GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET - Jeunes.gouv.fr
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GUIDE METHODOLOGIQUE DE LA CONDUITE DE PROJET
Avant-propos
e guide méthodologique présente une approche globale et concrète
C des différentes étapes de la conduite de projet. Il s’adresse aux
prescripteurs – professionnels ou responsables associatifs en charge
de l’accueil, de l’information, de l’accompagnement des jeunes – mais aussi, et
avant tout, aux jeunes eux-mêmes.
Ce document cible plus précisément des jeunes investis dans des projets
pouvant déboucher sur une insertion professionnelle, voire une création
d’activité économique, accompagnés notamment dans le cadre de Défi Jeunes.
Il s’agit donc bien souvent des jeunes les plus âgés parmi ceux que le ministère
de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative a la volonté d’aider dans leurs
engagements et leurs prises d’initiatives.
D’autres jeunes, soit parce qu’ils sont moins âgés (mineurs notamment), soit
parce que leur projet ne nécessite pas d’être très structuré pour aboutir, ont
besoin d’un appui pédagogique d’une autre nature.
C’est à ce titre que le programme « Envie d’agir » produit des outils destinés
aux éducateurs et aux jeunes eux-mêmes, afin de les aider dans leur envie de
réaliser un projet ayant un sens pour eux et un intérêt pour la collectivité :
projets de proximité, souvent issus d’une idée simple mais exemplaire sur des
plans aussi divers que la citoyenneté, l’environnement, la culture ou la cohésion
sociale, et qui ont pour vertu première d’aider les jeunes qui les portent à
(re)prendre confiance en eux pour mieux donner à la société. Le guide « Du
projet à l’action – petit carnet de bord à l’usage des jeunes et des éducateurs »
répond plus précisément à cette démarche. Il est disponible par simple
téléchargement sur le site www.enviedagir.fr et sur le site
www.pro.enviedagir.fr.
3INTRODUCTION
MONTER UN PROJET Petite vue d’ensemble pour commencer :
sachez que tout projet comporte cinq
OU CONDUIRE UNE ACTION dimensions :
DU PAREIL AU MEME
Une dimension personnelle
Sans même en avoir conscience, UNE VRAIE DEMARCHE D’APPRENTISSAGE
nous sommes régulièrement en La 1ère et la plus évidente. Il s’agit de votre idée, ce que
situation de projet. vous allez mettre de vous-même, ce que vous allez
Tous les projets sont dans la nature, à découvrir de vous-même et des autres.
tous les âges, dans tous les domaines,
comme organiser une fête, partir en Une dimension sociale
vacances sans les parents, monter un UN PROJET NE SE MONTE JAMAIS SEUL, VOUS AUREZ
groupe de musique, agir avec les BESOIN DES AUTRES
pays en voie de développement, Vous ne vivez pas dans une bulle. Votre action s’inscrit
créer son propre emploi, voire sa nécessairement dans un environnement plus ou moins
propre entreprise….. éloigné du vôtre. Vous allez entrer en relation avec lui,
engager le dialogue, développer de nombreux contacts.
Monter un projet c’est tout
simplement se fixer un objectif et se Une dimension technique
donner les moyens de l’atteindre. PARTEZ DU BON PIED AVEC UNE BONNE ORGANISATION
Il s’agit de tous les aspects matériels et concrets du projet
L’objectif de qu’il faut posséder et maîtriser.
ce petit guide est :
De vous faire bénéficier de Une dimension économique
l’expérience de milliers de PAS DE PROJET SANS BUDGET, QUI PLUS EST CRÉDIBLE
lauréats Défi Jeunes qui ont été Tout le monde le sait, l’argent est le nerf de l’action.
jusqu’au bout de leur idée avec le Votre projet a un coût (il faudra trouver les financements
soutien du ministère de la nécessaires) mais il peut aussi être créateur de richesses.
Jeunesse, des Sports et de la Vie
associative et de nombreux Une dimension temporelle
partenaires. POUR CONSTRUIRE SOLIDE, IL FAUT DU TEMPS.
De vous donner les principaux A moins d’une baguette magique, rien ne se construit en un
points de repères qui vous claquement de doigts. Un projet a un début, un milieu et
permettront de commencer à une fin. Il peut se prolonger, se développer, se pérenniser.
réfléchir sérieusement au projet Savoir agir dans l’urgence sans se précipiter : un vrai défi.
que vous avez en tête.
4INTRODUCTION
A garder en tête : 4. Tout projet est évolutif, comme vous, il
est vivant, il change et il grandit.
1. Ne sous-estimez pas la phase de préparation, 5. Pas d’autocensure a priori. Vous ne pouvez
elle est essentielle. Se poser toutes les bonnes pas savoir ce qui sortira en fin de compte de
questions, c’est déjà entrevoir les solutions ou la marmite, tous les jours l’impossible est
les impasses. en cours…
2. N’hésitez surtout pas à demander conseil.
De nombreux professionnels sont là pour
vous accompagner et vous aider à réaliser votre
projet.
LES PRINCIPAUX INGREDIENTS
3. C’est en « forgeant que l’on devient DONT VOUS AUREZ BESOIN POUR
forgeron », les anglo-saxons disent « learning
by doing » ce qui signifie en clair que vous
CONDUIRE VOTRE PROJET :
avez le droit à l’erreur, à charge pour vous d’en
tirer les enseignements pour aller plus loin. Une bonne dose d’imagination et de
créativité : osez !
Une réelle ouverture d’esprit et beaucoup
ns
Justement parlo d’écoute.
de la méthode,
voici les De l’audace et du réalisme, c’est-à-dire une
apes de la prise de risque raisonnée.
10 principales ét
conduite de proj
et : Une détermination sans faille : croyez en
1. Clarifier l’idée. vous et en votre projet.
2. Faire l’état des
lieux. Une patience à toute épreuve.
3. Elaborer le budg
et prév ision nel. Du travail, encore du travail.
4. Formalise r le pr oj et. Un questionnement critique permanent.
5. Trouver des pa
rte na ire s. Ce qu’il faut de méthode et d’organisation.
an d’ ac tion.
6. Bâtir le pl
7. Communiquer.
et.
8. Réaliser le proj N ’ o u b l i e z p a s l e j o k e r, l a m é t h o d e G B S
re co m pt e. (Gros Bon Sens) chère aux Québécois.
