Audit du système du contrôle alimentaire au Luxembourg - Rapport d'AGILEmaker et LogicaSoft
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Audit du système du contrôle alimentaire au Luxembourg Rapport d’AGILEmaker et LogicaSoft
Compréhension du contexte
Le programme gouvernemental prévoit au chapitre « Le contrôle
des produits alimentaires » ce qui suit:
« Le Gouvernement entend améliorer le système du contrôle
alimentaire au Luxembourg et étudier la mise en commun des
différents services et autorités de contrôle alimentaire.
Ceci permettra de réduire le nombre d’intervenants et
d’augmenter la performance des contrôles.
Cette réforme permettra également d’établir un pouvoir
décisionnel centralisé afin d’harmoniser les contrôles et d’éviter
les double-contrôles dans les entreprises. »
2
Compréhension du contexte
La législation nationale en vigueur au Luxembourg établit en tant
qu’autorités compétentes le ministre de la Santé d’une part et le
ministre de l’Agriculture, de la Viticulture et de la Protection des
consommateurs d’autre part.
Par ailleurs elle donne des pouvoirs de contrôle à des agents de
plusieurs administrations : Administration des services vétérinaires,
Direction de la santé, Police, Douane, Institut Viti-Vinicole et
Administration de la Gestion de l’Eau.
Afin d’assurer la coordination entre administrations, une nouvelle
structure, l’Organisme pour la sécurité et la qualité de la chaîne
alimentaire (OSQCA), a été créée en 2007. Ses missions
permettent de répondre à un certain nombre d’exigences de la
législation européenne notamment l’établissement du plan de
contrôle pluriannuel.
Comme le cadre légal de la sécurité des denrées alimentaires
comporte de plus en plus de domaines, le nombre de systèmes de
contrôle a augmenté au cours des années. Actuellement l’OSQCA a
identifié 21 systèmes différents.
3
Description de la mission
Selon le cahier des charges, la mission doit permettre:
D’optimiser l’attribution des responsabilités politiques ;
De mettre en évidence les doubles emplois et les lacunes dans les activités
de contrôle et d’analyse des différents services impliqués et de déterminer
dans quels domaines des synergies sont envisageables et/ou souhaitables
dans un souci d’efficacité et d’économie ;
D’évaluer le rôle et l’efficacité de l’OSQCA dans le cadre du système de
contrôle actuel ;
D’étudier le fonctionnement des laboratoires impliqués dans le contrôle
officiel quant à l’utilité d’un recentrement des analyses, surtout en cas de
crises, sur les laboratoires officiels luxembourgeois et le développement
d’activités analytiques communes dans le cadre des différents systèmes de
contrôle identifiés, y compris la recherche d’économies potentielles en ce qui
concerne les analyses sous-traitées ;
D’estimer la perception des consommateurs et des opérateurs sur l’efficacité
des systèmes de contrôle au Luxembourg et sa transparence.
4
Présentation de la méthodologie
d’évaluation
Preparation
Réunion
de
lancement
Déroulé de l’évaluation
Compréhension
Compréhension de Les livrables sont colorés en bordeaux
mission et de son Collecte de Analyse et
environnement documents interprétation
Etape 1
Définition du Interviews
périmètre de Interviews
l’évaluation complémentaires
Analyse
Recommandations Evaluatioin
Workshop Présentation
constats
Etape 2
Etat des lieux de l’état des
Préparation lieux
Workshop
des constats organisationnel
Elaboration des
pistes
d’amélioration Workshop sur les
Etape 3
recommandations
Proposition d’un
plan d’actions
d’amélioration
Rapport
final
Rédaction du Présentation
Finalisation
rapport final finale
PowerPoint
Etape 4
de
l’évaluation
6
L’équipe d’évaluation
Expériences professionnelles (25 ans)
Vincent Laurent • Directeur du laboratoire de la SWDE, gestion
de la qualité de l’eau
• Stratégie de la SWDE dans le cadre du
+32 474 80 25 23 schéma directeur de l’eau
vincent.laurent@logicasoft.eu • Evaluation et conseil dans la gestion des
laboratoires de l’ONEE (Maroc)
• Auditeur principal et technique pour Belac et
Olas
• Conseiller de la Direction Générale chez
Activités clés Vivaqua
• Membre du GT 2018 (réflexion stratégique
au sein de Vivaqua)
• Lean Management • Excellence opérationnelle chez Vivaqua
• Amélioration de la performance (amélioration des processus)
• Stratégie • Business analyst (LogicaSoft), spécialisé en
• Business analyst LIMS pour laboratoires
• Evaluation de la conformité des • Gérant de MB Research (LU)
laboratoires d’essais (Belac, Olas)
• Gestion de projets
Personalité
Formation Décrit comme:
Intéressé par:
• Visionnaire
• Hiking
• Esprit d’équipe
