’exécution du marché.
Le Titulaire est tenu à une obligation générale de conseil et de mise en garde vis-à-
vis du GIP ALFA CENTRE et de son représentant. Au titre de cette obligation, le Titulaire
communiquera et/ou obtiendra toutes les informations requises et émettra toutes les
recommandations nécessaires dans le cadre de l'exécution du présent marché.
Le Titulaire s'engage à mettre en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires à
la réalisation des prestations. Le Titulaire assure l’encadrement hiérarchique de son
personnel intervenant dans le cadre du présent marché. Il désigne une personne ayant
qualité pour le représenter vis-à-vis du GIP ALFA CENTRE pendant l'exécution du mar-
ché. Cette personne est le correspondant du GIP pour toutes les questions techniques et
administratives pendant la durée d’exécution du marché.
Ce correspondant devra proposer une structure d’équipe intervenante et en assurera la
permanence pour l’exercice concerné. Le respect par le Titulaire de cet engagement
constitue une condition déterminante du consentement du GIP ALFA CENTRE au présent
marché.
A ce titre, le Titulaire s’engage à ce que l’équipe remplaçante détienne ou acquière les
compétences et la qualification requises pour assurer l’exécution des prestations décrites
à l’appui de son offre et ainsi assurer la pleine continuité de service de la mission concer-
née.
Dans tous les cas, le Titulaire assumera seul et personnellement vis-à-vis du GIP, la res-
ponsabilité financière et juridique du marché qui lui est confié.
Il ne pourra en aucun cas sous-traiter tout ou partie des prestations qui lui sont con-
fiées.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 8/17L’acte d’engagement est le respect des clauses du cahier des charges. Si le
prestataire doit faire signer un acte d’engagement, il doit s’assurer que ses
mentions soient compatibles avec les clauses du cahier des charges du GIP AL-
FA CENTRE signé.
b. Engagements du GIP ALFA CENTRE
Le représentant du GIP ALFA CENTRE, responsable du marché et représentant du pou-
voir adjudicateur, est le Délégué Général du GIP.
Il nomme au sein des agents une personne chargée en particulier (désignée ci-après le
correspondant) de coordonner la transmission aux collaborateurs du Titulaire de toutes
les informations utiles, tous les documents et toutes les données nécessaires à
l’exécution des prestations à réaliser.
Pour des nécessités de coordination avec les services du GIP, ce correspondant met le
Titulaire en rapport avec les personnes concernées par la présente prestation, et notam-
ment avec l’informaticien du GIP ALFA CENTRE, en tant que de besoin.
Ce correspondant désigné par le Délégué général est habilité à prendre ou à transmettre
les décisions et les informations nécessaires. Il s'engage à faciliter l'accès aux différents
services afin de permettre l'observation des conditions d'exercice de leurs activités.
Article 10. FACTURATION ET PAIEMENT
a. Facturation
Les prestations feront l’objet d’une facturation trimestrielle distincte pour chaque appareil
sans frais de gestion supplémentaire.
La facture porte, outre les mentions légales, les indications suivantes :
- date et numéro de facturation
- nom et adresse du créancier
- numéro de SIRET et code APE ou la référence d’inscription au répertoire du
commerce ou au registre des métiers.
- IBAN et le code BIC du prestataire
- prestations effectuées exactement définies (pour la maintenance : référence du
copieur, localisation, relevé compteur,…)
- montant hors TVA des prestations
- taux et montant de la TVA
- montant total TVA incluse.
La première facture annuelle devra être accompagnée d’un relevé d’identité bancaire
comportant les coordonnées IBAN et BIC.
L’adresse de facturation est la suivante :
« GIP ALFA CENTRE
10 rue Saint-Etienne
45000 ORLEANS »
b. Paiement
Le mode de règlement est le virement électronique.
Le règlement des factures se fait dans le respect des délais légaux en vigueur.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 9/17Article 11. MODIFICATIONS EN COURS D’EXECUTION
Des modifications relatives au déroulement et aux modalités d’exécution pourront faire
l’objet d’avenants. Ces avenants ne devront pas modifier l’économie générale du présent
marché.
