Fiches réflexes pour accompagner le retour des agents en présentiel - Juin 2021
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Fiches réflexes pour accompagner
le retour des agents en présentiel
Juin
2021Présentation du kit
À compter du 9 juin prochain, les règles
concernant le travail à distance vont être
assouplies.
Pour les équipes qui étaient principalement
à distance, cela implique une nouvelle
forme d’organisation mixte, pour combiner
travail sur site et à distance, et nécessite un
accompagnement.
Ces changements peuvent susciter des
interrogations ou des appréhensions. Elles
sont légitimes. C’est pourquoi la Direction
générale de l’administration et de la
fonction publique (DGAFP) et la Direction
interministérielle de la transformation
publique (DITP) se proposent de vous
accompagner.
Vous trouverez quelques repères :
RRà destination des encadrants de
proximité (managers) pour préparer
et accompagner les équipes dans
l’organisation du travail en mode mixte
RRpour les agents sur l’organisation du
travail à distance et en présentiel
RRdédiés au sujet de la médecine de
prévention
Il est recommandé que l’employeur anticipe
cette phase d’assouplissement du travail à
distance, en veillant à :
RRassocier l’encadrement, le référent
Covid et les représentants du personnel
à l’organisation du retour en mode
mixte ;
RRun dialogue social de proximité s outenu ;
RRmaintenir les règles sanitaires renforcées ;
RRimpliquer la médecine de prévention
(cf. fiche réflexe spécifique).
Ces fiches n’ont pas vocation à se substituer
aux mesures prises et/ou envisagées par
chaque administration, un grand nombre
d’entre elles ayant déjà mis en place un
certain nombre de dispositifs.
2 Présentation du kitFiche réflexe
Comment accompagner ses équipes
vers un fonctionnement mixte
Les étapes suivantes peuvent vous aider à préparer le retour de votre équipe en mode mixte.
Avant le retour, évaluer les besoins
et les attentes individuelles et collectives
Afin que chacun vive au mieux cette transition dans le respect des
contraintes sanitaires, il est souhaitable que vous organisiez des
temps d’échange avec vos collaborateurs.
Ces temps individuels doivent couvrir plusieurs objectifs :
RRrecueillir leur perception sur ce qu’il s’est passé ces derniers
mois ;
RRidentifier les éléments positifs et négatifs qui ont émergé et les
attentes de chacun (sur un plan individuel comme collectif) ;
RRcapitaliser sur ces éléments afin de faciliter le passage au travail
en mode mixte, à distance et en présentiel ;
RRéchanger sur les évolutions du fonctionnement du service ;
RRrappeler à chaque agent qu’il peut rencontrer le m édecin du
travail, y compris avant le retour au bureau.
… et vous permettront :
RRde prendre en compte les situations individuelles ;
RRd’identifier questionnements et ressentis ;
RRde rassurer, le cas échéant, les agents. CONSEIL
Pour les équipes
Ces temps d’échanges individuels en bilatéral peuvent se faire en nombreuses, il sera
sans doute nécessaire
visio ou audioconférence, ou se dérouler en présentiel.
d’identifier quelques
relais managériaux.
À l’issue de ces échanges, vous pourrez, le cas échéant, orienter
votre collaborateur vers les dispositifs d’accompagnement
institutionnels : médecine de prévention, service RH de proximité… POUR ALLER
PLUS LOIN…
Vous pouvez utiliser
la trame « Comment
faire des retours
constructifs ? »
issue du guide
Télétravail et travail
en présentiel pour tirer
pleinement partie
de ces échanges.
Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte 3Il est également souhaitable que vous profitiez de ces échanges pour
adresser à vos collaborateurs un récapitulatif des règles sanitaires
applicables en présentiel.
Les mesures sanitaires à rappeler
RRExplication des mesures sanitaires appliquées par votre
administration (masques, gel hydro- alcoolique, désinfection des
locaux etc.)
