GUIDE DES PROCEDURES DES ASA DE DFCI - Version du 07 Novembre 2006. Cette parution bénéficie du soutien financier du budget du FEOGA Garantie et ...
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GUIDE DES
PROCEDURES
DES ASA DE DFCI
Version du 07 Novembre 2006.
Cette parution bénéficie du soutien financier du budget du FEOGA
Garantie et de l’Etat dans le cadre du Plan de Développement Rural NationalSOMMAIRE
1. INFORMATIONS GENERALES P 5
1.1 Textes applicables aux ASA de DFCI
1.2 Règles spécifiques en matière budgétaire
1.2.1 Modification des actes des ASA de DFCI P 5-6
1.2.1.1 Les Principes
1.2.1.2 Les actes concernés
1.2.1.3 La pratique
1.2.1.4 Le caractère exécutoire
1.2.1.5 Le pouvoir de modification du Préfet.
1.2.2 Calendrier budgétaire P 7-8
1.2.2.1 Le Budget
1.2.2.2 Le Compte Administratif
1.2.2.3 Les Décisions Modificatives
1.2.2.4 Le Rôle
1.2.3 Notions d’équilibre et de sincérité P 8
1.2.4 Définition des Restes à Réaliser P 9
1.2.4.1 Section d’Investissement
1.2.4.2 Section de fonctionnement
1.2.5 Les emprunts P 10
1.2.6 Les délibérations P 11
2. BUDGET P 13-14
3. COMPTE ADMINISTRATIF P 15-16
4. ROLE DES COTISATIONS P 17-18
4.1 Présentation Générale
4.2 Dans le fond5. CONSEIL SYNDICAL P 19-22
5.1 Le Syndicat
5.1.1 Désignation
5.1.2 Son rôle
5.2 Le Président
5.2.1 Désignation
5.2.2 Son rôle
6. ASSEMBLEE GENERALE P 23-26
6.1 Désignation
6.2 Son rôle
7. ANNEXES P 27-281. INFORMATIONS GENERALES
1.1. Textes applicables aux ASA de DFCI
♦ Ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 relative aux associations syndicales de
propriétaires. ordonnance N 2004-631 1072004.doc
♦ Décret N° 2006-504 du 3 Mai 2006 portant application de l’ordonnance N° 2004-632 du
1er Juillet 2004 relatives aux associations syndicales de propriétaires.
decret_20060503.doc
♦ Instructions budgétaires et comptables M 14 annexé à l’arrêté du 09 Novembre 1998
♦ Code Général des Collectivités Territoriales
♦ Circulaire interministérielle des 28 Octobre 1996, 31 Décembre 1996, 03 et 27 Février
1998 relative au plan des comptes M 1.5.7.
1.2. Règles spécifiques en matière budgétaire
1.2.1 Modification des actes des ASA de DFCI
1.2.1.1 Les Principes
Le nouveau régime juridique des actes des ASA a sensiblement modifié les règles de
fonctionnement des Associations Syndicales Autorisées (ASA).
Le principe d’approbation à priori par le Préfet des actes est substitué à un contrôle à
posteriori.
Ces actes sont rendus effectifs par l’apposition sur le document transmis de la date de réception
(courrier ou physique), c’est donc l’exemplaire daté par le représentant de l’Etat et retourné à
l’ASA qui l’atteste.
(D) « Le seul cas où l’approbation préfectorale est nécessaire est celui d’une modification des
statuts ou d’une dissolution de l’ASA (article 40 alinéa 5 du décret). Le Préfet dispose d’un
délai de deux mois à compter de la réception de l’acte pour approuver la modification ou la
dissolution ; le silence gardé pendant cette période valant rejet de la délibération. »
(O) + (D) « Dans tous les autres cas, désormais, l’article 25 de l’ordonnance précitée et les
articles 40 à 43 du décret prévoient que les actes sont exécutoires dès leur transmission au
Préfet et leur affichage ou notification (notification individuelle aux intéressés s’il s’agit d’actes
individuels) ».1.2.1.2 Les actes concernés
(D) L’article 40 du décret fixe la liste des actes qui doivent être transmis au Préfet :
- « 1° Les délibérations de l’assemblée des propriétaires ;
- 2° Les emprunts et marchés ;
- 3° Les bases de répartition des dépenses fixées préalablement par le syndicat conformément
à l’article 31-II de l’ordonnance. En d’autres termes, la nature du sol et les surfaces
minimales déterminées dans les statuts.
- 4° Le Budget annuel, des éventuels budgets supplémentaires et Décisions Modificatives,
- 5° Le Compte Administratif,
- 6° Les ordres de réquisitions du Comptable pris par le Président.
- 7° Le règlement intérieur prévu à l’article 33.
- Un accusé de réception de ces actes est immédiatement délivré. »
1.2.1.3 La pratique
Article 27 du décret : Les actes doivent être « signés par le Président et un autre membre
du Conseil Syndical. A chaque transmission d’actes, il convient d’annexer la feuille de présence
émargée par les membres présents et signalant les représentation.
Il appartient donc aux ASA d’envoyer ou de déposer en préfecture quatre exemplaires de ces
actes dont il vous sera immédiatement délivré accusé de réception.
(Le système de transmission des documents reste inchangé pour les ASA. En Gironde, les ASA
reste sous couvert de leur Union).
