ZESUMMEN AN D'ZUKUNFT - Le plan d'action - Syvicol
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ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT Le plan d’action
ZESUMMEN
AN D’ZUKUNFT
Le plan d’action
SYNDICAT DES VILLES ET
COMMUNES LUXEMBOURGEOISES
3, rue Guido Oppenheim
L-2263 Luxembourg
T +352 44 36 58 - 1
E info@syvicol.lu
www.syvicol.lu
Mise en page : cropmark.lu
Impression : Imprimerie Reka
ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT - LE PLAN D’ACTION
Les conclusions du sondage et des ateliers régionaux ont abouti au présent
plan d’action, qui énumère une série de mesures répondant aux attentes des
participant(e)s. Ces mesures sont regroupées en trois catégories, selon qu’elles
PLAN D’ACTION
ont déjà été prises, qu’elles sont prévues à court terme ou que leur réalisation
s’inscrit dans le moyen ou dans le long terme.
A l’intérieur de chacune de ces catégories, il est distingué entre
deux niveaux de priorité :
Mesure prioritaire MESURES DÉJÀ RÉALISÉES ET À MAINTENIR
Mesure à réaliser dans la limite des moyens disponibles
2021 2023
Créer une rubrique spéciale sur le site internet pour la présentation
de bonnes pratiques des communes et publier deux articles
par mois en moyenne
Envoyer à échéance régulière la lettre d’information, une fois
par mois ou plus en fonction de l’actualité, et annoncer cet envoi
sur Facebook et, dans une deuxième phase, par une notification
Mettre en ligne les précédentes éditions de la lettre d’information
Envoyer un courriel de bienvenue à tous les nouveaux élus /
nouvelles élues afin de leur présenter les activités et moyens
de communication du SYVICOL
En cas de besoin, assurer rapidement la coordination d’actions
communes et la concertation entre les communes
Dans le cadre de consultations nationales, proposer aux communes
une analyse des aspects généraux du dossier
Mettre à disposition des communes des documents-types
selon le besoin
INFORMATION ET FORMATION
COMMUNICATION DES ÉLU(E)S
MISSIONS FONCTIONNEMENT
DU SYVICOL DU SYVICOL
4 5
ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT - LE PLAN D’ACTION
MESURES À COURT TERME
2021 2023
Définir des modules de formation pour la formation initiale Mettre en place un forum d’échange en ligne pour élu(e)s
et un catalogue de formation continue (automne 2022) (mi-2022)
Élaborer des contenus pour la formation initiale (juillet 2023) Créer un « report-it tool » sur le site Internet (début 2022)
Réaliser des fiches d’information thématiques sur l’organisation Publier davantage sur Facebook, être plus actif en republiant
et le fonctionnement des communes (publication dès la mi-2022, et en partageant du contenu d’autres communes ou administrations
couverture des aspects essentiels jusqu’aux élections 2023) et être attentif aux commentaires des visiteurs
Proposer un résumé court et abordable des principaux avis, Lancer une campagne de promotion pour notre application mobile
éventuellement en plusieurs langues, à publier sous forme (fin 2021)
d’actualité (début immédiat)
Mettre à disposition un catalogue des aides financières auxquelles
Dans les avis, mettre davantage l’accent sur l’application les communes peuvent prétendre (publication au cours du
pratique de la future législation et sur ses conséquences 1er trimestre 2022)
pour les communes
Proposer une version digitale du rapport annuel en utilisant une
Publier sur le site Internet une chronologie des dossiers en cours, plateforme de publication de contenu digital
depuis la saisine jusqu’à la fin du processus législatif ou réglementaire,
avec mise à jour des informations au fur et à mesure de l’élaboration
de l’avis par la personne en charge du dossier Organiser régulièrement des réunions d’échange thématiques et
des séances d’information en présentiel et/ou par visioconférence
(premier événement en 2022)
Elaborer et adopter une stratégie de communication transversale,
applicable à tous les supports d’information et respectant la charte
graphique du SYVICOL (1er trimestre 2022) Communiquer davantage sur le travail international du SYVICOL
et y impliquer plus fortement les communes
Communiquer activement sur les dossiers d’actualité où le
SYVICOL est consulté et sur les travaux des groupes de travail
dont il est membre
Réorganiser le site Internet pour faciliter la recherche du contenu
par mots-clés et par thèmes (mi-2022)
6 7ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT - LE PLAN D’ACTION
MESURES À MOYEN ET LONG TERME
2021 2023
Organiser la formation initiale (juillet 2023 - octobre 2023) Aller à la rencontre des élu(e)s et renforcer les contacts entre
les délégués et les communes (lancement d’un cycle de rencontres
fin 2023)
Evaluer la formation initiale (novembre 2023)
Sensibiliser les membres des commissions consultatives
Lancer les formations continues selon le catalogue établi nouvellement constituées aux communications du SYVICOL
(début 2024) (début 2024)
Evaluer et ajuster les formations (fin 2025) Restructurer le site Internet selon les thématiques préalablement
identifiées (2024)
Publier un Guide de l’élu communal sur base des fiches couvrant
les aspects essentiels, à distribuer aux participants à la formation Développer le travail en commissions et communiquer davantage
