Code éthique Code de conduite Groupe Matrium
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Code éthique Code de conduite Groupe Matrium
Le système de gestion de Matrium GmbH Sommaire 1 Introduction 3 2 Exigences 4 2.1 Exigences légales et réglementaires 4 2.2 Exigences du système de gestion 4 2.3 Exigences des parties prenantes 4 3 Conformité / règles de conduite 5 3.1 Conflits d'intérêt 5 3.2 Dons et sponsoring 5 3.3 Cadeaux et gratifications 5 3.4 Corruption et lois antitrust 5 3.5 Utilisation des biens de la société 6 4 L'homme et l'environnement 6 5 Communication, confidentialité et protection des données 6 6 Mise en œuvre et contrôle 6 M-FO-0168 Code éthique de Matrium, M Page 2 sur 6 Version : 01.2021 © Propriété de Matrium / Tous droits réservés
Le système de gestion de Matrium GmbH 1 Introduction La structure de l'entreprise reposent sur de solides piliers. L'esprit d’entreprise et l'activité entrepre- neuriale au sein de notre société s'appuient sur les vertus caractérisant les entreprises de taille moyenne. Convaincus que la qualité est le gage d'une prestation sérieuse, nous œuvrons au quotidien pour la satisfaction de notre clientèle. Dans le cadre de notre activité, nous misons sur l'intégrité et le respect de l'ensemble des lois, normes et directives internes en vigueur. Le présent code éthique comprend des règles et des principes fonda- mentaux que nous appliquons au sein du groupe Matrium ainsi que dans le cadre de notre collabora- tion avec nos partenaires commerciaux. Aucune infraction au code éthique n'est laissée sans suite. Des dispositions appropriées sont adoptées pour clarifier immédiatement la situation. Toute infraction peut également entraîner des mesures dis- ciplinaires ou relevant du droit du travail. La direction s'assure à intervalle régulier du respect du code éthique. De même, la direction du groupe Matrium s'engage à le passer en revue et le mettre à jour régulièrement. À des fins de lisibilité, seul le genre masculin est utilisé dans le présent code éthique, sans discrimina- tion aucune. Ce genre recouvre toutes les personnes employées par le groupe Matrium. La direction du groupe Matrium attend de tous les collaborateurs qu'ils prennent connaissance du code éthique et qu'ils le respectent. Les dirigeants sont tenus de les soutenir dans cette démarche et doivent en outre donner l'exemple et s'assurer périodiquement que le code est bien respecté. Olching, janvier 2021 La direction Michael Niederführ M-FO-0168 Code éthique de Matrium, M Page 3 sur 6 Version : 01.2021 © Propriété de Matrium / Tous droits réservés
Le système de gestion de Matrium GmbH 2 Exigences Nous estimons que le respect des exigences internes et externes est un aspect essentiel dans la réali- sation de nos objectifs. Chaque individu est tenu de contribuer à une atmosphère de travail positive afin de garantir le strict respect de ces exigences qui permettent d'atteindre les objectifs de l'entre- prise. Cette motivation intrinsèque et cette attitude positive envers les uns et les autres et vis-à-vis de sa propre charge de travail facilitent grandement le respect naturel de ces exigences internes et ex- ternes. L'efficacité de l'organisation est ainsi considérablement accrue et le contenu du code éthique est assimilé tant consciemment qu'inconsciemment. 2.1 Exigences légales et réglementaires Le respect et l'application de l'ensemble des exigences légales et réglementaires sont une évidence à nos yeux. Les obligations, responsabilités et missions sont définies et un contrôle régulier visant à s'assurer qu'elles sont respectées a lieu. Tous les cadres de direction sont tenus d'attirer l'attention de leurs collaborateurs sur les dispositions pertinentes et de veiller à ce qu'elles soient appliquées. 2.2 Exigences du système de gestion Notre système de gestion comprend des exigences relatives à la gestion de la qualité et de l'environ- nement, aux demandes des clients et aux règles internes. Le système de gestion propose à tous les collaborateurs des directives et règles claires, sans restreindre leur créativité, leur esprit d'initiative ou leur capacité de travail. En respectant ces règles, nous sommes en mesure de proposer à nos clients des services efficaces et conformes aux exigences. 2.3 Exigences des parties prenantes Les exigences des parties prenantes pertinentes sont analysées et définies. C'est en vérifiant réguliè- rement ces exigences et en les intégrant dans notre activité commerciale que nous pouvons veiller à leur respect. M-FO-0168 Code éthique de Matrium, M Page 4 sur 6 Version : 01.2021 © Propriété de Matrium / Tous droits réservés
Le système de gestion de Matrium GmbH 3 Conformité / règles de conduite 3.1 Conflits d'intérêt Chaque collaborateur est tenu d'éviter tout conflit d'intérêts. Un conflit d'intérêts survient lorsque les intérêts d'un collaborateur s'opposent à ceux du groupe Matrium. Une attitude morale et éthique per- met d'éviter de nombreux conflits d'intérêts naissants. Il est crucial de faire preuve d'objectivité en cas de conflit d'intérêts. Les relations personnelles et privées, qu'elles soient internes ou externes à l'en- treprise, ne doivent pas influencer les affaires commerciales. Dès qu'un collaborateur apprend l'exis- tence d'un conflit d'intérêts interne ou externe, il est tenu de le signaler à la direction. Il est interdit de s'associer aux entreprises concurrentes, aux clients et aux fournisseurs ou de nouer des relations commerciales avec ces entités et personnes dans un cadre privé dans la mesure où cette démarche peut entraîner un conflit d'intérêts. 