STRUCTURE ET GESTION D'UN PROJET D'INNOVATION - USMB - Septembre 2021 - Jacques LACROIX
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USMB – Septembre 2021
STRUCTURE ET GESTION D’UN
PROJET D’INNOVATION
Jacques LACROIX
Plan et objectif
2
PLAN :
Tous les éléments d’un projet et de son management.
Adaptation au projet d’innovation
OBJECTIF :
1. Vous aider à structurer votre travail en équipe sur le projet
de Recherche et d’Innovation.
2. Donner un cadre et des règles de fonctionnement entre les
membres travaillant sur le projet.
3. Vous présenter les bases du management de projet utilisé
dans les entreprises.
USMB 2021-2022 04/08/2021
Le projet de recherche innovation
3
2-PROJET D’INNOVATION
J. Lacroix
1-PROJET
RECHERCHE
Tuteur PT1
USMB 2021-2022 04/08/2021
La Gestion de Projet
4
USMB 2021-2022 04/08/2021
Plan
5
La Gestion de Projet :
Le projet – mode d’emploi
Indicateurs du projet
Les phases du projet
Le cadre de projet
Qui fait quoi dans le projet ?
Pilotage et communication
Les points de rencontre, les réunions
Les outils et moyens du pilote projet
Le pilote projet – Profil
Le projet de Recherche Innovation
USMB 2021-2022 04/08/2021
La Gestion de Projet
6
Avez-vous déjà travaillé en
mode projet ?
USMB 2021-2022 04/08/2021
Pourquoi le mode projet ?
7
Les bénéfices attendus d’un fonctionnement en
mode ‘‘management de projet’’ sont :
Développer, mener à bien, construire, réaliser plus
vite, plus juste, avec le meilleur compromis
performance-qualité/coût/délai.
Créer un consensus autour de l’ambition du projet :
◼ travail en groupes pluridisciplinaires : équipiers
solidaires
◼ objectifs communs favorables à l’innovation
Limiter le stress par une meilleure coordination,
limiter les sources de conflit ou de frustration.
USMB 2021-2022 04/08/2021
Définition ISO
8
« Un projet est un processus unique, qui consiste
en un ensemble d'activités coordonnées et
maîtrisées comportant des dates de début et de
fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif
conforme à des exigences spécifiques telles que
des contraintes de performances, de délais, de
coûts et de ressources (ISO 10006) »
USMB 2021-2022 04/08/2021
La Gestion de Projet
9
Projet traditionnel d’un processus de
développement produit
USMB 2021-2022 04/08/2021
La Gestion de Projet
10
USMB 2021-2022 04/08/2021Projet 2 :
La Gestion de Projet
Le Processus
de R&D et
Innovation
11
Projet 1 :
Recherche,
tests, manips
USMB 2021-2022 04/08/2021Processus d’un projet d’innovation
OBSERVATION COMPRÉHENSION IDÉATION, PROTOTYPAGE, IMPLEMENT
DÉCOUVRIR COMPRENDRE CONVERGENCE TEST ATION
DÉFINIR RECHERCHER VISUALISER CRÉER PRODUIRE
IMMERSION ÉTUDIER CRÉATIVITÉ CONSTRUIRE FINIR
OBSERVER DIVERGER PROTOTYPER
VÉRIFIER CONVERGER TESTER
• Observer pour • Après l’avoir identifié • Créativité sur des • Modéliser une • Clôturer le projet
identifier un et vérifié, solutions pour résoudre le représentation d’une • Vérifier la solution
problème, un besoin comprendre le problème ou répondre au ou plusieurs de vos • Prêt à être « vendu »
(usage) problème d’usage besoin solutions : maquette, • Bilan du projet
• Empathie : pour pour l’utilisateur • Mettre en commun des prototype • Rapport
définir et préciser le • Savoir le formuler idées et générer des • Tests, essais, • Animation, vidéo,
problème (utilisateur) simplement pour le solutions créatives mesures, validation présentation, etc
• Vérification : est-ce comprendre et le (diverger) • Proposition de valeur
un « vrai » problème faire comprendre • Converger vers un • Produit, service,
? • Marché, concurrents, nombre limité de interface
bibliographie solutions (1 à 3) • Business model
• Brevets, bibliographie
04/08/2021 USMB 2021-2022 12
2021-2022Historique - Bases
13
Création : seconde guerre mondiale aux US
Programmes de R&D systèmes militaires et spatiaux
Diagrammes de Gantt, Chemin critique, Pert
Puis extension à d’autres secteurs
Démocratisation
Accélération vers 1985 lorsque les cycles de développement
ont été réduits : automobile, pharmaceutique ->
Concurrence accrue fondée sur le temps de
développement !