initiale suivant les élections communales de 2023 (juin 2023) sur ce sujet
Créer un service de communication dont la mission est de mettre Evaluer régulièrement la mise en œuvre du présent plan d’action
en œuvre la stratégie de communication, de l’évaluer et de l’adapter et de la stratégie de communication
en cas de besoin, de gérer tous les supports de communication
du SYVICOL et de travailler en étroite collaboration avec les
responsables des différents dossiers pour mettre en valeur grâce
à l’information des élu(e)s et du grand public le travail du
SYVICOL
Personnaliser la lettre d’information sur base de thématiques
prédéfinies ou en fonction du type d’informations (étude
prospective)
Créer un espace membres sur le site Internet ou une plateforme
d’échange structurée accessible à tous les membres, organisée
selon des thématiques pour la diffusion des communications
directement aux élu(e)s (2024)
8 9ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT - LE PLAN D’ACTION
MOYENS POUR LA MISE EN ŒUVRE Évolution du nombre d’avis rendus par an
45
Les échanges écrits et oraux avec les Le plan d’action qui précède formule
40
élu(e)s ont révélé un niveau de satisfac- les mesures nécessaires pour remplir les 35
tion élevé en même temps que de très attentes à différentes échéances. Sa 30
fortes attentes envers le SYVICOL. Ce concrétisation est cependant intime- 25
qui peut paraître à première vue comme ment liée aux moyens qui y seront af- 20
une contradiction n’en est pas une. fectés. 15
Simplement, les participants au sondage
Nous nous intéresserons dès lors dans 10
et aux ateliers ont estimé que, d’une fa-
cette dernière partie aux moyens né- 5
çon générale, le SYVICOL remplit bien
cessaires pour réaliser les mesures pré- 0
les missions auxquelles il s’est consacré 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
vues.
jusqu’ici, mais qu’il devrait développer Avis rendus Estimation
ses activités dans certains domaines
qu’il ne dessert actuellement pas du Le graphique ci-dessus montre l’évolu- Le volume de travail lié au suivi des
tout, ou, selon les participants, d’une tion du nombre d’avis rendus au cours dossiers parlementaires ayant aug-
façon insuffisante. des dernières années. Il visualise l’essor menté nettement plus fortement
que ce domaine d’activités du syndicat a que les ressources humaines affec-
pris depuis que, par circulaire du 21 juin tées à le traiter, il n’est pas surprenant
RESSOURCES HUMAINES 2019, le Premier Ministre a invité les que ces dernières aient rapidement
membres du Gouvernement à consul- été absorbées. Il apparaît clair que
ter le SYVICOL sur tous les projets le SYVICOL devra continuer à recru-
Évolution des effectifs en ETP 1 de loi ou de règlement concernant les ter du personnel pour être en mesure
8
communes. Cette innovation, ensemble d’assurer un suivi complet des dossiers
avec le nombre élevé de textes concer- parlementaires et de rédiger ses avis en-
7
nant les communes déposés récem- déans des délais raisonnables.
6
ment, explique que si le nombre annuel
5 d’avis était inférieur à 10 jusqu’en 2018, De la même manière, davantage de res-
4 il a bondi à 30 en 2020, pour atteindre sources humaines seront nécessaires
3 un niveau encore supérieur en 2021. pour proposer les services supplémen-
2
taires demandés par ses membres et
Ladite circulaire n’a cependant pas en- mettre en œuvre les mesures mises en
1
trainé une consultation systématique du évidence par le plan d’action.
0 syndicat. En effet, 17% des avis adop-
2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
tés depuis le 1er juillet 2019 reposent Il est clair que le succès des travaux du
D1 C1 B1 A1 sur des autosaisines après avoir pris SYVICOL, aussi bien envers les com-
connaissance des dossiers en consul- munes que face aux autorités nationales,
tant les comptes rendus publics du dépend directement de sa visibilité et
Comme il résulte du graphique ci-des- tion d’avis. Ceci n’est cependant pas Conseil de gouvernement et le site donc de la qualité de sa communication.
sus, les effectifs du syndicat ont été leur occupation exclusive, étant donné Internet de la Chambre des Députés. Au fur et à mesure du développement
renforcés au cours des dernières an- qu’ils ont aussi pour missions de repré- Le SYVICOL, encouragé dans cet ob- et de la diversification des activités du
nées, et ce principalement au niveau senter le SYVICOL dans le cadre de jectif par les résultats du sondage, doit syndicat, il faudra donc renforcer pro-
du groupe de traitement A1. Ce sont nombreuses réunions, de préparer des donc continuer à revendiquer la for- gressivement l’équipe en charge de la
ces agents qui assurent le suivi des textes pour la communication sur les malisation de sa consultation par une communication jusqu’à créer un service
dossiers parlementaires et la rédac- dossiers qu’ils traitent, etc. obligation légale. dédié uniquement à cette mission et y
1
Equivalnt temps plein
10 11ZESUMMEN AN D’ZUKUNFT - LE PLAN D’ACTION
affecter les ressources humaines néces- d’abord l’efficience dans le contexte ac- Impact financier Cette décision était possible grâce aux
saires. tuel d’une augmentation relativement réserves dont disposait le syndicat.
