Réduire la charge administrative et limiter les risques d'erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels ...

 
Réduire la charge administrative et limiter les risques d'erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels ...
ATELIER TECHNIQUE

Réduire la charge administrative et limiter
les risques d’erreurs : le recours aux options
de coûts simplifiés dans les programmes
opérationnels nationaux du FSE
                Véronique Gallo (DGEFP)
                Laurent Gaullier (DGEFP)
                Stéphane Ouazan (CGET)
                Tatiana Tkaczuk-Voultoury (Région Nouvelle-Aquitaine)
Réduire la charge administrative et limiter les risques d'erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels ...
1. Présentation des options de coûts simplifiés
Réduire la charge administrative et limiter les risques d'erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels ...
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                 Pourquoi utiliser des OCS ?

            Financement à taux                                      Montants forfaitaires         Barèmes standard
                 forfaitaire                                             Art. 67 c)               de coûts unitaires
                  Art. 67 d)                                        Règlement UE n°1303/2013            Art. 67 b)
           Règlement UE n°1303/2013                                                              Règlement UE n°1303/2013
           Réduction    significative                                                             Gestion plus focalisée
                de la charge                                        Taux d’erreur inférieur    sur la réalisation d’objectifs
               administrative
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Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                     ►Possible pour toute autre                     ►Opérations mises en
                     opération en mode subvention                   œuvre exclusivement par
                                                                    voie de marché public (Art.
                     ►Obligatoire pour les                          67 §4)
                     opérations dont le soutien
                     public ne dépasse pas 50 000€                  ►Si régimes d’aide d’Etat,
                     (Art14§4)                                      facultatif car celui-ci prime
                                                                    sur l’obligation d’utiliser les
                                                                    OCS
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                        Les options de coûts simplifiés simplifiés

      Financement à taux                      Montants forfaitaires                  Barèmes standard
          forfaitaire                              Art. 67 c)                        de coûts unitaires
           Art. 67 d)                         Règlement UE n°1303/2013                    Art. 67 b)            Art 14.1
      Règlement UE n°1303/2013                                                   Règlement UE n°1303/2013   règlement FSE

                                                                         Art. 68-2
                                                                          1720h
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                         3 taux forfaitaires disponibles :
                                         Pour calculer les coûts indirects :
                                         15% des dépenses directes de personnel
                                         20% des dépenses directes (hors
                                         prestations de service)
                                         Pour calculer l’ensemble des coûts
                                         restants d’un projet :
                                          40% des dépenses directes de personnel
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                               Que recouvrent les frais de personnel ?

                Sont considérés comme                               Ne sont pas considérés
                des frais de personnel                              comme des frais de personnel

                 Salaires chargés, traitements                      Les frais de déplacement ou les frais de
                accessoires et avantages divers                     voyages d’affaires
                (cf, arrêté d’éligibilité des
                dépenses du 8 mars 2016)                            Les indemnités ou salaires versés aux
                 Les salaires des intérimaires s’il                 participants à l’opération FSE par le
                est possible de les isoler dans la                  bénéficiaire ou par un tiers
                facture de l’entreprise de travail
                temporaire
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                  1. Financement à taux forfaitaire
                                                        Coûts directs              Coûts indirects
     Taux
     forfaitaire de                                     Personnel                  15 % des dépenses
     15%
                                                                                   directes de personnel

                                                        + Fonctionnement
                         Coût total =
                                                        + Prestations de service

                                                        + Dépenses liées aux
                                                        participants
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                          1. Financement à taux forfaitaire
                                                       Coûts directs +    Coûts indirects +
 Taux                                                  Personnel
 forfaitaire de
 20 %:
                                                                           20% des dépenses directes
 Arrêté du 1er                                                              à l’exclusion des dépenses
 avril 2016
                                                       + Fonctionnement                   de prestations

                    Coût total =                       + Dépenses liées
                                                       aux participants

