Organiser des réunions de famille/des rencontres virtuelles

Organiser des réunions de famille/des rencontres virtuelles

Dans cette période de confinement peut-être avez-vous
envie de voir ensemble vos enfants/petits-enfants et
d'autres membres de famille ? Ou vous avez simplement
besoin de réunir les membres de votre association.

Pour rester en contact avec le monde extérieur plusieurs
solutions simples à utiliser vous sont accessibles

Le principe consiste à se connecter en même temps pour
un appel vidéo à l’heure de l’apéritif, à des dîners où chacun
mange en échangeant de chaque côté de l’écran. Mais on
peut aussi se réunir pour faire des jeux de société, partager
les souvenirs d'un voyage ou participer à des karaokés

La plupart des solutions sont gratuites mais la gratuité n’est
souvent qu’apparente : elles peuvent rentabiliser leur
service en traitant des informations vous concernant,
comme vos nom et prénoms, adresse courriel, numéro de
téléphone, etc.

ORGANISER UNE REUNION

Les solutions de visioconférence sont à la base créées pour répondre aux besoins des
entreprises dans le but de réunir leurs salariés ou clients qui ne sont pas au même endroit.
Si la plupart sont payants, certains offrent une alternative tout à fait satisfaisante dans le
cadre d’une utilisation limitée entre les membres d'une famille ou d'une association

Mode opératoire
   téléchargez l'application à partir de Google Play/Apple Store ou allez sur le site web
     du fournisseur sélectionné
   inscrivez-vous si demandé (création d'un compte) en indiquant les renseignements
     demandés (pseudo, mots de passe, no de téléphone)
   créez un groupe ou créez/planifiez une réunion (ou une salle de réunion)
   invitez les membres concernés (par email ou autre messagerie proposée par le
     fournisseur)
   à la date et heure convenue démarrer la réunion sur votre appareil en mode vidéo
     en activant votre micro (et votre caméra)
   si vous réunissez un grand nombre de participants, évitez la cacophonie en utilisant
     le contrôle du micro (si existant)

Sécurité
   • privilégiez les solutions qui protègent la vie privée
   • évitez de télécharger l’application depuis un site web inconnu
   • lisez les commentaires des utilisateurs sur des forums de discussion
   • sécurisez votre réseau Wi-Fi
   • assurez-vous que votre antivirus et votre pare-feu sont à jour

SOLUTIONS LES PLUS POPULAIRES

ZOOM

C'est la solution N.1 pendant le confinement ; solution multi
appareils (iPhone, iPad, smartphone Android, PC, Mac) avec temps limité à 40 minutes
(en version gratuite) permettant de réunir jusqu'à 100 personnes

Avantages
- la personne invitée reçoit un lien (via email) et le téléchargement
du logiciel s'effectue automatiquement, que ce soit sur son
téléphone ou sur son ordinateur
- partage de toute information numérique avec les autres
participants (par ex. Photos/vidéos)
- tableau blanc pour dessiner de sorte à les partager avec d'autres
participants
- enregistrement des réunions (pour revoir une réunion)
- contrôle des micros des participants
- participation via téléphone vocal
Désavantages
- version gratuite limitée à 40 min.
- il n'y a pas de cryptage complet des conversations/vidéos
- partage de certaines infomations avec Facebook
- quelques failles au niveau sécurité mais Zoom (corrigées?)

voir tutoriels:
https://support.zoom.us/hc/fr/articles/201362413-Comment-programmer-des-r%C3%A9unions-
https://support.zoom.us/hc/fr/articles/201362193-Participer-%C3%A0-une-r%C3%A9union
https://support.zoom.us/hc/fr/articles/201362153-Partager-votre-%C3%A9cran

SKYPE

Cette solution gratuite de Microsoft est multiplateformes. Elle fut
l'une des premières applications de communication en vidéo. Elle
est très simple à utiliser et très complète dans sa version Windows
(par ex. appel audio sur téléphone fixe).
Avantages
- jusqu'à 10 participants en vidéo (50 personnes en audio)
- enregistrement séquences vidéos et partage des fichiers
- le contenu des appels sont encryptés
Désavantages
-la qualité des appels vidéo se dégrade au-delà de 5 participants (dépendant de la
connexion wifi de chaque participant)
-Microsoft ne vous donne aucune garantie de sécurité et de confidentialité de vos données
- la lenteur des partages de fichiers numérique

voir tutoriels : https://www.skype.com/fr/free-conference-call/
et https://support.skype.com/fr/faq/FA34926/qu-est-ce-que-conference-maintenant-et-
comment-l-utiliser-dans-skype

WHATSAPP

Solution appartenant à Facebook utilisée et maîtrisée par un
grand nombre d'utilisateurs de smartphone (et de tablette)
Avantages
- solution simple à mettre en oeuvre
- les appels sont cryptés de bout en bout
- facilité de créer un groupe de réunion
Désavantages
- pas pratique sur PC et MAC (il faut un smartphone pour mettre
en route)
- limité en nombre de participants (4 ou 8 selon la version)
- pas de planification automatique de réunion

voir tutoriels : https://www.youtube.com/watch?v=yUaKO5rsWDg
https://faq.whatsapp.com/android/voice-and-video-calls/how-to-
make-a-group-video-call/?lang=fr

