Lancer et réussir le Projet Performance du CHRU de Montpellier - Comité de pilotage : lancement CHRU/ARS/ANAP CHRU de Montpellier, le 20 avril 2012
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Lancer et réussir le Projet Performance du CHRU de Montpellier Comité de pilotage : lancement CHRU/ARS/ANAP CHRU de Montpellier, le 20 avril 2012 Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux
Objectifs de la réunion • Présenter les Projets Performance • Comprendre les principes clés de la phase 1 • Lancement 1
Le programme national des Projets Performance Des projets pilotes d’accompagnement de la transformation dans 50 ES • Mener sur une courte durée des transformations pérennes dans les établissements de santé en améliorant leur situation sur 3 dimensions : – Qualité de la prise en charge et du service rendu aux usagers (temps d’attente, délais de RDV, qualité des soins et d’accueil, développement de la chirurgie ambulatoire…) – Conditions de travail et attractivité pour les professionnels ( motivation renforcée, réduction de l’absentéisme, mobilité…) – Performance organisationnelle et financière • Il ne s’agit pas d’audits, mais de véritables projets collaboratifs de transformation • Aujourd’hui : • 25 Contrats Performance signés • Plus de 200 chantiers lancés 2 • 5 nouveaux établissements dans la vague 3, dont le CHRU de Montpellier
Etablissements engagés dans un Projet Performance ZOOM : ILE DE FRANCE CH Roubaix CH Pontoise CH Lens GH St Joseph Hôpital Bichat CHR Reims IMM Avicenne Cf zoom HUS CH Versailles IDF CHU Nancy CHR Orléans CH Mulhouse Préfigurateurs 25 CHT Jura‐Sud CHU Nantes CH Chalon sur Saône CH Belfort Montbéliard Vague 1 contrats signés Vague 2 Léman / Mont Blanc CHU Limoges CH Vichy Lancement HCL Vague 3 CH Annecy en cours CH Périgueux CHU Saint Etienne CHU Grenoble CHU Bordeaux 3 vagues de Projets Performance à ce jour : • Vague 1 (dont établissements préfigurateurs) CHRU Montpellier : 9 établissements CH Toulon Île de la APHM • Vague 2 : 16 établissements Réunion • Vague 3 : 5 établissements, dont le CHRU de Montpellier • Des CHU, CH, CHT, ESPIC, Mutualistes CHR La Réunion 3
Exemples de gains obtenus 4
Retours d’expérience des vagues 1 et 2 - Enseignements et évolutions pour la vague 3 • Un diagnostic mieux outillé qui se poursuit directement par la phase de transformation • Un focus fort sur les chantiers pilotes et leurs impacts, en précisant les principes (thèmes, périmètre, attendus, indicateurs), qui démontrent la faisabilité de la transformation • Une démarche tripartite avec la prise en main du pilotage par les ARS • Une visibilité accrue sur le planning (défini dès le début, jusqu’à la fin de la transformation) • Mise à disposition des 20 outils d’auto-diagnostic ANAP • Appui ANAP encore plus structuré (plate-forme SharePoint, annuaire des PP, communication, cercles performance, bonnes pratiques,…) 5
Un engagement sur une durée de 2 ans en appui de la communauté hospitalière Signature du Diagnostic/FDR/Contrat (4 mois) contrat performance Chantier pilote (6 mois) Transformation de l’établissement (20 mois) • Analyse de la • Mise en œuvre opérationnelle Description performance de chaque • Actions possibles sur l’ensemble des leviers domaine de l’hôpital d’amélioration de la performance • Priorisation des enjeux Signataires du contrat – Stratégie • Définition des actions performance: – Processus et organisations opérationnelles ▪ Directeur Général du – Management CHRU (opportunité • Des chantiers thématiques (RH, blocs, gestion d’associer le président des lits, imagerie, fonctions logistiques, de CME / le doyen de la faculté à étudier) laboratoires, circuit du médicament,…) • Travail conjoint avec les ▪ Directeur l’ARS Général de • Equipes opérationnelles mixtes Approche acteurs terrain établissement / consultants ▪ Directeur Général de • Recherche de solutions l’ANAP • Appui opérationnel ARS et ANAP triples (qualité, condition • Transfert de compétences de travail, efficience • Création d’une culture de la opérationnelle) performance • Un unique groupement • Différents groupements (possibilité) • Financement 100% ANAP • Co-financement 6
