Cahier des charges relatif à l'organisation du Championnat Régional BMX

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Cahier des charges relatif
                à l’organisation
         du Championnat Régional BMX

Secrétariat BMX : Mme Miguelle Meunier Comité de Bretagne de Cyclisme 1 rue du Vau
Louis BP 129 22001 St Brieuc cédex 1

Ligne directe : 02.96.94.21.69 ou portable : 06.70.80.48.32
Fax : 02.96.78.80.47
Email : cbc.engagements@wanadoo.fr

Horaires : Lundi au vendredi : 8h à 12h – 14h à 17 h

                                                                                     1
Sur décision de la Commission Régionale BMX, il a été décidé de retenir la candidature du
club cité ci-dessous pour l’organisation d’une épreuve de Championnat Régional

                                     2015

Club :

Représenté par son Président :

Il est expressément convenu que l’épreuve sera inscrite au calendrier régional qu’après
signature et retour du présent cahier des charges sous huit jours au Comité Régional de
Cyclisme.

                             -----------------------------------------------------------

                1 – Engagement du Comité Régional de Cyclisme

Article 1 : Obligations liées à l’organisation sportive

Le Comité Régional de Cyclisme s’engage à mettre en œuvre tous les moyens réglementaires
relatifs à l’organisation de la compétition.
Il aura l’entière responsabilité :
    -            du choix définitif de la piste (cette dernière devra avoir préalablement fait
         l’objet d’une visite d’un membre de la Commission Régionale de BMX).
    -            de la désignation des commissaires de l’épreuve (un administrateur, un
         président du jury, un président du jury adjoint et un juge à l’arrivée).
    -            de l’établissement, de l’homologation et de la publication des résultats de
         l’épreuve.

Article 1.2 : Obligation en matière de promotion

D’organiser l’information du public par l’intermédiaire de la « Bretagne Cycliste » et du site
internet

Article 1.3 : Informatique

Le Comité de Bretagne met à disposition l'ordinateur, l'imprimante ainsi que le système vidéo.

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2 – Engagement du club organisateur

Article 2.1 : Obligations financières
Le dépôt de candidature devra être accompagné d’un chèque de 400 Euros se répartissant
ainsi :

-               160 Euros pour les prix et les récompenses
    -           80 Euros en provision des frais de déplacement du membre de la Commission
        Régionale BMX pour la reconnaissance de la piste (pages : 8 et 9) (indemnité
        kilométrique au tarif en vigueur au Comité).
    -           160 Euros qui serviront de garantie. En cas de non respect du cahier des
        charges, cette somme ne sera pas restituée.
Lors de la déclaration de l’épreuve, le club devra s’acquitter des droits d’organisation (grilles
des prix de l’année en cours).
Toute modification de la piste devra recevoir la visite du référent piste au moins un mois
avant la course..

Article 2.2 : Déclaration de l’épreuve
Celle-ci se fera auprès du Comité Régional au minimum 6 semaines avant la date de
l’épreuve.

Article 2.3 : Catégories des pilotes
Pré-licenciés : 6 ans et moins, Poussins : 7 et 8 ans, Pupilles : 9 et 10 ans, Benjamins : 11 et
12 ans, Minimes : 13 et 14 ans, Cadets : 15 et 16 ans, 17 - 29 ans, Elites Régionaux, 30 - 39
ans, 40 ans et Plus, Cruiser : minimes, masters, vétérans et régionaux, Cruisers Elites
Régionaux le jour de la finale (Open 24 pouces) : 13 ans et Plus.
Cette épreuve n’est ouverte à aucun comité extérieur.

Article 2.4 : Service médical
Lors de l’épreuve, le club assurera la présence d’une équipe de secouristes, d’un local de
premiers soins et d’une liaison téléphonique ayant accès au réseau national.
Les frais engendrés seront à la charge du club organisateur.
Les secouristes devront à la fin des courses, remettre un rapport au président du jury du
nombre d’interventions et de leur nature (évacuations ou pas) et si possible du lieu sur le
circuit.

Article 2.5 : Prestations fournies par le club

   -           Avant l’épreuve
Tenir compte des éventuelles observations formulées par le membre de la Commission
Régionale lors de la reconnaissance de la piste.

Expédier à chaque club un bulletin d’engagements avec les coordonnées de la personne
responsable des engagements, le numéro de portable joignable le jour de la course, ainsi que
les horaires (page 8) et le tarif des engagements en vigueur.

    -           L’annonce de l’épreuve
Quinze jours minimum avant la date. Contacter les rédactions sportives du département, la
presse locale, départementale et régionale.

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Le jour de l’épreuve : les résultats devront être communiqués à la presse le soir de l’épreuve.
    -          Le jour de l’épreuve
    -          Le club assurera la présence de moyens techniques matériels et humains
       nécessaires à l’organisation de celle-ci.
    -
                                        Moyens matériels
Le secrétariat
Le local secrétariat devra être suffisamment grand pour accueillir le personnel (4 personnes)
ainsi que le matériel ci-dessous.
Nota : un local de type « Algéco » est fortement conseillé.
Le secrétariat devra pouvoir être joint par téléphone y compris le jour de l’épreuve.
Communiquer le numéro sur les invitations.