Un exemplaire sera conservé en Préfecture, un exemplaire sera conservé par l’ASA, un autre
sera destiné au comptable, et le quatrième sera pour l’Union.
1.2.1.4 Le caractère exécutoire
Le caractère exécutoire de l’acte, c’est à dire le fait qu’il entre pleinement dans l’ordre juridique
et qu’il produise tous ses effets, sera acquis dès que la transmission aura été effectuée dans les
conditions décrites ci-dessus et dès qu’il aura été procédé à l’affichage au siège de l’ASA et/ou à
la notification aux intéressés.
Pour les actes non soumis à l’obligation de transmission, c’est à dire tous ceux non listés ci-
dessus, l’article 42 du Décret dispose qu’ils « sont exécutoires de plein droit dès l’affichage ou
la notification. »
C’est le Président, sous sa responsabilité, qui certifie le caractère exécutoire des actes.
1.2.1.5 Le pouvoir de modification du Préfet
S’ils ne sont plus soumis à approbation, les actes peuvent donner lieu toutefois à des
modifications.
La procédure est décrite aux alinéas 2 et 3 de l’article 40 du décret : « dans un délai de deux
mois suivant la réception de l’acte, le préfet peut demander sur motivation expresse, la
modification. Si dans les trente jours qui suivent, aucune modification n’a été faite par l’ASA, le
Préfet y pourvoira d’office. »
Pour les documents budgétaires, le pouvoir de modification obéit aux règles spécifiques des
articles 59 et 60 du décret.1.2.2 Calendrier budgétaire Les dispositions budgétaires et comptables sont fixées par l’article 33 de l’ordonnance et les articles 58 à 66 du décret. Le document en annexe (calendrier pour la production des documents) synthétise les dates à respecter pour la présentation, le vote et la transmission des différents actes. 1.2.2.1 Le Budget L’article 59 du décret prévoit qu’ « avant le 31 décembre de l’année précédent l’exercice, le projet de budget (annexe N° 2) établi par le Président de l’ASA est déposé au siège de l’association pendant quinze jours. Ce dépôt est annoncé par affichage (annexe N° 1) ou publication ou par tout autre moyen de publicité au choix du président. Chaque membre de l’ASA peut présenter des observations au Président. Le projet de budget accompagné d’un rapport explicatif du Président (annexe N° 3) est ensuite voté par le syndicat de l’ASA avant le 31 janvier de l’année de l’exercice et transmis au préfet avant le 15 Février. A défaut de transmission du budget voté dans les délais, le préfet met en demeure le syndicat d’adopter le budget dans un délai de quinze jours. A défaut de transmission du budget voté dans le délai de quinze jours après la mise en demeure, le préfet le régle et le rend exécutoire dans un délai de deux mois. » Si le compte administratif ne peut être voté en même temps que le budget, la reprise des résultats se fera soit dans le cadre de l’établissement d’un budget supplémentaire ou d’une décision modificative (valant budget supplémentaire), soit par une reprise anticipée des résultats dès le budget 2007. Dans ce cas, le comptable et l’ordonnateur sont d’accord sur l’ensemble des écritures sans que l’agent comptable aie le temps de produire le compte de gestion. 1.2.2.2 Le Compte Administratif Le Compte Administratif établi par le syndicat de l’ASA est déposé au siège de l’association pendant quinze jours. Ce dépôt est annoncé par affichage (annexe N° 10) ou publication ou par tout autre moyen de publicité au choix du président de l’ASA avec un rapport explicatif (annexe N° 12). Chaque membre de l’ASA peut présenter des observations au Président qui les soumettra au syndicat. L’article 62 du décret prévoit que « l’arrêté des comptes de l’ASA est constitué par le vote du syndicat sur le compte administratif présenté par le président accompagné d’un rapport explicatif et sur le compte de gestion établi, certifié exact par le trésorier-payeur général et transmis par le comptable de l’ASA au plus tard le 1er Juin de l’année suivant l’exercice. Le vote du syndicat intervient au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice. Le compte administratif ainsi arrêté est transmis au préfet au plus tard le 15 Juillet de l’année suivant l’exercice ». Les articles 63 et suivants du décret, décrivent les différentes procédures budgétaires et comptables qui doivent être réalisées au cours de l’exécution budgétaires (détermination des restes à réaliser, affectation des résultats …).
1.2.2.3 Les Décisions Modificatives
Le budget étant un acte de prévision et d’autorisation, il peut être modifié tout le long de
l’exercice grâce à la procédure des décisions modificatives.
Toute décision modificative doit faire l’objet d’une délibération du Conseil Syndical. Elle doit
indiquer expressément la section concernée, les comptes de dépense ou de recette utilisés, le
montant des inscriptions ainsi modifiées.
Elle doit respecter le principe de l’équilibre.
Elle répond aux même obligations d’affichage ou de notification au siège de l’ASA.
1.2.2.4 Le Rôle
Article 51 du décret « Lors de sa première réunion et de toute modification ultérieure, le
syndicat élabore un projet de bases de répartition des dépenses entre les membres de
l’association, accompagné d’un tableau faisant état pour chaque membre de la proportion suivant
laquelle il contribue et d’un mémoire explicatif indiquant les éléments de ses calculs et assorti le
cas échéant d’un plan de classement des propriétés en fonction de leur intérêt à l’exécution des
missions de l’association et d’un tableau faisant connaître la valeur attribuée à chaque classe.