                                                       + Prestations de
                                                       service
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                 1. Financement à taux forfaitaire
                                 Les exclusions du taux de 20 % aux termes de
                                 l’arrêté du 1er avril 2016
                                 Coût total éligible > à 500 000€ par année civile
                                 aucune dépense indirecte
                                 missions locales et PAIO
                                 OPCA
                                 AFPA
                                 projet = activité de la structure
                                 DOM
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                     1. Financement à taux forfaitaire

                                                                    Coûts directs +   Autres coûts
          Taux
          forfaitaire de
                                                                                      restants
          40%

                                                                    Personnel         40% des
                                        Coût total =
                                                                                      dépenses
                                                                                      directes de
                                                                                      personnel
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                     D’un système de coûts réels…
                                                   Coûts justifiés intégralement sur base réelle

                                       Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                              Coûts directs                                           Coûts indirects

                       1. Dépenses de                                                 Frais de personnel
                              personnel                                               (management)
                                                                                        350
                             4.000                                                    Équipement et autres
                       Personnel interne – rémunération                               immobilisations

                                                                                      25
                               3.500                                                  (amortissements)
                       Pers. int. - trajet                                            Frais de gestion interne, comptabilité,
                               domicile/travail                                       management

                                                                                      120
                               200                                                    Doc. générale et publicité pour les
                       Pers. int. – déplacement                                       formations et la structure
                                                                                         65
                                                                                      Fourniture de
                               300                                                    bureau

                       2. Dépenses de                                                   110
                              fonctionnement                                          Frais postaux et télécom
                                                          Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
                                  700
                       Dépenses non                                                   20         Taxes et
                             amortissables                                            assurances

                                                                                      150
                               200                                                    Matériel mobilier (amortissement)
                       Publicité
                                                                                        85
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                         … à un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects

                                                   Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                                       Coûts directs
                                                                                                     Coûts indirects
                                1. Dépenses de
                                       personnel
                                                                                            15% des coûts directs de personnel

                                      4.000                                                            4.500 x 15%
                                Personnel interne – rémunération
                                                                                                         = 675 €

                                2. Dépenses
                                         3.500 de
                                        fonctionnement
                                Pers. int. - trajet
                                         domicile/travail
                                               700
                                Dépenses non
                                        amortissables
                                         200
                                Pers. int. – déplacement
                                        200
                                Publicité
                                         300                                          Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 €
                                         150
                                Coûts
                                         organisationnels

                                         350
                                Autres
                                         coûts
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                      … à un taux forfaitaire de 20 % pour les coûts indirects

                                       Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                                                                                 Coûts indirects
                                                       Coûts directs
                                  1. Dépenses de
                                         personnel
                                                                                   20% des coûts directs (hors prestations)

                                          4.000
                                                                                                  5.000 x 20%
                                  Personnel interne – rémunération
                                                                                                    =1.000 €

                                          3.500
                                  Pers. int. - trajet
                                          domicile/travail

                                          200 de prestations de service
                                  4. Dépenses
                                  Pers. int. – déplacement
                                          1000
                                  Personnel externe – rémunération

                                         300
                                           1000
                                  Personnel externe - déplacement               Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
                                  2. Dépenses de fonctionnement
                                         700
                                  Dépenses non
                                          0
                                         amortissables
                                                     TOTAL = 6.000 €
                                              200
                                  Publicité
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                        … à un taux forfaitaire de 40% pour les coûts restants

                                             Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                         Coûts directs de personnel                                      Autres coûts restants

                                                                                                 Jusqu’à 40% des dépenses directes de
                                             5.000                                                            personnel
                            Personnel interne – rémunération
                                                               3.500
                                                                                                            4.500 € x 40%

                                                                                                               = 1.800 €
                           300
                           Personnel externe – rémunération
                                              1.000
                           Personnel
                                              TOTAL = 6.000 €

                                                                       Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 €
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                                2. Montants forfaitaires

                        Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’un montant forfaitaire préétabli

                      • ne dépassent pas 100 000€ de contribution publique

                      • accord préalable de l’autorité de gestion :
                      - sur le montant forfaitaire et ses modalités de justification
                      - sur les activités et/ou les résultats attendus

