APPEL À CANDIDATURES - CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DE LA FINALE ELITE DE FOOTBALL AMÉRICAIN 2017, 2018, 2019 - FFFA
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Service émetteur : COMMUNICATION APPEL À CANDIDATURES - CAHIER DES CHARGES POUR L’ORGANISATION DE LA FINALE ELITE DE FOOTBALL AMÉRICAIN 2017, 2018, 2019
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
SOMMAIRE
Préambule : Présentation
I. Équipements et infrastructures
II. Hébergement et restauration
III. Relations publiques et médias
IV. Marketing et communication
V. Ressources humaines
VI. Annexes
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APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
PRÉAMBULE :
OBJET DE L’APPEL À CANDIDATURE
1. OBJET DE L’APPEL À CANDIDATURE
Le présent cahier des charges définit les conditions d’organisation de la finale du Championnat Elite
de Football Américain 2017 le weekend des 24-25 juin, puis des finales 2018 et 2019 (dates à
déterminer).
La Fédération française de football américain (FFFA) a notamment pour objet le développement et la
promotion du football américain sur le territoire français.
Elle a reçu délégation du Ministre chargé des sports pour organiser les compétitions à l’issue
desquelles sont délivrés les titres nationaux, régionaux et départementaux et, à ce titre, édicte les
règlements relatifs à l’organisation de ces compétitions.
En application de l’article 4 des Statuts et Règlements de la FFFA : Organismes déconcentrés, la
Fédération peut constituer, par décision de l'Assemblée Générale, des organismes nationaux,
régionaux ou départementaux auxquels elle peut confier l'exécution d'une partie de ses missions.
Les relations entre la FFFA et ses organismes doivent concourir à l’objet de la Fédération (tel que
mentionné à l’article 1 de ses statuts), notamment l’organisation, le développement et le contrôle de la
pratique du football américain.
2. DOSSIER DE CONSULTATION ET APPEL À CANDIDATURE
Le dossier de consultation est adressé par courrier électronique notamment à l’ensemble des ligues et
clubs affiliés à la Fédération Française de Football Américain.
3. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Le candidat est tenu de produire un dossier de candidature comprenant au minimum les éléments
suivants :
- Une présentation de l’installation sportive, accompagnée de photos avec une description des
capacités et surfaces existantes :
o Présentation des infrastructures ;
o Surface du terrain de compétition (CF. ANNEXES) ;
o Possibilité d’implantation de poteaux de football américain ;
o Capacité totale du stade ;
o Capacité de chaque tribune ;
o Capacité de la tribune officielle ;
o Capacité de la tribune de presse ;
o Nombre et surface des salles d’hospitalité ;
o Nombre de vestiaires (équipes, arbitres, chaîneurs, ramasseurs, animations) ;
o Dispositif pour installation d’une billetterie électronique ;
o Dispositif pour captation et diffusion internet ;
o Tribune commentateurs ;
o Capacité emplacement village partenaires (stands/boutiques) ;
o Emplacement pour une équipe premiers secours (terrain et infirmerie) ;
o Présence d’un local médical pour les contrôles anti-dopage.
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ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
- Plan de communication potentiel pouvant être mis en place par la ville/agglomération
(affichage urbain, affichage métro/bus/tram, insertions presse locale, etc.) ;
- Mentionner si le stade/l’organisme est lié contractuellement à des prestations obligatoires sur
l’infrastructure (billetterie, buvette, sécurité, etc.).
L’organisateur doit pouvoir proposer un ou plusieurs terrains annexes pour la promotion de la
compétition (pas d’obligation de proximité avec le stade principal).
La présence d’un club de football américain dans la ville ou l’agglomération sera un point très
favorable dans le dossier de candidature.
Ce dossier sera à envoyer, au plus tard le samedi 14 janvier, soit par mail à l’adresse
communication@fffa.org ou par la poste, en recommandé avec avis de réception, à l’adresse
suivante:
FÉDÉRATION FRANCAISE DE FOOTBALL AMÉRICAIN
Service Communication
79, rue Râteau
93120 LA COURNEUVE
4. CHOIX DE L’ORGANISATEUR
Le choix de l’organisateur est effectué par le Comité Directeur de la FFFA.