Un exemplaire du projet et de ses annexes et un registre destiné à recevoir les observations des
membres de l’association sont déposés pendant quinze jours au siège de l’association.
Ce dépôt est annoncé par affichage dans chacune des communes sur le territoire desquelles
s’étend le périmètre de l’association ou publication dans un journal d’annonces légales du
département siège de l’association, ou par tout autre moyen de publicité au choix du syndicat.
A l’expiration de ce délai, le syndicat examine les observations des membres de l’association. Il
arrête ensuite les bases de répartition des dépenses. Cette délibération est notifiée aux
membres de l’association par le président. »
Il convient donc à ce stade, de préciser quelles sont les natures de sols imposées et quel
est le minimum de surface pris en compte dans les statuts de l’ASA, en rappelant le taux de
cotisation par hectare, ainsi que le droit fixe et également le minimum de cotisation.
(annexes N° 8 et 9)
C’est le président qui rend exécutoire le rôle.
1.2.3. Notions d’équilibre et de sincérité des documents
budgétaires
Conformément à l’Art. 60 du décret « l’équilibre réel prescrit à l’article 33 de l’ordonnance du
1er juillet 2004 susvisée est atteint lorsque la section de fonctionnement et la section
d’investissement sont respectivement votées en équilibre, les recettes et les dépenses étant
évaluées de façon sincère, et lorsque les recettes d’emprunt sont au plus égales aux dépenses
d’acquisitions d’immobilisations et de travaux inscrits en section d’investissement, après
déduction des subventions d’équipement éventuellement perçues ».
Un budget est considéré en équilibre si les conditions suivantes sont réalisées :ü Les dépenses et les recettes doivent être évaluées de façon sincère sans omission, ni
majoration, ni minoration.
ü Le remboursement en capital de l’annuité de la dette à échoir de l’exercice doit être
exclusivement couvert par les ressources propres.
( cf. p 228 et 229 de l’instruction budgétaire et comptable M 14)
ü L’équilibre doit être réalisé par section.
ü Lorsque l’exécution du budget du dernier exercice connu (CA) a fait apparaître un
déficit, l’équilibre du budget (BP ou BS) n’est réputé assuré que s’il prévoit les mesures
nécessaires pour résorber ce déficit.
Enfin, toutes les dépenses obligatoires prévues aux articles L 2321-2 et 3 du Code Général des
Collectivités Territoriales correctement évaluées doivent figurer au budget.
1.2.4. Définition des restes à réaliser :
Les résultats d’un exercice budgétaire figurant au compte administratif sont constitués d’une
part, de l’excédent ou du déficit de chacune des sections et d’autre part, des restes à réaliser en
dépenses et en recettes.
Selon l’article 62 du décret : En fin d’exercice, il est donc nécessaire d’établir un état des
dépenses engagées non mandatées et des recettes certaines restant à encaisser, arrêté au
31 décembre de l’exercice et joint au Compte Administratif.
Ces restes à réaliser seront repris au budget de l’exercice suivant, en même temps que les
résultats d’exécution.
Le cas échéant, il convient de le notifier dans un état avec la mention « NEANT».
1.2.4.1 En section d’investissement:
♦ Les restes à réaliser de la section d’investissement arrêtés à la clôture de l’exercice
correspondent aux dépenses engagées non mandatées et aux recettes certaines n’ayant pas
donné lieu à l’émission d’un titre au 31 décembre de l’exercice.
♦ L’état des dépenses engagées non mandatées est accompagné d’un état des restes à
réaliser en recette faisant apparaître le financement prévu de façon certaine mais restant
à réaliser pour couvrir les dépenses en cause. Ces restes sont à justifier auprès du préfet.
1.2.4.2 En section de fonctionnement
Il est rappelé que les ouvertures de crédits ayant une portée strictement annuelle, tout crédit
qui n’a pas fait l’objet d’un engagement au cours de l’année civile tombe automatiquement.
♦ Les restes à réaliser de la section de fonctionnement arrêtés à la clôture de l’exercice
correspondent aux dépenses engagées non mandatées et non rattachées ainsi qu’aux
recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre et non rattachées au 31
décembre de l’exercice. Ils sont reportés au budget de l’exercice suivant.
♦ Comme en investissement, les restes à réaliser de la section de fonctionnement doivent
faire l’objet d’un état établi par l’ordonnateur et joint au compte administratif.1.2.5. Les emprunts :
La procédure suivante permet d’éviter les problèmes de dernière minute pour le
remboursement de ce dit emprunt.
q Tout emprunt doit avoir fait l’objet au préalable, d’une autorisation d’ouverture de crédits
par une inscription budgétaire soit au budget, soit au budget supplémentaire, ou encore par
une décision modificative.
q Consultation de différents organismes de crédit.
q La décision d’emprunter relève du Conseil Syndical et doit, de ce fait, être considérée par
une délibération indiquant les conditions de réalisation de l’emprunt ainsi que ses conditions
financières.
q La délibération doit comporter :
Ø le montant du capital emprunté
Ø la durée d’amortissement
Ø les conditions du taux d’intérêt
Ø les conditions de remboursement normal ou anticipé
Ø l’autorisation pour le Président de signer le contrat d’emprunt.
