IAAPA EXPO EUROPE - Manuel de l'exposant
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IAAPA EXPO EUROPE – Manuel de l'exposant Conférence 16-19 septembre 2019 Salon 17-19 septembre 2019 http://www.IAAPA.org/IAAPAExpoEurope #IAAPAExpos @IAAPAEMEA
Bienvenue
Cher Exposant,
Bienvenue chez IAAPA Expo Europe 2019.
Veuillez noter que ce manuel est une traduction libre et compacte de notre manuel officiel, qui est disponible en anglais par le lien ci d’après (LINK).
La version anglaise fait fois en cas de divergence ou d'incohérence entre la version anglaise et la traduction française.
IAAPA Expo Europe 2019 est le premier salon européen sous la nouvelle marque IAAPA et nous sommes très heureux de vous accueillir à Paris au mois de septembre
prochain.
Ce manuel est un point de référence pour toutes les opérations du salon et nous vous invitons à le lire attentivement.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante: operationsemea@IAAPA.org ou par téléphone au +32 2 609 5445.
Au nom de l’équipe IAAPA EMEA, veuillez agréer, cher Exposant, l'expression de nos salutations distinguées.
William Khabbaz
Director of Operations – IAAPA Expo Europe
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 3
10 recommandations de IAAPA
1. Veuillez télécharger l’exhibitor checklist pour confirmer que vous avez soumis tous les formulaires et que vous avez commandé tous les services avant la date limite indiquée.
2. Autour de la Porte de Versailles, le trafic, le triage et le stationnement sont limités. Veuillez contacter notre partenaire logistique à l’avance afin de fixer un créneau horaire pour la
livraison. Conduire votre propre camion/camionnette est fortement déconseillé. Nous avons mis en place plusieurs mesures pour réduire vos coûts de fret et simplifier votre
planification.
3. Assurez-vous d’avoir commandé l’alimentation électrique correcte. Les stands n’auront pas de électricité avant dimanche à 10:00, sauf si demandée à l’avance. Dans les stands avec
‘Shell Scheme’, une alimentation 3kW journalière est prévue.
4. Tous les appareils et attractions qui prévoient la participation du public et en mode démonstration doivent être inspectés et approuvés sur place par TÜV SÜD, indépendamment de
tout certificat ou permis que les exposants ont déjà fournis.
5. Veuillez vous assurer de ne pas laisser des objets sans surveillance sur votre stand.
6. Pour le bon déroulement du Salon, IAAPA a mis en place plusieurs réglementations que nous vous invitons à respecter. Merci de lire et observer attentivement nos règles pour la tenue
des stands et la politique de propriété.
7. Le 6 mars dernier IAAPA a organisé un webinaire pour les exposants que nous vous invitons à suivre ici (en anglais).
8. L’utilisation des chaussures de sécurité (embouts renforcés + semelles anti perforation) est obligatoire pour toute personne accédant au Salon pendant les jours de montage et
démontage. Les exposants et les entrepreneurs doivent prévoir leurs propres chaussures.
9. Si vous disposez d’un stand ‘space only’, le design de votre stand doit être approuvé par écrit par IAAPA.
10. Nous vous encourageons à réserver votre hébergement à Paris dès que possible.
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 4Calendrier
IMPORTANT: l’accès aux halls sera autorisé par un deuxième badge pendant le montage /
démontage.
Seuls les exposants et les entrepreneurs agréés recevront de plus amples informations à ce sujet.
Montage Ouverture au public
Date Heures d’ouverture du Accès pour Date Heures d’ouverture du Accès pour les visiteurs
Hall Hall
17 septembre 2019 08:00 – 18:30 10:00 – 18:00
13 septembre 2019 08:00 – 20:00 Espace only – plus de
54 m2 18 septembre 2019 08:00 – 18:30 10:00 – 18:00
14 septembre 2019 08:00 – 20:00 Espace only & shell
19 septembre 2019 08:00 – 22:00 10:00 – 16:00
scheme avec
attractions / machines Démontage
Date Heures d’ouverture du Notes
15 septembre 2019 08:00 – 20:00 08:00 – 16:00 ALL Hall
Espace only & shell 19 septembre 2019 17:01 – 22:00 16:01 – 17:00 travail
scheme avec seulement dans le stand
attractions / machines 17:01 – 22:00 démontage
16:00 -20:00 Tous les Shell Scheme doit être
exposants libre à 22:00
Friday, Sep 20th, 2019 08:00 – 18:00 Seul espace
16 septembre 2019 08:00 – 20:00 08:00 – 15:00 Fin du
• Les exposants et les fournisseurs peuvent travailler pendant les heures
montage
mentionnées ci-dessus. En cas de difficultés avec les créneaux horaires merci de
15:01 – 20:00 Petits
contacter operationsemea@iaapa.org.
détails • Le vendredi 20 septembre 2019 toutes les zones doivent être libérées avant 18:00.
