GUIDE DES PROCEDURES DES ASA DE DFCI

GUIDE DES PROCEDURES DES ASA DE DFCI

GUIDE DES PROCEDURES DES ASA DE DFCI Version du 07 Novembre 2006. Cette parution bénéficie du soutien financier du budget du FEOGA Garantie et de l’Etat dans le cadre du Plan de Développement Rural National

SOMMAIRE 1. INFORMATIONS GENERALES P 5 1.1 Textes applicables aux ASA de DFCI 1.2 Règles spécifiques en matière budgétaire 1.2.1 Modification des actes des ASA de DFCI P 5-6 1.2.1.1 Les Principes 1.2.1.2 Les actes concernés 1.2.1.3 La pratique 1.2.1.4 Le caractère exécutoire 1.2.1.5 Le pouvoir de modification du Préfet.

1.2.2 Calendrier budgétaire P 7-8 1.2.2.1 Le Budget 1.2.2.2 Le Compte Administratif 1.2.2.3 Les Décisions Modificatives 1.2.2.4 Le Rôle 1.2.3 Notions d’équilibre et de sincérité P 8 1.2.4 Définition des Restes à Réaliser P 9 1.2.4.1 Section d’Investissement 1.2.4.2 Section de fonctionnement 1.2.5 Les emprunts P 10 1.2.6 Les délibérations P 11 2. BUDGET P 13-14 3. COMPTE ADMINISTRATIF P 15-16 4. ROLE DES COTISATIONS P 17-18 4.1 Présentation Générale 4.2 Dans le fond

5. CONSEIL SYNDICAL P 19-22 5.1 Le Syndicat 5.1.1 Désignation 5.1.2 Son rôle 5.2 Le Président 5.2.1 Désignation 5.2.2 Son rôle 6. ASSEMBLEE GENERALE P 23-26 6.1 Désignation 6.2 Son rôle 7. ANNEXES P 27-28

1. INFORMATIONS GENERALES 1.1. Textes applicables aux ASA de DFCI ♦ Ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 relative aux associations syndicales de propriétaires. ordonnance N 2004-631 1072004.doc ♦ Décret N° 2006-504 du 3 Mai 2006 portant application de l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 relatives aux associations syndicales de propriétaires.

decret_20060503.doc ♦ Instructions budgétaires et comptables M 14 annexé à l’arrêté du 09 Novembre 1998 ♦ Code Général des Collectivités Territoriales ♦ Circulaire interministérielle des 28 Octobre 1996, 31 Décembre 1996, 03 et 27 Février 1998 relative au plan des comptes M 1.5.7.

1.2. Règles spécifiques en matière budgétaire 1.2.1 Modification des actes des ASA de DFCI 1.2.1.1 Les Principes Le nouveau régime juridique des actes des ASA a sensiblement modifié les règles de fonctionnement des Associations Syndicales Autorisées (ASA). Le principe d’approbation à priori par le Préfet des actes est substitué à un contrôle à posteriori. Ces actes sont rendus effectifs par l’apposition sur le document transmis de la date de réception (courrier ou physique), c’est donc l’exemplaire daté par le représentant de l’Etat et retourné à l’ASA qui l’atteste.

(D) « Le seul cas où l’approbation préfectorale est nécessaire est celui d’une modification des statuts ou d’une dissolution de l’ASA (article 40 alinéa 5 du décret).

Le Préfet dispose d’un délai de deux mois à compter de la réception de l’acte pour approuver la modification ou la dissolution ; le silence gardé pendant cette période valant rejet de la délibération. » (O) + (D) « Dans tous les autres cas, désormais, l’article 25 de l’ordonnance précitée et les articles 40 à 43 du décret prévoient que les actes sont exécutoires dès leur transmission au Préfet et leur affichage ou notification (notification individuelle aux intéressés s’il s’agit d’actes individuels) ».

1.2.1.2 Les actes concernés (D) L’article 40 du décret fixe la liste des actes qui doivent être transmis au Préfet : - « 1° Les délibérations de l’assemblée des propriétaires ; - 2° Les emprunts et marchés ; - 3° Les bases de répartition des dépenses fixées préalablement par le syndicat conformément à l’article 31-II de l’ordonnance. En d’autres termes, la nature du sol et les surfaces minimales déterminées dans les statuts.

- 4° Le Budget annuel, des éventuels budgets supplémentaires et Décisions Modificatives, - 5° Le Compte Administratif, - 6° Les ordres de réquisitions du Comptable pris par le Président.

- 7° Le règlement intérieur prévu à l’article 33. - Un accusé de réception de ces actes est immédiatement délivré. » 1.2.1.3 La pratique Article 27 du décret : Les actes doivent être « signés par le Président et un autre membre du Conseil Syndical. A chaque transmission d’actes, il convient d’annexer la feuille de présence émargée par les membres présents et signalant les représentation. Il appartient donc aux ASA d’envoyer ou de déposer en préfecture quatre exemplaires de ces actes dont il vous sera immédiatement délivré accusé de réception. (Le système de transmission des documents reste inchangé pour les ASA.

