Zakelijke gedragscode: handelen volgens onze kernwaarden - Zakelijke gedragscode van Xerox
←
→
Transcription du contenu de la page
Si votre navigateur ne rend pas la page correctement, lisez s'il vous plaît le contenu de la page ci-dessous
Zakelijke gedragscode van Xerox Zakelijke gedragscode: handelen volgens onze kernwaarden
Inleidend bericht
Xerox staat zeer goed aangeschreven – onze naam staat synoniem voor innovatie, kwaliteit en integriteit.
We hebben onze reputatie verdiend op basis van de inspanningen van elke medewerker in de tientallen
jaren die we nu actief zijn.
Nu we aan een nieuw hoofdstuk beginnen, moeten we onze reputatie blijven beschermen. Het is een
belangrijk eigendom en het is van levensbelang voor het behouden en uitbreiden van onze positie als
marktleider. Onze toewijding om op de juiste wijze zaken te doen is een fundamenteel aspect van de cultuur
van Xerox en onze zakelijke gedragscode geeft die toewijding weer.
Het nemen van besluiten in overeenstemming met de ethische verwachtingen, zoals uiteengezet in onze
zakelijke gedragscode, is de juiste manier van zakendoen. Daarom is eenieder van ons verantwoordelijk
voor het lezen en volgen van de vereisten in de Code en de aanverwante beleidslijnen en procedures. Iedere
beslissing die we nemen, ieder woord dat we uiten en iedere handeling die we verrichten moet onze inzet
voor ethisch zakelijk gedrag tonen.
Als u een vraag hebt of bezorgd bent over wat het juiste ethische zakelijk gedrag is, dient u snel de kwestie
aan te kaarten bij uw manager of via een van de andere kanalen die het bedrijf voor u beschikbaar maakt.
Als u een schending vermoedt van de zakelijke gedragscode, kunt u veilig en vertrouwelijk uw bezorgdheid
melden bij de Xerox Ethics Helpline zonder enige vorm van vergelding.
Dank voor uw persoonlijke inzet voor de code en de bescherming en verbetering van onze reputatie.
2 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleid
Inhoudsopgave
2 Inleidend bericht 13 Streven naar een hoog rendement 19 Handelen als een maatschappelijk
4 Onze missie 13 Bescherming en gebruik van verantwoorde onderneming
bedrijfsmiddelen van Xerox 19 Mensenrechten
4 Onze kernwaarden
4 Ethisch besluitvormingskader 13 Zakelijke documenten maken 19 Mensenhandel
en beheren 20 Maatschappelijke activiteiten
4 Doel en reikwijdte
13 Bescherming van intellectueel eigen- en liefdadigheid
4 Controlemechanismen voor juri-
dom en auteursrechtelijk beschermd 20 Zorg voor het milieu
dische zaken en beleid
materiaal
5 Verwachtingen op het gebied van 21 Contact met overheidsinstellingen,
14 Verhandelen van aandelen met lobbyen en politieke bijdragen
naleving
voorkennis
5 Managers en leidinggevenden 21 Internationale handelsregulering
15 Marktleiderschap veiligstellen en boycotten
5 Vermeende schendingen van de
door middel van technologie
gedragscode melden en 22 Index
15 Informatiesystemen
advies inwinnen 23 Aanvullende informatiebronnen
15 Eerlijke concurrentie en
6 Vergeldingsmaatregelen
handelspraktijken
7 De code in een oogopslag 16 Omkoping en ongepaste betalingen
8 Onze klanten tevredenstellen 16 Witwaspraktijken
8 Verkoop- en marketingactiviteiten
17 Waardering voor onze werknemers
8 Belangenverstrengeling
17 Verbod op discriminatie en pestge-
8 Geschenken en vermaak drag
9 Klanten uit de publieke sector 17 Focus op diversiteit
9 De Amerikaanse federale overheid 18 Gezondheid en veiligheid
als klant
18 Alcohol- en drugsmisbruik
10 Bescherming en gebruik van 18 Privacyrechten van Xerox-werknemers
klantengegevens
10 Ongeëvenaarde kwaliteit bieden
10 Toezicht
11 Revenue recognition
11 Xerox vertegenwoordigen naar het
algemene publiek en beleggers
12 Integer inkoopbeleid
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 3
Onze missie
Ethisch besluitvormingskader Xerox is een toonaangevende aanbieder van technologie met een omzet van $ 11 miljard, die innovatie biedt
Aan de hand van de volgende criteria kunt u voor de manier waarop de wereld communiceert, verbindt en werkt. Onze expertise is belangrijker dan ooit
beoordelen of een bepaalde handelwijze of omdat heel verschillende klanten zoeken naar verbetering van productiviteit, maximaliseren van winst en
activiteit toelaatbaar is: toename van tevredenheid. We doen dit voor kleine en middelgrote ondernemingen, grote bedrijven, overheden,
grafische communicatie-aanbieders en voor onze partners die hen diensten aanbieden.
1. Bedrijfsbeleid. Voldoet de actie aan de
beleidsregels van Xerox en de geldende Wij begrijpen wat de kern van werken is en welke vormen dat allemaal kan aannemen. Wij omarmen de steeds
wetgeving? ingewikkelder wordende wereld van papier en digitale zaken. Op kantoor en onderweg. Persoonlijk en sociaal.
Elke dag overal ter wereld – in meer dan 160 landen – helpen onze technologie, software en mensen daarbij.
2. Kernwaarden. Sluit het aan bij onze
Wij automatiseren, personaliseren, verzamelen, analyseren en beveiligen informatie onze klanten op snelheid te
kernwaarden?
houden. Kijk voor meer informatie op www.xerox.com.
3. G ezond verstand. In de regel moet u zich bij
het beoordelen of een handeling of activiteit Onze kernwaarden
passend is laten leiden door gezond verstand
Onze kernwaarden vormen de leidraad in ons gedrag en onze relaties. Ze bepalen hoe we met elkaar en met
en gezond zakelijk inzicht.
onze klanten omgaan, hoe we waarde toevoegen en hoe we ons gedragen. Ze verbinden ons met elkaar en
4. Publieke opinie. Vraag uzelf af wat anderen maken onze successen mogelijk. Ieder van ons draagt de verantwoordelijkheid om zijn of haar gedrag op onze
ervan zouden vinden: als u uw handeling niet kernwaarden af te stemmen.
zou willen terugvinden op de voorpagina van
• We bereiken onze doelen door klanten tevreden te stellen.
uw lokale krant, laat deze dan achterwege.
• In alles wat we doen beogen we ongeëvenaarde kwaliteit.
5. Vraag het bij twijfel na! Uw manager,
Human Resources, het Ethics Office en • We streven naar een hoog rendement.
de Helpline staan voor u klaar om u te • We maken gebruik van technologie om een leidende positie in de markt te verwerven.
adviseren omtrent de juiste manier van
handelen. Zie het gedeelte Aanvullende • We waarderen onze werknemers.
informatiebronnen voor meer informatie. • We handelen als een maatschappelijk verantwoorde onderneming.
Ondanks de elegante eenvoud van de duurzame eigenschappen van ons bedrijf, zijn deze eigenschappen zeer
krachtig. Ze vormen het morele en ethische kompas waarop we varen om integer en eerlijk zaken te doen.
Doel en reikwijdte
Deze zakelijke gedragscode is bedoeld om onze handelingen en beslissingen bij het nastreven van onze
Xerox-missie af te stemmen op onze kernwaarden en nalevingseisen. Dankzij de gedragscode kunnen
we beter anticiperen op ethische dilemma's en nalevingskwesties en passend handelen wanneer er zich
ethische dilemma's en nalevingskwesties voordoen. De code is niet bedoeld als een samenvatting van
al onze beleidsregels of een uitputtende lijst van juridische en nalevingseisen. Binnen Xerox gelden veel
beleidsvoorschriften die op uw werk van invloed zijn en u moet weten welke beleidsregels voor u van
toepassing zijn. De Hubpage voor ethiek en beleidsregels op ons intranet geeft toegang tot een verzameling
van veel van deze beleidsvoorschriften. Deze gedragscode is bedoeld om de toon te zetten voor de manier
waarop we bij Xerox werken. De code is meer dan slechts een reeks woorden op papier. De code staat voor
de manier waarop we zaken doen.
