CHORUS PRO La facture électronique pour les Organismes de l'Habitat Social Publics et Privés - Prologue Numérique
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CHORUS PRO
La facture électronique pour les
Organismes de l'Habitat Social
Publics et Privés
Prologue Numérique
12, avenue des Tropiques
91940 Les Ulis
01.69.29.39.49
contact@prologue-numerique.fr
www.prologue-numerique.fr
Aout 2016 – En collaboration avec les équipes Adullact Projet – Montpellier - www.adullact-projet.coop
INTRODUCTION.............................................................................................................................................. 4
RAPPEL DU CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE RELATIF À L’ÉCHANGE DE FACTURES
ÉLECTRONIQUES........................................................................................................................................... 4
.1er JANVIER 2017 : UNE ÉCHÉANCE RÉGLEMENTAIRE INCONTOURNABLE..................................................4
.PÉRIMÈTRE DE L'OBLIGATION RÉGLEMENTAIRE POUR LES ENTITÉS PUBLIQUES.................................6
.Périmétre applicables aux Offices :............................................................................................................................................................7
.UNE PLATEFORME COMMUNE À L'ENSEMBLE DE LA SPHÈRE PUBLIQUE....................................................8
. L'expérience capitalisée par les services de l’État : Chorus Factures....................................................................................8
.Avantages de la solution unique CP...........................................................................................................................................................8
. ÉLÉMENTS DE VOLUMÉTRIE ET IMPACTS FINANCIERS ........................................................................................9
PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS DE CHORUS PRO................................................14
. CP : LES GRANDS PRINCIPES..............................................................................................................................................14
. CP: TRAITEMENT DE LA FACTURE - « FLUX PIVOT » .......................................................................................14
. MODALITÉS D’ÉCHANGES DES FACTURES...............................................................................................................15
.Le mode Portail.................................................................................................................................................................................................15
.Le mode Service (API)...................................................................................................................................................................................16
. Le mode EDI......................................................................................................................................................................................................17
.Entités publiques : comment choisir son mode d'accès............................................................................................ 18
.IDENTIFICATION DE L’ÉMETTEUR ET DU RÉCEPTEUR DANS CP....................................................................20
.LES POSSIBILITÉS DE PARAMÉTRAGE OUVERTES AUX COLLECTIVITÉS LOCALES............................................21
.DÉTAILS DES CONTRÔLES EFFECTUÉS PAR CP.......................................................................................................21
.SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES PAR LE FOURNISSEUR.......................................................................22
.MODALITÉS DE FACTURATION INTER-COLLECTIVITÉS........................................................................................23
.ARCHIVAGE DES FACTURES..................................................................................................................................................24
COMMENT SE PRÉPARER À L’ÉCHÉANCE DU 1er JANVIER 2017 ?.................................25
.LES AVANTAGES DE L'UTILISATION D'UN PORTAIL TIERS..................................................................................26
.DOIT-ON UNIFORMISER LES TRAITEMENTS PAPIER ET ÉLECTRONIQUE ?...............................................27
.INTÉRÊT DU FORMAT PIVOT CP DANS LE TRAITEMENT UNIFIÉ......................................................................27
Comment Use it Chorus répond aux besoins ?.................................................................................28
GLOSSAIRE.................................................................................................................................................... 29
POUR ALLER PLUS LOIN........................................................................................................................ 31
INTRODUCTION
A compter du 1er janvier 2017, les collectivités locales et les établissements publics recevront des
factures électroniques de la part de leurs fournisseurs et d'autres entités publiques.
L'objectif du présent document est d'apporter des éclaircissements concernant :
- le périmètre des entités concernées et l'échéancier de mise en œuvre de la dématérialisation des
factures
- la présentation de la solution Chorus Pro (CP 2017)
- les avantages supplémentaires liés l'utilisation d'un portail tiers
Le présent document est soumis à modifications, le dispositif CP étant au stade du pilote.
RAPPEL DU CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE RELATIF À
L’ÉCHANGE DE FACTURES ÉLECTRONIQUES
. 1er JANVIER 2017 : UNE ÉCHÉANCE RÉGLEMENTAIRE
INCONTOURNABLE
Depuis le 1er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de pouvoir recevoir les factures de ses
fournisseurs par voie électronique (loi de modernisation de l'économie du 4 août 2008).
En vertu de la loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des
entreprises, l'ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement progressif de la
facturation électronique dans la sphère publique, à compter du 1er janvier 2017.
AU 1er JANVIER 2017 :
Les collectivités territoriales et leurs établissements publics respectifs seront dans
l'obligation d'émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique.
A PARTIR DU 1ER JANVIER 2017 :
Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de
leurs établissements publics respectifs, suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :
• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (+ de 5000 salariés et CA >1,5
milliards €) et les personnes publiques
• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés
et CA < 1,5 milliards €)
• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés et
CA < 50 millions €)
• 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises (- 10 salariés et CA < 2 millions €)
Les fournisseurs non encore soumis à l'obligation à une date donnée peuvent tout de même
formuler une demande d'enregistrement au service CP s’ils le souhaitent.
