4-2012 édition française - Abacus Research AG
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édition française
4-2012
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Contenu Chère lectrice
cher lecteur
Actualité 3-7 Début 2008, ABACUS a pris la décision de faire de la
Suisse romande un marché stratégique et d’y acquérir
de nouvelles parts de marchés. Après quatre années
• Des solutions pour la génération d’activités intenses, le résultat est plus que probant.
Internet – au sujet des nouvelles L’équipe est passée de trois à onze collaborateurs et le
solutions iApp d'ABACUS 3-4 nouveau centre de compétences et de formation, idé
• XBRL est le nom du standard à venir pour alement situé sur la place de la gare à Bienne a vu le
l'"e-bilan" 5-7 jour. Grâce à cette nouvelle infrastructure, de près de
600 m2 et comprenant deux salles de formation mo
Programmes, produits, technologies 8-17
dernes, ce ne sont pas moins de 800 participants qui
sont attendus en 2013 aux formations ABACUS à
• Procédure unifiée de
communication des salaires – Bienne.
Logiciel des Salaires ABACUS
homologué 8-11 Nous sommes convaincus, chers lecteurs, que l’en
• Nouvelle gestion des tâches dans le logiciel semble du microcosme ABACUS saura profiter et ap
des salaires – pour ne plus oublier aucune précier ces nouvelles compétences, proches de chez
affaire en suspens 12-13 vous.
• Facturation en série avec le logiciel de
Gestion des commandes 14-17 Nous vous souhaitons une lecture enrichissante et
profitons de ces quelques lignes pour vous souhaiter
Par la pratique pour la pratique – 18-21 de belles et heureuses Fêtes de fin d'année.
Solutions professionnelles
• Se comprendre en peu de mots,
est-ce possible? Efficacité Votre team PAGES
renforcée grâce à l'échange
électronique des données 18-21
News partenaires 22-24
• Logiquinche et ABACUS Research –
25 ans d’étroite collaboration 22-24
Formation 25
• Programme des cours ABACUS jusqu'en
mars 2013 25
Annonces emplois 26
• PwC 26
Varia 27
• Version 2010 – Cessation de la maintenance
et du support au 31 mars 2013 27
Actualité 3
Des solutions pour la génération Internet -
Au sujet des nouvelles solutions iApp d'ABACUS
Les nouvelles solutions iApp
garantissent aux collaborateurs
itinérants travaillant sur iPad de
pouvoir accéder directement aux
données de l'entreprise et les
traiter depuis leur domicile ou chez
les clients. Claudio Hintermann,
CEO et responsable de stratégie
d'ABACUS Research, explique les
raisons et motifs de ces nouveaux
développements.
Les nouvelles solutions iApp Ces Apps permettent de rendre les
offrent à nos utilisateurs la possibi- procédures plus efficaces, au goût "Comment l'interface
lité de consulter, saisir ou traiter du jour, et les activités sur place, avec les données profes-
des données multimédia de l'entre comme par exemple le suivi du cli- sionnelles doit-elle être
prise à distance, via Internet. Con- ent, plus complètes et individuelles. adaptée à la génération
crètement, il s'agit dans un premier Internet? Ceci afin que
temps d'Apps iPad pour la saisie Depuis plus de 25 ans, nos dévelop- les informations impor-
des prestations, le traitement des peurs de logiciels mettent tout en tantes puissent être
ordres d'intervention, la gestion œuvre pour intégrer de manière utilisées quels que soient
immobilière, la saisie des données adéquate les techniques IT récentes le lieu et le moment."
du personnel pour les ressources les plus importantes dans nos solu-
humaines ainsi que la représenta- tions ERP. Computing. La première vague IT a
tion de données commerciales apporté les super-ordinateurs, sur
multidimensionnelles. Toutes ces Aujourd'hui il s'agit de la transposi- lesquels des systèmes individuels
Apps sont prévues pour les em- tion du concept de l' "ubiquitous de nombreux utilisateurs étaient
ployés du service externe, les con- Com puting", du calcul omnipré- employés simultanément. La se
seillers clientèle, les techniciens de sent, déjà développé de manière conde a fourni le Personal Compu-
service et autres utilisateurs mobi- théorique en 1991 par le chercheur ting, grâce auquel les utilisateurs
les ayant besoin de données com- en informatique américain Mark ont pu disposer de leurs propres
merciales sur leur iPad, indépen- Weiser. Le chercheur sous-enten- ordinateurs et applications. La troi-
damment du lieu, et devant les dait par là la troisième vague ou le sième vague est maintenant à
traiter pendant leurs déplacements. stade actuel de développement du l'ordre du jour. Dans celle-ci, les
ABACUS PAGES 4 / 2012
4 Actualité
besoins de la génération Internet sûrs est que nous nous devons, Nous ne sommes toutefois qu'au
doivent être couverts et le PC est pour nos utilisateurs, de toujours début d'un chapitre entièrement
remplacé par des "appareils intelli- tenir compte dans nos développe- nouveau de l'histoire IT encore très
gents" avec capacités de communi- ments des dernières techniques IT récente. Seul l'avenir nous dira où
cation, des petits ordinateurs mo les plus importantes. cela va nous mener, à savoir quelles
biles tels que les tablettes ou Apps vont encore arriver et de
smartphones, obtenant leurs appli- Comme la génération la plus récen- quelle manière. L'imagination ne
cations sous la forme de services te d'appareils mobiles, tels que connaît aucune limite. La seule
indépendamment du lieu et de smartphones et tablettes, présente certitude est que la tâche des utili-
l'heure. La question d'actualité pour des fonctions pour le traitement de sateurs ABACUS devrait être sim-
nous développeurs est de ce fait, textes, graphiques, photos, vidéos plifiée avec chaque nouvelle géné-
et sons, la convergence des médias ration de logiciels. Aujourd'hui,
a atteint un niveau si avancé que toutes les solutions iPad d'ABACUS
Du jamais vu: une frise les procédures de travail peuvent sont entièrement intégrées dans le
chronologique sur laquelle en être affectées. Grâce à une App logiciel de gestion d'entreprise.
