Réduire la charge administrative et limiter les risques d'erreurs : le recours aux options de coûts simplifiés dans les programmes opérationnels ...
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ATELIER TECHNIQUE
Réduire la charge administrative et limiter
les risques d’erreurs : le recours aux options
de coûts simplifiés dans les programmes
opérationnels nationaux du FSE
Véronique Gallo (DGEFP)
Laurent Gaullier (DGEFP)
Stéphane Ouazan (CGET)
Tatiana Tkaczuk-Voultoury (Région Nouvelle-Aquitaine)
1. Présentation des options de coûts simplifiés
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
Pourquoi utiliser des OCS ?
Financement à taux Montants forfaitaires Barèmes standard
forfaitaire Art. 67 c) de coûts unitaires
Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013 Art. 67 b)
Règlement UE n°1303/2013 Règlement UE n°1303/2013
Réduction significative Gestion plus focalisée
de la charge Taux d’erreur inférieur sur la réalisation d’objectifs
administrative
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
►Possible pour toute autre ►Opérations mises en
opération en mode subvention œuvre exclusivement par
voie de marché public (Art.
►Obligatoire pour les 67 §4)
opérations dont le soutien
public ne dépasse pas 50 000€ ►Si régimes d’aide d’Etat,
(Art14§4) facultatif car celui-ci prime
sur l’obligation d’utiliser les
OCSRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
Les options de coûts simplifiés simplifiés
Financement à taux Montants forfaitaires Barèmes standard
forfaitaire Art. 67 c) de coûts unitaires
Art. 67 d) Règlement UE n°1303/2013 Art. 67 b) Art 14.1
Règlement UE n°1303/2013 Règlement UE n°1303/2013 règlement FSE
Art. 68-2
1720hRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
3 taux forfaitaires disponibles :
Pour calculer les coûts indirects :
15% des dépenses directes de personnel
20% des dépenses directes (hors
prestations de service)
Pour calculer l’ensemble des coûts
restants d’un projet :
40% des dépenses directes de personnelRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
Que recouvrent les frais de personnel ?
Sont considérés comme Ne sont pas considérés
des frais de personnel comme des frais de personnel
Salaires chargés, traitements Les frais de déplacement ou les frais de
accessoires et avantages divers voyages d’affaires
(cf, arrêté d’éligibilité des
dépenses du 8 mars 2016) Les indemnités ou salaires versés aux
Les salaires des intérimaires s’il participants à l’opération FSE par le
est possible de les isoler dans la bénéficiaire ou par un tiers
facture de l’entreprise de travail
temporaireRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
1. Financement à taux forfaitaire
Coûts directs Coûts indirects
Taux
forfaitaire de Personnel 15 % des dépenses
15%
directes de personnel
+ Fonctionnement
Coût total =
+ Prestations de service
+ Dépenses liées aux
participantsRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
1. Financement à taux forfaitaire
Coûts directs + Coûts indirects +
Taux Personnel
forfaitaire de
20 %:
20% des dépenses directes
Arrêté du 1er à l’exclusion des dépenses
avril 2016
+ Fonctionnement de prestations
Coût total = + Dépenses liées
aux participants
+ Prestations de
serviceRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
1. Financement à taux forfaitaire
Les exclusions du taux de 20 % aux termes de
l’arrêté du 1er avril 2016
Coût total éligible > à 500 000€ par année civile
aucune dépense indirecte
missions locales et PAIO
OPCA
AFPA
projet = activité de la structure
DOMRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
1. Financement à taux forfaitaire
Coûts directs + Autres coûts
Taux
forfaitaire de
restants
40%
Personnel 40% des
Coût total =
dépenses
directes de
personnelRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
D’un système de coûts réels…
Coûts justifiés intégralement sur base réelle
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts directs Coûts indirects
