Fiches réflexes pour accompagner le retour des agents en présentiel - Juin 2021
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Présentation du kit À compter du 9 juin prochain, les règles concernant le travail à distance vont être assouplies. Pour les équipes qui étaient principalement à distance, cela implique une nouvelle forme d’organisation mixte, pour combiner travail sur site et à distance, et nécessite un accompagnement. Ces changements peuvent susciter des interrogations ou des appréhensions. Elles sont légitimes. C’est pourquoi la Direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) et la Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) se proposent de vous accompagner. Vous trouverez quelques repères : RRà destination des encadrants de proximité (managers) pour préparer et accompagner les équipes dans l’organisation du travail en mode mixte RRpour les agents sur l’organisation du travail à distance et en présentiel RRdédiés au sujet de la médecine de prévention Il est recommandé que l’employeur anticipe cette phase d’assouplissement du travail à distance, en veillant à : RRassocier l’encadrement, le référent Covid et les représentants du personnel à l’organisation du retour en mode mixte ; RRun dialogue social de proximité s outenu ; RRmaintenir les règles sanitaires renforcées ; RRimpliquer la médecine de prévention (cf. fiche réflexe spécifique). Ces fiches n’ont pas vocation à se substituer aux mesures prises et/ou envisagées par chaque administration, un grand nombre d’entre elles ayant déjà mis en place un certain nombre de dispositifs. 2 Présentation du kit
Fiche réflexe Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte Les étapes suivantes peuvent vous aider à préparer le retour de votre équipe en mode mixte. Avant le retour, évaluer les besoins et les attentes individuelles et collectives Afin que chacun vive au mieux cette transition dans le respect des contraintes sanitaires, il est souhaitable que vous organisiez des temps d’échange avec vos collaborateurs. Ces temps individuels doivent couvrir plusieurs objectifs : RRrecueillir leur perception sur ce qu’il s’est passé ces derniers mois ; RRidentifier les éléments positifs et négatifs qui ont émergé et les attentes de chacun (sur un plan individuel comme collectif) ; RRcapitaliser sur ces éléments afin de faciliter le passage au travail en mode mixte, à distance et en présentiel ; RRéchanger sur les évolutions du fonctionnement du service ; RRrappeler à chaque agent qu’il peut rencontrer le m édecin du travail, y compris avant le retour au bureau. … et vous permettront : RRde prendre en compte les situations individuelles ; RRd’identifier questionnements et ressentis ; RRde rassurer, le cas échéant, les agents. CONSEIL Pour les équipes Ces temps d’échanges individuels en bilatéral peuvent se faire en nombreuses, il sera sans doute nécessaire visio ou audioconférence, ou se dérouler en présentiel. d’identifier quelques relais managériaux. À l’issue de ces échanges, vous pourrez, le cas échéant, orienter votre collaborateur vers les dispositifs d’accompagnement institutionnels : médecine de prévention, service RH de proximité… POUR ALLER PLUS LOIN… Vous pouvez utiliser la trame « Comment faire des retours constructifs ? » issue du guide Télétravail et travail en présentiel pour tirer pleinement partie de ces échanges. Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte 3
Il est également souhaitable que vous profitiez de ces échanges pour adresser à vos collaborateurs un récapitulatif des règles sanitaires applicables en présentiel. Les mesures sanitaires à rappeler RRExplication des mesures sanitaires appliquées par votre administration (masques, gel hydro- alcoolique, désinfection des locaux etc.) RRMaintenir quand cela est possible les réunions en audio ou en visioconférence RRLes réunions en présentiel : recommandation d’une jauge d’une personne pour 4 m² et obligation de maintenir les règles sanitaires renforcées (masque, distanciation…), conformément à la circulaire de la ministre de la transformation et de la fonction publiques en date du 26 mai 2021 (accessible