De zakelijke gedragscode geldt voor alle werknemers van Xerox en voor degenen die zaken doen namens
Xerox. Het bedrijf handhaaft naleving van de zakelijke gedragscode en de beleidsregels van het bedrijf en
de procedures door passende disciplinaire maatregelen tot en met het beëindiging van het dienstverband
en juridische actie. Voor de leden van de raad van bestuur van Xerox geldt daarnaast een aparte
gedragscode, de Board of Director’s Code of Conduct, die extra verplichtingen schept op grond van hun
verantwoordelijkheden als leden van de raad. Ook voor onze financiële medewerkers geldt een aparte
gedragscode, de Xerox Finance Code of Conduct. Tot slot vereisen onze contractuele overeenkomsten dat
derden, zoals agenten, wederverkopers en onafhankelijke tijdelijke medewerkers, onze zakelijke gedragscode
naleven wanneer zij namens ons handelen.
Controlemechanismen voor juridische zaken en beleid
Als een wereldwijd opererende onderneming zijn we in meer dan 160 landen over de hele wereld actief.
We voeren onze zakelijke activiteiten uit in overeenstemming met onze zakelijk gedragscode, beleidsregels,
normen, richtlijnen en procedures, alsmede met de wet- en regelgeving van de landen waarin we als bedrijf
actief zijn. Onze code is bedoeld om aan bestaande juridische en nalevingseisen te voldoen of deze zelfs
4 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregels
te overtreffen. Als in een bepaalde omgeving de juridische en nalevingseisen lager liggen dan in onze
gedragscode en ons beleid, leggen we de lat hoger en leven we de bepalingen van onze eigen gedragscode Beleidsreferenties:
en ons eigen beleid na. Als u meent dat u door het naleven van onze gedragscode of nalevingseisen handelt
POL 002 Zakelijke ethiek
in strijd met plaatselijke wet- en regelgeving, kunt u contact opnemen met het Business Ethics & Compliance
Office door een melding te doen via de Xerox Ethics Helpline. ETH 100: Handvest van het Business Ethics
and Compliance Office
Ieder van ons dient op de hoogte te zijn van de controlemechanismen die op ons werk van toepassing zijn voor
juridische zaken en beleid. Als we vragen hebben over de verplichtingen die voortvloeien uit deze gedragscode ACC 208: Gedragscode: financiële
of over ons beleid of onze wettelijke verplichtingen, wenden we ons tot het plaatselijke management, Human medewerkers
Resources, het Office of General Counsel (OGC) en/of het Business Ethics & Compliance Office. Wanneer we • H
andel volgens de hoogste normen van
kennis nemen van twijfelachtige activiteiten of vermeende schendingen, moeten we dit melden bij onze ethisch gedrag.
manager of melden via een ander geschikt kanaal. • H
andel volgens de letter en de geest van
alle geldende voorschriften.
Verwachtingen op het gebied van naleving
• V
erschaf volledige en accurate financiële
We hebben elk onze eigen individuele verantwoordelijkheid om bij de uitoefening van onze werkzaamheden
informatie in overeenstemming met de
de hoogst mogelijke ethische normen na te leven. Deze code schetst onze verwachtingen ten aanzien van
wet en het beleid van Xerox.
ons handelen. Wanneer u niet overeenkomstig onze kernwaarden en nalevingsnormen handelt, kan dit
tot disciplinaire maatregelen leiden, waaronder beëindiging van het dienstverband in geval van een zeer • Z
org dat schendingen van de Finance Code
ernstige overtreding. of Conduct snel intern worden gemeld.
Managers en leidinggevenden
Managers en leidinggevenden bij Xerox hebben een speciale plicht om een cultuur van integriteit en
naleving te bevorderen en worden verwacht om een voorbeeld te geven van de hoogste normen van ethisch
zakelijk gedrag. Dit betekent dat managers en leidinggevenden in al hun interacties als rolmodel voor
Ik heb een goede relatie met mijn manager
integriteit en naleving moeten dienen. Het betekent ook dat managers en leidinggevenden hun directe
en stel vragen of meld ethische kwesties liever
medewerkers moeten helpen bij het begrijpen van de geldende wetgeving en bedrijfsvereisten en een
bij hem dan dat ik contact opneem met de
omgeving moeten cultiveren waarin werknemers zich comfortabel voelen om vragen te stellen en zorgen te
Ethics Helpline.
uiten zonder angst voor vergelding. Wanneer ethische kwesties aan hen worden gemeld, zijn managers en
Is dit toegestaan?
leidinggevenden verplicht om op een professionele wijze en tijdig te reageren op dergelijke meldingen en
deze kwesties aan de Corporate Ethics Office te melden, zoals vereist door deze code. Antwoord: Ja, dat mag. Xerox is altijd
voorstander geweest van het zogeheten
Managers en leidinggevenden moeten zich ook richten op het bouwen van een cultuur van integriteit en
opendeurbeleid. U moet altijd terechtkunnen
naleving door hun wervings- en promotiebeslissingen. Ethisch karakter en gedrag moet een belangrijke
bij uw leidinggevende of manager. Als dit
overweging zijn bij wervings- en promotiebeslissingen. Promoties zijn een voorrecht dat alleen wordt
niet mogelijk is of als uw leidinggevende
aangeboden aan diegenen die een voorbeeld geven van het gedrag en de waarden van Xerox in
geen oplossing kan bieden, kunt u een stap
overeenstemming met deze code.
hoger gaan binnen de structuur van uw
organisatie of u tot een andere afdeling
Vermeende schendingen van de gedragscode melden en advies inwinnen
met de nodige deskundigheid wenden,
Schending van ethische normen en niet-naleving van nalevingseisen moeten worden gemeld. U mag
bijvoorbeeld Human Resources of OGC. Als
vermeende schendingen alleen te goeder trouw melden. Misbruik van de Ethics Helpline of een ander
extra communicatiekanaal ter ondersteuning
meldingskanaal om iemand opzettelijk lastig te vallen of om willens en wetens onjuiste informatie te
bij ethische kwesties heeft Xerox de Ethics
verstrekken wordt niet getolereerd. We bieden werknemers, leveranciers en klanten diverse kanalen voor
Helpline ingesteld.
het inwinnen van advies omtrent zaken op het vlak van ethiek en naleving alsmede voor het melden van
vermeende schendingen. Deze kanalen omvatten de Ethics Helpline, e-mail, melding via internet en zowel
interne als externe postadressen.
De Ethics Helpline is wereldwijd 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar via gratis telefoonnummers.
Daarnaast biedt het Ethics Office ook een webgebaseerde rapportagetool voor het melden van
schendingen. We hebben een onafhankelijke derde partij in de arm genomen die is gespecialiseerd in
het beheren van meldingen via telefonische hulplijnen en webgebaseerde oplossingen. Deze externe
specialisten documenteren alle meldingen die binnenkomen via de gratis telefoonnummers en sturen
deze door naar het Xerox Business Ethics & Compliance Office, dat verantwoordelijk is voor een adequate
afhandeling van alle gemelde kwesties.