MESSENGER ROOMS

solution intégrée à Facebook
Avantages
- simple à utiliser (pour un utilisateur facebook)
- directement activée à partir de Facebook
- compatible avec l'assistant vocal Portal de Facebook
Désavantages
- il faut un compte Facebook (depuis décembre 2019) pour utiliser
Messenger
- pas de partage facile de documents (car par ex. des photos)

https://www.youtube.com/watch?v=atgL-eWOihA

TEAMS de Microsoft

solution intégrée à la suite Office 365 (payant) mais disponible
gratuitement pour n’importe quel utilisateur sans aucun
compte Office 365 et sous n’importe quel email
Avantages
- solution sécurisée par un système d'authentification à deux
facteurs et par le chiffrage des données
- Microsoft a supprimé la limite du nombre de participants de la
version gratuite pour encourager son utilisation durant le
confinement
- solution professionnelle avec fonctions préparation réunion,
stockage, contrôle de réunion et de gestion d'invités
Désavantages
- assez complexe à mettre en oeuvre pour les néophytes
- plus outil de collaboration qu'une solution de visioconférence

voir tutoriel : https://www.youtube.com/watch?v=9jQNLCtKUQg

GOOGLE MEET

Cette solution est l'évolution de la solution Google Hangouts. Elle
offre une communication intégrée avec le monde Google ainsi que
les principales fonctionnalités nécessaires pour la vidéoconférence
dans un cadre privé avec la possibilité d’interagir, de partager des
documents
Avantages
- gratuité sans limitation de temps (jusqu'à mars 2021)
- autorise la présence de 100 participants gratuitement
- support de tous types d’écrans
- filtre antibruit et mode de faible éclairage
Désavantages
- pas d'application dédiée pour PC/Mac (lancement obligatoire via internet)
- nécessite un bon réglage des accès caméra et micro avant la conférence

voir tutoriels: https://www.youtube.com/watch?v=hebU2v1mSyY
https://support.google.com/meet/answer/9302870?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr

INSTAGRAM
Cette solution 'réseau social' essentiellement utilisé par les
jeunes adultes est la propriété de Facebook. Comme pour
Snapchat, il y a des filtres 'fun' (effets) que vous pouvez utiliser
sur votre visage pendant les vidéos
Avantages
- en mode "co-watching" plusieurs personnes (jusqu'à 6) peuvent
passer des appels vidéo tout en regardant ensemble des
contenus sur le même écran
- simple à utiliser
- possibilités d'effectuer plusieurs tâches en parrallèle à la
réunion
Désavantages
- pas de planification de réunion
- failles de sécurité (pas de cryptage, vol de données)

voir tutoriels: https://www.youtube.com/watch?v=zlz9meiGrTM
https://www.facebook.com/help/instagram/136585180482293

FACETIME (utilisateurs Apple)
Solution, propriété d'Apple, avec haut niveau de sécurité
Avantages
- simple à utiliser et filtres
- jusqu'à 32 participants
- solution préinstallée sur les appareils Apple
Désavantages
- uniquement disponible pour utilsateurs iPhone, iPad, Mac
- on peut voir son correspondant sans qu'il décroche

voir tutoriels: https://www.youtube.com/watch?v=5KzQm8rMGP0
https://support.apple.com/fr-be/HT209022

AUTRES INFORMATIONS UTILES

Pour avoir un bon son, vous pouvez utiliser des écouteurs pour ne pas avoir les enceintes
de l’ordi ou du téléphone qui «crachent». L’idéal, c'est que ceux qui ne parlent pas mettent
le micro de leur téléphone en mode «silence». Cela évite par ex.d’entendre le camion des
poubelles qui passe près du lieu de communication
Vous pouvez aussi acheter un casque téléphonique avec micro (filaire ou sans fil) pour
obtenir une qualité supérieure de transmission de votre voix et de votre écoute

Enfin, pensez à parler plus lentement et trouvez un système entre vous pour prendre la
parole sans vous la couper (par ex. lever la main)

Vous pouvez éviter que votre visage paraisse sombre. Dans une pièce bien éclairée par la
lumière du jour, évitez de vous placer dos à la fenêtre. Positionnez-vous autant que
possible face à elle. Dans une pièce sombre, allumez toutes les lumières sauf celles qui
sont situées juste au-dessus de vous. Si cela ne suffit pas, placez une lampe de chevet
juste à côté de votre ordinateur.

Autres principales applications de vidéoconférence recommandées

- Whereby (gratuit jusqu'à 4 utilisateurs ; pas d'inscription préalable)
- Mikogo (cryptage 256-bits qui protège des spectateurs non autorisés)
- Houseparty (cette application permet à la fois de se connecter en visioconférence et en
même temps, de lancer de petits jeux ; attention cette application se donne le droit non
seulement d'écouter le contenu de toutes les conversations passées par cette
application... mais aussi d'utiliser "toute idée, invention, concept ou technique" )
- Jitsi Meet (recommandé en terme de sécurité et de simplicité pour des appels visio en
petit comité; pas de limitation participants, d'inscription et de téléchargement de logiciel)
- Discord (jusqu'à dix personnes avec des options comme le partage d'écran et le plein
écran)
- Tico chat (organisation ultra simple d'une vidéoconférence en quelques clics > durée des
réunions gratuites = 5 utilisateurs pendant 120 minutes)
- BlueJeans Video Conferencing : jusqu’à 150 participants, qualité audio et vidéo,
totalement gratuit
- Video Chat de IONOS (outil très simple à utiliser dans le navigateur sans inscription
préalable)

Il existe des centaines d'autres logiciels de téléconférence sur le marché mais avant de
choisir une application examinez les mesures prises pour la protection des données et la
politique de confidentialité