les heures de travail, les iPad, les employés doivent ap- L'utilisateur ne doit donc pas s'oc
frais ou les déplacements prendre à manier les données de cuper d'interfaces individuelles
peuvent être saisis. l'entreprise de manière ludique, entre les applications iPad et le lo
pour aboutir à des réflexions inat- giciel ERP basé sur un serveur.
"Comment l'interface avec les don- tendues et de nouvelles idées. L’ensemble des données commer-
nées professionnelles doit-elle être Comme à titre privé sur Facebook, ciales saisies à distance est auto-
adaptée à la génération Internet? vous devez aussi travailler natu-
Ceci afin que les informations im rellement pour le bureau avec
portantes puissent être utilisées images, vidéos et graphiques sur L’ensemble des données
quels que soient le lieu et le mo votre iPad. Ainsi, par exemple, commerciales saisies à
ment." toutes les étapes importantes d'un distance est automa-
processus tel que la réception d'un tiquement synchronisé
Utilisation simple et intuitive appartement peuvent être docu- avec le système serveur.
comme Facebook mentées, visualisées et commen-
Dès le départ, il était évident tées en direct, et un formulaire matiquement synchronisé avec le
pour nous que la solution passe par unique peut être intégré. système serveur, afin d'éviter les
une App sur l'iPad. Conçue de saisies manuelles doubles et les
manière élégante, son utilisation Du jamais vu: l'App pour la saisie sources d'erreurs qu'elles engen-
serait simple et intuitive afin de des prestations contient - de ma drent. L'enregistrement initial et
concevoir aussi confortablement nière identique à la fonction de ainsi la connexion d'un iPad au
que possible la saisie et le traite- chronique de Facebook - une frise serveur, sur lequel le logiciel de
ment de frais, données de projet, chronologique sur laquelle les gestion d'entreprise est exploité, se
travaux de service, offres ou docu- heures de travail, les frais ou les font grâce à la plate-forme AbaSky
ments. À l'heure actuelle, nous ne déplacements peuvent être saisis. d'ABACUS. Les Apps ABACUS peu-
savons pas encore si d'autres plate- La gestion des utilisateurs corres vent être téléchargées via iTunes
formes seront employées pour des pond au standard des Apps iPad. d'Apple.
solutions encore inexistantes, mais L'utilisateur ne devra donc effleurer
nous pouvons fort bien l'imaginer. la frise chronologique que pour
La seule chose dont nous soyons ajouter ultérieurement des entrées.
Actualité 5
XBRL est le nom du standard à venir
pour l'"e-bilan"
XBRL signifie "Extensible
Business Reporting Language" et
doit devenir un standard de fait
pour l'échange d'informations au
sein d'une entreprise, mais égale-
ment au-delà de celle-ci. Des
données financières, telles qu'une
clôture annuelle, doivent ainsi être
envoyées depuis et vers des entre-
prises, puis être traitées ultérieure-
ment de manière électronique.
Le Portable Document Format L'idée d'un "Business Reporting
(PDF) est aujourd'hui un standard Language" (BRL) global promet une
largement répandu pour l'échange réponse à cette procédure pénible.
électronique d'informations. Les Elle émane de Charles Hoffmann
rapports financiers sont souvent qui avait déjà, en 1998, convaincu
aussi envoyés en tant que fichier l'American Institute for Certified
texte dans ce format. Mais un PDF Public Accountants (AICPA) de fi
n'est en mesure de saisir des infor- nancer un prototype qui fut réalisé
mations financières que sous forme l'année suivante et à partir duquel
de fichier image ou alors de maniè-
re non structurée. Il ne permet pas entreprises bien établies. XBRL est
Les efforts actuels de un standard ouvert pour lequel
un traitement ultérieur automa-
XBRL Suisse visent à faire aucun frais de licence n'est réclamé.
tique des données. Ainsi, l'ensemble
de XBRL un standard
des rapports de gestion doit fré-
d'eCH reconnu. XBRL est finalement un Framework
quemment faire l'objet d'une nou-
velle saisie manuelle chez les des- pour l'échange électronique des
tinataires tels que banques, ana- le résultat actuel a finalement vu le données. Des taxinomies décrivent
lystes et administrations fiscales. jour: XBRL est un langage basé sur la structure des données et les rela-
XML et est développé par une orga- tions entre elles. Celles-ci peuvent
nisation à but non lucratif interna- diverger en fonction du standard
tionale (XBRL International), la de présentation des comptes et du
quelle est soutenue par plus de 550 pays. Ainsi, par exemple, des clô-
ABACUS PAGES 4 / 2012
Recrutement
Portail RH
Gestion administrative
Absences et vacances
Gestion des temps
Compétences
Evaluation annuelle
Formation...
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Actualité 7
tures annuelles peuvent s'échanger
selon US GAAP, IFRS, Code de com-
merce (HGB) allemand ou Code des
obligations suisse, grâce à la taxi-
nomie correspondante. Dans celle-
ci sont définis les éléments devant
impérativement être échangés et ce
qu'ils doivent contenir. Les "liquidi
tés" sont ainsi réglementées, tout
comme l'emplacement auquel elles
doivent être classées dans le bilan.