ici) 4 m2 RRRappel des gestes barrières RRExplicitation des règles de rotation en télétravail pour les agents partageant le même bureau et, si ces agents ont des périodes de « cohabitation », les mesures sanitaires qui seront mises en œuvre L’échange individuel Voici quelques questions qui pourront vous aider à mener l’échange L’agent L’équipe, le collectif de travail • Globalement, pour vous, cette expérience a-t- • Quel regard portez-vous sur notre fonctionnement elle été plutôt positive ou plutôt négative ? en tant qu’équipe ? Avez-vous l’impression que Pourquoi ? le sentiment d’appartenance à l’équipe s’était • Quels freins avez-vous perçu à la réalisation de amoindri ? Ou au contraire que la cohésion s’était votre travail au quotidien ? Subsistent-ils en renforcée ? Ou que des logiques de cloisonnement présentiel ? se sont mises en place ? Que le rôle de c hacun n’était pas très clair ? • Avez-vous ressenti un sentiment d’équité dans la distribution des tâches à accomplir ? • Avez-vous eu l’impression que nous avons des règles du jeu claires et bien définies ? Faut-il les • Avez-vous eu le sentiment d’avoir bénéficié de faire évoluer ? Par exemple, avez-vous l’impression temps en bilatéral adaptés à votre besoin ? Que que nous faisons des réunions efficaces, sur un le suivi de votre activité et les retours (dans les bon rythme… ? deux sens, de vous vers moi comme de moi vers vous) se faisaient sur un bon rythme et étaient de • Comment jugez-vous les liens collaboratifs qui se qualité ? sont mis en place ? • Comment qualifieriez-vous votre bien-être au • Avez-vous eu l’impression d’avoir une bonne travail ? Comment pourrait-il être amélioré, visibilité sur les activités des uns et des autres ? notamment dans un arbitrage présentiel/ • Au niveau de l’information, quel est votre distanciel ? sentiment sur le niveau de partage, d’une part, et celui de la circulation, d’autre part ? • À l’issue de cette expérience, quels sont pour vous les meilleurs outils à conserver pour bien travailler ensemble ? • Quels sont les processus ou les procédures qu’il nous faudrait simplifier ou fluidifier ? 4 Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte
Lors du retour, tirer les leçons de l’expérience des derniers mois Dans un premier temps, il serait bon d’organiser un temps d’accueil POUR ALLER PLUS LOIN… collectif des agents dans le respect des gestes barrières, pour recréer Vous pouvez vous du lien entre les agents. inspirer de la charte d’équipe proposée Dans un second temps, il serait utile d’organiser une réunion de dans la fiche « brainstorm » que vous animerez et où chacun sera amené à se « Quelles règles positionner sur les évolutions de l’organisation du travail qui lui du jeu voulons-nous paraissent souhaitables. adopter pour travailler à distance ? » dans La conclusion de ces échanges pourrait être d’élaborer un projet le guide Télétravail de service qui souderait davantage les agents, ou une charte du et travail en présentiel pour guider l’échange. fonctionnement en équipe en mode mixte. La réunion de brainstorm : exemple de déroulé CONSEIL Pour faciliter • Remercier les agents pour la qualité et la franchise des échanges le changement • Partager le bilan des derniers mois et accompagner • Réaliser une synthèse des points positifs évoqués lors des temps d’échanges le collectif dans cette individuels nouvelle adaptation, vous pouvez • Compléter par une synthèse des points plus négatifs sur lesquels les agents procéder par micro- vont maintenant être amenés à réfléchir expérimentations • Identifier ce que, collectivement, l’équipe souhaite conserver, modifier, en définissant, ajouter ou supprimer parmi les rituels, processus, nouveaux modes de travail, sur un objet règles de circulation de l’information, nouvelles habitudes prises… très circonscrit, • Identifier collectivement les bonnes pratiques que l’équipe souhaite faire une modalité essaimer au-delà du service de mise en œuvre précise, dans • Pour chaque action à mettre en place ou à faire évoluer, identifier un respon- un calendrier court, sable et fixer un calendrier défini et partagé. POUR ALLER PLUS LOIN… Pour formaliser les prochaines étapes, vous pouvez construire un tableau très simple pour lister les actions à mener, et en face le délai donné et le responsable identifié. Formaliser, cela permet à tous les membres de l’équipe de partager la même information. Vous trouverez un exemple de tableau dans les fiches pratiques du guide Télétravail et travail en présentiel. Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte 5