• Les poubelles, matériel utilisé dans le stand, brochures, matériel promotionnel,
cargaison, etc., laissés dans les halls seront retirés et tous frais seront facturés à
l’exposant.
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 5Adresse du pavillon
Étiquette: Nom du stand, Numéro de stand, IAAPA Expo Europe
Adresse de livraison: Hall 1, Porte de Versailles, Gate M
Avenue Ernest Renan, 75015, Paris, France
Veuillez télécharger nos lignes directrices d’expédition ICI ou consultez le lien ci d’après http://www.iaapaeuropelogistics.com.
Agility Fairs & Events a été choisi par IAAPA comme le seul opérateur logistique sur le site Porte de Versailles.
13 au 16 septembre 2019 Autres dates
Vous conduisez votre propre voiture, van, camion? Contacter Agility SVP
Veuillez réservez votre créneau horaire à l’avance pour avoir accès au Salon
https://logipass.viparis.com/
L’accès ne sera accordé qu’aux personnes ayant une réservation confirmée. Dan Flower
+44 207 069 5304
Veuillez contacter Agility pour organiser le déchargement/chariots dflower@agility.com
élévateurs/stockage, etc.
Dan Flower
+44 207 069 5304
dflower@agility.com
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 6Adresse du pavillon - Carte IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 7
Fournisseurs et services officiels
La liste ci-dessous est exhaustive et les services ne peuvent être fournis/exécutés que par les contractants de IAAPA.
La plupart des services peuvent être commandés en ligne. Si vous préférez les commander à l’aide des formulaires traditionnels, vous les trouverez ICI.
Contractor Service Contacts / Notes
Agility Logistique Garcia Newell +44 207 069 5321 gnewell@agility.com
Dan Flower +44 207 069 5304 dflower@agility.com
http://www.iaapaeuropelogistics.com
AREAS Catering Forms - Envoyer à areas.portedeversailles@areas.com
Demandes spéciales - Merien Timzouert
+33 1 57 25 34 96 meriem.timzouert@areas.com
Experient Capture de données (lead retrieval) Jeff Faulkner +1 240 439 2320 jeff.faulkner@experient-inc.com
Badges exposants LINK
Badges visiteurs FORM (pour le lead retrieval)
Freeman Stand Fitting et stands construits sur mesure +44 2477 601601 emea.exhibitorservices@freemanco.com
Moquette http://iaapa.exhibitionarchitect.co.uk
Electrics & Éclairage FORMS
Stand Upgrades
Shell Scheme
Meubles
Graphiques de stand
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor ManualOfficial Contractors and Services
Contractor Service Contacts / Notes
Securitas Hostess et sécurité +33 (0)6 74 93 14 10 responses.paris@securitas.fr
FORM
IAAPA Show Guide Adverts TBC
ViParis Équipement audiovisuel et informatique +33 (0)1 40 68 16 16 infos-exposants@viparis.com
Nettoyage 9:00 to 18:00 Lun - Ven
Air comprimé/gaz Site web: http://epex.viparis.com/epex/do/accueil_manifs?codeLieu=PDV
Décoration florale
Meubles
Internet
Parking
Élingage et décoration suspendue
Téléphone
Eau/déchets
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor ManualSeul Espace – Formulaires obligatoires
Date limite – 30 juillet 2019
Afin de se conformer aux lois et réglementations françaises, il est nécessaire de suivre les étapes mentionnées ci-dessous et être sûrs que votre stand soit approuvé.
IAAPA et DÖT, le coordinateur officiel de la sécurité du travail n’autorisera la construction de votre stand que si tous les documents ci-dessous sont soumis à temps et
approuvés. Les exposants avec un stand jusqu’à 3m en profondeur sont limités à une hauteur de 2,5 m.
Qui Action / Notes
Exposant ou constructeur ✓ Lire et observer IAAPA’s General Stand Fitting and General Stand Building Regulations.
✓ Veuillez soumettre, via le portail exposant, votre design de stand pour l’approbation esthétique de l’IAAPA.
✓ Recevoir l’approbation du stand, par écrit, de la part de IAAPA.
Constructeur Veuillez soumettre tous les formulaires à IAAPA via le portail des exposants. Nous les transmettrons par la suite aux autorités
compétentes.
✓ Remplissez, signez et retournez via le portail exposant le G.H.S.P.C.P. (General health and safety protection coordination plan).