Des règles de calcul, sur la manière Information de l'entreprise à l'e-bilan
de cumuler les valeurs, sont enre-
gistrées en plus, afin que les valeurs Les efforts actuels de XBRL Suisse ture imposée, des règles de calcul
financières puissent être vérifiées visent à faire de XBRL un standard et des traductions d'éléments indi-
aussi bien chez l'auteur des données d'eCH reconnu. Les administrations viduels. La taxinomie se divise en
que chez le destinataire. La taxino- fiscales seraient ainsi en mesure, à principe en deux parties:
mie CO suisse contient également long terme, de réceptionner les
pour tous les éléments la désigna clôtures annuelles d'entreprises en • la partie GAAP contient les
tion en allemand, français, italien et tant que XBRL. De plus, l'échange valeurs du bilan et compte de
anglais. Le destinataire pourra ainsi des données entre PME et les établis résultat, ainsi que d'autres
éditer un bilan facilement dans sements financiers pourrait se faire valeurs comptables telles que
l’une des quatre langues. plus rapidement: la nécessité de utilisation du bénéfice, annexe,
pouvoir transmettre les valeurs de tableau de financement et
Taxinomie suisse clôture annuelle simplement et reflet des immobilisations.
Une taxinomie suisse pour la sûrement dans une forme struc- • la partie GCD contient des
présentation des comptes selon le turée, de telle sorte que le destina- données de l'entreprise sous
Code des obligations est disponible taire puisse les retraiter automa- forme de données de base.
depuis l'automne 2011. En sa qua- tiquement et correctement à 100%,
lité de membre de XBRL, ABACUS est importante. ABACUS Research Le fichier d'exportation, tel qu'il
Research a aussi participé à son coopérera aux premiers tests pro- sera transmis plus tard au destina-
développement. Cette taxinomie ductifs. Les premiers programmes taire, contient en tant que données
CO est gratuite et doit permettre pour l'importation de taxinomie, le utiles les informations sur l'entre
un échange électronique des don- mappage du plan comptable avec prise et le bilan/compte de résultat.
nées entre une PME et, par exem- la taxinomie et la création d'un Cette partie est désignée comme
ple, une banque octroyant des cré- fichier XBRL existent déjà. instance et représente le rapport
dits, une administration fiscale ou électronique.
un analyste. De plus, des indica- Composants de XBRL
teurs basés sur la taxinomie peu- Une taxinomie définit des
vent aussi être évalués. La taxino- éléments tels que données de base Informations relatives
mie se base sur le plan comptable de l'entreprise ou manière dont un à XBRL
PME courant et peut, si nécessaire, bilan ou un compte de résultat sont
être adaptée au nouveau droit de structurés. Pour ce faire, elle con- XBRL International: www.xbrl.org
présentation des comptes. tient également, en plus de la struc XBRL Suisse: www.xbrl-ch.ch
ABACUS PAGES 4 / 2012
8 Programmes, produits, technologies
Procédure unifiée de communication des salaires –
Logiciel des Salaires ABACUS homologué
Avec la version 2012, la certifi
cation du logiciel de Comptabilité des
salaires ABACUS pour la procédure
unifiée de communication des salaires
ELM 3.0 s'est achevée avec succès.
L'association swissdec, pour la stan
dardisation de l'échange électronique
des données via les systèmes de
comptabilité salariale, a remis récem
ment le fameux certificat à ABACUS.
La transposition des nouvelles exi
gences liées à la procédure a permis
d'apporter plusieurs améliorations
au programme des Salaires.
swissdec est un projet com ELM (Einheitliches LohnMeldever treprises, les assurances sociales et
mun à but non lucratif issu de plu fahren = procédure unifiée de com les autorités. Cette norme est con
sieurs partenaires indépendants et munication des salaires) est la
tinuellement développée et adap
le label de qualité pour les systèmes norme certifiée établie par swissdec tée aux exigences légales. ABACUS
de comptabilité des salaires. En pour la transmission électronique l'utilise déjà depuis la version 2006
tant que plate-forme d'information, des données salariales entre les en et a récemment reçu la certification
swissdec met à disposition son sa
voir-faire et sert d'espace d'échanges
entre tous les intéressés. Il garantit
et supervise une transmission des
données conforme à la loi et cer-
tifie les programmes de salaires qui
ont été contrôlés avec succès. La
Suva est responsable, sur mandat
des parties prenantes, du contenu
et de l'exploitation de swissdec.
de g.à.d. Daniel Senn, chef développeur chez ABACUS Research, reçoit le certificat swissdec
des mains d'Enrico Roncaglioni, responsable du service spécialisé swissdec.
Programmes, produits, technologies 9
Les facteurs importants pour le dé
compte de salaire, comme les taux
de cotisation et le salaire maxi
mum, peuvent être désormais di
rectement indiqués au niveau du
contrat. L'affichage structuré amé
liore la transparence et permet une
traçabilité jusqu'aux décomptes de
fin d'année.
Base du personnel
Les différentes options rela
tives aux assurances ainsi que
l'attribution des contrats et codes
d'assurance à l'employé ont été re
groupées dans un seul aperçu. Les
informations importantes concer
nant les assurances sont donc visi
bles d'un coup d'œil et peuvent être
facilement mises à jour. Un autre
avantage de cette nouvelle présen
swissdec pour la version 2012 sur
la base de la norme actuelle ELM
3.0. Grâce à ce label reconnu, le
programme de Comptabilité des
salaires ABACUS renforce sa posi
tion en tant que logiciel standard
de grande qualité.