RRMaintenir quand cela est possible les réunions en audio ou en
visioconférence
RRLes réunions en présentiel : recommandation d’une jauge d’une
personne pour 4 m² et obligation de maintenir les règles sanitaires
renforcées (masque, distanciation…), conformément à la circulaire
de la ministre de la transformation et de la fonction publiques en
date du 26 mai 2021 (accessible ici)
4 m2
RRRappel des gestes barrières
RRExplicitation des règles de rotation en télétravail pour les agents
partageant le même bureau et, si ces agents ont des périodes de
« cohabitation », les mesures sanitaires qui seront mises en œuvre
L’échange individuel
Voici quelques questions qui pourront vous aider à mener l’échange
L’agent L’équipe, le collectif de travail
• Globalement, pour vous, cette expérience a-t- • Quel regard portez-vous sur notre fonctionnement
elle été plutôt positive ou plutôt négative ? en tant qu’équipe ? Avez-vous l’impression que
Pourquoi ? le sentiment d’appartenance à l’équipe s’était
• Quels freins avez-vous perçu à la réalisation de amoindri ? Ou au contraire que la cohésion s’était
votre travail au quotidien ? Subsistent-ils en renforcée ? Ou que des logiques de cloisonnement
présentiel ? se sont mises en place ? Que le rôle de c hacun
n’était pas très clair ?
• Avez-vous ressenti un sentiment d’équité dans la
distribution des tâches à accomplir ? • Avez-vous eu l’impression que nous avons des
règles du jeu claires et bien définies ? Faut-il les
• Avez-vous eu le sentiment d’avoir bénéficié de
faire évoluer ? Par exemple, avez-vous l’impression
temps en bilatéral adaptés à votre besoin ? Que
que nous faisons des réunions efficaces, sur un
le suivi de votre activité et les retours (dans les
bon rythme… ?
deux sens, de vous vers moi comme de moi vers
vous) se faisaient sur un bon rythme et étaient de • Comment jugez-vous les liens collaboratifs qui se
qualité ? sont mis en place ?
• Comment qualifieriez-vous votre bien-être au • Avez-vous eu l’impression d’avoir une bonne
travail ? Comment pourrait-il être amélioré, visibilité sur les activités des uns et des autres ?
notamment dans un arbitrage présentiel/ • Au niveau de l’information, quel est votre
distanciel ? sentiment sur le niveau de partage, d’une part, et
celui de la circulation, d’autre part ?
• À l’issue de cette expérience, quels sont pour
vous les meilleurs outils à conserver pour bien
travailler ensemble ?
• Quels sont les processus ou les procédures qu’il
nous faudrait simplifier ou fluidifier ?
4 Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixteLors du retour, tirer les leçons de l’expérience
des derniers mois
Dans un premier temps, il serait bon d’organiser un temps d’accueil POUR ALLER
PLUS LOIN…
collectif des agents dans le respect des gestes barrières, pour recréer Vous pouvez vous
du lien entre les agents. inspirer de la charte
d’équipe proposée
Dans un second temps, il serait utile d’organiser une réunion de dans la fiche
« brainstorm » que vous animerez et où chacun sera amené à se « Quelles règles
positionner sur les évolutions de l’organisation du travail qui lui du jeu voulons-nous
paraissent souhaitables. adopter pour travailler
à distance ? » dans
La conclusion de ces échanges pourrait être d’élaborer un projet le guide Télétravail
de service qui souderait davantage les agents, ou une charte du et travail en présentiel
pour guider l’échange.
fonctionnement en équipe en mode mixte.
La réunion de brainstorm : exemple de déroulé
CONSEIL
Pour faciliter
• Remercier les agents pour la qualité et la franchise des échanges
le changement
• Partager le bilan des derniers mois et accompagner
• Réaliser une synthèse des points positifs évoqués lors des temps d’échanges le collectif dans cette
individuels nouvelle adaptation,
vous pouvez
• Compléter par une synthèse des points plus négatifs sur lesquels les agents
procéder par micro-
vont maintenant être amenés à réfléchir
expérimentations
• Identifier ce que, collectivement, l’équipe souhaite conserver, modifier, en définissant,
ajouter ou supprimer parmi les rituels, processus, nouveaux modes de travail, sur un objet
règles de circulation de l’information, nouvelles habitudes prises… très circonscrit,
• Identifier collectivement les bonnes pratiques que l’équipe souhaite faire une modalité
essaimer au-delà du service de mise en œuvre
précise, dans
• Pour chaque action à mettre en place ou à faire évoluer, identifier un respon- un calendrier court,
sable et fixer un calendrier défini et partagé.