✓ Remplissez, signez et retournez via le portail exposant le I.H.S.P.C.P (Individual health and safety protection coordination plan).
✓ Présentez une copie valide de l’assurance responsabilité civile de la société.
AVIS: Notre partenaire, Agility, est le seul autorisé à conduire des machines motorisées dans le pavillon.
Exposant Veuillez soumettre tous les formulaires à IAAPA via le portail des exposants. Nous les transmettrons par la suite aux autorités
compétentes.
✓ Remplissez, signez et retournez via le portail exposant le Exhibitor Safety Instructions.
✓ Si votre stand a une hauteur de plus de 3m et/ou a un double-étage/mezzanine, et/ou des structures suspendus, un coordinateur
de la santé et de la sécurité doit être nommé.
✓ Veuillez soumettre votre Audience Participation Form.
Gonflables: Vos souffleurs doivent être déconnectés en fin de journée.
IMPORTANT: l’accès aux halls sera limité par un deuxième badge pendant le montage / démontage.
Seuls les exposants et les entrepreneurs agréés recevront de plus amples informations à ce sujet.
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 10Shell Scheme – Formulaires obligatoires
Date limite – 30 juillet 2019
Votre stand avec ‘shell scheme’ sera construit par Freeman. Nous vous invitons à remplir les trois formulaires ci-dessous.
Les exposants avec un stand jusqu’à 3m de profondeur sont limités à une hauteur de 2,5 m.
Qui Action / Notes
Exposant Veuillez soumettre les deux premiers formulaires à IAAPA via le portail des exposants. Nous transmettrons les formulaires aux
autorités compétentes.
✓ Lire IAAPA’s General Stand Fitting and General Stand Building Regulations.
✓ Remplissez, signez et retournez via le portail exposant le Exhibitor Safety Instructions.
✓ Veuillez soumettre votre Audience Participation Form .
Gonflables: Vos souffleurs doivent être déconnectés en fin de journée.
✓ Remplissez le Shell Scheme Name Board Form et renvoyez-le à Freeman.
IMPORTANT: l’accès aux halls sera autorisé par un deuxième badge pendant la montage / démontage.
Seuls les exposants et les entrepreneurs agréés recevront de plus amples informations à ce sujet.
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 11Appareils actives – Inspection et formulaires
Chaque appareil/attraction active, en mode démonstration ou avec participation du public, doit être inspecté sur place, indépendamment de tout certificat ou permis qu’il
pourrait déjà avoir. Des informations complémentaires sont disponibles sur le Audience Participation Form.
Veuillez trouver ci-dessous le calendrier d’inspection. Les exposants qui auront soumis leur formulaires recevront un lien pour réserver un horaire d’inspection. Le
responsable du stand devra être présent au moment de l’inspection d’après l’horaire agrée.
Pendant les jours du Salon, l’exposant effectuera une inspection quotidienne de préouverture de son attraction/appareil. Merci de remplir et signer le inspection form.
L’inspection doit être effectuée comme indiqué dans le manuel et le formulaire doit être retourné avant 10:00 du matin du 17, 18 et 19 septembre 2019 aux floor managers
aux guichets des services des exposants au desk d’accueil.
Horaire d’inspection
Date Horaire
Dimanche 15 sep, 2019 16:00 – 20:00
Lundi 16 sep, 2019 08:00 – 20:00
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 12Badges exposants et Guest Passes
Chaque exposant a droit à des badges et pass pour les invités. Le nombre des badges et pass sont liés à la taille de son stand. Veuillez utiliser les tableaux ci-dessous comme
référence.
Les badges seront disponibles lorsque IAAPA aura reçu le paiement intégral de votre stand. La dernière date limite de paiement est le 19 juillet 2019.
Taille Badges exposants Merci de consulter le lien de Taille Guest Passes
(m2) l’inscription sur notre site Web. (m2)
L’inscription ouvre à la mi-mai 2019 6-9 9
6-9 4
www.IAAPA.org/IAAPAExpoEurope
10-17 6 10-12 13
18 8 13-14 18
19-26 10 15-17 20
27 12 18-19 27
28-35 14 20 31
36 16 21-24 33
37-44 18 25-29 40
45-50 20 30-35 44
51-59 24 36-44 54
60-70 32 45-49 61
71-80 34 50-59 80
81-90 36 60-80 85
91-100 38 81 and Larger 95
100-120 40
121 and Larger 48
Badges
Supplémentaires /
Perdus € 40.00
IAAPA Expo Europe 2019 – Exhibitor Manual Page 13Vous pouvez aussi lire