Principes des Projets Performance Le Projet Performance est le projet de l’établissement Il est piloté par l’ ARS avec l’appui de l’ANAP Gouvernance Il bénéficie du capital d’expertises, de méthodes et d’outils de du projet l’ANAP Il est mis en œuvre par l’établissement avec l’appui des consultants, de l’ARS et de l’ANAP ▪ Suivi rigoureux des impacts et du retour sur investissement pour la collectivité ▪ Objectifs chiffrés ambitieux à moyen/long-terme décrivant les Retour sur résultats visés par le plan de transformation, respectant les investissement règles nationales du programme ▪ Impacts à court terme (efficience, qualité de prise en charge, conditions de travail) ▪ Un message mobilisant véhiculé et adapté à travers Plan de l’organisation communication ▪ Plan de communication et de mobilisation des acteurs clés au sein de l’établissement de santé 7
Objectifs de la réunion • Présenter les Projets Performance • Comprendre les principes clés de la phase 1 • Lancement 8
Phase 1 – 1ère étape : Conduite du diagnostic La phase de diagnostic doit couvrir le périmètre ... Et se raffine pour identifier et chiffrer complet de l’établissement…. les actions prioritaires • 1 auto-diagnostic préalable de l’établissement sur un périmètre limité choisi (paramétrage des outils urgences 1. Stratégie / et consultations externes). Mise à disposition des outils Projet médical ANAP 8. Chaîne de 2. Organisation / l’information Ressources • 5 semaines de macro-diagnostic sur le périmètre médicale humaines complet de l’établissement 3. Processus • 5 semaines de diagnostic détaillé sur 6 à 10pistes 9. Qualité opérationnels formant la base de la construction de la feuille de route, 7. Finance et des soins et cliniques et respectant les règles de calcul et incluant des gains fiscalité satisfaction médico- rapides des patients techniques • Feuille de route disponible et contrat performance 4. Processus finalisé au bout de 16 semaines 6. Systèmes opérationnels d’information logistiques et • Le choix du pragmatisme administratifs 5. Gestion du patrimoine et des investissements La conduite rigoureuse du diagnostic est critique pour Sélection des thématiques à approfondir dans le le lancement immédiat de la cadre du diagnostic détaillé phase de transformation à l’issue de la phase 1 9
Phase 1 – 2nde étape :rédaction de la feuille de route • La feuille de route : le cœur du contrat performance • Une phase clé : celle de la définition en commun des solutions à apporter • Sélection des indicateurs et chiffrage des valeurs cibles intermédiaires et finales • Définition précise des actions, périmètres, jalons, responsables, … • Implication et validation nécessaires des professionnels concernés Exemples • Réduction du temps d'attente (ex: aux urgences ou pour obtenir Qualité d'accueil et de prise un rdv) en charge • Amélioration de la qualité des soins • Développement de la chirurgie ambulatoire • Renforcement de l’attractivité Conditions de travail • Baisse de l'absentéisme • Développement d'opportunités de mobilité • Réduction des heures supplémentaires • Meilleure utilisation des équipements Performance économique • Adéquation ressources/activité/modes de prise en charge • Juste prescription : gains sur T2 • Augmentation de la productivité 10
Exemple de feuille de route : Développer la prise en charge en ambulatoire (1/3) Cette piste se concentrera d’abord sur XXX, puis sera déployée sur XXX Périmètre • Un effort sur le développement de l’ambulatoire depuis plusieurs années Contexte • Des volumes d’activité satisfaisants sur les gestes marqueurs mais insuffisants sur le substituable • Une absence d’UCA qui complexifie le pilotage de la fonction et les perspectives de développement • Arrivée du Dr XXX • Mettre en œuvre une organisation optimisée et pérenne de la prise en charge en ambulatoire • Mettre en œuvre une unité dédiée à la prise en charge en ambulatoire (priorité sur la chirurgie et l’endoscopie digestive) • Adapter l’organisation