APPEL DE PROPOSITIONS VOLET TECHNIQUE ÉVÉNEMENTS GRANDES-CONFÉRENCES - La Chambre de commerce de Lévis

APPEL DE PROPOSITIONS
       VOLET TECHNIQUE
ÉVÉNEMENTS GRANDES-CONFÉRENCES

 La Chambre de commerce de Lévis

1. L’ENTREPRISE
 Constitution           Chambre de commerce de Lévis (CCL)
 Nombre de membres 1 100
 Provenance des         •   Gens d’affaires de Lévis, Chaudière-Appalaches et Québec œuvrant dans
 participants               tous les milieux socioéconomiques

2. NOS BESOINS

Mandat

La CCL souhaite obtenir une proposition concernant la technique de cinq (5) activités de type
« grande-conférence » au cours de l’année 2021-2022.

Ce que l’offre doit comprendre :
    • Le tarif pour les équipements en lien avec la liste
             o Nous souhaitons que les cinq événements soient offerts en formule hybride
    • Le montage et le démontage lors de l’événement
    • Les frais des techniciens sur place pendant l’événement
    • Jusqu’à la mi-novembre, Lambert Distributions détient l’exclusivité au Centre de congrès
        et d’expositions de Lévis (accrochage, panneau électrique et autres). Il est de la
        responsabilité du soumissionnaire de se mettre en contact directement avec Lambert
        Distributions pour déterminer ces coûts.
        Contact: M. Daniel Lambert (581) 308-9089 | d.lambert@lambertdistributions.com
    • Tous les autres frais d’administration et de déplacements.

Besoins spécifiques par événement

Type d’événement : Dîner-conférence
Nombre d’événements : 4
Nombre de participants : Entre 100 et 200 participants par événement
Heure de l’événement : 11h30 à 13h30. La salle doit être prête pour 11h maximum.
Lieu : Lévis Centre des Congrès
Salle : 201
Dates :
    • 6 octobre 2021
    • 10 novembre 2021
    • 23 mars 2022
    • 19 avril 2022

Besoins techniques pour les 5 événements :

À noter que nous utiliserons le système de plafonnier, le lutrin et la scène du Centre de congrès
et d’expositions de Lévis. Nous utiliserons les ordinateurs portables de la CCL (branchement
HDMI).

    •   Écran de projection 16:9        7’ x 12’
    •   1 Dress kit
    •   1 projecteur vidéo 3 000 lumens
    •   1 table de projection
    •   1 console audio
    •   1 égalisateur
    •   1 clicker sans fil
    •   1 micro lutrin
    •   1 micro-casque
    •   1 micro bâton et 1 pied de micro
    •   1 kit de filage
    •   Matériel afin de pouvoir faire une diffusion virtuelle en direct
    •   Matériel afin de pouvoir permettre l’enregistrement de la conférence pour permettre sa
        diffusion ultérieurement
    •   Tout autre besoin non spécifié en lien avec cette liste.

Type d’événement : Dîner-conférence – Maire de Lévis
Nombre d’événement : 1
Nombre de participants : Environ 250 à 300 participants
Heure de l’événement : 11h30 à 13h30. La salle doit être prête pour 11h maximum.
Lieu : Lévis Centre des Congrès
Salle : 1e étage (à venir)
Date : 9 février 2022

Besoins techniques pour cet événement :

À noter que nous utiliserons le système de plafonnier, le lutrin et la scène du Centre de congrès
et d’expositions de Lévis. Nous utiliserons les ordinateurs portables de la CCL (branchement
HDMI). Cette liste de matériel pourrait faire l’objet de changement en fonction du représentant
municipal qui sera élu à cette date.

    •   2 écrans de projection 16:9     7’ x 12’ suspendus de chaque côté de la scène
    •   1 Dress kit
    •   2 projecteurs vidéo 3 000 lumens
    •   1 console audio
    •   1 égalisateur
    •   1 distribution de presse
    •   1 clicker sans fil
    •   1 télésouffleur
    •   1 micro lutrin
    •   1 micro-casque
    •   1 micro bâton et 1 pied de micro
    •   1 kit de filage
    •   Matériel afin de pouvoir faire une diffusion virtuelle en direct
    •   Matériel afin de pouvoir permettre l’enregistrement de la conférence pour permettre sa
        diffusion ultérieurement
    •   Éclairage suspendu au plafond (4 projecteurs et 1 console)
    •   Tout autre besoin non spécifié en lien avec cette liste.

Budget

La soumission devra donc comprendre un prix pour les sept (5) événements nommés ci-haut.

S’il y a ajout d’événements hors-série de type « grande-conférence », la CCL souhaite que le
soumissionnaire retenu confirme les mêmes coûts et équipements.

La CCL favorise, dans la mesure du possible, les ententes de partenariat avec ses fournisseurs afin
de réduire ses tarifs. Dans une telle optique, la CCL fournira un plan de visibilité à l’entreprise
soumissionnaire choisie. Une telle proposition provenant du soumissionnaire sera considérée, en
autant qu’elle n’influence pas les délais de livraison et la qualité des options retenues.

De plus, tous les coûts du projet doivent inclure, si applicable, toutes les dépenses reliées à
l’accomplissement de l’intervention tels que les frais de déplacements, d’accrochage, d’électricité
et autres coûts si applicable.

3. INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Le contenu du présent cahier de charges est divulgué à titre confidentiel. Toute société ou
consultant qui reçoit ou détient le présent cahier de charges s'engage à n'en dévoiler la teneur et
le contenu que pour les besoins de l'élaboration de l’offre de service.

Pour tout besoin d’informations supplémentaires, veuillez contacter :

Mélina Mongrain
Chambre de commerce de Lévis
5750, rue J.B.-Michaud, bur. 225
Lévis (Québec) G6V 0B1

Téléphone :     (581) 500-3106
Courriel :      cclevis@cclevis.ca

    •   Le soumissionnaire doit être membre en règle (adhésion payée) de la Chambre de
        commerce de Lévis pour pouvoir déposer sa soumission.
    •   L'offre de service déposée doit demeurer valide pour une période de quatre-vingt-dix (90)
        jours de calendrier à compter de la date d'ouverture des offres de service.
    •   La CCL se réserve le droit d'inviter les soumissionnaires de son choix à faire une
        présentation de leur offre de services ou à fournir des informations additionnelles et
        complémentaires.
    •   Le soumissionnaire devra fournir une preuve qu’il est assuré lors de la tenue des
        événements.
    •   La sélection du fournisseur sera faite en fonction de plusieurs critères, aussi bien le tarif
        proposé que la proposition dans sa globalité en termes de rapport qualité / prix.
    •   La CCL souhaite établir avec son fournisseur technique une entente pour la prochaine
        saison d’événements soit de septembre 2021 à juin 2022.
    •   La CCL se réserve le droit de résilier toute entente future avec le soumissionnaire retenu,
        à la suite du non-respect d'une obligation ou d'un élément liant les deux parties.

4. ÉCHÉANCIER

Les soumissionnaires devront faire parvenir leur offre de services à Catherine Fleury,
coordonnatrice aux événements, au plus tard le vendredi 13 août, 12h.