Als u een precaire kwestie of vermeende schending meldt, moet u ervoor zorgen dat de informatie die u
verstrekt nauwkeurig en volledig is, zodat een zorgvuldig onderzoek of een zorgvuldige reactie mogelijk
is. Omissies of fouten in de eerste melding (wie/wat/wanneer/waar) kunnen tot vertraging leiden bij het
registreren van de zaak en/of kunnen de toewijzing van de zaak en/of de onderzoeksprocedure vertragen of
negatief beïnvloeden.
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 5
Xerox Business Ethics Helpline Website:
www.xeroxethicshelpline.com.
De externe partij die onze helplijn heeft opgezet
Xerox Business Ethics Helpline Overige landen: Gebruik de internationale voorziet in een mechanisme waardoor partijen die
toegangsnummers voor het desbetreffende zaken melden en onderzoekers in hun eigen taal en
België 0800-7-1417 met behoud van hun privacy kunnen communiceren.
land; deze zijn te verkrijgen bij de plaatselijke
Brazilië 0800-891-4092 Human Resources-medewerkers en via Het anoniem melden van bepaalde zaken kan door
Canada 866-979-0001 www.xerox.com/ethics de plaatselijke wetgeving aan banden zijn gelegd;
Chili 1230-020-0619 onze processen houden rekening met de door de
Opmerking: Aanvullende directe
China 10-800-711-0631; plaatselijke wetgeving opgelegde grenzen.
telefoonnummers worden wellicht beschikbaar
10-800-110-0577 Als u anoniem wilt blijven, kunnen we de door u
gesteld, dus consulteer www.xerox.com/
Columbia 01-800-912-0053 ethics voor de meest actuele informatie over gemelde zaak wellicht niet optimaal onderzoeken.
Denemarken 80-207-015 telefoonnummers voor uw land. Alle klachten, ongeacht of deze wel of niet anoniem
Dominicaanse Republiek 1-800-528-1092 worden gemeld, worden vertrouwelijk behandeld,
Interne post:
Finland 0800-98839 waarbij openbaarmaking alleen plaatsvindt voor
Business Ethics en Compliance Office
Frankrijk 0800-90-5948 zover dat nodig is om een volledig onderzoek van
XWHQ, 6-N
Duitsland 0800-187-3586 de vermeende schending mogelijk te maken, om
Externe post: passende disciplinaire of corrigerende maatregelen
Hong Kong 800-962-881
Xerox Corporation te nemen of om te voldoen aan wettelijke eisen.
Hongarije 06-800-17830
Business Ethics and Compliance Office
India 000-800-100-1075
45 Glover Ave., P.O. Box 4505
Ierland 1-800-558-549 Niets in dit beleid verbiedt personen om
Norwalk, CT 06856-4505
Israël 180-940-0091 mogelijke schendingen van een federale
Verenigde Staten
Italië 800-788340 of staatswet of regelgeving van een
overheidsinstelling of -entiteit te rapporteren,
Jamaica 1-800-549-9741
of deel te nemen aan een procedure of
Japan 00531-11-4737;
onderzoek met een federale, staats- of lokale
0066-33-801237;
overheidsinstantie die verantwoordelijk
0034-800-900110
is voor de handhaving van deze wetten.
Maleisië 1-800-80-3435 Individuen zijn niet verplicht om het bedrijf
Mexico 001-800-613-2737 te informeren over dergelijke rapporten of
Nederland 0800-022-5890 toelichtingen.
Noorwegen 800-30-551
Peru 0800-91-8196 Anti-wraakbeleid
Filipijnen 1-800-1-111-0112 Of u uw identiteit nu wel of niet kenbaar wenst
Polen 0-0-800-111-1561 te maken, elke kwestie wordt vertrouwelijk
Singapore 800-110-1519 behandeld, waarbij een closed loop-proces
Spanje 900-97-1031 garandeert dat de juiste managers en de klager
Zweden 020-160-5726 zo goed mogelijk worden geïnformeerd over
Zwitserland 0800-56-1525 de uitkomst van de onderzoeksprocedure. Het
melden van vermeende schendingen van ons
Verenigd Koninkrijk 0808-234-7051
beleid, onze zakelijke gedragscode of andere
Verenigde Staten 866-XRX-0001;
processen heeft een positieve uitwerking op ons
(866-979-0001)
bedrijf, omdat werknemers zich zo beter bewust
Venezuela 0800-176-6420 worden van hetgeen dat van hen wordt verwacht.
Wraakmaatregelen tegen een werknemer wegens
het melden van een vermeende schending of het
deelnemen aan het onderzoek van een vermeende
schending worden niet getolereerd.
6 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregelsDe code in een oogopslag
Klanten tevredenstellen Ongeëvenaarde kwaliteit bieden
• Wees integer bij het uitvoeren van verkoop- en marketingactiviteiten • anteer adequate mechanismen voor financiële controle
H
• Vermijd belangenverstrengeling • Houd u aan beleidsvoorschriften, procedures en regelgeving
• Respecteer beperkingen ten aanzien van geschenken en vermaak • Zorg altijd voor een goede revenue recognition
• Wees u bewust van de bijzondere beperkingen die gelden voor de • Maak geen sideletters
overheid als klant • Volg de protocollen voor het vrijgeven van informatie aan externe partijen
• Bescherm klantengegevens • Stimuleer gepast gedrag en gepaste werkwijzen binnen de hele
toeleveringsketen
Streven naar een hoog rendement
• Bescherm alle bedrijfsmiddelen
• B
ehandel en bewaar documenten en bescheiden van het bedrijf in
overeenstemming met het daarvoor geldende beleid
• Bescherm intellectueel eigendom en auteursrechten
• Voorkom misbruik van voorkennis
Marktleiderschap veiligstellen door middel van technologie
• G
ebruik informatiesystemen en hulpmiddelen uitsluitend voor zakelijke
doeleinden
• Concurreer op eerlijke wijze
• Laat u niet omkopen en koop anderen ook niet om
• Houd u aan wetgeving die witwaspraktijken tegengaat
Waardering voor onze werknemers
• Respecteer verschillen
• Voorkom intimidatie en pestgedrag; geen enkele vorm van
geweld of intimidatie wordt getolereerd
• Omarm diversiteit
• Zorg voor een veilige en gezonde werkplek
• Voorkom alcohol- of drugsmisbruik op het werk
• Bescherm privacyrechten
Handelen als een maatschappelijk verantwoorde
onderneming
• Respecteer de rechten van de mens en de waardigheid van anderen
• Leef de wetgeving inzake mensenhandel na
• Bevorder maatschappelijke verantwoordelijkheid en stimuleer
liefdadigheid in overeenstemming met het beleid
• Bescherm het milieu
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 7Onze klanten tevredenstellen
Beleidsreferenties: Onze klantgerichte cultuur is van essentieel belang voor ons succes. We streven ernaar om het vertrouwen
van onze klanten te winnen en te behouden door eerlijke, rechtvaardig en op wettige wijze te handelen en
HR 101-1: Bedrijfs ethisch beleid: Externe
door veel waarde toe te voegen. We luisteren naar onze klanten, zodat we in hun zakelijke behoeften kunnen
zakelijke belangen en belangenverstrengeling
voorzien en we proberen te begrijpen hoe ze verwachten dat we met hun medewerkers communiceren.
• Openbaarmaking We reageren snel op eventuele problemen, proberen deze op korte termijn op te lossen en dragen
• Aanvraagformulier verantwoordelijkheid voor het verhelpen van de onderliggende oorzaak. Niet alleen voldoen wij aan de
• Goedkeuring verwachtingen van Xerox ten aanzien van gepast zakelijk gedrag, maar ook aan de verwachtingen van onze
klanten op het gebied van gepast zakelijk gedrag.
HR 101-3: Ontvangst van werkgerelateerde
geschenken Verkoop- en marketingactiviteiten
• Geen contant geld We verschaffen nauwkeurige en volledige informatie aan onze klanten, zodat zij weloverwogen beslissingen
• Beperkte waarde; zakelijk doel kunnen nemen. We tolereren geen verkeerde voorstelling van zaken, fraude of opzettelijke weglating van
informatie bij onze verkoop- of marketingactiviteiten. We komen onze verplichtingen, afspraken en beloften
• Goedkeuring van de manager
altijd na.