actuelle des blocs lien avec le chantier blocs • Développer significativement l’activité de chirurgie ambulatoire (et libérer les capacités de HC) • Mettre en œuvre les outils nécessaires au suivi de l’activité ambulatoire des services • Indicateurs intégrés dans le tableau de bord médico-économique des pôles/services Objectifs • Mettre en place une contractualisation des services/pôles sur les performances en ambulatoire • Promouvoir et développer l’offre et l’activité ambulatoire • Créer les conditions d’une prise en charge attractive et de qualité: appel veille/lendemain des patients, communication auprès des adresseurs • Développer une culture ambulatoire au sein de l’institution: communication et réflexion interne (directoire, chefs de pôle, cadres, PNM, etc..) Initial Gain économique Performance Axes Indicateur Cible (2011) Charges Recettes 75% (2012) Taux d’ambulatoire sur les gestes marqueurs 68% 80% (2013) 50% (2012) Taux ambulatoire sur les GHM substituables 46% 55% (2013) Qualité des Promouvoir la filière soins Nombre de séjours ambu (GHM 1 220 séj (2012) ambulatoire et 1014 séj substituables) 1 400 séj (2013) Economique exploiter les journées 2 250 séj (2012) d'HC libérées Nombre de séjours de DMS 0 à 1 2 483 séj. 2 000 séj (2013) Indicateurs 250 j en 2012 Nombre de journées HC libérées / 500 j en 2013 Optimiser l’utilisation des 100% (7 120% - 7 lits (2012) Economique TO des places d'ambulatoire capacités lits) 120% - 9 lits (2013) Economique Piloter l'ambulatoire Mise en œuvre d’un CREA ambulatoire / 100% (12/2013) % des pôles/services s’étant engagés sur Contractualiser sur 11 Economique des objectifs de développement de / 100% (12/2012) l’ambulatoire l’ambulatoire
Exemple de feuille de route : Développer la prise en charge en ambulatoire (2/3) • Promouvoir et développer l’offre et l’activité de chirurgie ambulatoire • Communiquer sur les enjeux de l’ambulatoire et former les chirurgiens et les cadres de santé • Définir une feuille de route ambulatoire pour chacun des services de chirurgie • Elaborer un plan de communication à destination des différents acteurs intervenant dans la prise en charge en ambulatoire : • Médecins de ville: intervention lors de sessions de formations • Privilégier le réseau d’adresseurs existants et présenter l’offre ambulatoire par spécialités chirurgicales • Patients : supports de présentation de l’offre à distribuer lors des consultations externes ou aux urgences • Infirmières libérales et acteurs impliqués en amont et en aval des interventions • Presse locale, fascicules joints aux CR patients, site Web • Améliorer les processus organisationnels autour de l’activité ambulatoire (en lien avec le chantier blocs) Principes • Analyser les besoins et les contraintes de gestion des activités au bloc opératoire (planification, offre de vacations...) clés de la • Elaborer et mettre en œuvre un nouveau plan de vacation mise en • Analyser et ajuster les processus de prise en charge : appel la veille et le lendemain, secrétariat dédié œuvre • Renforcer le pilotage de l’activité ambulatoire • Fiabiliser et stabiliser avec le contrôle de gestion la réalisation d’un « CREA Ambulatoire » • Choix et partage de la méthode • Diffusion des résultats • Mettre en place des tableaux de bords de pilotage pour la filière ambulatoire: • Choix des indicateurs • Mesure • Périodicité • Organiser la production et la diffusion (désignation d’un référent) • Contractualiser sur les objectifs de développement de l’ambulatoire (par service/praticien) Eléments • Développer l’activité sur une activité dédiée et clairement délimitée spécifiques • Organiser les vacations ambulatoire au bloc Facteurs • Mobilisation de l’ensemble de la communauté médicale et soignante clés de • Mise en évidence des enjeux du développement de la prise en charge pour l’établissement dans son ensemble succès • Rechercher les victoires rapides dès 2012 (travailler avec praticiens porteurs, sur nombre limités de gestes marqueurs sur 3 disciplines pour les substituables (orthopédie, urologie, gynécologie) • Ce chantier doit s’interfacer avec: • Le chantier : Anticiper l’évolution des besoins de soins sur le Interface • Le chantier : Organiser les soins en adaptant les moyens des services et des pôles à leur avec autres • La piste : Performance du parcours patient projets • La piste : Développement de la prise en charge en ambulatoire • La piste: Optimisation des blocs opératoires 12