                      • versement de la subvention si les activités et/ou les résultats attendus sont remplies
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                               D’un système de coûts réels…
                                                    Coûts justifiés intégralement sur base réelle
                                          Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                                Coûts directs                                         Coûts indirects

                         1. Dépenses de                                               Frais de personnel
                                personnel                                             (management)
                                                                                        350
                                                                                      Équipement et autres
                               4.000                                                  immobilisations
                         Personnel interne – rémunération

                                                                                      25
                                                                                      (amortissements)
                                 3.500                                                Frais de gestion interne, comptabilité,
                         Pers. int. - trajet                                          management
                                 domicile/travail

                                                                                      120
                                                                                      Doc. générale et publicité pour les
                                 200                                                  formations et la structure
                         Pers. int. – déplacement
                                                                                         65
                                                                                      Fourniture de
                                                                                      bureau
                                 300
                                                       Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000€
                                                                                     110
                         2. Dépenses de                                               Frais postaux et télécom
                                fonctionnement
                                    700
                         Dépenses non                                                 20         Taxes et
                               amortissables                                          assurances

                                                                                      150
                                 200                                                  Matériel mobilier (amortissement)
                         Publicité
                                                                                        85
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                             … à des montants forfaitaires
                                           Coûts d’organisation d'une formation

                                                                                Réalisation prévue

                                                                            La formation aura lieu

                                                                                Montant forfaitaire

                                                                        La formation coûtera 7.000 €

                                                                                « Coûts éligibles »

                                                                                Formation = 7.000 €

                                                                                 Réalisation réelle

                                                La formation a lieu = 7.000 €             La formation n’a pas lieu ou partiellement = 0
                                                                                                                 €
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                 3. Barèmes standard de coûts unitaires

                    Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’activités ou de résultats
                    quantifiés multipliés par un barème standard de coûts unitaires fixés à l’avance avec l’autorité de gestion

                    Coût unitaire X nombre d’unités = Coût maximum éligible d’une catégorie d’unité

                           Exemple : Coût unitaire pour une heure de formation par personne
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                  D’un système de coûts réels…
                                       Coûts d’une formation pour 7 personnes

                                                       Coûts directs                                      Coûts indirects
                                1. Dépenses de                                            Frais de personnel
                                       personnel                                          (management)
                                                                                            350
                                      4.000                                               Équipement et autres
                                Personnel interne – rémunération                          immobilisations

                                                                                          25
                                        3.500                                             (amortissements)
                                Pers. int. - trajet                                       Frais de gestion interne, comptabilité,
                                        domicile/travail                                  management

                                                                                          120
                                        200                                               Doc. générale et publicité pour les
                                Pers. int. – déplacement                                  formations et la structure
                                                                                             65
                                                                                          Fourniture de
                                        300                                               bureau

                                2. Dépenses de                                              110
                                       fonctionnement                                     Frais postaux et télécom
                                           700
                                Dépenses non
                                                                       Total coûts : 6.00020+ 1.000Taxes
                                                                                                     = 7.000€
                                                                                                         et
                                      amortissables                                       assurances

                                                                                          150
                                        200                                               Matériel mobilier (amortissement)
                                Publicité
                                                                                            85
                                                                                          Biens
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                                … à des barèmes standard de coûts unitaires
                                   Coûts d’une formation pour 7 personnes formées

                                                                            Coût unitaire

                                                          La formation coûte 1.000 € par personne formée

                                                                         Réalisation prévue

                                                                     7 personnes seront formées

                                                                Montant maximum de la subvention

                                                                    7 personnes X 1.000 € = 7.000€

                                                                          Réalisation réelle

                                             1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes sont formées

                                                                          Subvention réelle

                                                            6 personnes sont formées X 1.000€ = 6.000€
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

              4. Un barème de coûts standards particulier :
                     1720 heures de travail annuelles
                      Les 1720 heures représentent un ≪temps de travail≫ annuel standard pouvant être utilisé directement

                      Permet de calculer les frais de personnel horaires :
                     Moyenne annuelle des salaires bruts = coût d’une heure de travail.
                                 1720 h

                      La dernière moyenne annuelle des salaires bruts (numérateur) doit être justifiée au moyen de comptes, livres
                     de paie, etc.