Ø l’établissement prêteur.
q Cette délibération doit être transmise à la Préfecture pour qu’elle soit rendue exécutoire
par le représentant de l’état antérieurement à la signature du contrat qui doit également,
être accompagné du tableau d’amortissement.
q Signature du contrat de prêt en 2 exemplaires originaux.
q Transmission de ces 2 exemplaires à la Préfecture pour exécution.
q Mentionner sur la délibération la décision d’emprunter, vérifier si les crédits sont
suffisamment ouverts sur le budget ou le cas échéant sur une décision modificative.
q Les délibérations du Conseil Syndical doivent respecter un certain formalisme sous peine
de nullité.1.2.6 Les délibérations en général
Elles doivent être systématiquement établies sur du papier à « entête » de
l’association. L’union possède des délibérations « type ». Elles peuvent être diffusées par
courrier, télécopie, courrier électronique ou même être téléchargées par internet.
Elles sont systématiquement signées par le Président et contre signées par un membre
du Syndicat. La feuille de présence émargée et dûment renseignée pour les représentés doit être
annexée aux actes.
Il convient de se référer au paragraphe 1.2.1.2 de ce document afin de déterminer si la
délibération doit faire l’objet d’un affichage ou d’une notification, ou encore si elle doit être
transmise au Préfet.
Dans tous les cas un exemplaire de chaque délibération est transmis à votre Union
pour la Gironde.
En ce qui concerne les délibérations ayant une incidence financière, celles ci doivent
obligatoirement comporter :
Ø le montant de la dépense à effectuer ou de la recette à encaisser
Ø le compte ou l’article budgétaire concerné,
Ø l’objet de la dépense (indemnités, travaux …).
Ø le nom de la raison sociale du bénéficiaire :
ü pour des indemnités de secrétariat (nommer le nom de la personne concernée)
ü pour les travaux (le nom de l’entreprise, la nature des travaux, le nom de la piste, du
pont ou du lieu dit concerné)
ü le mode de financement (emprunt, autofinancement, subvention et nature des
financeurs et bien sûr le programme rattaché à la subvention)
Attention assurez-vous que votre budget couvre la dépense. Le cas échéant, il
faudra établir une décision modificative.2 . LE BUDGET
2. LE BUDGET
Ø Il est rappelé que le Budget doit être affiché pendant 15 jours (annexe N°1) au siège de
l’ASA accompagné d’un rapport explicatif (annexe N° 3).
Ø Pour établir le budget, il convient d’utiliser la maquette jointe (annexe N° 4).
(A votre demande, votre Union vous fournit une maquette informatique élaborée à partir du
logiciel Excel.)
Ø Le budget devra être complété d’une écriture lisible, sans rature, ni surcharge, sans quoi il
sera rejeté immédiatement.
Ø Le budget devra obligatoirement comporter à la dernière page l’arrêté des signatures ainsi
que la feuille de présence dûment émargée. (annexe N° 6).
Conformément aux dispositions de l’article 27 du décret, « le conseil syndical ne
délibère valablement que lorsque plus de la moitié de ses membres est présent ou représenté ».
L’Article 24 du décret précise qu’« une même personne ne peut détenir un nombre
de pouvoirs supérieur au cinquième des membres en exercice ».
Lorsqu’un membre du conseil syndical donne pouvoir au président ou à tout autre
membre, cette action doit être mentionnée clairement. La personne qui représente un membre
lors de la réunion doit signer sur la feuille de présence. Tout pouvoir d’un tiers à un autre tiers
doit faire l’objet d’un courrier, dans le cas où l’on exercerait un contrôle du vote.
En outre, les annexes « Etat de la dette » et « Amortissements et provisions » et
« restes à réaliser » devront être complétées si nécessaire ou porter la mention « Néant ».
Ø Une délibération du Conseil Syndical adoptant le budget et arrêtant le montant de la
section de fonctionnement et de la section d’investissement devra être jointe au
budget. (annexe N° 5).
Ø Le budget (annexe N° 4) et la délibération précitée devront être transmis en 4
exemplaires originaux selon la procédure habituelle, sous couvert de l’Union pour les
ASA de Gironde, qui les adressera à la Préfecture ou encore à l’Union ou à la
Préfecture pour les autres départements.
Ø La Préfecture se chargera de produire un récépissé de réception des documents et le
transmettra à l’Union qui se chargera de répercuter l’information aux ASA avec les
documents (pour la Gironde) ou selon les mêmes habitudes pour les autres Unions.3. LE COMPTE ADMINISTRATIF
3. COMPTE ADMINISTRATIF
Ø Lors de la séance du Conseil Syndical consacrée au vote du Compte administratif,
l’assemblée délibérante doit également adopter le compte de gestion établi par le
comptable.
Ø Il est rappelé que le Président doit présenter les résultats de l’exercice, et le rapport
explicatif (annexe N° 12).
Ø Le compte administratif devra être établi conformément à la maquette ci-jointe
(annexe N° 13).
(A votre demande, votre Union vous fournit une maquette informatique élaborée avec le
logiciel Excel.)
Ø Il devra être complété :
A la dernière page, comme indiqué pour le budget, et comporté de la même façon les états
annexes (dette – amortissements et provisions- états des restes à réaliser).
Ø Il devra obligatoirement être accompagné :
- du compte de gestion ou d’une balance certifiée par le comptable (avec le tableau A14
tableau des résultats N - 1, résultats de clôture à la fin de l’exercice et du cumul des
résultats).
