2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers

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2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Ultra-trail
                                     Trail
17/18                                Marche Nordique
 Dec                                 Cross-Country
2022    Vendredi 7 Octobre2022                      LES

        Présentation aux Bénévoles               HERBIERS
                                                   VILLE
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Un évènement exceptionnel
   à taille humaine, original, surprenant et convivial
 Rassembler le temps d’un week-end des coureurs et amateurs de course nature qui ne se côtoient
 habituellement pas en proposant un programme complet

 Ultra-Trail – La H.O.T.         Marche Nordique                 Handicap – Sport Adapté

 Courses Enfants                 Cross-Country                   Trails et Course Nature
                                                                                              LES
17/18                                                                                      HERBIERS
 Dec                                                                                         VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
2023
     31e édition en 2022                                   2022 – Les Courses du Père Noël
                                                           La H.O.T. (133 Km)- 5 points ITRA

                                                    2022
                                                           Programme complet de 18 courses :
                                                           •
2021 – Transfert au Parc Equestre                          •
                                                               Cross-country
                                                               Trails et Ultra-Trail
La H.O.T Passe à 133 Km et 5 points ITRA
                                                           •   Marche Nordique

                                                    2021
Programme complet de 17 courses ( Cross-
country, Trails, Ultra-Trail et Marche Nordique )
                                                           2019 – 1ere édition de la HOT
                                                           La H.O.T (125 Km) 1ère édition au Parc du Landreau

                                                    2019
                                                           Programme complet de 16 courses ( Cross-country,
2017 - 2018                                                Trails et Marche Nordique )
Ajout de 2 trails 17 et 31 Km au programme du

                                                    2017
cross. Succès instantané
                                                           2013 - 2017
                                                           Ajout d’une course nature au programme du cross
                                                           Evolution du nombre et provenance des participants

                                                    2013
2008 - 2013
Le Cross des Herbiers devient une référence du
cross régional                                             1992 - 2008
Evolution de 150 à 350 participants
                                                    2008
                                                           Toujours au parc du Landreau, Le Cross des Herbiers
                                                           s’inscrit progressivement dans le calendrier
                                                           départemental
1er Cross des Herbiers
                                                    1990

Au parc du Landreau
                                                    1900

                                                                                                       LES
17/18                                                                                              HERBIERS
 Dec                                                                                                   VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Les participants 2019
                          ▪ 1838 inscrits / 1472 arrivants
                          ▪ HOT :
                               - 99 Arrivants / 178
                               - DNF 44%
                          ▪+12% arrivants 2018 /2019
                          ▪ 51 départements représentés
                          ▪ Participants étrangers :
                               - Pays Bas
                               - Irlande
                               - Pays de Galles
                               - Suisse
                               - Belgique
                               - Croatie
                               - Suède
                               - Maroc

                                                         LES
17/18                                                 HERBIERS
 Dec                                                    VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Les participants 2021
Course                        Km        inscrits     Arrivants     ▪ 47 départements représentés
La HOT du Père Noël           133         241      139 – DNF 37%   dont Outre-mer : NCL
La Surprise du Père Noël      35          336           284
La Magique du Père Noël       24          346           307
La Polaire Nordique           17           78            71
La Cadeau du Père Noël        11          349           292
La Rando Nordique             11           36            36
Cross Ecoles Athlé                         29            29
Cross Poussins                             65            65
Cross Handicap sport adapté                3              -
Cross Handicap sport adapté                17            14
Cross Benjamins                            55            47
Cross Minimes Féminines                    19            17
Cross Minimes Masculins                    31            27
Cross-court Femmes                         33            25
Cross-court Hommes                         43            41
Cross Long (Mixte)                         87            76
Cross Relais Mixte 4 x 2Km                 24            36
                                        1792           1506

 Participants étrangers :           ▪     Luxembourg
                                    ▪     Allemagne
                                    ▪     Espagne
                                    ▪     Roumanie
                                                                                             LES
  17/18                             ▪     Canada
                                    ▪     Suède                                           HERBIERS
   Dec                              ▪     USA                                               VILLE
 2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Les Nouveautés
   Devenir un événement “ENGAGEMENT VERT ” en adhérant à l’ ITRA GREEN PROGRAM

