L'IMPORTANCE DE LA CONFORMITÉ DOUANIÈRE ET DE LA QUALITÉ DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES - EVOLUTIONS MYDHL+ - Q4 2022 GUIDE MYDHL+ POUR PRÉPARER SON ...
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L'IMPORTANCE DE LA CONFORMITÉ DOUANIÈRE
ET DE LA QUALITÉ DES DONNÉES ÉLECTRONIQUES
Evolutions MyDHL+ - Q4 2022
Guide MyDHL+ pour préparer son dédouanement par voie électronique
V2.0
31/10/2022
1
SOMMAIRE
1 CONTEXTE ..................................................................................................................... 3
2 INTRODUCTION ............................................................................................................. 4
3 SAISIE D’EXPÉDITION AVEC DONNÉES DE DOUANES NUMÉRIQUES ................................. 5
3.1 Saisie manuelle du détail des articles de l’expédition ....................................... 6
3.1 Téléchargement du détail des articles de l’expédition ....................................... 8
4 SAISIE DE LA FACTURE DE DOUANES ............................................................................ 11
5 PARAMÉTRAGE PAR DEFAUT DES DONNÉES DE DOUANES NUMÉRIQUES ..................... 15
6 OPTIMISATION DE LA SAISIE VIA LA LISTE DES PRODUITS / ARTICLES ............................ 16
2
1 CONTEXTE
MISE À JOUR DE LA CONFORMITÉ ET DE LA RÉGLEMENTATION : SYSTÈME DE CONTRÔLE DES
IMPORTATIONS (Import Control System ICS2)
Les autorités réglementaires de l'Union européenne (UE) évoluent rapidement vers un
environnement entièrement numérique et axé sur les données.
En conséquence, à compter de mars 2023, l'UE mettra en œuvre la phase 2 d'un nouveau système
de contrôle de sécurité connu sous le nom de système de contrôle des importations 2 (ICS2).
Quel est l'impact d'ICS2 ?
Quelle que soit leur valeur, toutes les marchandises transportées par voie aérienne vers (ou
transitant par) l'UE, la Suisse ou la Norvège sont concernées par le contrôle ICS2 - Release 2. Afin de
garantir un temps de transit le plus rapide possible pour les clients, DHL Express utilise un système
de routage flexible/dynamique pour ses avions. Par conséquent, ses avions peuvent être redirigés
pour traverser un pays de l'UE à tout moment. Par conséquent, tous les envois - quelle que soit leur
origine ou leur destination - pourraient être affectés par les changements réglementaires ICS2 -
Release 2 à venir.
Le programme aura un impact sur plusieurs processus, le plus important étant qu'en plus du
contrôle de sécurité avant le chargement, les messages de déclaration de sécurité avant l'arrivée
(qui doivent être soumis aux autorités douanières du pays) devront être beaucoup plus détaillés
qu'auparavant. En d'autres termes, si votre envoi ne comporte pas de description détaillée des
marchandises (par produit et par article) ou un code précis du système harmonisé (HS Code), la
déclaration de sûreté ne pourra pas être soumise.
3
2 INTRODUCTION
Dans le cadre de ce processus, les autorités examinent attentivement votre facture
commerciale/proforma. Ainsi, en communiquant une description précise de vos marchandises à DHL
par voie électronique, le dédouanement de votre envoi peut commencer immédiatement - ce qui
signifie qu'il peut être livré encore plus rapidement.
Des données électroniques détaillées et précises pour une livraison plus rapide
Lorsque vous expédiez en ligne avec MyDHL+ et que vous fournissez les données électroniques de la
facture commerciale/proforma, nous vous aidons à :
• Se conformer aux réglementations douanières, y compris ICS2 – Release 2
• Décrire les articles de votre envoi de manière complète et précise
• Soumettre les détails de votre envoi et les données de votre facture par voie électronique.
• S’assurer que votre déclaration de douane est soumise aux autorités avant l’arrivée de votre envoi
(lorsque cela est autorisé).
4
3 SAISIE D’EXPÉDITION AVEC DONNÉES DE DOUANES NUMÉRIQUES
Cela concerne toutes les expéditions de colis vers des destination hors UE
→ Cliquer sur « Colis »
→ Le motif de l’expédition est à choisir dans le menu déroulant
Le processus de création suit dorénavant un parcours plus logique et simplifié.
Afin de simplifier le processus, il est d'abord demandé de fournir les données / la description des
articles.
