Association canadienne de radioprotection Ottawa 2019 Trousse pour les exposants et commanditaires - 24 julliet 2018
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Trousse pour les exposants et
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BIENVENUE
Au nom du comité organisateur local, nous vous invitons à vous joindre à nous dans le cadre du 41e
congrès annuel de l’Association canadienne de radioprotection qui se tiendra à Ottawa, en Ontario,
Canada du 27 au 30 mai 2019.
Ali Shoushtarian Christopher Clement
Président du congrès Coprésident du congrès
LIEU DU CONGRÈS Hôtel Delta Ottawa City Centre
L’hôtel Delta Ottawa City Centre est situé au centre-ville d’Ottawa – à proximité de toutes les
commodités auxquelles vous voudrez accéder. Situé à quelques pas du Parlement au centre-ville
d’Ottawa vous aurez accès à tout ce que la ville a à vous offrir. Le canal Rideau, le Marché By sont
quelques-uns des sites les plus emblématiques d’Ottawa et offrent beaucoup à faire, à voir et à
manger. Vous aurez également un accès facile aux quartiers Hintonburg et Westboro, connus pour
leurs expériences uniques de magasinages, ainsi que certains des meilleurs et uniques bars et
restaurants au Canada.
Le thème du congrès est « Tisser des liens avec les communautés » et comprendra des
présentations sur les rayonnements ionisants et non ionisants, des contributions sur l’ensemble des
sujets de la radioprotection, des cours de développement professionnel et des exposants.
Le comité organisateur local travaille fort afin d’apporter de la valeur à ce congrès. Pour ce faire, il
travaille en étroite collaboration avec le comité de développement professionnel pour offrir une
variété de cours pour répondre à un large éventail de professionnels de la radioprotection. De plus
amples informations sur les activités du congrès seront affichées sur le site Web du congrès dès
qu’elles seront disponibles.
Nous espérons que vous vous joindrez à nous et participerez aux séances pour les exposants afin de
susciter l’intérêt et promouvoir la discussion entre les délégués qui assisteront au congrès de 2019, à
Ottawa.
DÉTAILS SUR LE LIEU DU CONGRÈS
● 26 étages, 387 chambres, 23 suites
● Bureau de travail spacieux
● Internet sans fil et câblé gratuit
● Centre de conditionnement physique, incluant une piscine à l’eau salée
● Stationnement souterrain chauffé
● Service aux chambres
HÔTELS http://www.delta.com
L’hôtel recommandé est celui du congrès, l’Hôtel Delta Ottawa City Centre. Une liste des hôtels, gîtes
et appartements à louer à proximité sera également fournie sur le site Web du congrès.
L’ANNEXE A présente une carte du secteur du centre-ville où le Delta et quelques autres hôtels et
sites d’intérêt sont situés. La colline parlementaire, le canal Rideau (un site du patrimoine mondial de
l’UNESCO) et le marché By sont à quelques pas de l’Hôtel Delta Ottawa Centre.
STATIONNEMENT
Un stationnement sur place est disponible pour tous les participants à un taux de 23 $ (souterrain en
libre-service) ou 29 $ (voiturier) par voiture et par jour.
EXPOSITIONS
Notre comité a tout mis en œuvre afin de répondre aux attentes des exposants en se basant sur les
expériences passées et les commentaires des congrès précédents. Vous trouverez des informations
détaillées sur l’exposition au congrès de l’ACRP sur le Formulaire d’inscription des exposants et
commanditaires (page suivante).
Les services aux exposants sont fournis par Freeman.
ENTREPOSAGE
L’ACRP recommande d’utiliser les services de logistiques fournis par Freeman pour votre équipement
d’exposition. D’autres services d’entreposage peuvent être mis à votre disposition par l’Hôtel Delta. La
sécurité sera assurée pendant la nuit pour protéger le matériel des exposants.
HORAIRE D’INSTALLATION DES KIOSQUES
Description Dates et horaires
Freeman emménage Lundi 27 mai, 8 h à midi
Exposants emménagent Lundi 27 mai, midi à 18 h
Heures d’exposition Mardi 28 mai, 8 h à 17 h
Exposants quittent la salle Mercredi 29 mai, 13 h 30 à 17 h
Freeman désinstalle et nettoie Mercredi 29 mai, 13 h 30 à 17 h
PAUSES ET DÎNERS
Des breuvages et de la nourriture seront offerts par l’hôtel durant les pauses. Les dîners seront servis
dans la salle de bal B.
La réception des exposants aura lieu le mardi 28 mai, de 18 h à 20 h, dans la salle de bal B.