                        ITRA GREEN PROGRAM
                        ▪ Inciter la communauté des traileurs à s’unir et travailler ensemble pour réduire
                        l'impact environnemental de notre sport en agissant sur 3 points clés :
                              ▪Réduire l'impact sur l'environnement naturel
                              ▪Réduire la production de carbone, viser la neutralité sous quelques années
                              ▪Réduire la production de déchets

Etapes pratiques :
 Adhérer à la Charte d’éco responsabilité de l’ ITRA
 Faire une Auto-évaluation de l’empreinte carbone des
Courses du Père Noël
 Mettre en place un ensemble d’actions
 Viser la neutralité carbone dans un délai raisonnable

                                                                                                               LES
17/18                                                                                                       HERBIERS
 Dec                                                                                                          VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Les Nouveautés
  Diminution des tarifs des engagements

                                    Constats
                                   ▪ Augmentation importante des tarifs d’engagements sur les
                                   courses depuis plusieurs années
                                   ▪ Augmentation des couts liés à l’organisation (structures d’accueil,
                                   services de secours, prestations diverses, assurances, etc…)
                                   ▪ Inflation importante entraine une augmentation des couts de
                                   transport de marchandises et de personnes

  Notre action:
  ▪ Permettre à chaque coureur d’ajuster le tarif de son inscription
       ▪ Toutes les inscriptions sont réduites de 2€ (-5€ pour la HOT)
       ▪ le goodies-souvenir devient payant (prix coutant)
       ▪ Etudier des solutions d’hébergement adaptées
  ▪ Pour l’organisation réduire les stocks de goodies
       ▪ gain financier en réduisant les avances sur commande
       ▪ Réduction de l’empreinte carbone.

                                                                                                       LES
17/18                                                                                              HERBIERS
 Dec                                                                                                  VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Les Nouveautés
  Convention avec la Chambre d’Agriculture de la Vendée

                          Charte des Bonnes pratiques
                          Cette Charte a pour but d’établir une liste d’engagements que ABV Les Herbiers s’engage
                          à mettre en œuvre afin d’instaurer une relation de confiance avec la Chambre
                          d’agriculture de la Vendée et par extension, les acteurs du monde agricole concernés
                          par le passage de coureurs.

   Les engagements:
   ▪ Respecter la faune et la flore, limiter l’impact sur les terrains utilisés en traçant des passages limités au
        passage de personnes en file indienne (monotrace)
   ▪ Protéger les sites en autorisant l’accès uniquement aux coureurs, aux organisateurs et services de secours
   ▪ Protéger les exploitants et propriétaires privés de toute situation à risque en ajoutant au règlement de
        l’épreuve une clause de non recours ( voir règlement )
   ▪ Effectuer un nettoyage minimum pour favoriser l’effacement naturel rapide.
   ▪ Baliser les circuits avec des équipements de balisage amovibles
   ▪ Effectuer un tour de circuit complet après le fin de course pour ramasser tout déchet et élément de balisage
        oublié. (en 2021, 1 seul tube de gel a été ramassé)

                                                                                                               LES
17/18                                                                                                      HERBIERS
 Dec                                                                                                          VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Evolutions / améliorations

                                  LES
17/18                          HERBIERS
 Dec                             VILLE
2022
2022 17/18 Dec Ultra-trail Trail Marche Nordique Cross-Country - ABV Les Herbiers
Evolutions / améliorations

Les principaux points d’amélioration :
▪ Etendre le nombre de places de parking disponibles

                                                          LES
  17/18                                                HERBIERS
   Dec                                                   VILLE
 2022
Evolutions / améliorations

                                                                         3 modulaires chauffés
                                                                         • Secouristes
                                                                         • Ostéos
                                                                         • Arrivants 133Km

                                                                     3 modulaires douches

Les principaux points d’amélioration :
▪ Installer des douches suffisamment grandes, chaudes et chauffées
▪ Locaux chauffés (Secours / Ostéos / coureurs 133)
                                                                                                    LES
  17/18                                                                                          HERBIERS
   Dec                                                                                             VILLE
 2022
Evolutions / améliorations
 Trails                                                                                                                                                                Cross

                                                                                                            Espace
                                                 ARRIVEE COUREURS                                           Bénévoles
                                                  TRAILS et CROSS

                               Consigne                                                                                                         améliorations :
                               coureurs HOT
                                                                                                                                                ▪ Boucles des cross à
                                                                                                                                                    l’intérieur
                                                                                                         Boucles Cross
                                                                                                                                                ▪ Arrivées communes
                                                                                                                                                    toutes courses
                                                                                                                                                  ▪ Sable sec
                                                                                                                                           SERVICE
                               Ostéopathes

