APPEL À CANDIDATURES - CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DE LA FINALE U19 DE FOOTBALL AMÉRICAIN 2018 - COMMUNICATION - FFFA
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Service émetteur : COMMUNICATION APPEL À CANDIDATURES - CAHIER DES CHARGES POUR L’ORGANISATION DE LA FINALE U19 DE FOOTBALL AMÉRICAIN 2018
APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE U19 2018
SOMMAIRE
Préambule : Présentation
I. Équipements et infrastructures
II. Hébergement et restauration
III. Relations publiques et médias
IV. Marketing et communication
V. Ressources humaines
VI. Finances
VII. Annexes
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APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE U19 2018
PRÉAMBULE :
OBJET DE L’APPEL À CANDIDATURE
1. OBJET DE L’APPEL À CANDIDATURE
Le présent cahier des charges définit les conditions d’organisation de la finale du Championnat U19
de Football Américain 2018 le weekend des 02-03 juin.
La Fédération française de football américain (FFFA) a notamment pour objet le développement et la
promotion du football américain sur le territoire français.
Elle a reçu délégation du Ministre chargé des sports pour organiser les compétitions à l’issue
desquelles sont délivrés les titres nationaux, régionaux et départementaux et, à ce titre, édicte les
règlements relatifs à l’organisation de ces compétitions.
En application de l’article 4 des Statuts et Règlements de la FFFA : Organismes déconcentrés, la
Fédération peut constituer, par décision de l'Assemblée Générale, des organismes nationaux,
régionaux ou départementaux auxquels elle peut confier l'exécution d'une partie de ses missions.
Les relations entre la FFFA et ses organismes doivent concourir à l’objet de la Fédération (tel que
mentionné à l’article 1 de ses statuts), notamment l’organisation, le développement et le contrôle de la
pratique du football américain.
2. DOSSIER DE CONSULTATION ET APPEL À CANDIDATURE
Le dossier de consultation est adressé par courrier électronique notamment à l’ensemble des ligues et
clubs affiliés à la Fédération Française de Football Américain.
3. CONTENU DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Le candidat est tenu de produire un dossier de candidature comprenant au minimum les éléments
suivants :
Une présentation de l’organisateur s’il n’est pas une structure affiliée à la fédération.
Un engagement écrit de respecter le présent cahier des charges.
- Une présentation de l’installation sportive, accompagnée de photos avec une description des
capacités et surfaces existantes :
o Présentation des infrastructures ;
o Surface du terrain de compétition (CF. ANNEXES) ;
o Possibilité d’implantation de poteaux de football américain ;
o Capacité totale du stade ;
o Capacité de chaque tribune ;
o Capacité de la tribune officielle ;
o Capacité de la tribune de presse ;
o Nombre et surface des salles d’hospitalité ;
o Nombre de vestiaires (équipes, arbitres, chaîneurs, ramasseurs, animations)
o Dispositif pour captation et diffusion internet ;
o Tribune commentateurs ;
o Capacité emplacement village partenaires (stands/boutiques) ;
o Emplacement pour une équipe premiers secours (terrain et infirmerie) ;
o Présence d’un local médical pour les contrôles anti-dopage.
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APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE U19 2018
- Plan de communication potentiel pouvant être mis en place par la ville/agglomération
(affichage urbain, affichage métro/bus/tram, insertions presse locale, etc.) ;
- Mentionner si le stade/l’organisme est lié contractuellement à des prestations obligatoires sur
l’infrastructure (billetterie, buvette, sécurité, etc.).
La présence d’un club de football américain dans la ville ou l’agglomération sera un point très
favorable dans le dossier de candidature.
Ce dossier sera à envoyer, au plus tard le mercredi 31 janvier, soit par mail à l’adresse
communication@fffa.org ou par la poste, en recommandé avec demande d’avis de réception, à
l’adresse suivante:
FÉDÉRATION FRANCAISE DE FOOTBALL AMÉRICAIN
Service Communication
79, rue Râteau
93120 LA COURNEUVE
4. CHOIX DE L’ORGANISATEUR
Le choix de l’organisateur final de la rencontre est effectué par le Comité Directeur de la FFFA.