1. Dépenses de Frais de personnel
personnel (management)
350
4.000 Équipement et autres
Personnel interne – rémunération immobilisations
25
3.500 (amortissements)
Pers. int. - trajet Frais de gestion interne, comptabilité,
domicile/travail management
120
200 Doc. générale et publicité pour les
Pers. int. – déplacement formations et la structure
65
Fourniture de
300 bureau
2. Dépenses de 110
fonctionnement Frais postaux et télécom
Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
700
Dépenses non 20 Taxes et
amortissables assurances
150
200 Matériel mobilier (amortissement)
Publicité
85Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
… à un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts directs
Coûts indirects
1. Dépenses de
personnel
15% des coûts directs de personnel
4.000 4.500 x 15%
Personnel interne – rémunération
= 675 €
2. Dépenses
3.500 de
fonctionnement
Pers. int. - trajet
domicile/travail
700
Dépenses non
amortissables
200
Pers. int. – déplacement
200
Publicité
300 Total coûts : 6.000 + 675 = 6.675 €
150
Coûts
organisationnels
350
Autres
coûtsRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
… à un taux forfaitaire de 20 % pour les coûts indirects
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts indirects
Coûts directs
1. Dépenses de
personnel
20% des coûts directs (hors prestations)
4.000
5.000 x 20%
Personnel interne – rémunération
=1.000 €
3.500
Pers. int. - trajet
domicile/travail
200 de prestations de service
4. Dépenses
Pers. int. – déplacement
1000
Personnel externe – rémunération
300
1000
Personnel externe - déplacement Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000 €
2. Dépenses de fonctionnement
700
Dépenses non
0
amortissables
TOTAL = 6.000 €
200
PublicitéRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
… à un taux forfaitaire de 40% pour les coûts restants
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts directs de personnel Autres coûts restants
Jusqu’à 40% des dépenses directes de
5.000 personnel
Personnel interne – rémunération
3.500
4.500 € x 40%
= 1.800 €
300
Personnel externe – rémunération
1.000
Personnel
TOTAL = 6.000 €
Total coûts : 4.500 + 1.800 = 6.300 €Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
2. Montants forfaitaires
Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’un montant forfaitaire préétabli
• ne dépassent pas 100 000€ de contribution publique
• accord préalable de l’autorité de gestion :
- sur le montant forfaitaire et ses modalités de justification
- sur les activités et/ou les résultats attendus
• versement de la subvention si les activités et/ou les résultats attendus sont rempliesRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
D’un système de coûts réels…
Coûts justifiés intégralement sur base réelle
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts directs Coûts indirects
1. Dépenses de Frais de personnel
personnel (management)
350
Équipement et autres
4.000 immobilisations
Personnel interne – rémunération
25
(amortissements)
3.500 Frais de gestion interne, comptabilité,
Pers. int. - trajet management
domicile/travail
120
Doc. générale et publicité pour les
200 formations et la structure
Pers. int. – déplacement
65
Fourniture de
bureau
300
Total coûts : 6.000 + 1.000 = 7.000€
110
2. Dépenses de Frais postaux et télécom
fonctionnement
700
Dépenses non 20 Taxes et
amortissables assurances
150
200 Matériel mobilier (amortissement)
Publicité
85Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
… à des montants forfaitaires
Coûts d’organisation d'une formation
Réalisation prévue
La formation aura lieu
Montant forfaitaire
La formation coûtera 7.000 €
« Coûts éligibles »
Formation = 7.000 €
Réalisation réelle
La formation a lieu = 7.000 € La formation n’a pas lieu ou partiellement = 0
€Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
3. Barèmes standard de coûts unitaires