Afin d'informer les entreprises et leurs organismes représentatifs (chambres de commerce et
d'industrie, chambres des métiers, ordres professionnels, etc.), la Direction Générale des Finances
Publiques (DGFiP) et l'Agence pour l'Informatique Financière de l’État (AIFE) ont organisé un
ensemble de réunions d'information. Ce dispositif va se poursuivre jusqu'à sa finalisation,
Une plaquette d'information spécifique a été conçue à l'intention des entreprises. Elle est
disponible sur le site de l'AIFE à l'adresse :
http://www.economie.gouv.fr/files/plaquettecpp2017_20151013-v1.1.pdf
Les collectivités locales n'ont donc pas à se charger elles-mêmes d'informer leurs fournisseurs sur
le contenu et les échéances du dispositif.
. PÉRIMÈTRE DE L'OBLIGATION RÉGLEMENTAIRE POUR LES
ENTITÉS PUBLIQUES
SONT CONCERNÉS NE SONT PAS CONCERNÉS
- l’Etat, - les collectivités d’outre-mer, à l’exception de
- les établissements publics nationaux (EPN) Saint Pierre et Miquelon et Saint Barthélemy
- les collectivités territoriales et leurs - les groupements de coopération sanitaire
groupements - les autres formes de coopération dans le
- les établissements publics de santé domaine sanitaire :
- les établissements publics locaux (EPL): - syndicat inter-hospitalier
- établissements publics de coopération - communauté hospitalière de territoire
intercommunale (EPCI), - les groupements de coopération sociale et
- syndicats mixtes (SIVU et SIVOM), médico-sociale
- établissements publics sociaux et médico- - les régies dotées de la seule autonomie
sociaux (notamment les EHPAD), financière
- régies dotées de la personnalité morale, - les groupements d'intérêt public locaux (ex
c'est-à-dire les régies personnalisées, GIP MDPH)
- autres catégories d'établissements publics - les associations syndicales autorisées
locaux - les associations foncières rurales
- Autres formes de coopération entre
collectivités (interdépartementales,
interrégionales sauf les ententes,
conventions, coopérations souples,...)
Ces entités concernées, à l'instar de tous les fournisseurs publics et des grandes entreprises,
devront également émettre leurs factures à destination d'autres entités publiques sous forme
dématérialisée à compter du 1er janvier 2017.
Source : AIFE – DGFiP – La facturation électronique, une échéance à préparer – Note d'information sur CPP 2017
. Périmétre applicables aux Offices :
Les quittances destinées à des entités publiques relevant de l’obligation sont bien dans le
périmètre des factures à déposer dans Chorus Pro.
Les OPH qu’ils soient à comptabilité publique ou à comptabilité commerciale utiliseront les
normes accessibles aux fournisseurs privés pour déposer leurs factures sur Chorus Pro.
. UNE PLATEFORME COMMUNE À L'ENSEMBLE DE LA SPHÈRE
PUBLIQUE
. L'expérience capitalisée par les services de l’État : Chorus
Factures
Depuis le 1er janvier 2012, l’État est dans l'obligation d'accepter les factures émises par ses
fournisseurs sous forme dématérialisée.
L'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l’État) a donc développé, à cette fin, le portail
«Chorus Factures» :
- sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures (PDF simple ou signé) et
suivre l’avancement du traitement jusqu’à la mise en paiement
- où les fournisseurs ayant un volume de factures important transmettent directement les factures
sous forme « d'échange de données informatisé » (EDI)
Le dispositif Chorus factures sera migré courant de l'été 2017 dans la plateforme CP, qui
deviendra par conséquent l'environnement d'échanges de factures dématérialisé commun et
unique pour l'ensemble des administrations nationales et les établissements publics assujettis.
.Avantages de la solution unique CP
De nombreuses entreprises travaillent pour des entités publiques de natures diverses.
La mise en place d'une plateforme d'échange unique présente donc des avantages en termes de
sécurité et de simplicité dans les échanges.
Ce « point d'accès unique » traduit la volonté des pouvoirs publics de décloisonner les
administrations, et de changer la perception de complexité et d'archaïsme que peuvent déplorer
certains acteurs économiques dans leurs échanges avec l'ensemble de la sphère publique.
Les entreprises inscrites sur CP pourront donc suivre directement depuis le portail CP
l'avancement de leurs factures et paiements, et cela pour l'ensemble des administrations
avec lesquelles elles sont en relations contractuelles et commerciales.
. ÉLÉMENTS DE VOLUMÉTRIE ET IMPACTS FINANCIERS
Les entités privées et publiques concernées par le dispositif CP sont les suivantes :
• 1.115.000 fournisseurs de la sphère publique (au terme des 4 jalons successifs d'entrée en
vigueur, soit à l'échéance fin 2020)
• Dès 2017, 77.500 collectivités et établissements publics locaux et de santé
• 1.000 établissements publics nationaux
• L'ensemble des services de l’État
Le nombre d'agents de la sphère publique concernés est évalué à plus de 220.000 personnes.