USMB 2021-2022 04/08/2021Les types de projet
14
Type Concept Avantages inconvénients
Traditionnel (en l’équipe projet suit le Engagement Pas de place pour
cascades) cahier des charges à précis l’imprévu !
la lettre jusqu’à la Pas toujours en
livraison phase avec le
client…
Méthodes agiles Découpage en mini Placent les Difficulté de mise
projets validés par le besoins clients au en œuvre
client cœur des priorités (changement…)
du projet
USMB 2021-2022 04/08/2021Les types de projet
15
Type Concept Avantages inconvénients
Méthode S‘adapte Convient aux Difficultés
adaptative continuellement aux besoins qui ne d’adaptation
changements de sont pas continue
situation du projet clairement définis
La méthode du Se base sur les Permet de prévoir Différence entre
chemin critique étapes planifiées à durée du projet et ce qui est planifié
l’avance (PERT) meilleure et la réalité…
organisation
USMB 2021-2022 04/08/2021Les types de projet
16
Type Concept Avantages inconvénients
La méthode Organisation les Représentation Nécessite rigueur
PERT tâches inter graphique des de définition de
dépendantes sous étapes du projet toutes les tâches
forme de réseau et leur inter-
dépendance.
La méthode du Recherche de la Réduction des Basée sur l’anti
Lean performance : moyens et délais gaspillage
Management amélioration
continue, satisfaction
client
USMB 2021-2022 04/08/2021Quelques chiffres sur les échecs
17
Causes d’échec de projet les plus fréquentes :
Deloitte consulting 1998 Leviers du
management
Leviers du pilote de projet
USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation matricielle
Le mode projet, comment ça marche ?
Comité de pilotage (Bureau)
Marketing Design Recherche Dévelop. Qualité Méthode Achats etc …
Mr A D F J P S V X
Mme B E G K R T W Y
Pilote de Mr C H L U Z
projet I M
N
O
Une équipe opérationnelle
pluridisciplinaire est constituée Equipiers – contributeurs
autour du Pilote de projet. membres de l’équipe
USMB 2021-2022 18
04/08/2021Les acteurs de l’entreprise
Comité de pilotage (Bureau)
Cadre de projet
Relation Relation
délégatoire hiérarchique
PROJET
Pilote de Equipiers
projet membres de l’équipe
Relation opérationnelle
Equipe projet
USMB 2021-2022 19
04/08/2021Les acteurs de l’entreprise
Le Chef de Service (hiérarchique), souvent membre du comité
de pilotage garantit les compétences (évolution du métier) et
fait le plan de charge des ressources de son service
Comité de pilotage (Bureau)
Le Pilote de projet a des objectifs inscrits dans
le cadre de projet = Contrat de délégation L’équipier a un engagement
il donne la vision (communication) d’efficacité (compétence) par
il négocie les ressources rapport à son hiérarchique
PROJET
Pilote de Equipiers
projet membres de l’équipe
Le Pilote de projet donne la vision au groupe projet,
il valide les résultats des équipiers du projet
L’équipier du projet a un engagement de résultat par rapport au
Pilote de projet. Il a un droit à l’erreur et un devoir d’alerte
USMB 2021-2022 20
04/08/2021Les acteurs de l’entreprise
En images !
Comité de pilotage (Bureau)
PROJET
Pilote de Equipiers
projet membres de l’équipe
Chef d’orchestre
mais PILOTE DE PROJET
Pas de relation hiérarchique avec le GP (Chef de projet)
USMB 2021-2022 21
04/08/2021La Gestion de Projet
22
USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet : 3 indicateurs, QCD
23
Qualité :
Performance, recettes, nbre
visiteurs, etc
Coût : Délai :
Dépenses, bénéfices, Planning
équilibre budgétaire et allocation de ressources
Toutes les variables du projet se retrouvent dans ces indicateurs
USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet : 3 indicateurs, QCD
Chaque indicateur interagit avec les deux autres.
L’évolution d’un des trois conduit presque toujours à
reconsidérer les autres !
Qualité
Coût Délai
QCD
USMB 2021-2022 24
04/08/2021La Gestion de Projet
25
USMB 2021-2022 04/08/2021Les grandes phases d’un projet
26
1. Raison d’être
2. Les besoins,
3. Les objectifs (pour répondre à ces besoins)
4. Les solutions
5. Les notions de coût et de délai
USMB 2021-2022 26
04/08/2021Le Macro planning
27
Outil de communication et de cadencement du projet
Le contenu :
– Des phases de travail, un listing d’actions + responsable de l’action
– Des jalons qui marquent la fin d’une phase et le lancement d’une autre
– Des résultats disponibles : Les délivrables à chaque jalon.