- de la délibération adoptant le compte de gestion, (annexe N° 15).
- de la délibération approuvant le compte administratif, (annexe N° 14).
- de la délibération d’affectation de résultat à laquelle sera jointe la fiche de résultat de
l’exercice. (annexe N° 07).
Ø Les restes à réaliser devront faire l’objet d’un état signé de l’ordonnateur et être
justifiés. S’il n’y a pas de Restes à Réaliser un état barré de la mention NEANT doit être
joint. (Cf. paragraphe 1.2.4 de ce guide)
Ø Le compte administratif ainsi que les délibérations précitées devront être transmis avec
la feuille de présence émargée en 4 exemplaires originaux à l’Union pour les ASA de
Gironde qui les adressera à la Préfecture ou selon les mêmes habitudes des autres
départements.
Le compte de gestion que vous transmettez avec les documents
budgétaires vous sera retourné après vérification des documents par le Préfet.
N.B. : sans le compte de gestion l’Union de Gironde se réserve le droit de mettre
en attente la totalité des documents.4. LE ROLE DES COTISATIONS
4. ROLE DES COTISATIONS
Le rôle des cotisations devra être établi de la façon suivante, à savoir :
4.1 Dans la présentation générale :
§ Le nom de l’ASA
§ L’année du rôle
§ Le taux à l’hectare
§ Le droit fixe,
§ Le minimum de perception s’il y a lieu,
§ Le numéro d’ordre du rôle
4.2 Dans le fond :
§ Le détail du calcul des cotisations ou encore l’assiette de calcul des
cotisations (annexe N° 8).
( nombre d’hectare x Taux à l’hectare + le droit fixe = cotisation
§ Mention des natures de sols imposés et le minimum de surface.
§ Et en dernière page, un récapitulatif. Ce récapitulatif devra être transmis en
4 exemplaires. (annexe N° 09).
Il devra comporter :
Ø le nombre de propriétaires
Ø le nombre d’hectares total
Ø le montant du rôle
Ø les natures de sol
Ø et les minimum de surface.
Ce feuillet sera signé par le président de l’ASA et sera apposer du cachet de
l’ASA. Le Président est le seul à rendre exécutoire le rôle. Il sera transmis à la
Préfecture pour information afin de vérifier la sincérité de la recette inscrite
au Budget.
PS : Nous vous rappelons que seul un exemplaire du rôle suffit. Cependant nous
vous demandons 4 exemplaires du récapitulatif du rôle.5. LE CONSEIL SYNDICAL
5. LE CONSEIL SYNDICAL 5.1 Le Syndicat 5.1.1 Désignation Article 21 de l’Ordonnance Le syndicat est composé de membres élus par l’assemblée des propriétaires en son sein dans les conditions fixées par ses statuts. Peut être membre du syndicat tout propriétaire membre de l’association ou son représentant. Article 22 du décret) l’assemblée des propriétaires élit les membres titulaires et suppléants pour une durée et selon des modalités de scrutin fixées par les statuts. Article 24 du décret « Un membre du syndicat peut se faire représenter en réunion de syndicat par l’une des personnes suivantes : 1o Un autre membre du syndicat ; 2o Son locataire ou son régisseur ; 3o En cas d’indivision, un autre co-indivisaire ; 4o En cas de démembrement de la propriété et selon les modalités de mise en oeuvre des dispositions du deuxième alinéa de l’article 3 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée, l’usufruitier ou le nu-propriétaire. Le mandat de représentation est écrit et ne vaut que pour une seule réunion. Il est toujours révocable. Une même personne ne peut détenir un nombre de pouvoirs supérieur au cinquième des membres en exercice du syndicat. Dans les conditions fixées par les statuts Article 25 du décret, le membre titulaire du syndicat qui est démissionnaire, qui cesse de satisfaire aux conditions d’éligibilité ou qui est empêché définitivement d’exercer ses fonctions est remplacé par un suppléant jusqu’à ce qu’un nouveau titulaire soit élu pour la durée du mandat restant à courir. Un membre du syndicat absent sans motif reconnu légitime lors de trois réunions consécutives peut être déclaré démissionnaire par le président ». 5.1.2 Son Rôle (Article 26 du décret) Le syndicat délibère notamment sur : a) Les projets de travaux et leur exécution ; b) Les catégories de marchés qui, en raison de leur nature ou du montant financier engagé, doivent lui être soumis pour approbation et celles dont il délégue la responsabilité au président ; c) Le budget annuel et le cas échéant le budget supplémentaire et les décisions modificatives d) Le rôle des redevances syndicales et les bases de répartition des dépenses entre les membres de l’association prévues au II de l’article 31 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée ; e) Les emprunts dans la limite du montant fixé par l’assemblée des propriétaires en application de l’article 20 de la même ordonnance ; f) Le compte de gestion et le compte administratif ; g) La création des régies de recettes et d’avances dans les conditions fixées aux articles R. 1617-1 à R. 1617-18 du code général des collectivités territoriales ; h) L’autorisation donnée au président d’agir en justice. Article 27 du décret Le syndicat délibère valablement lorsque plus de la moitié de ses membres sont présents ou représentés. Lorsque cette condition n’est pas remplie, le syndicat est à nouveau convoqué sur le même ordre du jour dans des délais fixés par les statuts. Il délibère alors valablement sans condition de quorum. Les délibérations sont adoptées à la majorité des voix des membres du syndicat présents et représentés. En cas de partage égal, celle du président est prépondérante.