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HÉBERGEMENT ET RESTAURATION
Dans le cadre de partenariats locaux, l’organisateur pourra proposer à la FFFA et aux clubs
finalistes un ensemble de lieux pour l’hébergement et la restauration
5. HÉBERGEMENT
- Corps arbitral (10 personnes)
Chambre twin
- Président de la FFFA
Chambre single grand lit
- Salariés FFFA (3 personnes)
Chambre single
Les clubs finalistes prennent à leur charge financière pour (nombre indicatif) :
- 2 équipes participantes (60 joueurs au maximum et 15 personnes composant le staff au
maximum par équipe)
Chambre twin pour les joueurs
Chambre twin pour le coaching staff
Chambre single pour les coordinateurs (2 personnes)
Chambre single pour le head coach
6. RESTAURATION
- 2 équipes participantes (45 joueurs et 15 personnes composant le staff par équipe)
Menu sportif type buffet + eau plate
- Corps arbitral (10 arbitres)
Menu sportif type buffet + eau plate
- Président de la FFFA
Menu entrée/plat/dessert + soft et vins
- Salariés FFFA (3 personnes)
Menu entrée/plat/dessert + eau
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ÉQUIPEMENTS ET INFRASTRUCTURES
6. INFRASTRUCTURES
Conformément au point 3 du préambule du cahier des charges, l’organisateur doit disposer de :
o Surface minimum pour compétition de football américain (CF. ANNEXES) ;
o Possibilité d’implantation de poteaux de football américain ;
o Capacité totale minimale d’accueil de 1500 places ;
o Présence de tribunes de chaque côté du terrain au minimum ;
o Présence d’une tribune officielle ;
o Présence d’une tribune de presse ;
o Présence d’une ou plusieurs espaces d’hospitalité ;
o Présence de 4 vestiaires au minimum (équipes, arbitres, chaîneurs, ramasseurs,
animations) ;
o Dispositif pour captation et diffusion internet ;
o Tribune commentateurs ;
o Présence d’emplacement village partenaires (stands/boutiques) ;
o Emplacement pour une équipe premiers secours (terrain et infirmerie) ;
o Présence d’un local médical pour les contrôles anti-dopage.
7. L’AIRE DE JEU
Dimensions et distances réglementaires
Toutes les dimensions et distances réglementaires sont indiquées dans la partie VII : ANNEXES.
Le sol
L’organisateur s’engage à avoir un terrain de qualité en gazon naturel ou synthétique non sablé.
Traçage du terrain
L’organisateur sera en charge du traçage du terrain (cf. partie VII : ANNEXES).
Matériel terrain et chaine
La chaine, le poteau de tenus et l’ensemble des plots de « yardage » seront fournis par l’organisateur.
Ballons
Les ballons seront fournis par les équipes finalistes ou par la FFFA (partenaire fédéral).
8. ZONE D’ENTRAINEUR ET ZONE D’ÉQUIPE
Zone d’entraineur
La zone d’entraineur est une zone réservée au staff entraineur.
Elle est située à l’extérieur de l’aire de jeu entre les 25 yards et mesure 1,82m en largeur.
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ORGANISATION FINALE U19 2018
Zone d’équipe
La zone d’équipe est une zone réservée aux joueurs et au staff entraineur. Chaque zone d’équipe se
situe de chaque côté du terrain. La FFFA désignera l’emplacement des équipes finalistes.
Elle est située à l’extérieur de l’aire de jeu entre les 25 yards et mesure 5,00m en largeur.
Banc des joueurs
L’organisateur devra prévoir des bancs (10 m au total par équipe) pour les équipes. Ces bancs sont
placés dans la zone d’équipe.
9. LES ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES
Sonorisation
Une sonorisation de qualité est implantée sur l’installation pour la diffusion des messages publicitaires,
des commentaires du match en direction du public et de la musique.
Installation électrique
Le stade doit disposer d’un éclairage parfait, uniforme et non éblouissant, de jour comme de nuit.
Une alimentation énergétique de secours doit pouvoir être activée automatiquement et
immédiatement en cas de défaillance de la source principale.
Tableau d’affichage et chronomètre
Le tableau d’affichage électronique est obligatoire, il doit comporter, outre le nom des équipes et
l’affichage du score, un chronomètre permettant le suivi du temps de jeu.
En cas de défection du chronométrage officiel électronique, un chronomètre de secours placé
obligatoirement à portée de main sera utilisé.
10. TRIBUNES
Tribune commentateurs
La tribune devra être équipée d’une table et de 2 chaises.
11. LES LOCAUX TECHNIQUES
Vestiaires
Les vestiaires de chaque équipe et des arbitres doivent être séparés.
