Atelier Excel niveau intermédiaire - médiathèques du Val d'Europe
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Atelier Excel niveau intermédiaire
Sommaire
1. Environnement de travail
a) Onglet Affichage
b) Affichage et réduction du ruban
c) Impression
d) Mise en forme conditionnelle
e) Grouper/dissocier
f) Commentaire
2. Tableau croisé dynamique
3. Formules
a) NB, NB.SI
b) MIN, VAL, MOYENNE
Partie 1 : Environnement de travail 1. Onglet affichage Figer les volets conserve une zone d’une feuille de calcul visible pendant que vous faites défiler l’écran pour accéder à une autre zone de la feuille. Vous pouvez soit verrouiller des lignes ou des colonnes spécifiques dans une zone en figeant les volets, soit créer des zones de feuille de calcul multiples pouvant défiler séparément en fractionnant les volets.
a) Figer la première ligne d’un tableau Il faut d’abord écrire la première ligne du tableau en commençant par la case A1. Puis la sélectionner entièrement en cliquant sur le petit 1. Ensuite cliquer sur l’onglet « Affichage » et sur « Figer les volets »
Plusieurs options sont proposées, pour l’exemple choisir « Figer la ligne supérieur ». Vous pouvez ainsi voguer dans le tableau sans que la première ligne disparaisse.
Pour retirer l’option « Figer les volets », il suffit de cliquer sur l’onglet « Affichage » puis sur le menu déroulant « Figer les volets » et enfin sur « Libérer les volets ».
2. Créer une liste Créer une liste de choix plus loin dans votre tableau ou sur un autre onglet Sélectionnez les cellules sur lesquelles vous désirez appliquer cette liste Cliquez ensuite sur l’onglet « Données », puis « Validation de données » et sélectionnez « liste » Cliquez ensuite sur le bouton à côté de la zone « Source »
• Sélectionnez votre liste de choix et validez par OK. • Ca y est ! Vous avez une liste déroulante de choix.
3. Réduction du ruban Le ruban est apparu avec Excel 2007, il contient toutes les fonctionnalités d’Excel. Il possible de le réduire et de le faire réapparaître en cliquant sur le petit accent circonflexe en haut à droite ou de cliquer droit dans la zone grise en haut à droite pour décocher Réduire le ruban.
4. Impression
• Pour imprimer, cliquez sur le bouton Office, puis sur Imprimer. Trois options vous sont proposése, un
Aperçu avant impression qui vous permettra d’afficher votre document dans ses conditions d’impression,
une Impression rapide qui envoie une impression selon vos paramètres habituels et Imprimer qui ouvrira
une boite de dialogue de gestion de l’impression.Lorsque vous cliquez sur Imprimer une fenêtre s’ouvre et vous
pouvez choisir votre imprimante et les pages que vous souhaitez
imprimer. Vous pouvez aussi paramétrer votre imprimante en
cliquant sur propriétés.
Vous trouverez aussi des options
d’impression dans l’onglet Mise en page.Vous pourrez y choisir la qualité d’impression, l’orientation de votre document et ses marges. Vous pourrez également rajouter des entêtes ou des pieds de page.
Il est possible de réduire un tableau important pour qu’il s’imprime sur une page. Pour cela cliquez sur l’onglet Mise en page, dans le menu déroulant cliquez sur le nombre de page sur lesquels doit tenir le tableau.
5. Mise en forme conditionnelle La mise en forme conditionnelle consiste à appliquer une mise en forme particulière à une sélection en fonction d'une ou plusieurs conditions que vous pouvez choisir et configurer.
La mise en forme conditionnelle se trouve dans l’onglet Accueil. Cette mise en forme propose plusieurs mise en forme selon ce que vous souhaitez faire ressortir. Sélectionnez l’intégralité de votre tableau, cliquez sur le menu déroulant Mise en forme conditionnelle. La barre de données insérera un petit graphique à votre tableau, nuance de couleur ajoutera un dégradé de couleur (dans l’exemple plus ou moins visible selon le résultat). Le jeu d’icônes joindra des icônes de différentes couleurs selon les résultats (dans l’exemple du noir (mauvais) au vert (bon)).
Vous pouvez créer et paramétrer vos propres règles. Pour cela cliquez sur Nouvelles règles, une fenêtre s’ouvre et vous pouvez définir les règles que vous souhaitez.
6. Grouper/dissocier Cette option relie une plage de cellules afin de pouvoir réduire ou développer son affichage. La fonction Grouper va vous permettre de réduire votre tableau en cachant certaines lignes ou colonnes qui ne servent plus mais qu’il est important de garder. Sélectionnez les données à réduire (Attention vous ne pouvez grouper que par lignes ou colonnes et non par cellule), cliquez sur Grouper, choisissez Lignes ou Colonnes, puis sélectionnez OK.
Un petit + apparaît à côté du tableau pour dérouler ce que vous avez grouper.
La fonction Dissocier permet d’annuler le
groupement de cellules.
Si vous oubliez de dérouler votre liste, les données ne
réapparaissent pas toutes seules. Dans ce cas il faut tirer vos
lignes vers le bas. Attention il faut que le curseur ait cette
forme : pour pouvoir faire réapparaitre vos lignes.7. Commentaires Vous pouvez mettre un commentaire sur une des cellules. Celui-ci sera visible que si on passe le curseur dessus.