Source : DGFIP et AIFE - Dématérialisation des factures du secteur public –
Présentation de la solution mutualisée Chorus Pro 2017
L’estimation des gains financiers potentiels associés au traitement dématérialisé des factures a été
évaluée notamment dans le cadre d'une étude GS1 France qui établit :
• que le coût de traitement d’une facture dématérialisée émise est estimé à 5€, contre un
coût de traitement d’une facture papier estimé entre 8 et 9,5€.
• que le coût de traitement d’une facture dématérialisée reçue est estimé à 7,5€ contre un
coût de traitement d’une facture papier évalué à 13,8€.
Source : DGFIP et AIFE - La dématérialisation des factures des collectivités locales et des
établissements publics au 1er janvier 2017
PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS DE CHORUS
PRO
. CP : LES GRANDS PRINCIPES
Le développement et la mise en service de CP est coordonné par l’AIFE.
Le service est accessible depuis Internet et est mis gratuitement à disposition des fournisseurs et
des entités publiques. Les fournisseurs peuvent y déposer leurs factures et suivre l'état
d'avancement des paiements associés.
Le fournisseur et la collectivité destinataire choisissent leurs modes d'émission et de
réception des factures, indépendamment l'un de l'autre.
Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d'un format dit
« Pivot », qui facilite les échanges et intégrations dans les Systèmes d'Information (SI) des entités
publiques.
. CP: TRAITEMENT DE LA FACTURE - « FLUX PIVOT »
La solution CP facilite le traitement de la facture, en proposant un flux pivot unique.
A partir des données reçues du fournisseur, CP génère systématiquement un « flux pivot », au
contenu identique quels que soient l’émetteur, le format de transmission et le destinataire.
Le flux pivot repose sur la structuration syntaxique du protocole d’échange standard (PES facture)
déjà utilisé par les collectivités pour leurs échanges de pièces comptables avec la DGFiP.
Le flux pivot contient :
• Les données permettant la création d’un mandat (données relatives à l’en-tête et au pied
de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur
a communiqué sa facture sous forme de données structurées)
• La facture sous forme de pièce jointe
• Et, le cas échéant, les pièces justificatives (PJ) complémentaires (pièces de diverses
natures, telles que des conventions, actes administratifs, pièces de marché, bon de
commande etc.)
L’émetteur de facture (le fournisseur) et le destinataire (la collectivité) choisissent, en totale
indépendance l'un de l'autre, les modalités techniques d’émission ou de réception des factures qui
conviennent à chacun d'entre eux, décrites dans le chapitre suivant.
En pratique, il conviendra à chaque organisme de se rapprocher de son éditeur de
Gestion Financière / Locative / Erp... qui lui indiquera quel mode de réception il
privilégie pour l'intégration du flux dans son environnement de gestion.
Prologue Numérique est dores et déjà en mesure de proposer - avec son
module Use it Chorus - une solution d'orchestration des flux CP, en
adéquation avec la majeure partie des Erp du marché, Contactez-nous au
01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr
. MODALITÉS D’ÉCHANGES DES FACTURES
Trois possibilités d'émission et de réception des factures, décrites ci-après, sont proposées par CP
aux fournisseurs et aux collectivités :
• le mode Portail
• le mode Service (API)
• le mode EDI
.Le mode Portail
L’accès en mode portail est toujours disponible, quelle que soit la fonctionnalité utilisée et même si
un autre mode d’accès a été choisi. Il nécessite uniquement d’avoir un compte utilisateur actif sur
Chorus Pro.
Le mode portail est accessible aux fournisseurs et aux services de l’Etat par Internet, en se
connectant à l’URL : https://chorus-pro.gouv.fr
• Pour les entités publiques :
Les entités publiques (hors services de l’État) accèdent à Chorus Pro via le Portail Internet Gestion
Publique (PIGP) de la DGFiP. Le mode portail permet l'envoi d’un courriel de notification à la
collectivité pour l’avertir de la disponibilité d'une nouvelle facture. Il est également possible de
consulter et télécharger la facture dans son format de dépôt initial, les pièces jointes et le format
pivot. Le portail dispose également d'un outil de recherche de factures antérieures.
Les entités publiques pourront ainsi répondre à l'obligation de réceptionner les factures
dématérialisées, mais ne bénéficieront pas des avantages qu'offre la dématérialisation en termes
d'efficacité, de productivité et de sécurité des données.
• Pour les structures privées:
La connexion en mode Portail permet le dépôt d'un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d'un fichier
XML, ou bien la saisie de données dans un formulaire sur le portail Chorus Pro.
Ces deux alternatives sont des solutions manuelles, qui permettent aux entreprises de répondre à
leur obligation d'envoyer des factures au format électronique..Le mode Service (API)
L’API (Application Programming Interface) de Chorus Pro met à disposition un ensemble de
services qui peuvent être interrogés à partir d’un Système d'Information (SI) externe mais
connecté à Chorus Pro.
Le mode service (via les API) permet aux partenaires d’intégrer les fonctionnalités offertes par le
service Chorus Pro directement dans leur système d’information ou dans un portail tiers à valeur
ajoutée.