• Littérature sur le lean
• Licence en chimie (UNamur) • Ambassadeur du management
• DES en management public (Solvay) changement
• Découverte
• Lean Six Sigma (Opex Management, • A l’écoute
• Tennis
SigmaPlus, Deloitte) • Impliqué
• Communicateur
8
Expériences professionnelles (25 ans)
• Manager à Ramboll-Management BE
Jean-Pierre Palante • Analyse du processus de la demande au
sein du SPW entre les directions générales
et le DTIC
+32 478 32 26 99 • Evaluation et conseil dans le pilotage de 9
Jean-pierre.palante@agilemaker.com grands projets d’infrastructures en France et
en Angleterre pou Storengy (Groupe GDF
SUEZ)
• Coaching de directeurs de projets dans le
secteur de l’énergie
Activités clés • Assistance aux directions de 2 hôpitaux dans
leur processus de fusion, notamment
• Evaluation organisationnelle concernant l’IT
• Gouvernance de programmes et projets • Evaluation des système informatique
incluant multiples parties-prenantes d’hôpitaux
• Relation entre IT et business vu du coté • Stratégie informatique de la ville de Mons
des métiers • Etude de la charge administrative générée
• Evaluation de programmes et projets par la PAC pour la DG Agri de la Commission
• Coaching de directeurs de projets européenne
• Consensus building entre de nombreuses
parties-prenantes Personalité
Décrit comme:
Formation Intéressé par:
• Sage
• Nature
• Esprit d’équipe
• Livres sur l’économie
• Orienté vers le
• Licence en droit (UCL) et la théorie des
changement
• Formation en gestion de l’innovation (UCL) organisation
• Empathie
• Accompagnement à la création • Economie circulaire
d’entreprise (Solvay Business School) • Impliqué
• Philosophie et
• Motivé par l’impact de management
ses actions
9
Expériences professionnelles (15 années)
Gilles Carlier d’Odeigne
• Gestion du projet “Mobile Devices pour
+32 477 68 58 64 facteurs” chez bpost
Gilles.carlier@agilemaker.com • Gestion des impacts d’un large
programme de réorganisation pour bpost
• Responsable des aspects business sur
une large initiative de réorganisation d’un
Activités clés département vente et marketing et
implémentation d’outil CRM
• Développement du plan marketing d’un
• Gestion de projets et de programmes opérateur media et telecom
impliquant beaucoup de parties-prenantes • Coaching stratégique et facilitateur de
• Performance organisationnelle changement pour des PME’s
• Business Process Management &
Performance Management
• Formateur et professeur (UCL) en
innovation et en stratégie
• Bloggeur (livingcompany.blogspot.be) Personalité
Intéressé par:
Formation Décrit comme:
• Hockey, tennis,
• Collaboratif football
• Ingénieur commercial (Solvay Business • Avide d’apprendre
School) • Ecriture et lecture sur
• Innovant l’innovation et la
• Certifié Prince2 Foundation & Practitioner
• Certificat en gestion de l’innovation (UCL) • Orienté impact collaboration
• Certificat en business coaching • Fiable • Psychologie et
• Formations en intelligence collective, • Innovant développement
gestion du changement, neuropsychologie • Structuré
personnel
• Chartered Financial Analyst (CFA) • Nature
AGILEmaker -
11/07/2017 10Jean-Christophe Perrot Expériences professionnelles (20 ans)
+32 475 96 54 43
jean-christophe.perrot@logicasoft.eu • Administrateur-Gérant de LogicaSoft
• Formateur SAP certifié
• Expert SAP FICO
• Mise en place de projets SAP (> 20)
Activités clés • Mise en place de projets ERP Odoo (>20)
(best partner odoo EMEA en 2014)
• Administrateur-Gérant de MB Research (LU)
• Business architect
• ERP Expert
• Management de la qualité
• HACCP
• Organisation et Stratégie d’entreprise
• Gestion de projets
Personalité
Formation Décrit comme:
Intéressé par:
• Communicateur
• Nature
• Empathique
• Cuisine du monde
• Ambassadeur du
• Ingénieur Chimiste et des industries • Bande Dessinée
changement
agroalimentaires (FSAGX) • A l’écoute
• Musique
• Formateur SAP • Challenge
• Impliqué
• Communicateur
11Les personnes rencontrées
Personnes rencontrées
Personne / Equipe Organisme Date de la rencontre
René Scheiden. Gilbert Moris, Marc
Laboratoire national de santé 05/01/2015
Fischer
Camille Strottner, Franck Schaul, Elisa
OSQCA 06/01/2015
Barilozzi
Félix Windschultz Contrôle vétérinaire 23/01/2015
André Vandendries 1er conseiller du ministre de l’agriculture 23/01/2015
Schaul Franck, Jeanne Bormann,
Danièle Ruckert, Christiane Blum,
ASTA 23/01/2015
François Kraus, Franz Kremer, Katja
Thill, Monique Decker, Myers
Guy Goedert, Jean Feyeneisen Union des Consommateurs 02/02/2015
Patrick Hau SECUALIM 02/02/2015
Paul Gantembein Secrétaire général de la chambre d’agriculture 02/02/2015