Les vestiaires des arbitres doivent être de taille suffisante pour accueillir au moins 12 personnes.
Les vestiaires de chaque équipe doivent pouvoir accueillir 45 joueurs.
Equipes : 2 vestiaires de dimension minimum de 25m² fermant à clef avec douches et tables de
massage
Arbitres : 1 vestiaire de dimension de 25m² fermant à clef avec douches, porte-manteaux, tables et
sièges.
Ramasseurs de balles et chaîneurs : 1 vestiaire de dimension de 15m² fermant à clef.
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ORGANISATION FINALE U19 2018
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Animation : 1 vestiaire ou local de 10 à 15 m pour accueillir les groupes d’animation (cheerleaders,
mascottes).
Infirmerie
Un local équipé (notamment d’un téléphone avec ligne directe vers l’extérieur) de 16m² sera réservé à
cet effet.
La FFFA se charge de mettre à disposition un médecin qui sera en lien avec une équipe de
secouristes.
Local pour contrôle antidopage
En application de l’article R 232-48 du Code du Sport, l’organisateur devra mettre à disposition des
personnes chargées des contrôles agréées par l’Agence Française de Lutte contre le Dopage. Des
locaux appropriés, notamment un local de 16m2, devront être réservés au contrôle anti-dopage avec
des WC attenants.
12. RESTAURATION
Buvette
L’emplacement « buvette » devra contenir au minimum :
- 2 réfrigérateurs
- Des prises électriques
- Un four ou micro-ondes
Espace VIP
L’espace « VIP » devra contenir au minimum :
- 2 réfrigérateurs
- Des prises électriques
- Un four ou micro-ondes
L’espace doit être de taille suffisante pour accueillir au minimum 150 personnes (invités et équipes
finalistes).
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RELATIONS PUBLIQUES ET MÉDIAS
L’organisateur devra mettre en relation la FFFA et le service communication/presse de la ville
locale.
12. RELATIONS PUBLIQUES
La FFFA et l’organisateur seront en charge des relations publiques avec les élus locaux.
L’organisateur devra transmettre, au plus tard 1 mois avant l’événement, le listing des personnes
invitées à l’événement et ayant accès à la prestation VIP.
La FFFA devra être informée en amont (dans un délai de 5 jours minimum) de toute conférence,
soirée et représentation que l’organisateur organisera dans le cadre de relations publiques avec les
élus locaux.
L’organisateur devra informer, au plus tard 3 semaines avant l’événement, des élus et/ou
personnalités qui participeront au protocole de remise des récompenses.
L’organisateur pourra proposer à la FFFA une personnalité ou un élu pour effectuer le coup d’envoi de
l’événement.
13. MÉDIAS
L’organisateur devra fournir à la FFFA un listing comprenant les coordonnées mails et
téléphonique de l’ensemble des médias locaux (presse écrite, radio, TV, web).
La FFFA sera en charge de toute la gestion des relations avec la presse (locale et nationale). La
FFFA devra être informée de toute demande d’interview et seule la FFFA sera en contact directe avec
la presse locale.
14. CAPTATION ET DIFFUSION INTERNET
La FFFA mettra en place une captation et une diffusion internet en direct de l’événement.
L’organisateur devra mettre à disposition de l’équipe de production un branchement électrique pour
car régie en 32A monophasé ou P17 ou triphasé.
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MARKETING ET COMMUNICATION
15. COMMUNICATION
La FFFA sera en charge de toute la communication autour de l’événement. Elle fournira tous les
supports de communication (affiche, flyer, affichage urbain, bannières web). L’organisateur ne pourra
utiliser aucun autre support de communication que ceux transmis par la FFFA sauf accord écrit et
préalable de la FFFA.
Toute action de communication devra être soumise en amont pour validation à la FFFA.
La mise à disposition d’un plan médias/hors médias (affichage urbain, affichage
métro/bus/tram, insertions presse locale, etc.) par la ville/agglomération ou par l’organisateur
sera un point très favorable pour le dossier de candidature du candidat.
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ORGANISATION FINALE U19 2018
RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUES
16. RESSOURCES HUMAINES
L’organisateur devra mettre à disposition deux personnes qui seront référentes sur toute l’organisation
et en lien direct avec la FFFA :
- Une personne référente sur l’organisation événementielle et logistique ;
- Une personne référente sur les aspects techniques et logistiques du stade et des
infrastructures.