En même temps que la certifica
tion, différents domaines du logi
ciel des Salaires ont été retravaillés
et étendus.
Contrats d'assurance
La première grande modifica Pour chaque contrat d'assurance, comme celui pour la LAAC, les facteurs importants
tion concerne la gestion des con (par ex. taux de cotisation et salaire maximum) peuvent être directement indiqués au niveau
du contrat.
trats d'assurance dans le pro
gramme 443 "Configuration de
l’entreprise". Pour chaque type de
contrat, par exemple pour celui
concernant la LAAC, vous avez un
aperçu des différents paramètres.
ABACUS PAGES 4 / 2012
version internet
ABACUS Comptabilité des salaires
La référence pour le décompte de salaire parfait – chaque mois 800‘000 fiches de paie éditées en Suisse!
Diffusion des logiciels ABACUS en français, vente et conseil, installation et
formation – l’intégrateur de solutions de gestion d’entreprise en suisse
romande depuis plus de 25 ans.
L’ERP ABACUS développé autour de l’architecture WEB ouvre des nouvelles
perspectives, en plus de l’utilisation traditionnelle sur un poste individuel ou
dans un réseau informatique interne classique:
> Mobilité (accès à distance sécurisé via le WEB)
> Cloud computing – hébergement distant
> Concept Software-as-a-service (SaaS) – location sur mesure
> Indépendant de la plateforme (Microsoft, Linux, Mac)
Particularités du module salaires ABACUS:
> Recalculation
> Intégration de formulaires officiels des partenaires sociaux
> WorkFlow
> Transmission des données standardisées selon Swissdec
> Calcul automatique des cotisations LPP et de l’impôt à la source
> Structure libre du fichier du personnel
> Traitement automatique des particularités cantonales pour
les allocations familiales, et bien plus encore …
Logiquinche SA, Rue du Môle 1
2000 Neuchâtel, Tél. 032 729 93 93
www.logiquinche.ch abacus@logiquinche.chProgrammes, produits, technologies 11
Recherche des cotisations LPP
par voie électronique
Avec ELM 3.0, l'échange des
données avec les caisses de pension
a également été intégré. Cette nou
velle solution permet de calculer en
début d'année les salaires annuels
prévisionnels et de les transmettre
aux assurances LPP. Les entreprises
peuvent ensuite rechercher les
cotisations LPP employés et em-
Toutes les assurances de l'employé sont présentées dans la base du personnel.
ployeurs par voie électronique et
tation est la possibilité de sai sir les données salariales aux diffé les transférer dans le logiciel de
plusieurs contrats et codes d'assu rents destinataires. Une réception Comptabilité des salaires ABACUS.
rance par employé pour les do partielle est également possible. Elles sont ainsi capables d'effectuer
maines de l'assurance-accidents Grâce à l'expérience de ces dernières un décompte correct des cotisa
complémentaire, l'assurance indem années, l'accent a été mis sur l'aide tions LPP dès le mois de janvier.
nités journalières de maladie et la à l'utilisateur, la transparence des
prévoyance professionnelle. données transmises et la simplicité En même temps, les données de
des options. base du personnel sont comparées
Plate-forme de transmission ELM à l'assurance, les éventuelles diffé
La plate-forme de transmis- Grâce à un assistant, l'utilisateur rences (par ex. des départs oubliés
sion entièrement retravaillée dans peut être guidé pas à pas à travers ou des identités incorrectes) appa
le programme 299 "Déclaration des la procédure de transmission. La raissent et peuvent être corrigées.
salaires" est la pièce maîtresse de qualité des données est contrôlée Une nouvelle tâche administrative
l'intégration de la norme swissdec au moment de leur préparation. Si annuelle peut ainsi être effectuée
ELM 3.0. Ce module permet d'en nécessaire, les informations man en une fois avec une procédure uni
voyer les extraits de fin d'année et quantes sont répertoriées. fiée de communication des salaires.
La collaboration avec les caisses de
pension est améliorée.
Disponibilité
Version 2012, intégralité
des fonctions avec le CD du
24.09.2012
La plate-forme de transmission ELM est présentée clairement.
ABACUS PAGES 4 / 201212 Programmes, produits, technologies
Nouvelle gestion des tâches dans le logiciel
des salaires – pour ne plus oublier aucune
affaire en suspens
À partir de la version 2012,
une gestion des tâches est disponible
dans la base du personnel. Elle vous
permet, dans votre travail quotidien,
d'organiser et de gérer de manière
optimale des listes de travaux à faire
pour les employés. Un avantage
important est apporté par l'aperçu
commun à tous les utilisateurs de
l'ensemble des affaires en suspens
et la liaison à la messagerie
ABACUS.
Qui ne connaît pas les dos- l'employé et programmées dans le Jusqu'à ce que la tâche soit termi-
siers suspendus et les pochettes temps. née, l'utilisateur peut effectuer les
transparentes dans lesquels les opérations les plus diverses telles
tâches sont soigneusement docu- Gestion des tâches que commenter, refuser, traiter ou
mentées? Ou, dans le pire des cas, Dans la base du personnel, les supprimer des tâches. Le filtre
les billets sur lesquels elles sont tâches peuvent être saisies pour d'affichage fait la distinction entre
notées en attendant d'être exécu- chaque employé concerné. Des
tées et contrôlées? Le jour où l'em informations telles que l'objet,
Grâce à la gestion des
p loyé RH responsable s'absentera, l'échéance, la priorité, les activités
tâches, aucune affaire en
son remplaçant demandera la clé planifiées, des commentaires et
suspens ne devrait plus
de son tiroir, et personne ne pourra bien plus peuvent être enregistrées.