HR 101-5: Relaties met zakelijke klanten
• Richtlijnen voor zakenreizen en geschenken Belangenverstrengeling
We voldoen op een eerlijke en objectieve manier aan onze verplichtingen en verantwoordelijkheden.
• G
een omkoping of andere ongepaste
We nemen zakelijke beslissingen in het belang van ons bedrijf, los van persoonlijke of externe invloeden.
beïnvloeding
Belangenverstrengeling kan zich voordoen wanneer uw persoonlijke belangen worden gediend door
• Respect voor ethische normen van klanten uw handelingen of invloed als Xerox-werknemer. Externe zakelijke relaties met onze wederverkopers,
In het algemeen is het uitwisselen van leveranciers, klanten of concurrenten vormen een bijzonder aandachtspunt. Externe zakelijke belangen die
voorwerpen zoals koffiemokken, agenda's of de verplichting in de weg staan om uw tijd en aandacht te besteden aan uw verantwoordelijkheden op het
pennen met het bedrijfslogo tussen klanten werk, of gedrag dat Xerox in een kwaad daglicht stelt, kunnen de schijn van belangenverstrengeling wekken.
en leveranciers toegestaan, tenzij dit op uw
Werknemers zijn verplicht externe zakelijke belangen van zichzelf of hun naaste familieleden te melden
afdeling nadrukkelijk verboden is.
aan hun manager. Het is belangrijk dat u zowel relevante feiten bekendmaakt voordat u of uw naaste
familieleden betrokken raken bij een extern bedrijf of er een financieel belang in verwerven, als dat u,
wanneer u daartoe wordt verzocht, actie onderneemt om belangenverstrengeling die ontstaan is, op te
lossen.
Geschenken en vermaak
Een potentiële leverancier heeft u kaarten De gepastheid van het geven of ontvangen van werkgerelateerde geschenken hangt af van de waarde en het doel van
voor een groot sportevenement aangeboden. het geschenk. In algemene zin definiëren we geschenken als tastbare zaken en contant geld of equivalenten daarvan,
Wat zou u doen? Wat zou u moeten doen? evenals gunsten, bijzondere tegenprestaties, premies en kortingen. Het enige aanvaardbare doel van geschenken en
vermaak is het kweken van goodwill of het versterken van zakelijke relaties.
Antwoord: Er zijn veel factoren die moeten
worden geëvalueerd voordat de tickets Wij, of naaste familieleden, mogen een werkgerelateerd geschenk alleen aanvaarden of ontvangen als het
kunnen worden aanvaard. Werknemers zonder twijfel kan worden beschouwd als een gangbaar zakelijk geschenk. Geschenken die de ontvanger
kunnen uitnodigingen voor lunch, diner of het gevoel geven verplicht te zijn om de gunst terug te betalen door zaken te doen met de gever zijn altijd
andere sociale evenementen (voetbal, concert ongepast. We geven geen geschenken en bieden geen vermaak aan klanten aan als dat een schending van
enz.) aanvaarden als een uiting van normale hun eigen beleid zou betekenen. Geschenken en vermaak mogen nooit kwistig, ongewoon of extravagant
zakengunsten, mits zij niet zijn bedoeld om overkomen op derden. In geen geval geven we of aanvaarden we contant geld of equivalenten daarvan,
speciale aandacht of voordeel te garanderen, zoals cadeaubonnen of tegoedbonnen, ongeacht het bedrag, van personen die een zakelijke relatie met
of een hogere totale nominale waarde Xerox hebben.
hebben dan welk bedrag dan ook zoals
Plaatselijk opererende afdelingen/organisaties zijn bevoegd om beperkingen op te leggen ten aanzien van
vermeld in het beleid van Xerox . Werknemers
de toegestane geldwaarde van geschenken in overeenstemming met de plaatselijke gebruiken. Onze
moeten altijd toestemming van hun manager
werknemers moeten op te hoogte zijn van de financiële grenzen voor geschenken die in de plaatselijk
vragen met betrekking tot deelname. U moet
opererende afdelingen/organisaties van Xerox van toepassing zijn. U moet uw manager op de hoogte
het aanbod melden aan en bespreken met
brengen wanneer u een geschenk ontvangt, ongeacht de waarde van het geschenk. De juiste manager
uw manager, ongeacht de waarde van het
moet goedkeuring verlenen voor het geven van een geschenk of het betalen van zakelijke kosten (mits het
geschenk.
geschenk of de betaling niet in strijd zijn met het eigen beleid van een klant) aan een persoon die
een zakelijke relatie met Xerox onderhoudt. Strengere normen, indien van rechtswege vereist of nodig
geacht door het management, kunnen noodzakelijk zijn voor zowel afdelingen, zoals Global Purchasing, als
voor specifieke functiegroepen van werknemers.
8 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregelsKlanten uit de publieke sector
We zorgen dat we ons houden aan de wettelijke voorschriften die gelden voor aanbestedingen en Nalevingseisen voor het zakendoen
contracten met partijen uit de publieke sector. Tot de publieke sector behoren zowel overheids- als semi- met vertegenwoordigers van de
overheidsinstellingen, zelfs als deze slechts voor een deel eigendom zijn van de overheid. Voor klanten uit Amerikaanse federale overheid
de publieke sector gelden andere (in de regel strengere) wettelijke eisen dan voor zakelijke klanten. In het
• Klik hier voor meer informatie over eisen
algemeen bieden we een ambtenaar die betrokken is bij het inkoopproces nooit een baan aan. Ook bieden
die gelden voor het zakendoen met
we ambtenaren nooit geschenken, vermaak, steekpenningen of ongepaste betalingen aan. De toepasselijke
vertegenwoordigers van de Amerikaanse
wetgeving voor het zakendoen met klanten uit de publieke sector kan per land verschillen. We moeten op de
federale overheid
hoogte zijn van deze wettelijke eisen en de gevolgen daarvan voor ons werk.
