Réservation de matériel du CRE Grand-Est - Note d'information 2020
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Réservation de matériel du CRE Grand-Est Note d’information 2020 Dernière mise à jour : 19/12/2020 Les informations contenues dans ce document annulent et remplacent celles contenues dans la version antérieure de ce même document. Ligne de conduite : mise à disposition ou à la location de l’ensemble de ce matériel commun, à toutes les structures du Grand-Est quelque soit le lieu de stationnement du matériel. Des ajustements liés aux modalités décrites ci-dessous pourront avoir lieu au cours de l’année si nécessaire. Ci-dessous : - La description succincte du matériel disponible, - Les tarifications et conditions mises à jour, - Les modalités de réservation et de paiement. Le prêt gratuit de certains matériels s'entend uniquement pour les structures adhérentes FFE du Grand-Est. 1. MATÉRIEL et/ou CHRONOMÉTRAGE ET TARIFICATION ASSOCIÉE Ci-joint en annexe un tableau descriptif des locations mises à votre disposition, les modalités de prise en charge du matériel ainsi que les tarifs y afférents. Pour tout renseignement complémentaire au tableau descriptif, les Délégations Territoriales restent à votre disposition. 2. RÉSERVATION - Modalités de réservation : l’organisateur qui désire réserver une prestation ou du matériel devra compléter pour chacun de ses événements le formulaire de réservation (ci-joint) à renvoyer à la Délégation Territoriale d’Alsace contact.alsace@cregrandest.fr. - Délais de réservation : l’organisateur devra se positionner sur ses réservations au plus tard 6 semaines avant la date de son événement, le plus tôt étant le mieux pour une gestion optimale. Certains ajustements mineurs de dernière minute seront exceptionnellement possibles le cas échéant. - Confirmation de réservation : elle est adressée par la Délégation Territoriale d’Alsace à l’organisateur. Pour tout matériel installé par le CREGE ou à récupérer, il appartiendra à l’organisateur de prendre directement contact auprès de la Délégation Territoriale d’Alsace. - Cas d’annulation de réservation : la réservation de matériel implique une gestion par les collaborateurs du CRE. Toute annulation tardive est à éviter. Un organisateur qui souhaite modifier sa réservation pourra le faire au plus tard 3 jours avant le début de la manifestation. Toutefois, s’il annule la réservation d’une prestation alors que cette même prestation était demandée à la même date par un autre organisateur, une indemnité pourra lui être facturée. Des frais administratifs d’un montant de 15 € pourront être facturés par le CRE à l’organisateur dans les cas suivants : - Si aucune suite n’est donnée par l’organisateur à une réservation qu’il a pourtant effectuée. - Modification ou annulation de commande dans des délais trop proches de la manifestation et sans motif valable. PAGE 1/5
Réservation de matériel du CRE Grand-Est Note d’information 2020 Dernière mise à jour : 19/12/2020 3. SONORISATION Les sonorisations « A » et « B » sont installées et désinstallées par une personne habilitée du CRE. L’organisateur prévoira une personne pour aider au montage et démontage. Le forfait livraison/montage est obligatoire pour ce matériel. Pour toutes les sonorisations : durant l'événement, leur utilisation est assurée par l'organisateur et sous sa responsabilité. 4. PRESTATION DE CHRONOMÉTRAGE OPTIONS SPÉCIFIQUES : Soucieux de tenir compte des différentes habitudes territoriales, deux options sont proposées, avec ou sans impression des documents. Dans le cas de l’option sans impression, il incombe à l’organisateur de fournir l’intégralité des documents imprimés avant le début de l’événement. Pour l’option avec impression, le CRE Grand-Est offre les frais liés à l’encre, au papier, etc. (Impressions en N/B). Certains juges/chronométreurs peuvent, s’ils le désirent, facturer une prestation complémentaire liée au travail de préparation des documents nécessaires au concours. Il appartient au juge/chronométreur de s’assurer que l’Organisateur est informé des tarifications qu’il pratique. La prestation d’impression n’est assurée qu’en accord avec l’Officiel de compétition en charge du chronométrage. Chaque Délégation Territoriale détermine : - la répartition du matériel de chronométrage, - l’Officiel de Compétition (Chronométreur ou Juge) en charge de son utilisation durant l’événement. Option AVEC Option SANS Prestation impression impression Édition listing de départ (paddock-affichage-speaker…) OUI NON Édition chevaux au contrôle + qualifications cavaliers OUI NON Édition cartons jury OUI NON Installation et gestion du matériel OUI OUI Chronométrage OUI OUI Édition des résultats OUI OUI Saisie FFE et validation des résultats OUI OUI TARIF DE LOCATION D’UN KIT DE CHRONOMÉTRAGE : Nombre d’engagés par jour (y compris engagés sur place) Tarif par jour de 1 à 100 engagés 28 € de 101 à 150 engagés 30 € de 151 à 200 engagés 32 € de 201 à 250 engagés 34 € 251 engagés ou plus 36 € PAGE 2/5
