Les informations techniques - XXVIIIème Congrès ordinaire d'IFM-SEI

XXVIIIe Congrès de l'IFM-SEI 2019/05

                                                                            28-29 juin 2019
                                                                            Tbilisi, Géorgie
                                                                   Informations techniques

Les informations techniques - XXVIIIème Congrès ordinaire d’IFM-SEI

L’hébergement et lieu de la conférence

La conférence et l'hébergement se feront au même endroit à Fabrika, une auberge située
au cœur d'un centre de création de Tbilissi. Auparavant c’était une usine de couture
soviétique, Fabrika a été restaurée et transformée en un espace urbain multifonctionnel
qui abrite une grande auberge de jeunesse avec des cafés et des bars chics, des ateliers
d'artistes et des boutiques, des établissements d'enseignement, des bureaux, c’est une
cour à ciel ouvert et un espace pour événements. Fabrika est un lieu de rencontre
alternatif à Tbilissi. Il est situé au:

       8 Egnate Ninoshvili
       Tbilissi
       Géorgie

Vous êtes officiellement attendus à partir du Jeudi 27 juin et devez repartir le dimanche
30 juin. Les délégués et les invités seront logés dans l’auberge pendant trois nuits, du 27
au 30 juin; si vous ne comptez pas durer, nous vous prions de bien vouloir l'indiquer dans
votre formulaire d'inscription afin que les lits ne soient pas vides. Toute nuit
supplémentaire en Géorgie est à planifier et est à la charge du participant; IFM-SEI ne peut
pas organiser d'hébergement avant ou après le congrès.

Le Congrès débutera officiellement les 28 et 29 juin 2019. Jeudi, le 27 juin à partir de 15h
commencera le programme facultatif et sera suivi par une soirée internationale après le
dîner. Nous vous prions de bien vouloir en tenir compte lors de votre réservation de
voyage.

La vérification des arrivées est à partir de 15h le jour d'arrivée. Les bagages doivent être
faites avant 11h le jour des départs. Les délégués et les invités seront hébergés dans des
dortoirs. Les draps sont fournis. Cependant vous devez apporter vos propres serviettes ou
en louer mais à vos frais de 2/4 GEL (devise monétaire de la Géorgie) (petit / grand).
L'auberge peut également fournir d'autres services moyennant des frais supplémentaires,
tels que des chaussons, du gel douche, du shampoing, des soins dentaires et des services
de blanchisserie.

Trois repas par jour seront servis, du dîner du jeudi 27 juin au petit-déjeuner du dimanche
30 juin, en plus de deux collations supplémentaires les jours de conférence. Tous les repas
seront fournis à l'auberge, à l'exception des dîners des jeudi 27 et 30 juin, qui seront servis
dans des restaurants situés à l'extérieur du complexe. Un réseau Wifi est disponible à
l'auberge et il y a également de nombreux bars et cafés disponibles sur le complexe.

À savoir sur la Géorgie

Installé entre la mer Noire et les montagnes du Caucase, le pays Géorgie fait partie du
Caucase du Sud et se situe entre l'Europe et l'Asie. Rempli de villes pittoresques, de vallées
verdoyantes, de belles églises et de monastères, la Géorgie est connue pour ses hautes
montagnes, son vin incroyable, sa cuisine délicieuse et ses habitants hospitaliers.

Depuis Rose Revolution qui a renversé le gouvernement Shevardnadze post-soviétique,
Tbilissi est devenue une destination touristique de plus en plus attirante. Tbilissi se situe,
dans la profonde vallée de la rivière Mtkvari, elle présente une architecture pittoresque,
une scène artistique et culturelle toujours animée et un style de vie géorgien accueillant,
regorgeant de cafés et de restaurants populaires, de bars et de discothèques branchés,
ainsi que de nombreux musées, galeries et parcs.

Le voyage vers ou depuis la Géorgie

Il existe deux principaux aéroports internationaux en Géorgie: l’aéroport international de
Tbilissi et l’aéroport international de Koutaïssi. L’aéroport de Tbilissi est le plus proche du
lieu. L'aéroport de Koutaïssi se trouve à 3-4 heures de route de Tbilissi et d’où opèrent de
nombreuses compagnies aériennes à bas coûts. De nombreux vols à destination ou en
provenance de la Géorgie arrivent et partent pendant la nuit, soyez en rassurer que cela
est standard pour ces compagnies.