Quelques temps après le retour CONSEIL Il est nécessaire Quelques semaines après la tenue de cette réunion, il est important de faire régulièrement de réunir à nouveau, en mode mixte, tous les agents du service pour ces bilans pour réaliser faire avec eux un premier bilan de l’organisation du travail mise un suivi dans le temps des actions engagées. en place, des expérimentations décidées à la suite de la réunion Cette transparence d’échanges et des suites à donner. constitue un marqueur de votre considération pour l’expression et les idées de vos collaborateurs. Cela est un facteur de succès de l’installation de la nouvelle organisation collective. POUR ALLER PLUS LOIN… Vous trouverez des recommandations et pistes de réflexion complémentaires sur l’installation d’une démarche d’amélioration continue dans le guide Télétravail et travail en présentiel, Faire vivre une dynamique d’amélioration continue. 6 Comment accompagner ses équipes vers un fonctionnement mixte
Fiche réflexe S’organiser pour le travail en mode mixte, à distance et au bureau Après plusieurs mois de travail à distance, les règles qui encadre ce dernier sont progressivement assouplies dans le cadre fixé par la circulaire du 26 mai 2021. Voici quelques éléments qui pourront vous être utiles. Vous informer Durant la période de crise sanitaire, votre administration vous a régulièrement communiqué les mesures qu’elle avait prises. Toutefois, avant de retourner sur votre lieu de travail, renseignez- vous auprès de votre supérieur hiérarchique sur le protocole sanitaire qui sera en usage au moment de votre retour : RR règles d’hygiène et de sécurité : où pourra-t-on se procurer des masques ? Quelles seront les règles d’accès aux lieux de restauration collective ? Quelles mesures auront été prises pour désinfecter les locaux ? Quelles seront les règles d’aération des bureaux ? RR règles de vie interne : quelles seront les jauges prévues pour les salles de réunion ? Quelles règles régiront les déplacements ? L’organisation du travail sera également modifiée, et vous devrez vous informer auprès de votre supérieur hiérarchique des modalités de votre retour en présentiel : RR la répartition des temps de présence possibles entre agents d’une même équipe : qui pourra être présent en même temps ? Pour quel type d’activité ? RR la possibilité de disposer d’un horaire aménagé pour lisser les arrivées et les départs. Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à demander un entretien à votre supérieur hiérarchique ou à votre responsable RH de proximité. Anticiper votre retour Le travail à distance a parfois nécessité une nouvelle organisation permettant de concilier vos temps de vie personnel et professionnel. Vous devrez rechercher un nouvel équilibre en vous posant plusieurs questions : RR qu’ai-je retiré de cette expérience, positivement ou négativement ? RR y-a-t-il des éléments que je souhaite partager avec mes collègues ou mon supérieur hiérarchique ? S’organiser pour le travail en mode mixte, à distance et au bureau 7
En complément, la période qui s’ouvre est l’occasion de tirer parti de ce qui a bien fonctionné dans votre organisation – individuelle ou en équipe – du travail pendant la période ou, à l’inverse, d’identifier ce qui vous a manqué ou a mal fonctionné. Pour préparer votre nouvelle organisation de travail et participer à l’organisation du travail en mode mixte de votre équipe, vous pouvez vous interroger : RR y-a-t-il des rituels que je souhaite conserver, modifier, POUR ALLER supprimer ? PLUS LOIN… RR des choses nouvelles que je voudrais expérimenter ? Pour vous guider RR collectivement, qu’est-ce qui a bien fonctionné au sein de dans l’anticipation mon équipe ? Que nous a-t-il manqué ? Que pourrions-nous de votre retour et développer ou mettre en place dans un cadre de travail mixte la préparation de votre entretien avec mêlant présentiel et travail à distance ? votre manager, vous pouvez vous aider Ces éléments de réponse vous permettront d’échanger avec votre de la méthode KISS responsable hiérarchique sur votre ressenti et votre expérience de (Keep = garder, la période de travail à distance. Improve = améliorer, Stop = arrêter, Start = commencer), en catégorisant les Reconnaître d’éventuelles difficultés différentes pratiques, personnelles ou collectives, en Toute manifestation inhabituelle dans votre comportement ou vos fonction de ses 4 axes. habitudes est à prendre en considération, comme par exemple : Vous pouvez RR inquiétudes pour vous-même ou vos proches ; aussi suivre la trame « Comment RR anxiété, sensation d’oppression, angoisse, troubles somatiques faire des retours (troubles du sommeil, douleurs…) ; constructifs ? » RR irritabilité, agressivité ou comportements d’évitement ; issue du guide RR consommation plus importante de nourriture et/ou d’autres Télétravail et travail substances (alcool, tabac…) ; en présentiel. RR difficultés à travailler, à vous concentrer. En cas de manifestation inhabituelle, nous vous recommandons de : RR parler de ces difficultés à votre supérieur hiérarchique et/ou à un collègue ; RR vous rapprocher du service de médecine de prévention et prendre rendez-vous (selon les administrations) avec : DD le médecin du travail, DD l’infirmier(e) en santé au travail, DD le psychologue du travail, DD l’assistant(e) social(e) du travail ; RR contacter la cellule d’écoute mise en place par votre employeur (le cas échéant). Toute personne qui rencontre des difficultés sur le plan de sa santé peut demander un rendez-vous avec le médecin du travail. 8 S’organiser pour le travail en mode mixte, à distance et au bureau
Fiche réflexe L’accompagnement par la médecine de prévention En qualité d’encadrant vous pouvez utilement vous appuyer sur la médecine de prévention pour accompagner le retour au travail en présentiel des agents Le service de médecine de prévention a pour rôle de prévenir toute altération de la santé des agents du fait de leur travail. Il conduit les actions de santé au travail, dans le but de préserver la santé physique et mentale des travailleurs tout au long de leur parcours professionnel. Il est animé et coordonné par un médecin du travail qui exerce son activité médicale en toute indépendance. Dans le cadre du retour progressif au présentiel, dans un contexte de persistance de la circulation du virus, les services de médecine de prévention peuvent intervenir sur le plan collectif et sur le plan individuel. Sur le plan collectif, le service de médecine de prévention vous accompagne pour : RR réfléchir avec vous en amont aux actions de prévention spécifiques à mettre en place dans les différents services afin de protéger les agents : DD examiner l’organisation et le fonctionnement du service, en les adaptant aux circonstances, DD élaborer des consignes et des modes opératoires adaptés, DD identifier les dispositifs techniques à prévoir, DD formuler et diffuser les messages d’information pertinents. RR participer au dialogue social en apportant une expertise sur la santé au travail. Sur le plan individuel, le service de médecine de prévention a pour mission de : RR conseiller et accompagner les agents, en particulier ceux qui sont concernés par les facteurs de vulnérabilité ; RR recevoir les agents individuellement, en consultation présentielle ou à distance, à leur demande ; RR formuler des propositions d’aménagement de poste en fonction de l’état de santé de l’agent, des caractéristiques du poste et des missions de l’agent ; RR vacciner les agents qui le souhaitent contre la covid-19 conformément au protocole en vigueur et selon les possibilités. L’accompagnement par la médecine de prévention 9
Ce guide a été réalisé par les équipes de la DITP et de la DGAFP www.modernisation.gouv.fr www.fonction-publique.gouv.fr Juin 2021
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