Un jalon valide un résultat et non un niveau d’avancement !
MACRO PLANNING PROJET M466 Emetteur : Date :
2012 2013
QUI ? 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1
Recherche du partenaire Contractant Général RP
- Rédaction du cahier des charges GS
Ph1 - Appel à concours JLD
- Sélection du partenaire RP
Revue de projet - validation partenaire
Travaux Phase 2 : Réhabilitation site existant
- Dépot du Permis de Construire et Démolir GS
- Consultation des entreprises par lot GS
- Négociation et ordre de service JLD
- Aménagement intérieur XJ
Ph2 - Construction extérieure AV
Intégration du site dans l'organisation Groupe
- Serveur et Réseau AV
- Téléphonie GS
- Intégration Système Information SAP JLD
Revue de projet - fin de phase 2
Un macro planning ne devrait pas excéder 25 lignes !
USMB 2021-2022 04/08/2021Macro planning global
AVANT PROJET PROJET
Moyen terme Court terme
Pistes de travail / opportunités /
veille / nouveaux marchés ou
Implémentation
Développement
Etude Porspective
1. Formulation
5. Lancement
2. Faisabilité
services/ …
4. Tests
3.
Cadre Offre temps
complété répondant
au cadrage
Faisabilité Offre
avérée industrialisée
GoNoGo
Création GP Go/No Go
FV lancement revue finale
28 USMB 2021-2022 04/08/2021Macro planning global
Trois phases principales PROJET
AVANT PROJET
Moyen terme Court terme
Pistes de travail / opportunités /
veille / nouveaux marchés ou
Implémentation
3. Développement
Etude Porspective
1. Formulation
5. Lancement
2. Faisabilité
services/ …
1 2 3
4. Test
Cadre Offre temps
complété répondant
au cadrage
Faisabilité Offre
avérée industrialisée
Les jalons obligatoires
GoNoGo Des jalons
Création ou Go/No Go
GP milestones optionnels
FV Prod revue finale
29 USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
30
USMB 2021-2022 04/08/2021Le cadre de projet
31
USMB 2021-2022 04/08/2021Le cadre de projet
32
USMB 2021-2022 04/08/2021Le cadre de projet
33
• Le comité de pilotage et le pilote
projet construisent le cadrage
• Le comité pilotage aide à
positionner et valide le niveau à
atteindre (ambition)
• Le pilote projet est responsable
de faire éclaircir ou préciser les
objectifs qui ne seraient pas clairs
USMB 2021-2022 04/08/2021Les objectifs SMART
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Objectifs SMART
Spécifique : clair, compréhensible, sans ambigüité ni risque
d’interprétation
Mesurable : Donne le niveau à atteindre et les moyens de mesurer =
indicateurs. Il n’est pas possible de savoir si un objectif est atteint s’il
n’est pas mesurable !
Accessible : Le résultat attendu n’est pas hors de portée
et Ambitieux : Challenge pour pousser l’innovation au maximum
Réaliste : en fonction des moyens et compétences alloués
Temporel : inscrit dans un planning avec un début et une fin
USMB 2021-2022 04/08/2021Les définitions
35
Ne pas confondre les différentes notions :
Raison d’être : Ce qui justifie le fait de viser le but fixé
pour le bénéfice de l’entreprise et du Client
But : Point matériel pris pour cible. Ce pourquoi
quelque chose est conçu, utilisé ou pratiqué : définit
l'orientation à long terme d'une action déterminée.
Objectif : Expression d'une action (des actions)
orientée(s) vers un résultat Cible (le but) que quelque
chose doit atteindre.
USMB 2021-2022 04/08/2021Les définitions
36
Exemple, manchon de compression :
Raison d’être : améliorer la performance sportive du
client
But : faciliter l’usage des manchons de compression
Objectif : développer un manchon qui s’enfile (et se
quitte) facilement
USMB 2021-2022 04/08/2021Les définitions
37
Exemple, ski alpin :
Raison d’être : améliorer la performance et le plaisir
du client
But : faciliter l’accès au carving et aux sensations en
virage
Objectif : développer un ski carving accessible
USMB 2021-2022 04/08/2021Réflexions !