PERSONNE-RESSOURCE POUR LES EXPOSANTS
Le comité organisateur est responsable de votre bien-être. Pour toutes questions ou préoccupations
relatives à l’exposition au congrès 2019 de l’ACRP avant ou pendant le congrès, communiquer avec :
Alex Wolf
courriel : awolf@toh.ca travail : 613-798-5555, poste 12845 cellulaire : 613-854-7043FORMULAIRE D’INSCRIPTION DES EXPOSANTS ET COMMANDITAIRES POUR L’ACRP 2019
Sélection de l’emplacement du kiosque pour le CRPA-ACRP Ottawa 2019
Nous demandons à chaque exposant de retourner ce formulaire par courriel au secrétariat de l’ACRP
(secretariat@crpa-acrp.ca) en y indiquant le numéro de l’emplacement du kiosque qui correspond à
votre premier, deuxième et troisième choix. Si vous désirez occuper deux kiosques, veuillez indiquer
une paire de kiosques pour chaque choix.
Les emplacements seront attribués sur la base du premier arrivé, premier servi, selon la réception
des réponses. Si vous avez d’autres demandes au sujet de l’emplacement, comme être à proximité
d’un autre exposant, veuillez l’indiquer et nous nous efforcerons d’acquiescer à votre demande. Le
comité se réserve le droit de prendre la décision sans appel en ce qui concerne l’attribution de
l’emplacement des kiosques.
Pour démonter notre appréciation du soutien continu à l’ACRP, les exposants de l’ACRP 2018 à
Québec qui soumettent leur demande avant le 31 mai 2018 auront la priorité de sélection par rapport
aux autres exposants.
Veuillez noter que les kiosques de prestige sont offerts uniquement aux commanditaires du congrès
de l’ACRP 2019. Les kiosques de prestige qui n’auront pas trouvé preneur après le 31 décembre
2018 seront offerts aux exposants inscrits, dans l’ordre de réception des demandes.
NOM DU FOURNISSEUR
Numéro du kiosque identifié sur le plan (page suivante) :
PREMIER CHOIX
DEUXIÈME CHOIX
TROISIÈME CHOIX
Le salon des exposants pour l’ACRP 2019 est situé dans la salle de bal BPlan du salon des exposants pour l’ACRP 2019 – Salle de bal B
Informations sur les kiosques des
exposants pour l’ACRP 2019
Le matériel suivant est inclus avec chaque
inscription d’un exposant à l’ACRP 2019 :
● Inscription de deux délégués, incluant
les billets de banquet
● Kiosque 2,4 m x 2,4 m (8’ x 8’) avec
rideau arrière et de côté
● Table drapée et deux chaises
● Prises électriques et accès à l’Internet à
chaque kiosque
● Accès à toutes les séances scientifiques
● Rafraîchissements pour les exposants
toute la journée, y compris le dîner
● Possibilité de présentation (offre limitée)
● Réception de bienvenue et des
exposants
Plan du salon des exposants
Le plan du salon des exposants présenté ci-
contre n’est pas à l’échelle et est sujet à
changement, selon les conseils du
fournisseur de service.
Il y a de l’espace pour 20 kiosques, si
nécessaire.
Tout changement important aux
emplacements d’un exposant inscrit sera
communiqué le plus rapidement possible.
Des kiosques de prestige sont disponibles
aux exposants qui commanditeront le
congrès jusqu’au 31 décembre 2018.
Utiliser le numéro du kiosque pour indiquer
votre choix dans le formulaire d’inscription.
Kiosque de prestige Porte Porte
(commanditaires Kiosque régulier
seulement)
Prix pour l’exposition
Prix régulier Membre ACRP Argent Membre ACRP Or Membre ACRP Platine
2 450 $ 1 960 $ 1 835 $ 1 225 $
Les membres d’affaires de l’ACRP de niveau Argent et supérieurs reçoivent des rabais sur l’exposition selon les prix
indiqués ci-dessus. Pour plus d’informations sur l’adhésion comme membre d’affaires à l’ACRP et sur ces avantages,
visiter http://crpa-acrp.org/home/?page_id=5735&lang=fr.
Inscription hâtive? Inscrivez-vous et payez avant le 31 août 2018 pour recevoir 100 $ de rabais sur le prix de base.Possibilité de commandites pour l’ACRP 2019
Des possibilités de commandites sont disponibles pour l’ACRP 2019 et offrent une visibilité en guise
de remerciement pour le soutien aux commodités du congrès. Les commandites peuvent être
achetées avec ou sans kiosque d’exposition.
