Velopper votre plan et votre stratéégie gie Intranet

Développer votre plan et
votre stratégie Intranet

                Ce document présente un aperçu des éléments à
                prendre en compte lors de la planification d’un Intranet
                en suggérant des méthodes de gestion.
                Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure
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À propos de cette présentation

     Cette présentation est destinée à :
         
 Vous aider à comprendre ce qu’est un Intranet
              En proposant une définition technique et définition
             fonctionnelle

         
 Comprendre comment analyser les facteurs influençant un
         Intranet :
              Les questions que soulève l’implantation d’un Intranet
              Les freins, les risques, les incertitudes

         
 Vous aider à développer votre stratégie Intranet :
              En expliquant l’importance d’une analyse
              En proposant un modèle d’analyse
              En voyant comment actualiser cette analyse.

À retenir…

       
 Personne n’a toutes les réponses. Nous ne prétendons
       pas, dans le cadre de cette présentation, répondre à toutes
       les questions, ni présenter des solutions adaptées à toutes
       les situations. Nous espérons cependant vous donner les
       pistes nécessaires pour mieux organiser votre approche de
       l’Intranet.

       
 Il n’y a pas de réponse unique. Votre stratégie devra tenir
       compte de votre culture, de vos connaissances et de votre
       expertise technique.

       
 Nous vous suggérons une approche que vous pourrez
       adapter à votre situation. Nous croyons que votre Intranet a
       de meilleures chances de réussir s’il est précédé d’une bonne
       analyse et qu’il tient compte d’une solide stratégie. Nous
       souhaitons que cette présentation saura vous y aider.

Intranet - Aperçu

         
 Définition et comparaison technique

         
 Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

         
 Les défis de l’Intranet

Définition d’un Intranet
       Il existe plusieurs définitions d’un Intranet. En voici quelques-unes à



       considérer :

       « Utilisation des technologies de l’Internet à l’intérieur d’une organisation


       pour faciliter la communication et l’accès à l’information. »
       « Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et l’information à


       l’intérieur de l’entreprise.»
       « La partie corporative du réseau de l’information ».

      En fait, comme bien des termes des technologies de l’information, il n’y a
       pas une définition d’un Intranet… tout dépend ce que vous voulez en


       faire. Pour certains, il s’agit simplement d’une façon d’amener
       l’information aux utilisateurs – un substitut du bulletin d’information.
       Pour d’autres, l’Intranet est plus large et inclut « l’interaction » avec
       l’information : interrogations de bases de données, applications en ligne,
       etc. Les éléments clés sont que l’Intranet est composé à la manière de
       l’Internet (protocole standard), à l’intérieur d’une organisation et qu’il
       fournit un certain degré d’intégration et d’accès.

Comparaison technique

       Internet                         Intranet

                        
   
 Les paquets sont publics       
 Les paquets sont privés
   
 Protocole IP                   
 Protocole IP
   
 Les coûts sont partagés        
 L’entreprise est responsable
   
 La gestion est problématique   
 La gestion est à la responsabilité de
                                    l’entreprise
   
 Les politiques sont vagues
                                    
 Les politiques sont plus strictes
   
 Aucun organisme de contrôle
                                    
 Contrôle par l’entreprise

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

      
 Les possibilités sont très nombreuses, voire illimitées

      
 Elles sont en constante évolution

      
 L’intégration est graduelle

      
 Différents niveaux d’investissement, d’utilisation et de support

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Intranet pour les ressources humaines

 
 Répertoire téléphonique, de courriel des   
 Recrutement, postes à combler
 employés
                                              
 Application de gestion des
 
 Organigramme                               curriculum vitae
 
 Pages personnalisées par département ou    
 Bulletin interne
 unité
                                              
 Formation des employés
 
 Guides de procédures
                                              
 Sondages auprès des employés
 
 Information interactive
      Horaires de travail
      Régime de retraite
      Assurances collectives

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Intranet pour le service à la clientèle

        
 Information sur les consommateurs
        
 Gestion des commandes
        
 Information en ligne (base de données sur les clients, inventaire)
        
 Suivi de problèmes
        
 Questions et réponses des clients (FAQ)

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Intranet pour les systèmes d’information

 
 Développement d’applications et de        
 Ressources Internet
 logiciels
                                             
 Calendrier des ressources
 
 Documentation à l’usager
                                             
 Normes et procédures techniques
 
 Support technique Suivi de problèmes
                                             
 Formation multimédia
 
 Gestion du réseau
                                             
 FAQ sur l’Intranet, guides de
 
 Centre d’information et de connaissance   publication

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Intranet pour la Finance

                 
 Comptes recevables, payables
                 
 Feuille de paie
                 
 Commerce
                 
 Rapports financiers
                 
 Politiques et procédures
                 
 Budget
                 
 Gestion des ressources
                 
 Rapports de dépenses
                 
 Rapports de Services

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Information sur les partenariats avec les
 organismes externes

               
 Compte rendu de réunions
               
 Information départementale interne
               
 Analyse et suivi des cotes de la bourse
               
 Recherche d’affaires
               
 Recherche légale et législative
               
 Processus d’affaires
               
 Calendrier on-line
               
 Applications réseaux
               
 Groupes privés de nouvelles

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet

 Intranet pour la vente et le marketing

      
 Démonstration de produit   
 Prospection
      
 Carte de tarifs            
 Communiqués de presse
      
 Rapports de ventes         
 Collaboration des équipes de ventes
      
 Gestion des contacts       
 Calendriers
      
 Gestion des ventes         
 Formation multimedia
      
 Études de marché           
 Recherche compétitive
      
 Rapports de ventes

Et ce n’est qu’un début…

     
 Nous en sommes au tout début de l’utilisation de l’Intranet.

