Gestion des absences Séance d'information annuelle - EPFL
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Gestion des absences
Séance d’information
annuelle
Séance annuelle gestion des absences
2
1) Rappels généraux sur la gestion des absences
Congés payés / rôles et profils / entrées – sorties / Chronos /
répartition hebdomadaire / heures - manifestations EPFL
2) Mise à jour de la traduction de l’article 45 : prime fidélité
3) Projet en cours : dématérialisation certificats médicaux
4) HR Online – Absences sur Sesame2
5) Validations annuelles
Séance annuelle gestion des absences
3
1) Rappels généraux sur la gestion des absences
Congés payés / rôles et profils / entrées – sorties / Chronos /
répartition hebdomadaire / heures - manifestations EPFL
2) Mise à jour de la traduction de l’article 45 : prime fidélité
3) Projet en cours : dématérialisation certificats médicaux
4) HR Online – Absences sur Sesame2
5) Validations annuelles
Rappels généraux - congés payés RH
4
événements spéciaux
Les absences qui entrent dans la catégorie «congés payés
RH» sont saisies via le calendrier des absences et
sélectionnant le motif «événements spéciaux»
Les jours de congés payés RH sont à prendre en lien avec
l’événement et ne sont pas crédités dans le compte absence
Les congés payés RH sont à calculer au prorata du taux
d’activité
NB : congé paternité ne doit pas être mis sous maternité sauf
si partagé avec la maman (art. 37 al. 3 OPers)
4
Rappels généraux – nouveaux collaborateurs 5
nouveaux collaborateurs : 2 situations
(Tableau «Liste des collaborateurs)
avec financement et accréditation
ajoutés automatiquement sur la liste des collaborateurs
sans financement avec accréditation
proposés sur fond rouge, activation optionnelle sur la liste des
collaborateurs
Rappels généraux – rôles & profils 6
Un rôle spécifique sera Un profil
spécifique peut être
attribué uniquement à certains attribué en cas d’exception par rapport
membres de l’unité aux paramètres d’unité en vigueur
Administration Exempté (automatique pour Professeurs C1, C2, C3)
Validation Sans validation
Notification (e-mail informatif) Sans annonce
Consultation Gestion manuelle
Caché
Un validateur doit
toujours faire partie
de l’unité
Rappels généraux - les notifications 7
Génération de notifications :
• par défaut : liée au rôle d’une personne de l’unité (administrateur,
validateur, responsable groupe, etc.) qui souhaite recevoir les
notifications
• Avec détail sur le type d’absence et commentaire
• Activé par l’unité
• individuelle : liée à la page de profil du collaborateur sous «options»,
«Notifications en cas d’absence»
• Sans détail ni commentaire
• Activé par le collaborateur ou l’unité
• Mise à jour manuelle !
Rappels généraux – profil gestion manuelle (1)
8
Quel droit vacances pour les stagiaires, boursiers, hôtes, financement EPFL partiel ?
AVEC gestion du droit vacances si Gestion manuelle
financement différent taux réel
(financement partiel)
AVEC gestion du droit vacances OPTIONNEL si
sans financement, Gestion manuelle
mais suivi des vacances souhaité
SANS gestion du droit vacances si
sans financement, pas de suivi souhaité Activation simple
enregistrement absences possible
Rappels généraux – profil gestion manuelle (2) 9
Attribution d’un canton de travail (jours fériés)
Vérifier la répartition hebdomadaire courante
Janvier de chaque année : attribuer le droit pour l’année courante
Droit = 25 jours/an au prorata du taux et de la durée.
Base = année civile
Vacances à prendre durant la période / EPFL en charge uniquement
des jours sous financement EPFL légalement
Rappels généraux – transferts 10
Le droit vacances EFPL suit le collaborateur
Etablir une simulation de départ à la date du transfert
NON Solde restant à la date du transfert
OUI
OUI Reprise du solde ouvert par la nouvelle unité ?