être oubliée pendant le
lire son écriture manuscrite sur les De plus, des documents au choix
travail quotidien souvent
billets post-it. C'est au plus tard à peuvent aussi être annexés à cha-
stressant.
ce moment-là que vous souhaiterez que tâche à titre informatif ou pour
un outil moderne, respectivement un traitement ultérieur.
électronique et donc fiable. La ver- les tâches ouvertes et celles en
sion 2012 de la Comptabilité des La représentation des tâches dans cours de traitement. Si l'une d'entre
salaires ABACUS propose une solu- la base du personnel peut libre- elles est terminée, elle disparaît de
tion souple et claire grâce à une ment être mise en forme et adaptée l'affichage des tâches à traiter.
gestion des tâches in té
grée à la par chaque utilisateur pour répon- Mais elle peut, sur demande, à nou-
base du personnel. Les procédures dre à ses besoins. Il a ainsi la possi veau être affichée.
de travail et affaires en suspens bilité d'ajouter des champs ou co
prévues sont enregistrées sur lonnes, ainsi que de modifier l'ordre
et le filtre.Programmes, produits, technologies 13
Pour que personne ne perde de vue est maintenue. Aussitôt que l'uti des salaires. La procédure, intégrée
l'essentiel, il existe un aperçu de lisateur marquera la tâche comme à la messagerie ABACUS, répond
toutes les tâches non réglées. Après terminée, celle-ci obtiendra aussi le clairement aux besoins des utilisa-
démarrage de la base du personnel, statut "réglé" dans la base du per- teurs. Grâce à la gestion des tâches,
chaque utilisateur du logiciel des sonnel. Un suivi du déroulement aucune affaire en suspens ne de
salaires peut voir les tâches qui est ainsi garanti à tout moment. vrait plus être oubliée pendant le
arrivent à échéance dans les pro- travail quotidien souvent stressant.
chains jours pour tous les em- Un autre avantage important de la
ployés, dans la mesure où il dispose messagerie ABACUS est l'affichage
des droits en conséquence. Il s'agit commun aux applications et aux
donc d'une assistance optimale mandants. Il assure à l'utilisateur
pour le remplacement d'une per un aperçu intégral de toutes les
sonne absente. listes personnelles de travaux à
faire.
Messagerie ABACUS
Si un utilisateur ABACUS est Conclusion
affecté en tant que destinataire La gestion des tâches met à Disponibilité
d'une tâche, il recevra automatique disposition un outil pratique pour
ment un enregistrement correspon gérer et contrôler clairement les Compris dans la version de base
dant dans la messagerie ABACUS. activités quotidiennes des employés 2012 du logiciel des salaires.
La liaison de la tâche à l'employé qui découlent de l'administration
Dans le programme de gestion des tâches, toutes les activités ouvertes sont affichées dans Dans la messagerie intégrée au logiciel ABACUS,
la partie gauche du masque, dans l'ordre chronologique. Si un employé, pour lequel il existe chaque utilisateur du programme a toujours et
encore une tâche non réglée, est sélectionné, les points ouverts de cette tâche seront immédiatement une vue d'ensemble de toutes
affichés dans la partie droite du masque, avec des détails correspondants. les tâches. Simultanément sont aussi affichés
tous les avis qui lui ont été envoyés par d'autres
utilisateurs.
ABACUS PAGES 4 / 201214 Programmes, produits, technologies
Facturation en série avec le logiciel de
Gestion des commandes
Créer efficacement des factures
périodiques ou de cotisations de
membres, avec différents nombres de
positions et des quantités divergentes,
est un véritable défi. Le programme
"Création de commandes depuis
sélection d'adresses" du logiciel de
Gestion des commandes est un outil
idéal pour les écoles, les associations
et les organisations, ainsi que les
prestataires de service, qui doivent
générer automatiquement un grand
nombre de commandes.
Le nouveau programme 182 Variante 1: même si vous optez pour des pres
"Création de commandes depuis Une commande identique est créée tations au lieu d'articles. Ensuite,
sélection d'adresses" de la Gestion pour tous les clients sélectionnés. une commande modèle, sans indi
des commandes remplace égale cation d'une adresse client, est sai
ment la facturation en série exis Variante 2: sie dans le programme "Traitement
tante du logiciel AbaWorX. La fonc Les commandes créées diffèrent en des commandes modèles". Celle-ci
tionnalité du nouveau programme fonction des activités attribuées peut contenir une ou plusieurs po
est conçue de manière similaire à aux clients. sitions à facturer. De plus, des pro
celle de son prédécesseur. Il s'agit positions pouvant être reprises en
d'un élément de l'option "Gestion Génération d'une commande conséquence lors de la création des
des abon nements" du logiciel de identique commandes, seront enregistrées
Gestion des commandes. Pour effectuer une factura- pour la date de commande à utili
tion en série, respectivement une ser, le numéro de traitement, la
Selon l'entreprise et ses exigences créa
tion automatisée de com date de livraison et les conditions.