De l'aéroport international de Tbilissi à Fabrika

A partir de l'aéroport international de Tbilissi, les transferts en bus et en taxi sont les
meilleurs moyens pour se rendre à Fabrika.

Le transfert en bus: de l’aéroport international de Tbilissi à Fabrika

Prenez le bus local public n ° 37 de l'aéroport international de Tbilissi à Fabrika. Le bus
fonctionne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et quitte à partir de l’extérieur de l'aéroport.
Le billet coûte 0,5 GEL et n’accepte que le cash ce bus vous conduira jusqu’à la station de
métro Marjanishvili (direction: Samgori) et cela prendra environ 30 à 40 minutes. De là,
suivez les indications ci-dessous pour vous y rendre à Fabrika.

Le transfert en taxi: de l’aéroport international de Tbilissi à Fabrika

Un taxi de l'aéroport international de Tbilissi à Fabrika devrait coûter entre 25 et 35 GEL.
La meilleure option pour commander un taxi est d'utiliser l'application Taxify et vous aurez
la possibilité de payer le conducteur en espèces ou par carte de crédit sur l'application.
Sachez que des frais d'itinérance sont appliqués à la plupart des voyageurs qui utilisent
des données en Géorgie.

Vous pouvez également prendre un taxi de l’extérieur de l’aéroport, mais vous devez
convenir d’un prix à l’avance avec le taximan. Ne payez pas plus de 35 GEL. Pour la
prudence, Il est recommandé d’écrire le montant convenu et le montrer au chauffeur
avant de bouger afin qu'il puisse être utilisé comme référence à l’arrivée au cas où. En cas
de problèmes pour payer votre taxi une fois arrivé, adressez-vous au personnel de la
sécurité ou de la réception de Fabrika qui vous aideront.

Pour votre retour, vous pouvez soit demander à la réception de Fabrika de vous réserver
un taxi soit utiliser l'application Taxify avec le wifi de l'auberge.

L’itinéraire à suivre: de la station de métro Marjanishvili à Fabrika

De la station de métro Marjanishvili à Fabrikane ne fait que 8 à 10 minutes à pied. Une
fois que vous êtes au carrefour près de la station de métro Marjanishvili, descendez la rue
KoteMarjanishvili dans la direction opposée au McDonald’s. Prenez ensuite la troisième rue
à droite dans la rue EgnateNinoshvili (la rue de l'auberge), traversez une petite route et
voilà l'auberge sur votre droite. Vous devriez chercher la forte décoration extérieure, ça
sera à votre portée. Veuillez-vous servir de la carte ci-dessous pour ne pas vous perdre:

De l’aéroport international de Koutaïssi à Fabrika

En bus, le trajet de l'aéroport international de Koutaïssi à Fabrika fait 3 à 4 heures en
minibus utilisé par GeorgianBus. C’est de l'extérieur de l'aéroport international de Koutaïssi
que part le bus pour arriver à la place Pouchkine à Tbilissi. Une fois plein le bus part;
environ une fois par heure. Le billet coûte 20 GEL et peut être achetés à l'intérieur de
l'aéroport.

De la place Pouchkine, prenez le métro de la station Liberty Square à la station de métro
Marjanishvili (direction: le théâtre Akhmeteli). Le métro fait deux arrêts. Un seul ticket de
métro coûte 0,5 GEL, mais vous devrez également acheter une carte à puce à 2 GEL sur
laquelle vous pourrez charger du crédit. Suivez les indications ci-dessus de la station de
métro Marjanishvilià Fabrika.

Les délégations

Chaque organisation membre est invitée à envoyer un maximum de cinq délégués au
congrès et chaque organisation candidate est invitée à envoyer un maximum de deux
délégués au congrès. Nous vous prions également de prendre compte du quota de femmes
lors de nos réunions statutaires. Si vous envoyez plus d'un délégué, au moins 50% +/- 1 de
votre délégation doit être une femme ou un genre non binaire, conformément à la
Constitution de l'IFM-SEI (2016).