Les principales fonctionnalités accessibles en API sont les suivantes :
Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro
L'accès en mode service implique bien entendu des travaux de raccordement et des tests
préalables.
Le socle logicielle de la solution proposée par Prologue Numérique, a été retenue par la DGFIP
(AIFE) pour faire partie des 16 pilotes en France (en mode API).
Les fonctionnalités restent identiques, sachant que le mode API apparait plus riche en terme
d’échanges de statuts. Par ailleurs, nous avons doté notre plate-forme de deux fonctions
supplémentaires afin d’offrir un traitement « univoque » des factures, à savoir :
- un formulaires pour les factures reçues via messagerie
- un module OCR/LAD/RAD pour les factures papiers qui perdureront jusqu’à la fin de l’année
2020
Nous avons même prévu la possibilité de valider les factures (attestation de service fait) dans un
parapheur électronique (fourni en option).. Le mode EDI
L'EDI (Échange de Données Informatisé) est une technique qui remplace les échanges physiques
de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges,
selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un
réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes
techniques internationales de référence.
Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées par le mode EDI pour la sphère des
fournisseurs :
- Émission de factures (du système d’information de la structure vers Chorus Pro)
- Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre Chorus Pro et le système
d’information de la structure)
→ L’accès aux autres fonctionnalités (assistance, gestion de compte…) doit se faire en
mode portail ou en mode API.
L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables.
Ce raccordement peut se faire soit :
- Directement entre le système d’information de l'entité privée et Chorus Pro
- Via un opérateur de dématérialisation ou un Tiers De Télétransmission (TDT)
Seules les fonctionnalités suivantes sont concernées par le mode EDI pour la sphère des
entités publiques :
Réception de factures
- Suivi de la facture (retour « cycle de vie de factures » entre le système d’information et CP)
- Dans certains cas, émission de factures (du système d’information vers CP)
→ L’accès aux autres fonctionnalités (assistance, gestion de compte…) doit se faire en
mode portail ou en mode API.
L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables.
Ce raccordement doit se faire obligatoirement via un Tiers De Télétransmission
(TDT). Ce TDT se raccordera via la plate-forme SEIFE de la DGFiP.
Il est possible en mode EDI d’automatiser l’envoi à destination d'autres collectivités ou entités
publiques et/ou la réception des factures et de programmer des échanges réguliers (batch).
Dans le cadre du service CP, le choix du mode EDI implique donc le recours à un tiers de
télétransmission entre les acteurs concernés.
En outre, il impose (à ce stade), le format international de factures dématérialisées UBL-INVOICE.. Entités publiques : comment choisir son mode d'accès
Les principaux impacts pour chacune des solutions de raccordement sont présentés dans le
schéma suivant :
Source : AIFE – Chorus Pro – Choisir son mode d'accès à Chorus Pro
Les possibilités d'intégration des SI clients sont les mêmes, que la collectivité choisisse le
raccordement en mode service (API) ou en mode EDI.Le mode service est plus simple à implémenter, et nécessite un intermédiaire de moins que le
mode EDI, dans lequel intervient une plate-forme supplémentaire (plate-forme SEIFE), ce qui est
susceptible de rajouter un délai supplémentaire dans le traitement des factures.
Par ailleurs, il ne nécessite pas d'homologation, contrairement au mode EDI dont le
raccordement doit se faire via un TDT qui doit être homologué.
Il est par conséquent probable, qu'en égard à sa complétude fonctionnelle comme à sa simplicité
de mise en œuvre,le mode API soit en pratique privilégié par la plupart des acteurs impliqués dans
les échanges.
La solution proposée par Prologue Numérique, a été retenue par la DGFIP (AIFE) pour
faire partie des 16 pilotes en France (en mode API).
Les fonctionnalités restent identiques, sachant que le mode API apparait plus riche en
terme d’échanges de statuts. Par ailleurs, nous avons doté notre plate-forme de deux
fonctions supplémentaires afin d’offrir un traitement « univoque » des factures, à savoir :
- un formulaires pour les factures reçues via messagerie
- un module OCR/LAD/RAD pour les factures papiers qui perdureront jusqu’à la fin de l’année
2020
Nous avons même prévu la possibilité de valider les factures (attestation de service fait) dans un
parapheur électronique (fourni en option).
Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.fr
.. IDENTIFICATION DE L’ÉMETTEUR ET DU RÉCEPTEUR DANS CP
.Identification de l'émetteur dans CP
Principe : Chaque émetteur est identifié de manière unique dans CP, quel que soit le mode
d'échange choisi.
Cette identification repose sur 3 éléments :
• Le code pays
• Le type d'identifiant
• L'identifiant
Selon la localisation du siège social du fournisseur, l'identifiant sera le suivant :
Source : DGFIP et AIFE - La dématérialisation des factures des collectivités locales et des établissements publics au
1er janvier 2017
.Modalités d'identification du destinataire par le fournisseur
Principe: Chaque entité publique est identifiée de manière unique dans CP, quel que soit le mode
de transmission choisi.