en matière de facturation, ce nou mandes multiples, vous devez Cette commande représente le
veau programme offre deux vari d'abord exécuter différents travaux véritable "modèle" pour la création
antes pour la création automatisée de préparation. Tout d’abord, vous des commandes et factures. Il ne
de commandes et des factures qui devez saisir dans la base des pro reste plus qu'à ajouter les adresses
en résultent. duits de la Gestion des commandes des clients. Pour cela, il faut sélec
ABACUS l'article désiré, qui devra tionner dans la Gestion des adres
être facturé, avec toutes les infor ses ABACUS les clients concernés,
mations importantes. Il en est de en fonction de critères librementProgrammes, produits, technologies 15
définissables. Lors de la création du
traitement de facturation qui suit,
la commande modèle et les
Mappage de champs de base de données
adresses de clients sélectionnées
sont fusionnées entre elles. Le col
Dans la facturation AbaWorX, il était possible de reprendre des valeurs,
laborateur détermine simultané
comme par exemple des textes, chiffres et dates, en fonction d'une
ment les éléments de la commande
attribution de champs et ensuite de les faire calculer, si nécessaire,
modèle, comme par exemple la
dans une "expression". Jusqu'à présent, le logiciel de Gestion des com
date ou les conditions, qui devront
mandes n'offrait aucune possibilité pour calculer des valeurs soi-même
être repris lors de la création des
dans la commande, à l'exception du scripting. Pour obtenir un résultat
commandes et factures.
similaire d'une manière tout aussi aussi conviviale, le "mappage" vous
permet de définir des champs individuels de l'en-tête et de la position
Aussitôt que toutes les informa
de commande, soit au moyen de données fixes comme par exemple la
tions importantes pour le traite
quantité, soit à l'aide d'expressions pour le calcul de valeurs comme le
ment de création ont été saisies, la
prix et le rabais. Ces données seront transmises à la commande lors de
procédure correspondante peut
la facturation en série. Ceci permet une flexibilité et une individualisa
être exécutée. Le protocole des ren
tion maximales lors de la création des documents et des factures.
seignements relatifs au déroule
ment de la génération vous informe
en cas d'erreurs. Les commandes
peuvent ensuite être contrôlées par
le collaborateur dans le programme
111 de la Gestion des commandes.
S'il les juge correctes, il les libère
pour le traitement ultérieur - en
règle générale l'impression et l'en
voi de la facture.
Si le traitement de facturation en
série est complet et a pu être clô-
turé sans erreur, il obtient le statut
"archivé". Il ne peut donc plus être
modifié et n'est disponible qu'à des
fins d'information et pour des ex
traits. L’archivage d'un traitement
peut également avoir lieu si cer
taines commandes n'ont pas pu
Grâce au mappage, des données telles que la quantité enregistrée sur l'activité d'un client
être créées sans erreur. Dans ce cas, peuvent être reprises dans une commande.
l'utilisateur est informé que le trai
tement de génération ne pourra Chaque traitement est aussi en lisée, ainsi que de sélection, afin
ensuite plus être modifié. regis
tré avec les informations de que les paramètres d'un traitement
numéro, de nom de traitement, de de factures restent aussi visibles à
date, de type de commande et de l'avenir.
numéro de commande modèle uti
ABACUS PAGES 4 / 201216 Programmes, produits, technologies
Génération de commandes
différentes en fonction d'activités
Contrairement à l’opération
décrite précédemment, au cours de
laquelle une commande identique
est créée pour tous les clients sé
lectionnés, la création automatique
de commandes et factures via acti
vités d'adresse est certes plus exi
geante, mais aussi plus flexible. Des
exemples typiques d'utilisation sont
des cotisations de membres, des
factures scolaires et équivalents. La
manière de procéder à la création
de commandes en fonction d'activi
tés d'adresses se différencie essen
tiellement de la variante décrite Les genres d’activités peuvent être reliés avec des produits de la base des articles de la
plus haut par le fait que les clients Gestion des commandes et munis de valeurs par défaut telles que le prix.
sont sélectionnés en fonction d'une
activité qui leur a été attribuée. Une Pour générer les commandes, il faut signer des valeurs par défaut comme
autre différence est que la position préalablement avoir saisi le genre la quantité et le prix. De plus, le
de commande est créée individuel d'ac
tivité souhaité dans le pro genre d'activité doit être relié dans
lement par client, en fonction des gramme "Traitement des genres la base des articles du logiciel de
activités enregistrées pour lui. d’activités" de la Gestion des adres Gestion des commandes avec le
ses. Pour cela, vous pouvez con produit à facturer et la prestation.
Il est ainsi garanti que toutes les
données importantes de la base des
articles, telles que l'imputation
comptable, la TVA et les prix seront
disponibles pour la génération ulté
rieure de positions de commande.
Ce genre d'activité est ensuite
attribué aux clients. En raison de la
détermination automatique du prix
et de la possibilité de définir des
va
leurs fixes comme quantité et
nombre lors de la génération, vous
ne devez enregistrer aucune autre
information lors de l'affectation de
l'activité.
Pour la sélection des clients, vous saisissez, au moyen d'une formule dans les conditions, le
genre d'activité dont il faudra tenir compte.Programmes, produits, technologies 17
paration du traitement. Le traite
ment de génération donne un
aperçu des commandes créées dans
la procédure actuelle, en incluant
chaque position, et la liste d'aperçu
affiche tous les traitements de
génération créés.