     
 Dans l’avenir :
          Un plus grand nombre d’applications utiliseront les technologies
         web
          La bande passante permettra davantage de son, de vidéo et
         d’interactivité

     
 Nous verrons la croissance :
          de la gestion de connaissances (knowledge management)
          des Extranets
          des équipes virtuelles
          du commerce électronique

Intranet - Aperçu

         
 Les grandes préoccupations

         
 Les freins, les risques et les incertitudes

Développer un Intranet

        Implanter un Intranet peut être très simple…

        
 Si le réseau est approprié
              Un serveur est installé
              Quelques pages sont créées
              Les utilisateurs le connaissent

        
 et alors.....

        Le défi est de créer un système d’information « extensible »
        qui peut être utilisé par plusieurs personnes de niveaux de
        compétences différents.

Comment échouer son Intranet

 
 Développer un Intranet parce que « tout le monde » en a un.

 
 Développer un Intranet en tenant compte des besoins, de la volonté ou des
 directives de la Direction… seulement.

 
 Déployer l’architecture et le contenu à partir de l’organigramme de l’organisation
 ou du site Internet.

 
 Penser d’abord architecture et technologies.

 
 Développer un Intranet réducteur, pour ne répondre qu’au besoin de diffusion.

 
 Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour l’entretien de l’Intranet.

 
 Développer un Intranet sans feuille de route, sans guide, sans planification, sans
 analyse.

Les freins, les risques et les incertitudes

           
 La résistance au changement

           
 Définition d’un Intranet

           
 Intranet trop réducteur

           
 Compétition des Intranets

           
 Obligation de produire de nouveaux contenus et
           difficulté d’entretenir le site

           
 Mobilisation des ressources

           
 Duplication avec les outils déjà en place

           
 Toutes les unités de l’organisation ne sont pas au
           même niveau

Les grandes questions

                                     Combien cela
                                      va coûter ?
      Un Intranet nous                                  Est-ce qu’un Intranet va
      apportera quoi ?                                 changer notre processus
                                                              de travail ?

                            Comment les employés
                             doivent l’utiliser pour
    Est-ce que notre        assurer qu’il rencontre
 culture est favorable à        les objectifs ?
      un Intranet ?                                      Comment allons-nous
                                                       travailler avec l’Intranet?
                                                         (les nouveaux rôles) ?

    Quelle formation sera
        nécessaire ?

                             Comment tirerez-vous      Comment mesurera-t-on
                            profit de la capacité de   le succès de l’Intranet ?
                            partager l’information ?

Un Intranet apportera quoi ?

          Les bénéfices d’un Intranet sont nombreux…

          
 Accès plus rapide à l’information
          
 Circulation plus libre de l’information
          
 Meilleures opportunités de collaboration

          … mais ils ne se réaliseront pas sans planification

Combien cela va coûter ?

         
 L’implantation d’un Intranet doit être graduelle… les
         coûts le seront donc également.

         
 Le budget « design » doit être sacrifié au profit de
         l’ergonomie.

         
 Les coûts les plus « visibles » sont liées aux
         technologies, mais ce sont loin d’être les seuls…

Est-ce qu’un Intranet va changer notre
processus de travail ?

        
 Oui, immanquablement. Et la mesure de ce changement
        permettra de mesurer le succès de l’Intranet.

        
 Plus le processus de travail est modifié, plus grand est le
        succès de l’Intranet.

Comment les employés doivent l’utiliser pour
assurer qu’ils rencontrent les objectifs ?

        
 Les utilisateurs de l’Intranet doivent avoir l’assurance
        que l’information est pertinente

Quelle formation sera nécessaire ?

          
 Continue…

          
 Sur l’organisation de l’information à l’intérieur de
          l’Intranet (architecture)

          
 Sur le processus de gestion des documents
          (stockage, archivage, taxonomie, etc.)

Un élément clé de cette présentation est qu’un
Intranet ne peut être développé par accident. La
plupart sont élaborées de manière plutôt
chaotique, mais à un moment ou l’autre, il est
nécessaire de planifier son évolution.
Ce qui ne signifie pas pour autant qu’une
structure administrative lourde soit requise, mais
la planification doit s’attarder à tous les éléments
de façon à améliorer ce qui fonctionne plutôt bien
et à analyser et revoir les parties plus confuses.


La stratégie

   Par où
commencer ?