Le SIRET est l’identifiant unique de la personne publique destinataire.
Une entité publique peut recevoir des factures sur plusieurs SIRET, pouvant correspondre à des
budgets différents. Dans CP, chaque entité publique est identifiée de manière unique au travers
d'une ou plusieurs « fiche(s) structure(s) ».
Il y a autant de fiches structures que de SIRET gérant des factures dans la collectivité ou
établissement.. LES POSSIBILITÉS DE PARAMÉTRAGE OUVERTES AUX
COLLECTIVITÉS LOCALES
Les modalités de traitement interne des factures sont propres à chaque collectivité (centralisation
du traitement à la direction des finances, déconcentration de leur validation dans les services
opérationnels, etc.) Les pratiques en matière d’engagement de la dépense sont également
diverses.
Pour les factures la concernant, chaque entité publique pourra rendre obligatoire dans CP, si elle le
souhaite :
- la mention d'un code service (permettant de ventiler les factures entre les services de la
collectivité)
- la référence à l’engagement comptable
Ces informations doivent donc figurer sur la facture déposée par le fournisseur.
CP permet la vérification de la présence de l'information relative au service destinataire comme
celle relative à la référence à la commande ou à l'engagement comptable.
En cas de non-correspondance, la facture peut faire l'objet d'un rejet (il existe bien entendu un
statut CP spécifique correspondant).
Si l‘office rend obligatoire la mention du code service et/ou du numéro d'engagement sur les
factures qui lui sont transmises, il doit prévoir de communiquer systématiquement ces informations
au fournisseur.
. DÉTAILS DES CONTRÔLES EFFECTUÉS PAR CP
Trois niveaux de contrôles sont assurés par CP :
Cohérence du flux et sécurité :
Pour chaque flux reçu, un contrôle antiviral et un contrôle des formats sont prévus tant pour les
données de facturation originales que pour les pièces jointes.
Structure de données :
Pour chaque type de flux, les règles de syntaxe, cardinalité et format des données
sont contrôlées en entrée de la solution.
Cohérence des données :
• Identification fournisseur : vérification de l'existence d'un identifiant
• Numéro de facture : contrôle d’unicité de la facture
• Date de facture : présence d’une date de facturation
• Identifiant du destinataire : vérification de l’existence du SIRET
• Code service et engagement : contrôle de présence (selon paramétrages
effectués par le destinataire)
• Devise : facture mono-devise uniquement• Date d’émission : date d’émission ≤ date de réception
. SUIVI DU TRAITEMENT DES FACTURES PAR LE FOURNISSEUR
Le fournisseur peut visualiser l'état de traitement des factures qu'il a déposées dans Chorus Pro,
et/ou récupérer les informations correspondantes dans son système d'information, si celui-ci est
connecté à CP en mode EDI ou API. Plusieurs états de traitement sont disponibles dans CP :
Source : AIFE - Dossier de spécifications externes de la solution mutualisée- CP 2017 – V3.23
✔ Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur, les différents contrôles ont été
réalisés et la facture a pu être intégrée au 'référentiel facture' de Chorus Pro
✔ En cours d'acheminement vers le destinataire : La facture a été envoyée par Chorus
Pro à l'entité publique destinataire
✔ Mise à disposition du destinataire : Le flux contrôlé est accessible au traitement par la
personne publique. La date de départ du délai global de paiement (DGP) correspond à celle de cet
état « mis à disposition du destinataire ».
Il est à noter que la date de mise à disposition de la facture est fonction du mode de réception
choisi par le destinataire :
✔ En mode EDI : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lors de l'envoi
de l'acquittement suivant l'échange du flux pivot.
✔ En modes API et Portail : une facture est considérée mise à disposition du destinataire
lorsqu'elle est disponible dans l'espace « mes factures reçues » du destinataire, prévenu
par l'envoi d'un courriel de notification.
✔ A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture, avec pour motif
une erreur sur les données d'acheminement✔ Rejetée par l'ordonnateur : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex : données de facturation erronées, erreur dans les montants etc.) ✔ Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu'une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. La suspension d'une facture rallonge le DGP. ✔ Complétée : La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce jointe ou un commentaire à une facture au statut 'suspendue'. Ce statut n'est visible qu'en mode Portail ou Service. ✔ Service fait : Le service fait a été certifié et l'ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement ✔ Mandatée : Le mandat a été créé et traité par l'ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge ✔ Mise à disposition du comptable : Le mandat a été intégré dans le système d'information du comptable de la DGFiP ✔ Comptabilisée : Le mandat a été validé par le comptable et comptabilisé ✔ Mise en paiement : Le flux de virement a été envoyé à la Banque de France . MODALITÉS DE FACTURATION INTER-COLLECTIVITÉS Rappel préliminaire : L’avis des sommes à payer (ASAP) est considéré comme un document de facturation concerné par l’obligation de dématérialisation dès lors qu’il manifeste l'exécution d'un contrat en cours et qu’il résulte de la fourniture d'un bien ou d'un service. Dès lors, le traitement dématérialisé des factures intra sphère publique à compter du 1er janvier 2017 devait également être pris en compte par CP. L’émission de documents de facturation par les entités raccordées à Hélios s’appuie sur : 1- l’envoi d’un flux PES-Facture-ASAP à Hélios 2- l’envoi dématérialisé par le comptable à Chorus Pro pour les documents adressés à des destinataires publics (pris en charge par Hélios) L’allotissement des factures émises s’effectue sur la base du référentiel des destinataires de CP qui est partagé avec la plateforme Helios.