Article 12. CONFIDENTIALITE
Le Titulaire effectue sa mission conformément aux textes légaux, aux dispositions con-
ventionnelles du GIP ALFA CENTRE et aux diligences de la profession.
Article 13. LITIGES
Les parties s’efforceront de régler à l’amiable toutes les difficultés qui pourraient surgir à
l’occasion de l’exécution ou de l’interprétation du présent marché ; en cas de désaccord
persistant, le litige sera porté devant les juridictions françaises compétentes sur Orléans.
Article 14. PENALITES DE RETARD
o Pour chaque matériel une pénalité de 100 € HT par jour ouvré de retard dans la li-
vraison et le paramétrage (matériel installé et opérationnel en conformité avec le ca-
hier des charges).
o Pour les paramétrages sur le serveur d’impression (pilotes, logiciels, droits réper-
toires, etc. une pénalité de 500,00 € HT par jour ouvré de retard.
o Garantie de Rétablissement Technique (GTR) : Pour chaque matériel une pénalité de
150 € HT par jour ouvré de retard par rapport aux délais fixés au cahier des charges.
o Pour la reprise des matériels en fin de marché, une pénalité de 40 € HT par jour ou-
vré de retard et par matériel non repris à la date fixée par le GIP ALFA CENTRE ; ces
pénalités n’excéderont pas une durée de 7 jours ouvrables.
o Pour la remise du compte rendu de la visite préventive, une pénalité de 50 € HT par
jour ouvré de retard par rapport au délai fourni au chapitre 4.3.2.7 du CCTP ; ces
pénalités n’excéderont pas une durée de 90 jours ouvrables.
En cas d’atteinte du plafond des pénalités pour l’un ou l’autre des cas définis ci-dessus, le
pouvoir ;
Adjudicateur se réserve le droit de résilier le présent marché, aux torts exclusifs du titu-
laire.
Article 15. ASSURANCES
Dans un délai de quinze jours à compter de la notification du marché et avant tout com-
mencement d’exécution, le titulaire devra justifier qu’il est couvert par un contrat
d’assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 à 1384 du
Code civil.
Il devra donc fournir une attestation de son assureur justifiant qu’il est à jour de ses coti-
sations et que sa police contient les garanties en rapport avec l’importance de la presta-
tion.
Veuillez parapher chaque page du cahier des charges
Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 10/17A tout moment durant l’exécution de la prestation, le titulaire doit être en mesure de
produire cette attestation, sur demande du pouvoir adjudicateur et dans un délai de
quinze jours à compter de la réception de la demande.
Article 16. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS
Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au
cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 12 jours avant la
date limite de réception des offres, une demande écrite aux personnes suivantes :
Mme VINCENT Maryem
Courriel : m.vincent@alfacentre.org
M. Cyril LEMESLE
courriel : c.lemesle@alfacentre.org
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 11/17PARTIE 2 : CLAUSES TECHNIQUES
Article 17. PRESENTATION DE L’EXISTANT
a. Nombre de périphériques d’impressions
Dans le cadre des marchés de location/maintenance existants, le GIP ALFA CENTRE dis-
pose de 5 copieurs numériques multifonctions répartis comme suit :
Nbre Service pages/min Format Type Connecté
ute accepté au réseau
1 Pôle APA 23 A4 ; A3 Noir & Blanc oui
1 Service DOCUMENTATION 23 A4 ; A3 Noir & Blanc Non
1 Pôle ADM. GENERALE 45 A4 ; A3 Noir & Blanc Non
1 Pôle ORFE 35 A4 ; A3 Noir & Blanc non
Couleur
1 Pôle INFORMATION 25 A4 ; A3 Noir & Blanc oui
Couleur
b. Volumétries des copieurs numériques
En 2013, le GIP ALFA CENTRE a estimé le nombre de copies des copieurs à 150 300.
c. Postes utilisateurs
Le parc informatique décompose comme suit :
- environ 40 stations fixes ;
- environ 10 ordinateurs portables ;
- environ 5 tablettes (Ipad ou androïd).