9. Evaluer et rend
ge r l’acti on .
10. Prolon
Bonne route…
5ETAPE 1
CLARIFIER L’IDEE
A QUOI ÇA SERT ? Par exemple :
A savoir ce que vous voulez et où vous voulez aller
C’est le B A BA, le point de départ à ne louper sous aucun prétexte :
OBJECTIFS : QUOI ?
vous devez savoir ce que vous voulez réellement et précisément FINALITES : POURQUOI ?
faire, pour pouvoir ensuite construire le chemin qui vous y conduira
dans les meilleures conditions.
Organiser un concert pour les groupes de
ma ville.
- Pour créer une animation pour les jeunes.
- Pour offrir une 1ère scène à des groupes et
les aider à se faire connaître.
Commencez par répondre à ces deux - Pour découvrir les métiers du spectacle.
questions :
Qu’est-ce que je veux faire ? (QUOI ?)
Qu’est-ce que j’en attends ? Pour moi, pour
les autres… ? (POURQUOI ?) Monter un centre de santé au Mali.
- Pour participer au développement des
pays du Sud par solidarité.
Ne vous y trompez pas, répondre à ces deux
petites questions peut prendre un certain
temps. Mais plus vous serez clair dans votre tête
plus vite vous avancerez ensuite. Monter une activité de soutien scolaire
dans mon village.
- Pour créer mon propre emploi.
Concrètement, cela doit se traduire par des - Pour faire un travail que j’aime près de
objectifs et des finalités. chez moi.
6ETAPE 1
CLARIFIER L’IDEE
A garder en tête : Vous savez maintenant, dans les grandes lignes,
ce que vous voulez faire et pourquoi vous
L’exercice irremplaçable du « grattage de voulez le faire. Il est temps de tester votre idée
méninges » favorise l’expression de tout ce auprès de votre entourage, de vos amis,
qui vous trotte dans la tête. Cette méthode des professionnels du sujet ou de l’accompa-
permet de « voir large et complet » et, en gnement de projet.
particulier, de mettre à jour des objectifs que C’est une phase très importante. Elle vous
vous n’aviez pas identifiés à priori. apportera le premier regard extérieur dont
vous avez besoin pour vérifier si votre idée tient
Les projets peuvent avoir plusieurs objectifs : la route, avancer dans votre projet, commencer
des principaux et des secondaires. Il faut à lui donner vie.
donc faire le tri entre ce qui est vraiment
important et ce qui l’est moins, et faire
ensuite les choix qui en découlent. Vous devez pouvoir décrire en cinq lignes maxi-
mum votre projet, en envisageant d’ores et
Il est plus facile d’aller du concret à l’abstrait, déjà le moment et le lieu de sa réalisation.
des objectifs aux finalités, de l’action au sens
que vous lui donnez.
, pour
Résumons-nous
L’objectif est un résultat à atteindre, non une clarifier votre id
ée il faut :
tâche. Il doit être concret, mesurable, daté et
localisé. estions du quoi
1. Vous poser les qu
et du pourquoi.
Un objectif peut avoir des finalités
2. Les approfondi
r par une séance
différentes. Là aussi, il faut choisir car « qui méninges ».
de « grattage de
trop embrasse, mal étreint ». sser les objectifs
3. Démêler et cla
r ordre d’impor-
et les finalités pa
tance.
4. Tester l’idée.
un 1er descriptif
5. Fixer par écrit
projet.
sommaire de votre
projet, ce sera en
6. Nommer votre
n ac te de na is-
qu el qu e so rte so
sance.
7ETAPE 2
FAIRE L’ETAT DES LIEUX
A QUOI ÇA SERT ? Quels sont les moyens dont je dispose ?
Autofinancement, compétences,disponibilité,
A savoir où vous mettez les pieds, à connaître vos atouts et vos fai- carnet d’adresses, expérience préalable…
blesses. Quels sont les moyens qui me manquent ?
Matériels, humains, financiers…
Il s’agit d’une étape incontournable qui peut Qui sont les principaux acteurs ? Services
sembler ennuyeuse mais qui vous confortera municipaux, services de l’Etat, associations
dans votre idée, la fera évoluer ou vous la fera locales, entreprises, professionnels… (que
définitivement abandonner. Pourquoi réinventer font-ils ? Quelles sont les ressources dont ils
l’eau chaude ? En allant découvrir et étudier des disposent qui pourraient servir mon projet ?).
projets similaires au vôtre, vous profiterez de l’ex- Qui sont les partenaires potentiels ? Ceux
périence de vos prédécesseurs. Vous gagnerez vers qui je vais aller en priorité.
beaucoup de temps sur la suite des opérations. Quel est l’état de la concurrence ? Qui sont
mes principaux concurrents et qu’est-ce qui
fait la différence ?
Grosso modo, vous devez rechercher
trois grandes catégories d’information :
Qui fait quoi ? Qui sont les principaux
acteurs ? Comme vous le voyez, vous avez
Comment ? Quels sont les méthodes, intérêt à noter précieusement toutes les
les procédures, les réglementations, les outils informations que vous allez collecter.
employés ? Elles sont indispensables pour :
Avec quoi ? Quelles sont les ressources Approfondir et affiner votre projet (quelle
humaines, financières et matérielles à est sa valeur ajoutée ? Qu’est-ce qui fait la
réunir ? différence ? Et quels sont ses « plus » ?).
Construire votre budget.
Préparer l’argumentaire qui vous permettra
Plus concrètement, vous aurez fait le tour de convaincre vos futurs interlocuteurs.
de l’état des lieux si vous êtes en mesure de
répondre aux questions suivantes :
Comment ça marche ? Moyens, coûts, Aller à la découverte de votre environnement
compétences, procédures, réglementations, vous aidera à vous situer. Osez frapper aux portes,
délais… demander des rendez-vous. Vous vous habituerez
Qu’est-ce qui ne marche pas ? La localisation, aux refus et prendrez de plus en plus d’intérêt et
la disponibilité du public, les contraintes de plaisir aux rencontres qui vous attendent.
techniques, juridiques…
8ETAPE 2
FAIRE L’ETAT DES LIEUX
A garder en tête :
Commencez à côté de chez vous : interrogez Demandez conseil auprès de nouveaux
d’abord votre entourage, puis les services de la contacts et allez ainsi de contact en contact,
ville, une association que vous connaissez, le point du plus proche au plus loin.
information jeunesse le plus proche, la direction
départementale de la Jeunesse et des Sports. N’oubliez pas Internet.