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FINANCES
Les frais liés à l’organisation de cette manifestation sont pris en charge par deux entités :
- La FFFA
- L’organisateur
17. LA FFFA
17.1 Les dépenses
Elle s’engage à prendre en charge :
• Les frais liés aux transports, hébergement et restauration et primes éventuelles des arbitres
désignés par la FFFA ;
• Les frais liés aux transports, hébergement et restauration des officiels et salariés FFFA ;
• Les frais liés à la captation et la retransmission de l’événement ;
• Les frais liés à la création et à l’impression du visuel de l’événement ;
• Les frais liés aux récompenses.
18. L’ORGANISATEUR
18.1 Les dépenses
Il s’engage à prendre en charge :
• Les frais liés à l’organisation de l’évènement dont notamment la sonorisation, le speaker, le
DJ, l’équipe de secours, la sécurité, la billetterie, la restauration grand public (buvette), La
restauration espace VIP (invités et équipes finalistes) et les animations ;
• Les frais liés à la promotion de l’évènement dont notamment la création et l’impression des
accréditations et de la signalétique ;
• Tous les frais d’organisation autres que ceux supportés par la FFFA.
18.2 Les recettes
Il perçoit :
• Les recettes liées aux partenariats et subventions publiques ;
• Les recettes liées à la billetterie et à la buvette ;
• Toutes les autres recettes non perçues par la FFFA.
19. CHÈQUE DE GARANTIE
L’organisateur adressera à la FFFA dès la signature de la convention de délégation un chèque de
garantie d’un montant de 5 000€ (cinq mille euros) au titre de la tenue de l’évènement. Ce chèque
sera retourné à l’Organisateur la semaine suivant la tenue de la finale.
Toutefois, en cas d’annulation d’organisation de l’événement par l’organisateur entre le 18 avril 2018
et le jour prévu de l’événement, le chèque sera encaissé par la FFFA.
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ORGANISATION FINALE U19 2018
ANNEXES
ANNEXE 1 : Le terrain de football américain (plan d’un terrain, les poteaux, classement des
installations sportives par niveau de compétition)
ANNEXE 2 : Convention type club support
ANNEXE 3 : Contacts FFFA
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ANNEXE 1 : Le terrain de football américain
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ORGANISATION FINALE U19 2018
15APPEL À CANDIDATURE - CAHIER DES CHARGES
ORGANISATION FINALE U19 2018
ANNEXE 2 : Convention type pour un club support éventuel
ÉQUIPEMENTS ET INFRASTRUCTURES
1. INFRASTRUCTURES
Dans le cas où le club support est seul organisateur de l’événement, le club support doit fournir à la
FFFA une convention signée avec la municipalité pour la mise à disposition du stade principal et du
ou des terrain(s) annexe(s) pour l’événement.
2. LES ÉQUIPEMENTS TECHNIQUES
Tableau d’affichage et chronomètre
Une horloge décomptant les 25-40 secondes sera fournie et mise en place par le club support.
Des tests seront assurés au préalable par le club support et deux arbitres désignés par la FFFA
assureront l’utilisation du tableau d’affichage ainsi que de l’horloge des 25-40 secondes le jour de
l’événement.
Sonorisation
Le club support désignera un prestataire qui gérera la régie sonore.
Le club support fournira également un micro connecté au système de sonorisation du stade pour les
arbitres.
3. LES LOCAUX TECHNIQUES
Vestiaires
Le club support fournira des bouteilles d’eau en quantité suffisante ainsi que des blocs de glace pour
chaque équipe, les arbitres et les groupes d’animation.
Infirmerie
Le club support se charge de mettre à disposition une équipe de secouristes qui sera en lien avec le
médecin désigné par la FFFA.
4. RESTAURATION
Buvette
Le club support devra mettre en place une buvette pour le grand public dans le respect des
dispositions légales et réglementaires. L’emplacement, les produits proposés et la mise en place
devront être validés en amont par la FFFA.
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Espace VIP
Un espace de réception sera mis en place pour accueillir les personnes identifiées comme « VIP » et
les équipes finalistes. Le club support aura à charge la partie réceptif (traiteur). Des espaces devront
être prévus pour la signalétique identifiée de la FFFA. L’emplacement, les produits proposés et la
mise en place devront être validés en amont par la FFFA.