Exemple de feuille de route : Développer la prise en charge en ambulatoire (3/3) DR XXX: responsable de chantier • DR XXX Equipes • Mme XXX • Mme XXX • Mme XXX 2012 2013 Activité 05 06 07 08 09 1011 12 01 0203 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Axe 1 1.A. Mobiliser les praticiens et les soignants 1.B. Engager les services de chirurgie dans la démarche 1.C. Elaborer un plan de communication à destination des Calendrier acteurs de la prise en charge en ambulatoire Axe 2 2.A. Etudier le processus de prise en charge en ambulatoire 2.B. Définir une organisation cible (parcours patient, hébergement, organisation des blocs, management) Axe 3 3.A. Fiabiliser le contrôle de gestion de l’ambulatoire 3.B. Mettre en place des tableaux de bord « ambulatoire » 3.C. Accompagner le pilotage de l’activité 40 35 15 5 12 25 interne externe Ressources 8 6 10 mobilisées 30 2 25 18 14 2 0 70 30 15 12 10 8 8 Axe1 Axe2 Axe 3 T3 T4 T1 T2 T3 T4 Ressources nécessaires par axe Ressources nécessaires par trimestre 13
Règles nationales opposables aux PP : la feuille de route Impacts opérationnels Impacts financiers • Prise en compte des économies réalisées et, de • Périmètre MCO et manière dérogatoire, de certains coûts évités (ex. fonctions supports Coûts de fonctionnement immobilier) • Les coûts sont comptabilisés sur une base annuelle • Des résultats ou annualisée significatifs sont attendus sur les 3 • Prise en compte des économies récurrentes (base dimensions de la Investissements annuelle) ou des économies annualisées1 performance • Pour les cessions, seules les plus-values doivent être comptabilisées • Pour chaque piste : Ressources • Prise en compte de l'impact annuel des réductions – Définition d'indicateurs humaines d’effectifs et des non-remplacements, après prise en pertinents, mesurables compte de l'accompagnement au départ puis à fréquence régulière (=3 Hausse • Prise en compte des hausses de recettes annuelles, mois) des recettes dans la limite de 30 % maximum de l'impact total – Définition de cibles intermédiaires et d'une • Ciblage retenu: 2% des charges+ 20% du déficit (dont 70% minimum de cible finale diminution des charges) • Un ROI de 5 attendu en 2 ans 14
Principes du chantier pilote • Transports internes • Stérilisation • Atteindre rapidement les premiers résultats (avant la fin du diagnostic, ou au moins 3 mois après le lancement du pilote) Objectifs • Permettre l’adhésion des participants en démontrant l’intérêt et la faisabilité du projet • Un chantier pilote par PP avec deux axes de travail – Un axe « cœur de métier » Principes – Un axe « support » • Validation du périmètre, du diagnostic, du plan d’actions et de l’équipe projet , et sélection des indicateurs de suivi avant le lancement de la transformation Exemples de résultats attendus : • Stérilisation : meilleure disponibilité du matériel pour les blocs opératoires, maîtrise Le chantier pilote doit permettre de mettredes dépenses, diminution des casses et en place les conditions d’un succès pertes, augmentation de la productivité, … rapide de la transformation • Transports internes : diminution des coûts, (démonstration de l’impact et adhésion) amélioration du délai de réponses aux services « clients », niveau d’équipement adapté à l’activité, … 15
Objectifs de la réunion • Présenter les Projets Performance • Les principes clés de la phase 1 • Lancement 16
Le CHRU– l’équipe projet Amélie Charretier : Responsable du Projet Performance pour le CHRU Directrice en charge du projet performance Direction Générale a-charretier@chu-montpellier.fr Equipe projet : Direction des finances Direction des Ressources Humaines Direction Coordination Générale des Soins Directeurs Délégués Appuis complémentaires : - Cellule gestion projet synthèse - Conseil en organisation - Département informatique médicale - Contrôle de gestion 17