Source : DGFIP et AIFE - Dématérialisation des factures du secteur public – Présentation de la solution mutualisée Chorus
Pro 2017
. ARCHIVAGE DES FACTURES
Chorus Pro permet le stockage et la conservation des factures qui lui sont transmises par les
émetteurs à destination des acteurs publics.
Les factures et les pièces jointes échangées sur CP sont conservées dans leur format d’origine
dans l'entrepôt «ATLAS» de la DGFiP. Ces factures sont donc potentiellement accessibles et
consultables par les collectivités qui ne disposent pas de leur propre système d'archivage
électronique (SAE) et qui en feront la demande.
Atlas conservera ces éléments durant leur période d'utilité administrative, soit durant 10 ans.
Il est à noter que les fournisseurs n'ont en aucun cas accès à cet entrepôt et restent assujettis à
l'obligation de conservation réglementée de leurs factures pour répondre à leurs obligations
fiscales .
De même, les organismes bailleurs publics demeurent responsables de l'archivage de
leurs documents comptables, y compris des pièces justificatives de leurs paiements
dématérialisées à destination de leurs fournisseurs.
A ce titre, ils doivent donc pour mémoire assurer l'archivage électronique de leurs flux PES
(dépenses comme recettes) signés électroniquement dans un SAE internalisé ou tiers-opéré par
un tiers-archiveur agréé par le Ministère de la Culture et de la Communication.
L'archivage des flux PES emportant celui des pièces justificatives encapsulées, l'archivage
électronique spécifique des factures dématérialisées n'est par conséquent pas obligatoire, mais
demeure bien entendu soumis à la politique d'archivage définie par chaque personne
publique/service d'archives,
Prologue Numérique propose une solution d'Archivage à Valeur Probatoire,
Contactez-nous au 01.69.29.39.49 ou contact@prologue-numerique.frCOMMENT SE PRÉPARER À L’ÉCHÉANCE DU 1er
JANVIER 2017 ?
L'AIFE en liaison avec la DGFiP a mis en place un dispositif pilote « CPP 2017 » rebaptisé depuis
sur la base de la dénomination du dispositif de production « Chorus Pro ».
Une dizaine de collectivités a été désignée pour être pilote de la solution CP dès 2016.
Ce dispositif a permis d'affiner les spécifications de service de production et permettra les premiers
échanges opérationnels entre le 13 septembre 2016 et la fin de l'année 2016.
Il va sans dire que la transition entre le dispositif « pilote » et l'ouverture du service opérationnel
réglementé pour les plus grandes entreprises et TOUTES les collectivités est donc quasi-
inexistante et générera probablement quelques indispensables « souplesses » de démarrage à
partir de janvier 2017.
Les collectivités comme les éditeurs de logiciels de gestion financière « non pilotes » n'auront donc
pas eu loisir de tester « officiellement » le dispositif portail avant l'entrée en vigueur officielle du
nouveau dispositif d'échanges.
La préparation à cette transition doit donc être assurée dans le cadre d'une collaboration
empirique entre différents acteurs (éditeurs de solutions, entités publiques, organes mutualisants,
payeurs etc.)
La documentation relative au dispositif d'ensemble est heureusement existante et disponible, et les
énergies opérationnelles actuellement à l’œuvre dans le cadre de l'accompagnement des
collectivités et autres acteurs publics (payeurs publics, éditeurs, fournisseurs de solutions
opérationnelles) sont également mobilisés sur l'échéance approchante.
L'état actuel des solutions opérationnelles susceptibles d'être mises en œuvre dans des délais
compatibles avec les échéances nous amènent aux principaux conseils et appels à vigilance
suivants :
• S'assurer du caractère pleinement maîtrisé (idéalement expérimenté) des solutions
proposées, en mesurant notamment leur impact sur le SI en place
✔ S'assurer du caractère évolutif de la solution mise en œuvre ; Les volumes échangés à
travers CP vont évoluer rapidement ; Le contenu même du dispositif CP est susceptible
d'évoluer ; L'examen des clauses de maintenance réglementaire est donc essentiel
✔ S'assurer du respect des spécificités de gestion propres à la sphère publique par les
solutions envisagées
Les collectivités qui souhaitent appréhender le service doivent donc se rapprocher
de leurs éditeurs et partenaires, afin de connaître les offres et solutions techniques
qui leur seront apportées à compter du 1er janvier 2017. LES AVANTAGES DE L'UTILISATION D'UN PORTAIL TIERS
Dès le 1er janvier 2017, les entités publiques auront l'obligation de réceptionner les factures au
format électronique.
