Réservation de matériel du CRE Grand-Est - Note d'information 2020
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Réservation de matériel du CRE Grand-Est
Note d’information 2020
Dernière mise à jour : 19/12/2020
Les informations contenues dans ce document annulent et remplacent
celles contenues dans la version antérieure de ce même document.
Ligne de conduite : mise à disposition ou à la location de l’ensemble de ce matériel
commun, à toutes les structures du Grand-Est quelque soit le lieu de stationnement du
matériel.
Des ajustements liés aux modalités décrites ci-dessous pourront avoir lieu au cours de
l’année si nécessaire. Ci-dessous :
- La description succincte du matériel disponible,
- Les tarifications et conditions mises à jour,
- Les modalités de réservation et de paiement.
Le prêt gratuit de certains matériels s'entend uniquement pour les structures
adhérentes FFE du Grand-Est.
1. MATÉRIEL et/ou CHRONOMÉTRAGE ET TARIFICATION ASSOCIÉE
Ci-joint en annexe un tableau descriptif des locations mises à votre disposition, les modalités
de prise en charge du matériel ainsi que les tarifs y afférents.
Pour tout renseignement complémentaire au tableau descriptif, les Délégations Territoriales
restent à votre disposition.
2. RÉSERVATION
- Modalités de réservation : l’organisateur qui désire réserver une prestation ou du matériel
devra compléter pour chacun de ses événements le formulaire de réservation (ci-joint) à
renvoyer à la Délégation Territoriale d’Alsace contact.alsace@cregrandest.fr.
- Délais de réservation : l’organisateur devra se positionner sur ses réservations au plus tard
6 semaines avant la date de son événement, le plus tôt étant le mieux pour une gestion
optimale. Certains ajustements mineurs de dernière minute seront exceptionnellement
possibles le cas échéant.
- Confirmation de réservation : elle est adressée par la Délégation Territoriale d’Alsace à
l’organisateur.
Pour tout matériel installé par le CREGE ou à récupérer, il appartiendra à l’organisateur de
prendre directement contact auprès de la Délégation Territoriale d’Alsace.
- Cas d’annulation de réservation : la réservation de matériel implique une gestion par les
collaborateurs du CRE. Toute annulation tardive est à éviter. Un organisateur qui souhaite
modifier sa réservation pourra le faire au plus tard 3 jours avant le début de la manifestation.
Toutefois, s’il annule la réservation d’une prestation alors que cette même prestation était
demandée à la même date par un autre organisateur, une indemnité pourra lui être facturée.
Des frais administratifs d’un montant de 15 € pourront être facturés par le CRE à
l’organisateur dans les cas suivants :
- Si aucune suite n’est donnée par l’organisateur à une réservation qu’il a
pourtant effectuée.
- Modification ou annulation de commande dans des délais trop proches de la
manifestation et sans motif valable.
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3. SONORISATION
Les sonorisations « A » et « B » sont installées et désinstallées par une personne habilitée du
CRE. L’organisateur prévoira une personne pour aider au montage et démontage. Le forfait
livraison/montage est obligatoire pour ce matériel.
Pour toutes les sonorisations : durant l'événement, leur utilisation est assurée par
l'organisateur et sous sa responsabilité.
4. PRESTATION DE CHRONOMÉTRAGE
OPTIONS SPÉCIFIQUES :
Soucieux de tenir compte des différentes habitudes territoriales, deux options sont proposées,
avec ou sans impression des documents. Dans le cas de l’option sans impression, il incombe à
l’organisateur de fournir l’intégralité des documents imprimés avant le début de l’événement.
Pour l’option avec impression, le CRE Grand-Est offre les frais liés à l’encre, au papier, etc.
(Impressions en N/B). Certains juges/chronométreurs peuvent, s’ils le désirent, facturer une
prestation complémentaire liée au travail de préparation des documents nécessaires au
concours. Il appartient au juge/chronométreur de s’assurer que l’Organisateur est informé
des tarifications qu’il pratique.
La prestation d’impression n’est assurée qu’en accord avec l’Officiel de compétition en
charge du chronométrage.
Chaque Délégation Territoriale détermine :
- la répartition du matériel de chronométrage,
- l’Officiel de Compétition (Chronométreur ou Juge) en charge de son utilisation durant
l’événement.