Partie ou totalité des coûts éligibles d’une opération calculés sur la base d’activités ou de résultats
quantifiés multipliés par un barème standard de coûts unitaires fixés à l’avance avec l’autorité de gestion
Coût unitaire X nombre d’unités = Coût maximum éligible d’une catégorie d’unité
Exemple : Coût unitaire pour une heure de formation par personneRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
D’un système de coûts réels…
Coûts d’une formation pour 7 personnes
Coûts directs Coûts indirects
1. Dépenses de Frais de personnel
personnel (management)
350
4.000 Équipement et autres
Personnel interne – rémunération immobilisations
25
3.500 (amortissements)
Pers. int. - trajet Frais de gestion interne, comptabilité,
domicile/travail management
120
200 Doc. générale et publicité pour les
Pers. int. – déplacement formations et la structure
65
Fourniture de
300 bureau
2. Dépenses de 110
fonctionnement Frais postaux et télécom
700
Dépenses non
Total coûts : 6.00020+ 1.000Taxes
= 7.000€
et
amortissables assurances
150
200 Matériel mobilier (amortissement)
Publicité
85
BiensRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
… à des barèmes standard de coûts unitaires
Coûts d’une formation pour 7 personnes formées
Coût unitaire
La formation coûte 1.000 € par personne formée
Réalisation prévue
7 personnes seront formées
Montant maximum de la subvention
7 personnes X 1.000 € = 7.000€
Réalisation réelle
1 participant a décroché au milieu du parcours = 6 personnes sont formées
Subvention réelle
6 personnes sont formées X 1.000€ = 6.000€Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
4. Un barème de coûts standards particulier :
1720 heures de travail annuelles
Les 1720 heures représentent un ≪temps de travail≫ annuel standard pouvant être utilisé directement
Permet de calculer les frais de personnel horaires :
Moyenne annuelle des salaires bruts = coût d’une heure de travail.
1720 h
La dernière moyenne annuelle des salaires bruts (numérateur) doit être justifiée au moyen de comptes, livres
de paie, etc.
Possibilité de calculer :
- soit le coût horaire d’un salarié particulier
- soit le coût horaire d’une catégorie de salariés (catégorie homogène au niveau du salaire)Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
Exemple :
Taux horaire = 40 000 EUR / 1 720 heures = 40 000 / 1 720 = 23,25 EUR/h.
Moyenne annuelle des salaires bruts
40 000 EUR
Application des 1720 heures
40 000 / 1720
Coût horaire d’un salarié
23,25 EUR
Calcul des dépenses de personnel
23,25 EUR X nombre d’heures travaillées par les salariésRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
5. Article 14 (1) du règlement n°1304 / 2013
Sur demande d’un Etat membre, la Commission peut prendre un règlement délégué pour mettre en place un
barème de coûts standards unitaires ou un montant forfaitaire.
Le forfait déterminé est remboursé sous réserve de l’atteinte d’objectifs, mesurés par des indicateurs.
L’Etat est remboursé par la Commission sur la base de cette option de coûts simplifiés.
Le bénéficiaire peut être remboursé par l’Etat sur une base différente.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
1. Présentation des OCS
Exemple d’application de l’article 14 (1) par la DGEFP : la Garantie Jeunes
Réf : règlement délégué (UE) 2015/2195 de la Commission du 9 juillet 2015
Dispositif mis en œuvre par les missions locales, qui s’adresse aux jeunes de moins de 26 ans en situation de
grande précarité : combinaison d’accompagnement collectif et individualisé avec mises en situation
professionnelle
- Garantie de ressources via le versement d'une aide financière dégressive
- Parcours défini sur une période de 12 mois.
Coût standard unitaire déterminé : forfait de 3600 € par jeune ayant achevé le parcours de 12 mois et atteint
les objectifs fixés (sortie positive : emploi, création d’entreprise, entrée en formation, mise en situation de
travail de 80 jours).