                      Possibilité de calculer :
                     - soit le coût horaire d’un salarié particulier
                     - soit le coût horaire d’une catégorie de salariés (catégorie homogène au niveau du salaire)
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                  Exemple :
                  Taux horaire = 40 000 EUR / 1 720 heures = 40 000 / 1 720 = 23,25 EUR/h.

                                                        Moyenne annuelle des salaires bruts

                                                                    40 000 EUR

                                                            Application des 1720 heures

                                                                    40 000 / 1720

                                                              Coût horaire d’un salarié

                                                                      23,25 EUR

                                                         Calcul des dépenses de personnel

                                              23,25 EUR X nombre d’heures travaillées par les salariés
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

            5. Article 14 (1) du règlement n°1304 / 2013
             Sur demande d’un Etat membre, la Commission peut prendre un règlement délégué pour mettre en place un
            barème de coûts standards unitaires ou un montant forfaitaire.

             Le forfait déterminé est remboursé sous réserve de l’atteinte d’objectifs, mesurés par des indicateurs.

             L’Etat est remboursé par la Commission sur la base de cette option de coûts simplifiés.
             Le bénéficiaire peut être remboursé par l’Etat sur une base différente.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS

                 Exemple d’application de l’article 14 (1) par la DGEFP : la Garantie Jeunes

                 Réf : règlement délégué (UE) 2015/2195 de la Commission du 9 juillet 2015

                 Dispositif mis en œuvre par les missions locales, qui s’adresse aux jeunes de moins de 26 ans en situation de
                 grande précarité : combinaison d’accompagnement collectif et individualisé avec mises en situation
                 professionnelle

                 - Garantie de ressources via le versement d'une aide financière dégressive
                 - Parcours défini sur une période de 12 mois.

                 Coût standard unitaire déterminé : forfait de 3600 € par jeune ayant achevé le parcours de 12 mois et atteint
                 les objectifs fixés (sortie positive : emploi, création d’entreprise, entrée en formation, mise en situation de
                 travail de 80 jours).

                 Avantages : déclaration de dépenses plus simple, meilleurs suivi qualitatif des projets
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                  2. Mise en place
                      d’un barème standard de coût unitaire
                            et d’un montant forfaitaire

                     Présentation du guide méthodologique
                                                           Stéphane Ouazan, CGET
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                         1. Objectifs du guide
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Le contexte
                    Pilotage
                    •     Une prestation financée par Europ’act et encadrée par le CGET
                          avec un comité de pilotage ad-hoc

                    Périmètre
                    •    Un travail uniquement sur les montants forfaitaires
                         et les barèmes standards de coûts unitaires pour tous les FESI

                    Objectifs
                    •    Faciliter le choix et la définition d’OCS
                    •    Présenter les avantages et inconvénients de chaque option
                    •    Identifier des méthodes de calcul mobilisables
                    •    Relever des points d’attention, de vigilance ou de recommandation
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Etude sur les options envisagées
                       Les taux forfaitaires issus des règlements : 15% (tous Fonds), 40%(FSE)
                        et dans une moindre mesure 20% (CTE) et de la période précédente
                        (20% FSE pour certains bénéficiaires de la métropole et FEDER pour
                        certaines régions)

                       Barème de coûts horaires de personnels

                       Fort intérêt sur la mobilisation de l’article 14.1 permettant de valider un
                        barème avec la CE (en particulier sur la formation professionnelle)

                       Barème surfacique / linéaire (plantation de vergers / haies)

                       Coût horaire de fonctionnement de plateaux techniques
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

Etude sur les options envisagées

                       Montants forfaitaires pour des micro-projets / évènements

                       Montants forfaitaires pour le montage de projet (CTE)

                       Réticences sur les méthodologies ex-ante
                        et peu de mobilisation sur les politiques de l’Union et les subventions nationales

                       Des pratiques disparates entre Etats membres  cf. annexes du guide
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                  2. Analyse des prérequis
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Quatre principales questions

              •        L’opération est-elle externalisée via marché public ?