L’ARS– l’équipe projet Clarisse Molina : Responsable de projet pour l’ARS Chef de projet Performance Hospitalière, Direction de l’Offre de Soins et de l’Autonomie clarisse.molina@ars.sante.fr Juliette Blanco : Dr Sylvie Meisel : Conseillère Régionale Technique en Soins à Médecin à la Direction de l’Offre de Soins et la Direction de l’Offre de Soins et de de l’Autonomie, l’Autonomie, Expert en organisation Expert en organisation et qualité des soins sylvie.meisel@ars.sante.fr juliette.blanco@ars.sante.fr Appuis complémentaires ARS Dr Didier Heve : Médecin, responsable de la Cellule Observation Statistiques et Aide à la Décision, Dr Nathalie Szapiro Expert en information médicale Médecin à la Direction de la qualité et gestion du risque didier.heve@ars.sante.fr Expert Qualité nathalie.szapiro@ars.sante.fr Mr Didier Bergeron : Chargé de Mission sur les investissements hospitaliers à la Direction de la Stratégie et de la Performance, 18 Expert en projets d’investissements didier.bergeron@ars.sante.fr
L’ANAP – l’équipe projet L’ANAP (Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux) est un groupement d’intérêt public (GIP) entre l’Etat, l’UNCAM, la CNSA et les fédérations représentatives des établissements de santé et médico-sociaux. Elle a été créée en 2009 par la loi HPST à partir de 3 structures : GMSIH, MAINH, MEAH En 2012, l’équipe de l’ANAP est composée d’une centaine de professionnels aux profils pluridisciplinaires. Mona KRICHEN : Manager , Responsable du projet pour l’ANAP Mona.krichen@anap.fr Franck LIMONNE: Chargé de projet, Porteur du projet pour l’ANAP Franck.limonne@anap.fr 19
Les prestataires – l’équipe projet intervenant sur la phase 1 « du diagnostic au contrat de performance » François •Portage de la relation contractuelle FrançoisDEVIF DEVIF •Garant de la qualité des prestations réalisées Responsable Responsabledes desprestations prestations François FrançoisDEVIF DEVIF •Supervision des travaux Karim KarimHATEM HATEM Directeur DirecteurdedeMission Mission •Animation des comités de pilotage et opérationnels, et des séminaires Directeur DirecteurdedeMission Mission •Responsable de la prestation et de la production des différents livrables •Garant de la synergie et de la cohérence entre les deux volets du projet •Coordination des travaux Elodie •Animation des points hebdomadaires ElodieBOUCHER BOUCHER •Interlocuteur(s) privilégié(s) de la direction Benjamin BenjaminGILLES GILLES Chef Chef Chefde deprojet projet avec l’équipe projet Chefde deprojet projet •Production de travaux Diag (entretiens) et lien avec le chantier Pilote Fonctions analyse et stratégie médicale Frédéric Thomas Thomas DESMOULINS DESMOULINS Frédéric FrédéricHASCOET HASCOET FrédéricHASCOET HASCOET Consultant ConsultantSenior Senior Consultant ConsultantSenior Senior Consultant ConsultantSenior Senior Dr DrTRUCHAUD TRUCHAUD Dr DrSAMII SAMII Expert ExpertBiologie Biologie Expert ExpertBloc BlocOpératoire Opératoire •Réalisation des entretiens, appui aux experts sur l’analyse quantitative et Pr Pr PrVADROT VADROT PrCHAST CHAST relai du chef de projet Expert Florent FlorentPENNUEN PENNUEN Pr PrCHAST CHAST auprès des opérationnels ExpertImagerie Imagerie Expert ExpertPharmacie Pharmacie Expert ExpertDialogue Dialoguesocial social Expert sur la conduite du ExpertStérilisation Stérilisation changement Dr DrBOUTET BOUTET Philippe PhilippeHONORE HONORE Dr DrTALON TALON Marie‐Ange Expert ExpertUrgences Urgences Marie‐AngeDEDE Expert BOUTRAY ExpertTransport Transport Expert ExpertStérilisation Stérilisation BOUTRAY Consultante ConsultanteSenior Senior Pr PrVAGON VAGON Dr DrTIMBEAU TIMBEAU •Analyse quantitative et Expert ExpertProjet ProjetMédical Médical Expert Experten enTTCM TTCM modélisation économique Fonctions support et processus organisationnels Dr Dr CHAZARD CHAZARD Patrick PatrickAUMERAS AUMERAS Expert ExpertChaîne Chaîne Expert ExpertFinance/Fiscalité Finance/Fiscalité d’information d’informationmédicale médicale Daniel DanielBOISSON BOISSON Florent FlorentPENNUEN PENNUEN Expert ExpertAchats Achats// Expert ExpertRH RH logistique logistique Acyl AcylBENSLIMANE BENSLIMANE Thierry ThierryJEANSON JEANSON 20 Expert ExpertSISI Expert ExpertImmobilier Immobilier L’ensemble des membres de l’équipe est tenu au respect de la confidentialité des données