Pour effacer un commentaire que vous auriez mis. Sélectionnez la case du commentaire Clic-droit Effacer le commentaire
Partie 2 : Tableau croisé dynamique
Excel peut vous aider à synthétiser - en particulier en ce qui concerne des tableaux avec beaucoup
d’entrées - en recommandant et en créant automatiquement des tableaux croisés dynamiques, qui
permettent d’analyser, d’explorer et de présenter vos données.
Quelques points à vérifier systématiquement dans votre tableau de base avant d’en extraire un tableau
croisé dynamique :
La plage de données ne doit présenter ni ligne, ni colonne vide
Toutes les colonnes doivent impérativement contenir des en-têtes
Si vous avez ajouté un titre ou des informations au-dessus du tableau, laissez toujours une ligne vide
entre ces informations et les données
Supprimez toutes les cellules fusionnées dans la plage des valeurs
Normalement, vous n’avez rien à rentrer à la main dans un tableau croisé dynamique, ni de calcul à faire.
Tout se fait en amont dans le tableau de base.Pour créer un tableau croisé dynamique, il faut partir du tableau qui servira
de base de données. Puis cliquez sur l’onglet Insertion et choisissez Tableau
croisé dynamique.
Excel vous proposera automatiquement de
sélectionner l’intégralité de votre tableau et de
créer le tableau croisé dynamique dans une
autre feuille.Une fois que vous avez valider la création
du tableau une page s’ouvre avec une
nouvelle interface qui va vous permettre
de créer et d’organiser votre tableau
Etiquettes de
colonnes : les
Filtre : va vous
données
permettre de
sélectionnées
trier par valeur.
seront en
colonne
Etiquette de lignes Valeurs : Seules
: les données les données
sélectionnées chiffrées qui
seront en ligne peuvent être
dans votre calculées
tableau. peuvent être
mises dans
cette case.Pour créer le tableau il faut ensuite cliquer- glisser les champs dans les cases de votre choix. Dans cet exemple, il a été choisi de pouvoir trier par modèle et par type de client. Les informations en ligne sont la date et le canal de vente et en valeur la somme des ventes.
Pour trier les données il faut cliquer sur le menu déroulant situer dans le tableau. Dans l’exemple nous allons trier le modèle pour ne choisir que le modèle A et le type de client (nouveau).
Il est possible de paramétrer les champs. En cliquant sur le nom du champ et en choisissant Paramètres de champ. Dans l’exemple nous avons choisir de changer le champs Vente. Si nous choisissons la valeur Somme, Excel calculera le montant des ventes. Par contre si nous sélectionnons Nombre, Excel additionnera le nombre de vente faite.
En sélectionnant Format de Nombre, vous pouvez choisir le format de votre nombre et en sélectionnant Monétaire rajouter le symbole de votre choix (€, $, etc.).
Il est possible de grouper les dates, mais il ne faut pas passer par les paramètres de dates. En effet celles-ci vont bien réduire les dates mais pas les fusionner.
Pour grouper les dates,
il faut sélectionner une
des dates et faire un
clic-droit puis Grouper.
Choisissez ce que vous
souhaitez faire
ressortir.
Attention, dans l’exemple
nous avons demandé les
mois entre mars 2015 et
janvier 2018.
Si on ne sélectionne que le
groupement par mois,
Excel ne trie pas par
années, donc il faut aussi
ajouter le champs années.Il est aussi possible de rajouter des champs calculé dans votre
tableau dynamique (que des calculs simples).
Dans cet exemple nous avons choisi de calculer le bénéfice de nos
ventes.
Cliquez sur Outils Formules Champ calculé.
Une fenêtre Insertion d’un champ calculé s’ouvre, il faut nommer
le futur calcul puis dans Formule, effacer le 0 et sélectionner la
vente – le coût.
Une nouvelle colonne apparait
dans votre tableau. Cette
colonne recalculera
automatiquement les soldes
en cas de changement.Il est conseillé de dupliquer régulièrement votre tableau croisé dynamique afin de ne pas multiplier les formules sur un seul tableau. Cliquez (clic-gauche) longtemps sur l’onglet, puis appuyer sur la touche CTRL et cliquer (un curseur en forme de page apparait) ensuite glisser votre curseur sur la gauche. Votre page est maintenant dupliquée.
Partie 3 : Formules avancées
1. Fonction NB
La fonction NB compte le nombre de cellules contenant des nombres et les nombres compris dans la liste des
arguments.
Dans cet exemple pour savoir le nombre total de
contrôles qui ont été rendus :
Cliquez dans une case en dehors du tableau
Entrez =.
Appelez la formule en tapant NB et cliquez dessus.
Sélectionnez tout le tableau et fermez la
parenthèse.
Validez.2. Fonction NB.SI
NB.SI est une des fonctions Statistiques. Elle permet de compter le nombre de cellules qui répondent à un
critère ; par exemple, pour compter le nombre de fois où le nom d’une ville apparaît dans une liste de clients.
Dans cet exemple, nous voulons savoir sans les
pointer combien d’élèves ont eu au dessus de 3 :
Cliquez dans une cellule en dehors du tableau
Appelez la fonction
Sélectionnez le tableau
Ajoutez un ;
Rajoutez le critère qui est 3 dans l’exemple
Attention, si votre critère comprend un
symbole mathématiques (par exemple <
ou >) ou des lettres, vous devez mettre
des guillemets.3. Fonction NB VAL La fonction NBVAL compte le nombre de cellules (chiffre ou lettre) qui ne sont pas vides dans une plage. Entrez = Appelez NBVAL Sélectionnez le tableau Fermez la parenthèse Validez
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