38
Un des avantages des objectifs mal
définis, c’est qu’ils vous donnent
l’opportunité de les remplacer par les
vôtres !... Au moins momentanément
Par la suite, c’est beaucoup plus
compliqué pour recoller au besoin !
USMB 2021-2022 04/08/2021Le cadre de projet
39 Démarche - Voies d’étude - Pistes de solutions
Piste 1
Piste 2
Piste 3
MACRO PLANNING
Fin Etude Lancement AVP
Macro planning
Lancement P
= jalons principaux
Feu vert production Lancement marché
Trace et mesure des écarts entre
Date Objectif
prévu et réalisé : capitalisation pour
Date Réalisat
le futur
BUDGET (k€) Hors salaires
Etudes externes Développement Prototypes /produits Équipement spécifique Total :
Total : K€
RISQUES
-
USMB 2021-2022 04/08/2021Le tableau de bord projet
40
Reporting du niveau d’avancement sans
nécessité d’une RP ou d’un jalon de
changement de phase
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
41
USMB 2021-2022 04/08/2021Critères de réussite d’un projet
42
Au-delà de l’outil de gestion, le pilote projet doit à tout moment être
capable de donner la visibilité sur les critères :
➢ Les résultats attendus (cadrage et ambition)
➢ Où je vais ?
➢ Les résultats obtenus à l’instant ‘‘t’’ global (tableau de
bord)
➢ Où j’en suis ?
➢ Les niveaux atteints par critères
➢ Je donne le niveau de satisfaction
➢ Les moyens de mesure (liés aux objectifs Smart)
➢ Eléments factuels, indicateurs,
➢ L’écart par rapport au résultat final
➢ Ce qui reste à faire ?
USMB 2021-2022 04/08/2021Outil global de gestion de projet
43
Un tableau de consolidation de l’ensemble des
projets doit exister,
Il donne la vision globale de tous les projets
Il permet de voir qui travaille sur quoi
Il permet de consolider les charges
Il peut être trié par pilote ou équipier ou service …
Il fixe les priorités inter-projets
Son aspect stratégique (tout le plan produit !) conduit à en
limiter la diffusion
USMB 2021-2022 04/08/2021Quelques chiffres de réussite
44
Combinaison de facteurs contribuant à la réussite d’un projet
(Standish group 98)
Vos leviers, moyens d’action
USMB 2021-2022 04/08/2021Analyse des risques projet
45
Pour structurer l’ARP et être le plus
exhaustif possible, une méthode
consiste à repartir du cycle de vie et
d’évaluer pour chaque étape les
risques principaux.
Nota : Les risques peuvent être exprimés sur le métier des
‘‘collègues’’, mais c’est en priorité leur expertise qui permet de
fixer gravité et occurrence.
Ex : je suis industriel mais j’ai des doutes sur le mode de distribution retenu pour un
nouveau produit. C’est le Marketing qui va juger de la validité de ce risque.
USMB 2021-2022 04/08/2021Analyse des risques projet
46
Principaux avantages de l’ARP
Obligation de ‘‘prendre de la hauteur’’ regarder en global, tous les
aspects en rajoutant la perception du client
Amélioration de la communication au sein du groupe par une réflexion
collective et une préparation du plan de levée des risques
Mise en commun des expériences technique,
marketing, commerciale, … richesse de l’échange
Complément d’anticipation des risques : Les AMDEC*(s).
L’ARP est complémentaire aux AMDEC produit ou process, l’ARP est
généralement réalisée en amont, au démarrage. Les AMDEC plus
tard avec des protos et solutions produit définies.
*Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité : méthode conçue spécifiquement
pour identifier les modes de défaillance d'un produit ou d'un processus.
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
47
USMB 2021-2022 04/08/2021Les lots de travaux
48
Le groupe projet fonctionne comme une équipe mais
chaque membre à son apport et sa propre responsabilité
Le projet est segmenté en lots de travaux qui correspondent
à un découpage des responsabilités en fonction des métiers
mis en œuvre tout au long du projet
Chaque lot de travaux délimite de manière précise :
une action ou un groupe d’actions
Un objectif de fin de phase du lot de travaux
Une date de début et fin de chaque phase du lot de
travaux
Chaque lot de travaux ne peut avoir qu’un seul responsable
Mais une même personne peut se voir attribuer plusieurs lots
de travaux
USMB 2021-2022 04/08/2021Les lots de travaux
49
Les lots de travaux sont attribués en fonction
Des compétences requises
De la disponibilité de l’intervenant,
De la complexité du projet et des objectifs
Les lots de travaux sont négociés entre le pilote du projet et le
contributeur métier
Ils peuvent être ‘‘originaux’’, le résultat prime, le contributeur
équipier pourra proposer les solutions innovantes pour remplir
sa mission liée aux objectifs assignés.