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HÉBERGEMENT ET RESTAURATION
Dans le cadre de partenariats locaux, l’organisateur pourra proposer à la FFFA et aux clubs
finalistes un ensemble de lieux pour l’hébergement et la restauration
5. HÉBERGEMENT
- Corps arbitral (12 personnes)
Chambre twin
- Comité Directeur FFFA (19 personnes)
Chambre single grand lit (minimum 3*)
- Salariés FFFA (15 personnes)
Chambre single (minimum 2*)
Les clubs finalistes prennent à leur charge financière pour (nombre indicatif) :
- 2 équipes participantes (60 joueurs au maximum et 15 personnes composant le staff au
maximum par équipe)
Chambre twin pour les joueurs
Chambre twin pour le coaching staff
Chambre single pour les coordinateurs (2 personnes)
Chambre single pour le head coach
6. RESTAURATION
- 2 équipes participantes (45 joueurs et 15 personnes composant le staff par équipe)
Menu sportif type buffet + eau plate
- Corps arbitral (12 arbitres)
Menu sportif type buffet + eau plate
- Comité Directeur FFFA (19 personnes)
Menu entrée/plat/dessert + soft et vins
- Salariés FFFA (15 personnes)
Menu entrée/plat/dessert + eau
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ÉQUIPEMENTS ET INFRASTRUCTURES
6. INFRASTRUCTURES
Conformément au point 3 du préambule du cahier des charges, l’organisateur doit disposer de :
o Surface minimum pour compétition de football américain (CF. ANNEXES) ;
o Possibilité d’implantation de poteaux de football américain ;
o Capacité totale minimale d’accueil de 5000 places ;
o Présence de tribunes de chaque côté du terrain au minimum ;
o Présence d’une tribune officielle ;
o Présence d’une tribune de presse ;
o Présence d’une ou plusieurs espaces d’hospitalité ;
o Présence de 5 vestiaires au minimum (équipes, arbitres, chaîneurs, ramasseurs,
animations) ;
o Dispositif pour installation d’une billetterie électronique ;
o Dispositif pour captation et diffusion internet ;
o Tribune commentateurs ;
o Présence d’emplacement village partenaires (stands/boutiques) ;
o Emplacement pour une équipe premiers secours (terrain et infirmerie) ;
o Présence d’un local médical pour les contrôles anti-dopage.
L’organisateur doit pouvoir proposer un ou plusieurs terrains annexes pour la promotion de la
compétition (pas d’obligation de proximité avec le stade principal). L’organisateur sera en
charge du traçage du ou des terrain(s) annexe(s) (cf. partie VII : ANNEXES).
7. L’AIRE DE JEU
Dimensions et distances réglementaires
Toutes les dimensions et distances réglementaires sont indiquées dans la partie VII : ANNEXES.
Le sol
L’organisateur s’engage à avoir un terrain de qualité en gazon naturel ou synthétique non sablé.
Traçage du terrain
L’organisateur sera en charge du traçage du terrain (cf. partie VII : ANNEXES). La FFFA mettra à la
disposition de l’organisation les pochoirs des numéros.
Matériel terrain et chaine
La chaine, le poteau de tenus et l’ensemble des plots de « yardage » seront fournis par la FFFA.
Ballons
Les ballons seront fournis par les équipes finalistes ou par la FFFA (partenaire fédéral).
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8. ZONE D’ENTRAINEUR ET ZONE D’ÉQUIPE
Zone d’entraineur
La zone d’entraineur est une zone réservée au staff entraineur.
Elle est située à l’extérieur de l’aire de jeu entre les 25 yards et mesure 1,82m en largeur.
Zone d’équipe
La zone d’équipe est une zone réservée aux joueurs et au staff entraineur. Chaque zone d’équipe se
situe de chaque côté du terrain. La FFFA désignera l’emplacement des équipes finalistes.
Elle est située à l’extérieur de l’aire de jeu entre les 25 yards et mesure 5,00m en largeur.
Banc des joueurs
L’organisateur devra prévoir des bancs (10 m au total par équipe) pour les équipes. Ces bancs sont
placés dans la zone d’équipe.