La totalité des postes ci-dessus se connecte au réseau informatique (de manière inter-
mittente pour les portables et les tablettes).
d. Environnement réseau
Postes fonctionnant sous Windows (Vista et plus récent), dans un réseau comprenant un
active directory géré par un serveur Windows.
e. Evolutions et tendances
Les grandes tendances des usages des moyens d’impressions sont décrites ci-après :
- Parc des imprimantes personnelles en réduction continue : Le parc des impri-
mantes personnelles sera réduit progressivement ; elles ne seront pas remplacées en
cas de panne au profit de l’utilisation des copieurs. Elles représentent aujourd’hui 22
pièces.
- Rationalisation : Dans le cadre de son agenda 21, le GIP ALFA CENTRE souhaite
mettre en oeuvre un certain nombre d’actions :
- les modes recto/verso et N&B activés par défaut ;
- l’impression confidentielle activée par défaut (=Définition d'un mot de passe d'ac-
cès à une tâche d'impression (Impression sécurisée));
- le papier utilisé est recyclé.
Veuillez parapher chaque page du cahier des charges
Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 12/17- Numérisation : Les projets autour de la dématérialisation (archivage dossiers de
travail, dossiers de financements, mise en ligne, …) tendent à utiliser de plus en plus
les copieurs pour leurs fonctionnalités de numérisation au détriment des impressions.
Une attention particulière sera accordé à ce que les copieurs proposés dans le cadre
de ce marché soit performants et évolutifs dans les fonctionnalités de numérisation.
Article 18. DESCRIPTION DES MATERIELS
Le GIP ALFA CENTRE souhaite équiper ses locaux de 3 copieurs. Il s’agira, pour
l’ensemble des copieurs, de :
- matériel neuf : matériel qui, après une première mise sur le marché, n'a jamais
été acquis par un utilisateur et qui est proposé, sans aucune intervention
technique par le fabricant (changement de pièces, de sous-ensemble ... ) ;
- matériel connecté à un réseau informatique.
Chaque matériel proposé par le titulaire fera l’objet d’une description dans l’« ANNEXE 2 :
DESCRIPTIF TECHNIQUE DES MATERIELS ».
Article 19. PRESTATIONS ATTENDUES
a. Relevé de compteur
Dans le cadre de la facturation, le relevé des compteurs doit obligatoirement être centra-
lisé de manière informatique et automatique. Le relevé des compteurs pour les copieurs
doivent faire figurer un décompte par code d’accès.
Le titulaire du marché doit informer le GIP ALFA CENTRE des décomptes relevés.
b. Numérisation
Tous les copieurs doivent disposer de la fonction numérisation.
Fonctionnalités relatives à la numérisation
- Supporter les formats de numérisation suivants : pdf compressé au format image,
pdf au format texte* (pdf « océrisé ») et jpeg. ;
- Supporter les fonctions de « scan to mail » et « scan to ftp » ;
- S’interfacer pour la fonction « scan to mail » avec l’annuaire Active Directory via
le protocole LDAP ;
- Prévoir des formats préconfigurés dit « profils » sur le copieur pour éviter de choi-
sir à chaque fois les options désirées (DPI, N&B, RV, images ou texte…) ;
- Numériser depuis le copieur et pas uniquement depuis l’ordinateur de l’utilisateur
;
- Numériser au format A4, A3, en couleur et N&B et en mode recto et recto/verso ;
- Numériser plusieurs feuilles et générer un seul document de sortie ou bien autant
de documents que de feuilles, au choix de l'utilisateur ;
- Optimiser le poids des fichiers résultats de scan (mode compressé);
- Numériser en mode texte pour permettre les recherches de mots dans les docu-
ments numérisés (OCR);
- Optimiser le scan en évitant le retournement des documents R/V lors de son pas-
sage sur la vitre d’exposition ;
- Permettre simultanément la numérisation et l’impression;
- Donner la possibilité à l’utilisateur de s’identifier sur le copieur;
- Choisir un dossier de destination des documents scannés
Les caractéristiques techniques minimales et communes exigées pour les copieurs figu-
rent dans le questionnaire concernant le descriptif technique.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 13/17c. Sécurité
Le GIP ALFA CENTRE veut mettre en place une véritable politique de sécurité applicable
aux copieurs. Les points d’actions sont les suivants :
- Chiffrement des flux entre le poste utilisateur et le copieur via le serveur
d’impression (BPU- Produits complémentaires)
- Chiffrement et identification du disque dur embarqué sur les copieurs (BPU- Pro-
duits complémentaires)
- Changement des mots de passe par défaut sur les copieurs
- Authentification ou identification sur les serveurs web embarqués sur les copieurs
- Application des patchs de vulnérabilité
- Suppression des données présentes sur le disque dur avant récupération du co-
pieur
- Utilisation d’un protocole SNMP sécurisé
- Etc.