Comme nous l'avons décrit plus haut, ces factures sont disponibles sur le portail Chorus Pro (CP)
et sont accessibles directement par des applications en mode API et/ou par l'intermédiaire d'un
tiers de télétransmission.
Hors certaines collectivités ou administrations disposent déjà :
➢ D'un portail de dématérialisation de leurs relations fournisseurs via des portails
territorialisés appelés « extraNets fournisseurs »
➢ De solutions de type orchestrateurs / bus services / bus SOA (Architecture Orientée
Service) destinées à urbaniser globalement leurs processus de dématérialisation
L'intégration du traitement des flux CP dans cette architecture d'ensemble devient dès lors
nécessaire lorsque des dispositifs de cette nature sont en place.
Les portails tiers proposent en général un ensemble de fonctionnalités particulièrement bien
adaptées au traitement du flux CP, qui est alors considéré comme une PJ particulière au sens
comptable (PES) du terme.
Parmi les fonctionnalités les plus intéressantes supportées par ce type d'outils, nous pouvons
citer :
• Le routage des flux CP dans l'entrepôt de Pjs (système de fichiers, GED)
• La mise à disposition des statuts de traitement CP pour l'ensemble des acteurs/applications
connectés au portail tiers
• La supervision unifiée de l'ensemble des traitements du flux CP interne à la collectivité
• L'horodatage normalisé de certains portails permettant de rendre la chaîne de traitement
des factures dématérialisées auditable (qualité probatoire des traitements en cas de
couplage avec un horodatage RGS)
• La permission d'alimenter un SAE dans le process de traitement (génération SEDA et
récupération des Ars)
Un portail tiers permet de faire le lien entre le dispositif national et le Système
d'Information (SI) de la collectivité qui l'a mis en place.
Le portail tiers permet donc de simplifier le processus de dématérialisation en apportant
des fonctionnalités complémentaires.. DOIT-ON UNIFORMISER LES TRAITEMENTS PAPIER ET
ÉLECTRONIQUE ?
Rappelons ici que le dispositif CP n'est qu'un sous-ensemble de factures : les factures papiers
continueront à être transmises par certains fournisseurs en mode papier, au moins durant la phase
« mixte » portant sur la période 2017/2020, voire davantage en cas de décalage dans l'entrée en
vigueur effective du dispositif CP.
Dans ce contexte, il est clair que les collectivités et acteurs publics devront adapter leurs process
internes aux nouvelles exigences de traitement, en intégrant dans les procédures de gestion mises
en place à la fois les flux papiers et les flux dématérialisés.
Les solutions de traitement « mixtes » sont donc à privilégier, si l'on souhaite permettre un
traitement unifié, indépendant des modes de captures et des formats des factures durant cette
période de transition.
Les solutions permettant à la fois la mise en place de fonctions de LAD/RAD et de traitement
dématérialisés emporteront à coup sur les suffrages des administrations, tant elles permettent la
mise en place d'un process de traitement simple, évolutif et unifié des factures.
Parallèlement, les modalités de traitement mixtes des factures s'inscrivent également, rappelons-le
ici, dans une logique transverse de traitement des pièces justificatives.
A ce titre, les flux CP ne font pas exception et doivent être pleinement intégrés dans les solutions
mises en œuvre par les collectivités et entités publiques sur ce point (intégration aux entrepôts,
chartes de nommages, orchestration unifiée par des bus applicatifs etc.)
. INTÉRÊT DU FORMAT PIVOT CP DANS LE TRAITEMENT UNIFIÉ
Le portail tiers récupère, via une API, les factures déposées par les fournisseurs dans CP au
format pivot.
Pour rappel, le flux au format pivot contient :
- les données permettant la création d’un mandat
- la facture sous forme de pièce jointe
- les pièces justificatives (PJ) complémentaires
- des métadonnées
Dans le contexte d'urbanisation des échanges décrits plus haut , les données du format pivot
gagneront à être exploitées, tant pour le traitements des flux électroniques et des flux papiers
puisqu'elles sauront être la base :
- des aiguillages vers des outils externes de validation des factures (pour attestations de service
fait par exemple)
- des routages dans les plans de classement des GEDs
- des transferts vers les SAEs associésComment Use it Chorus répond aux besoins ? Le service Use it Chorus constitue un portail tiers au sens du dispositif CP et permet : ❱ La récupération des factures dématérialisées depuis la plate-forme Chorus Pro ❱ Le traitement interne des factures reçues adapté à l’organisation interne de la personne publique (routage dans un parapheur électronique pour visa, dépôts des factures dans un répertoire ou dans une GED, mise à disposition de la GF pour traitement, transfert vers un SAE) ❱ La centralisation et la supervision des états de traitement ❱ La rapidité et la sécurité des traitements par automatisation de l’enchaînement des étapes de traitement Afin de permettre un traitement mixte et complet des factures (documents papiers et flux dématérialisés CP), le service Use it Chorus propose : ❱ Une fonction standard de traitement des factures papiers par formulaire au format « pivot » (format de référence du service Chorus Pro) ❱ Une fonction optionnelle de traitement LAD/RAD permettant l’indexation automatique des factures papiers en début de traitement Le service garantit donc un traitement identique à toutes les factures, qu’elles soient dématérialisées d’origine CP ou transmises par voie papier ; cette fonction est essentielle durant la période transitoire du 01/01/2017 au 31/12/2020, durant laquelle les deux formats de factures co-existeront.