Les délibérations sont signées par le président et un autre membre du syndicat. La feuille de présence (annexe N° 6) signée est annexée aux délibérations, qui sont conservées dans les conditions prévues à l’article 43 du décret. 5.2 Le Président 5.2.1 Désignation (Article 22 de l’Ordonnance) Le président et le vice-président sont élus par le syndicat parmi ses membres dans les conditions prévues par les statuts de l’association. Leur mandat s’achève avec celui des membres du syndicat. Le syndicat peut les révoquer en cas de manquement à leurs obligations. Le vice-président remplace le président en cas d’absence ou d’empêchement. 5.2.2 Son rôle (Article 23 de l’Ordonnance) Le président prépare et exécute les délibérations de l’assemblée des propriétaires et du syndicat. Il en convoque et préside les réunions. Il est le chef des services de l’association et son représentant légal. Il en est l’ordonnateur. Il peut déléguer certaines de ses attributions à un directeur nommé par lui et placé sous son autorité. Le président élabore, dans des conditions fixées par le décret en Conseil d’Etat prévu à l’article 62, un rapport sur l’activité de l’association (annexes N° 3 et N° 12) et sa situation financière (annexe N° 13). Article 28. - Outre les compétences qu’il tient de l’article 23 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée, le président prend tous actes de préparation, de passation, d’exécution et de règlement des marchés de travaux, de fournitures et de services qui lui sont délégués par le syndicat dans les conditions prévues à l’article 26 du décret (cf. rôle du syndicat). Il est la personne responsable des marchés. Par délégation de l’assemblée des propriétaires, il modifie les délibérations prises par elle lorsque le préfet en a fait la demande dans les conditions prévues à l’article 40. Il rend compte de ces modifications lors de la plus proche réunion ou consultation écrite de l’assemblée des propriétaires. Il constate les droits de l’association syndicale autorisée et liquide les recettes. Il prépare et rend exécutoires les rôles (cf paragraphe 1.2.2.4 et 4.2 de ce guide). Il tient la comptabilité de l’engagement des dépenses dans les conditions fixées par l’arrêté interministériel pris pour l’application de l’article L. 2342-2 du code général des collectivités territoriales. A l’exception du comptable dont les modalités de nomination sont prévues à l’article 65 du décret, il recrute, gère et affecte le personnel. Il fixe les conditions de sa rémunération. Le vice-président supplée le président absent ou empêché. Article 29 du décret - Le président et le vice-président perçoivent une indemnité à raison de leur activité si l’assemblée des propriétaires en décide ainsi par une délibération qui en fixe le principe et le montant pour la durée de leur mandat.
6. L’ASSEMBLEE GENERALE
6. L ASSEMBLEE DES PROPRIETAIRES Article 19 de l’ordonnance L’assemblée des propriétaires d’une association syndicale autorisée réunit les propriétaires dans le respect des dispositions statutaires qui peuvent définir un seuil d’intérêt minimum permettant d’y siéger. Les propriétaires n’atteignant pas individuellement ce seuil peuvent se réunir pour se faire représenter à l’assemblée générale. Un propriétaire peut mandater pour le représenter toute personne de son choix. L’assemblée des propriétaires se réunit en session ordinaire ou extraordinaire et délibère dans des conditions définies par le décret prévu à l’article 19 . 6.1 DESIGNATION Article 17 du décret - A partir de l’état nominatif des propriétaires prévu à l’article 4 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée, le président de l’association dresse la liste des membres de l’assemblée des propriétaires d’après les règles fixées dans les statuts. Article 19 du décret - Le président convoque l’assemblée par courrier envoyé à chaque membre quinze jours au moins avant la réunion et indiquant le jour, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la séance. Les convocations peuvent également être envoyées par télécopie ou courrier électronique ou être remises en main propre. En cas d’urgence, le délai de convocation peut être abrégé à cinq jours. Dans le même délai, le préfet et l’exécutif des communes sur le territoire desquelles s’étend le périmètre de l’association sont avisés de la réunion et de ce qu’ils peuvent y assister ou y déléguer un représentant. Le président vérifie la régularité des mandats donnés par les membres de l’assemblée au plus tard au début de chacune de ses séances. Le mandat de représentation est écrit et ne vaut que pour une seule réunion. Il est toujours révocable. Une même personne ne peut détenir un nombre de pouvoirs supérieur au cinquième des membres en exercice de l’assemblée des propriétaires. Le président désigne à chaque réunion un ou plusieurs secrétaires. L’assemblée des propriétaires délibère valablement quand le total des voix des membres présents et représentés est au moins égal à la moitié plus une du total des voix de ses membres. Lorsque cette condition n’est pas remplie, l’assemblée est à nouveau convoquée sur le même ordre du jour dans des délais fixés par les statuts. L’assemblée délibère alors valablement sans condition de quorum. Les délibérations sont adoptées à la majorité des voix des membres présents et représentés. En cas de partage égal, la voix du président est prépondérante. Sauf dispositions contraires prévues par les statuts, le vote a lieu au scrutin secret à la demande du tiers des voix des membres présents et représentés.