Gouvernance du programme national des Projets Performance Rôle • Suit l’avancement du programme et la capture de Comité pilotage l’impact au niveau national interministériel et Elysée • Donne et structure les grandes orientations stratégiques • Conduit les actions de déblocage quand cela est nécessaire • Valide les principes de gouvernance des projets • Communique les décisions du comité de pilotage Comité de pilotage ANAP interministériel • Suit l’avancement des projets et la réalisation des impacts • Donne une vision consolidée du programme au niveau national • Définit les échéances du programme • Définit les principes de mise en œuvre opérationnelle Pilotage national (ANAP) • Identifie les risques et les points de blocage, conduit les actions correctrices ou les fait remonter au comité de pilotage interministériel COPIL stratégique COPIL stratégique COPIL stratégique COPIL opérationnel • Cf. diapositive suivante COPIL opérationnel COPIL opérationnel 21
Instances de suivi et de pilotage du Projet Performance du CHRU Montpellier opérationnel • Suivre l’avancement du diagnostic Réunion de suivi • Préparer la tenue des COMOP et COPIL hebdomadaires • Piloter les consultants • Piloter l’avancement des projets COPIL • Prendre les décisions et arbitrer opérationnel • Remonter les points de blocage aux signataires du contrat (COPIL) • Valider les objectifs opérationnels COPIL stratégique • S’assurer de la pertinence du phasage et de l’obtention des résultats attendus • Arbitrer et statuer sur les points de blocage stratégique Pilotage national du Programme des Projets performance 22
Instances de suivi et de pilotage Instance Dates Participants *CHRU : Directeur Général : P Domy Directeur Général Adjoint : R Bourret Président CME : O Jonquet Vice Président de la CME : C Biron 20 avril COPIL Doyen : J Bringer mai Membre du Directoire /un référent médical : PF Perrigault stratégique Juillet Référent performance : A Charretier Septembre Direction des affaires financières : T Negre Direction de l’informatique médicale : P Dujols/ P Aubas *ARS : DG ARS ou son représentant , CP performance hospitalière *ANAP : DG ANAP ou son représentant, équipe Projet Performance *Consultants *CHRU : Directeur Général Adjoint : R Bourret Référent performance : A Charretier Directeur de l’Offre de soins : C Storpper mai (fin) Direction des affaires financières : T Negre Juin (fin) COPIL Direction de l’informatique médicale : P Aubas Juillet(fin) opérationnel Direction des ressources humaines : R Jacquet Septembre (début) Direction coordination Générale des Soins : F Estric Octobre (début) Référent médical : B Carlander *ARS : Équipe Projet Performance hospitalière *ANAP : Équipe Projet Performance *Consultants *CHRU : Chef de projet établissement Tous les jeudi : réunion Comité de *ARS : Équipe projet performance hospitalière physique ou suivi *ANAP : Équipe Projet Performance visioconférence 23 *Consultants
Calendrier prévisionnel pour 2012 2012 t ût il . ille v. in pt ai c. t. r Ao Av No Dé M Oc Ju Se Ju Lancement 1 Macro diagnostic 2 Diagnostic détaillé 3 Feuille de route 4 Contrat Signature performance contrat performanc Mise en œuvre e des chantiers du Mise en œuvre contrat Diagnostic et plan Chantier pilote d’actions Mise en œuvre Comité de pilotage de lancement Validation du diagnostic détaillé et des 1 (20/04) 3 axes de la feuille de route Comités opérationnels Validation du macro‐diagnostic et Validation de la feuille de route (enjeux, 2 de l’abandon de certaines 4 objectifs et actions), et accord pour thématiques signature du contrat performance 24
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