Pour vous aider voici un exemple de fiche-contact, afin de vous rappeler tout ce que vous
avez fait, conserver les informations et surtout vous en servir :
FICHE - CONTACT Coordonnées complètes (de la personne)
Nom, Prénom : ................................................................................................... Tel, Fax : ...........................................................................................................................
Adresse : .......................................................................................................................... Organisme : ..............................................................................................................
.............................................................................................................................................................. E-mail :
................................................................................................................................
Contact établi par l’intermédiaire de M./Mme……………………………………
CONTACTS INFORMATIONS SUITES A DONNER
RECUEILLIES / RESULTATS
Téléphone A rappeler :
Le : Date :
Avec :
M/Mme :
Courrier Relance le :
Le :
A:
M/Mme :
Rendez-vous
Le :
Avec :
M/Mme :
9ETAPE 3
ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL
A QUOI ÇA SERT ? Prévoyez une marge d’imprévus d’au moins
8 % de dépenses.
A savoir combien va coûter votre projet (les dépenses) et si vous êtes Dans la colonne des recettes, doivent apparaître
en mesure de réunir les financements nécessaires (les recettes). les ressources dont vous disposez déjà (apport
personnel ou autofinancement…). Pour les
partenariats, précisez s’ils sont acquis, en cours
Le budget prévisionnel doit refléter fidèlement de négociation ou à acquérir.
l’analyse de vos besoins et les ressources que Distinguez les apports en financement direct
vous avez ou que vous comptez réunir pour les ou en nature.
satisfaire. Soyez sûr d’une chose, c’est sur Parce qu’il est évolutif un budget doit
cet élément du dossier que vos interlocuteurs toujours être daté : budget prévisionnel au
jugeront, d’un coup d’œil, du sérieux de votre « 1er avril 2004 »…
motivation et de la rigueur de votre démarche.
Pas de projet sans argent, pas d’argent sans un Exemple de budget prévisionnel simplifié :
minimum de comptabilité, pas de comptabilité Le projet : création d’un local d’initiation à
sans budget prévisionnel écrit. l’informatique pour les jeunes du quartier. Le
local est géré par des bénévoles à son démar-
Vous devez considérer le budget prévisionnel rage, il n’y a donc pas de frais de personnel.
(ou plan de financement) comme un outil à
votre service. Il vous permet de suivre point par
point l’avancement de votre projet. Il évolue Commentaires :
avec lui. Il vous oblige à faire preuve de Le loyer est réduit car le maire a accordé un
réalisme en identifiant toutes les dépenses que tarif préférentiel en échange des travaux de
vous serez amené à faire (merci l’état des lieux). remise en état du local. La différence
apparaît dans la colonne des recettes au titre
Quelques principes à retenir de la participation en nature de la mairie.
impérativement : Idem pour les ordinateurs.
Les recettes et les dépenses doivent toujours être Les lettres d’engagement des partenariats
présentées en colonnes équilibrées (égales). acquis doivent figurer en annexe du dossier.
Chaque dépense (on dit poste) doit être Imaginons que ce budget prévisionnel soit celui
justifiée : pas de chiffres « bidons », pas de de votre projet. Il montre que vous vous
partenaires fantaisistes…Pas d’estimation à investissez personnellement (auto financement
la louche, faites faire des devis ou allez et bénévolat valorisé), que vous avez su
relever les prix dans les magasins. convaincre à la fois des partenaires publics
10ETAPE 3
ELABORER LE BUDGET PREVISIONNEL
Dépenses TTC Euros Recettes TTC Euros
Installation du local Apport financier
Travaux (plomberie, électricité, Autofinancement
peinture, sol) 2 134 € (apport personnel) 732 €
Mise aux normes de sécurité 823 €
Mairie – mobilier (acquis) 1 200 €
Équipement mobilier
(tables, chaises, placards) 1 951 € Conseil général (en cours) 2 000 €
Association MJC (acquis) 915 €
Frais de fonctionnement 1ère année Association des commerçants
Assurance 274 € du quartier acquis) 1 220 €
Électricité 762 € Mairie (50 du loyer) 2 742 €
Loyer et charges (350 x 12mois) 4 200 € Société Ordinafort
Publicité 671 € (50% sur les ordinateurs) 2 400 €
Associations des professeurs
Matériel pour activités (30 heures de cours offertes) 732 €
Achat de 4 ordinateurs Bénévolat valorisé rénovation du
avec les logiciels 4 800 € local (10 jours x 3 personnes x76€) 2 280 €
Documentation, abonnement 600 €
Intervention de professeur
(60 heures x 15€) 900 € RÉSULTAT INTERMÉDIAIRE 14 221 €
Divers, imprévus 1 500 € Reste à trouver (18 615€ - 14 221€) 4 394 €
Total 18 615 € Total 18 615 €
(mairie) et privés, impliqués dans la vie du quartier Autant d’arguments qui plaident en faveur de
(association des commerçants, MJC), que vous votre motivation, du sérieux avec lequel vous
avez pensé à vous entourer des compétences conduisez votre projet et qui devraient vous
nécessaires (professeurs volontaires). permettre de réunir les 4 394€ manquants.
11ETAPE 4
FORMALISER LE PROJET
A QUOI ÇA SERT ? Le dossier de présentation
est bâti sur la trame de ces questions.
C’est l’engagement écrit (visible) de votre détermination à réaliser Il intègre un volet financier et un
votre projet. volet communication. Il doit être :
Court : maximum 12 pages bâties sur la
trame des questions.
C’est une étape essentielle. Elle atteste de Clair : synthétique et aéré (encore des choix
la réalité du projet. Cette formalisation est le à faire…).
préalable à la recherche de partenaires. Vous Vivant : motivant.
avez réuni suffisamment d’éléments pour Crédible : toutes les informations doivent
monter le dossier de présentation de votre être vérifiées et argumentées, notamment
projet. Votre objectif maintenant est de le volet financier.
convaincre, pas de faire de la littérature. Evolutif : adaptable en fonction des
interlocuteurs.