              •        S ’agit-il d’une opération FSE pour laquelle un soutien public inférieur à 50 000 €
                       est versé au bénéficiaire ?

              •        Dans le cadre des opérations visées, est-ce que le bénéficiaire
                       est soumis à un régime d’aides d’Etat ?

              •        Les co-financeurs ont-ils des assiettes et des modalités de paiement similaires ?
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                    3. Bien choisir son OCS
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Schéma d’aide à la décision
                •        L’opération est-elle d’un montant supérieur à 100 000 €
                         de contribution publique ?

                •        Les opérations attendues sont-elles récurrentes ?
                         Un grand nombre de dossier est-il attendu ?

                •        Les catégories de coûts sont-elles facilement identifiables ?

                •        Les bénéficiaires sont-ils en mesure de produire des preuves fiables
                         de la réalisation des actions ou des résultats associés ?

                •        L’opération se caractérise-t-elle par une activité quantifiable ?
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                                       Avantages                                         Inconvénient
                                 -      Sécurité juridique                           -   Simplification partielle
                                        (pour les taux validés par la CE)                (ne couvre qu’une partie des coûts)
Taux réglementaire
                                 -      Spectre large d’application                  -   Risque de sur/sous financement suivant l’assiette
                                        (tout type de projets / thématiques)         -   Risque de double financement
                                 -      Possibilités de couverture d’une partie ou
                                        de l’ensemble des coûts                      -   Effort de sécurisation de la méthode de calcul
Barème standard                                                                          et justificatifs associés
                                 -      Progressivité de la base de paiement
de coût unitaire                                                                     -   Utilisation restreinte à des opérations
                                 -      Coût unitaire connu à l’avance du                normalisées
                                        bénéficiaire
                                 -      Base de calcul large                         -   Effort de sécurisation de la méthode

                                 -      Mise en œuvre fortement facilitée pour       -   Montants limités à 100 000 euros de contribution
Montant forfaitaire                     des petits projets                               publique

                                 -      Montant total perçu connu à l’avance par     -   Perception d’un paiement non garanti pour le
                                        le bénéficiaire                                  bénéficiaire
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                         4. Eléments méthodologiques
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

    Modalités de mise en place

•        L’utilisation des options proposées dans les règlements

•        Des méthodes validées par la Commission européenne durant la période de programmation
         précédente à conditions qu’il s’agisse de même opérations dans la même zone géographique

•        Pour le FSE : un projet de budget convenu ex-ante avec l’autorité de gestion pour les
         opérations inférieures à 100 000 € de soutien public
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Modalités de mise en place

•        Des méthodes appliquées dans le cadre des politiques de l’Union pour le même type
         d’opération et de bénéficiaire (ex : tx de 25% sur H2020)  cf. annexes du guide

•        Des subventions nationales en vigueur pour des types d’opérations et de bénéficiaires
         similaires  cf. annexes du guide

•        Une méthode juste équitable et vérifiable basée sur des données statistiques ou autres
         informations objectives, sur des données historiques des bénéficiaires, ou sur les pratiques
         habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires (nécessité d’une étude ex-ante
         visant à justifier de la méthode de calcul)
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Une méthode de calcul juste équitable et vérifiable

               •        Le calcul doit être « raisonnable et non excessif ou extrême »
                        (cf. note d’orientation)

               •        L’égalité de traitement doit être garantie entre bénéficiaires et actions

               •        La vérification doit être assurée :
                        –     Un calcul détaillé (coûts, critères de réalisation…) ;
                        –     Des données pertinentes et fiables ;
                        –     Des pièces justificatives adéquates.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Deux approches principales