Avantages des commandites
Les commanditaires de tous les niveaux recevront :
• Identification et reconnaissance pendant le congrès
• Emplacement du logo sur le site Web et le matériel imprimé du congrès de l’ACRP
• Sélection prioritaire de l’emplacement du kiosque, incluant les kiosques de prestige (comme
présenté sur le plan du salon des exposants)
• Possibilité de présenter une conférence (quantité limitée)
Des avantages additionnels sont inclus selon le niveau de commandite, comme précisé ci-dessous.
Veuillez indiquer vos trois premiers choix de commandite en écrivant « 1 », « 2 » ou « 3 » dans les
cases correspondantes.
Niveau Platine
Les commanditaires du niveau Platine recevront :
• Un forfait complet d’exposant (incluant l’inscription de deux délégués, un kiosque avec prises
électriques et accès à l’Internet, accès à toutes les conférences, les réceptions et le banquet)
• Remerciements lors de la séance plénière principale
• Une publicité d’une page dans le manuel du congrès
• Logo pleine grandeur sur le site Web du congrès et un lien vers le site Web de l’entreprise
• Liste complète des délégués remise lors du symposium
• Inscriptions complètes pour deux délégués supplémentaires
• Insertion d’un article promotionnel préapprouvé dans le sac du délégué
Possibilités de commandite du niveau Platine :
Choix Commandites et avantages supplémentaires Prix
Écrire Banquet de l’ACRP 2019
1, 2, ou 3
• Reconnaissance directe et possibilité d’allocution
lors du banquet 10 000 $
• Signalisation sur des affiches et sur les tables lors
du banquet de l’ACRP 2019Concours étudiant Anthony J. MacKay
Écrire
1, 2, ou 3 • Soutien des dépenses de congrès pour un 7 500 $
maximum de 3 étudiants et présentation du prix au
gagnant
Visites techniques ou scientifiques de l’ACRP 2019
Écrire • Possibilité de recevoir les délégués de l’ACRP 2019 6 000 $ et +
1, 2, ou 3
pour une visite de votre compagnie ou vos (coût à venir)
installations
Possibilité de commandites – Niveau Or
Les commanditaires du niveau Or recevront :
• Un forfait complet d’exposant (incluant l’inscription de deux délégués, un kiosque avec prises
électriques et accès à l’Internet, accès à toutes les conférences, les réceptions et le banquet)
• Remerciements lors de la séance plénière principale
• Une publicité d’une demi-page dans le manuel du congrès
• Gros logo sur le site Web du congrès et un lien vers le site Web de l’entreprise
• Liste complète des délégués remise lors du symposium
• Insertion d’un article promotionnel préapprouvé dans le sac du délégué
Possibilité de commandites du niveau Or :
Choix Commandites et avantages supplémentaires Prix
Réception de bienvenue de l’ACRP 2019
Écrire • Reconnaissance directe lors de la réception de
1, 2, ou 3
bienvenue 5 000 $
• Signalisation sur des affiches et sur les tables lors
de la réception de bienvenue
Dîners de l’ACRP 2019
Écrire • Reconnaissance directe avant chacun des dîners 5 000 $
1, 2, ou 3
• Signalisation sur les tables lors des dîners
Sacs des délégués de l’ACRP 2019
Écrire • Logo en couleur imprimé sur le sac du congrès 5 000 $
1, 2, ou 3
distribué à tous les délégués
Réception des exposants de l’ACRP 2019
Écrire • Reconnaissance directe lors de la réception des
1, 2, ou 3
exposants 4 000 $
• Signalisation sur des affiches et sur les tables lors
de la réception des exposantsConférencier principal ACRP 2019
Écrire • Remerciement officiel de la part du congrès et
1, 2, ou 3
possibilité de présenter le conférencier principal 4 000 $
• Logo dans le programme du congrès adjacent à
l’espace réservé au conférencier principal
Surclassement du niveau Argent au niveau Or
Cocher • Obtention de tous les avantages du niveau Or
• Si sélectionné, cocher la case de choix et indiquer
l’ordre de choix du niveau Argent à la section 3 500 $
suivante
Possibilités de commandites – Niveau Argent
Les commanditaires du niveau Agent recevront :
• Une publicité d’un quart de page dans le manuel du congrès
• Logo sur le site Web du congrès et un lien vers le site Web de l’entreprise
• Remerciements de tous les commanditaires de niveau Argent lors de la séance plénière
principale
• Liste complète des délégués remise lors du symposium
Possibilités de commandites du niveau Argent :
Choix Commandites et avantages supplémentaires Prix
Clé USB du congrès
Écrire • Logo en couleur sur la clé USB distribuée à tous
1, 2, ou 3
les délégués
1 500 $
• Précharge des clés USB avec du matériel
corporatif (au plus 50 MB, sujet à l’approbation de
l’ACRP)
Marquage des cartes d’accès de l’hôtel
Écrire • Logo en couleur imprimé sur les cartes d’accès de
1, 2, ou 3 1 200 $
l’hôtel pour tous les délégués séjournant à l’Hôtel
Delta
Pauses-café, journée entière (2 jours disponibles)
Écrire • Affiches de table imprimées en couleur lors de
1, 2, ou 3
chacune des pauses-café (2) d’une journée choisie 1 000 $
• Logo dans le programme du congrès adjacent à
l’espace réservé aux pauses
Soutien des articles du niveau Or avec les avantages
Cocher du niveau Argent
• Choisir cette option pour soutenir n’importe lequel Voir la note
des articles de niveau Or avec les avantages du
niveau Argent avec un rabais de 1 000 $• Si sélectionné, cocher la case de choix et indiquer
l’ordre de choix du niveau Argent à la section
suivante
Les commanditaires seront mentionnés sur la page Web du congrès, lors des événements qu’ils
commanditeront ainsi que dans le programme imprimé qui sera remis à tous les délégués.