Michaël Sibilia, Magalie Lysiak, Bruno
Chambre de commerce de Luxembourg 03/02/2015
Lassine, Jean-François Vivier
Danielle Hansen-Koenig Directeur de la santé 03/02/2015
Laurent Jomé 1er conseiller du ministre de la santé 03/02/2015
Sven Majerus GIMB 03/02/2015
Patrick Majérus Radio Protection 05/02/2015
Marcel Bruch Pharmacien inspecteur 05/02/2015
Patrick Hau, Camille Strottner,…. SECUALIM/OSQCA 05/02/2015
Mme Muller, Charles Bassing Chambre des métiers 05/02/2015
Magalie Athonady MindForest 12/02/2015
13Personnes rencontrées
Personne / Equipe Organisme Date de la rencontre
Workshop 25/02/2015
Workshop Labo 06/03/2015
Jean Brasseur
Felix Windschultz
Isabelle Paulus
Karl Georges Insp Vétérinaire 13/03/2015
Jean Biel
Malou Grasges
Dr Pierre Weicherding Insp. Sanitaire
Christine Mangen Ministère de l’Agriculture 13/03/2015
Lydia MUTSCH Ministère de la santé 25/03/2015
Fernand ETGEN Ministère de l’Agriculture 25/03/2015
Laurent JOME
Pia NICK
Christiane MANGEN
Conseillers des Ministres 23/04/2015
Patrick HAU
Xavier POOS
14Les systèmes en place dans le cadre du contrôle alimentaire
Rappels historiques (cadre
réglementaire et organisationnel)
Loi de 25/9/1953 ayant pour objet la
réorganisation du contrôle des denrées
alimentaires
Loi du 29/8/1976: administration des services
vétérinaire
Règlements CE n°
o 178/2002, principes généraux législation alimentaire
o 852/2004, relatif à l’hygiène des denrées alimentaires
o 853/2004, relatif à l’hygiène des denrées alimentaires
d’origine animale
o 882/2004, relatif aux contrôles
16Rappels historiques (cadre
réglementaire et organisationnel)
Mars 2007: Création OSQCA en
application du règlement 882/2004
2009: création SECUALIM
2013 : Protection du Consommateur
intégré au Ministère de l’Agriculture
17Rappels historiques (cadre
réglementaire et organisationnel)
Projets de loi actuellement déposés :
o 6614: projet de loi instaurant un système de
contrôle et de sanctions relatif aux denrées
alimentaires
o 6646: projet de loi modifiant loi modifiée du
21/11/1980 portant organisation de la direction de
la santé
o 6659: Projet de loi portant organisation de
l’Administration des Services Vétérinaires
o 6525: projet de loi relatif aux produits
phytopharmaceutiques
18Le système
Production Contrôle Consommation
Consomm-
Agriculteurs OSQCA ateurs &
ULC
Industriels SECUALIM ASV
Restaur- DOUANE ASTA
ateurs
Labo
LNS
Distrib- vétérinaire
uteurs
Labo ASTA
Aéroport
19Système Responsabilité Système 1 - Contrôle de la santé animale ASV Système 2 - Contrôle des denrées alimentaires d'origine animale ASV Système 3 - Contrôle des importations d'animaux et de denrées alimentaires d'origine animale ASV Système 4 - Contrôle des aliments pour animaux et de la nutrition animale ASTA Système 5 - Contrôle des encéphalites spongiformes bovines et sous- produits animaux ASV, Min ENV Système 6 - Contrôle des médicaments vétérinaires et résidus ASV DIRSAN-DPM Système 7 - Contrôle des denrées alimentaires et hygiène des denrées alimentaires DIRSAN SECUALIM Système 8 - Contrôle des importations d'aliments d'origine végétale DIRSAN SECUALIM Système 9 - Contrôle des produits phytopharmaceutiques DIRSAN SECUALIM - ASTA- ASV Système 10 - Contrôle du bien-être animal ASV Système 11 - Contrôle de la santé des végétaux ASTA Système 12 - Contrôle OGM DIRSAN SECUALIM Système 13 - Contrôle de l'étiquetage et allégations nutritionnelles DIRSAN SECUALIM ASV ASTA Système 14 - Contrôle des contaminants DIRSAN SECUALIM Système 15 - Compléments alimentaires et alimentation particulière DIRSAN SECUALIM Système 16 - Matériaux et objets entrant en contact avec les denrées alimentaires DIRSAN SECUALIM Système 17 - Contrôle de la production primaire ASTA Système 18 - Contrôle du secteur de l’agriculture biologique ASTA Système 19 - Contrôle des AOP-IGP-STG ASTA Système 20 - Additifs alimentaires DIRSAN SECUALIM ASV Système 21 - Contrôle des allergènes DIRSAN SECUALIM ASV
Les systèmes en place dans le
cadre du contrôle alimentaire :
Constats générauxMessages généraux
Au niveau du contexte Au niveau des pistes
Matière vaste avec beaucoup Privilégier la mise en
d’inter-relations entre différentes mouvement
compétences Accroître l’adhésion en
Exigences européennes de plus associant les acteurs à la
en plus importantes construction des solutions
Nouvelles tendances qui Identifier la situation idéale à
rendent la matière plus long terme … tout en …
complexe encore: additifs, privilégiant des actions avec des
alicaments, etc gains à court terme
Alignement des différents Développer des projets pilotes
intervenants sur la nécessité de (aéroport, additifs,..)