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
50
USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage
51
Pour bien piloter
il faut être capable de voir loin pour tenir le
cap, anticiper les risques, difficultés,
détecter les opportunités …
il faut être capable de surveiller les détails, contrôler les résultats,
détecter les difficultés et épauler les équipiers
il faut être précis, factuel et voir tout,
éviter l’approximatif !
il n’est pas nécessaire d’être expert technique, mais il faut avoir
l’expertise de management
USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage
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❑ Le pilote de projet intervient en délégation de responsabilité à
travers le cadre de projet : Engagement mutuel
❑ Son organisation du travail suit un processus classique
– Selon la roue de Deming : PDCA (William Edwards Deming)
– Cette méthode présente les 4 phases à enchainer successivement afin
de s'inscrire dans une logique d'amélioration continue.
✓ Planifier et préparer le travail à effectuer. Etablir les
objectifs, définir les tâches à exécuter.
✓ Do/développer : Faire, réaliser. Executer les tâches
prévues.
✓ Check / Contrôler : Vérifier les résultats. Mesurer et
comparer avec les prévisions.
✓ Act : Ajuster, Agir, corriger, prendre les décisions
qui s'imposent. Identifier les causes des dérives et
les nouveaux points d'intervention, redéfinir les
processus si nécessaire.
USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage
53
Devant une difficulté, le pilote de projet pourra utiliser une
méthode de résolution de problème (MRP).
Démarche simple en quatre étapes :
◼ Identification : Comprendre la situation, exprimer le vrai pb
◼ Analyse : Rechercher les causes possibles,
◼ Solution : Rechercher et sélectionner
◼ Mise en œuvre
Ou méthodologie de questionnement sur l’aléa survenu :
QQOQCCP
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?
Ou une méthode plus structurée de type 8D (slide suivant)
Ou méthodologie propre à chacun, ou apprise par ailleurs …
USMB 2021-2022 04/08/2021Méthode de résolution de pb : 8D
54
Action 1 : Préparer le process 8D
Mise en place du pilote et de l’équipe qui a la connaissance, le temps, l'autorité et
les compétences pour résoudre le problème
Action 2 : Décrire le problème
Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien et Pourquoi (QQOQCCP).
Préciser les enjeux et les contraintes.
Action 3 : Identifier et mettre en place des actions immédiates
L'objectif est de contenir le problème dans l'attente de la mise en place de solutions
définitives. Les actions curatives qui corrigent le problème immédiat, ne s’attaquent
pas aux causes.
Action 4 : Identifier les vraies causes
Identifier toutes les causes potentielles ou hypothèses qui seront validées ou infirmées.
(Utilisation Diagramme d'Ishikawa – arrête de poisson).
USMB 2021-2022 04/08/2021Méthode de résolution de pb : 8D
55
Action 5 : Valider des actions correctives permanentes
Permet d'assurer que les actions correctives sélectionnées résolvent le problème et
ne créent pas d'effets secondaires indésirables.
Action 6 : Mettre en œuvre les actions correctives permanentes
Déterminer des critères de choix pour valider les solutions: coût, facilité et délai de
mise en œuvre, portée de l'action (nombre de problèmes résolus), efficacité de
l'action
Planification et suivi de la mise en place des actions et du bon traitement du
problème : Qui ? quand ?
Action 7 : Prévenir toute récidive
Définir des actions préventives pour prévenir le renouvellement du problème et
actualiser la documentation
Action 8 : Féliciter les contributeurs au traitement du problème
Féliciter les efforts des contributeurs, identifier les apprentissages pour les capitaliser,
communiquer.