6.2 SON ROLE (Article 20 de l’Ordonnance) L’assemblée des propriétaires élit les membres du syndicat ainsi que leurs suppléants et délibère sur : a) Le rapport prévu à l’article 23, lors de sa session ordinaire ; (annexe N°3) b) Le montant maximum des emprunts qui peuvent être votés par le syndicat et les emprunts d’un montant supérieur ; c) Les propositions de modification statutaire ou de dissolution dans les hypothèses prévues aux articles 37 à 40 ; d) L’adhésion à une union ou la fusion avec une autre association syndicale autorisée ou constituée d’office ; e) Toute question qui lui est soumise en application d’une loi ou d’un règlement. Article 18 du décret - Le président convoque l’assemblée des propriétaires selon la périodicité prévue par les statuts. Il la convoque également sur demande du syndicat, du préfet ou de la majorité de ses membres dans les cas prévus à l’article 20 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée, sur demande du préfet ou de la majorité de ses membres lorsqu’il s’agit de mettre fin prématurément au mandat des membres du syndicat. L’assemblée est également convoquée lorsqu’il y a lieu de faire application de l’article 25 du présent décret. A défaut pour le président de procéder aux convocations auxquelles il est tenu, le préfet y pourvoit d’office aux frais de l’association. Les statuts peuvent prévoir que sauf lorsqu’elle procède à l’élection du syndicat l’assemblée délibère par voie de consultation écrite de ses membres. Toutefois l’assemblée délibère en réunion lorsque le préfet, le tiers de ses membres ou la majorité du syndicat le demande dans le délai de quinze jours à compter de la réception du courrier soumettant une délibération à la consultation écrite. Ce courrier mentionne cette possibilité et le délai dans lequel la demande doit être faite. Les statuts peuvent également prévoir que le vote par correspondance est admis pour l’élection des membres du syndicat. Toute délibération est constatée par un procès-verbal signé par le président et indiquant le résultat des votes. Le texte de la délibération soumise au vote y est annexé. Si la délibération a eu lieu en réunion de l’assemblée des propriétaires, le procès-verbal indique également la date et le lieu de la réunion. Il lui est annexé la feuille de présence. S’il a été procédé à une consultation écrite, la réponse de chaque membre est annexée au procès- verbal. Article 21 du décret - Le rapport prévu à l’article 23 de l’ordonnance du 1er juillet 2004 susvisée est établi chaque année par le président et analyse notamment le compte administratif. Tout membre de l’association qui en fait la demande peut en avoir communication au siège de l’association, ainsi que, le cas échéant, lors d’une réunion de l’assemblée des propriétaires. Le rapport est transmis au préfet.
ANNEXES
Liste des annexes Annexe N° 1 AFFICHAGE BUDGET ET COTISATIONS Annexe N° 2 PROJET DE BUDGET Annexe N° 3 RAPPORT EXPLICATIF POUR L’EXERCICE Annexe N° 4 BUDGET Annexe N° 5 DELIBERATION BUDGET Annexe N° 6 FEUILLE DE PRESENCE Annexe N° 7 DELIBERATION D AFFECTATION DE RESULTAT Annexe N° 8 DELIBERATION COTISATIONS Annexe N° 9 RECAPITULATIF DU ROLE Annexe N° 10 AFFICHAGE COMPTE ADMINISTRATIF Annexe N° 11 SYNTHESE DU COMPTE ADMINISTRATIF Annexe N° 12 RAPPORT EXPLICATIF SUR L EXERCICE Annexe N° 13 COMPTE ADMINISTRATIF Annexe N° 14 DELIBERATION DU COMPTE ADMINISTRATIF Annexe N° 15 DELIBERATION DU COMPTE DE GESTION.
J.O n° 152 du 2 juillet 2004 page 12046 texte n° 13
Décrets, arrêtés, circulaires
Textes généraux
Ministère de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales
Ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004 relative aux associations syndicales de
propriétaires
NOR: INTX0400093R
TITRE Ier DISPOSITIONS COMMUNES...........................................................................30
TITRE II DES ASSOCIATIONS SYNDICALES LIBRES ..................................................32
TITRE III DES ASSOCIATIONS SYNDICALES AUTORISÉES.......................................32
Chapitre Ier Création ........................................................................................................32
Chapitre II Organes et fonctionnement..............................................................................34
Section 1 Les organes ...................................................................................................34
Section 2 Fonctionnement de l’association syndicale ....................................................35
Section 3 Réalisation des travaux et ouvrages ...............................................................36
Chapitre III Dispositions financières .................................................................................37
Chapitre IV Modification des conditions initiales et dissolution ........................................38
Section 1 Modification des conditions initiales .................................................................38
Section 2 Dissolution ........................................................................................................39
TITRE IV DES ASSOCIATIONS SYNDICALES CONSTITUÉES D’OFFICE ..................40
TITRE V UNION ET FUSION ............................................................................................40
TITRE VI DISPOSITIONS RELATIVES AUX ASSOCIATIONS RÉGIES PAR DES
TEXTES PARTICULIERS ..................................................................................................41
Chapitre Ier Dispositions relatives aux syndicats d’assainissement des voies privées ........41
TITRE VII DISPOSITIONS DIVERSES ET TRANSITOIRES ...........................................47