faire évoluer le système
L’OSQCA n’a jamais joué le rôle
que l’on attendait de lui
222Constats – Bonnes pratiques
Qualité des contrôles et des analyses
Engagement des contrôleurs et des organes
Niveau de compétence des contrôleurs et des analystes
Disponibilité et ouverture des organes
Tout le monde se connaît
Au sein du ministère de la santé, multiple collaborations
positives: pharmacie, contrôle des OGMs, radio-
protection, etc
Système de Smileys ( des éléments positifs et négatifs
ont été soulignés)
233Constats – Messages spécifiques
par type d’acteur
Vétérinaires:
o Attitude de dialogue et de conseil vis-à-vis du professionnel
o Différences d’attitude entre les contrôleurs et appréciation +/- rigoriste du
règlement
o Ils contrôlent des établissements
o Parfois vu comme juge et partie
Secualim:
o Attitude globalement plus légaliste que les vétérinaires
o Différences d’attitude entre les contrôleurs et appréciation +/- rigoriste du
règlement
o Ils contrôlent des activités
Douaniers:
o Approche parfois trop répressive
o Déficits de connaissances métier
OSQCA:
o Peu de visibilité
244
o Lenteur dans les alertes et orientation vers la grande distributionAttentes des parties-prenantes
Consommateur / Sécurité alimentaire (confiance), information,
ULC écoute
Aéroport Réputation et volume de trafic
Luxembourg Réputation, respect des règlements européens
Protection de la santé publique avec un max de
Etat Simplicité et performance administrative, traçabilité
Réputation des labels, défense de la production
Agriculture locale, contrôles efficaces, limités, didactiques
Confiance du consommateur, développement
Commerce et
activité économique
Métiers
Contrôles efficaces, limités, didactiques, équitables
255Constats vs propositions (1/4)
Lacunes et/ou double-emplois Pistes d’amélioration
Propositions de loi à adapter, à voter, à rendre effectives
Manque de base légale, entraînant une difficulté: Législation à adopter aussi dans le domaine autres que
Pour appliquer la réglementation européenne l’hygiène, comme pour les additifs et les compléments
Pour effectuer des contrôles homogènes et alimentaires
appropriés Créér un poste de juriste au sein du Ministère de la Santé
A encadrer les professionnels (juriste technique)
Absence de pouvoir décisionnel centralisé
Les décisions sont prises au niveau des
directions ou dans les service
Absence de stratégie commune ou unique
(analyses de risque peu coordonnées) Mise en place d’une coupole ou administration dépendant
Pas de coordination globale au niveau du directement des Ministres
Ministère de la Santé
Pas de conseiller Sécualim qui participe aux
bureaux ministériels
Manque de capacité à sanctionner Doter l’organisme de capacité de sanctions administratives
OSQCA
La coordination de base sur le volontariat Renforcer les ressources et le pouvoir décisionnel de
Personne ne peut prendre des décisions si l’organisation
désaccord La doter de ressources propres
Personnel insuffisant pour les multiples tâches La faire dépendre directement des 2 Ministres
Absence d’hiérarchie claire (agents en
provenance de différentes administrations)
266Constats vs propositions (2/4)
Lacunes et/ou double-emplois Pistes d’amélioration
SECUALIM : évolution des activités versus ressources
constantes
Avis de conformité (Inspection sanitaire)
Novel Food
Transformer SECUALIM en une « Maison de la
Commission d’homologation des pesticides
(Pharmacie) Santé » ou administration centralisée.
Dérogation pesticides eau potable (inspection
sanitaire
Systèmes informatiques en silo, entraînant des
difficultés au niveau de:
L’obtention d’une vue globale sur les planning Fusion de certaines bases de données et
Pas de vue globale de l’ensemble des activités systèmes
Le suivi des résultats des contrôles A court terme: coordination des plannings
L’identification de récurrence de problèmes ou
d’absence de contrôles
Fusion de certaines bases de données et
systèmes
Présence de double contrôles notamment dans le
Possibilité pour les vétérinaires de faire des
cadre d’établissements sous agrément européen
contrôles relevant de SECUALIM
A court terme: coordination des plannings
277Constats vs propositions (3/4)
Lacunes et/ou double-emplois Pistes d’amélioration
Lenteur des alertes et système inefficace Atelier de travail avec les professionnels et compétences
pour les professionnels élargies du « SPOC »
Contractualisation de SLA’s entre services,
éventuellement via un projet pilote
Manque de mécanismes pour encourager et
Systèmes d’information intégrés
supporter la coopération, laquelle ne
Planning coordonnés
dépend principalement du « goodwill » des
« Check lists » mieux intégrées
personnes
Rassemblement sous un même toit
Candidat de projet pilote au niveau de l’aéroport
Check-lists permettant au professionnel de s’améliorer;
transparence sur le calcul des smileys
Check lists en lien avec celle de Lux Control
Collaboration avec Lux-Control à étudier
Système n’intégrant pas suffisamment la
Collaborations sur les labels avec la chambre de
prévention, l’auto-contrôle, l’amélioration
l’agriculture
continue
Adapter les contrôles selon les risques et la maturité du
professionnel
Intégrer les programmes de formation de la chambre des
métiers
288Constats vs propositions (4/4)
Lacunes et/ou double-emplois Pistes d’amélioration
Propositions de loi à adapter, à voter, à rendre
effectives
Lenteur d’obtention de réponses formelles
Augmentation de moyens grâce aux synergies et
aux auto-contrôles
Sur-qualification des vétérinaires pour certaines Utilisation d’assistant technique pour certaines
activités et manque d’homogénéité dans les statuts tâches
Absence d’un « SPOC » pour les professionnels Voir les deux scénarios proposés
Incohérence entre la responsabilité politique et
administrative pour les vétérinaires chargés du Voir les deux scénarios proposés