NON
Archivage du
compte Etablir un transfert de fonds
manuellementRappels généraux – simulation de départ 11
État des soldes pour un départ non encore saisi dans SAP/RH
Transferts internes : état des soldes intermédiaires au terme d’un
financement dans une unité
Calcul automatique du droit aux jours de vacances à la date X
Calcul automatique du solde en jours / heures* à la date X
*y.c. compensation jours fériés
Imprimable !Rappels généraux – départs 12
8 semaines avant : notification au collaborateur + à l’unité
Reprise des jours de vacances et heures avant le départ
Paiement solde non pris -> budget de l’unité
Ordre de paiement à envoyer signé aux RH
document «résumé des absences»
Archivage automatique 6 semaines après le départ, manuellement
avant si souhaitéRappels généraux – CHRONOS / Timekeeping
13
Synchronisation Absences vers CHRONOS
Absences non travaillées CHRONOS
Blocage rétroactif variable entre 30 et 60 jours
Modification : Mois en cours + M-1
Développement en cours sur Absences
Identification des fonds exigeant un reporting Chronos (limitation
des modifications rétroactives) sur la liste des membres de l’unitéRappels généraux - répartition hebdomadaire 14
Collaborateurs à temps
partiel ou à horaire non lisse Visibilité sur le
Lissée sur 5 jours calendrier /planning
! à la création ou
changement de
taux Base de calculRappels généraux - répartition hebdomadaire 15
Cliquer sur
la période
à modifier
Si une période de présence couvre une ou plusieurs années civiles passées, il faut d’abord couper la
période en deux pour pouvoir mettre à jour la période de l’année civile en coursRappels généraux – répartition hebdomadaire 16
Rappels généraux 17
Heures d’appoint vs heures supplémentaires
Heures d’appoint Heures supplémentaires
Dans le cadre de l’horaire flexible Semaine de travail > 45h
Plafonds de notification supérieur et Présence exigée par le supérieur
inférieur Saisie toujours soumise à validation
Pas de validation, notification possible Pas de plafond mais OPers: max 170 h/an et
Destinées à être reprises en temps (1 -1) report max 100 heures sur l’année suivante
Destinées à être reprises en temps (1 -1)
Sauf pour :
Paiement (exceptionnel) = majoration 125%,
Les manifestations EPFL 125% 150% dimanches et fériés.
Non accessible aux assistants-doctorants et
Non accessible aux assistants-doctorants aux chercheurs
1
7Consulter les heures saisies / reprises 18 Soldes au 01.01 et au 31.12 Heures reprises Heures effectuées Compensation jours fériés
Exception : Manifestations EPFL – directive en vigueur 19
Compensation
Enregistrement Reprise en
majorée à 125%
dans le panier des temps
pour ces
heures d’appoint uniquement
manifestations
Cas particulier des assistants-doctorants :
pas d’heures d’appoint motif : compensation hors décompteRappels généraux : incapacité de travail partielle ou absence à répétition 20
En cas d’incapacité de travail partielle, l’absence est saisie comme elle se
produit
Exemple : collaborateur à 80% (taux usuel)
Incapacité complète jusqu’au 10 novembre
Incapacité à 50% (de son 80%) dès le 11
novembre
absence 2 jours sur 4, présence 2 jours sur 4
Possibilité de saisir une absence répétée : tous les mardis, ou le jeudi tous
les 15 jours
N.B. absence à répétition : utile pour toutes les absences avec une forme de
récurrence (tous les jours, tous les vendredis, un lundi sur deux, etc.)Prime fidélité – ajustement rétroactif 2015 - 2019 21
Constat automne 2019 : Article 45 OPers traduction française différente
des versions allemande et italienne
DE / IT FR
10 et 15 ans = ½ mois de 10 et 15 ans = ½ mois de
salaire ou de vacances salaire ou 2 semaines de
vacances
20 ans et + = 1 mois de 20 ans et + = 1 mois de salaire
salaire ou de vacances ou 4 semaines de vacancesPrime fidélité – ajustement rétroactif 2015 - 2019 22
Position CEPF novembre 2019 : alignement des pratiques sur les
textes DE/IT
Action décembre 2019 :
• Information aux administrateurs
• Information individuelle aux collaborateurs concernés
• Correction rétroactive des primes vacances attribuées
du 01.01.2015 au 31.12.2019 d’ici mi-décembre
• Cas particuliers : sorties au 31.12.2019 – prise de
contact et étude au cas par casProjet dématérialisation du certificat médical – bases légales 23 Article 21 Maladie et accidents (art. 52 al. 3 OPers-EPF) 1Un certificat médical doit être présenté au supérieur, puis transmis visé aux Ressources Humaines à partir du 4ème jour d’absence Rappel : Obligation d’annoncer ses absences Les collaborateurs sont tenus d’annoncer leurs absences dans le logiciel prévu à cet effet : cela concerne aussi les absences pour maladie ou accident, même sur une courte durée. N.B. Un certificat peut être demandé pour une absence courte mais récurrente
Projet dématérialisation du certificat médical - buts
24
simplifier et optimiser la gestion des certificats médicaux via un
enregistrement électronique directement depuis le logiciel des
absences
responsabiliser le collaborateur
identifier plus aisément les absences soumises à un certificat par l’outil
de gestion des absences
accéder aux certificats médicaux via le logiciel de gestion des absences
(collaborateur, validateur, administrateur)