Conclusion
Le programme "Création de
commandes depuis sélection d'adres
ses" a permis de remplacer avec
succès la facturation en série dans
AbaWorX. Toutes les entreprises
employant l'option "Gestion des
abonnements" disposent intégrale
Dans le programme 11 de la Gestion des adresses, les activités à facturer sont saisies et ment de ce programme. Grâce aux
munies des valeurs désirées telles que montant, quantité et texte. possibilités étendues, l'exécution de
génération en masse de commandes
Une commande modèle doit aussi mandes créées avec succès et des et de leurs positions a considéra-
d'abord être saisie pour la généra- éventuelles erreurs lors de la pré blement gagné en flexibilité.
tion de commandes en fonction
d'activités d'adresses. Mais elle ne
doit contenir aucune position car le
Conditions requises
programme enregistre automa-
tiquement en tant que position le
Comme précédemment pour la facturation en série d'AbaWorX, l'utili
produit attribué à cette activité.
sation du programme 182 "Création de commandes depuis sélection
Pour démarrer le traitement de
d'adresses", pour générer automatiquement des commandes, requiert
création, le collaborateur ne doit
la version de base de la Gestion des adresses et l'option supplémentaire
ensuite plus que choisir la com
"Activités".
mande modèle préparée qu'il sou
haite utiliser, ainsi que les activités
Coûts (version utilisateur individuel)
désirées.
Application Gestion des adresses (condition requise) CHF 900.–
Option "Activités" (optionnel) CHF 1000.–
Extraits
Option "Gestion des abonnements" de la Gestion CHF 1200.–
Pour que le collaborateur
des commandes
garde une vue d'ensemble des
commandes et factures créées
Disponibilité
automatiquement, il dispose de
Le programme "Création de commandes depuis sélection d'adresses",
différents rapports comme le pro
partie intégrante de l'option "Gestion des abonnements" de la Gestion
tocole de génération, l'extrait du
des commandes, est disponible dès la version 2012.
traitement de génération, ainsi
qu'une liste d'aperçu. Le protocole
de génération informe des com
ABACUS PAGES 4 / 201218 Par la pratique pour la pratique - Solutions professionnelles
Se comprendre en peu de mots, est-ce possible?
Efficacité renforcée grâce à l'échange électronique
des données
Grâce à la plate-forme
E-Business AbaNet, STEPcom
Services à Rheinfelden facilite
le dialogue entre les entreprises
utilisant le logiciel ABACUS et les
différents systèmes informatiques
de gestion des marchandises.
Jusqu'à présent, si un détail- devaient être saisies plusieurs fois à
lant avait besoin de pizzas pour son la main et contrôlées.
rayon frais et les commandait à son
fournisseur, cela prenait du temps Transmission des données en
Chaque système a son et la procédure était compliquée: la toute simplicité
propre langage. Nous commande était passée principale- Depuis quelques années déjà,
aidons les deux parties ment par téléphone ou fax. Le four les systèmes de gestion des mar-
à dialoguer. nisseur de produits frais devait en chandises ont considérablement
suite confirmer l'entrée de la com- simplifié cette procédure. Tout pro-
mande, écrire un bon de livraison, duit se trouvant dans le commerce
emballer les pizzas, les expédier et en Europe, de la galette suédoise au
adresser une facture au commer- vin rouge du sud de l'Italie, est iden-
çant. Ce dernier acceptait la mar- tifié par un code-barres standard
chandise, s'acquittait des frais de constitué de 13 chiffres (GTIN).
li
vraison, saisissait les données Ce code donne des informations
dans sa liste de stock et répartissait exactes sur le produit et le fabricant.
les pizzas dans les filiales. Il devait
également faire attention à ce que
la chaîne du froid ne soit pas rom-
pue pour proposer une marchandise
fraîche aux consommateurs. Toutes
les données liées à cette commandePar la pratique pour la pratique - Solutions professionnelles 19
Cette identification unique est la saisies ou comparées ultérieure-
base pour une gestion des com- ment," souligne Daniel Giger.
mandes automatisée entre les
détaillants et les fournisseurs. Les Parmi les 500 clients de STEPcom,
systèmes ne peuvent communiquer se trouvent aussi bien des PME que
entre eux qu'à certaines conditions. de grandes entreprises ou des dé
STEPcom Services est justement taillants, comme Caffè Chicco
spécialisé dans ce domaine: "Un d'Oro, Estée Lauder et Manor. Via
client important travaille avec SAP, AbaNet, les entreprises de produits
le fournisseur utilise ABACUS", frais et surgelés, de transport ou de
explique Daniel Giger, directeur de distribution d'aluminium utilisent
STEPcom, "et chaque système a son également ces prestations de ser-
propre langage. Nous aidons les vice. Outre les entreprises de l'in
deux parties à dialoguer." dustrie et du transport, tous les "Les données n'ont pas besoin
commerces de détail suisses comme d'être saisies ou comparées
STEPcom a équipé sa plate-forme Coop, Hornbach, Jumbo, Manor, ultérieurement."
centrale EDI d'une interface qui Migros, Obi, Prodega, Spar, Valora
permet aux fournisseurs et à ses et beaucoup d'autres en Suisse et à
l'étranger sont connectés à la
plate-forme de STEPcom, indépen-
Grâce à une liaison stan- dante du secteur d'activité.
dardisée entre STEPcom
et AbaNet, toutes les Signature électronique des
connexions s'établissent factures facilitée
vite et simplement. Grâce à l'EDI (Electronic Data
Interchange), il est possible d'en
clients d'être en contact et d'é voyer ou de recevoir des factures
changer facilement et rapidement par voie électronique. Les tâches
leurs données. Toutes les presta- manuelles comme l'impression,
tions de service, comme les conver- l'en
voi ou la saisie des factures
sions, l'envoi et la réception des disparaissent. La procédure sans
données, l'activation des différents papier permet d'économiser les Les tâches manuelles
systèmes d'identification et de sé charges liées au matériel et aux comme l'impression,
curité, fonctionnent automatique- frais de port. l'envoi ou la saisie des
ment. Grâce à une liaison standar- factures disparaissent.