contrôle issu de l’animal
Regroupement des laboratoires/des activités
Dispersion des moyens analytiques (équipements et
analytiques
moyens humains)
Favoriser les compétences transversales
299Analyse de risques
Non respect des règlements européens
Défavoriser les entreprises Luxembourgeoises
(règlementation obsolète)
Système de sanctions défaillant voire inexistant
Perception différente selon les acteurs :établissement
vs activité
Manque de réactivité en cas de crise alimentaire
Dissymétrie entre la réalité politique et l’organisation
hiérarchique sur le terrain
Perte de crédibilité, de cohérence aux yeux des
entreprises
Mauvaise circulation de l’information
30Analyse de risques
Silos actuels ne coopèrent pas
Absence de prise en compte des attentes des
stakeholders
Pas de capitalisation sur base des expériences
passées
Mauvaise répartition des moyens affectés vs
contrôles à réaliser
Absence de supervision centralisée peut amener
des problèmes de déontologie ou à tout le moins
une mauvaise compréhension de la missionµ
Les véritables clients ne sont pas identifiés
31Enjeux
Optimiser les responsabilités politiques
Eliminer les lacunes et les doubles
emplois
Optimiser les capacités analytiques des
laboratoires
Respect de la réglementation européenne
Visibilité et crédibilité vis-à-vis des
stakeholders et des clients
32Réponse aux constats et enjeux
Administration commune intégrant les
différentes compétences du contrôle de la
sécurité alimentaire
Coupole agissant comme SPOC qui distribue le
travail vers les administrations compétentes et
audite la réalisation des contrôles
33Les systèmes en place dans le cadre du contrôle alimentaire : Analyse des scénarios identifiés
Benchmark européen (partiel)
GB : FSA10
o Département non-ministériel
o Chair et Deputy Chair désignés par le secrétaire d’état ayant en
charge la santé en accord avec d’autres ministres (Ecosse et
Irlande) ayant en charge la santé
FR : ANSES
o Agence gouvernementale placée sous la tutelle des ministres
chargés de la Santé, de l’Agriculture, de l’Environnement, du
Travail et de la Consommation
35Benchmark européen (partiel)
DE : BVL
o Organisme fédéral indépendant placé sous la responsabilité du
ministre fédéral de l’Agriculture et de l’Alimentation (BMEL)
E : Spanish Agency for Consumer Affairs, Food
Safety and Nutrition
o Organisation indépendante sous la responsabilité du ministre de
la santé, des Services Sociaux et de l’Egalité.
36Benchmark européen (partiel)
NL : Netherlands Food and Consumer Product
Safety Authority
o Organisme fédéral indépendant placé sous la responsabilité du
ministre fédéral de l’Agriculture et de l’Alimentation (BMEL)
E : Spanish Agency for Consumer Affairs, Food
Safety and Nutrition
o Agence indépendante placée sous la tutelle du Ministère des
Affaires Economiques et qui doit procurer des délivrables au
ministre de la Santé, du Bien-Etre et du Sport
37Benchmark européen (partiel)
N : Norvegian Food Safety Authority
o Organisme gouvernemental. Cet organisme conseille le
ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation, le ministère de la
Pêche et des Affaires Côtières et le ministère de la santé et des
Services de soins
S : National Food Agency
o Agence gouvernementale autonome dépendant du ministère de
l’Entreprise et de l’Innovation
38Benchmark européen (partiel)
P : Food Safety Authority
o Organisme dépendant du ministère de la Santé
GR : EFET
o Organisme public placé sous la supervision du ministère de la
Reconstruction, de la Production, de l’Environnement et de
l’Energie
39Benchmark européen (partiel)
A : BAES
o Agence subordonnée du ministère fédéral de l’Agriculture, des
Forêts, de l’Environnement et de l’Eau
IRL : FSAI
o Organisme placé sous la tutelle du ministère de la Santé
40Benchmark européen (partiel)
IS : Environment Agency
o Agence placée sous la direction du ministère de l’Environnement
41Scénarios possibles (1)
Administration commune intégrant les différentes
compétences du contrôle de la sécurité alimentaire
o Le cas échéant, tutelle « fonctionnelle » d’un seul Ministre,
…
o …Tout en restant sous la responsabilité des Ministres de
l’Agriculture et de la Santé en fonction des sujets (tableau
page 20)
o Type d’organisation qui pourrait servir d’inspiration :
• ILNAS: Institut Luxembourgeois Normalisation, Accréditation et
Surveillance
• ITM: Inspection du Travail et des Mines
• Ministère de la protection des consommateurs
42Scénarios possibles (2)
Coupole agissant comme SPOC qui distribue le
travail vers les administrations compétentes et
audite les contrôles
o Dotée de compétences étendues
o Placée directement sous la responsabilité des 2 Ministres
o Etablissant des SLA
Création de deux « piliers »
o Pilier Santé
o Pilier Agriculture
43Les systèmes en place dans le
cadre du contrôle alimentaire :
Organisation de workshops
relatifs aux scénarios proposés
44Méthodologie workshop
Section Contenu
1) Objectifs
1. Les objectifs et les
2) Règles du jeu
attentes
3) Les mécanisme de la coopération
1) Actions et SWOT
2. Le développement des
2) Obstacle et leviers pour la mise en œuvre
pistes d’actions
3) La coopération à mettre en place
1) Comparatif (+/- de chaque piste)
3. Comparaison entre les
2) Vote pour les actions prioritaires
pistes d’actions
3) Conclusion
45Les mécanismes de coopération
Intelligence Collective:
« Produire au sein d’un groupe une
interaction positive entre les ‘je’ individuels
et le ‘nous’ collectif : voilà le champ de
l’intelligence collective, qui contribue à
l’émergence d’un ‘je’ confortable, au service
d’un ‘nous’ performant. »
46Les mécanismes de coopération (2)
3 rules to create and protect an environment leading to
collective performance:
Trust
Collective
Intelligence
Openness Empathy
47Les mécanismes de coopération (3)
Pourquoi passez-vous du temps à coopérer avec un collègue?