suivis, contrôles et gestion électronique des cas dans un outil centralisé25 Projet dématérialisation du certificat médical - Gestion au sein de l’unité le validateur est notifié des absences maladie/accident > 3 jours le validateur confirme l’exactitude du certificat médical le validateur peut recevoir une copie des rappels envoyés au collaborateur l’unité peut générer manuellement des rappels en cas de documents manquants ou incomplets
Projet dématérialisation du certificat médical - roadmap 26
10.2018 04.2019 09.2019
1er trimestre 2020 Printemps 2020
02.2019 08.2019 12.2019
Conception Validations Développement Pilote Déploiement
Identification des Validation du concept et Tests et validation Mise en production Déploiement de la
besoins de sa réalisation avec la de la fonctionnalité restreinte à fonctionnalité à
VPSI quelques unités l’ensemble des
Développement unités
du concept initial Soumission du concept
aux RHDématérialisation du certificat médical – enregistrement
27Dématérialisation du certificat médical - processus
28
Absence >
3 jours Absences
demande un
certificat
Tableau de suivi
Le collaborateur
Le collaborateur
joint le
ne joint pas de
document
document
1er rappel 3 jours
après
l’enregistrement Demande de
Validateur ne vise
contrôle
pas le document
envoyée au
2ème rappel 6 jours car incomplet
validateur
après
l’enregistrement
L’unité peut générer Le validateur
des rappels vise le
supplémentaires document
Statut absence
Statut absence Archivage dans
incomplète
complète e-dossier SAP
(liste)
Activation archivage dans SAP
manuelle possible par les RHDématérialisation du certificat médical – Tableau de bord 29 Listing complet des absences soumises à un certificat médical dans l’unité (monitoring) Gestion des rappels via le tableau de bord Gestion et suivi des cas maladie/accident Accès aux documents uploadés et archivés dans SAP en tout temps (accès sécurisé selon les droits, confidentialité des données est garantie)
Dématérialisation du certificat médical – tableau de bord 30
Listing cas maladie/accident qui requièrent un certificat médical (>3 jours)
Nom Date absence Date Certificat médical Visa unité Statut de Rappels Rappels (envoyer
d’enregistrement uploadé (le certificat l’absence automatiques un rappel au
de l’absence couvre la système (3 et 6 collaborateur)
période jours après
d’absence) absence si
aucun doc)
Pierre 01.09.2019 – 11.09.2019 e-dossier complète
Dujardin 10.09.2019
Luca Ho 20.08.2019 – 02.10.2019 incomplète 07.10.2019
30.08.2019
Nila 15.07.2019 – 26.08.2019 incomplète 1 : 30.08.2019
Bonjour 18.07.2019 2 : 04.09.2019Dématérialisation du certificat médical / suivis RH
31
Les Responsables RH peuvent identifier les absences incomplètes et traiter
les cas si nécessaire
Les Responsables RH et assistantes RH peuvent consulter les certificats
uploadés dans le système (e-documents SAP)
Les Responsables RH peuvent générer, via le système des Absences, un
début de prise en charge par l’équipe de suivi des maladies longues durée
(détection précoce notamment)32
Dématérialisation du certificat médical
Envie de faire partie du Pilote ?
absences@epfl.chValidation annuelle des jours de vacances 33
Janvier 2020 Février 2020 Mars 2020
Novembre 2019
Rappel général
de mise à jour Validation 1er
des comptes à niveau
Derniers rappels
tous les (collaborateur) Validation 2ème
collaborateurs niveau Clôture des
avec Ouverture (unité) soldes 2019
financement tableau de bord
EPFL pour les unitésNOUVEAUTE : SESAME2 – Intégration Absences 34
NOUVEAUTES 2019 ET PROJETS 2020 35 En 2019, le site help-absences.epfl.ch est passé sur Wordpress, certaines pages sont encore en cours d’amélioration Révision de l’ergonomie de certaines pages sur Absences notamment, • Soldes et droit vacances • Présence hebdomadaire courantes • Rôles et profils • Rapports Révision de l’OPers-EPF
Problèmes ? 36 Questions ? Nous écrire : absences@epfl.ch Forum : tous les mardis de 9h30 à 10h30 en BI B0 482, sans inscription Pages d’aide en ligne : https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne- gestion-du-temps-de-travail-et-des-absences/ Formations : https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en- ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-absences/aide-et- support/formation/
37
Merci de votre
collaboration toute
au long de cette
année
Belles Fêtes de fin
d’Année et tous nos
vœux pour 2020 !Références aide en ligne 38
Voici les liens sur nos pages d’aide en ligne pour les thèmes abordés
Profil gestion manuelle :
• https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-
absences/administrateur/admingestionmanuelle/
Congés payés pour événements spéciaux
• https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-absences/bases-
legales/congespayes/
• https://inside.epfl.ch/internalhr/fr/prestationsrh/conditionsdetravail/conge-maternite/
Simulation de départ
• https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-
absences/administrateur/simulation-de-depart/
Présence hebdomadaire courante
• https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-absences/gerer-ses-
absences/presenceshebdomadaires/
Manifestations EPFL
• https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/aide-en-ligne-gestion-du-temps-de-travail-et-des-absences/bases-
legales/documentationrh/
Chronos
• https://www.epfl.ch/research/services/manage-projects/chronos/Vous pouvez aussi lire