Avantages : déclaration de dépenses plus simple, meilleurs suivi qualitatif des projetsRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
2. Mise en place
d’un barème standard de coût unitaire
et d’un montant forfaitaire
Présentation du guide méthodologique
Stéphane Ouazan, CGETRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
1. Objectifs du guideRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Le contexte
Pilotage
• Une prestation financée par Europ’act et encadrée par le CGET
avec un comité de pilotage ad-hoc
Périmètre
• Un travail uniquement sur les montants forfaitaires
et les barèmes standards de coûts unitaires pour tous les FESI
Objectifs
• Faciliter le choix et la définition d’OCS
• Présenter les avantages et inconvénients de chaque option
• Identifier des méthodes de calcul mobilisables
• Relever des points d’attention, de vigilance ou de recommandationRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Etude sur les options envisagées
Les taux forfaitaires issus des règlements : 15% (tous Fonds), 40%(FSE)
et dans une moindre mesure 20% (CTE) et de la période précédente
(20% FSE pour certains bénéficiaires de la métropole et FEDER pour
certaines régions)
Barème de coûts horaires de personnels
Fort intérêt sur la mobilisation de l’article 14.1 permettant de valider un
barème avec la CE (en particulier sur la formation professionnelle)
Barème surfacique / linéaire (plantation de vergers / haies)
Coût horaire de fonctionnement de plateaux techniquesRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Etude sur les options envisagées
Montants forfaitaires pour des micro-projets / évènements
Montants forfaitaires pour le montage de projet (CTE)
Réticences sur les méthodologies ex-ante
et peu de mobilisation sur les politiques de l’Union et les subventions nationales
Des pratiques disparates entre Etats membres cf. annexes du guideRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
2. Analyse des prérequisRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Quatre principales questions
• L’opération est-elle externalisée via marché public ?
• S ’agit-il d’une opération FSE pour laquelle un soutien public inférieur à 50 000 €
est versé au bénéficiaire ?
• Dans le cadre des opérations visées, est-ce que le bénéficiaire
est soumis à un régime d’aides d’Etat ?
• Les co-financeurs ont-ils des assiettes et des modalités de paiement similaires ?Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
3. Bien choisir son OCSRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Schéma d’aide à la décision
• L’opération est-elle d’un montant supérieur à 100 000 €
de contribution publique ?
• Les opérations attendues sont-elles récurrentes ?
Un grand nombre de dossier est-il attendu ?
• Les catégories de coûts sont-elles facilement identifiables ?
• Les bénéficiaires sont-ils en mesure de produire des preuves fiables
de la réalisation des actions ou des résultats associés ?
• L’opération se caractérise-t-elle par une activité quantifiable ?Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Avantages Inconvénient
- Sécurité juridique - Simplification partielle
(pour les taux validés par la CE) (ne couvre qu’une partie des coûts)
Taux réglementaire
- Spectre large d’application - Risque de sur/sous financement suivant l’assiette
(tout type de projets / thématiques) - Risque de double financement
- Possibilités de couverture d’une partie ou
de l’ensemble des coûts - Effort de sécurisation de la méthode de calcul
Barème standard et justificatifs associés
- Progressivité de la base de paiement
de coût unitaire - Utilisation restreinte à des opérations
- Coût unitaire connu à l’avance du normalisées
bénéficiaire
- Base de calcul large - Effort de sécurisation de la méthode
- Mise en œuvre fortement facilitée pour - Montants limités à 100 000 euros de contribution
Montant forfaitaire des petits projets publique
- Montant total perçu connu à l’avance par - Perception d’un paiement non garanti pour le