disée entre STEPcom et AbaNet, Afin que les factures envoyées par
toutes les connexions s'établissent voie électronique soient conformes
vite et simplement. AbaNet s'oc à la TVA, elles doivent être signées
cupe de l'intégration des données et archivées selon l'ordonnance du
dans le système ABACUS. Département fédéral des finances
concernant les données et les in
La charge de travail est ainsi dimi- for
mations transmises par voie
nuée et la logistique optimisée. "Les électronique (OelDI).
données n'ont pas besoin d'être
ABACUS PAGES 4 / 2012Par la pratique pour la pratique - Solutions professionnelles 21
STEPcom répond à cette exigence souvent d'actualité. Il s'agit ici du
légale en dotant les données de VMI (Vendor Managed In ventory)
facturation transmises de la signa- ou du processus de consignation.
ture électronique de l'émetteur et Le fournisseur est responsable de la
en transmettant ensuite ces fac- mise à disposition des marchan-
tures aux destinataires finaux. Ces dises. Son client doit toujours avoir
derniers doivent tout d'abord con- assez d'articles, mais pas trop, en
trôler la signature. Les données non temps voulu. Le sys tème permet
codées sont ensuite préparées pour d'économiser les frais de stockage
un traitement automatisé ultérieur. et aide à optimiser l'approvision
nement ou la chaîne de fabrication.
Participation active du Avec le Supply Chain Center de
fournisseur STEPcom, la gestion des stocks peut
Le développement dans le être améliorée. L'entre prise et le
commerce de détail et dans d'autres fournisseur ont toujours un aperçu
secteurs d'activités ne s'arrête pas des stocks de marchandises.
là. Les systèmes de gestion des
stocks qui permettent aux fournis-
seurs de gérer eux-mêmes les stocks
de leurs clients sont de plus en plus
Présentation du produit Supply Chain Center
STEPcom Services GmbH
STEPcom Services est leader dans le domaine de l'implémentation EDI.
Depuis 2003, elle est la première entreprise en Suisse à proposer une telle STEPcom Services GmbH
solution d'Outsourcing. Une plate-forme personnelle, spécialement conçue Habich-Dietschy-Strasse 9A
pour les besoins des PME, est à la base du succès. Grâce au EDI Service CH-4310 Rheinfelden
Center, les clients disposent d'une solution appropriée pour échanger des Téléphone +41 61 835 30 00
données avec leurs partenaires commerciaux dans un environnement info@stepcom.ch
dynamique dont les exigences évoluent en permanence. www.stepcom.ch
Les collaborateurs expérimentés et qualifiés de STEPcom se chargent du
suivi complet des échanges électroniques et répondent aux attentes des
clients. Les prestations sont continuellement développées et adaptées aux
réels besoins. STEPcom s'identifie aux objectifs de ses clients et s'engage
dans un partenariat à long terme. C'est la clé d'un succès commun.
ABACUS PAGES 4 / 201222 News partenaires
Logiquinche et ABACUS Research –
25 ans d’étroite collaboration
Aujourd’hui, à l’heure où
s’écrivent ces quelques lignes, nous
savourons encore la fête qui a eu lieu
au mois de juin dernier pour marquer
simplement et de façon conviviale cet
anniversaire, avec nos fidèles clients,
partenaires et collègues d’ABACUS.
Nous disons ici un très grand merci
à tous nos clients, à nos partenaires
de la première heure et à ABACUS
pour la confiance qui nous a été
témoignée tout au long de ces
années.
L'enseigne d'ABACUS figure en bonne place depuis 1994 déjà, à la Rue du Môle No 1 à Neuchâtel
Quelques témoignages de nos
clients … Daniel Vulliemin, CIO –
Si l’on pose la question à nos Technologies de l'information à Neuchâtel
clients des raisons qui ont conduit Nous avons la chance depuis plusieurs années d’entretenir des relations
à l’origine au choix d’ABACUS, les professionnelles très constructives et de proximité avec Logiquinche, ce qui
réponses sont unanimes: un stan- permet une évolution et un partage enrichissant.
dard moderne et évolutif était
recherché, qui soit convivial, adap- M. Stéphane Chételat – responsable finances et
table aux besoins spécifiques de Mike Pessoto – responsable RH à Neuchâtel
chaque domaine d’activité et de La relation commerciale est de qualité avec Logiquinche, avec des interlo-
chaque entreprise. cuteurs aimables et la prise en charge est rapide. Nous apprécions la
promptitude dans les délais, l’adaptabilité de nos interlocuteurs et les
Un choix gagnant, quand on sait compétences professionnelles des consultants.
qu’ABACUS, en tant que pionnier, a
désormais réalisé avec la version M. J-Daniel Papilloud –
vi (Version Internet), la 3ème généra- responsable finances à Sion
tion de développement de ses logi- Au vu des bonnes relations de la BCN avec Logiquinche, nous avons choisi
ciels! le même partenaire: outre une très bonne entente, nous apprécions la prise
en charge d'incidents et résolution des problèmes à satisfaction.
Quelques clients ont accepté de
témoigner à l’occasion de ce jubilé, M. Roland Gay – responsable salaires et RH à Sion
pour qualifier leur relation avec En trois mots: je suis très satisfait des services de Logiquinche, de la
Logiquinche: serviabilité des consultants et du suivi en cas de problèmes.Vous pouvez aussi lire