→ Choisir la manière de renseigner le détail des articles
• Soit de façon manuelle
• Soit via un fichier au format csv
5
3.1 Saisie manuelle du détail des articles de l’expédition
Afin de fournir des descriptions complètes et précises des marchandises, une aide est disponible
via ce bouton, ainsi que des conseils
Dorénavant, MyDHL+ calcule automatiquement la valeur de la facture, en additionnant la valeur de
chaque article
Il est également possible d’ajouter des frais annexe (manutention, transport, etc…)
6
Il est bien sûr possible de saisir plusieurs lignes d’articles…
L’article saisi peut être enregistré dans la liste de produits/d’articles
pour une réutilisation ultérieure
L’article peut donc ensuite être ajouté depuis cette liste de produits/d’articles
Au-delà de 1 article, il est impératif de saisir en anglais le résumé du contenu de l’envoi
7
3.1 Téléchargement du détail des articles de l’expédition
→ Une aide sur le mapping du fichier à importer est disponible à cet emplacement.
→ Choisir le format du fichier à importer
→ Définir les délimitateurs de champ et de texte
→ Cliquer sur « Rechercher un fichier » pour naviguer dans l’ordinateur et choisir le fichier
8
Ci-dessous le mapping du fichier (TXT & CSV)
1 Article Description de l’article Code de marchandise Quantité Unités Valeur Devise Poids Poids 2 Pays d’origine Référence Type Référence Informations TVA payée
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
N° champ Nom du champ Maximum de caractères Format Description Exemple
1 1 1 Doit toujours être 1 Ceci n'est pas pour la quantité 1
2 Article Aucun INV_ITEM INV_ITEM doit être présent dans ce champ, pour chaque article. INV_ITEM
La description doit inclure des détails sur la nature de l'article,
sa composition et son utilisation.
Décrivez chaque élément unique séparément dans votre Women’s dress
3 Description de l’article 70 Alpha / Numérique
fichier made of cotton
Ne combinez pas les descriptions d'articles dans le même
champ
Il s'agit du code de marchandise (ou du code de l'annexe B) qui
Minimum: 6 correspond à l'article.
4 Code de marchandise Numérique et points (.) 1234.12.1234
Maximum: 15 Peut être un nombre entier, tel que : 123456
Peut inclure une décimale, par exemple : 1234.12.1234
Il s'agit de la quantité de chaque article unique (combien).
5 Quantité Aucun Numérique Seulement Doit être un nombre entier 20
Ne peut pas inclure de décimales
Il s'agit du code qui correspond aux unités.
Les unités sont des informations comme : l'unité, les cartons,
les pièces, les grammes.
6 Unités 3 Alpha / Numérique Les codes d'unités sont des informations comme : EA, CTS, PCS, PCS
GM
Se référer aux codes de référence
Un seul code par article
Il s'agit de la valeur de chaque article individuel.
Maximum: 18 Peut être un nombre entier, tel que : 10
7 Valeur Nombre maximum de Numérique et virgule (,) Peut inclure une décimale, par exemple : 10,5 50
chiffres après la virgule : 5 Si elle est inférieure à 1, elle doit inclure un zéro (0) avant la
virgule, par exemple : 1,5
Ceci est pour la valeur de l'élément Code de la devise
Tous les éléments de votre fichier doivent avoir le même code
8 Devise 3 Alpha Seulement EUR
de devise.
Se référer aux codes de référence
Ceci est pour le poids de chaque article individuel.
Peut être un nombre entier, tel que : 5
9 Poids Maximum après la virgule : 3 Numérique et virgule (,) Peut inclure une décimale, par exemple : 1,5 2
Si elle est inférieure à 1, elle doit inclure un zéro (0) avant la
virgule, par exemple : 0,25
10 Poids 2 Aucun Doit être vide Incluez ce champ dans votre fichier mais laissez les détails en blanc.
Il s'agit du code pays correspondant au lieu de fabrication de
11 Pays d’origine 2 Alpha Seulement l'article. CN
Se référer aux codes de référence
Vous pouvez ajouter un type de référence pour un article. Il
s'agit du code qui correspond au type de référence.
Les codes sont :
Numéro de série: SE
Peut être vide Manufacturer's ID: MID
12 Référence Type 3 Un seul code par article : Numéro de vente: SON SON
SE, MID, SON, BRD, MAK Marque: BRD
Faire: MAK
Assurez-vous de fournir un code de type de référence si vous
avez configuré une valeur par défaut pour toujours inclure une
référence d'article dans les paramètres d'expédition.
Ne peut pas être vide si le type de référence est inclus dans le
fichier.
13 Référence Informations 35 Alpha / Numérique 1234AB
Il s'agit des détails qui correspondent au type de référence, par
exemple le numéro de série ou la marque de l'article.
Peut être vide
14 TVA payée 1 Y, N N
Il s'agit d'indiquer si la TVA est payée pour l'article.