Il va sans dire que tout ce qui précède
forte de ses activités et ressources. Dans le cadre de l’adoption du budget
Une estimation précise des besoins est aura un impact important sur le budget
Dans un deuxième temps, cette étude de 2022, l’augmentation de la contribu-
cependant difficile, car ils dépendent et sur les contributions des communes,
permettra d’identifier et de définir avec tion des communes ne pouvait cepen-
en partie de facteurs exogènes. Néan- qui constituent presque l’unique source
plus de précision les besoins en person- dant plus être retardée. Elle a été fixée
moins, certains éléments du plan d’ac- de financement du syndicat.
nel additionnel. à 2,00 euros par tête d’habitant.
tion peuvent être mis en relation avec
L’article 8 des statuts enferme les
une quantification des besoins en per- Finalement, ces recrutements seront A court et moyen terme, les statuts ne
contributions des membres dans la
sonnel. bien sûr à échelonner dans le temps, ne posent donc pas d’obstacle à ce que le
fourchette entre 0,75 euros et 3 euros
fut-ce que pour permettre une bonne SYVICOL renforce son administra-
Ainsi, le suivi des dossiers parlemen- par tête d’habitant, toujours au nombre
intégration des nouveaux collaborateurs tion comme décrit ci-dessus. Toute-
taires et la rédaction d’avis nécessite- indice 636,26. Ce dernier s’élevant lors
dans une équipe soudée. fois, il ne faut pas perdre de vue que
ront probablement 2 ETP supplémen- de la rédaction de ces lignes à 855,62
la masse salariale augmente plus ra-
taires. Un autre poste à temps plein sera euros, le maximum applicable est de
pidement que l’indice du coût de la
indispensable pour la réalisation d’un Locaux 4,03 euros.
vie. Il importera d’en tenir compte
programme de formation continue. La Actuellement, la contribution des com- dans la prise de décisions entrainant
rédaction de fiches thématiques et la Le recrutement de nouveau personnel se
munes s’élève à 1,50 euros par tête des engagements financiers à long
publication de deux bonnes pratiques heurte à la capacité des locaux actuels.
d’habitant. Ce niveau est d’ores et déjà terme, à moins de procéder à une
par mois exigeront, quant à elles, res- En effet, tous les bureaux disponibles
insuffisant pour couvrir l’ensemble des modification des statuts ou de libérer
pectivement 0,5 et 0,25 ETP. sont occupés et les possibilités d’y ins-
dépenses. Il a néanmoins été fixé ainsi d’autres sources de financement.
taller plusieurs personnes sont limitées.
Finalement, un agent à temps plein sup- par le comité lors de l’adoption du bud-
S’il souhaite agrandir son équipe, le SY-
plémentaire devra à moyen terme être get de 2021, afin de limiter la charge
VICOL devra donc tôt ou tard envisa-
affecté au service de communication. financière des communes à un moment
ger l’achat ou la location d’autres locaux.
où la pandémie de Covid-19 leur infli-
L’accroissement du travail relatif à la geait une perte de recettes sensible.
rédaction d’avis et les activités sup- Dans la recherche de ces derniers, il
plémentaires prévues par le plan devrait également mettre l’accent sur
d’action nécessiteront donc le re- une salle de réunion plus grande que
crutement de quelque cinq agents celle disponible actuellement. Cette
supplémentaires à plein temps. Ces dernière ne permet la tenue des réu-
derniers devront avoir un niveau de nions du comité qu’en présence d’un
formation de Master (A1) ou de Bache- minimum du personnel du syndicat
lor (A2). Vu la diversité des domaines et en ne laissant que très peu de place
d’activités, différents profils sont envi- aux représentants de la presse. Elle
sageables. Si une formation juridique n’a pas permis le déroulement de ré-
constitue certes un avantage pour la unions du comité dans le respect des
rédaction d’avis, l’équipe profiterait prescriptions sanitaires applicables pen-
également de la présence de personnes dant la pandémie de Covid-19, de sorte
disposant par exemple d’une formation que le SYVICOL ait été obligé de re-
en économie ou dans un domaine tech- courir à la salle de réunions de la mairie
nique tel que l’urbanisme. de la Ville de Luxembourg.
Avant de procéder à des recrutements, En outre, vu les projets en matière de
il est prévu de réaliser un audit interne formation continue pour élu(e)s, il se-
sur le fonctionnement de l’administra- rait utile de disposer d’une salle adaptée
tion du syndicat, afin d’en optimiser tout également à cette fin.
12 13SYNDICAT DES VILLES ET COMMUNES LUXEMBOURGEOISES 3, rue Guido Oppenheim L-2263 Luxembourg T +352 44 36 58 - 1 E info@syvicol.lu www.syvicol.lu
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