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
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USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage de l’avancement du projet
Comité de pilotage (Dir + chefs de service)
Revues de projet
Pilote de
PROJET
Equipiers, membres
projet
de l’équipe
USMB 2021-2022 57
04/08/2021Les revues de projet
58
❑ Réunion de décision destinée à sanctionner une étape : jalon Go/NoGo
Ou réunion d’information sur le niveau d’avancement d’un projet entre 2
jalons avec au besoin décision sur la suite en l’état ou aménagements
(réorientation, modif QCD,…)
L’OdJ de la revue de projet idéale :
– Ce qui était prévu pour cette étape (niveau atteint pour un jalon)
– Ce qui a été fait (niveau atteint vs objectifs)
– Ce qui reste à faire avant la prochaine étape
– Décision sur Go/NoGO ou ce qui doit être tranché pour avancer (sur base de
propositions)
La revue de projet n’est pas :
– Une réunion de travail des solutions
– une bataille entre les services
USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage de l’avancement du projet
Comité de pilotage (Dir + chefs de service)
Pilote de
PROJET
Equipiers, membres
projet
de l’équipe
Réunions techniques
USMB 2021-2022 59
04/08/2021Conduite de réunion
60
Quelques basiques sur la conduite de réunion
❑ Un cadre passe en moyenne chaque jour
3h16 en réunion
❑ 40% de son temps…
❑ 40 ans de carrière : 16 ans de sa carrière -
> 3520 jours !
❑ Plus de temps en réunion qu’en famille !!!
USMB 2021-2022 04/08/2021Conduite de réunion
61
Quelques basiques sur la conduite de réunion.
Avant la réunion :
L’organisateur est le pilote de projet ou le responsable du
point à traiter
Identifier l’objectif :
◼ Exposer un pb, rechercher des solutions,
◼ Prendre une décision
◼ Suivre l’avancement des lots de travaux, partage…
Définir date et lieu.
Définir l’ordre du jour envoyé avant, il doit être compatible
avec la durée
Pour tous, préparer les sujets à traiter, arriver avec les éléments
nécessaires à une réunion efficace
USMB 2021-2022 04/08/2021Conduite de réunion
62
Quelques basiques sur la conduite de réunion.
Pendant la réunion :
Commencer à l’heure !
Eviter téléphone et labtop hors besoin présentation.
Dire qui est chargé du compte rendu (souvent l’animateur)
Rappeler oralement l’ordre du jour de la réunion au démarrage
Gérer les points à traiter en terme d’importance et d’urgence. Ne pas se
disperser
Si le sujet est en cours de traitement synthétiser les acquis et les difficultés
rencontrés lors des précédentes réunion du même type
Vérifier que tout le monde puisse s’exprimer et donner son avis
Reformuler les interventions
Éviter les discussions parallèles
Contrôler l’horaire
…
USMB 2021-2022 04/08/2021Conduite de réunion
63
Quelques basiques sur la conduite de réunion.
Pendant la réunion : suite
Toujours définir la suite à donner :
◼ Si possible date de la prochaine réunion
◼ Rédiger le plan d’action (?) : si possible fait en live pendant
la réunion au vidéoprojecteur / Sinon après
Quoi ? (Action /décision/…) Qui ? Quand ?
Après la réunion :
Reformuler les décisions qui ont été prises
Lister les personne qui étaient présentes
Envoyer rapidement le compte rendu, éviter la littérature …
USMB 2021-2022 04/08/2021Réflexions !
64
• Travailler en mode collaboratif ne veut
pas dire s’entourer de tout le monde tout
le temps !
• Travailler en mode collaboratif ne veut
pas dire inonder les autres de comptes
rendus et mails.
• Le point d’information verbal est souvent
plus efficace. Les détails précis et
décisions pouvant être formulés,
centralisés et accessibles
USMB 2021-2022 04/08/2021Différentes communications
Comité de pilotage (Dir + chefs de service)
Communication
Revues de projet Communication
intra-service
Pilote de
PROJET
Equipiers, membres
projet
de l’équipe
Réunions techniques
Communication
USMB 2021-2022 65
04/08/2021Communication Comité-Pilote
66
Le Comité a le devoir de communiquer au pilote : Com-pil.
L’ambition et le cadrage du projet
Les changements impactant son projet
Les décisions suite à une sollicitation du pilote Pilote équipe
Le pilote projet à un devoir de clarté vs le comité de pilotage,
communication ‘‘honnête’’ :
Comprendre les objectifs qui lui sont fixés, les faire préciser, les
reformuler
Donner une vision claire du niveau d’avancement de son projet
S’appuyer sur des faits (vs opinions)
Alerter en cas de difficulté rencontrée, dérapage planning, et
proposer des solutions alternatives
Proposer des ‘‘déviations’’ quand des difficultés ou risques semblent
évidents,
Faire preuve de clarté et transparence
USMB 2021-2022 04/08/2021Communication Pilote-équipier
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Com-pil.