Article 20. CONDITIONS DE LIVRAISON ET D’INSTALLATION DES
MATERIELS
Le matériel sera livré et installé dans l’établissement au 10, rue Saint Etienne à
Orléans, entre le 05/01/2015 et le 07/01/2015, à une date et heure fixées d’un
commun accord entre les parties.
Les photocopieurs devront être en état de marche et de mise en service effective au
plus tard le 07/01/2015.
Les paramétrages des matériels, des postes, logiciels et tous matériels nécessaires au
bon fonctionnement des copieurs, auront été effectués et validés auparavant, sans frais
supplémentaire. La compatibilité de ces applications, avec les éditeurs couramment utili-
sés sur site, devra être vérifiée et validée.
Le prestataire aura repéré les lieux d’installation auparavant. Les matériels sont localisés
dans les locaux du GIP, au sein de trois services différents :
- 2 copieurs en rez-de-chaussée,
- 1 copieur à l’étage.
Les frais de transport, seront à la charge du titulaire du marché (livraison franco de
port).
Article 21. DEVELOPPEMENT DURABLE
Les spécifications en matière de performances environnementales et d’aspects sociaux
figurent dans le questionnaire prévu à cet effet.
a. Toner
Le titulaire fournit au GIP ALFA CENTRE les fiches d’informations pour chaque type de
toner des matériels du marché. Ces fiches doivent comprendre notamment des informa-
tions toxicologiques et écologiques, mais également des informations sur la composition
détaillée du toner, sur les dangers éventuels ainsi que sur les mesures à prendre (etc.).
b. Economie d’énergie
Les appareils doivent impérativement posséder un éco-label sur l’économie d’énergie
(Energy star ou équivalent).
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 14/17c. Mode recto-verso
Tous les matériels du marché sont obligatoirement pourvus du mode recto-verso. Ils sont
installés avec la fonction par défaut.
d. Reprise des emballages
Le titulaire s’engage à procéder à l’enlèvement, l’élimination et/ou le recyclage des em-
ballages (palettes de transports, cartons, films plastiques, etc.) selon un procédé respec-
tueux de l’environnement (réutilisation, recyclage des matériaux etc…). A défaut, le GIP
ALFA CENTRE fera exécuter cette prestation aux frais du titulaire dans les conditions dé-
finies au CCAP.
e. Reprise des consommables usagés
Le titulaire doit procéder à l’enlèvement, l’élimination et/ou le recyclage de tous les con-
sommables usagés selon un procédé respectueux de l’environnement (réutilisation, recy-
clage des matériaux etc.) ; le titulaire fournis un descriptif détaillé de l’organisation et
des moyens qu’il met en oeuvre pour réaliser cet impératif (cf. questionnaires ANNEXE 4
: QUESTIONNAIRE SUR LE DEVELOPPEMENT DURABLE et ANNEXE 5 : QUESTIONNAIRE
SUR LES ASPECTS QUALITE DE SERVICE).
En cas de non-respect de cet engagement et après mise en demeure restée sans effet
après un délai de 10 jours suivant la date de réception de la lettre recommandée de mise
en demeure, le GIP ALFA CENTRE fera enlever et éliminer les emballages et les consom-
mables usagés aux frais du titulaire..
f. Respect de la Directive ROHS (2002/95/CE)
Les matériels doivent être conformes à la Directive ROHS relative à la limitation de cer-
taines substances dangereuses (plomb, cadmium, mercure, chrome hexavalent, les poly-
bromobiphényles (PBB) et les polubromodiphényléthers (PBDE)) dans les équipements
électriques et électroniques.