                                                                                                                                                  ▪ Zone ravitaillement
                                                                                                                                                    arrivée commune
                                                                                                            ARRIVEES
                                                                                                                                                ▪ Pas de briefing au Parc
                                                                                                                                                    Equestre le Samedi soir
                                                                                                                                                ▪ Marché de producteurs /
                                                         Zone repos coureurs HOT

                                                                                                                                                    Articles sport ?
            Douches dans les

                                   Secouristes
            modulaires

                                                                                   Zone Ravitaillement
                                                                                        Arrivée             Podium

          Auvent

                                                                                                                         ENTREE / SORTIE
                                                                                                                         PUBLIC
Les Inscriptions

                     ▪ Don pour la Matinale du
                        handicap fait lors de
                        l’inscription

                                        LES
17/18                                HERBIERS
 Dec                                    VILLE
2022
Les Courses
Courses JEUNES ET CROSS-COUNTRY

                                                        Dimanche 18 Décembre

                                                        Programme

                                                        12h30 - Ecole athlé (800m) 
                                                        12h45 - Poussins (1200m) 
                                                        13h00 – Sport Adapté court (1200m) 
                                                        13h00 – Sport Adapté long (2400m )  
                                                        13h30 - BE + MIF (2400m)  
                                                        14h00 - MI H (3200m)  
                                                        14h25 - C Court F (3200m)  
                                                        14h55 - C Court H( 4400m)   
                                                        15h30 - Cross long (8000)    
                                                        16h30 - Relais Mixte (4x2000)    

     ▪ Programme similaire à 2021
     ▪ Quelques modifications de tracé et allongement
        des boucles.

                                                                                        LES
17/18                                                                                HERBIERS
 Dec                                                                                    VILLE
2022
Les Courses
         10 Km : Course Nature et Marche Nordique

▪ Circuit totalement
   nouveau
▪ Course      nature
   avec très peu de
   dénivelé.
▪ 400      Dossards
   (300   pour    la
   course et 100
   pour la Marche
   Nordique)

  Dimanche 18 Décembre

  Horaires
  ▪ Coureurs: 10h00
  ▪ Marche Nordique 10h03

                                                       LES
      17/18                                         HERBIERS
       Dec                                            VILLE
     2022
Les Courses
17 Km : Trail et Marche Nordique Chrono
                                          ▪ Nouvelle course intermédiaire entre
                                             le 10 Km et le 25 Km
                                          ▪ 17,8 Km
                                          ▪ 350m D+
             R                            ▪ 300 Dossards (200 pour le trail et
                                             100 pour     la   Marche   Nordique
                                             Chrono)
                                          ▪ 1 poste de ravitaillement

                                           Dimanche 18 Décembre

                                           Horaires
                                           ▪ Coureurs 9h30
                                           ▪ Marche Nordique 9h03

                                                                            LES
 17/18                                                                   HERBIERS
  Dec                                                                       VILLE
2022
Les Courses
25 Km - Trail
                        ▪   25 Km
                    R   ▪   580m D+
                        ▪   7 km de nouveau circuit

                R       ▪   300 Dossards
                        ▪   2 postes de ravitaillement

                            Dimanche 18 Décembre

                            ▪   Départ: 9h15
                            ▪   Parc Equestre

                                                            LES
 17/18                                                   HERBIERS
  Dec                                                      VILLE
2022
Les Courses
                                ▪ 36 Km
                36 Km - Trail   ▪ Dénivelé positif
                                    ▪ Norme ITRA: 720m D+
            E                       ▪ MNT IGN brut: 1000m D+
                                ▪ 12 Km de nouveau circuit
                                ▪ 300 Dossards
                          R     ▪ 2 postes de ravitaillement
                                ▪ 1 point d’eau
        R

                                Dimanche 18 Décembre

                                ▪   Départ 9h00
                                ▪   Parc Equestre

                                                                  LES
17/18                                                          HERBIERS
 Dec                                                             VILLE
2022
Les Courses
La H.O.T – 133Km
                   ▪ 133 Km environ
                   ▪ Dénivelé positif
                      ▪ Norme ITRA: 2550m D+
                      ▪ MNT IGN brut: 3400m D+
                   ▪ 38 Km de nouveaux circuits
                      ▪ circuit plus « étalé » et facile sur la fin
                      ▪ Volonté d’aller vers 80 à 85% de finishers
                   ▪ 250 Dossards
                   ▪ 6 postes de ravitaillement / 1 point d’eau
                   ▪ briefing et attente Salle d’Herbauges
                   ▪ Délai maximum 25 heures