Souvenez-vous, les droits de vote sont relatifs au payement des cotisations, qui sont
stipulés au paragraphe 3.5 de la Constitution d'IFM-SEI (2016). Les organisations qui ne
s’acquittent pas de leur cotisation 2019 ou des dettes antérieures avant le 31 mars ne sont
pas du tout éligibles ou à partie de leurs votes. Pour toute question sur les droits de vote
ou pour conclure un accord pour la cotisation, veuillez contacter la Commission de
contrôle à cc@ifm-sei.org.

L’inscription pour le congrès

Conformément aux dispositions de la constitution d'IFM-SEI, les participants ayant besoin
d'un visa doivent s'inscrire avant le 28 avril 2019 et le 17 mai 2019 pour ceux qui n'en ont
pas besoin. Nous vous demandons de bien vouloir accorder une attention particulière, lors
de votre inscription, aux nuits où vous aurez besoin d’un hébergement à Tbilissi, afin que
nous puissions vous réserver le nombre de nuits correct et que les lits ne soient pas vides.
Faites nous parvenir vos informations de voyage avant le 31 mai 2019 au plus tard.

Pour vous inscrire au congrès, utilisez ce formulaire d'inscription numérique en suivant ce
lien. Le formulaire sera fermé après la date limite d'inscription. Passé ce délai, vous devez
contacter le secrétariat d'IFM-SEI à l'adresse contact@ifm-sei.org pour toute inscription
tardive ou modification de votre délégation (compte tenu des frais supplémentaires
indiqués ci-dessous).

Les visas

La Géorgie ne fait pas partie de la zone Schengen et un visa peut être nécessaire pour te
rendre en Géorgie. Les citoyens de l'UE sont dispensés du visa. Si vous avez besoin d'un
visa, vous devez l'indiquer dans votre inscription et fournir les informations demandées. Il
est important que vous nous donniez des informations précises ici. Vous recevrez une
lettre d'invitation de visa d'IFM-SEI et des Georgian Falcons peu de temps après votre
inscription.

Les délégués doivent demander leur visa ou demander un rendez-vous avec l'ambassade /
le consulat dans les deux semaines suivant la réception de leur lettre d'invitation de visa.
Tout délégué qui annule après le 17 mai 2019 pour des raisons de visa devra soumettre une
preuve de sa demande de visa indiquant que le rendez-vous a été demandé dans les deux
semaines suivant la réception de la lettre d'invitation de visa, faute de quoi les frais
d'annulation s’appliqueront.

Les frais de participation

Le congrès IFM-SEI est partiellement subventionné par IFM-SEI et il existe un système basé
sur la solidarité pour les frais de participation basé sur la provenance géographique des
délégués. Les frais de voyage sont à la charge de l'organisation membre et aucun
remboursement de voyage ne peut être offert par IFM-SEI. Les frais de participation au
congrès sont les suivants (par personne):

       •   Délégués - Europe occidentale et septentrionale: 170 €
       •   Délégués - Europe de l’Est et Israël: 100 €
       •   Délégués - reste du monde: 60 €
       •   Invités: 170 €

Les frais de participation couvriront tous les coûts liés à l'hébergement, aux repas et aux
rafraîchissements, au programme et aux matériaux du congrès. Il vous faut de l’argent
supplémentaire pour vos petites dépenses ou besoins : Alcool, les excursions et les nuits
supplémentaires en Géorgie. Vous aurez également accès à des produits de l’IFM-SEI en
vente pendant le congrès.

Les frais de participation peuvent être payés à l'avance par virement bancaire ou en
espèces à l'arrivée. Pour payer par virement bancaire, indiquez "Congrès", le nom de votre
organisation et le nombre de délégués dans la référence. Les détails du compte bancaire
IFM-SEI sont les suivants:

       Banque: ING
       Nom: IFM-SEI
       IBAN: BE60 3101 2003 5970
       BIC: BBRUBEBB

Les rapports

Tout rapport après le 17 mai 2019 ou non-présentation de preuves irrévocables du rapport
entraînera des frais de sanctions de 135 € afin de couvrir les frais qui en résulteront. La
sanction est à payer dans les 30 jours suivant le congrès. Des frais de retard de 50 € et des
frais de modification de 30 € seront appliqués à toute organisation qui s’enregistre ou
modifie ses délégués après le 17 mai 2019. Les inscriptions tardives ne peuvent pas être
garanties avec un hébergement chez Fabrika, car l’auberge de jeunesse risque d’être
entièrement réservée entre temps.