La coopération est nécessaire mais inconfortable
Elle implique de supporter des coûts d’ajustement
Coopérer, c’est considérer les besoins et la situation des autres dans ce
que vous faites – dans vos décisions et actions afin de pouvoir rentrer dans
une dynamique d’échanges
Echanger repose sur une anticipation de réciprocité et requiert donc de la
confiance, confiance en l’organisation et en ses collègues
Obtenir des gains
qui nous dépassent
Mécanisme de la
Coopération
Repose sur l’échange Basé sur l’empathie
Contexte: manque de ressources et
climat de confiance Source: AGILEmaker – all rights reserved
48Méthodologie workshop
Comparatifs des pistes
Tour de table
Vote par post-it
Réaction finale et conclusion.
49Les systèmes en place dans le cadre du contrôle alimentaire : Résultat des workshops
Administration commune
Changement de
ST R E N GTH S WE AKN ESSES système juridique
Accréditation fastidieux
3 3
Analyse de risque Hiérarchie claire,
unique réactivité
2 2
Dépendance à deux
Conflits d'intérêt
ministres
1 1
Libération de Base de données
ressources support unique
0 0
Répartition
Visibilité extérieure ressources
Coordination Perte de know how
du système humaines,
compétences
Ressources
Budget centralisé humaines
optimisées carrières
Mélange de
OP P OR T UNITIES T H R E ATS carrières
administratives
Gagner du temps, 3 Lourdeur de fct
Résistance au
des ressources d'une
déménagement
3 2 administration
Hiérarchie claire,
Améliorer visibilité distribution des
2 Temps de mise en
tâches Conflits d'intérêt 1
place
1
0
Meilleure santé Qualité du travail
0 Séparation sécurité
publique renforcée Destruction de
alimentaire et
compétences
normes de…
Transposition Procédures de Conflits de
Intégration de
législation contrôle communes personnel
personnel différent
(hiérarchie)
Moins de doublons Partage des
missions
Agr Santé 0
51SPOC renforcé
ST R E N GTH S Structure plus light, WE AKN ESSES
responsable Risque pour l'emploi
3 3
Rôle du SPOC reste
2 Reporting difficile
2 flou (sanctions)
Plus facile à mettre
1 SPOC efficace 1
en œuvre
Problème
Lourdeur
0 décisionnel (qui 0
administrative
décide)
Tutelle difficile
Manque de visibilité
Distribution des Autonomie des (deux ministres)
ressources admins
Process non
uniformes,
coordination
OP P OR T UNITIES T H R E ATS Indépendance
difficile si deux
Définir process et ministres
responsabilités 3 Autorité de la
Scission des admins
3 coupole pas
existantes
2 suffisante
2
Egoismes et visions Risque de ne pas
1
personnelles aller vers scénario 1
1
0
0 Ne pas atteindre les
Carrières différentes objectifs de sécurité
alimentaire
Réforme de Procédures claires
l'OSQCA, base légale et transparentes Ne répond pas aux
Gestion en cas de
attentes des
crise
consommateurs
Perte de
compétence (pas
Agr Santé 0
sur le terrain)
52Conclusion des workshops
SECUALIM : Scénario 1 (Admin commune)
ASTA – ASV : Scénario 2 (SPOC renforcé)
Mais :
o Accord des différentes parties sur la nécessité de réaliser le
scénario 1
o ASV et ASTA très réservés sur les chances de succès du
scénario 1
o Le SPOC renforcé a déjà échoué (OSQCA)
Attente importante des participants par rapport à un
choix politique
53Les systèmes en place dans le
cadre du contrôle alimentaire :
Analyse du Scénario 1Scénario 1
Administration commune intégrant les
différentes compétences du contrôle de la
sécurité alimentaire
o Une tutelle à définir
o Possibilité de rester sous la responsabilité des
Ministres de l’Agriculture et de la Santé en fonction
des thématiques (page 20)
55Scénario 1
Avantages
o Clarification des rôles et responsabilités
o Indépendance de fonctionnement
o Performance de fonctionnement
o Economies d’échelles (gains potentiels de 20 % selon
les benchmarks internationaux)
o Rééquilibrage des contrôles
Economiquement et organisationnellement la
solution qui répond le mieux à la déclaration
gouvernementale
56Scénario 1
Ministre Ministre
Santé Agriculture
Sécurité
Suivi Pilotage
Alimentaire
Services
Inspections Labos
Généraux
57Scénario 1
Composition de la future « sécurité alimentaire »
(exemple)
o 17 personnes de Secualim
o 5-6 personnes de l’ASV (ou intégration du service)
o 3-4 personnes de l’Asta
o 8 personnes de l’administration des douanes
58Scénario 1
Rôle du Comité de Pilotage
o Pouvoir décisionnel
o Définition de la Politique Générale
o Etablissement et suivi des programmes de contrôle
o Attribution des moyens de fonctionnement
o Composition :
• Représentant des Ministres (Santé, Agriculture et Protection
des Consommateurs, …)
• Responsables Sécurité Alimentaire
• Représentant des labos
59Scénario 1
Rôle du Comité de suivi
o Suivi du fonctionnement de la sécurité alimentaire
o Propositions d’amélioration
o Commission d’avis
o Composition :
• Représentant des Ministres
• Responsables Sécurité Alimentaire (restreint)
• Représentant des stakeholders
60Scénario 1
Points d’attention
o Nécessité d’un sponsorship très fort
o Relations interpersonnelles dues à l’historique de
fonctionnement, aux différences de statuts,
d’approches et de métiers
o Clarification et redistribution des tâches et
responsabilités
o Leadership à développer
o Statut du personnel à clarifier (notamment pour les