Les informations seront disponibles sur le site Web du congrès http://crpa-acrp.com/home/?lang=fr et
seront mises en ligne en temps opportun. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer
avec le coordonnateur des commanditaires :
Alex Wolf
courriel : awolf@toh.ca travail : 613-798-5555, poste 12845 cellulaire : 613-854-7043
Toutes autres questions peuvent être acheminées au président du comité du congrès, Ali
Shoushtarian, à l’adresse ottawa2019@crpa-acrp.org.Possibilités de commandites – Niveau Bronze
Les commanditaires du niveau Bronze recevront :
• Logo sur le site Web du congrès et un lien vers le site Web de l’entreprise
• Remerciements de tous les commanditaires de niveau Bronze lors des remarques de clôture
Possibilités de commandites du niveau Bronze :
Choix Commandites et avantages supplémentaires Prix
Pause-café du jeudi matin
Écrire • Signalisation en couleur sur les tables lors de la
1, 2, ou 3
pause-café matinale du jeudi 30 mai 500 $
• Logo dans le programme du congrès adjacent à
l’espace réservé à la pause
Séance scientifique (3 disponibles)
Écrire • Logo dans le programme du congrès adjacent à 500 $
1, 2, ou 3
l’espace réservé à la séance choisie
Visite technique ou atelier (3 disponibles)
Écrire • Logo dans le programme du congrès adjacent à 500 $
1, 2, ou 3
l’espace réservé à la visite ou à l’atelier choisi
Suite de réception (3 disponibles)
Écrire • Signalisation lors de l’événement 500 $
1, 2, ou 3
Insertion dans le sac des délégués (2 disponibles)
Écrire • Insertion d’un article promotionnel préapprouvé 500 $
1, 2, ou 3
dans le sac du congrès remis à tous les délégués
Inscrivez cinq délégués pour 5 000 $ et recevez les avantages des commanditaires de niveau
Or.
Si vous souhaitez devenir commanditaire de l’ACRP 2019, mais que vous préféreriez participer au
congrès plutôt que de commanditer un article ou une activité ou d’avoir un kiosque d’exposant, vous
pourriez recevoir tous les avantages du niveau Or, autres que le kiosque d’exposant (voir ci-dessus)
et l’inscription complète de cinq délégués pour 5 000 $. (Tarif sans commandite de 3 750 $)
Inscription de cinq délégués
Cocher • Comprend l’inscription de cinq délégués
• Comprend tous les avantages du niveau Or, autres que le kiosque
d’exposantSOUMETTRE CETTE DEMANDE
Remplir cette demande pour exposer ou commanditer lors de l’ACRP 2019 et la soumettre à l’ACRP
par courriel à l’adresse secretariat@crpa-arcp.ca.
Lorsque nous serons en mesure de confirmer votre choix de kiosque d’exposant ou votre possibilité
de commandite, nous vous fournirons une confirmation et une facture. Le paiement doit être reçu
dans les 30 jours suivant la confirmation, à défaut de quoi le kiosque ou la commandite pourrait être
offert à un autre demandeur.
Les demandes d’annulation seront remboursées à raison de 50 % de la valeur totale de l’exposition
ou la commandite dans la mesure où elles sont reçues avant le 31 mars 2019.
Nom de
l’entreprise :
Signature :
Nom :ANNEXE A Carte des environs
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