5. SIGNALÉTIQUE
Une signalétique claire et identifiable sera mise en place aux alentours du stade et à l’intérieur de
celui-ci pour faciliter les flux des sportifs vers les vestiaires ainsi que des spectateurs vers les tribunes
et les différentes zones (billetterie, buvette, village). Le club support fournira l’ensemble de la
signalétique. Les supports devront être validés en amont par la FFFA.
6. TRANSPORT
Le club support devra proposer des moyens de locomotion concernant le transport intra-muros des
équipes participantes, du corps arbitral, du Président FFFA et des salariés FFFA.
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RESSOURCES HUMAINES ET LOGISTIQUE
Le club support devra fournir à la FFFA, au minimum 1 mois avant l’événement, un
organigramme détaillé (nom, prénom, poste et responsabilités) de toutes les personnes
intervenant sur l’événement.
Tous les bénévoles intervenants sur l’événement porteront le jour de l’événement un t-shirt
officiel fourni par la FFFA.
1. ACCRÉDITATIONS
Le club support fournira des accréditations par zone pour l’ensemble des personnes intervenant sur
l’événement.
2. ACCUEIL ET SUIVI DES EQUIPES FINALISTES
Une personne sera désignée en amont, pour recevoir et répondre à toutes les questions des équipes
dès leur arrivée jusqu’à la fin de la compétition.
La FFFA fournira au club support un « road book » qui sera remis à chaque équipe finaliste
comportant :
- les accréditations ;
- le plan de l’enceinte sportive ;
- le conducteur de la journée ;
- la liste de la délégation ;
- le protocole d’entrée et remises des récompenses ;
- les informations complémentaires sur la compétition : référant, goodies partenaires, etc.
Un accueil devra être mettre mis en place pour les équipes, devra se situer à un endroit différent de
l’accueil du public et ne pas gêner l’entrée grand public.
3. ACCUEIL DU PUBLIC
L’accueil du grand public sera mis en place, avec 2 personnes présentes, pour distribuer les
programmes de compétition et orienter le public lors de l’ouverture des portes jusqu’au début de la
compétition.
4. TRIBUNES
2 personne sera désignée pour la gestion des flux dans les tribunes avant la compétition, pendant la
compétition et après la compétition.
5. LES ARBITRES
Les arbitres seront désignés par la FFFA. Le club support équipera l’arbitre principal d’un micro
connecté au système de sonorisation du stade.
7. LES RAMASSEURS DE BALLES ET CHAINEURS
La FFFA désignera :
- 4 ramasseurs de balle à disposition de l’équipe d’arbitrage ;
- 3 chaîneurs à disposition de l’équipe d’arbitrage.
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Ces personnes seront équipées d’une tenue identique fournie par la FFFA.
8. ENCADREMENT MÉDICAL
Le club support désignera un dispositif de secours (DPS) conformément à l'arrêté du 7 novembre
2006 fixant le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours JO du 21 novembre
2006 et conformément au référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours. Les frais
et honoraires éventuels relatifs à la présence d’un dispositif de premiers secours sont à la charge de
la FFFA.
9. SECURITÉ
Le club support désignera un prestataire assurant la sécurité des non-participants sur l’événement.
10. SPEAKER / DJ
Durant l’évènement (avant/après la compétition et durant les temps de pause), le club support
désignera un speaker et un DJ qui se chargeront de présenter et d’animer les temps forts de
l’événement en suivant le conducteur de la compétition et le protocole de remise des récompenses.
11. ANIMATIONS
Le club support sera en charge des animations sur l’événement ainsi que la création d’un village avec
ateliers, jeux et stands. Toutes les propositions seront soumises en amont à la FFFA pour validation.
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ORGANISATION FINALE U19 2018
MARKETING ET COMMUNICATION
12. BILLETTERIE
Deux personnes seront désignées pour la vente et le retrait de billets le jour de l’événement.
13. BOUTIQUE
La FFFA sera en charge de toute la commercialisation de produits dérivés autour de l’événement.
14. PARTENARIAT
Le club support est en charge de la recherche de partenaires autour de l’événement. Tout partenariat
en lien direct avec l’événement devra être soumis en amont à la FFFA pour validation.
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ANNEXE 2 : Contacts FFFA
Directeur Administratif et Financier FFFA :
Bastien EL GHOUZZI Tél. : 01 43 11 14 70
Mail : administratif@fffa.org
Chargée de communication FFFA :
Mélissa DICKSON Tél. : 06 45 16 77 23 / 01 43 11 14 04
Mail : communication@fffa.org
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