Concrètement vous êtes désormais en mesure
de répondre aux questions suivantes : Vous allez envoyer ou remettre ce dossier à vos
Qui, quoi, pourquoi, pour qui, comment, interlocuteurs. Il vous représente et témoigne
où, combien ? du travail que vous avez déjà effectué et de
votre détermination à réussir. Soignez-le
Qui ? Porteur et origine du projet. sans luxe inutile, la forme sera presque aussi
Pourquoi, Pour qui ? Finalités. importante que le contenu.
Quoi, Où, Quand ? Contenu précis
(description), échéance et localisation du
projet. Exemple de composition de dossier :
Comment ? Approche technique (besoins, Une couverture avec le titre et vos
ressources, compétences...). coordonnées (1 page). Voir plus loin la fiche
Combien ? Approche financière. communication.
12ETAPE 4
FORMALISER LE PROJET
Un court sommaire avec une pagination ou Faites le compte, nous voici déjà à 12 pages
un système de fiches numérotées (1 page). sans les annexes auxquelles il faudra ajouter
La présentation du ou des porteurs du projet une lettre d’introduction si vous envoyez le
et de son origine : QUI ? POURQUOI ? dossier par courrier. 1 page maximum pour dire
(2 pages maxi). qui vous êtes, ce que vous voulez faire et en
Le descriptif du projet : QUOI ? Où ? quoi votre interlocuteur peut y trouver intérêt.
QUAND ? (2 pages maxi). Il est bon qu’elle se termine par une demande
Les moyens à mobiliser : humains, de rendez-vous.
techniques, logistiques, financiers.
COMMENT ? 2 pages maxi en précisant ceux
que vous avez déjà réunis. A garder en tête :
Le budget prévisionnel : COMBIEN ? (1 page).
L’argumentaire (adapté) en direction du Faites relire votre dossier par plusieurs
partenaire : Pourquoi soutenir votre projet ?
personnes avant de le diffuser. Elles vous
Pourquoi lui ? Ce que vous attendez de lui
diront si tout est clair et compréhensible. Ce
et ce qu’il peut attendre de vous en
qui vous semble clair peut ne pas l’être pour
contrepartie (2 pages maxi). quelqu’un qui ne connaît pas le sujet comme
Remarque : avec le budget prévisionnel, c’est vous. Ces personnes relèveront les fautes que
l’une des fiches les plus évolutives du dossier. vous avez oubliées car on en oublie toujours
La communication : ce que vous avez prévu même après relecture !.
de faire pour promouvoir votre projet et vos Travaillez sur ordinateur pour pouvoir faire
partenaires (1 page). évoluer le dossier sans problème.
Les annexes : engagements de soutien déjà La réalisation d’un dossier de présentation
acquis, contacts en cours, articles de presse, et sa diffusion ont un coût : papier et timbres
indications techniques complémentaires, notamment, prévoyez-le au budget
photos, dessins… prévisionnel.
13ETAPE 5
TROUVER DES PARTENAIRES
A QUOI ÇA SERT ? Des conseils et des contacts : mise en relation
avec d’autres partenaires potentiels.
A vous donner les moyens d’aller au bout de votre idée et de réaliser Une caution morale : les encouragements de
votre projet dans les meilleures conditions. vos partenaires sont précieux, surtout si ce
sont des personnalités reconnues.
Vous voici arrivé à la grande épreuve de vérité. U n e a p p ro c h e n o u v e l l e o u d e s p i s t e s
Vous allez confronter votre idée, donc un peu pour développer votre projet à laquelle vous
de vous-même, aux regards critiques de n’aviez pas pensé.
professionnels qui n’ont généralement pas
beaucoup de temps à vous consacrer. C’est
parfois douloureux et exaspérant, mais cet
La marche à suivre :
« effet miroir » est indispensable pour affiner et
clarifier votre projet, révéler vos compétences Sélectionnez vos « cibles » : une vingtaine au
de négociateur. Vous allez devoir argumenter et maximum après avoir identifié, pour chacune
convaincre, essuyer probablement de nombreux d’entre elles, comment elle peut vous aider et ce
refus avant les premiers accords qui donneront que vous pouvez lui apporter en contrepartie.
un coup d’accélérateur à votre projet. Construisez un argumentaire court et précis.
Formulez une demande réaliste.
Si l’état des lieux a été bien fait, vous devez Envoyez un dossier adapté au partenaire et
savoir quels sont les organismes les plus à même dans la mesure du possible prenez rendez-vous.
de vous aider. Peut-être en avez-vous déjà Préparez soigneusement l’entretien.
rencontrés certains ? Commencez par ceux-là. Demandez à formaliser les engagements par
écrit. Ce qui n’est pas écrit, n’est pas acquis.
Les aides sont aussi diverses que les partenaires Suivez de près les décisions et assurez-vous
sont multiples : mairies, associations, entreprises, qu’elles sont appliquées.
commerçants, directions départementales de la
Jeunesse et des Sports, fondations spécialisées
dans l’aide aux projets et médias locaux.
A garder en tête :
Selon l’organisme, vous pouvez obtenir : Analysez précisément vos besoins, sans les
Un soutien financier : sponsoring, mécénat, sous-évaluer, en distinguant le partenariat
prêt, subvention, bourse, prix… en nature du partenariat financier. Cela vous
Une aide en nature : réduction sur du aidera à formuler une demande précise et
matériel, prêt d’un local… vous rendra plus crédible. N’oubliez pas de
Un parrainage médiatique : articles ou prévoir une marge de sécurité pour prendre
reportages sur votre projet. en compte les imprévus.
14ETAPE 5
TROUVER DES PARTENAIRES
: Osez même ce qui vous semble impossible si
itions pour finir
Quelques défin vous avez foi en votre projet. Au pire vous
atériel
soring : Soutien m aurez un « non ».
Parrainage/ spon
ou financier en
vue d’ en re tir er un Préparez l’entretien : durée, contenu,
ire. expression, écoute, attitude. Quoi qu’il
avantage publicita cier
: Soutien matériel ou finan arrive, pensez à demander à votre interlocu-
Mécénat
teur s’il connaît d’autres contacts pour
sans contrepartie. tutions
opération d’insti votre projet : « A votre avis qui pourrait être
Partenariat : Co rtagé.
sur un objectif pa intéressé par ce projet ? Si oui, est-ce que
ou de personnes
ien moral. nous pouvons appeler de votre part ? »
Patronage : Sout
Diversifiez vos sources de financement. Il arrive
que des partenaires se désistent au dernier
Pour amorcer la pompe et vous faire les moment. Ne prenez pas le risque de vous retr-
dents, commencez par les apports en nature. ouver à zéro au moment de passer à l’action. Ne
Normalement, ils sont plus faciles à obtenir mettez pas tous les œufs dans le même panier.
et vous permettront de donner corps à votre Soyez attentif aux réactions de votre interlo-
dossier en montrant que vous avez déjà cuteur. Ce sont autant d’indications utiles
convaincu des partenaires (toujours la sur les points forts et les faiblesses de votre
question de la crédibilité). projet et sur la façon dont vous le présentez.
