Association Gymnique de la Province de Liège asbl - Saison 2019-2020 CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DE COMPETITIONS PROVINCIALES DE L'AGPL.
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Association Gymnique de la Province de
Liège asbl.
Comité provincial de la
Fédération francophone de Gymnastique
CAHIER DES CHARGES POUR L'ORGANISATION DE
COMPETITIONS PROVINCIALES DE L'AGPL.
Saison 2019-2020TABLE DES MATIERES
1. ATTRIBUTION DES COMPÉTITIONS AUX ORGANISATEURS - SAISON 2019–2020 ......................................... 3
2. COLLABORATION ENTRE L'AGPL ET LE CLUB ORGANISATEUR D’UNE COMPÉTITION ................................... 4
a) Subsides et défraiement juges................................................................................................................ 4
b) Organisation .......................................................................................................................................... 4
3. SECRÉTARIAT DE LA COMPÉTITION ............................................................................................................ 5
a) Composition........................................................................................................................................... 5
b) Tâches.................................................................................................................................................... 5
4. ORGANISATION .......................................................................................................................................... 5
a) Invitations – affiches - programme ......................................................................................................... 5
b) Prix des entrées...................................................................................................................................... 5
c) Règles de participation ........................................................................................................................... 5
d) Déroulement de la compétition.............................................................................................................. 5
e) Médailles et trophées ............................................................................................................................ 6
f) Repas des officiels .................................................................................................................................. 6
5. EXIGENCES DANS LA SALLE ......................................................................................................................... 7
a) Aire de travail......................................................................................................................................... 7
b) Service médical ...................................................................................................................................... 7
6. ASSURANCES.............................................................................................................................................. 7
7. PRESSE ....................................................................................................................................................... 7
8. PUBLICITÉ ET SPONSORING ........................................................................................................................ 7
Tout problème non prévu au présent Cahier des Charges sera souverainement tranché par le Conseil
d’Administration.
Toute organisation reconnue comme notoirement déficiente dans son déroulement entraînera l’annulation
du subside d’organisation sur décision du CA AGPL.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 21. ATTRIBUTION DES COMPETITIONS AUX ORGANISATEURS - SAISON 2019–2020
Toutes les organisations de l'AGPL sont confiées à des clubs. Dès parution officielle du calendrier, les candidatures sont
adressées par écrit au secrétariat de l'AGPL
Email : agpl.secretariat@outlook.com
A la date limite de rentrée des candidatures, celles-ci sont, par discipline, soumises au CA qui statue équitablement, selon
une rotation entre les clubs et avis des CT. La décision est communiquée au secrétariat du club concerné.
Si une organisation n’a pas été confiée à un club, le CA de l’AGPL prendra les mesures nécessaires pour trouver un
organisateur ou supprimera cette compétition.
L'AGPL désignera une salle et la CT sera chargée de l'organisation.
Dès réception de ce règlement et au plus tard dans la quinzaine qui suit, le club qui s’est vu confier une organisation par
l’AGPL, confirmera au secrétaire son acceptation du présent règlement.
Sans réception de cet accord dans le délai prescrit et sans autre forme de rappel ou après refus d’acceptation du règlement,
le CA fera appel à un autre organisateur sans que le premier désigné puisse réclamer ou demander un quelconque
dédommagement.
Dans le cas où le club désigné ne respecte pas le présent règlement, la Direction de l'AGPL est autorisée à prendre les
mesures d’urgence adéquates aux frais de l’organisateur, en l’ayant averti préalablement, et le CA statuera lors de sa séance
suivante.
En cas de désistement du club organisateur, si ce dernier propose un remplaçant qui en accepte l’organisation, il ne sera
pas pénalisé ; dans le cas contraire, le CA ne retiendra plus aucune candidature de ce club pendant une période qu’il
décidera.
CONFIRMATION-TYPE
A l’attention du secrétariat AGPL :
Je soussigné(e)_____________________________________________________ (nom, prénom, fonction)
représentant le club ___________________________________ (nom, matricule)
ai bien reçu l’avis de désignation de mon club en qualité d’organisateur de
______________________ (manifestation) qui se déroulera le ______________________ (date)
à ___________________(lieux)
et accepte le cahier des charges tel qu’édité dans le présent document et précisé dans le courrier de
désignation.
J‘atteste que mon club est en ordre vis-à-vis de la fédération : affiliation de tous mes membres, paiement des
factures, informations administratives corrigées éventuellement et correctes.