e Procurement Integrity Act bepaald dat
• D
De Amerikaanse federale overheid als klant de volgende handelingen voor Xerox-
Wanneer Xerox een overeenkomst aangaat met de Amerikaanse overheid, gelden aanvullende wettelijke werknemers verboden zijn zodra een
eisen voor Xerox en voor de Xerox-werknemers, agenten en onderaannemers die betrokken zijn bij de aanbestedingsprocedure in gang is gezet:
uitvoering van desbetreffende overeenkomsten. Wij behoren op de hoogte te zijn van deze eisen en deze - Het aanbieden van werk of zakelijke
na te leven, en zijn verantwoordelijk voor het opsporen en melden van gevallen waarin deze wettelijke eisen mogelijkheden aan ambtenaren die over
mogelijk niet worden nageleefd. de aanbesteding gaan
We geven geen objecten van waarde, ongeacht of deze wel of niet tastbaar zijn, aan ambtenaren van de - Het geven van premies aan ambtenaren
Amerikaanse federale overheid, ongeacht waar zij zich bevinden. Daarnaast bieden we of geven we niets die over de aanbesteding gaan
van waarde aan de Amerikaanse federale overheid in ruil voor een gunstige behandeling van hoofd- en - Het verzoeken om informatie over
subcontractanten (ongeacht waar ze zich bevinden). Deze vorm van uitwisseling wordt ook wel “smeergeld” de selectie van aanbieders of andere
genoemd. Als u vermoedt dat Xerox betrokken is bij het geven of ontvangen van smeergeld, moet u dit informatie met betrekking tot de
onmiddellijk melden via de Xerox Ethics Helpline. aanbesteding
Wanneer Xerox een poging doet om een order van de Amerikaanse federale overheid binnen te halen, • O p grond van de Amerikaanse False Claims
moeten de werknemers zich ervan bewust zijn dat zij bepaalde beperkingen opgelegd krijgen door Act is het niet toegestaan om:
de Amerikaanse Procurement Integrity Act zodra de aanbestedingsprocedure in gang is gezet. Een - Informatie bewust en opzettelijk
aanbestedingsprocedure wordt geacht in gang gezet te zijn wanneer een overheidsambtenaar het besluit te vervalsen
neemt om tot een bepaalde aanschaf over te gaan; dit moment kan zich zelfs voordoen voordat een - Essentiële feiten bewust en opzettelijk
aanbesteding openbaar is gemaakt. Wanneer een aanbestedingsprocedure in gang is gezet, is het Xerox- achter te houden
werknemers niet toegestaan om: 1) ambtenaren die betrokken zijn bij de aanbestedingsprocedure een baan
- Bewust en opzettelijk valse, fictieve
of zakelijke mogelijkheden aan te bieden; 2) ambtenaren die betrokken zijn bij de aanbestedingsprocedure
of frauduleuze claims in te dienen
fooien aan te bieden; of 3) informatie over de selectie van aanbieders te verzoeken. “Informatie over de
selectie van aanbieders” betreft gegevens die niet op andere wijze voor het algemene publiek beschikbaar • P
remies/geschenken: Werknemers van Xerox
zijn en worden gebruikt door ambtenaren bij het nemen van beslissingen omtrent aanbestedingen, mogen ambtenaren van de Amerikaanse
zoals: informatie over concurrenten of interne analyserapporten van de overheid. Schendingen van de federale overheid geen premies of
Procurement Integrity Act leiden tot ernstige strafrechtelijke en civielrechtelijke sancties, zowel voor de geschenken (alles van waarde, al dan niet
persoon die de schending begaat als voor het bedrijf. tastbaar) aanbieden of geven
Tot slot moeten we bij het zakendoen met de Amerikaanse federale overheid rekening houden met de • O
mkoping: Het is bij wet verboden om
Amerikaanse False Claims Act en ons aan de bepalingen van die wet houden. Volgens deze wet is het niet overheidsambtenaars iets van waarde
toegestaan om willens en wetens informatie die aan de Amerikaanse federale overheid wordt verstrekt te te geven om lopende of toekomstige
vervalsen, belangrijke feiten achter te houden en/of valse, fictieve of frauduleuze claims in te dienen. Voor overheidsaanbestedingen te beïnvloeden
de toepassing van de False Claims Act valt onder het begrip “claim” ook een verzoek tot betaling of tot • S chendingen van de nalevings eisen
goedkeuring door de overheid of het afgeven van verklaringen ten behoeve van de Amerikaanse federale die gelden voor het zakendoen met
overheid. Voorbeelden van valse claims omvatten, maar zijn niet beperkt tot het factureren van diensten vertegenwoordigers van de Amerikaanse
die buiten de reikwijdte van de overeenkomst vallen, het factureren van arbeidskosten voordat de diensten federale overheid kunnen leiden tot:
daadwerkelijk zijn geleverd en onjuiste opgave van het land van herkomst van de producten die we leveren
- Civielrechtelijke sancties en boetes
aan de klanten van de Amerikaanse federale overheid. Schendingen van de False Claims Act kunnen leiden
tot ernstige criminele en burgerlijke straffen. Als u een schending van de False Claims Act vermoedt, moet u - Persoonlijke strafrechtelijke sancties
dit onmiddellijk melden via de Xerox Ethics Helpline. - Strafrechtelijke sancties tegen het bedrijf
- Opzegging van het contract, terugstorting
van alle ontvangen betalingen
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 9Bescherming en gebruik van klantgegevens
Beleidsreferenties: We respecteren en hechten grote waarde aan het garanderen van de vertrouwelijkheid, de privacy en de
beveiliging van de aan ons door klanten toevertrouwde informatie, met inbegrip van gevoelige informatie,
HR 101-4: Relaties met klanten en persoonlijk identificeerbare informatie, bedrijfseigen informatie en bedrijfsgeheimen. We gaan te allen tijde
ambtenaren van de overheid en politieke zorgvuldig te werk om ongeautoriseerde openbaarmaking en ongeautoriseerd gebruik van klantgegevens te
bijdragen voorkomen. We nemen onze verantwoordelijkheid op het vlak van vertrouwelijkheid, privacy en beveiliging
• Geen geschenken of vermaak serieus en implementeren passende waarborgen voor het gebruik van en de omgang met deze informatie in
• G
een omkoping of andere ongepaste overeenstemming met ons informatiebeveiligings- en privacybeleid, alsmede met alle toepasselijke wet- en
beïnvloeding regelgeving.
• Geen reizen of uitstapjes
• B
eperkingen ten aanzien van
Ongeëvenaarde kwaliteit bieden
indienstneming We hebben een passie voor het leveren van ongeëvenaarde kwaliteit in alles wat we doen. We leggen de
lat voor onszelf hoog. Het leveren van kwalitatief hoogwaardige producten, diensten en oplossingen is van
InfoPriv 001: Privacy van persoonsgegevens cruciaal belang voor ons zakelijke succes. Dit is wat we van onszelf verwachten en wat onze klanten van ons
• Z
org dat informatie juist wordt verwachten. Om voortdurend aan deze verwachtingen te kunnen blijven voldoen, toetsen we onszelf aan
geclassificeerd alle van toepassing zijnde controlemechanismen op juridisch, beleidsmatig en financieel vlak.
• B
escherm de persoonlijke gegevens van de
werknemer Toezicht
Effectief toezicht is noodzakelijk om onze integriteit, ons streven naar waarde voor de aandeelhouder en de
• W
ees voorzichtig i.v.m. verlies en misbruik
gezondheid van ons bedrijf te bewaken. Drie belangrijke elementen zijn essentieel voor goed toezicht:
van gegevens
• R
especteer de regels van de lokale overheid 1. N aleving van de toepasselijke wetgeving, voorschriften en beleidspunten van het bedrijf;
inzake privacybescherming en bescherming 2. Zorgvuldige bedrijfsprocessen om ervoor te zorgen dat het management op grond van de juiste
van gegevens informatie beslissingen kan nemen, en dat fysieke, financiële en intellectuele bedrijfsmiddelen die ons
• V
erschaf informatie en bied door klanten en derden zijn toevertrouwd beschermd worden; en
keuzemogelijkheden
3. Integriteit in het tijdig communiceren van prognoses, ramingen en prestaties.
• Beveilig gegevensoverdrachten
In de aanvullende Finance Code of Conduct worden de specifieke verantwoordelijkheden van financiële
InfoPriv 003: Verbod op ongevraagde medewerkers van Xerox uiteengezet.
commerciële e-mail
• Kennis van de wet
• Transparantie van afzender
• Mogelijkheid tot afmelden
Wanneer u bij het zakendoen met een
klant uit de publieke sector twijfelt over
een ethische kwestie, moet u direct contact
opnemen met OGC of Ethics. U kunt in dat
geval beter het zekere voor het onzekere
nemen.