agents de SECUALIM)
61Scénario 1
Premières actions à mener
o Mettre en place les comités de pilotage et de suivi
o Réaliser un pilote à l’aéroport
o Réaliser un inventaire des ressources
o Cartographier les compétences
o Réaliser des actions de formation
o Mener des projets d’Excellence Opérationnelle
o Mettre en commun les db inspections
o Mettre en commun les systèmes qualité
62Laboratoires
Constats spécifiques
Différents laboratoires sont actifs dans le cadre de la sécurité
alimentaire, LNS, AST, Vétés, Institut Viti Vinicole
Les laboratoires sont géographiquement dispersés
Les équipements analytiques sont performants mais
dispersés, sous utilisés
La faiblesse des ressources humaines, problème accentué
par la dispersion, ne permet pas une utilisation optimale des
moyens techniques
Activité tournée vers le contrôle de la sécurité alimentaire et
non la qualité intrinsèque des aliments
64Constats spécifiques
Les laboratoires subissent des contraintes de la CE en ce qui
concerne leurs activités, l’espace de liberté est restreint
Obligation de disposer de laboratoires nationaux de référence
: difficile pour l’ensemble des activités (coût non négligeable)
Accréditation ISO 17025 indispensable, n’est pas disponible
actuellement pour toutes les activités
Potentiellement de la saisonnalité dans les activités
Recours important à la sous-traitance
o Analytique
o Labo de référence
65Constats spécifiques
Regroupement des entités est jugé nécessaire :
difficultés car entités juridiques différentes
Echange d’informations : par divers canaux mais ce
n’est pas structuré
Les plannings analytiques ne sont pas centralisés
Pas de LIMS commun (Informatique de gestion de
laboratoire)
Pas de lien direct entre les bases de données de la
sécurité alimentaire et les bases de données de
laboratoire
66Développement d’un scénario
d’optimisation
Proposition de pistes d’amélioration discutées en
workshop
o Mettre en évidence les doubles emplois et les lacunes
o Définir des synergies
o Recentrer la réalisation des analyses sur les laboratoires officiels
luxembourgeois
o Développer des activités analytiques communes
o Rechercher des économies en ce qui concerne les analyses
sous-traitées
Workshop avec les représentants des laboratoires
o SWOT: Strenght, Weaknesses, Opportunities et Threats
o Obstacles & leviers
o Les processus d’optimisation à mettre en oeuvre
6768
Laboratoires
Pistes d’améliorations
o Regroupement physique de certaines unités (vers le LNS)
o Création d’un plateau technique commun (au moins pour les
analyses sophistiquées)
o Créer de la transversalité des compétences et des techniques
o Améliorer la planification des activités
o Centraliser les systèmes qualité et l’accréditation
o Augmentation de la productivité
o Maîtrise des budgets de fonctionnement
o Diminution des investissements en équipement de pointe (via la
centralisation des activités)
o Définir un LIMS commun (logiciel de gestion des données de
laboratoire)
o Créer un lien entre le LIMS et les bases de données de la
sécurité alimentaire
69Laboratoires
Quand ?
o Immédiatement pour la réflexion relative aux systèmes qualité, la
cartographie des compétences et le LIMS commun
o Profiter du déménagement labo vétérinaire à Dudelange, envisager
le transfert de personnel et d’activités de l’ASTA et de l’ IVV vers le
LNS
Comment ?
o Création d’un comité de pilotage
• Définit les besoins
• Décide des investissements
• Répartit les ressources
Gains potentiels
o Productivité : > 20% (benchmarks internationaux)
o Lissage des investissements, diminution de la sous-traitance
o Frais de fonctionnement, diminution de minimum 10 % du budget
actuel (ou augmentation de l’activité)
70Laboratoires
Actions proposées
o Mettre en place un comité de pilotage : arbitrage en ce qui
concerne l’acquisition d’équipements, le développement de
nouvelles méthodes,…
o Réaliser l’inventaire des ressources humaines et matérielles
o Regrouper différents laboratoires sur le site du LNS
o Cartographier les compétences
o Réaliser des actions de formation
o Créer de la transversalité dans les activités
o Mener des projets de type « Excellence Opérationnelle » pour
améliorer la performance des laboratoires
o Mettre en commun les systèmes qualité ISO 17025
o Etendre la réflexion (laboratoire de l’administration de l’eau) ?
71Audit des bases de données
Audit des bases de données
Objectifs :
o Recenser les applications, interfaces
o Comprendre le fonctionnement informatique
o Evaluer l’organisation des processus métiers au sein des
systèmes d’information
o Préciser des pistes d’amélioration
o Entités évaluées :
• SECUALIM
• ASV
• LMVE
• ASTA
• OSQCA (interactions avec les db CE)
73Audit des bases de données
Eléments analysés :
o Organisation générale des services concernés en
matière d’utilisation des systèmes d’information
o Infrastructure technique mise en œuvre dans les
différents services.
o Logiciels utilisés dans le cadre de l’activité
opérationnelle des services concernés.
o Structure des bases de données
o Sécurité des systèmes d’information
o Echanges de données avec d’autres systèmes
d’information interne et/ou externe.