Construisez un argumentaire simple Faites preuve de détermination et surtout de
qui prend en compte le point de vue du patience. Qui dit négociation, dit durée.
partenaire que vous sollicitez et ce que vous Contractualisez avec les partenaires impor-
pouvez lui apporter. Les bonnes négociations tants. Les écrits restent.
sont les négociations « gagnant-gagnant ». Maintenez les contacts (cf. fiche de contact)
Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. durant la réalisation du projet et au-delà. Les
Présentez un dossier qui tient la route contacts d’aujourd’hui peuvent être les parte-
techniquement et financièrement. naires de demain si vous vous y prenez bien.
Résumons-nous : Les sponsors et les partenaires
Les sponsors et les partenaires aiment détestent
Qu’on sache ce qu’ils représentent. Etre appelé cinq fois par jour pour savoir
Qu’on leur dise qu’ils sont indispensables au projet. s’ils ont pris une décision.
Pouvoir communiquer à travers le projet. Perdre leur temps et leur argent.
Rencontrer un jeune qui a la même passion qu’eux. Ne pas comprendre ce que vous leur dites.
L’enthousiasme et la détermination. Avoir l’impression qu’on leur force la main.
15ETAPE 6
BATIR LE PLAN D’ACTION
A QUOI ÇA SERT ? Pensez en semaines, voire en mois, mais fixez
des dates réelles d’échéance. De toute façon,
A savoir ce qu’il y a à faire, qui doit le faire et quand. Le plan au début, vous serez toujours trop court,
d’action est le tableau de bord du projet. Il est à la fois votre alors prévoyez large.
pense-bête et votre signal d’alarme si vous sortez des clous. Le plus simple au départ, c’est de partir de
la date butoir, de l’échéance ultime qui
vous change en citrouille si elle n’est pas
Il permet : respectée. Donc remontez le temps, raisonnez
D’organiser votre travail en grandes étapes. en « rétro planning ».
De planifier dans le temps les activités et les Vous devez régulièrement faire le point sur
tâches de chaque étape. ce qui a été fait et réajuster le plan d’action
De visualiser l’état d’avancement du projet. (insérer, modifier, supprimer) en fonction de
l’évolution du projet et de son contexte :
Chaque étape doit être considérée nouvelles tâches à effectuer et nouveaux
comme un objectif avec : problèmes à résoudre.
Une cible à atteindre. Si votre projet est collectif, il est très important
Une mesure quantitative ou qualitative que de bien répartir les rôles et les tâches de
vous avez fixée vous-même, qui indique que chacun, en fonction de ses compétences et
l’objectif est atteint. de ses disponibilités.
Une échéance de réalisation. N’oubliez pas que vous avez des objectifs à
atteindre, soyez réalistes.
A garder en tête : Le plan d’action suivant n’est qu’un exemple
simplifié.
Chaque plan d’action doit être bâti sur mesure,
Le plan d’action est comme une « check- en fonction de ses objectifs, de ses moyens
list ». C’est simple, c’est du GBS (Gros Bon d’action et de ses contraintes.
Sens). Il se remplit de gauche à droite, du
plus général au plus précis : d’abord les gran-
des étapes, puis les activités, puis les délais, Exemple de plan d’action individuel
puis le découpage en tâches précises. Cible : créer une activité de soutien scolaire
Le temps est au cœur du plan d’action. en milieu rural.
N’ayez pas les yeux plus gros que le ventre. Mesure : suffisamment rentable pour que je
Faites preuve de lucidité pour évaluer le puisse en vivre.
temps nécessaire à chacune des tâches que Echéance : à partir de la prochaine rentrée
vous vous êtes fixées. scolaire.
16ETAPE 6
BATIR LE PLAN D’ACTION
ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressources
à mobiliser
Evaluer les besoins Fin Démarche d’info : rencontrer Frais de
en soutien scolaire février des professeurs / directeurs des ok déplacement
autour de ma écoles primaires et du collège
commune
Valider Démarche d’info : rencontrer
mon idée les deux associations de ok
parents d’élèves
Durée : Démarche d’info : rencontrer
3 mois Valider ma Fin un professionnel du soutien ok
motivation pour les février scolaire
activités de soutien
scolaire : QUI ? Rédaction : mon expérience, Ordinateur
du CE d’un
mes compétences (utiles au ok des parents
projet), ma motivation. d’élèves.
Définir les Rédaction : contenu
services que je vais pédagogique des ateliers, ok
proposer : QUOI Fin mars types d’activités culturelles…
Présentation du
Formaliser contenu pédagogique à ok
le projet un autre professionnel
du soutien scolaire
Durée : Faire l’étude des Recenser les structures de
4 mois besoins : A QUI, soutien scolaire existantes :
POUR QUI, OÙ ? Fin mai leurs méthodes, leurs tarifs, ok
leur public, leur localisation
Lister et reprendre contact
avec les parents d’élèves qui ok Téléphone
m’ont parlé des besoins de
17ETAPE 6
BATIR LE PLAN D’ACTION
ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressources
à mobiliser
leurs enfants : des futurs
clients, des futurs dirigeants
en cas de création d’association
Revoir directeurs d’écoles
et associations de parents
d’élèves : chiffrer le nombre
d’élèves en difficulté dans un ok
rayon de 30 km autour de
ma commune
Fin mai Lister le matériel nécessaire ok
Faire l’étude
technique : Chercher une formation pour
Formaliser COMMENT acquérir les compétences en ok
le projet gestion qui me manquent
Rechercher un local :
Durée : voir le maire et le directeur ok
4 mois du collège
Fin juin Demander des devis ok
pour tout le matériel
Deux jours de formation :
Faire l’étude calcul du chiffre d’affaires
financière : prévisionnel, du besoin ok
COMBIEN en fonds de roulement,
et des besoins financiers
pour démarrer
Rédaction : ok
budget prévisionnel
18ETAPE 6
BATIR LE PLAN D’ACTION
ETAPES ACTIVITES ECHEANCE TACHES FAIT Ressources
à mobiliser
Préparer la Fin août Impression de la plaquette ok Frais
communication présentant l’activité d’impression
autour du projet
Envoi au journal local et au Affranchisse-
rédacteur en chef du bulletin ok ment
municipal
Rédaction : annexe au projet
précisant les moyens de ok
communication
Créer l’association Fin août Réunir les futurs membres de ok Repas
porteuse du projet l’association
Rechercher
des Rédiger un projet de statuts ok
partenaires
Organiser l'Assemblée
Générale Constitutive de ok
Durée : l’association
4 mois
Confirmer les Fin Revoir le Maire ok
financements octobre
(attestations de Voir les commerçants de la
parrainage) commune et les comités
d’entreprise des parents ok
d’élèves présents dans
l’association
Retirer et rédiger le dossier de
demandes de subvention ou ok
d’emploi aidé
JURY DEFI JEUNES ok
19ETAPE 7
COMMUNIQUER
A QUOI ÇA SERT ? 1. Cerner les cibles prioritaires :
Qui ? Pourquoi ?