N° de compte du club : _____________________________________
Responsable de cette organisation : __________________________ (nom, prénom)
Tél _________________ Adresse mail _____________________________
Responsable de la réception des musiques : ________________________ (nom, prénom)
Adresse mail : ________________________
En cas de désistement du club organisateur, après réception de cette confirmation-type dûment signée,
celui-ci accepte de ne plus recevoir de désignation d’organisation pendant une période déterminée par le
CA, qui statuera après étude du dossier.
Date et signature Fait le ______________________ à ____________________________
A retourner dès réception du présent document.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 32. COLLABORATION ENTRE L'AGPL ET LE CLUB ORGANISATEUR D’UNE COMPETITION
a) Subsides et défraiement juges
• Un subside forfaitaire fixé par compétition ; ce montant sera repris au budget donc susceptible de
modification d’une année à l’autre : fonction des cotisations provinciales reçues.
Pour 2019-2020, il est fixé à 250 € par journée de compétition (125 €/demi-journée), montant versé
directement après la compétition.
• Les frais de déplacement des juges : fixés suivant le barème officiel de la convention collective soit
0.3653€/km, distance calculée du club de départ à la salle de compétition.
Ce montant est un maximum mais chaque CT est libre d’adopter un montant inférieur.
b) Organisation
Le secrétariat AGPL :
• Etablira la liste des participants directement après la clôture des inscriptions (éventuellement avec
numéro de dossard).
• Fournira au club organisateur le fichier
• Enverra aux clubs l’horaire de la compétition 2 semaines avant l’évènement.
La commission technique AGPL :
• Etablira l’horaire et les tournantes en accord avec le club organisateur et le/la responsable juge en
conformité avec les règlements technique.
Le club organisateur prend en charge :
• La location de la salle
• Les documents nécessaires au jugement => prendre contact avec le/la responsable juge
• Les coupes, médailles, trophées divers, cadeau-souvenir à chaque participant, l'impression des
diplômes et la remise de ceux-ci.
Pour les Inter-équipes et les finales par agrès, il fournira les diplômes non offerts par la fédération.
• Le repas et collations des juges et officiels
• Les assurances diverses
• La SABAM + rémunération équitable
• La location éventuelle de matériel et son transport
Le club fournira toutes les infos nécessaires à une bonne organisation : (voir document "organisation
générale des compétitions AGPL")
Dès réception de sa désignation :
- Nom du responsable de l’organisation, adresse mail et contact téléphonique
- Adresse mail du responsable de la réception des musiques éventuelles.
- N° de compte pour le versement du subside
Trois semaines avant la compétition :
- plan d'accès, adresse de la salle, itinéraire, prix des entrées - …
- Informations générales : petite restauration possible – bar - …
- Nom et contact du responsable de la réception des musiques de sol éventuelles
Après le championnat :
- Résultats complets : fichier PDF + ScoreExpress en .mdf, au secrétaire pour archivage et
retransmission à la Fédération
- Photo de tous les podiums ou autre par support informatique au secrétariat provincial.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 43. SECRETARIAT DE LA COMPETITION
Le secrétariat devra être parfaitement au courant du règlement et de la spécificité de la discipline.
Le programme Score Express sera obligatoirement utilisé pour l'encodage des résultats.
Cet encodage sera obligatoirement réalisé en double par sécurité et pour contrôle.
a) Composition
L'organisateur devra prévoir un nombre de personnes suffisant pour assurer le bon déroulement de la
compétition, en fonction des directives du responsable de la Commission technique AGPL concernée.
b) Tâches
• Impression des documents nécessaires au bon déroulement de la compétition : fiche de pointage
pour les juges, tournantes (moniteurs), groupes de compétition, programmes, …
• Elaboration et calcul des différentes notes obtenues par les gymnastes sur base des fiches de pointage
établies par les juges.
• Elaboration du palmarès à établir en fonction du règlement des compétitions (voir règlement
éventuel spécifique par commission technique).
• Impression des diplômes éventuels à remettre aux participant(e)s.
• Remise à chaque club participant d’une copie des résultats : 1 par club au moins.
4. ORGANISATION
▪ L’organisateur prévoira un responsable technique pour pallier tout problème lié au matériel.
▪ L’organisateur devra se conformer au présent règlement d’organisation ainsi qu’aux règles spécifiques et
techniques de la discipline. Tout manquement au règlement sera analysé par le/la responsable de
commission technique de l'AGPL qui fera rapport au CA ; il pourrait entraîner un refus d’organisation les
années suivantes.