9. LES ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES
Sonorisation
Une sonorisation de qualité est implantée sur l’installation pour la diffusion des messages publicitaires,
des commentaires du match en direction du public et de la musique.
Dans le cas où il n’y aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA
désignera le prestataire qui gérera la régie sonore.
La FFFA fournira également un micro connecté au système de sonorisation du stade pour les arbitres.
Installation électrique
Le stade doit disposer d’un éclairage parfait, uniforme et non éblouissant, de jour comme de nuit.
Une alimentation énergétique de secours doit pouvoir être activée automatiquement et immédiatement
en cas de défaillance de la source principale.
Tableau d’affichage et chronomètre
Le tableau d’affichage électronique est obligatoire, il doit comporter, outre le nom des équipes et
l’affichage du score, un chronomètre permettant le suivi du temps de jeu.
Une horloge décomptant les 25-40 secondes sera fournie et mise en place par la FFFA.
Des tests seront assurés au préalable par la FFFA et deux arbitres désignés par la FFFA assureront
l’utilisation du tableau d’affichage ainsi que de l’horloge des 25-40 secondes le jour de l’événement.
En cas de défection du chronométrage officiel électronique, un chronomètre de secours placé
obligatoirement à portée de main sera utilisé.
Ecran LED géant
La présence d’un écran géant est favorable, mais pas obligatoire pour la diffusion de messages
publicitaires.
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10. TRIBUNES
Tribune presse
La tribune doit disposer au minimum de plusieurs tables et de chaises avec un accès direct à des
prises électrique et une connexion internet par filaire ou wifi haut débit.
Tribune commentateurs
La tribune devra être équipée d’une table et de 2 chaises.
11. LES LOCAUX TECHNIQUES
Vestiaires
Les vestiaires de chaque équipe et des arbitres doivent être séparés.
Les vestiaires des arbitres doivent être de taille suffisante pour accueillir au moins 12 personnes.
Les vestiaires de chaque équipe doivent pouvoir accueillir 45 joueurs.
Equipes : 2 vestiaires de dimension minimum de 25m² fermant à clef avec douches et tables de
massage.
Arbitres : 1 vestiaire de dimension de 25m² fermant à clef avec douches, porte-manteaux, tables et
sièges.
Ramasseurs de balles et chaîneurs : 1 vestiaire de dimension de 15m² fermant à clef.
Animation : 3 à 4 vestiaires de 10 à 15 m2 pour accueillir les groupes d’animation (cheerleaders,
danseuses, mascottes).
La FFFA fournira des bouteilles d’eau en quantité suffisante ainsi que des blocs de glace pour chaque
équipe, les arbitres et les groupes d’animation.
Infirmerie
Un local équipé (notamment d’un téléphone avec ligne directe vers l’extérieur) de 16m² sera réservé à
cet effet.
La FFFA se charge de mettre à disposition un service médical comprenant un médecin et une équipe
de secouristes (en nombre suffisant en fonction du nombre de spectateurs prévisibles).
Local pour contrôle antidopage
En application de l’article R 232-48 du Code du Sport, l’organisateur devra mettre à disposition des
personnes chargées des contrôles agréées par l’Agence Française de Lutte contre le Dopage. Des
locaux appropriés, notamment un local de 16m2, devront être réservés au contrôle anti-dopage avec
des WC attenants.
Espace billetterie
L’espace billetterie doit être équipé de prises électriques et connexion internet par filaire ou wifi haut
débit.
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12. RESTAURATION
Buvette
L’emplacement « buvette » devra contenir au minimum :
- 2 réfrigérateurs
- Des prises électriques
- Un four ou micro-ondes
Dans le cas où il n’y aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA
désignera un prestataire qui sera en charge de la restauration pour le grand public dans le respect
des dispositions légales et réglementaire
Espace VIP
L’espace « VIP » devra contenir au minimum :
- 2 réfrigérateurs
- Des prises électriques
- Un four ou micro-ondes
L’espace doit être de taille suffisante pour accueillir au minimum 100 personnes.
Dans le cas où il n’y aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA
désignera un prestataire qui sera en charge de la partie réceptif pour les invités désignés comme
« VIP » et le repas d’après-match pour les équipes finalistes.