GLOSSAIRE
Nom / Signification Définition
Acronyme
AIFE Agence pour L'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) est un service à compétence nationale dont la
l’Informatique gouvernance est interministérielle. Ses missions majeures sont :
Financière de l’État ► Piloter l'urbanisation du système d'information financière de l’État
► Maintenir en condition opérationnelle le système d'information Chorus, de gestion de la dépense, de
la recette non fiscale et de la comptabilité de l’État
► Piloter de nouveaux projets interministériels ou ministériels et leur intégration dans le SI Chorus
► Accompagner le changement dans les ministères et auprès des utilisateurs.
API Application Programming Ensemble normalisé de fonctions qui sert de façade par laquelle un logiciel offre des services à d'autres
Interface logiciels. Le raccordement en API d'un système d'information à CP2017 permet aux utilisateurs de ce
SI d'accéder directement et en temps réel aux fonctionnalités portées par l'API.
ASAP Avis des Sommes A L'avis des sommes à payer est le document envoyé au débiteur lorsqu'un organisme public émet un
Payer titre de recette. Il entre dans le périmètre de CP 2017 lorsqu'il est adressé à un débiteur public. Il est
alors également appelé "facture de recette".
CP Chorus Pro Chorus Pro permettra d’assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des factures pour tous les
fournisseurs sur le périmètre des Services de l’État, du Secteur Public Local (incluant le secteur
hospitalier), des établissement locaux d’enseignement et des établissements publics nationaux.
Cette solution s’inscrit dans la continuité de Chorus Factures, solution mise en œuvre par l’État depuis
le 1er janvier 2012.
DGP Délai Global de Paiement Le délai global de paiement fait référence au délai imparti à la structure publique pour payer le titulaire
du marché public, fixé dans les pièces du marché.
EDI Échange de Données L'échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de
Informatisé documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,...) par des échanges, selon un
format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à
valeur ajoutée. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de
référence.
Livre Blanc Chorus Pro – Page 24Nom / Signification Définition
Acronyme
GED Gestion Électronique La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des
de Documents informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les
logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
LAD / Lecture Automatique de La LAD permet lors de la numérisation de récupérer de nombreuses informations sur le document, et
RAD Document permet d'associer des métadonnées à un document numérisé et dès lors d'en faciliter la recherche.
Reconnaissance La RAD permet de distinguer un type de document d'un autre en s'appuyant sur plusieurs paramètres
prédéfinis antérieurement dans la gestion électronique des documents.
Automatique de
Document
PIGP Portail Internet de la Le PIGP, proposé par la DGFiP aux collectivités et établissements publics locaux, permet à ces derniers de simplifier l’accès et la transmission
d’information. L’accès s’effectue par une connexion Internet à partir du navigateur web, puis par une authentification forte par certificat
Gestion Publique nominatif délivré gratuitement à la première connexion. Le portail permet d’accéder notamment au service Chorus Pro.
Le portail de la Gestion Publique est accessible à l’adresse suivante: https://portail.dgfip.finances.gouv.fr/portail/accueilIAM.pl
SAE Système d'Archivage Système d'archivage destiné à recevoir les transferts d'archives selon le SEDA, et permettant la conservation et la gestion des archives
acceptées
Électronique
SEDA Standard d’Échanges de Défini par le SIAF (Service Interministériel des Archives de France)
Données pour
l'Archivage
SIAF Service Interministériel Le SIAF est notamment en charge de fixer les règles d'application des dispositions du code du patrimoine relatives aux archives. Il exerce les
fonctions de contrôle que ce code attribue à l'État en matière de gestion des archives publiques et de protection de certaines archives privées.
des Archives de France
TDT Tiers De Des tiers de télétransmission peuvent être sollicités par le secteur public local et les EPN pour :
Télétransmission - Transmettre les flux de factures émises ou de statut générés par leur système d’information de gestion financière (ou autres systèmes de
gestion des factures) à destination de la solution CP 2017), contrôler l'intégrité de la transmission et l'horodater, réceptionner le flux retour.
UBL Universal Business Format d’échange de données structurées en XML, utilisé pour le dépôt de factures en format XML (portail CP 2017) ou pour l’envoi de
factures en format XML par EDI.
Invoice Language
Livre Blanc Chorus Pro - 25POUR ALLER PLUS LOIN
✔ https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/: Le portail de la communauté Chorus Pro regroupe de
nombreux documents explicatifs à l'attention des structures publiques et privées
✔ http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique-foire-aux-questions : Foire aux questions sur la
facturation électronique
✔ http://www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique: Informations générales sur la facturation
électronique
✔ www,prologue-numerique.fr
Livre Blanc Chorus Pro – 26Vous pouvez aussi lire