     •        L’approche statistique permettant de définir un barème de coût unitaire
              ou un montant forfaitaire qui pourra s’appliquer à l’ensemble des bénéficiaires

              –     Utilisation de statistiques générales
              –     Utilisation de données historiques

     •        L’utilisation de données individuelles propre à chaque bénéficiaire
              permettant de définir un barème ou montant destiné au seul bénéficiaire concerné

              –     Utilisation des pratiques comptables individuelles
              –     Utilisation de données historiques individuelles
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

   Approche
                                             Avantages                                                          inconvénients
    retenue
                                                                                     Approche générique qui peut poser des problèmes de justesse ;
Statistiques
                      Données accessibles, fiables et automatiquement
générales                                                                            Peu adapté à certains types de coûts ;
                      actualisables (en fonction de la fréquence de
(Données              publication des données) ;                                     Problème de disponibilité (échelle géographique, problème de
publiques, études                                                                    secret statistique, etc.)
                  Application à un ensemble d’acteurs / opérations
de marché, etc.)

                                                                                     Travail important de réexamen de dossiers si l’on recherche des
                      Données existantes et relatant les coûts réellement            coûts précis (pas identifiables dans PRESAGE)
Statistiques de
                      encourus par catégories de coûts éligibles ;                   Ne prend pas en compte les évolutions de contexte et d’objectifs
données
historiques           Possibilité de cibler des types d’opérations précis            associés aux programmes (si base 2007-2013) ;
(programme                                                                           Difficilement actualisable (sauf application d’un taux défini à partir
                      Facilité de calcul d’un coût global / réalisation ou
2007-2013)                                                                           d’autres information)
                      résultat visé
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

  Approche
                                            Avantages                                                         inconvénients
   retenue
                                                                                     Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs
                                                                                     pour chaque opérateur…) ;
                   Données disponibles et contrôlables auprès d’un
                   ensemble de bénéficiaires (sous réserve de pratiques              Risque d’iniquité (du fait du niveau de données différent
Pratiques          comptables conformes) ;                                           disponible selon les bénéficiaires). Nécessite donc une
comptables                                                                           comptabilité analytique pour isoler les coûts éligibles concernés
                   Prise en compte possible de spécificité des opérateurs            par l’opération ;
individuelles
                   (taille des structures, coût réellement encourus, etc.)
                                                                                     Actualisation compliquée car nécessite de reconduire l’exercice
                                                                                     comptable (on passe alors en coûts réel…) ;

                                                                                     Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs
Données            Données contrôlées relatant les coûts réellement                  pour chaque opérateur…) ;
historiques        encourus par catégories de coûts éligibles ;
                                                                                     Réservé aux acteurs historiques (pas de nouveaux entrants) ;
individuelles      Possibilité de cibler des types d’opérations précis
                                                                                     Pas d’actualisation possible (sauf appliquer un taux annuel)
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Approche historique : coût horaire pour les projets de R&D en Irlande du nord
 Durant la période précédente: 50% des dépenses des projets R&D et 35% des erreurs lors de contrôles
  Traitement de données historique sur 112 projets clos entre le 1er janvier 2011
   et le 31 décembre 2013 impliquant 77 entreprises
  Faible dispersion des données (coûts horaires, taille des entreprises, etc.) :
   coût horaire unique (simplification maximale)
  coût horaire pour les frais de personnels pour l’OT1 : £21.11 / heure + taux forfaitaire

 Approche statistique: barème de coûts pour les activités R&D (données INSEE 2012 + indice coût du travail)

                                                  INDICATEURS                            Salaire horaire brut chargé indexé 2015 (€)
                                                                                 Cadres et
                                                                                professions          Professions                   Ouvriers     Ouvriers non
              Catégorie socioprofessionnelle (5 modalités) Ensemble                                                    Employés
                                                                               intellectuelles      intermédiaires                 qualifiés     qualifiés
                                                                                supérieures
Activité en 6 ou 88 postes de la nomenclature agrégée