                     Samedi 17 Décembre
                     ▪ Départ 20h00
                     ▪ Jardins de Coria

                                                        LES
 17/18                                              HERBIERS
  Dec                                                  VILLE
2022
E

        R

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                        ▪ 6 postes de ravitaillement
                        ▪ 1 point d’eau
                R

                          R
            R
> Les Temps
de passage
133Km uniquement

                      LES
  17/18            HERBIERS
   Dec               VILLE
 2022
> Le Programme du Weekend
                           18 courses - entre 1800 et 2000 coureurs attendus

  > Samedi 17 Décembre                                                      > Dimanche 18 Décembre
  14h00 - 18h30 Retrait des Dossards au parc équestre              00h00 - 7h00 Accueil Suiveurs et public au parc Equestre
 19h15 - Briefing pour les coureurs de la H.O.T -Herbauges        7h00         Ouvertures Secrétariat - retrait des dossards – bar .
                                                                  ??? - Arrivées des premiers de la H.O.T - Podium au fil des arrivées
  15h30 - 19h00 navettes des coureurs de la HOT vers le départ
  18h30 - 20h00 Animations d'avant course en Centre-ville
 20h00 - Départ de la H.O.T (133Km) Coria                         9h00         Départ de La Surprise du Père Noël (36 Km)
  20h00 - 22h00 Animations centre ville                            9h15         Départ de La Magique du Père Noël (25 km)
  21h00 - 00h00 Accueil Suiveurs et public au parc Equestre        9h30         Départ de La Polaire du Père Noël (17 km Trail et Nordique)
                                                                   10h00        Départ de La Cadeau du Père Noël (10 km Trail et Nordique)

                                                                  12h30 à 13h00 - Podiums des courses du matin + Podiums de la H.O.T
                                                                   12h30 et 12h45 Courses 8 et 9 : Cross École Athlétisme et Poussins
                                                                   13h00           Courses 10 et 11 : Cross Handicap sport adapté
                                                                   13h30 et 14h00 Courses 12, 13 et 14 – Cross Benjamins et Minimes
                                                                   14h25 et 14h55 Courses 15 et 16 : Cross Court - Féminines et Masculins
                                                                   15h30           Course 17 : Cross Mixte Populaire (8 km)
                                                                   16h30           Course 18 : Cross Relais mixte (4 x 2Km)
                                                                  17h00 - Récompenses des cross courts ,long et relais mixte
                                                                   17h30 - 21h00                 Accueil des derniers arrivants de la HOT
                                                                  21h00 – 22h00 - Clôture des Courses du Père Noël 2022

                                                                                                                                        LES
     17/18                                                                                                                       HERBIERS
      Dec                                                                                                                           VILLE
   2022
> Les Plannings

             Lundi         Mardi         Mercredi        Jeudi         Vendredi        Samedi        Dimanche      Lundi
             12 Décembre   13 Décembre   14 Décembre     15 Décembre   16 Décembre     17 Décembre   18 Décembre   19 Décembre

               Nettoyage / Préparation des circuits et tout ce qui                                                   Contrôle
                                                                       Circuit cross    Fléchages
Matin

                           peut se faire à l’extérieur                                                                circuits
                                                                                                                   Nettoyage /
                           Dépôt de matériel au Parc                       Installations au Parc
                                                                                                                   Démontage
                             Coupure midi – déjeuner en commun
             Installations / repérages /dépôt matériel
Après-midi

                  sur les circuits (hors nettoyage)                                                                 Contrôle
                                                            Installations au Parc                                  Nettoyage
                     Dépôt de matériel au Parc                                                                     Démontage

                               • Le matin : rendez-vous à 8h30
                               • L’ après-midi: rendez-vous à 13h30
                                         …….. Le lieu sera précisé

                                                                                                                           LES
             17/18                                                                                                  HERBIERS
              Dec                                                                                                       VILLE
             2022
> Nettoyage et préparation des Circuits
                    Trails (35 Km + certaines parties sur les 100 premiers Km + Cross)

                Lundi         Mardi        Mercredi        Jeudi      Vendredi       Samedi    Dimanche    Lundi
                12 Décembre   13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