A se doter de moyens supplémentaires, Les jeunes, quels jeunes, les étudiants, les ruraux…
parfois essentiels, à la réussite du projet : Les partenaires, sociaux, économiques, publics, privés…
le savoir-faire et le faire-savoir sont Le grand public, les familles, les adultes…
indissociables. Les institutions et les médias.
2. Définir le message :
Toute démarche de projet est Quoi ? Pour qui ?
une démarche de relation et Positionner le projet par rapport à l’existant.
d’interaction avec l’environne- Identifier les principaux arguments en faveur du projet.
ment. Vous allez nécessairement Adapter le message dans sa forme et son contenu en
entrer en communication avec fonction des cibles.
lui. La question est de savoir
pourquoi ? Et comment ?
3. Choisir les moyens :
Quels supports ? Combien ?
Avant de vous lancer vers les Médias, locaux et/ou nationaux, audiovisuels.
autres, soyez d’abord au clair Internet.
avec votre propre image, ce que Création de documents d’information, dépliants,
vous voulez en montrer, votre affiches...
identité officielle en quelque Information directe auprès des acteurs de terrain,
sorte : associations…
Qui vous êtes. Création d’évènements…
Ce que vous faites.
A qui vous vous adressez. La communication de votre projet est une question impor-
tante, qu’il ne faut ni sur-estimer, ni sous-estimer. Elle fait
Ensuite et seulement ensuite, appel à des compétences spécifiques (rédaction, graphisme,
vous pourrez diffuser cette infographie, relations presse…) qui sont autant de coûts
information à l’extérieur supplémentaires. Raison de plus pour rechercher le plus
en respectant les principes d’impact à moindre coût en fonction des besoins de votre
suivants : projet et de vos objectifs.
20ETAPE 7
COMMUNIQUER
A garder en tête : de presse) qui reprend l’essentiel des infor-
mations. Vous faciliterez le travail du journa-
Commencez par le commencement. Créez liste. Surtout évitez de vous contredire d’un
votre identité officielle et visuelle (logo). contact à l’autre.
Identifiez vos priorités en fonction de votre Pensez à tenir les journalistes régulièrement
projet et des moyens dont vous disposez. informés de l’évolution de votre projet et
Cherchez les compétences qui vous n’oubliez pas de leur renvoyer l’ascenseur si
manquent soit à travers un sponsoring vous avez l’occasion.
(imprimeur, infographiste…), soit à travers N’oubliez pas les radios, vous pouvez négo-
des écoles spécialisées dont les étudiants ne cier un partenariat en spots publicitaires.
demandent qu’à mettre en pratique ce qu’ils Faites le choix de la simplicité et de la « lisi-
apprennent (BTS de Communication ou bilité » pour vos documents promotionnels.
de Force de vente, écoles de graphisme, Allez à l’essentiel. Les dépliants surchargés
d’attachés de presse…). Ils seront d’autant d’informations, de motifs ou de couleurs en
plus motivés qu’il s’agit d’aider un jeune à tout genre manquent en général leur cible.
monter un projet. Simplicité ne veut pas dire absence de créati-
Relier si possible votre projet à l’actualité vité.
locale et nationale. Elaborez un vrai plan de communication.
C h e rc h e z l e c o n t a c t a v e c l e s m é d i a s . Réfléchissez bien au moment le plus oppor-
Donnez-vous du mal pour y arriver. Vous tun (ni trop tôt, ni trop tard), aux supports
toucherez en même temps des partenaires (dépliants, affiches, radio, encarts presse…),
potentiels et le grand public, sans rien aux modes de diffusion (envois, dépôts,
dépenser, sauf votre matière grise et peut- mailings…) et aux quantités nécessaires.
être quelques frais de transport.
Epluchez la presse locale et régionale, rele- La communication est une fonction délicate
vez les noms des journalistes qui pourraient mais valorisante. Lorsque le projet est collectif,
être intéressés et contactez-les. Les jeunes elle peut créer des dissensions au sein du
qui bougent et qui entreprennent sont des groupe si une « tête d’affiche » se détache
sujets qui intéressent, profitez-en. indépendamment des autres membres de
Soyez crédibles : argumentaire et fond de l’équipe. Mieux vaut le savoir pour contrôler les
dossier doivent être prêts. L’idéal est de phénomènes de « vedettariat » qui peuvent
laisser une note synthétique (communiqué perturber la vie du projet.
21ETAPE 8
REALISER LE PROJET
A QUOI ÇA SERT ? A garder en tête :
A savoir que vous pouvez passer de Préparez-vous au maximum avant la phase active. Essayez
l’idée au projet, de la réflexion à l’action. d’anticiper sur les problèmes que vous allez rencontrer. Cela
vous fera gagner du temps au moment où vous n’en aurez pas
Une grande qualité qui vous servira
assez, en particulier :
dorénavant très souvent. Vous allez
- N’hésitez jamais à vous renseigner, plutôt deux fois qu’une, à
faire la preuve de votre sens des prendre conseil notamment sur le plan juridique, pour déter-
responsabilités, de votre capacité à miner quel est le statut le mieux adapté à votre projet ou
prendre des décisions et à les assumer. pour tout engagement contractuel.