le bénéficiaire bénéficiaireRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
4. Eléments méthodologiquesRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Modalités de mise en place
• L’utilisation des options proposées dans les règlements
• Des méthodes validées par la Commission européenne durant la période de programmation
précédente à conditions qu’il s’agisse de même opérations dans la même zone géographique
• Pour le FSE : un projet de budget convenu ex-ante avec l’autorité de gestion pour les
opérations inférieures à 100 000 € de soutien publicRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Modalités de mise en place
• Des méthodes appliquées dans le cadre des politiques de l’Union pour le même type
d’opération et de bénéficiaire (ex : tx de 25% sur H2020) cf. annexes du guide
• Des subventions nationales en vigueur pour des types d’opérations et de bénéficiaires
similaires cf. annexes du guide
• Une méthode juste équitable et vérifiable basée sur des données statistiques ou autres
informations objectives, sur des données historiques des bénéficiaires, ou sur les pratiques
habituelles de comptabilisation des coûts des bénéficiaires (nécessité d’une étude ex-ante
visant à justifier de la méthode de calcul)Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Une méthode de calcul juste équitable et vérifiable
• Le calcul doit être « raisonnable et non excessif ou extrême »
(cf. note d’orientation)
• L’égalité de traitement doit être garantie entre bénéficiaires et actions
• La vérification doit être assurée :
– Un calcul détaillé (coûts, critères de réalisation…) ;
– Des données pertinentes et fiables ;
– Des pièces justificatives adéquates.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Deux approches principales
• L’approche statistique permettant de définir un barème de coût unitaire
ou un montant forfaitaire qui pourra s’appliquer à l’ensemble des bénéficiaires
– Utilisation de statistiques générales
– Utilisation de données historiques
• L’utilisation de données individuelles propre à chaque bénéficiaire
permettant de définir un barème ou montant destiné au seul bénéficiaire concerné
– Utilisation des pratiques comptables individuelles
– Utilisation de données historiques individuellesRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Approche
Avantages inconvénients
retenue
Approche générique qui peut poser des problèmes de justesse ;
Statistiques
Données accessibles, fiables et automatiquement
générales Peu adapté à certains types de coûts ;
actualisables (en fonction de la fréquence de
(Données publication des données) ; Problème de disponibilité (échelle géographique, problème de
publiques, études secret statistique, etc.)
Application à un ensemble d’acteurs / opérations
de marché, etc.)
Travail important de réexamen de dossiers si l’on recherche des
Données existantes et relatant les coûts réellement coûts précis (pas identifiables dans PRESAGE)
Statistiques de
encourus par catégories de coûts éligibles ; Ne prend pas en compte les évolutions de contexte et d’objectifs
données
historiques Possibilité de cibler des types d’opérations précis associés aux programmes (si base 2007-2013) ;
(programme Difficilement actualisable (sauf application d’un taux défini à partir
Facilité de calcul d’un coût global / réalisation ou
2007-2013) d’autres information)
résultat viséRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Approche
Avantages inconvénients
retenue
Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs
pour chaque opérateur…) ;
Données disponibles et contrôlables auprès d’un
ensemble de bénéficiaires (sous réserve de pratiques Risque d’iniquité (du fait du niveau de données différent
Pratiques comptables conformes) ; disponible selon les bénéficiaires). Nécessite donc une
comptables comptabilité analytique pour isoler les coûts éligibles concernés
Prise en compte possible de spécificité des opérateurs par l’opération ;
individuelles
(taille des structures, coût réellement encourus, etc.)