▪ Dans le cas où l’AGPL est liée à un sponsor, le comité organisateur doit se soumettre au contrat spécifique
liant l’AGPL au sponsor.
▪ Le comité organisateur est responsable vis-à-vis de l'AGPL et doit collaborer avec le/la responsable de la
CT concernée.
▪ L’organisateur envoie les résultats au secrétariat AGPL pour suivi vers la FfG.
▪ Le Trésorier règlera le subside dès qu’il aura connaissance de la durée de la compétition.
a) Invitations – affiches - programme
Le club organisateur est seul responsable de ces documents qu'il réalisera à sa bonne convenance, sans
oublier le logo de la FfG et de l'AGPL.
Il invitera par mail le Conseil d’administration de l’AGPL, en fournissant l’horaire des remises de résultats.
b) Prix des entrées
Le prix des entrées sera fixé par journée avec un maximum de 6 € pour une compétition
Pour les enfants en dessous de 12 ans, le prix est laissé à l’appréciation de l’organisateur avec un
maximum de 3€
c) Règles de participation
Club, juges, entraîneurs, tout participant à une compétition officielle doit obligatoirement être en ordre
de licence au sein d’un club avant la compétition.
L’inscription des gymnastes via clubnet ne peut se faire que lorsque les gymnastes sont correctement
affiliés. Le contrôle est donc automatiquement assuré.
d) Déroulement de la compétition
• En fonction de la compétition, le concours débute par la présentation des gymnastes.
• Les gymnastes et les juges dont la tenue n’est pas conforme ne seront pas admis dans l’aire de
compétition. Les entraîneurs sont tenus de porter une tenue correcte et adéquate.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 5• Si la compétition AGPL a été ouverte à des gymnastes étrangères à la Province, la proclamation devra
obligatoirement mentionner d'abord un classement AGPL, ensuite un classement « Open ».
• En cas de participation de gymnastes d’une autre Province, un accord sera pris par l’organisateur avec
cette Province : accord sur les récompenses, sur la proclamation, sur un droit d’inscription, …
• La proclamation des résultats et la remise des médailles et trophées doivent respecter le protocole
quant aux personnalités présentes. Les gymnastes seront en tenue de compétition.
• La proclamation des résultats doit mentionner obligatoirement dans l’ordre ci-dessous :
- la place du (de la) gymnaste,
- le nom et prénom du gymnaste,
- le club du (de la) gymnaste,
- les résultats obtenus.
- tous les compétiteurs seront cités (éventuellement sans déplacement)
e) Médailles et trophées
Pour les compétitions individuelles (finales par agrès/engins comprises)
• 1 médaille (or – argent – bronze) est remise aux trois premier(ère)s de chaque catégorie.
• 1 coupe remise au (à la) premier(ère) de chaque catégorie.
• 1 cadeau et/ou souvenir remis à chaque participant à partir de la 4ème place, avec une préférence
pour une médaille de participation (suivant avis des moniteurs).
• 1 diplôme AGPL sera remis à TOUS les gymnastes, suivant les modalités propres à la discipline.
Pour les inter-équipes ou groupes, et par catégorie :
• une médaille (or-argent-bronze) est remise à chaque gymnaste des trois premières équipes et une
coupe par équipe pour les trois premières équipes, pour autant qu’il y ait plus de 2 équipes/groupes.
Pour les groupes de danse, et par catégorie
• 1 coupe (or-argent-bronze) est remise aux 3 premiers groupes.
Pour les compétitions masculines :
• 1 médaille (or – argent – bronze) est remise aux trois premiers de chaque catégorie.
• 1 coupe remise au premier de chaque catégorie
• 1 diplôme aux 3 premiers
• Copie des résultats à chaque gymnaste + petit souvenir
Pour les compétitions en gymnastique rythmique :
• 1 médaille (or – argent – bronze) est remise aux trois premières de chaque catégorie.
• 1 coupe sera remise à la première de chaque catégorie
• 1 diplôme AGPL et 1 médaille seront remis à toutes les participantes
• Copie des résultats à chaque club participant
f) Repas des officiels
Lorsque la compétition requiert une journée entière, l’organisateur fournira gratuitement les repas aux
juges ainsi qu’une collation/boisson en tenant compte de la durée de la compétition.
Le repas laissé à l'appréciation de l'organisateur tiendra compte de la durée des prestations : repas chaud
ou buffet le midi; si le concours se prolonge au-delà de 18 h, prévoir une collation vers 17 h et
éventuellement un sandwich ou autre si la compétition se prolonge au-delà de 19 h.