Le matériel pour le personnel de secrétariat :
   -          la liste à jours des licenciés ( à demander au comité de bretagne le vendredi avant la
        course)
    -           le classement du championnat à jour
    -           les listes des engagés envoyées par les clubs
    -           les engagés répertoriés par catégories
    -           formulaire engagement championnat des clubs.
    -           le règlement administratif
    -           le rapport de course
    -           des déclarations d’accident
    -           des feuilles de race
    -           une alimentation électrique 220 V
    -           2 tables, 6 chaises
    -           des stylos à bille noirs
    -           des surligneurs de différentes couleurs
    -           des trombones
    -           des effaceurs
    -           une agrafeuse de bureau
    -           une agrafeuse murale ou matériel nécessaire au collage des feuilles de race
    -           un photocopieur + un toner neuf + des feuilles de format A4 (quantité 500)
    -           3 classeurs (type couverture en polypropylène semi-rigide)
    -           des pochettes (type perforé en polypropylène)
    -           des marqueurs, des assiettes en carton, de la ficelle, des ciseaux
    -           des panneaux pour l’affichage des races (type panneau d’affichage électoral).
        Prévoir un périmètre de barrières pour un accès plus aisé des commissaires
        d’affichage.

Le matériel pour le commissaire d’arrivée
   -         des crayons papier (gras)
   -          des tailles crayons
   -          des carnets d’arrivées
   -
Le matériel pour le commissaire de départ
   -          deux séries d’épingles à ligne en bois numérotées de 1 à 8 (prévoir des
      épingles de rechange)
   -          deux supports rigides

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Le matériel pour les commissaires de piste
   -          des carnets
   -          des crayons papier (gras)
   -          des drapeaux (1 rouge – 1 vert – 5 jaunes)
   -
Le matériel pour la prégrille
   -          un nombre suffisant de canivelles pour la réalisation de 10 couloirs numérotés
      de 0 à 9.
La sonorisation
   -          une sonorisation de puissance suffisante pour les commentaires de l’épreuve

La butte de départ
           La#grille#sécurisée#avec#certification#sera#dotée#d’un#mécanisme#de#départ#aléatoire#et#
       des#feux#lumineux#ROUGE,#ORANGE,#ORANGE,#VERT#L’organisateur#devra#posséder#tout#
       matériel# de# secours,# soit# manuel# ou# électrique.# L’alimentation# électrique# doit# être#
       indépendante#du#reste#du#site.#Un#système#d’arrêt#urgence#doit#être#prévu.#
           #
           Un#affichage#des#numéros#de#couloirs#devra#être#visible#côté#public#et#également#côté#
       pilotes.#

La piste
   -           le club organisateur devra tout mettre en œuvre pour que le public ne puisse
       pas entrer sur la piste.

La remise de récompenses
   -          Après les finales, la remise des récompenses se fera sur un podium mis sur une
      estrade d’environ 1 mètre de hauteur

Les récompenses à la charge du Comité de Bretagne

                  Catégories : Pré-licenciés, Poussins, Pupilles, Benjamins
                           Maillot de Champion + trophée au 1er
                                  Médaille au 2ème et 3ème

                           Catégories : Minimes, Cadets, Régionaux
                            Maillot de Champion + trophée au 1er
                                  Médaille au 2ème et 3ème

                               Catégories : Masters, Vétérans
                             Maillot de Champion + trophée au 1er
                                   Médaille au 2ème et 3ème

                                     Catégories : Cruiser
                             Maillot de Champion + trophée au 1er
                                   Médaille au 2ème et 3ème

                                                                                                   5
Catégorie : Elites régionaux
                            Maillot de Champion + trophée au 1er
                                   Médaille au 2ème et 3ème
Nota : Tout pilote n’étant pas présent au protocole ne recevra pas sa récompense.

                                     Moyens Humains

Service médical
   -           L’ensemble de ce dispositif devra être opérationnel dès le début des essais
       officiels. De plus il est nécessaire de prévoir un itinéraire d’évacuation qui sera tenu
       dégagé pendant toute la durée de l’épreuve.

Secrétariat
   -           4 personnes dont deux qui ont suivi le stage « Secrétariat de course ».

*Affichage des feuilles de races
   -         une personne

Prégrille et grille
   -           5 personnes

Entretien de la piste
   -          2 personnes (voir plus si les conditions météo l’exigent).

Starter
   -           une personne

Animation
   -           une personne

Fait à :                                                     Le :
Lu et approuvé.

                                                                                                  6
Signature

       La mise à jour du cahier des charges sera effectuée chaque année avant le
                 Championnat par la Commission Régionale de BMX.
                                    ANNEXES

                 Horaires d’une épreuve de championnat.

            Visite de la piste avant l’épreuve de championnat.
Ces 2 pages devront être remises au membre de la Commission Régionale de B.M.X lors de la
reconnaissance de la piste.

                                                                                       7
HORAIRES

Bloc 1 : Poussins à Benjamins + Cruisers            Essais : 9h à 10h
                                             Manches qualificatives : 10h à 12h

 Bloc 2 : Pré Licenciés et Minimes et +             Essais : 12h à 13h
                                            Manches qualificatives : 13h à 14h30

     Pour les 2 blocs 1/8 finale           14h45 et ainsi de suite jusqu'aux finales

                                                                                       8
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