3.2 Dons et sponsoring Le groupe Matrium ne verse aucun don à des partis politiques, à des individus, à des organisations commerciales ou à des organismes dont les objectifs s'opposent aux principes de notre politique ou nuisent à notre réputation. En tant que membre responsable de la société, le groupe Matrium effectue des dons, en numéraire ou en nature, dans certains cas dans les domaines de l'éducation, des sciences, du sport, de l'art et de la culture ainsi que pour des projets sociaux ou humanitaires. Le type et le montant des dons sont déterminés en fonction de critères objectifs et en tenant compte de nos capacités financières. 3.3 Cadeaux et gratifications Dans le cadre de notre activité professionnelle, il est interdit à tous les collaborateurs d'offrir, d'accorder, d'exiger ou de recevoir directement ou indirectement des cadeaux, des gratifications ou tout autre avantage injustifié de valeur. Cette règle ne s'applique pas aux cadeaux ou invitations occa- sionnelles dont la valeur financière est minime ni aux pratiques commerciales habituelles. Il convient toutefois de veiller à ce qu'aucune disposition légale ou réglementaire ne soit enfreinte et à ce que les cadeaux et les gratifications n'influencent aucunement la décision d'un partenaire commercial ou d'une autorité. 3.4 Corruption et lois antitrust Nous respectons les principes et les règles d'une concurrence équitable qui proscrivent tout comporte- ment anticoncurrentiel et tout abus de position dominante. C'est la raison pour laquelle les respon- sables de l'entreprise doivent se conformer à la législation en vigueur relative à la concurrence et aux règles en matière d'ententes. Il est formellement interdit d'employer les fonds de l'entreprise à des fins illicites ou inappropriées. Dans l'exercice de ses fonctions, aucun collaborateur ne doit avoir recours à des pratiques de corrup- tion. De même, aucun collaborateur ne peut proposer, accorder ou accepter directement ou indirecte- ment un avantage financier ou en nature en vue d'obtenir un avantage commercial illicite ou d s'assu- rer d'un tel avantage. M-FO-0168 Code éthique de Matrium, M Page 5 sur 6 Version : 01.2021 © Propriété de Matrium / Tous droits réservés
Le système de gestion de Matrium GmbH 3.5 Utilisation des biens de la société Nous attendons de tous les collaborateurs qui se voient confier des biens - quelle que soit leur nature, que ce soient des biens matériels ou immatériels - qu'ils soient prudents lorsqu'ils les utilisent. Les res- sources financières doivent être employées de manière économe. En outre, les employés sont tenus d'éviter les dommages, les coûts inutiles et tout autre préjudice et de ne pas employer les biens de l'entreprise à mauvais escient. En cas d'infraction, nous nous réservons le droit de prendre des dispo- sitions. 4 L'homme et l'environnement Matrium assume pleinement ses responsabilités à l'égard de l'environnement, des collaborateurs et des parties prenantes. Nous veillons à utiliser les ressources naturelles, quelles qu'elles soient, avec parcimonie. Les aspects environnementaux concernés font systématiquement l'objet d'un suivi et nous réduisons ainsi au minimum l'impact éventuel de nos activités sur l'environnement. Le respect de la législation et de la réglementation environnementales ainsi que des devoirs en découlant est une évi- dence à nos yeux. Les actions de chaque collaborateur contribuent à préserver les ressources dispo- nibles (énergie, déchets, eau, etc.). Nous attachons une grande importance à nos collaborateurs. Nous leur offrons à tous un environne- ment de travail satisfaisant en maintenant des conditions de travail saines et sûres, en dispensant des formations et en respectant les règles définies. Les collaborateurs sont tenus de se conformer aux règles établies afin de protéger leurs collègues et eux-mêmes des accidents et des autres risques. Nous promouvons un dialogue ouvert et empreint de confiance avec l'ensemble des collaborateurs à tous les niveaux. Toute discrimination, inégalité ou violence est prohibée. Cela comprend notamment les discriminations fondées sur l'origine, le sexe, la religion ou les convictions, le handicap, l'âge ou l'identité sexuelle. Nous veillons au respect des principes de tolérance et de dignité humaine. Tous les collaborateurs sont tenus de se montrer respectueux dans leurs rapports à autrui. 5 Communication, confidentialité et protection des données Tous les collaborateurs sont tenus au secret professionnel conformément à leur contrat de travail. Toutes les données de l'entreprise doivent être traitées de manière confidentielle et ne doivent pas être communiquées à des tiers. Figurent notamment parmi ces données les données opérationnelles, les informations relatives aux clients, les données financières, les documents internes et la propriété intellectuelle. De même, il convient de traiter de manière confidentielle les informations personnelles sur les collaborateurs, les partenaires commerciaux, les clients et les fournisseurs. La sécurité informa- tique, qui est régie par des directives internes et externes, est au cœur de l'activité de traitement des données de Matrium. Les lignes directrices internes relatives à l'utilisation des systèmes informatiques doivent être respectées. L'application des règles et des lois pertinentes en matière de protection des données est obligatoire. 6 Mise en œuvre et contrôle Tous les collaborateurs sont tenus de respecter le code éthique. Tous les règlements internes et pro- cessus de communication doivent être respectés indépendamment de la hiérarchie. Le principe des quatre yeux doit être suivi sans exception. Les collaborateurs sont régulièrement informés des ques- tions d'actualité en lien avec ce code éthique. Toute infraction est signalée à la direction et s'accom- pagne de mesures appropriées. La direction passe en revue et met à jour le code éthique de manière régulière. M-FO-0168 Code éthique de Matrium, M Page 6 sur 6 Version : 01.2021 © Propriété de Matrium / Tous droits réservés
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