10 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregelsWe nemen uiterste zorgvuldigheid in acht om naleving van toepasselijke Xerox-beleidsvoorschriften en
wetten te garanderen. Beleidsreferenties:
We doen nooit iets wat de toets der kritiek van het algemene publiek niet kan doorstaan of wat onze
POL 001: Kwaliteitswaarde en
reputatie als een ethisch handelende onderneming kan schaden. We dienen te waarborgen dat een
Lean Six Sigma
accurate financiële administratie wordt gevoerd die de werkelijke aard van de transacties reflecteert. Het
uitoefenen van buitensporige druk of dwang om bepaalde boekhoudkundige resultaten in de boeken op • Klantgerichte werknemers
te nemen is nimmer acceptabel, evenmin als pogingen om verplichte beoordelings-, goedkeurings- en • T
eamwerk gebaseerd op vertrouwen, leren
controleprocessen te omzeilen. en erkenning
• Gedisciplineerd gebruik van Lean Six Sigma
Omzetverantwoording
Omzet mag niet in de boeken worden opgenomen voordat deze daadwerkelijk gerealiseerd of realiseerbaar ACC 1203: Omzetverantwoording
en verdiend is. Inkomsten zijn over het algemeen gerealiseerd of realiseerbaar en verdiend als aan alle • Juiste omzetverantwoording:
volgende criteria is voldaan: verdiend, afspraak, levering,
prijs, invorderbaarheid
• Er bestaat overtuigend bewijs van een overeenkomst (contract/order);
• Geen sideletters
• Levering heeft plaatsgevonden en/of diensten zijn verricht (levering/prestatie);
• R
espect voor en naleving van alle
• De prijs voor de koper is vastgesteld of vast te stellen; en boekhoudkundige controles;
sluiproutes zijn niet toegestaan!
• De invorderbaarheid is redelijk gewaarborgd.
Sideletters zijn ten strengste verboden en worden beschouwd als een schending van onze bedrijfsethiek en ACC 1205: Diensten voor
ons zerotolerancebeleid; hiervoor kunnen ernstige strafmaatregelen worden genomen, waaronder ontslag. omzetverantwoording
Passieve aanvaarding of kennis van sideletters zal eveneens worden beschouwd als een schending van dit
ACC 1206: Software voor
beleid. Een sideletter is een overeenkomst of correspondentie tussen een Xerox-medewerker en een klant,
omzetverantwoording
wederverkoper, leverancier of partner, waarin bepaalde bepalingen die in de oorspronkelijke overeenkomst
of koopopdracht stonden worden gewijzigd zonder dat de standaardprocessen en -procedures voor het CAF 107: Bedrijfsaankondigingen
wijzigen van overeenkomsten/koopopdrachten van de desbetreffende afdeling worden gevolgd, waaronder
• V
olg het protocol voor externe publicatie
het onmiddellijk doorgeven van wijzigingen aan de boekhoudkundige en financiële controleurs van de
van bedrijfsinformatie
desbetreffende afdeling.
• Neem contact op met Public Relations
Xerox vertegenwoordigen naar het algemene publiek en naar beleggers • Schakel geen media in
Xerox Corporation is een wereldwijd opererend bedrijf dat overal ter wereld in het nieuws komt. Het doel van
ACC 202: Voorbereiding en controle
Public Relations is te zorgen voor consistentie door het algemene publiek als het ware met één stem toe te
van financiële informatie voor
spreken. Medewerkers van Public Relations werken dagelijks met verslaggevers van gedrukte en audiovisuele
externe publicatie
media om ervoor te zorgen dat journalisten de juiste informatie krijgen om nauwkeurig verslag uit te kunnen
brengen aan het publiek. • Houd financiële gegevens vertrouwelijk
• Volg het protocol voor externe publicaties
We houden ons aan de Fair Disclosures Rules zoals geformuleerd door de Amerikaanse Securities and
• B
escherm gegevens voordat deze openbaar
Exchange Commission (SEC) en andere wetten met betrekking tot de openbaarmaking van koersgevoelige
worden gemaakt
informatie aan beleggers. Informatie wordt beschouwd als koersgevoelig indien een redelijke belegger
deze informatie belangrijk genoeg vindt om deze te laten meewegen bij de beslissing om aandelen van het ACC 208: Gedragscode:
bedrijf te kopen, te verkopen of te houden, bijv., kwartaal- of jaarinkomsten; fusies en overnames; en nieuwe financiële medewerkers
producten, ontdekkingen of octrooien.
Een klant tekende een overeenkomst met Xerox voor de lease van een nieuwe machine met behulp
van standaard contractvoorwaarden. Onafhankelijk daarvan heeft de verkoopmedewerker de klant
geadviseerd dat hij de overeenkomst op elk moment kan annuleren zonder boete. Is dit een probleem?
Antwoord: Ja. Het akkoord van de verkoopmedewerker met de klant vormt een “sideletter”. Door
het aangaan van deze overeenkomst zonder toestemming van de boekhoudkundige en financiële
controleorganisatie van de bedrijfsdivisie brengt de verkoopmedewerker het bedrijf in gevaar voor
mogelijke boekhoudkundige overtredingen en financieel verlies. Sideletters zijn ten strengste verboden
en worden beschouwd als een schending van onze bedrijfsethiek en ons zerotolerancebeleid; hiervoor
kunnen ernstige strafmaatregelen worden genomen, waaronder ontslag.
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 11Integer inkoopbeleid
We baseren onze relaties met wederverkopers en leveranciers op de fundamentele beginselen van
Beleidsreferenties:
rechtvaardigheid, eerlijkheid en wederzijds respect. We komen onze verplichtingen, beloften en afspraken
PUR 001: Inkoopbeleid met wederverkopers en leveranciers na. We doen alleen zaken met wederverkopers en leveranciers die hoge
• Neem contact op met Global Purchasing gedragsnormen aanhouden. We verwachten van onze wederverkopers en leveranciers dat ze zich in hun
zakelijke relaties met hun werknemers, hun lokale gemeenschap en Xerox houden aan ethische en wettelijke
• Volg protocollen
eisen. Als lid van de Electronic Industry Citizenship Coalition, hanteren we de Electronic Industry Code of
• Zorg dat u goedkeuringen krijgt
Conduct (EICC) als onze gedragscode voor verkoop.
AAP 100: Goedkeurende instantie Voordat we een overeenkomst aangaan, vragen we ondersteuning van de afdeling Purchasing en zorgen we
• Voer alleen geautoriseerde transacties uit ervoor dat we het geldende aankoopbeleid en het beleid van de goedkeurende instantie volgen. We nemen
• Zorg voor de benodigde goedkeuringen alle aankoopbeslissingen in het belang van ons bedrijf en niet op persoonlijke gronden.
Het is in strijd met Xerox beleid om een zakelijke relatie met een klant aan te gaan die Xerox verplicht stelt
om de producten en diensten van die klant in te kopen als contractuele voorwaarde van de klant voor inkoop
van Xerox producten of diensten. Ook mogen inkoopbeslissingen niet gebaseerd zijn op de voorwaarde
dat de leverancier toezegt Xerox producten of diensten te zullen gebruiken. Besluiten betreffende
Mijn manager heeft mij gevraagd om leveringen dienen gebaseerd te zijn op kwaliteit, prijs en dienstverlenings- / betrouwbaarheidsniveau
bepaalde apparatuur aan te schaffen die we van de leverancier. Omdat klantrelaties echter van vitaal belang zijn voor het succes van Xerox, mogen
nodig hebben in ons testlab. De apparatuur onder andere klantrelaties als gunstige factor aangemerkt worden bij het nemen van inkoopbesluiten.
kost meer dan hij geautoriseerd is om goed te Inkooppersoneel dient in deze situaties te overleggen met het algemeen adviserend kantoor Office of
keuren. Hij zei dat ik de bestelling moest General Counsel.
splitsen, zodat hij de aankoop zonder
toestemming van zijn manager zou kunnen
goedkeuren, omdat zijn manager de komende
twee weken op zakenreis is en we echt zo snel
mogelijk over de apparatuur moeten kunnen
beschikken.
Antwoord: Proberen een sluiproute te
nemen in het inkoopproces om tijd te
besparen kan u en uw manager een hoop
problemen bezorgen. Een voorbeeld hiervan
is het splitsen van bestellingen. Stel dat uw
manager slechts uitgaven van maximaal
USD 25.000 mag goedkeuren, terwijl u
goederen met een waarde van USD 32.000
nodig hebt. Het splitsen van de aankoop
in twee afzonderlijke bestellingen van elk
minder dan de goedkeuringslimiet van
USD 25.000 is in strijd met het bedrijfsbeleid.