Option AVEC Option SANS
Prestation
impression impression
Édition listing de départ (paddock-affichage-speaker…) OUI NON
Édition chevaux au contrôle + qualifications cavaliers OUI NON
Édition cartons jury OUI NON
Installation et gestion du matériel OUI OUI
Chronométrage OUI OUI
Édition des résultats OUI OUI
Saisie FFE et validation des résultats OUI OUI
TARIF DE LOCATION D’UN KIT DE CHRONOMÉTRAGE :
Nombre d’engagés par jour (y compris engagés sur place) Tarif par jour
de 1 à 100 engagés 28 €
de 101 à 150 engagés 30 €
de 151 à 200 engagés 32 €
de 201 à 250 engagés 34 €
251 engagés ou plus 36 €
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PANNEAU D’AFFICHAGE : (lié à la prestation de chronométrage)
Les panneaux d’affichage « A » et « B » sont installés et désinstallés par une personne habilitée
du CRE. Le forfait livraison/montage est obligatoire pour ces 2 panneaux.
Caractéristiques des panneaux :
Panneau « A » Panneau « B » Panneau « C » Panneau « D »
2240 x 560 mm 1580 x 290 mm 1150 x 600 mm 1680 x 280 ou 1304 x 367
5. ÉVENTUELLES RÈGLES DE PRIORITÉS
Si deux organisateurs (ou plus) souhaitent louer le même matériel CSO le même jour, priorité
sera donnée aux circuits sportifs du CRE Grand-Est. Pour les autres cas, décision de la
Commission CSO sur avis des responsables territoriaux.
6. FACTURATION ET PAIEMENT
Durant le concours, un membre du Jury (ou à défaut, une autre personne mandatée par le
CREGE) et l’organisateur complèteront et signeront la FICHE DE FACTURATION MATÉRIEL
récapitulative des prestations de location effectuées. Cette dernière sera renvoyée à la
Délégation Territoriale d’Alsace, au plus tard dans les 24 H qui suivent la fin de la
manifestation. (Une photo envoyée par mail peut largement suffire).
Le délai de paiement est fixé à 30 jours à réception. En cas d’impayé, le CREGE se réserve le
droit de ne plus honorer une réservation ultérieure.
Rappel : Les frais liés aux prestations des Officiels de Compétition (Juge, Chronométreur,
Commissaire au Paddock, Chef de Piste…) sont totalement indépendants du CREGE. Aucune
consigne de tarification n’est donnée et il n’existe PAS de tarif CRE convenu. Le cas échéant, il
appartient à l’organisateur de se mettre d’accord directement avec l’Officiel sur les conditions
de défraiement.
7. RESPECT DU MATÉRIEL
Il est demandé à l’organisateur (ses équipes de bénévoles et d’Officiels) de prendre soin du
matériel loué et de le restituer dans l’état dans lequel il l’a réceptionné. Selon les
circonstances, une caution sera demandée ou non (voir tableau annexe). En cas de perte,
casse, négligence et/ou d’usure anormale, le CREGE se réserve le droit de facturer les
dommages et/ou réparations nécessaires au prix coûtant (fournisseur habituel du CRE).
Caution : chèque de caution à remettre lors du retrait du matériel ; non encaissé, sauf perte ou
dégâts incombant au locataire.
!! Un matériel rendu dans un état nécessitant des opérations de nettoyage pourra
donner lieu à une facturation complémentaire à charge du locataire.
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8. LIVRAISON
Les tarifs de location sont indiqués hors transport. Le locataire se charge de venir retirer le
matériel sur le lieu de stationnement.
Nous consulter pour une éventuelle livraison (sur devis).
Ne concerne pas le chronométrage : sauf cas exceptionnel, l’Odc arrive avec le matériel sur le
terrain. Ne concerne pas les panneaux et sonorisations A et B (cf paragraphes #3 et #5).
Les modalités de retrait ou de livraison doivent être convenues au plus tôt après la réception
par l’organisateur de la confirmation de la disponibilité du matériel par le CRE.
9. ASSURANCES
Pour le transport des remorques : obligation de fournir une attestation de l'assurance du
véhicule tracteur couvrant la remorque du CREGE.
Il est de la responsabilité de l’organisateur de souscrire s’il le souhaite une assurance
spécifique pour tout matériel loué pendant sa manifestation.
10. ACCEPTATION
Les organisateurs qui souscrivent à une prestation de location du CREGE acceptent sans
réserve les conditions édictées dans ce présent document.
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Nouveauté !!! Parc d’obstacles PREMIUM
Ce parc est composé de 3 obstacles verticaux, d’un lot de 4 chandeliers pour un oxer ou un
double, et d’un lot de 6 chandeliers pour un double ou un triple.
Il a vocation à compléter le vôtre ou à enrichir le parc STANDARD, d’obstacles de prestige afin
de rehausser le niveau du visuel de vos parcours.
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Obstacle « Flamands Roses » Obstacle « Türk »
Tarif de location : 140 € Tarif de location : 140 €
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Obstacle « Yellow Waves » (double)
Tarif de location : 230 €
Obstacle « World »
Tarif de location : 140 €
Obstacle « Green Leaves » (triple)
Tarif de location : 300 €
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