74Audit des bases de données
Constatations:
o Une infrastructure propre pour chaque organisation,
gestion matérielle centralisée
o Centralisation cohérente avec les best practices du
secteur (règles d’accès, sauvegarde des infos,…)
o Applications gérées en Access ou db Oracle
o Développements maintenus en interne par du
personnel non spécialisé dans la gestion et le
développement des systèmes d’information
• Avantage : bonne réactivité
• Inconvénient : peut être limitant en matière d’efficacité
75Audit des bases de données
Constatations:
o Développement des différentes db de manière
autonome sans concertation entre les services
o Pas de répertoire commun, par exemple des
établissements concernés
o L’absence de transversalité est un frein à l’information
et la communication entre les services
76Audit des bases de données
Recommandations :
De façon schématique, on pourrait imaginer une structure proche de
la représentation suivante :
o Un socle de données de base communes aux services. Ce socle doit être
composé de données transversales dont le contrôle peut être assurés de
manière centrale.
o Des piliers spécifiques à chacun des services garantissant l’autonomie en
fonction des besoins spécifiques. Su base de ces éléments, force est donnée de
constater que le système d’information de suivi des activités opérationnelles,
développé et maintenu par SECUALIM semble être le plus performant en terme
de stabilité et d’intégration.
o Un sommet garantissant l’intégration et la mise à disposition de l’information tant
en interne (territoire, services) qu’en externe (UE).
77Mise en œuvre
Mise en œuvre
Leviers pour la mise en œuvre
o Excellence opérationnelle
• Planification, standardisation, redistribution des tâches
• Orientation client
o Agilité
• Mise en mouvement immédiate
• Itérations courtes
• Expérimentations
• Quick wins
o Culture et ressources humaines
• Leadership
• Développement des compétences
79Mise en œuvre
Différents aspects à couvrir :
o Organisationnels
o Opérationnels
o Juridiques
80Mise en œuvre
Loi cadre pour organiser le nouveau système
o Organiser le transfert de compétences tout en
répartissant les responsabilités des différents
Ministres concernés
o Adaptation des réglementations existantes
Mise en œuvre de la réglementation européenne non
transposée
81La gestion de la transformation
Nouvelle
législation
A mettre en œuvre dès à
présent
Réalisé pendant l’audit Ancrer la
nouvelle
Ne pas organisation
relâcher l’effort
Obtenir des
« quick-wins »
Enclencher les
actions
Communiquer
pour obtenir
Développer la l’adhésion
vision Mettre en œuvre
Créer l’équipe
de pilotage
durablement le
Créer un changement
sentiment Rendre le
d’urgence
changement
possible et
engager
Créer le climat l’organisation
propice au
changement
12 à 18 mois
82Leviers de collaboration
Créer un espace physique Implémenter une plate-
Développer et échanger Développer des indicateurs
pour rassembler les forme de collaboration
les bonnes pratiques et du management visuel
personnes conviviale
•Administration unique •Base de données •Espaces virtuels et •Tableaux de bord de la
•Laboratoire centralisé communes physiques d’échanges performance
•LIMS commun
Développer des indicateurs et du
Eviter les « escalations » Définir les SLA’s internes Définir des objectifs riches
management visuel
• Responsabiliser les acteurs de • Définir des SLA’s entre les • Prendre en compte les attentes • Tableaux de bord de la
terrain services d’inspections, les des clients du processus pour performance
• Mettre en place le labos,… définir des objectifs
« management by exception » • Combiner objectifs individuels et
collectifs
Comprendre ce que les autres Organiser des retours
Promouvoir la mobilité interne Simplifier les procédures
font d’expérience
• Promouvoir la mobilité entre • Donner de la visibilité aux • Utiliser les retours dans un cadre • Simplifier les procédures en
services activités des différents services d’amélioration continue maintenant la qualité des
• Accroitre la transversalité contrôles
83Conclusions
L’audit confirme que l’amélioration du système de
contrôle alimentaire passe par la mise en commun des
services concernés sous une tutelle administrative
unique qui devra néanmoins respecter les
responsabilités politiques
L’organisation actuelle présente des risques en cas de
crise alimentaire, notamment en ce qui concerne la prise
de décision et la circulation de l’information
Cependant, il faut souligner que l’engagement fort des
acteurs de terrain permet de limiter ces risques
Aucune démarche d’amélioration structurée n’ayant été
organisée jusqu’à présent, des gains importants peuvent
être atteints tant en ce qui concerne les inspections que
les laboratoires
84Conclusions
Il est impératif de profiter du momentum créé par
la volonté politique traduite par cette mission
pour enclencher à très court terme un plan de
transformation tel que décrit dans ce rapport.
L’attente des gens de terrain et des stakeholders
est importante et il convient d’y apporter une
réponse rapide, sans quoi, le sentiment de
frustration se renforcera.
85Recommandations
Regrouper les acteurs du système de contrôle
alimentaire sous une seule tutelle administrative
En fonction des problématiques rencontrées, les
différents Ministres restent compétents
(répartition des compétences par convention)
Regrouper les différents laboratoires (ou parties
de laboratoire) qui agissent dans le cadre de la
sécurité alimentaire en transférant les
ressources vers le LNS
86Prochaines étapes possibles
Préciser les objectifs et ressources pour réaliser
la transformation
Enclencher les actions à court terme identifiées
en vue d’obtenir des quick wins
Décider du planning
Intégrer notre approche de transformation des
organisations
87Au plaisir de collaborer ensemble !
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