Dit kan resulteren in disciplinaire maatregelen
tegen u en uw manager, met mogelijk zelfs
ontslag tot gevolg. Als u zaken doet met een
leverancier, moet u een aanvraag voor een
bestelling voor het gehele bedrag van de
transactie en bij de manager op het vereiste
niveau om goedkeuring van het totaalbedrag
van de aanschaf vragen.
12 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregelsStreven naar een hoog rendement
We kunnen het vertrouwen van onze klanten maar op één manier verdienen en dat is door onze
Beleidsreferenties:
verplichtingen na te komen. We zijn vastbesloten om optimaal gebruik te maken van onze middelen, SEC 003: Fysieke beveiliging -
zodat we nog succesvoller kunnen zijn. Onze toekomst hangt ervan af.
algemeen beleid
Bescherming en gebruik van bedrijfsmiddelen van Xerox InfoSec 001: Beveiliging van gegevens
Ieder van ons dient de bedrijfsmiddelen waarover hij beschikt te beschermen tegen verlies, diefstal, AUD 001: Handvest voor interne audits
verspilling, verduistering of misbruik en deze te gebruiken in het belang van Xerox. We moeten informatie
CAC 101: Kapitaaltoewijzingen
van Xerox, klanten en derden classificeren, beschermen en gebruiken in overeenstemming met alle van
toepassing zijnde wetten, Xerox-beleidsregels en eventuele van toepassing zijnde contractuele ACC 1701: Intern controlekader van Xerox
voorwaarden. We zijn verplicht om diefstal, verlies of verduistering van bedrijfsmiddelen van Xerox of ADS 002: Beheer van zakelijke documenten
klanten, met inbegrip van financiële activa, fysieke bezittingen, informatie en -bescheiden
en elektronische bedrijfsmiddelen, onmiddellijk te melden via de daartoe bestemde meldingskanalen.
MIP 001: Proces voor het beheer van het
Zakelijke documenten maken en beheren intellectuele eigendom
Het nauwkeurig en integer opstellen van zakelijke documenten, zoals onkostennota's, tijdrapportage en OGC 014: Licentiebeleid
financiële overzichten, is een zakelijke en juridische verplichting. We classificeren, gebruiken en behandelen
OGC 017-1: Correct gebruik van het
zakelijke documenten in overeenstemming met het Xerox-beleid. We nemen onze verplichting om zorgvuldig
Xerox-handelsmerk
om te gaan met bedrijfsdocumenten voor operationele, juridische, financiële, historische en andere
doeleinden serieus en nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat de inhoud, de context en de OGC 017-2: Zakelijk gebruik van het Xerox-
structuur van onze gegevens betrouwbaar en authentiek zijn. We beheren zakelijke documenten en handelsmerk door verkopers
bescheiden in overeenstemming met de voor onze functie van toepassing zijnde richtlijnen aangaande het OGC 017-3: Redactioneel gebruik van het
bewaren en vernietigen van deze stukken. Na ontvangst van een juridische kennisgeving van een op handen Xerox-handelsmerk
zijnde rechtszaak bewaren we alle relevante documenten die mogelijk als bewijsmateriaal kunnen dienen.
OGC 017-4: Productnaamgeving en
We behandelen documenten, zowel in elektronische als papieren vorm, met dezelfde zorgvuldigheid
bedrijfsnamen - selectie en onderhoud van
ongeacht het formaat.
handelsmerken en handelsnamen
Bescherming van intellectueel eigendom en auteursrechtelijk beschermd materiaal OGC 018.1: Vereisten ten aanzien van
Een van de meest waardevolle bedrijfsmiddelen van Xerox is onze intellectuele eigendom: uitvindingen, auteursrechtelijke registratie
octrooien, bedrijfsgeheimen, handelsmerken, auteursrechten, modelrechten, knowhow en andere
bedrijfseigen informatie. We dienen de rechten van Xerox ten aanzien van alle commercieel belangrijke
intellectuele eigendommen en originele auteursrechten (waaronder inbegrepen, maar niet beperkt tot,
computerprogramma's, handleidingen bij apparatuur en databases) vast te stellen, te beschermen, te
handhaven en te verdedigen, en dienen bovendien op een verantwoordelijke manier om te gaan met deze
rechten. We respecteren rechtsgeldige en exclusieve intellectuele eigendomsrechten en auteursrechtelijk Ik heb gewerkt aan de ontwikkeling van
beschermde materialen van derden. bepaalde software voor Xerox, maar het
bedrijf heeft besloten om van het project
Het Xerox Office of General Counsel is een uitstekende bron voor meer informatie over het gebruik en de
af te zien, omdat verdere investeringen in
openbaarmaking van de intellectuele eigendomsrechten van Xerox en van derden.
de software zakelijk gezien niet rendabel
We dienen contact op te nemen met Public Relations voor goedkeuring alvorens we een toespraak houden, waren. Ik ben van mening dat de software
een interview geven, een artikel schrijven, een klantreferentie geven, een persbericht opstellen of een veel mogelijkheden biedt om bedrijven te
andere publicatie of uitzending voorbereiden waarin Xerox aan een extern publiek wordt gepresenteerd. helpen. Mag ik in mijn eigen tijd doorgaan
We reageren niet op vragen van beleggers, maar verwijzen hen door naar Xerox Investor Relations. met het ontwikkelen van de software en deze
verkopen aan externe bedrijven?
Antwoord: Xerox bezit de intellectuele
eigendomsrechten op alle software waaraan
u hebt gewerkt tijdens uw dienstverband
bij het bedrijf. Alle intellectuele eigendom
van Xerox is eigendom van het bedrijf, en de
uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het
beheer ervan ligt bij het bedrijf.
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 13Verhandelen van aandelen met voorkennis en misbruik van voorkennis
Beleidsreferenties: We gaan op gepaste en wettige wijze met voorkennis om. Voorkennis wordt over het algemeen gedefinieerd
als koersgevoelige informatie die niet bij het algemene publiek bekend is. Koersgevoelige informatie is
HR 101-1: Externe zakelijke belangen
informatie die belangrijk genoeg is om de beslissing van een belegger om effecten te kopen, te verkopen
en belangenverstrengeling
of te behouden, te beïnvloeden. Al onze werknemers, hun naaste familieleden en iedereen die met hen in
SRY 001: Aan- en verkoop van hetzelfde huis leeft, worden volgens het Xerox-beleid beschouwd als personen met voorkennis. Als zodanig
Xerox-aandelen door werknemers, mag u geen speculatieve handel in Xerox-effecten, met inbegrip van gewone aandelen, obligaties of
leidinggevenden en bestuursleden waardepapieren, bedrijven. U mag Xerox-aandelen uitsluitend als belegging aanschaffen en u dient deze
aandelen ten minste zes maanden in uw bezit te houden.
SRY 002: Beleid en richtlijnen voor
openbaarmaking Het beleid van Xerox en de effectenwetgeving voorziet in aanvullende regels voor personen met
voorkennis die over marktgevoelige informatie over het bedrijf beschikken die niet bekend is gemaakt
aan het algemene publiek. Voorbeelden van marktgevoelige informatie zijn onder andere financiële
resultaten, overnames, afstotingen, belangrijke nieuwe producten of technologieën, dividendwijzigingen
en rechtszaken. Informatie wordt beschouwd als marktgevoelig als deze voor een redelijke belegger
belangrijk genoeg is om de beslissing om te kopen, te houden of te verkopen, te beïnvloeden. Als u over
marktgevoelige informatie beschikt, mag u geen Xerox-effecten kopen of verkopen. De woorden kopen en
verkopen omvatten elke transactie die indirect betrekking heeft op de effecten van het bedrijf. Daarnaast
mag u geen marktgevoelige informatie openbaar maken aan andere personen, ongeacht of deze zich
binnen of buiten het bedrijf bevinden.
