CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES N MACS2019-LCS - CNRS

Laboratoire de Catalyse et Spectrochimie      Marché à procédure adaptée :
LCS UMR 6506 – CNRS
ENSICAEN – 6, boulevard Maréchal Juin
14050 Caen Cedex                                   Prestations d’accueil,
                                           d’hébergement, de restauration et de
                                            mise à disposition de salles dans le
                                            cadre de la conférence MACS 2019,
                                                   du 19 au 23 mai 2019

                  CAHIER DES CLAUSES
                     PARTICULIERES
                    N° MACS2019-LCS

Article 1 – Objet du marché

Le présent marché a pour objet les prestations d’accueil, d’hébergement, de restauration et de mise à
disposition de salles dans le cadre de la conférence MACS 2019, du 19 au 23 mai 2019, pour une
prévision de 130 participants. Pour le 20ème anniversaire de la conférence, une attention particulière portera
également sur le lieu proposé qui doit être emblématique au niveau international de par son renom, sa
localisation et sa capacité à attirer les participants mais aussi à promouvoir la Région Normandie.

Article 2 – Détail des prestations demandées

Le candidat détaillera sa proposition selon la demande ci-dessous, en utilisant le document intitulé
DQE, joint au présent cahier des charges :

          Date :

Le site doit être en mesure d’accueillir la manifestation du 19 mai 2019 à partir de 14h00 jusqu’au 23 mai 2019 après
le petit déjeuner.

          Accessibilité du site :

Le site devra impérativement être situé :
    - A moins de trente (30) minutes de transport de l’aéroport le plus proche,
    - A moins de trente (30) minutes de transport de la gare SNCF la plus proche.
    - Les salles de conférences, l’hébergement et la restauration seront sur un même site.

L’établissement doit être, dans son ensemble, accessible aux personnes à mobilité réduite.

          Accueil :

Afin d’accueillir les participants de la conférence MACS 2019, le titulaire mettra à disposition les moyens suivants :
     - 1 salle plénière pouvant accueillir 130 personnes, équipée de chaises confortables avec des conditions de
         visibilité et d’écoute optimales, de matériel de vidéo-projection, d’1 écran minimum, d’1 pupitre orateur et d’
         1 micro minimum (de préférence portatif), pour la durée complète de la conférence.
     - 1 salle de posters ou un espace dédié pour l’exposition d’une quarantaine de posters au format A0 (86 cm x
         117,5 cm) et l’installation de stands d’exposants industriels pour la durée complète de la
         conférence.
     - 1 petite salle ou un espace dédié aux pauses café.

         Une visite sur place sera organisée pour les 3 meilleures offres après la première analyse.

Tout le centre (si possible avec la partie hébergement) devra être équipé du Wi-fi

          Horaires :

Lors de cet évènement, les différentes interventions s’effectueront avec une amplitude horaire de 8h30 à 20h00.
Aussi, le titulaire mettra à disposition le personnel et les moyens logistiques adaptés.
Le dimanche 19 mai 2019, la salle plénière sera mise à disposition des participants à partir de 21h00, après le dîner.

          Organisation des pauses :

Les pauses s’effectueront le matin et l’après-midi. Le titulaire fournira les produits en quantité adaptée au nombre de
participants. Les pauses comprendront à minima une boisson chaude (café, thé), une boisson froide (jus de fruit,
eau), des viennoiseries pour le matin et des encas sucrées l’après-midi.

          Petit-déjeuner :

Le titulaire fournira quotidiennement un petit-déjeuner de type continental à l’ensemble des participants.

          Repas :

Les menus seront proposés dans l’offre tarifaire du titulaire jointe en réponse à l’avis de publicité. Le titulaire devra
prévoir des menus de type végétarien et de type sans gluten, sur demande. Leur nombre sera préalablement défini
en fonction d’une demande anticipée du comité d’organisation de la conférence.

Les repas seront distribués du dimanche soir (19 mai 2019) au mercredi midi (22 mai 2019) inclus.

Un dîner amélioré de type « Dîner de Gala » sera servi à table avec un apéritif le 22 mai 2019.

Un apéritif sera servi le 19 mai 2019 à 18h le jour de l’arrivée des participants.

          Hébergement :

Le titulaire mettra à disposition 2 types de chambres :
     - Au moins 60 chambres simples (« single ») avec sanitaire privatif,
     - Au moins 35 chambres doubles avec sanitaire.

Le titulaire devra prévoir dans son offre quelques chambres pour personne à mobilité réduite.

L’hébergement hors séminaire, qui ne comprend pas les nuitées du dimanche 19 mai au mercredi 23 mai 2019
inclus, n’entre pas dans le cadre des prestations liées au séminaire et sera donc à la charge du/des participants.