Bravo ! - Prenez le temps de lire et de comprendre tout ce que vous
signez.
Bienvenue chez les stressés - Ne vous engagez pas au-delà de ce que vous avez ou de ce
de l’action, vous allez vous pouvez faire.
découvrir la « dictature du - Constituez et conservez des traces écrites de tout ce que vous
temps », celle des délais à communiquez et recevez. Sachez distinguer entre courrier
tenir, des problèmes à anti- simple ou recommandé. Certains courriers nécessitent la
ciper, des imprévus à gérer, garantie supplémentaire « recommandé avec accusé de
le tout dans l’urgence et la réception ».
sérénité. Vous l’aurez com- - Identifiez précisément les incidences en matière de responsa-
pris : votre motivation étant bilités civile et pénale liées à la réalisation du projet.
acquise, tout repose main- - Mettez-vous au clair avec toute la réglementation, les décla-
tenant sur votre disponibi- rations, les obligations légales et les autorisations administra-
lité, sur votre capacité à tives qui relèvent de votre projet. Il sera trop tard pour vous
organiser et gérer votre apercevoir le soir du spectacle que vous n’êtes pas en confor-
temps. mité avec les règles de sécurité.
Entourez-vous : l’expérience - Ouvrez un compte en banque uniquement affecté au projet à
des autres est la meilleure partir du moment où il y a maniement de fonds et veillez à n’y
arme contre l’erreur. affecter que les dépenses et recettes qui relèvent du projet.
22ETAPE 8
REALISER LE PROJET
Assurez-vous d’avoir au moins les bases des Pensez à protéger les droits de propriété
compétences requises. Formez-vous si néces- intellectuelle que pourrait susciter la réalisa-
saire. Si le temps vous manque, trouvez ces tion du projet : création artistique, dessin,
compétences chez un ou des coéquipiers. modèle, marque, brevet, etc.
Sinon, sous-traitez ce que vous ne savez pas
faire. Anticipez les obligations liées à l’attribution
de toute aide publique et, le cas échéant, pri-
Continuez à demander conseil et à vous vée (compte rendu d’activité, justificatifs
faire aider même dans la phase de réalisa- d’utilisation des fonds reçus…).
tion du projet. On croit avoir pensé à tout.
Ce n’est jamais le cas. La gestion des impré-
vus fait partie des compétences requises et
hautement valorisées. Que votre projet soit ponctuel (organisation
d’un événement) ou durable (création d’une
Prenez régulièrement du recul par rapport à activité), la phase de réalisation est une phase
l’action. Faites l’effort de lever la tête du gui- délicate mais, ô combien, exaltante. Une fois
don, de descendre de vélo et de vous regar- qu’on y a pris goût, on peut difficilement s’en
der pédaler. Cela vous évitera de tomber passer. Le projet produit l’homme qui produit le
dans le trou que vous n’avez pas vu s’ouvrir à projet, etc.
vos pieds.
Mettez à jour tout aussi régulièrement le Quel que soit en fin de compte le niveau de
plan d’action. Réagissez rapidement aux réussite du projet, sachez que durant tout ce
contraintes qui surgissent et aux opportuni- parcours, vous aurez appris un tas de choses sur
tés qui se présentent. vous et sur les autres, acquis des compétences,
des savoir-faire et des savoir-être, que vous n’i-
Ne vous laissez pas écraser par l’urgence, ni maginiez même pas. C’est acquis et bien acquis.
mettre la pression. Prenez le temps de réflé- Transformez cet acquis, réinvestissez et faites le
chir avant toute décision importante. valoir dans votre Curriculum Vitae.
23ETAPE 9
EVALUER ET RENDRE COMPTE
A QUOI ÇA SERT ? A garder en tête :
A prendre du recul par rapport au projet. A regarder Prenez le plan d’action étape par étape, activité par
dans quelle mesure les objectifs ont été atteints activité, mesurez et analysez les écarts entre les
(pas du tout, partiellement, en totalité) et à identifier objectifs fixés et les résultats obtenus, essayez de
les erreurs à ne plus faire. A démontrer votre capacité comprendre aussi bien les facteurs de réussite que
à tirer les enseignements de votre expérience et donc les raisons des échecs.
à conserver la confiance de vos partenaires. En bref, Notez les « + » et les « - », ce qui vous a paru le plus
difficile et le plus facile, ce qui vous a donné la plus
à vous donner les moyens de continuer. Mieux.
grande satisfaction et le pire désagrément, ce qui a
été le plus formateur et ce que vous pensez avoir
L’évaluation n’est pas la 8 e roue du découvert sur vous-même.
carrosse que l’on « bâcle » en fin de Procédez en deux temps : une première analyse à
projet. L’évaluation est au service du chaud, laissez décanter quelques semaines et remet-
projet, elle est utile et nécessaire, bien tez tout sur la table. La mise à distance apporte plus
plus que vous ne l’imaginez : de sérénité et d’objectivité dans le jugement. Il faut
le savoir et le vérifier concrètement.
Constituez votre « petite bibliothèque des erreurs »
Elle met le doigt sur vos forces et à ne pas renouveler. On apprend plus des échecs
vos faiblesses. que des réussites.
Elle met en évidence les compéten- Attention quand même, les situations ne se repro-
ces que vous avez mobilisées (les duisent jamais à l’identique. Les rapports humains
acquis de l’expérience). Quelles ne se mettent pas en équation, heureusement,
que soient les suites du projet, ces sinon quel ennui !
données sont à inscrire dans votre Confrontez votre analyse avec des personnes exté-
prochain CV. rieures au projet. Elles vous aideront à situer la part
Elle permet de revenir vers vos par- de chacun dans les réussites et les échecs.
tenaires avec un bilan lucide (crédi- Une bonne évaluation est une formidable aide à la
bilité oblige). Les partenaires d’hier décision pour vos projets futurs.
peuvent être les employeurs de Préparez un petit document de bilan à l’intention de
demain. vos partenaires. Pensez à les remercier de leur partici-
Elle contribue à fidéliser vos parte- pation. Vous pouvez soit vous déplacer chez eux pour
naires sur de nouveaux projets. leur présenter les résultats concrets du projet (film,
Elle vous aide à déterminer vos expo, rencontres débats), soit organiser une petite
prochains objectifs et vos prochai- fête de bilan qui réunira tout le monde. Tout dépend
nes actions. du lien que vous souhaitez conserver avec eux.