Le Pilote de projet communique à l’équipe projet :
Il doit ‘‘vendre’’ l’ambition et les objectifs du projet à son équipe,
Il doit favoriser les échanges au sein de son GP
Il doit avoir une démarche d’écoute active avec son équipe Pilote équipe
Il doit savoir être ferme quand le besoin s’en fait sentir
Il doit savoir communiquer sur les changements, et au besoin ‘‘remotiver
les troupes’’ : enthousiasme, implication, …
Il doit savoir encourager et reconnaitre les compétences mises en œuvre
Il doit pouvoir donner à son équipe la vision du reste à faire et le
positionnement par rapport aux objectifs.
Le contributeur doit communiquer au pilote …
sur son avancement et réponse aux objectifs fixés
Il doit alerter sur les non-faisabilités et difficultés qu’il rencontre et sur sa
limite de compétences.
USMB 2021-2022 04/08/2021Communication Comité-équipier
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Les équipiers ne sont pas appelés à rencontrer le comité de pilotage
Com-pil.
Mais les membres du comité de pilotage ont des personnes
de leur service dédiées à un projet :
Pilote équipe
Ils doivent s’assurer d’un apport au bon niveau auprès du GP
Ils doivent challenger l’équipier pour qu’il applique les basiques du métier
Attention : ce n’est pas le hiérarchique qui pilote le projet et défini les lots de
travaux. En cas de désaccord, voir le pilote pour décider : Ne pas court-
circuiter le pilote qui perd la maitrise du projet !
L’équipier doit référer à son responsable
Peut alerter sur les non-faisabilités et difficultés qu’il rencontre et doit avertir
de limite de compétences pour avoir l’aide de son supérieur.
Attention : L’équipier doit communiquer les mêmes éléments au pilote et à
son responsable hiérarchique (qui se rencontrent en revue de projet).
USMB 2021-2022 04/08/2021Communication
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Dans toute communication toujours bien
séparer les faits et les opinions !
Les faits sont (généralement) indiscutables
Les opinions sont propres à chacun : À mon
avis … Je pense que … vous ne pensez pas
que …
La précision d’une décision se
fonde sur des faits et se trouve
renforcée par l’opinion ou
l’avis des experts
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
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USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation du temps
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Organisation et gestion de son temps
USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation du temps
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Tout le monde est débordé, le pilote projet ne fait pas
exception ! Il existe plusieurs façons de gérer les priorités :
Attendre d’être relancé par quelqu’un
Attendre d’être ‘‘dans le mur’’
En anticipant et en ordonnant ses actions
USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation du temps
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Savoir dissocier l’important de l’urgent
L’important est lié à la tenue de mes objectifs (pas ceux des
autres !) L’importance pour un autre n’est pas forcément la
même que la votre.
L’urgent est conditionné par le délai (si je ne fais pas tout de suite,
je suis en retard)
L’urgence ne doit pas prendre le pas sur l’importance
USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation du temps
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Proposition d’un outil simple remis à jour régulièrement ToDo list :
Prendre le temps en début de journée ‘‘de se poser’’, réfléchir avant de
faire …
Remplir ou modifier un tableau de ce type
TODO LIST URGENT Non urgent
IMPORTANT Problème, crise
Projet priorisé sur le
Prévention
Recherche opportunités
planning …
Gestion du projet
…
Réflexion, maitrise
Opération pompier
Appels tel Remplissage,
Rapports, courriers Échanges d’opinions,
Vision court terme Polémiques inutiles
Versatilité, pas d’objectif Perte de temps
Peu important d’accomplissement
La nature humaine conduit à faire ce qui est plus facile, ce qu’on sait le mieux
faire ou ce qui est le moins engageant (pourquoi se faire mal !)
USMB 2021-2022 04/08/2021Organisation du temps
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Pour bien remplir le tableau toujours garder SES objectifs en point de mire
… Puis
Faire la liste des tâches à réaliser
Hiérarchiser selon importance et urgence
Planifier ses actions (sur 80% du temps)
Garder 20% de temps pour soi même (imprévu et travail perso)
Faire ce qui est prévu dans l’ordre en évitant l’urgence des autres
Réactualiser la fiche à intervalles réguliers
Savoir traiter les taches qui restent indéfiniment : Soit annuler car sans
importance, soit traiter pour ne plus les reporter
Ne pas abandonner, plus on s’y tient et plus c’est utile !
USMB 2021-2022 04/08/2021Réflexions !
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« Les gens sans objectifs sont toujours utilisés
par ceux qui en ont un »
On ne trouve pas le temps pour faire les
choses bien du premier coup…
… mais on trouve toujours le temps
nécessaire pour réparer les erreurs !
… surtout quand c’est votre chef et le
marché qui le demandent !