IMPORTANT : Les brochures publicitaires ne seront pas acceptées. Les candidats sont tenus de
remplir le document joint, intitulé DQE, appuyé éventuellement de fiches descriptives
personnalisées à la prestation demandée.

Article 3 – Durée du marché

Le marché prendra effet à la date de notification et prendra fin à l’issue du séminaire.

Article 4 – Personne responsable du marché

La personne responsable du marché (PRM) est le Directeur du Laboratoire de Catalyse et Spectrochimie
de Caen : LCS UMR6506 – CNRS - ENSICAEN – 6 boulevard Maréchal Juin - 14050 Caen Cedex 4.

Le comptable assignataire est l’Agent Comptable Secondaire du CNRS en Normandie.

Le marché s'exécutera au niveau de la Délégation Normandie du CNRS.

Article 5 – Documents régissant le marché

Le présent marché est constitué par les pièces énumérées ci-dessous par ordre de priorité décroissante :

            1. l'acte d'engagement n° MACS2019-LCS02

            2. le présent cahier des clauses particulières n° MACS2019-LCS et le DQE n° MACS2019-
               LCS01

            3. le Cahier des Clauses Administratives Générales applicable aux marchés publics de
               Fournitures Courantes et Services (CCAG/FCS), sans son chapitre VII,

Toute clause, portée dans le(s) catalogue(s), tarif(s) du titulaire ou documentation quelconque et contraire
aux dispositions des autres pièces constitutives, est réputée non écrite. Les conditions générales de vente
du titulaire sont concernées par cette disposition.

Article 6 - Prix

Le marché est traité à un prix global forfaitaire, ferme, définitif et libellé en euros.

Les candidats devront être en mesure d’accueillir 130 personnes et devront établir leur offre sur cette base.

La liste définitive des participants ainsi que le planning de la manifestation, seront communiqués au titulaire
1 mois avant le début du colloque.

La facture finale sera donc établie sur la base de cette liste.

L’acheteur s’engage par ailleurs, quelque-soit l’affluence du colloque, à régler à minima une prestation
équivalente à 60 personnes.

Article 7 - Avance

Une avance de 20 % du montant du marché TTC sera versée au titulaire sauf en cas de refus par celui-ci,
précisé dans l’acte d’engagement, dans les conditions prévues à l’article 110 du décret 2016-360 du 25
mars 2016 fixant les règles applicables aux marchés passés par les établissements publics soumis aux
dispositions de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015.
L’avance sera versée après l’établissement du bon de commande.

Article 8 - Acomptes et paiement du solde

Sans objet.

Article 9 - Modalités de règlement

Le règlement est effectué sur présentation d'une facture correspondant à l’exécution des prestations
stipulées dans le bon de commande après réception définitive constatée par la personne habilitée à cet
effet.

Le règlement sera effectué par virement en euros au compte ouvert du titulaire selon l’indication portée par
le titulaire à l’acte d’engagement.

Les factures devront être envoyées à :

                                              CNRS – SCTD
                                       2, allée du Parc de Brabois
                                              TSA n° 41002
                                  F-54519 Vandoeuvre-lès-Nancy Cedex

Le numéro du marché inscrit sur la facture devra correspondre au numéro du marché inscrit sur le bon de
commande.

La facture doit impérativement comporter les indications prévues par la réglementation de la Comptabilité
Publique et notamment les renseignements suivants :

      - la mention : “ marché CNRS n° ”,
      - la référence du bon de commande,
      - le nom et l'adresse complète de l’unité CNRS destinataire des produits,
      - la désignation de l'émetteur du bon de commande,
      - la date de facturation,
      - la date de livraison,
      - le numéro de compte bancaire ou postal du titulaire,
      - les frais de port (le cas échéant).

Par poste de facturation :

      - la désignation en clair du produit concerné et son numéro de référence portés dans les
      catalogues/tarifs du titulaire,
      - la quantité,
      - le prix public unitaire hors taxes,
      - le taux de remise définitif,
      - le prix net résultant.

Le total HT de la facture est ensuite majoré du taux de TVA en vigueur pour former le prix total TTC à
régler.

Article 10 - Cession - Nantissement

La personne habilitée à fournir les données prévues à l'article 130 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 est
le Délégué régional du CNRS en Normandie.

Article 11 – Redressement ou liquidation judiciaire

En cas de redressement ou de liquidation judiciaire, l’article 30 du CCAG/FCS s’applique.

Article 12 – Livraison et mise en service

Sans objet.

Article 13 - Litiges

Les litiges éventuels seront réglés par les lois et règlements du droit français. Le tribunal administratif de
Caen sera le seul compétent pour statuer sur ceux-ci.

Fait en un seul original à                                              le,

                                                                        Signature du titulaire