Les concentrations maximales de ces substances sont de 0,1% par unité de poids de ma-
tériau homogène, sauf pour le cadmium où la limite est de 0,01%.
g. Compatibilité des matériels avec l’utilisation de papier recyclé
Les matériels doivent impérativement permettre l’utilisation de papier A4/A3 80 G
100% recyclé.
Article 22. MAINTENANCE ET ENTRETIEN DES MATERIELS ET LOGICIELS
a. Généralités
Les prestations de maintenance permettent d’assurer un fonctionnement normal et régu-
lier des périphériques d’impression et des logiciels, objets de la présente consultation.
Toutes les opérations, mises à jour incluses, nécessitant l’intervention du titulaire sont
comprises dans la maintenance et ne peuvent faire l’objet d’une facturation
supplémentaire. La maintenance comprend les opérations périodiques trimestrielles de
vérification, réglage, entretien courant et remplacement des pièces d’usure ainsi que tous
les consommables tambours, toners … (y compris les agrafes) à l’exception du papier. La
maintenance comprend également les interventions ponctuelles du prestataire
demandées par l’établissement suite à un dysfonctionnement du matériel.
Le titulaire s’engage à procéder au remplacement ou à la réparation de toutes pièces
composant l’équipement, rendu nécessaire, soit par un vice de matière, soit par l’usure
résultant de l’utilisation normale des dites pièces.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 15/17La main d’oeuvre, les pièces détachées et les déplacements sont à la charge du titulaire.
Le coût de tous les consommables à l’exception du papier est inclus dans le coût copie.
Pour des questions d’efficience, le titulaire doit posséder un service technique d’une taille
capable de traiter dans les délais prévus les interventions. Aussi, il devra justifier de
l’existence d’un stock de pièces détachées et d’une organisation lui permettant de tenir
les délais d’intervention exigés. Le candidat fournira toutes informations utiles concer-
nant les moyens techniques et humains qui seront mis en oeuvre afin de parvenir à ce
résultat (Cf. ANNEXE 5 : QUESTIONNAIRE SUR LES ASPECTS QUALITE DE SERVICE).
Les appels et les interventions seront effectués les jours et heures ouvrés (soit du lundi
au vendredi de 8h30 à 17h30).
Le GIP ALFA CENTRE désignera une liste d’interlocuteurs techniques chargés des rela-
tions avec le titulaire.
b. Serveur d’impression : continuité de service
Le titulaire est chargé d’intervenir sur le serveur d’impression afin de maintenir à niveau,
dès que nécessaire, les pilotes des copieurs et de veiller à la bonne configuration de ces
pilotes, notamment lors d’un changement ou ré-installation d’un serveur du GIP ALFA
CENTRE.
c. Devoirs du personnel d’intervention du titulaire
A chaque visite, le technicien se présente au personnel dûment nommé par le GIP ALFA
CENTRE. Les personnes désignées par le titulaire sont seules autorisées à procéder à la
maintenance des copieurs, objets du marché. Le technicien doit impérativement porter
un badge indiquant le nom de son entreprise.
Toute intervention qui nécessitera une modification de l’environnement réseau informa-
tique (changement de carte réseau, etc.) d’un matériel sera réalisée après autorisation
de l’informaticien du GIP ALFA CENTRE.
Le personnel d’intervention établit le compte rendu sur le carnet de maintenance (que
le titulaire du marché devra mettre à disposition sur chaque copieur) sur lequel il con-
signe à minima les interventions effectuées ainsi que les dates et heures de début et de
fin de ces interventions. Enfin, il se charge d’envoyer un exemplaire numérisé de ce
compte rendu sur la boite email du référent désigné par le GIP ALFA CENTRE.
d. Assistance : suivi
Une assistance technique en heures ouvrées est souhaitée.
L’enregistrement d’incidents se fera de préférence sur un portail web avec accès
client sécurisé et comportera un horodatage. L’ouverture d’un incident par le GIP ALFA
CENTRE (par téléphone ou par portail web) est effectuée uniquement en langue française
et auprès du titulaire. L’ouverture d’un incident donnera lieu à un accusé de réception
par messagerie aux destinataires désignés par le GIP ALFA CENTRE.