POUR ALLER
PLUS LOIN…
Pour formaliser
les prochaines
étapes, vous pouvez
construire un tableau
très simple pour lister
les actions à mener, et
en face le délai donné
et le responsable
identifié. Formaliser,
cela permet à tous les
membres de l’équipe
de partager la même
information. Vous
trouverez un exemple
de tableau dans
les fiches pratiques
du guide Télétravail
et travail en présentiel.
Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte 5Quelques temps après le retour
CONSEIL
Il est nécessaire
Quelques semaines après la tenue de cette réunion, il est important de faire régulièrement
de réunir à nouveau, en mode mixte, tous les agents du service pour ces bilans pour réaliser
faire avec eux un premier bilan de l’organisation du travail mise un suivi dans le temps
des actions engagées.
en place, des expérimentations décidées à la suite de la réunion
Cette transparence
d’échanges et des suites à donner. constitue un marqueur
de votre considération
pour l’expression
et les idées
de vos collaborateurs.
Cela est un facteur
de succès de
l’installation de la
nouvelle organisation
collective.
POUR ALLER
PLUS LOIN…
Vous trouverez
des recommandations
et pistes de réflexion
complémentaires
sur l’installation
d’une démarche
d’amélioration
continue dans le guide
Télétravail et travail
en présentiel, Faire
vivre une dynamique
d’amélioration
continue.
6 Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixteFiche réflexe
S’organiser pour le travail en mode mixte,
à distance et au bureau
Après plusieurs mois de travail à distance, les règles qui encadre ce dernier sont
progressivement assouplies dans le cadre fixé par la circulaire du 26 mai 2021. Voici quelques
éléments qui pourront vous être utiles.
Vous informer
Durant la période de crise sanitaire, votre administration vous a
régulièrement communiqué les mesures qu’elle avait prises.
Toutefois, avant de retourner sur votre lieu de travail, renseignez-
vous auprès de votre supérieur hiérarchique sur le protocole
sanitaire qui sera en usage au moment de votre retour :
RR règles d’hygiène et de sécurité : où pourra-t-on se procurer
des masques ? Quelles seront les règles d’accès aux lieux de
restauration collective ? Quelles mesures auront été prises pour
désinfecter les locaux ? Quelles seront les règles d’aération des
bureaux ?
RR règles de vie interne : quelles seront les jauges prévues pour les
salles de réunion ? Quelles règles régiront les déplacements ?
L’organisation du travail sera également modifiée, et vous devrez
vous informer auprès de votre supérieur hiérarchique des modalités
de votre retour en présentiel :
RR la répartition des temps de présence possibles entre agents
d’une même équipe : qui pourra être présent en même temps ?
Pour quel type d’activité ?
RR la possibilité de disposer d’un horaire aménagé pour lisser les
arrivées et les départs.
Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à demander un
entretien à votre supérieur hiérarchique ou à votre responsable RH
de proximité.
Anticiper votre retour
Le travail à distance a parfois nécessité une nouvelle organisation
permettant de concilier vos temps de vie personnel et professionnel.
Vous devrez rechercher un nouvel équilibre en vous posant plusieurs
questions :
RR qu’ai-je retiré de cette expérience, positivement ou
négativement ?
RR y-a-t-il des éléments que je souhaite partager avec mes
collègues ou mon supérieur hiérarchique ?