Actualisation compliquée car nécessite de reconduire l’exercice
comptable (on passe alors en coûts réel…) ;
Lourdeur de la mise en œuvre (nécessite de réaliser les calculs
Données Données contrôlées relatant les coûts réellement pour chaque opérateur…) ;
historiques encourus par catégories de coûts éligibles ;
Réservé aux acteurs historiques (pas de nouveaux entrants) ;
individuelles Possibilité de cibler des types d’opérations précis
Pas d’actualisation possible (sauf appliquer un taux annuel)Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs 2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Approche historique : coût horaire pour les projets de R&D en Irlande du nord
Durant la période précédente: 50% des dépenses des projets R&D et 35% des erreurs lors de contrôles
Traitement de données historique sur 112 projets clos entre le 1er janvier 2011
et le 31 décembre 2013 impliquant 77 entreprises
Faible dispersion des données (coûts horaires, taille des entreprises, etc.) :
coût horaire unique (simplification maximale)
coût horaire pour les frais de personnels pour l’OT1 : £21.11 / heure + taux forfaitaire
Approche statistique: barème de coûts pour les activités R&D (données INSEE 2012 + indice coût du travail)
INDICATEURS Salaire horaire brut chargé indexé 2015 (€)
Cadres et
professions Professions Ouvriers Ouvriers non
Catégorie socioprofessionnelle (5 modalités) Ensemble Employés
intellectuelles intermédiaires qualifiés qualifiés
supérieures
Activité en 6 ou 88 postes de la nomenclature agrégée
40 59 30 26 30 30
M Activités spécialisées, scientifiques & techniques
72 - Recherche-développement scientifique 46 59 34 31 35 37Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
5. Points d’attentionRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Points d’attention
Information auprès des bénéficiaires et transparence de l’application à garantir
Définition et justification des coûts, réalisations et résultats
Conventionnement
Cofinancement
Respect des autres réglementations
Rétroactivité
Avances et paiement intermédiaires / Suivi des réalisations et résultats de l’opération
Anticiper les contrôles et les risques d’irrégularités
Actualisation
Combinaison d’OCSRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
2. Mise en place d’un barème standard de coût unitaire et d’un montant forfaitaire
Guide disponible en ligne3. Les options de coûts simplifiés mises en place dans d’autres autorités de gestion
4. Autres éléments de simplification et actualités
Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
La simplification FSE, c’est aussi…
La sécurisation de la gestion
Recentrage des crédits FSE sur des projets de taille importante
Choix des dépenses valorisées dans les plans de financement
Réduction du nombre d’organismes intermédiaires
Simplification des procédures administratives par la dématérialisation des procédures et documentsRéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
La simplification FSE, c’est aussi…
La limitation du nombre d’audits
Le règlement (art 148) prévoit que les petites opérations (inférieures à 150 000 €
de FSE) ne feront pas l’objet de plus d’un audit par l’autorité d’audit ou la
Commission européenne.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Eléments d’actualité sur la simplification
de la gestion du FSERéduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Participation aux groupes de travail sur la simplification :
La DGEFP participe au groupe de travail national copiloté par le CGET, en lien avec
le SGAE, pour contribuer aux travaux du groupe d’experts de haut niveau : ce
groupe d’experts fait des propositions de simplification à la Commission européenne.
La DGEFP participe au réseau thématique FSE de coopération transversale entre
les Etats membres sur la simplification : permet de faire émerger des propositions
partagées en matière de simplification.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Propositions de simplification des autorités
françaises
Travaux interministériels ayant pour objectif de proposer des évolutions
de la règlementation : 3 notes des autorités françaises (22 mars 2016, 15 avril
2016, 29 juillet 2016) envoyées à la Commission par le SGAE.
Propositions générales de simplification :
Assurer la compatibilité de la règlementation du FSE avec celle des aides
d’Etat.
Publier à temps et en français la règlementation et les documents
d’orientation applicables.
Limiter la rétroactivité des interprétations remettant en cause des pratiques
existantes.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Renforcer la proportionnalité des audits :
Difficulté Proposition
Rétroactivité des normes d’audit Eviter l’application rétroactive des
Les opérations sont auditées au normes d’audit : auditer les
regard des normes en vigueur au opérations au regard de la norme
jour de l’audit et non au jour du applicable au jour du
conventionnement. conventionnement.
Opérations auditées plusieurs Diminuer le nombre d’opérations
fois pouvant être auditées plusieurs
Les opérations inférieures à 150 000 fois. Les opérations inférieures à 300
€ ne peuvent être auditées qu’une 000 € ne peuvent faire l’objet que
seule fois. d’un seul audit.
Taux d’irrégularités acceptable Augmenter ce taux pour les
trop bas irrégularités non frauduleuses.