9
Une fois le fichier téléchargé,
→ Saisir en anglais le résumé du contenu de l’envoi
Dorénavant, MyDHL+ calcule automatiquement la valeur de la facture, en additionnant la valeur de
chaque article
Il est également possible d’ajouter des frais annexe (manutention, transport, etc…)
104 SAISIE DE LA FACTURE DE DOUANES
Il est possible de créer la facture de Douanes via MyDHL+
Celle-ci reprendra toutes les informations saisies aux étapes précédentes
Cependant il est bien sûr toujours possible d’utiliser sa propre facture
Ensuite, il est possible d’ajouter une partie prenante à l’expédition
11Attention : cette partie prenante doit avoir été préalablement saisie dans le carnet d’adresses
→ Choisir le rôle de cette Partie prenante dans la liste déroulante
12La suite du parcours de saisie reste inchangée
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5 PARAMÉTRAGE PAR DEFAUT DES DONNÉES DE DOUANES NUMÉRIQUES
Il est possible de renseigner par défaut certains champs de la saisie des données de Douanes.
→ Cliquer sur « Paramètres d’expédition » puis sur « Dédouanement »
156 OPTIMISATION DE LA SAISIE VIA LA LISTE DES PRODUITS / ARTICLES
MyDHL+ permet de gérer une liste d’articles prédéfinis.
→ Cliquer sur « Paramètres d’expédition » puis sur « Ma liste de produits/d’articles »
→ Cliquer sur « Ajouter un produit/article »
→ Renseigner les différents champs
16Mais il est également possible de charger toute une liste d’articles
Attention :
• le séparateur de champs doit être la virgule (,)
• le nom des entêtes de colonnes ne doit pas être modifié
Ci-dessous, le mapping du fichier
Item Name Item Description Export Commodity Code Country Quantity Units of Measure Item Value Item Value currency Weight Weight UoM
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
N° champ Nom du champ Maximum de caractères Format Description Exemple
Référence donné à l'article dans le catalogue.
1 Item Name 255 Alpha / Numérique Il s’agit de votre propre référence. Promo Adadas
Elle peut correspondre à l’intitulé de l’article.
La description doit inclure des détails sur la nature de l'article,
2 Item Description 70 Alpha / Numérique T-shirt Cotton Adadas
sa composition et son utilisation.
Il s'agit du code de marchandise (ou du code de l'annexe B) qui
Minimum: 6 correspond à l'article.
3 Export Commodity Code Numérique et points (.) 1234.12.1234
Maximum: 15 Peut être un nombre entier, tel que : 123456
Peut inclure une décimale, par exemple : 1234.12.1234
Il s'agit du code pays (ISO 2 caractères) correspondant au lieu de
4 Country 2 Alpha Seulement fabrication de l'article. VT
Se référer aux codes de référence
Il s'agit de la quantité de chaque article unique (combien).
5 Quantity Aucun Numérique Seulement Doit être un nombre entier. 1
Ne peut pas inclure de décimales.
Il s'agit du code qui correspond aux unités.
Les unités sont des informations comme : l'unité, le carton, la
pièce, le gramme, la paire.
6 Units of Measure 3 Alpha / Numérique Les codes d'unités sont des informations comme : EA, CTS, PCS, PCS
GM, PRS
Se référer aux codes de référence.
Un seul code par article.
Il s'agit de la valeur de chaque article individuel.
Maximum: 18 Peut être un nombre entier, tel que : 10
7 Item Value Nombre maximum de chiffres Numérique, point (.) Peut inclure une décimale, par exemple : 10.5 25
après la virgule : 5 Si elle est inférieure à 1, elle doit inclure un zéro (0) avant la
virgule, par exemple : 0.5
Ceci est pour la valeur de l'élément Code de la devise.
Tous les éléments du fichier doivent avoir le même code de
8 Item Value currency 3 Alpha Seulement EUR
devise.
Se référer aux codes de référence
Ceci est pour le poids de chaque article individuel exprimé en Kgs.
Peut être un nombre entier, tel que : 5
9 Weight Maximum après la virgule : 2 Numérique, point (.) Peut inclure une décimale, par exemple : 1.5 0.1
Si elle est inférieure à 1, elle doit inclure un zéro (0) avant la
virgule, par exemple : 0.15
10 Weight UoM 2 Alpha Seulement Ceci est pour l'unité de mesure du poids : KG, GR ou LB KG
17Ensuite, au moment de la saisie de l’expédition, il suffit de cliquer sur « Ajouter à partir de la liste de
produits/articles »
Ou alors simplement de cliquer dans la « description de l’article »
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