En Gironde, les ASA reste sous couvert de leur Union).

Un exemplaire sera conservé en Préfecture, un exemplaire sera conservé par l’ASA, un autre sera destiné au comptable, et le quatrième sera pour l’Union. 1.2.1.4 Le caractère exécutoire Le caractère exécutoire de l’acte, c’est à dire le fait qu’il entre pleinement dans l’ordre juridique et qu’il produise tous ses effets, sera acquis dès que la transmission aura été effectuée dans les conditions décrites ci-dessus et dès qu’il aura été procédé à l’affichage au siège de l’ASA et/ou à la notification aux intéressés.

Pour les actes non soumis à l’obligation de transmission, c’est à dire tous ceux non listés ci- dessus, l’article 42 du Décret dispose qu’ils « sont exécutoires de plein droit dès l’affichage ou la notification.

» C’est le Président, sous sa responsabilité, qui certifie le caractère exécutoire des actes. 1.2.1.5 Le pouvoir de modification du Préfet S’ils ne sont plus soumis à approbation, les actes peuvent donner lieu toutefois à des modifications.

La procédure est décrite aux alinéas 2 et 3 de l’article 40 du décret : « dans un délai de deux mois suivant la réception de l’acte, le préfet peut demander sur motivation expresse, la modification. Si dans les trente jours qui suivent, aucune modification n’a été faite par l’ASA, le Préfet y pourvoira d’office. » Pour les documents budgétaires, le pouvoir de modification obéit aux règles spécifiques des articles 59 et 60 du décret.

1.2.2 Calendrier budgétaire Les dispositions budgétaires et comptables sont fixées par l’article 33 de l’ordonnance et les articles 58 à 66 du décret.

Le document en annexe (calendrier pour la production des documents) synthétise les dates à respecter pour la présentation, le vote et la transmission des différents actes. 1.2.2.1 Le Budget L’article 59 du décret prévoit qu’ « avant le 31 décembre de l’année précédent l’exercice, le projet de budget (annexe N° 2) établi par le Président de l’ASA est déposé au siège de l’association pendant quinze jours. Ce dépôt est annoncé par affichage (annexe N° 1) ou publication ou par tout autre moyen de publicité au choix du président. Chaque membre de l’ASA peut présenter des observations au Président.

Le projet de budget accompagné d’un rapport explicatif du Président (annexe N° 3) est ensuite voté par le syndicat de l’ASA avant le 31 janvier de l’année de l’exercice et transmis au préfet avant le 15 Février. A défaut de transmission du budget voté dans les délais, le préfet met en demeure le syndicat d’adopter le budget dans un délai de quinze jours.

A défaut de transmission du budget voté dans le délai de quinze jours après la mise en demeure, le préfet le régle et le rend exécutoire dans un délai de deux mois. » Si le compte administratif ne peut être voté en même temps que le budget, la reprise des résultats se fera soit dans le cadre de l’établissement d’un budget supplémentaire ou d’une décision modificative (valant budget supplémentaire), soit par une reprise anticipée des résultats dès le budget 2007. Dans ce cas, le comptable et l’ordonnateur sont d’accord sur l’ensemble des écritures sans que l’agent comptable aie le temps de produire le compte de gestion.

1.2.2.2 Le Compte Administratif Le Compte Administratif établi par le syndicat de l’ASA est déposé au siège de l’association pendant quinze jours. Ce dépôt est annoncé par affichage (annexe N° 10) ou publication ou par tout autre moyen de publicité au choix du président de l’ASA avec un rapport explicatif (annexe N° 12). Chaque membre de l’ASA peut présenter des observations au Président qui les soumettra au syndicat.

L’article 62 du décret prévoit que « l’arrêté des comptes de l’ASA est constitué par le vote du syndicat sur le compte administratif présenté par le président accompagné d’un rapport explicatif et sur le compte de gestion établi, certifié exact par le trésorier-payeur général et transmis par le comptable de l’ASA au plus tard le 1er Juin de l’année suivant l’exercice. Le vote du syndicat intervient au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice. Le compte administratif ainsi arrêté est transmis au préfet au plus tard le 15 Juillet de l’année suivant l’exercice ».

Les articles 63 et suivants du décret, décrivent les différentes procédures budgétaires et comptables qui doivent être réalisées au cours de l’exécution budgétaires (détermination des restes à réaliser, affectation des résultats …).

1.2.2.3 Les Décisions Modificatives Le budget étant un acte de prévision et d’autorisation, il peut être modifié tout le long de l’exercice grâce à la procédure des décisions modificatives. Toute décision modificative doit faire l’objet d’une délibération du Conseil Syndical. Elle doit indiquer expressément la section concernée, les comptes de dépense ou de recette utilisés, le montant des inscriptions ainsi modifiées.