Les éléments à analyser (PTOPP)

Plan

       
 L’élément « Plan » permet :

            de garder une vue d’ensemble
            d’établir les liens entre les différents éléments
            prendre conscience des décisions et de leur incidences

Technologies

          serveur (type, capacité)

          capacité du réseau (vitesse de la bande passante)

          applications possibles (ASP, XML, SQL, etc.)

Organisation

               
 Portrait de l’organisation :

                    nombre de personnes
                    structure organisationnelle
                    etc…

Processus

   
 Façons dont l’information circule actuellement

   
 Façons dont les personnes utilisent l’information

   
 Utilisation des technologies en général (courrier électronique, Internet, etc.)

Personnes

        
 Qui fait quoi actuellement

        
 Définir les « nouveaux » rôles
             Édimestre         Programmeurs
             Webmestre         Administrateur réseau

Liste des besoins
   
 Faire une différence entre les besoins exprimés de façon explicite et les
   besoins implicites
   
 Faire une liste de besoins par groupe significatif, donc autant que nécessaire

        Besoins exprimés
         Rendre accessible en ligne des données
        interactives (bases de données à références   Besoins exprimés
        géospatiales)                                  Mieux faire connaître notre service
         Gestion des projets (équipes                auprès du Ministère
        multidisciplinaires) et calendriers pour la    Ajouter des signets communs,
        gestion de temps                              spécifiques à notre secteur d’activités
         Liste des dossier actifs, par services       Diffuser l’information de nature
         Calendrier de suivi des projets             administrative

         Permettre la gestion des inventaires des    Besoins implicites
        produits (documents)                           Mise en ondes des programmes
        Besoins implicites                            annuels de formation

         Travail de collaboration sur un même         Production d’information de nature
        document                                      financière

         Liste de diffusion intra-services
         Babillard

Traduction des besoins en moyens

          
 Tracer un inventaire des « choses à faire »

Classification des besoins
           
 Selon les besoins de l’organisation
           
 Selon la complexité et les relations entre chacun des éléments

                                                  PRIORITÉS
         +                                                                      -
 Mieux faire connaître
 notre service auprès
    du Ministère
                                                                        Ajouter des signets
                                                                       communs, spécifiques
                                                                          à notre secteur
                                                                            d’activités
                         Diffuser l’infromation
                               de nature
                             administrative

                                                   Mise en ondes des
                                                  programmes annuels
                                                     de formation

                              Production
                           d’information de
                           nature financière

Grille d’évaluation
      
 Comment les projets influencent chaque élément de l’analyse

                                                 Plan   Technologies   Organisation   Processus   Personnes

                  Mieux faire connaître notre    3,2        2,0            5,0           6,5         4,0
                  service auprès du Ministère

                  Ajouter des signets communs,   1,0        0,5            0,5           0,5         1,0
                  spécifiques à notre secteur
                  d’activités
                  Diffuser l’information de      8,0        4,5            8,0           7,5         6,0
                  nature administrative
                  Mise en ondes des              4,0        8,5            7,0           8,5         10
                  programmes annuels de
                  formation
                  Production d’information de    9,0        10             7,5           9,0         5,0
                  nature financière

L’analyse par projets
Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère
Priorité : 1
Temps : 2 semaines (rédaction / approbation)               7
                                                           6
Budget : 300,00 $ pour la rédaction                        5
                                                           4
Plan : Un représentant du service rencontrera le
                                                           3
rédacteur afin de brosser un portrait. La                  2
documentation pertinente sera fournit.                     1
L’approbation de la direction du service est               0
requise. La conception graphique, le montage et la             Plan      Organisation   Personnes

mise en pages seront effectuées par les ressources
internes.
Technologies : ASP selon les gabarits définis.
Organisation : Établir un protocole pour répondre rapidement aux demandes d’informations
générales.
Processus : Mises à jour minimales
Personnes : Rédacteur (ressource externe), représentant du Service, directeur du service
(approbation), graphisme, adjointe (mise en page, mise en ondes, transfert des demandes
d’information aux personnes concernées.

Mesurer l’envergure du projet

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           Plan   Technologies   Organisation   Processus   Personnes

Références

 Sur l’ergonomie de sites :
     Usability.gov Your Resource for designing usable, useful and accessibleWeb sites and user
     interfaces
     http://www.usability.gov/
     useit.com: Jakob Nielsen's Website
     http://www.useit.com/

 Catalogue de logiciels destinés à la gestion de l’information et pouvant être intégrés à des Intranets :
     KMWorld Buyers' Guide
     The KMWorld Buyers' Guide Corporate Profiles below give detailed information on providers of document-
     and information-content management solutions, and the products and services they provide. The
     KMWorld Buyers' Guide offers real solutions to knowledge management dilemmas that will help users gain
     and maintain control of their enterprise environment.
     http://www.kmworld.com/publications/buyersguide/default.htm

 Références générales sur les Intranets :
     Intranet Journal
     http://www.intranetjournal.com/
     Intranet Road Map
     http://www.intranetroadmap.com
     The Intranet Road Map is a guide/portal or tutorial for those creating a corporate intranet or those wanting
     to improve an existing intranet.

À propos de cette présentation

Cette présentation a été conçue par l’équipe de
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