    Matin                                                   
  Après-midi                                                

Préparation des passages (surtout propriétés privées )         Besoin :
▪débroussaillage, nettoyage                                    ▪Plusieurs équipes de 6 à 8 personnes
▪Franchissement / démontages de clôtures
▪Mise en place de passerelles                                  Coordination
▪Pré-balisage ( pose de fanions, flèches).                     ▪Bertrand Gabillaud
▪Tracé – repérage des carrefours et traversées de routes       ▪Franck Pasquereau
▪dépôt de matériel sur les circuits

       ▪Le gros nettoyage / débroussaillage se fera de préférence le matin
       ▪Etre en tenue « Adéquate »
       ▪Apporter son matériel

                                                                                                             LES
  17/18                                                                                                   HERBIERS
   Dec                                                                                                      VILLE
 2022
> Aménagement du Parc Equestre

                Lundi          Mardi        Mercredi       Jeudi      Vendredi     Samedi        Dimanche     Lundi
                12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

    Matin                                                                             
  Après-midi                                                              

Organisation du « Village »                                        Quand :
▪ Acheminement et installation des équipements                     ▪Début de semaine pour les appros et dépôt
▪ Fléchages de la circulation, préparation des dossards            de matériel
et des sacs coureurs, appros bar et restauration                   ▪Installations Jeudi / Vendredi / Samedi matin
▪Mise en place du bar, Grillades, Consignes, vestiaires,
                                                                   Coordination
PC course, podium, Espace restauration, secrétariat
                                                                   ▪Sylvie Vallon
course, zones de départs, Arrivées, etc..
                                                                   ▪Evelyne Houille

         Réunion Aménagement parc et Restauration :
         ▪Lundi 14 Novembre
         ▪Local ABV – Stade de la Demoiselle à 19h30

                                                                                                                LES
  17/18                                                                                                     HERBIERS
   Dec                                                                                                         VILLE
 2022
> Balisage des circuits
                    (Trails + Cross)

                Lundi          Mardi         Mercredi    Jeudi       Vendredi     Samedi       Dimanche      Lundi
                12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

    Matin                                                                               
  Après-midi                                                                            

Pose de la signalétique et contrôle                        Quand :
▪ Balisage des circuits avec fanions et signalétique       ▪ Pré balisage / Balisage de certaines zones privées dans
prévue                                                     la semaine lors de la préparation (flèches par exemple)
▪1 fanion tous les 20m sur le 133Km                        ▪ Balisage complet le Samedi matin
▪Certaines parties différentes pour autres courses         ▪ Contrôle l’après-midi en VTT (autre équipe)
▪Rubalise et flèches pour le cross                         Besoin :
▪ Contrôle du balisage par une équipe différente           ▪ Balisage: 15 équipes de 2 - environ 8 Km par équipe
▪ Débalisage par les Serre-file                            ▪Contrôle VTT l’après-midi : plusieurs équipes de 2

Coordination                              Réunion Balisage :
▪Franck Pasquereau                        ▪Vendredi 18 Novembre
▪Bertrand Gabillaud                       ▪Local ABV – Stade de la Demoiselle à 19h30

                                                                                                               LES
  17/18                                                                                                    HERBIERS
   Dec                                                                                                        VILLE
2022
> Gestion technique des courses

                 Lundi          Mardi         Mercredi       Jeudi   Vendredi     Samedi       Dimanche     Lundi
                 12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

     Matin                                                                                         
   Après-midi                                                                                      

Circuits et sécurité des coureurs                                    Quand :
▪ traversées de routes: mise en place de la signalétique (74         ▪ Dépôt signalétique le Samedi en journée
traversées)                                                          ▪ Eclaireurs au moins 2h avant passage du 1er
▪ Eclaireurs: Ouverture et contrôle des circuits avant course        ▪ Commissaire aux heures de passage prévues
▪Serre file pour signaler la fin de course, assurer les barrières
horaires et le dé-balisage                                           ▪Le Dimanche AM pour les cross
▪ Commissaires : pour assurer la protection des coureurs lors        Coordination
des traversées de routes importantes                                 ▪Franck Pasquereau
▪ Equipe d’intervention 24/24 en relation avec PC course et          ▪Bertrand Gabillaud
Secours
▪Cross-country :                                                       Réunion Organisation technique :
        ▪Commissaires de parcours (organisation des circuits)          ▪Vendredi 9 Décembre
        ▪ Les départs                                                  ▪Local ABV – Stade de la Demoiselle 19h30
        ▪ Arrivées à l’extérieur
                                                                                                             LES
  17/18                                                                                                   HERBIERS
   Dec                                                                                                       VILLE
 2022
> Les Ravitaillements