Elle doit respecter le principe de l’équilibre. Elle répond aux même obligations d’affichage ou de notification au siège de l’ASA. 1.2.2.4 Le Rôle Article 51 du décret « Lors de sa première réunion et de toute modification ultérieure, le syndicat élabore un projet de bases de répartition des dépenses entre les membres de l’association, accompagné d’un tableau faisant état pour chaque membre de la proportion suivant laquelle il contribue et d’un mémoire explicatif indiquant les éléments de ses calculs et assorti le cas échéant d’un plan de classement des propriétés en fonction de leur intérêt à l’exécution des missions de l’association et d’un tableau faisant connaître la valeur attribuée à chaque classe.

Un exemplaire du projet et de ses annexes et un registre destiné à recevoir les observations des membres de l’association sont déposés pendant quinze jours au siège de l’association. Ce dépôt est annoncé par affichage dans chacune des communes sur le territoire desquelles s’étend le périmètre de l’association ou publication dans un journal d’annonces légales du département siège de l’association, ou par tout autre moyen de publicité au choix du syndicat. A l’expiration de ce délai, le syndicat examine les observations des membres de l’association. Il arrête ensuite les bases de répartition des dépenses.

Cette délibération est notifiée aux membres de l’association par le président. » Il convient donc à ce stade, de préciser quelles sont les natures de sols imposées et quel est le minimum de surface pris en compte dans les statuts de l’ASA, en rappelant le taux de cotisation par hectare, ainsi que le droit fixe et également le minimum de cotisation. (annexes N° 8 et 9) C’est le président qui rend exécutoire le rôle. 1.2.3. Notions d’équilibre et de sincérité des documents budgétaires Conformément à l’Art. 60 du décret « l’équilibre réel prescrit à l’article 33 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée est atteint lorsque la section de fonctionnement et la section d’investissement sont respectivement votées en équilibre, les recettes et les dépenses étant évaluées de façon sincère, et lorsque les recettes d’emprunt sont au plus égales aux dépenses d’acquisitions d’immobilisations et de travaux inscrits en section d’investissement, après déduction des subventions d’équipement éventuellement perçues ».

Un budget est considéré en équilibre si les conditions suivantes sont réalisées :

ü Les dépenses et les recettes doivent être évaluées de façon sincère sans omission, ni majoration, ni minoration. ü Le remboursement en capital de l’annuité de la dette à échoir de l’exercice doit être exclusivement couvert par les ressources propres. ( cf. p 228 et 229 de l’instruction budgétaire et comptable M 14) ü L’équilibre doit être réalisé par section. ü Lorsque l’exécution du budget du dernier exercice connu (CA) a fait apparaître un déficit, l’équilibre du budget (BP ou BS) n’est réputé assuré que s’il prévoit les mesures nécessaires pour résorber ce déficit.

Enfin, toutes les dépenses obligatoires prévues aux articles L 2321-2 et 3 du Code Général des Collectivités Territoriales correctement évaluées doivent figurer au budget.

1.2.4. Définition des restes à réaliser : Les résultats d’un exercice budgétaire figurant au compte administratif sont constitués d’une part, de l’excédent ou du déficit de chacune des sections et d’autre part, des restes à réaliser en dépenses et en recettes.

Selon l’article 62 du décret : En fin d’exercice, il est donc nécessaire d’établir un état des dépenses engagées non mandatées et des recettes certaines restant à encaisser, arrêté au 31 décembre de l’exercice et joint au Compte Administratif. Ces restes à réaliser seront repris au budget de l’exercice suivant, en même temps que les résultats d’exécution. Le cas échéant, il convient de le notifier dans un état avec la mention « NEANT». 1.2.4.1 En section d’investissement: ♦ Les restes à réaliser de la section d’investissement arrêtés à la clôture de l’exercice correspondent aux dépenses engagées non mandatées et aux recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre au 31 décembre de l’exercice.

♦ L’état des dépenses engagées non mandatées est accompagné d’un état des restes à réaliser en recette faisant apparaître le financement prévu de façon certaine mais restant à réaliser pour couvrir les dépenses en cause. Ces restes sont à justifier auprès du préfet. 1.2.4.2 En section de fonctionnement Il est rappelé que les ouvertures de crédits ayant une portée strictement annuelle, tout crédit qui n’a pas fait l’objet d’un engagement au cours de l’année civile tombe automatiquement. ♦ Les restes à réaliser de la section de fonctionnement arrêtés à la clôture de l’exercice correspondent aux dépenses engagées non mandatées et non rattachées ainsi qu’aux recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre et non rattachées au 31 décembre de l’exercice.

Ils sont reportés au budget de l’exercice suivant. ♦ Comme en investissement, les restes à réaliser de la section de fonctionnement doivent faire l’objet d’un état établi par l’ordonnateur et joint au compte administratif.

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