Voor leidinggevenden en bestuursleden gelden specifieke en meer restrictieve beleidsvoorschriften en
wetten wegens hun positie in het bedrijf. Medewerkers met een leidinggevende functie en leden van de raad
van bestuur van Xerox Corporation mogen effecten van het bedrijf uitsluitend tijdens een afgebakende
handelsperiode ('window period') kopen en verkopen. De afgebakende handelsperiode is een interval van
tien werkdagen die ingaat op de derde werkdag en eindigt op de twaalfde werkdag na de bekendmaking
van de kwartaalcijfers van het bedrijf. Daarnaast dienen leidinggevenden en leden van de raad van bestuur
van Xerox Corporation contact op te nemen met de Corporate Secretary of de Associate General Counsel,
Corporate and Finance voordat ze een transactie aangaan.
14 Zakelijke gedragscode www.xerox.com/ethics Hubpage voor ethiek en beleidsregelsMarktleiderschap veiligstellen door middel van technologie
Als bedrijf dat werd opgericht, werd opgebouwd en groot werd dankzij zijn leiderschap in toonaangevende Beleidsreferenties:
technologie en innovatie, doen we er alles aan om onze leidende positie in de markt te versterken door IM 003: Gebruik van elektronische
van technologie gebruik te blijven maken. We benaderen de markt vanuit een menselijk perspectief dat informatiesystemen
door technologie is mogelijk gemaakt en doen dat met inachtneming van alle vereisten op het gebied van
IM 005: Verantwoordelijkheden van de
eerlijke concurrentie, antikartelvorming en internationale handel.
eindgebruiker bij softwaregebruik
Informatiesystemen InfoSec 001: Beveiliging van gegevens
We verschaffen elektronische informatiesystemen aan onze werknemers, zodat zij hun zakelijke
OGC 004: Wetgeving inzake
doelstellingen kunnen realiseren (passend gebruik). Bij “elektronische informatiesystemen” moet u denken
antikartelvorming, MTR: multinationaal
aan hardware, software, media of netwerk, met inbegrip van niet-Xerox apparaten die worden gebruikt om
handelsbeleid
informatie van Xerox op te slaan, te verwerken, weer te geven, af te drukken of te verzenden in elektronische
vorm. Onze informatiesystemen mogen uitsluitend worden gebruikt voor doeleinden die het realiseren van
de zakelijke doelen en doelstellingen van Xerox op effectieve en efficiënte wijze ondersteunen. Incidenteel
persoonlijk gebruik is toegestaan, mits dit een verwaarloosbaar of nauwelijks merkbaar effect heeft op Mijn collega heeft de gewoonte me
gewaagde moppen te sturen via e-mail, die ik
de computer- en netwerkbronnen van het bedrijf (beperkte frequentie, duur of volume) en geen negatieve
vaak als aanstootgevend ervaar. Ik wil haar
gevolgen heeft voor de productiviteit van de werknemer.
niet tegen me in het harnas jagen, maar ik
Onder oneigenlijk gebruik wordt begrepen het overdragen van geheime, gevoelige persoonlijke informatie zit echt niet te wachten op dat soort ongein.
van Xerox naar onbevoegde personen of onbeveiligde locaties, het communiceren op een discriminerende, Bovendien ben ik bang dat ik in de problemen
beledigende, vernederende, lasterlijke of intimiderende wijze, het inbreuk maken op intellectuele kom doordat ik dergelijk materiaal op mijn
eigendomsrechten (waaronder auteursrechten, handelsmerken en handelsnamen), het maken of verzenden computer heb staan.
van kettingbrieven, het verspreiden van niet-werkgerelateerd video-/audiomateriaal of enige informatie
Antwoord: U hebt zeker reden om u
die bijdraagt aan een vijandige of improductieve werkomgeving, het gebruiken van informatie voor
zorgen te maken. Oneigenlijk gebruik van
illegale doeleinden, het gebruiken van informatie zonder toestemming, of het maken, opslaan, bekijken
de informatiesystemen van Xerox is een
of doorsturen van pornografisch materiaal of ander materiaal dat als beledigend kan worden ervaren of
ernstige aangelegenheid en kan ernstige
anderszins in strijd met het beleid van Xerox of de nationale wetgeving is.
gevolgen hebben. Het rondsturen van
Werknemers die misbruik maken van informatiesystemen kan de toegang tot deze systemen worden grappen via ons e-mailsysteem kan tot een
ontzegd of beperkt. vijandige en improductieve werkomgeving
leiden. Vraag uw collega te stoppen met het
Eerlijke concurrentie en handelspraktijken sturen van het desbetreffende materiaal,
Op grond van het mededingingsrecht zijn afspraken met concurrenten om de prijzen te verhogen of de of meld de kwestie aan uw manager,
productie te verlagen verboden. Bij de omgang met klanten, leveranciers of concurrenten kunnen zich Human Resources of de Ethics Helpline, als
kwesties voordoen die onder het mededingingsrecht vallen. Overtredingen van mededingingsregels u uw collega er liever niet rechtstreeks op
kunnen aanleiding geven tot ernstige civiel- en strafrechtelijke sancties, zowel voor het bedrijf als voor aanspreekt.
de desbetreffende individuele werknemers. Dergelijke sancties variëren van hoge boetes voor Xerox tot
boetes en gevangenisstraf voor individuele werknemers. Een klant stelt voor om informatie te
We vermijden contacten met concurrenten als deze de schijn van ongepaste afspraken zouden kunnen verschaffen over het aanbod van een
wekken, ongeacht of dat contact nu persoonlijk, schriftelijk, telefonisch of via e-mail plaatsvindt. concurrent voor het beheer van het
We nemen zowel mondeling als schriftelijk uiterste zorgvuldigheid in acht om te voorkomen dat onze documentencentrum van de klant. Is
handelingen zouden kunnen worden opgevat als een intentie om andere bedrijven op oneerlijke wijze het toegestaan om deze informatie in te zien?
te beconcurreren. Antwoord: Nee. De materialen die aan
Het uitwisselen van benchmarkinformatie met concurrenten kan ook aanleiding geven tot sancties op grond de klant zijn verschaft, worden door de
van het mededingingsrecht. We verkrijgen geen zakelijke informatie door gebruikmaking van oneerlijke concurrent waarschijnlijk als vertrouwelijke
of onethische praktijken. Als we twijfelachtige informatie over een concurrent ontvangen van een externe informatie beschouwd. Het zou ongepast zijn
partij, bekijken we deze informatie pas nadat we contact hebben opgenomen met het Office of General als de klant deze materialen met ons deelt.
Counsel. Toekomstige prijsplannen mogen nooit worden gedeeld met concurrenten; het uitwisselen van
informatie over kosten of salarissen met concurrenten mag uitsluitend onder zorgvuldig gecontroleerde
omstandigheden plaatsvinden; de uitwisseling van informatie over 'best practices' is echter toegestaan ter
verbetering van het concurrentievermogen.
Interne zakelijke documenten en andere communicatie (met inbegrip van handgeschreven notities,
e-mails en telefoongegevens) kunnen verplicht openbaar worden gemaakt in mededingingsprocedures en
onderzoeken door de overheid. Vermijd onduidelijke communicatie, aangezien dergelijke communicatie kan
leiden tot de verkeerde conclusie dat er ongepaste activiteiten hebben plaatsgevonden.
Hubpage voor ethiek en beleidsregels www.xerox.com/ethics Zakelijke gedragscode 15Vous pouvez aussi lire