Réservation de matériel du CRE Grand-Est Note d’information 2020 Dernière mise à jour : 19/12/2020 PANNEAU D’AFFICHAGE : (lié à la prestation de chronométrage) Les panneaux d’affichage « A » et « B » sont installés et désinstallés par une personne habilitée du CRE. Le forfait livraison/montage est obligatoire pour ces 2 panneaux. Caractéristiques des panneaux : Panneau « A » Panneau « B » Panneau « C » Panneau « D » 2240 x 560 mm 1580 x 290 mm 1150 x 600 mm 1680 x 280 ou 1304 x 367 5. ÉVENTUELLES RÈGLES DE PRIORITÉS Si deux organisateurs (ou plus) souhaitent louer le même matériel CSO le même jour, priorité sera donnée aux circuits sportifs du CRE Grand-Est. Pour les autres cas, décision de la Commission CSO sur avis des responsables territoriaux. 6. FACTURATION ET PAIEMENT Durant le concours, un membre du Jury (ou à défaut, une autre personne mandatée par le CREGE) et l’organisateur complèteront et signeront la FICHE DE FACTURATION MATÉRIEL récapitulative des prestations de location effectuées. Cette dernière sera renvoyée à la Délégation Territoriale d’Alsace, au plus tard dans les 24 H qui suivent la fin de la manifestation. (Une photo envoyée par mail peut largement suffire). Le délai de paiement est fixé à 30 jours à réception. En cas d’impayé, le CREGE se réserve le droit de ne plus honorer une réservation ultérieure. Rappel : Les frais liés aux prestations des Officiels de Compétition (Juge, Chronométreur, Commissaire au Paddock, Chef de Piste…) sont totalement indépendants du CREGE. Aucune consigne de tarification n’est donnée et il n’existe PAS de tarif CRE convenu. Le cas échéant, il appartient à l’organisateur de se mettre d’accord directement avec l’Officiel sur les conditions de défraiement. 7. RESPECT DU MATÉRIEL Il est demandé à l’organisateur (ses équipes de bénévoles et d’Officiels) de prendre soin du matériel loué et de le restituer dans l’état dans lequel il l’a réceptionné. Selon les circonstances, une caution sera demandée ou non (voir tableau annexe). En cas de perte, casse, négligence et/ou d’usure anormale, le CREGE se réserve le droit de facturer les dommages et/ou réparations nécessaires au prix coûtant (fournisseur habituel du CRE). Caution : chèque de caution à remettre lors du retrait du matériel ; non encaissé, sauf perte ou dégâts incombant au locataire. !! Un matériel rendu dans un état nécessitant des opérations de nettoyage pourra donner lieu à une facturation complémentaire à charge du locataire. PAGE 3/5
Réservation de matériel du CRE Grand-Est Note d’information 2020 Dernière mise à jour : 19/12/2020 8. LIVRAISON Les tarifs de location sont indiqués hors transport. Le locataire se charge de venir retirer le matériel sur le lieu de stationnement. Nous consulter pour une éventuelle livraison (sur devis). Ne concerne pas le chronométrage : sauf cas exceptionnel, l’Odc arrive avec le matériel sur le terrain. Ne concerne pas les panneaux et sonorisations A et B (cf paragraphes #3 et #5). Les modalités de retrait ou de livraison doivent être convenues au plus tôt après la réception par l’organisateur de la confirmation de la disponibilité du matériel par le CRE. 9. ASSURANCES Pour le transport des remorques : obligation de fournir une attestation de l'assurance du véhicule tracteur couvrant la remorque du CREGE. Il est de la responsabilité de l’organisateur de souscrire s’il le souhaite une assurance spécifique pour tout matériel loué pendant sa manifestation. 10. ACCEPTATION Les organisateurs qui souscrivent à une prestation de location du CREGE acceptent sans réserve les conditions édictées dans ce présent document. *************************************** Nouveauté !!! Parc d’obstacles PREMIUM Ce parc est composé de 3 obstacles verticaux, d’un lot de 4 chandeliers pour un oxer ou un double, et d’un lot de 6 chandeliers pour un double ou un triple. Il a vocation à compléter le vôtre ou à enrichir le parc STANDARD, d’obstacles de prestige afin de rehausser le niveau du visuel de vos parcours. Il est proposé à la location à l’unité, ou en totalité au tarif de 850 €. Obstacle « Flamands Roses » Obstacle « Türk » Tarif de location : 140 € Tarif de location : 140 € PAGE 4/5
Réservation de matériel du CRE Grand-Est Note d’information 2020 Dernière mise à jour : 19/12/2020 Obstacle « Yellow Waves » (double) Tarif de location : 230 € Obstacle « World » Tarif de location : 140 € Obstacle « Green Leaves » (triple) Tarif de location : 300 € PAGE 5/5
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