                                                                          40                  59                 30            26          30             30
M Activités spécialisées, scientifiques & techniques
72 - Recherche-développement scientifique                                 46                  59                 34            31          35             37
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                          5. Points d’attention
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

 Points d’attention
                        Information auprès des bénéficiaires et transparence de l’application à garantir

                        Définition et justification des coûts, réalisations et résultats

                        Conventionnement

                        Cofinancement

                        Respect des autres réglementations

                        Rétroactivité

                        Avances et paiement intermédiaires / Suivi des réalisations et résultats de l’opération

                        Anticiper les contrôles et les risques d’irrégularités

                        Actualisation

                        Combinaison d’OCS
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire

                                                          Guide disponible en ligne
3. Les options de coûts simplifiés mises en
  place dans d’autres autorités de gestion
4. Autres éléments de simplification et actualités
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

                       La simplification FSE, c’est aussi…
                                 La sécurisation de la gestion

        Recentrage des crédits FSE sur des projets de taille importante
        Choix des dépenses valorisées dans les plans de financement
        Réduction du nombre d’organismes intermédiaires
        Simplification des procédures administratives par la dématérialisation des procédures et documents
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

                La simplification FSE, c’est aussi…
                    La limitation du nombre d’audits

                    Le règlement (art 148) prévoit que les petites opérations (inférieures à 150 000 €
                    de FSE) ne feront pas l’objet de plus d’un audit par l’autorité d’audit ou la
                    Commission européenne.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

                   Eléments d’actualité sur la simplification
                            de la gestion du FSE
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

             Participation aux groupes de travail sur la simplification :

             La DGEFP participe au groupe de travail national copiloté par le CGET, en lien avec
             le SGAE, pour contribuer aux travaux du groupe d’experts de haut niveau : ce
             groupe d’experts fait des propositions de simplification à la Commission européenne.

             La DGEFP participe au réseau thématique FSE de coopération transversale entre
             les Etats membres sur la simplification : permet de faire émerger des propositions
             partagées en matière de simplification.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

              Propositions de simplification des autorités
              françaises
              Travaux interministériels ayant pour objectif de proposer des évolutions
              de la règlementation : 3 notes des autorités françaises (22 mars 2016, 15 avril
              2016, 29 juillet 2016) envoyées à la Commission par le SGAE.

              Propositions générales de simplification :
               Assurer la compatibilité de la règlementation du FSE avec celle des aides
              d’Etat.
               Publier à temps et en français la règlementation et les documents
              d’orientation applicables.
               Limiter la rétroactivité des interprétations remettant en cause des pratiques
              existantes.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

                   Renforcer la proportionnalité des audits :
                     Difficulté                                     Proposition
                     Rétroactivité des normes d’audit               Eviter l’application rétroactive des
                     Les opérations sont auditées au                normes d’audit : auditer les
                     regard des normes en vigueur au                opérations au regard de la norme
                     jour de l’audit et non au jour du              applicable au jour du
                     conventionnement.                              conventionnement.
                     Opérations auditées plusieurs                  Diminuer le nombre d’opérations
                     fois                                           pouvant être auditées plusieurs
                     Les opérations inférieures à 150 000           fois. Les opérations inférieures à 300
                     € ne peuvent être auditées qu’une              000 € ne peuvent faire l’objet que
                     seule fois.                                    d’un seul audit.
                     Taux d’irrégularités acceptable                Augmenter ce taux pour les
                     trop bas                                       irrégularités non frauduleuses.
                     Le taux d’irrégularités acceptable
                     sur l’ensemble du programme
                     opérationnel est de 2%. Seuil très
                     bas.
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités

                     Alléger les pièces justificatives à fournir :
                  Difficulté                                        Proposition
                  Justificatifs trop nombreux pour                  Limiter les documents à fournir
                  les dépenses de personnel                         contrats de travail et bulletins de
                  contrats de travail et bulletins de               salaires
                  salaire + documents attestant de
                  l’acquittement.
                  Suivi du temps fastidieux pour les                Alléger les justificatifs
                  personnels à temps partiel                        Pour les personnels à temps partiel fixe
                  Obligation de faire signer des fiches             à quotité prédéterminée, les contrats de
                  de suivi des temps par le salarié et              travail ou fiches de poste suffisent.
                  l’employeur.
                  Difficulté d’obtenir les justificatifs            Simplifier l’obtention des justificatifs
                  de domicile pour les jeunes                       La justification du domicile du
                  participants dans les opérations IEJ              participant est liée à a domiciliation du
                                                                    service public de l’emploi dans lequel il
                                                                    est inscrit.
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4. Autres éléments de simplification et actualités

            Résultats : la Commission européenne a répondu partiellement aux
            propositions des autorités françaises.
            - Réponse positive pour la possibilité de justifier les dépenses de personnel
            à temps partiel fixe et prédéterminé  modification de l’arrêté d’éligibilité
            (arrêté du 8 mars 2016) pour intégrer cette possibilité.
            La modification permettra également de justifier l’acquittement des dépenses de
            personnel par les seuls bulletins de salaires.
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4. Autres éléments de simplification et actualités

                              Modification de la réglementation
             Projet de règlement modificatif présenté par la Commission dans
             le cadre de la révision à mi-parcours du cadre financier pluriannuel
              Nouveau règlement financier, remplaçant le règlement 966/2012
              Modification du règlement général 1303/2013
              Modification du règlement FSE 1304/2013

             Négociations en cours entre la Commission et la France
             (via le SGAE)

                            Objectif : entrée en vigueur le 1er janvier 2018
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4. Autres éléments de simplification et actualités

       Exemples de modifications figurant dans le projet de règlement :

       Justification des dépenses calculées en utilisant une option de coûts simplifiés
         Situation actuelle                                         Modification issue du règlement
        Pas de précisions sur les vérifications Précision : pas de preuve de
        à faire en cas d’utilisation d’un OCS. l’acquittement des dépenses
                                                nécessaire.
       Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe

         Situation actuelle                                         Modification issue du règlement

         Obligation de signer des fiches de                         Le contrat de travail, la fiche de
         suivi du temps pour chaque salarié à                       poste ou lettre de mission
         temps partiel.                                             suffisent pour justifier du temps
                                                                    passé sur l’opération.
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4. Autres éléments de simplification et actualités

         Exemple de modifications figurant dans le projet de règlement :

         Taux de 40% des dépenses de personnel pour calculer l’ensemble des
         coûts restants

             Situation actuelle                                     Modification issue du règlement
             Dépenses de personnel X 40%                            Les salaires versés aux participants ne
             = total des coûts restants d’un                        sont plus considérés comme des coûts
             opération                                              restants de l’opération et peuvent être
                                                                    pris en charge en plus des coûts de
                                                                    personnel et du montant forfaitisé. Ils
                                                                    ne rentrent cependant pas dans
                                                                    l’assiette de calcul du montant forfaitisé.
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4. Autres éléments de simplification et actualités

            Certains éléments du règlement "Omnibus" vont être mis
            en œuvre par anticipation, à compter de la publication de l’arrêté
            d’éligibilité modifié :

            → Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe et
            prédéterminée
            Contrat de travail ou fiche de poste (au lieu des fiches de temps)

            → Justification de l’acquittement des salaires
            Copie des bulletins de salaire (plus besoin de documents comptables)
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4. Autres éléments de simplification et actualités

             Certaines demandes françaises de simplification ne figurent pas
             dans le projet :

             • La compatibilité de la règlementation des fonds européens avec la
               règlementation des aides d’Etat
             • Le principe de non-rétroactivité de la norme d’audit (une opération serait
               auditée au regard de la norme applicable le jour du conventionnement)
             • Le doublement à 300 000 € du seuil en-deçà duquel une opération ne peut
               pas faire l’objet de plus d’un audit.
             • L’augmentation du taux d’irrégularité acceptable (à 2% aujourd’hui).
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                                           Merci de votre attention
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