                Lundi          Mardi         Mercredi      Jeudi     Vendredi    Samedi       Dimanche     Lundi
                12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

    Matin                                                                                         
  Après-midi                                                                                      

                                                                   Coordination
▪Mise en place: ravitaillement, chaises, tables, déco, toilettes   ▪Coordination – Harmonisation - Fil rouge: 2 personnes
▪S’assurer du balisage extérieur                                   ▪ livraisons appros et matériel : 1 à 2 personnes
▪Respect du protocole COVID                                        ▪1 responsable par poste de ravitaillement :
▪Accueil des coureurs: écouter, soutenir et les encourager              – Saint Paul (ravito 133)
▪Distribuer des boissons et alimentation solide                         –La Flocelliere (ravito 133)
▪Contrôle horaire, Gestion des abandons et navette                      – Saint Mars (base vie 133)
▪Accueil des accompagnateurs et public                                  – Les Epesses (ravito 133)
▪Gestion des sacs (base vie) et navette sacs                            – Golf des Alouettes (Ravito 133 + 25 + 36)
▪Gestion traversée de route importante avec commissaire                 – Les Peux – Gaillard (Ravito 133 + 36 + 25 + 17)
Quand :                                                                 –Arrivée
▪ Mise en place le Samedi en journée                                    Réunion Ravitaillements :
▪ Fonctionnement à l’horaire prévu (penser aux ouvreurs)                ▪Vendredi 4 Novembre
▪ rangement / Nettoyage en fin de service                               ▪Local ABV – Stade de la Demoiselle 19h30
                                                                                                               LES
    17/18                                                                                                   HERBIERS
     Dec                                                                                                       VILLE
   2022
> Accueil des coureurs et du public
                     entre 1800 et 2000 coureurs attendus

                 Lundi         Mardi        Mercredi     Jeudi     Vendredi     Samedi     Dimanche    Lundi
                 12 Décembre   13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

     Matin                                                                                    
   Après-midi                                                                                 

▪Suivant protocole COVID: Contrôle pass sanitaire et remise des
                                                                  Quand :
bracelets
▪Vérification du matériel obligatoire                             ▪ Samedi Après-midi
▪ Remise des dossards                                             ▪ Dimanche
▪ Restauration / bar / Grillades
▪ Consignes coureurs                                              Coordination
▪ Informations sur les sites de départ                            ▪Sylvie Vallon
▪Navette coureurs HOT                                             ▪Evelyne Houille
▪Organisation des départs
▪ Orientation                                                     ▪Coordinateur Cross NN
▪ Accueil sur la ligne d’arrivée
▪Podiums et remise des récompenses (toutes courses)

                                                                                                         LES
   17/18                                                                                              HERBIERS
    Dec                                                                                                 VILLE
  2022
> Navettes et transports

                Lundi          Mardi        Mercredi      Jeudi       Vendredi   Samedi   Dimanche     Lundi
                12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

     Matin                                                                                    
  Après-midi                                                                                  

▪Approvisionnement des ravitaillements                            Quand :
▪Mise en place de la signalisation aux traversées de routes       ▪ Samedi
▪Récupérer et acheminer les sacs coureurs.                        ▪ Dimanche
▪Transférer les abandons vers le parc Equestre

                                                                                                        LES
  17/18                                                                                              HERBIERS
   Dec                                                                                                  VILLE
 2022
> Site de départ de la HOT
                    Salle Herbauges et Jardins de Coria

                Lundi         Mardi         Mercredi   Jeudi       Vendredi      Samedi   Dimanche    Lundi
                12 Décembre   13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

    Matin
  Après-midi                                                                         

                                                                 Quand :
▪Préparer la salle d’attente coureurs (boissons )
▪Orienter les coureurs et le public                              ▪ Samedi de 18h00 à 21h00
▪Organiser la zone de départ
       ▪ Sas coureurs                                             Coordination
       ▪ Comptage / contrôle des puces                            ▪NN
       ▪ Spectacle de départ
▪Organisation du bar
▪Placer les commissaires de début de course

                                   ▪ Départ de la HOT (133Km) à 20h00
                                   ▪Animations à partir de 19h00