En cas de début de compétition tôt le matin, il prévoira une collation pour l’accueil des juges pendant
leur réunion.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 65. EXIGENCES DANS LA SALLE
a) Aire de travail
L’organisateur veillera scrupuleusement à ce que la structure et l’aménagement de l’aire de travail répondent
aux exigences suivantes :
• Accès interdit au public et délimitation claire par un système bien visible de séparation.
• Répondre aux exigences spécifiques et matérielles de la discipline (voir document annexe en GAF).
• Un chef de plateau chargé de faire respecter l’ordre et le bon déroulement des activités.
• Avoir un éclairage de la salle suffisant, mais pas éblouissant (maximum 300 lux)
• Avoir une température de la salle adéquate pour ne pas causer préjudice au bon déroulement des
prestations des gymnastes (entre 18 et 20°C, norme FIG)
• Prévoir des numéros d’ordre (dossards) et annonce au micro (pour la GR, pas de dossards).
• Prévoir des estafettes pour ramener les cotes au secrétariat.
• En GAF et GAM, des fardes d'affichage de notes de départ seront mises à la disposition des
organisateurs et manipulées par les juges eux-mêmes.
• Prévoir une installation de sonorisation de bonne qualité avec microphone et lecteur de CD, clé USB et
Ipod.
• Prévoir un poste téléphonique fixe ou portable.
• Placer des bancs en suffisance à proximité de chaque agrès pour les gymnastes et entraîneurs.
▪ Prévoir des emplacements pour les panneaux publicitaires des sponsors et éventuellement une table +
2 chaises pour un équipementier ou autre vendeur annoncé.
b) Service médical
Un service de secours et/ou d’urgence devra être accessible pendant tout le déroulement de la manifestation,
ainsi que des déclarations d'accident.
Une croix rouge bien visible signalera l'endroit où : GSM ou poste téléphonique, trousse de secours bien
achalandée pour les premiers soins et information sur le médecin de garde, centre médicalisé le plus proche
seront accessibles.
Un local devra être prévu pour le service médical et les éventuels contrôles anti-dopage.
Le nécessaire devra être fait en cas d’un éventuel contrôle anti-dopage (local, suivi, …).
6. ASSURANCES
L’assurance contractée par la FfG pour ses membres couvre la responsabilité civile de l’organisateur et des
volontaires. Elle ne couvre pas la responsabilité civile du public, ni les dommages corporels des volontaires. Par
conséquent, le club organisateur prendra les dispositions nécessaires pour couvrir ces risques. Les assurances
complémentaires éventuelles pour le public et les volontaires sont à charge du club organisateur. L'AGPL
décline toute responsabilité civile.
7. PRESSE
L'organisateur est libre de convoquer ou non la presse.
Si des reportages sont faits dans la presse locale, il serait opportun de les communiquer au secrétariat pour
mise en ligne sur le site FfG éventuellement.
8. PUBLICITE ET SPONSORING
Un emplacement devra être réservé pour les sponsors éventuels de l’AGPL.
Des panneaux spécifiques pourront y être ajoutés à condition que ceux-ci ne soient pas en contradiction et/ou
concurrence avec les sponsors de l’AGPL.
Un kit publicitaire est à disposition des clubs à la fédération.
Cahier des charges – organisation 2019-2020 Page 7LISTE DES RESPONSABLES TECHNIQUES
DISCIPLINE NOM Prénom TEL/GSM EMAIL
GAF DORTU Vinciane 0478/54.28.09 familledortu@skynet.be
MALTA David 0494/73 68 67 maltadavid@hotmail.com
GAF Elite ADAMS Véronique adamsvero@hotmail.com
GAM SCHOONBROODT Jean-Marc jms.fc@hotmail.be
LONGDOZ Bernard 0495/67.18.12 bernard.longdoz@lilo.org
GR GAILLARD Arlette 0477/60.00.52 ad.ar.gaillard@skynet.be
AERO KRIER Patricia 0475/234 360 krier.p1@gmail.com
ACRO BEELEN Isabelle 0495/ 372 859 beelenisabelle@yahoo.fr
PIETTE Josiane acromath51@hotmail.com
GpT CAPRACE Guy gymglons@hotmail.com
TU LONDON Olivier 0497/ 123 221 olivier_london@hotmail.com
THIEL Julien julien.thiel@alumni.ulg.ac.beVous pouvez aussi lire