Le taux d’irrégularités acceptable
sur l’ensemble du programme
opérationnel est de 2%. Seuil très
bas.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Alléger les pièces justificatives à fournir :
Difficulté Proposition
Justificatifs trop nombreux pour Limiter les documents à fournir
les dépenses de personnel contrats de travail et bulletins de
contrats de travail et bulletins de salaires
salaire + documents attestant de
l’acquittement.
Suivi du temps fastidieux pour les Alléger les justificatifs
personnels à temps partiel Pour les personnels à temps partiel fixe
Obligation de faire signer des fiches à quotité prédéterminée, les contrats de
de suivi des temps par le salarié et travail ou fiches de poste suffisent.
l’employeur.
Difficulté d’obtenir les justificatifs Simplifier l’obtention des justificatifs
de domicile pour les jeunes La justification du domicile du
participants dans les opérations IEJ participant est liée à a domiciliation du
service public de l’emploi dans lequel il
est inscrit.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Résultats : la Commission européenne a répondu partiellement aux
propositions des autorités françaises.
- Réponse positive pour la possibilité de justifier les dépenses de personnel
à temps partiel fixe et prédéterminé modification de l’arrêté d’éligibilité
(arrêté du 8 mars 2016) pour intégrer cette possibilité.
La modification permettra également de justifier l’acquittement des dépenses de
personnel par les seuls bulletins de salaires.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Modification de la réglementation
Projet de règlement modificatif présenté par la Commission dans
le cadre de la révision à mi-parcours du cadre financier pluriannuel
Nouveau règlement financier, remplaçant le règlement 966/2012
Modification du règlement général 1303/2013
Modification du règlement FSE 1304/2013
Négociations en cours entre la Commission et la France
(via le SGAE)
Objectif : entrée en vigueur le 1er janvier 2018Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Exemples de modifications figurant dans le projet de règlement :
Justification des dépenses calculées en utilisant une option de coûts simplifiés
Situation actuelle Modification issue du règlement
Pas de précisions sur les vérifications Précision : pas de preuve de
à faire en cas d’utilisation d’un OCS. l’acquittement des dépenses
nécessaire.
Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe
Situation actuelle Modification issue du règlement
Obligation de signer des fiches de Le contrat de travail, la fiche de
suivi du temps pour chaque salarié à poste ou lettre de mission
temps partiel. suffisent pour justifier du temps
passé sur l’opération.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Exemple de modifications figurant dans le projet de règlement :
Taux de 40% des dépenses de personnel pour calculer l’ensemble des
coûts restants
Situation actuelle Modification issue du règlement
Dépenses de personnel X 40% Les salaires versés aux participants ne
= total des coûts restants d’un sont plus considérés comme des coûts
opération restants de l’opération et peuvent être
pris en charge en plus des coûts de
personnel et du montant forfaitisé. Ils
ne rentrent cependant pas dans
l’assiette de calcul du montant forfaitisé.Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Certains éléments du règlement "Omnibus" vont être mis
en œuvre par anticipation, à compter de la publication de l’arrêté
d’éligibilité modifié :
→ Justification des dépenses de personnel à temps partiel à quotité fixe et
prédéterminée
Contrat de travail ou fiche de poste (au lieu des fiches de temps)
→ Justification de l’acquittement des salaires
Copie des bulletins de salaire (plus besoin de documents comptables)Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
4. Autres éléments de simplification et actualités
Certaines demandes françaises de simplification ne figurent pas
dans le projet :
• La compatibilité de la règlementation des fonds européens avec la
règlementation des aides d’Etat
• Le principe de non-rétroactivité de la norme d’audit (une opération serait
auditée au regard de la norme applicable le jour du conventionnement)
• Le doublement à 300 000 € du seuil en-deçà duquel une opération ne peut
pas faire l’objet de plus d’un audit.
• L’augmentation du taux d’irrégularité acceptable (à 2% aujourd’hui).Réduire la charge administrative et limiter les risques d’erreurs
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