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RELATIONS PUBLIQUES ET MÉDIAS
L’organisateur devra mettre en relation la FFFA et le service communication/presse de la ville
locale.
12. RELATIONS PUBLIQUES
La FFFA et l’organisateur seront en charge des relations publiques avec les élus locaux.
L’organisateur devra transmettre, au plus tard 1 mois avant l’événement, le listing des personnes
invitées à l’événement et ayant accès à la prestation VIP (nombre limité et défini par la FFFA).
La FFFA devra être informée en amont de toute conférence, soirée et représentation que
l’organisateur organisera dans le cadre de relations publiques avec les élus locaux.
L’organisateur devra informer, au plus tard 3 semaines avant l’événement, des élus et/ou
personnalités qui participeront au protocole de remise des récompenses.
L’organisateur pourra proposer à la FFFA une personnalité ou un élu pour effectuer le coup d’envoi de
l’événement.
13. MÉDIAS
L’organisateur devra fournir à la FFFA un listing comprenant les coordonnées mails et
téléphonique de l’ensemble des médias locaux (presse écrite, radio, TV, web).
La FFFA sera en charge de toute la gestion des relations avec la presse (locale et nationale). La
FFFA devra être informée de toute demande d’interview et seule la FFFA sera en contact directe avec
la presse locale.
14. CAPTATION ET DIFFUSION INTERNET
La FFFA mettra en place une captation et une diffusion internet en direct de l’événement.
L’organisateur devra mettre à disposition de l’équipe de production un branchement électrique pour
car régie en 32A monophasé ou P17 ou triphasé.
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MARKETING ET COMMUNICATION
15. COMMUNICATION
La FFFA sera en charge de toute la communication autour de l’événement. Elle fournira tous les
supports de communication (affiche, flyer, affichage urbain, bannières web). L’organisateur ne pourra
utiliser aucun autre support de communication que ceux transmis par la FFFA sauf accord écrit et
préalable de la FFFA.
Toute action de communication devra être soumise en amont pour validation à la FFFA.
La mise à disposition d’un plan médias/hors médias (affichage urbain, affichage
métro/bus/tram, insertions presse locale, etc.) par la ville/agglomération ou par l’organisateur
sera un point très favorable pour le dossier de candidature du candidat.
16. BILLETTERIE
La FFFA sera en charge de la mise en place et la gestion de la billetterie de l’événement. Dans le cas
où il n’y aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA désignera un
prestataire pour la mise en place de la billetterie de l’événement. Deux personnes seront désignées
pour la vente et le retrait de billets le jour de l’événement.
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ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUES
L’organisateur devra mettre à disposition deux personnes qui seront référentes sur toute
l’organisation et en lien direct avec la FFFA :
- Une personne référente sur l’organisation événementielle et logistique ;
- Une personne référente sur les aspects techniques et logistiques du stade et des
infrastructures.
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ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
ANNEXES
ANNEXE 1 : Le terrain de football américain (plan d’un terrain, les poteaux, classement des
installations sportives par niveau de compétition)
ANNEXE 2 : Convention type club support
ANNEXE 3 : Contacts FFFA
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ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
ANNEXE 1 : Le terrain de football américain
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ANNEXE 2 : Convention type pour un club support éventuel
ÉQUIPEMENTS ET INFRASTRUCTURES
1. INFRASTRUCTURES
Dans le cas où le club support est seul organisateur de l’événement, le club support doit fournir à la
FFFA une convention signée avec la municipalité pour la mise à disposition du stade principal et du ou
des terrain(s) annexe(s) pour l’événement.
RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUE
Le club support devra fournir à la FFFA, au minimum 2 mois avant l’événement, un
organigramme détaillé (nom, prénom, poste et responsabilités) de toutes les personnes
intervenant sur l’événement.
Tous les bénévoles intervenants sur l’événement porteront le jour de l’événement un t-shirt
officiel fourni par la FFFA.
1. ACCRÉDITATIONS
La FFFA fournira des accréditations par zone pour l’ensemble des personnes intervenant sur
l’événement.