USMB 2021-2022 04/08/2021Planning détaillé et buffers
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USMB 2021-2022 04/08/2021Planning détaillé et buffers
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A la construction d’un planning, le pilote projet s’appuie sur les
membres de son GP
La planification de chacun …
Va donner une durée au prévisible : le temps de réalisation de l’action
et va rajouter une durée pour l’imprévisible : indisponibilité à l’instant voulu
de la personne , charge machine… c’est le BUFFER*
Les actions sont inscrites dans le planning avec la durée totale :
chacun prend sa marge pour garantir son délai
Un autre mode de construction du planning conduit à dissocier
l’action du buffer et à gérer les buffers séparément.
* En informatique, ’’buffer overflow’’ est le terme anglais équivalent à dépassement de
tampon, l’écriture se réalise à l'extérieur de l'espace alloué au tampon
USMB 2021-2022 04/08/2021Planning détaillé et buffers
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CONSTRUCTION CLASSIQUE
s1 s2 s3 s4 s5 s6 s7 s8 s9 s10 s11 s12 s13 s14 s15 s16 s17 s18
Action + Buffer 1
Action + Buffer 2
Action + Buffer 3
Action + Buffer 4
CONSTRUCTION METHODE BUFFERS
s1 s2 s3 s4 s5 s6 s7 s8 s9 s10 s11 s12 s13 s14 s15 s16 s17 s18
Action 1
Action 2
Action 3
Action 4
Buffer 1
Buffer 2
Buffer 3
Buffer 4
Marge d’incertitude
Gain potentiel sur durée globale
En pratique, on observe que la durée globale d’un planning - géré
et suivi - n’utilise pas la durée globale des buffers mais seulement
entre la moitié et les 2/3
USMB 2021-2022 04/08/2021La Gestion de Projet
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USMB 2021-2022 04/08/2021Pilotage
Début du Projet Com-pil.
Délais
Cadrage
Pilote
Qualité de Pilote équipe
Projet
Usage Q
attrait
Coûts
C D
Le pilote de projet est l’ennemi du flou !
Il est le leader et manage son projet selon les objectifs QCD qui lui sont fixés avec
un devoir d’alerte et de recherche de solutions si le projet sort du cadre
USMB 2021-2022 81
04/08/2021Ou en synthèse du rôle du pilote …
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communiquer Prévoir
Motiver
Gérer
Animer Analyser
Organiser Décider
Faire
faire
BON COURAGE !
USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet de Recherche innovation
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USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet de Recherche innovation
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MODALITES :
Par groupes de projet de 3 à 6 personnes
N°1 - Trouver un sujet : produit, service (innovant,
si possible) - fait
N°2 - Vérifier qu’un client le désire, qu’il est
faisable et qu’il est accessible au marché
N°3 - Le reste… la gestion de projet
USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet de Recherche innovation
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MODALITES :
Séance Go/NoGo vers mi novembre 2020 ->
vendre votre projet !!!
Durée = 5 mois (ça passe vite…)
USMB 2021-2022 04/08/2021Le projet de Recherche innovation
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Présentation
Rapport final,
présentation
PROTOTYPAGE, TEST IMPLEMENTATION
OBSERVATION IDÉATION,
PRODUIRE
DÉCOUVRIR CONVERGENCE CRÉER
CONSTRUIRE FINIR
OBSERVER VISUALISER
CRÉATIVITÉ PROTOTYPER
COMPRENDRE
DIVERGER TESTER
CONVERGER
Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier
USMB 2021-2022 04/08/2021Le Projet de Recherche Innovation
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Les grandes phases du projet
1. Raison d’être, pourquoi ?
2. Quels besoins vais-je satisfaire ?
3. Les objectifs (pour répondre à ces besoins)
4. Les solutions possibles -> convergence
5. Les notions de faisabilité, coût et délai
USMB 2021-2022 87
04/08/2021Le Projet de Recherche Innovation
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Soyez clair sur l’objectif
Démarche simple en quatre étapes :
◼ Identification/choix
◼ Analyse
◼ Solution(s)
◼ Mise en œuvre
USMB 2021-2022 04/08/2021Le Projet de Recherche Innovation
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Identifiez un Pilote/Coordinateur
Répartissez vous les tâches (Qui fait quoi ?)
Construisez un Macro Planning avec des
étapes
Evaluez plusieurs solutions puis convergez
Communiquez
Organisez votre temps…
USMB 2021-2022 04/08/2021Le Projet de Recherche Innovation
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Un outil pratique :
simple,
visuel et
collaboratif
Indispensable en
mode télétravail !
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