                                                                                                        LES
 17/18                                                                                               HERBIERS
  Dec                                                                                                  VILLE
2022
> Rangement, nettoyage, contrôles

                Lundi          Mardi         Mercredi    Jeudi     Vendredi   Samedi      Dimanche     Lundi
                12 Décembre    13 Décembre 14 Décembre 15 Décembre 16 Décembre 17 Décembre 18 Décembre 19 Décembre

     Matin                                                                                                      
  Après-midi                                                                                                    

▪Démontage et rangement des installations du parc
Equestre
▪Vérification des circuits – fermeture des barrières –
s’assurer d’une remise en état initial

Quand :
▪ Le Lundi

                                                                                                        LES
  17/18                                                                                              HERBIERS
   Dec                                                                                                  VILLE
 2022
Agenda
 ▪Vendredi 4 Novembre                                             ▪Lundi 14 Novembre
 Lieu : Salle de réunion au stade de la Demoiselle à 19h30        Lieu : Salle de réunion au stade de la Demoiselle à 19h30
 Objet : Organisation des ravitaillements                         Objet : Aménagement intérieur du parc Equestre
 Invités quasi obligatoires                                       Détail : restauration, bar, retrait des dossards, contrôle des
      –Saint Paul                                                 sacs, ravitaillement arrivée, ligne d’arrivée, chronométrage,
      –La Flocellière                                             podium, consigne, PC course, informations et affichages,
      –Saint Mars                                                 navette coureurs HOT, brieffing et aire de repos coureurs HOT,
      – Les Epesses                                               respect du protocole sanitaire à l’entrée et à l’intérieur,
      – Golf des Alouettes                                        toilettes et douches
      – Les Peux – Gaillard
      –Arrivée
                                                                  ▪Vendredi 9 Décembre
                                                                  Lieu : Salle de réunion au stade de la Demoiselle à 19h30
                                                                  Objet : Organisation technique des courses
                                                                  Détail : Cross country et trails
 ▪Vendredi 18 Novembre                                            Mise en place de la signalétique, les éclaireurs, les serre-file
 Lieu : Salle de réunion au stade de la Demoiselle à 19h30        de toutes les courses, les commissaires de course et
 Objet : Organisation du balisage                                 signaleurs, équipe d’intervention, PC Course, répartition des
 Détail : Balisage et fléchages, répartition des secteurs, etc…   postes

                                                                                                                          LES
17/18                                                                                                                 HERBIERS
 Dec                                                                                                                     VILLE
2022
> Le Protocole COVID
         Tant qu’il n’y a pas de changement !

                                                   LES
17/18                                           HERBIERS
 Dec                                              VILLE
2022
> Pour votre confort
▪Zone réservée aux bénévoles à l’intérieur du parc dans la zone chauffée pour repos, dépôt de
sacs, etc (il y aura des tables et chaises)
▪ La restauration et le bar vous sont ouverts :
       ▪Samedi 17 Décembre
             ▪à partir de 10h00 (Brioche, café, vin chaud, pain, charcuterie, fromage, boissons)
             ▪ Mojette / Jambon en libre service le midi
        ▪Dimanche 18 Décembre :
             ▪Accès libre au bar et grillades / Frites
             ▪Vous avez 1 repas gratuit à prendre quand vous le voudrez
        ▪ Du Lundi au Vendredi puis le Lundi 19 Décembre:
              ▪Repas au club house, au stade de la demoiselle (peut-être au Parc, suivant
              disponibilités)

                                                                                                   LES
17/18                                                                                         HERBIERS
 Dec                                                                                               VILLE
2022
> Autres informations

▪ Communication directe par mail : abvlesherbiers@gmail.com

▪ Utilisation de VORG en interne uniquement pour affecter le planning et créer les badges
bénévoles *
     ▪Vos Badges + matériel seront disponibles au Parc à partir du Samedi dans la matinée
        ▪Responsable: Laurent Rouleau
▪Un live tout le WE sur FaceBook

                                                                                               LES
17/18                                                                                       HERBIERS
 Dec                                                                                          VILLE
2022
> La Feuille de renseignements

                                              NOUVEAU

                                    ▪Nous aurons besoin de votre No de
                                    Permis de conduire

                                                                  LES
17/18                                                          HERBIERS
 Dec                                                              VILLE
2022
D’avance,
        MERCI à tous

                          LES
17/18
 Dec                   HERBIERS
                         VILLE
2022
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