2. ACCUEIL ET SUIVI DES EQUIPES FINALISTES
Deux personnes seront désignées en amont, pour recevoir et répondre à toutes les questions des
équipes dès leur arrivée jusqu’à la fin de la compétition.
La FFFA fournira au club support un « road book » qui sera remis à chaque équipe finaliste
comportant :
- les accréditations ;
- le plan de l’enceinte sportive ;
- le conducteur de la journée ;
- la liste de la délégation ;
- le protocole d’entrée et remises des récompenses ;
- les informations complémentaires sur la compétition : référant, goodies partenaires, etc.
Un accueil devra être mettre mis en place pour les équipes, devra se situer à un endroit différent de
l’accueil du public et ne pas gêner l’entrée grand public.
3. ACCUEIL DU PUBLIC
L’accueil du grand public sera mis en place, avec 4 personnes présentes, pour distribuer les
programmes de compétition et orienter le public lors de l’ouverture des portes jusqu’au début de la
compétition.
4. ACCUEIL MÉDIA
L’accueil des journalistes sera mis en place, avec 2 personnes présentes, pour accueillir les
journalistes et les photographes, leur distribuer les accréditations, dossiers de presse, chasubles et
les orienter vers la tribune presse.
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5. TRIBUNES
3 personnes seront désignées pour la gestion des flux dans les tribunes avant la compétition, pendant
la compétition et après la compétition.
6. ASSISTANT TECHNIQUE MATÉRIEL
1 personne sera désignée pour assister le responsable terrain et logistique sportive.
7. LES ARBITRES
Les arbitres seront désignés par la FFFA. La FFFA équipera l’arbitre principal d’un micro connecté au
système de sonorisation du stade.
8. STATISTICIEN
La FFFA désignera une personne en charge de la gestion des statistiques sur la compétition.
Le statisticien devra être installé en tribune de presse.
9. LES RAMASSEURS DE BALLES ET CHAINEURS
La FFFA désignera :
- 4 ramasseurs de balle à disposition de l’équipe d’arbitrage ;
- 3 chaîneurs à disposition de l’équipe d’arbitrage.
Ces personnes seront équipées d’une tenue identique fournie par la FFFA.
10. ENCADREMENT MÉDICAL
La FFFA désignera un médecin diplômé et un dispositif de secours (DPS) conformément à l'arrêté du
7 novembre 2006 fixant le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours JO du 21
novembre 2006 et conformément au référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de
secours. Les frais et honoraires éventuels relatifs à la présence d’un dispositif de premiers secours
sont à la charge de la FFFA.
11. SECURITÉ
Dans le cas où il n’y aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA
désignera un prestataire assurant la sécurité des non-participants sur l’événement.
12. SPEAKER / DJ
Durant l’évènement (avant/après la compétition et durant les temps de pause) et dans le cas où il n’y
aurait pas d’obligation contractuelle avec un prestataire résident, la FFFA désignera un speaker et un
DJ qui se chargeront de présenter et d’animer les temps forts de l’événement en suivant le conducteur
de la compétition et le protocole de remise des récompenses.
13. ANIMATIONS
La FFFA sera en charge des animations sur l’événement ainsi que la création d’un village avec
ateliers, jeux et stands. Le club support pourra soumettre à la FFFA des propositions d’animations et
de stands sur le village.
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MARKETING ET COMMUNICATION
14. BILLETTERIE
Deux personnes seront désignées pour la vente et le retrait de billets le jour de l’événement.
15. BOUTIQUE
La FFFA sera en charge de toute la commercialisation de produits dérivés autour de l’événement.
16. PARTENARIAT
La FFFA est en charge de la recherche de partenaires autour de l’événement. Tout partenariat en lien
direct avec l’événement devra être soumis en amont à la FFFA pour validation.
18APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE ELITE 2017, 2018, 2019
ANNEXE 2 : Contacts FFFA
Directeur Administratif et Financier FFFA :
Bastien EL GHOUZZI Tél. : 01 43 11 14 70
Mail : administratif@fffa.org
Chargée de communication FFFA :
Mélissa DICKSON Tél. : 06 45 16 77 23 / 01 43 11 14 04
Mail : communication@fffa.org
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