24ETAPE 10
PROLONGER L’ACTION
A QUOI ÇA SERT ? A garder en tête :
A consolider et développer le projet, en général Ne brûlez pas les étapes sous prétexte que vous avez
dans une optique professionnelle. acquis de l’expérience.
Repartez du bon pied : commencez par combler les
Votre projet est une réussite. Vous faiblesses que l’évaluation a mises en évidence.
envisagez tout naturellement Appuyez-vous sur ces résultats pour gagner en temps et
de lui donner une suite et d’am- en efficacité.
plifier cette première expérience. Demandez conseil et continuez à vous former si votre
Peut-être même de trouver projet l’exige.
l’occasion de vous professionnali- Soyez attentif à évaluer correctement la charge de
ser dans le domaine qui vous travail et l’investissement temps nécessaires au dévelop-
passionne. C’est une chance à pement du projet.
saisir qui implique à nouveau de Conservez un questionnement critique permanent.
faire des choix. Fini le bricolage, vous passez « pro ». Organisez-vous
comme il faut. Prenez le temps de peser vos décisions :
un peu moins d’intuition, un peu plus de réflexion seront
Maintenant il faut consolider les les bienvenues.
fondations, développer et tenir la Continuez à vous faire plaisir, ce sera votre moteur et
distance. C’est le moment de votre bouée de sauvetage quand vous serez submergé
vérifier si la méthode est vrai- de travail.
ment acquise. Sans cesse sur le Ne baissez pas les bras, vous aurez forcément des hauts
métier remettez votre ouvrage : et des bas.
clarifiez les nouveaux objectifs,
affinez l’état des lieux, refaites un Vous partez à la découverte
budget prévisionnel, etc. d’une nouvelle dimension,
alors écoutez l’avis d’un spécialiste :
Changement d’échelle, change- Alice : "Voulez-vous me dire, s'il vous plaît quelle direction
ment d’enjeux. Les paramètres je dois prendre ?"
ont évolué (créer des emplois, Le chat : "Cela dépend dans une large mesure de là où vous
temporaires ou permanents, vivre voulez aller".
de sa passion, se développer à Lewis CARROLL
l’international…). Il faut naturelle-
ment en tenir compte et repenser Rédaction : Sylvie TUMOINE / Ministère de la Jeunesse,
l’ensemble de votre démarche. des Sports et de la Vie associative
25ET POUR ALLER PLUS LOIN
QUELQUES SITES INTERNET DE
http://www.jeunesse-sports.gouv.fr http://www.creps-chatenay.jeunesse-sports.
Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Vie associative fr/cyber/COURS/methodologie/MENU.htm
Un « cyber-cours » sur la méthodologie de projet proposé
par le CREPS de Chatenay Malabry
http://www.enviedagir.fr
Le site de Envie d’Agir ? Des milliers de propositions d’action,
de contacts et de conseils pour tous les projets http://www.animafac.net/article.php3?
id_article=389
Quelques indications méthodologiques simples, très axées
http://www.defijeunes.fr sur la communication, par ANIMAFAC
Le site de DEFI Jeunes, les conseils, des exemples de projets,
le carnet d’adresse http://www.chez.com/clubjag/projet/
accueil.htm
http://www.injep.fr/ Méthodologie du projet pour animateurs, éducateurs dans un
Le site de l’Institut national de la Jeunesse et de l’Éducation centre de vacances, ou de loisirs sans hébergement.
populaire, incluant l’agence française du programme européen
Jeunesse
http://www.commentcamarche.net/projet
/projetmet.php3
http://www.cidj.com Condensé des Méthodologies de projet dans un processus
Le site du CIDJ à Paris, tête du réseau national d’Information industriel : de bonnes idées d’organisation à prendre.
jeunesse, et bureau français d’Eurodesk.
http://www.culture-proximite.org/
http://www.europa.eu.int/youth/index_fr.html
4pages/opale/presentation.html
Le portail européen de la jeunesse (en français). Des milliers OPALE : Une mine de ressources incontournable pour tous les
d’informations pour la jeunesse des 25 Etats membres et des projets dans le domaine de la culture et du développement local.
pays candidats ou partenaires. Un « site de chevet »
26REFERENCE
http://www.improve-institute.com/ http://www.educagri.fr/memento/section3/
decouverte_uml_rup_processus_unifie_extr enseigner/s3618f1som.htm
Méthodologie de projet version « éducation socioculturelle
eme_programming_gestion_de_projet_nouv dans l’enseignement agricole ». Incontournable pour les projets de
elles_technologies.html développement rural.
Un langage très « techno » pour ce site consacré aux
méthodologies de projet en informatique et TIC. Pour les
inconditionnels des méthodes « from Silicon Valley » http://www.rampazzo.com/extranet/script
/procedures.html
Pour les maniaques de la souris et du clavier, ou « la méthodologie
de projet assistée par ordinateur ».
Essentiellement des documents à télécharger.
http://www.ffpe-toulouse.org/youthstart
/surco/surco-methodologie.htm#mainstreaming
Etude menée dans le cadre d' un projet financé par le http://www.training-youth.net/site
programme européen faisant apparaître des niches d'activités /publications/tkits/tkits.htm
en milieu rural autour des entreprises susceptibles de générer Pour les anglicistes (quelques documents en français), le site du
services et emplois de proximité. partenariat entre le Conseil de l’Europe et la Commission européenne
dans le domaine de l’éducation et de la jeunesse. « Training kits »
à télécharger.
http://www.ac-creteil.fr/grisms/
http://www.psychasoc.com/article.php?ID=99
exerciseur/communication/ Enfin, pour donner un sens à tout ça, extrait du site de
Site pédagogique de l’académie de Créteil proposant des exercices l’Institut européen de Psychanalyse et Travail social, un article du
en méthodologie de projet au niveau Première et Terminale SMS. philosophe JB PATURET : « Le projet comme fiction commune »
27pour plus d’informations :
contactez votre
direction départementale
Jeunesse et Sports ou
le réseau information
jeunesse.
Coordonnées sur
www.jeunesse-sports.gouv.fr.Vous pouvez aussi lire