S’organiser pour le travail en mode mixte, à distance et au bureau 7En complément, la période qui s’ouvre est l’occasion de tirer parti
de ce qui a bien fonctionné dans votre organisation – individuelle ou
en équipe – du travail pendant la période ou, à l’inverse, d’identifier
ce qui vous a manqué ou a mal fonctionné. Pour préparer votre
nouvelle organisation de travail et participer à l’organisation du
travail en mode mixte de votre équipe, vous pouvez vous interroger :
RR y-a-t-il des rituels que je souhaite conserver, modifier,
POUR ALLER
supprimer ? PLUS LOIN…
RR des choses nouvelles que je voudrais expérimenter ? Pour vous guider
RR collectivement, qu’est-ce qui a bien fonctionné au sein de dans l’anticipation
mon équipe ? Que nous a-t-il manqué ? Que pourrions-nous de votre retour et
développer ou mettre en place dans un cadre de travail mixte la préparation de
votre entretien avec
mêlant présentiel et travail à distance ?
votre manager, vous
pouvez vous aider
Ces éléments de réponse vous permettront d’échanger avec votre de la méthode KISS
responsable hiérarchique sur votre ressenti et votre expérience de (Keep = garder,
la période de travail à distance. Improve = améliorer,
Stop = arrêter,
Start = commencer),
en catégorisant les
Reconnaître d’éventuelles difficultés différentes pratiques,
personnelles
ou collectives, en
Toute manifestation inhabituelle dans votre comportement ou vos fonction de ses 4 axes.
habitudes est à prendre en considération, comme par exemple : Vous pouvez
RR inquiétudes pour vous-même ou vos proches ; aussi suivre la
trame « Comment
RR anxiété, sensation d’oppression, angoisse, troubles somatiques faire des retours
(troubles du sommeil, douleurs…) ; constructifs ? »
RR irritabilité, agressivité ou comportements d’évitement ; issue du guide
RR consommation plus importante de nourriture et/ou d’autres Télétravail et travail
substances (alcool, tabac…) ; en présentiel.
RR difficultés à travailler, à vous concentrer.
En cas de manifestation inhabituelle, nous vous recommandons de :
RR parler de ces difficultés à votre supérieur hiérarchique et/ou à
un collègue ;
RR vous rapprocher du service de médecine de prévention et
prendre rendez-vous (selon les administrations) avec :
DD le médecin du travail,
DD l’infirmier(e) en santé au travail,
DD le psychologue du travail,
DD l’assistant(e) social(e) du travail ;
RR contacter la cellule d’écoute mise en place par votre employeur
(le cas échéant).
Toute personne qui rencontre des difficultés sur le plan de sa santé
peut demander un rendez-vous avec le médecin du travail.
8 S’organiser pour le travail en mode mixte, à distance et au bureauFiche réflexe
L’accompagnement par la médecine
de prévention
En qualité d’encadrant vous pouvez utilement
vous appuyer sur la médecine de prévention pour
accompagner le retour au travail en présentiel des agents
Le service de médecine de prévention a pour rôle de prévenir toute
altération de la santé des agents du fait de leur travail. Il conduit
les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé
physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours
professionnel. Il est animé et coordonné par un médecin du travail
qui exerce son activité médicale en toute indépendance.
Dans le cadre du retour progressif au présentiel, dans un contexte
de persistance de la circulation du virus, les services de médecine
de prévention peuvent intervenir sur le plan collectif et sur le plan
individuel.
Sur le plan collectif, le service de médecine de prévention vous
accompagne pour :
RR réfléchir avec vous en amont aux actions de prévention
spécifiques à mettre en place dans les différents services afin
de protéger les agents :
DD examiner l’organisation et le fonctionnement du service, en
les adaptant aux circonstances,
DD élaborer des consignes et des modes opératoires adaptés,
DD identifier les dispositifs techniques à prévoir,
DD formuler et diffuser les messages d’information pertinents.
RR participer au dialogue social en apportant une expertise sur la
santé au travail.
Sur le plan individuel, le service de médecine de prévention a pour
mission de :
RR conseiller et accompagner les agents, en particulier ceux qui
sont concernés par les facteurs de vulnérabilité ;
RR recevoir les agents individuellement, en consultation
présentielle ou à distance, à leur demande ;
RR formuler des propositions d’aménagement de poste en
fonction de l’état de santé de l’agent, des caractéristiques du
poste et des missions de l’agent ;
RR vacciner les agents qui le souhaitent contre la covid-19
conformément au protocole en vigueur et selon les possibilités.
L’accompagnement par la médecine de prévention 9Ce guide a été réalisé par les équipes de la DITP et de la DGAFP
www.modernisation.gouv.fr
www.fonction-publique.gouv.fr
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