L’assurance

Nous vous recommandons d’organiser un plan complet d’assurance médicale et de voyage
pour la durée du congrès, y compris votre temps de déplacement. Cela signifie que vous
serez couvert si vous engagez des frais médicaux ou si vous ne pouvez pas voyager en
raison d'une urgence. Les frais d'assurance sont à la charge du délégué ou de l'organisation
qu’il ou elle représente.

Les documents de la conférence

L'ordre du jour du congrès vous sera envoyé d’ici le 17 mai 2019 au plus tard et les
documents du congrès le 31 avril 2019. Nous ne serons pas en mesure de vous fournir des
copies imprimées des communications de la conférence. Donc imprimer les vôtres ou
apporter un appareil vous permettant de les lire sous forme numérique. Le wifi sera
disponible pendant toute la durée du congrès. Tous les documents seront disponibles sur le
site Web d'IFM-SEI principalement sur la page dédiée au XXVIIIe Congrès ordinaire d'IFM-SEI.

La devise

La monnaie en Géorgie est le lari géorgien (GEL). Le taux de change est
approximativement au moment de la rédaction:

• 1 USD - 2,6 GEL
• 1 euro - 3,0 GEL

Bien que les prix soient parfois indiqués en dollars américains et en euros, la loi géorgienne
exige que tous les biens et services soient payés en monnaie locale. Les bureaux de change
disponibles dans les aéroports offrent des taux gonflés. Il est donc recommandé de ne
changer qu'une petite quantité de monnaie dans l'aéroport et de convertir des montants
plus importants à Tbilissi.

Les principales cartes de crédit sont largement acceptées à Tbilissi, mais moins dans les
régions. Des guichets automatiques se trouvent à Tbilissi et dans les aéroports. Les
chèques de voyage ne sont pas largement acceptés. Assurez-vous d’avoir assez de cash si
vous utilisez les transports en commun.

Le fuseau horaire

Tbilissi observe l’heure standard de la Géorgie (GET), qui correspond à UTC + 4. Cela fait
deux heures d'avance sur l'heure d'Europe centrale (CET) en juin.

L’électricité

En Géorgie, on utilise une prise à deux broches, de type C ou de type F. Si vous utilisez un
type de fiche différent, vous aurez besoin d'un adaptateur pour vos appareils électriques.

La Météo

La météo à Tbilissi, c’est un climat subtropical. En juin, les journées seront probablement
chaudes et humides avec des températures allant de 20 à 30 degrés Celsius.

Ce qu'il faut apporter

•   Des informations sur votre organisation et vos activités
•   Des collations et des boissons pour la soirée de partage internationale du jeudi soir
•   Les documents du Congrès imprimés ou téléchargés
•   Les frais de participation (si non payés à l'avance)
•   De l’argent pour achat (facultatif)
•   Des vêtements adaptés à la météo
•   Les nécessaires pour la toilette
•   Des serviettes
•   De la motivation et de l’énergie pour travailler ensemble!

Pour besoins de renseignements et contact

Pour toute question d'ordre général sur le congrès IFM-SEI, adressez-vous au secrétariat
d'IFM-SEI à l'adresse contact@ifm-sei.org.

Si vous avez besoin de nous contacter rapidement ou pendant la réunion, vous pouvez
contacter les personnes ci-dessous. Sachez qu’ils n’ont peut-être pas toujours accès aux
données. Par conséquent, pour les problèmes urgents, appelez ou envoyez un SMS.

Pour les besoins de renseignements en anglais:
• Carly Walker-Dawson (Secrétaire générale d’IFM-SEI): +32 499 201 951
• Nino Ugrekhelidze (Secrétaire général des Géorgiens Falcon): +995 598 001 247

Pour les besoins de renseignements en espagnol:
• Isi Quirós (présidente de la Commission de contrôle IFM-SEI): +34 610 324 895

Pour les besoins de renseignements en français:
• Ingrid de Kock (Secrétaire du bureau IFM-SEI): +32 485 564 040