Le titulaire du marché doit obligatoirement mettre à disposition (via le portail web ou
envoi par mail) des personnes responsables du suivi de ce marché pour le GIP ALFA
CENTRE, un récapitulatif des interventions (curatives et préventives) réalisées. Ce récapi-
tulatif comprend au minimum les éléments suivants :
o date et heure de la demande émise par le GIP ALFA CENTRE (curatif)
o date et heure de l’intervention
o opération réalisée et indications diverses (indisponibilité prévisible par exemple)
o date et heure de remise en marche (curatif)
e. La maintenance préventive
Les visites et interventions de maintenance préventive ont pour but de réduire les risques
de pannes sur les matériels.
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 16/17Le déclenchement des visites préventives incombe au titulaire du marché dans la mesure
où il dispose du relevé trimestriel des consommations dans le cadre de la facturation.
Le titulaire informe le GIP ALFA CENTRE du nombre de visites préventives qui seront réa-
lisées pour chaque type de copieur ainsi que la liste des opérations faites systématique-
ment au cours de ces visites, via le carnet de maintenance.
f. La maintenance corrective
La durée des interventions de maintenance corrective doit être aussi courte que possible
pour réduire la gêne auprès des utilisateurs.
Ces interventions ont lieu chaque fois que le fonctionnement des matériels, des pilotes ou
des logiciels n’est pas satisfaisant et en fonction des clauses suivantes :
- Le délai d’intervention (GTI – garantie sur le temps d’intervention) exigé par
le GIP ALFA CENTRE (à compter de la demande d’intervention téléphonique ou
en ligne du GIP ALFA CENTRE) est de 6 heures ouvrées (9h00 à 12h00 et de
14h00 à 17h00)
- Le délai de rétablissement (GTR – garantie sur le temps de rétablissement)
exigé par le GIP ALFA CENTRE à compter de la demande d’intervention (dans le
cadre de la GTI) est de 2 jours ouvrés (du lundi au vendredi).
g. Gestion des consommables
La gestion des consommables incombent obligatoirement au titulaire du marché ; les
copieurs étant connectés la gestion est facilitée.
Le titulaire met un stock « tampon » de toners, d’agrafes et de toutes autres pièces
qu’il juge utile (unités de transfert, tapis, four, etc.) pour éviter toute rupture
d’approvisionnement.
Les remplacements de toners seront réalisés par les utilisateurs. Les remplacements des
autres consommables ou des pièces d’usure (bac récupération toner, etc.) sont réalisés
soit par le titulaire, soit par l’utilisateur.
Article 23. FORMATION DES UTILISATEURS
La formation des utilisateurs (15 à 20 personnes) doit être assurée à la livraison. Une
formation par type de matériel faisant l’objet d’une commande.
Une formation spécifique sera assurée auprès de la (les) personne(s) en charge
l’administrateur des logiciels d’impression.
Article 24. REPRISE DES COPIEURS EN FIN DE MARCHE
Aux termes des marchés, l’enlèvement du matériel doit intervenir dans des conditions
permettant l’installation des matériels objets des marchés suivants, afin d’assurer la con-
tinuité de mise à disposition du matériel nécessaire au fonctionnement des services du
GIP ALFA CENTRE.
Les titulaires des marchés s’engagent à procéder à l’enlèvement de leurs matériels dès
l’installation des nouveaux matériels et à assurer le retour de leurs matériels à leur
charge à la date et l’heure fixées avec le GIP ALFA CENTRE.
A défaut d’enlèvement des matériels par le titulaire, au-delà de 7 jours ouvrables de re-
tard par rapport à la date fixée par le GIP ALFA CENTRE, le matériel sera retiré et remisé
aux frais du titulaire.
Fait à ………………………….………… le ……………………………….
Nom, fonction
Cachet et signature du candidat
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Cahier des charges : Location maintenance copieurs multifonctions V3 - GIP ALFA CENTRE - 2014 17/17Vous pouvez aussi lire