TITRE VIII DISPOSITIONS PARTICULIÈRES RELATIVES À MAYOTTE ET AUX ÎLES
WALLIS ET FUTUNA ........................................................................................................49
Le Président de la République,
Sur le rapport du Premier ministre et du ministre de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des
libertés locales,
Vu la Constitution, notamment son article 38 ;
Vu le code de commerce ;
Vu le code de la construction et de l’habitation, notamment son article L. 214-5 ;
Vu le code de l’environnement ;
Vu le code de l’expropriation pour cause d’utilité publique ;
Vu le code forestier ;
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code des juridictions financières, notamment son article L. 211-2 ;Vu le code rural ;
Vu le code du travail ;
Vu le code de l’urbanisme ;
Vu le code de la voirie routière, notamment son article L. 162-6 ;
Vu l’article 2 de la loi du 13 décembre 1902 concernant les mesures à prendre contre les
incendies des forêts ;
Vu la loi du 22 juillet 1912 relative à l’assainissement des voies privées, modifiée par
l’ordonnance n° 58-928 du 7 octobre 1958, l’ordonnance n° 59-71 du 7 janvier 1959 et la loi
n° 89-413 du 22 juin 1989 ;
Vu la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifiée fixant le statut de la copropriété des
immeubles bâtis, notamment ses articles 19 et 20 ;
Vu la loi n° 84-595 du 12 juillet 1984 définissant la location-accession à la propriété
immobilière, modifiée par la loi n° 93-949 du 26 juillet 1993 et la loi n° 94-624 du 21 juillet
1994, notamment son article 33 ;
Vu la loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 modifiée relative à la maîtrise d’ouvrage publique et à
ses rapports avec la maîtrise d’oeuvre privée ;
Vu la loi n° 2003-591 du 2 juillet 2003 habilitant le Gouvernement à simplifier le droit,
notamment ses articles 12 et 36 ;
Vu la lettre de saisine du conseil général de Saint-Pierre-et-Miquelon du 19 mai 2004 ;
Vu la lettre de saisine du conseil général de Mayotte du 18 mai 2004 ;
Vu la lettre de saisine de l’assemblée territoriale des îles Wallis et Futuna du 27 mai 2004 ;
Le Conseil d’Etat entendu ;
Le conseil des ministres entendu,
Ordonne :
TITRE Ier DISPOSITIONS COMMUNES
Article 1
Peuvent faire l’objet d’une association syndicale de propriétaires la construction ou l’entretien
d’ouvrages ou la réalisation de travaux en vue :
a) De prévenir les risques naturels ou sanitaires, les pollutions et les nuisances ;
b) De préserver, de restaurer ou d’exploiter des ressources naturelles ;
c) D’aménager ou d’entretenir des cours d’eau, lacs ou plans d’eau, voies et réseaux divers ;
d) De mettre en valeur des propriétés.
Article 2Les associations syndicales de propriétaires sont libres, autorisées ou constituées d’office.
Les associations syndicales libres sont des personnes morales de droit privé régies par les
dispositions du titre II de la présente ordonnance.
Les associations syndicales autorisées ou constituées d’office ainsi que leurs unions sont des
établissements publics à caractère administratif, régis par les dispositions des titres III à V de
la présente ordonnance et par l’article L. 211-2 du code des juridictions financières.
Article 3
Les droits et obligations qui dérivent de la constitution d’une association syndicale de
propriétaires sont attachés aux immeubles compris dans le périmètre de l’association et les
suivent, en quelque main qu’ils passent, jusqu’à la dissolution de l’association ou la réduction
de son périmètre.
En cas d’usufruit, le nu-propriétaire est seul membre de l’association. Il informe l’usufruitier
de la création ou de l’existence de l’association et des décisions prises par elle. Il peut
toutefois convenir avec l’usufruitier que celui-ci prendra seul la qualité de membre de
l’association et l’informera des décisions prises par celle-ci.
Lors de la mutation d’un bien compris dans le périmètre d’une association syndicale, avis de
la mutation doit être donné, dans les conditions prévues à l’article 20 de la loi n° 65-557 du 10
juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, à l’association qui peut faire
opposition dans les conditions prévues audit article pour obtenir le paiement des sommes
restant dues par l’ancien propriétaire.
Article 4
Le président de l’association syndicale de propriétaires tient à jour l’état nominatif des
propriétaires des immeubles inclus dans le périmètre de celle-ci ainsi que le plan parcellaire.3
A cet effet, toute mutation de propriété d’un immeuble inclus dans le périmètre de
l’association lui est notifiée par le notaire qui en fait le constat.
Le propriétaire d’un immeuble inclus dans le périmètre d’une association syndicale de
propriétaires doit, en cas de transfert de propriété, informer le futur propriétaire de cette
inclusion et de l’existence éventuelle de servitudes. Il doit informer le locataire de cet
immeuble de cette inclusion et de ces servitudes.
Article 5
Les associations syndicales de propriétaires peuvent agir en justice, acquérir, vendre,
échanger, transiger, emprunter et hypothéquer sous réserve de l’accomplissement des
formalités de publicité prévues selon le cas aux articles 8, 15 ou 43.
Article 6
Les créances de toute nature d’une association syndicale de propriétaires à l’encontre d’un de
ses membres sont garanties par une hypothèque légale sur les immeubles de ce membre
compris dans le périmètre de l’association.
Les conditions d’inscription et de mainlevée de cette hypothèque sont celles prévues aux trois
premiers alinéas de l’article 19 de la loi du 10 juillet 1965 précitée.
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