LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE MANAGEMENT À DISTANCE - SOMMAIRE - Quaternaire

 
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LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE MANAGEMENT À DISTANCE - SOMMAIRE - Quaternaire
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LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES
    POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE
          MANAGEMENT À DISTANCE
LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE MANAGEMENT À DISTANCE - SOMMAIRE - Quaternaire
Au sommaire                                                                SOMMAIRE

    Les outils du manager confiné et connecté                      3
          p.3     Les sites et applications pour les réunions à distance   +
          p.7     Le matériel idéal : nous l'avons testé pour vous !       +
          p.9     Les trucs et astuces pour animer un atelier de travail   +

    Quelques bonnes pratiques                  19
          p.20    Les règles de conduite   +
          p.22    L'avant réunion          +
          p.24    Les bons réflexes        +
          p.33    L'après réunion          +

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Les outils du manager confiné et connecté

      LES SITES ET
APPLICATIONS POUR LES
 RÉUNIONS À DISTANCE
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Les sites et applications pour les réunions à distance                                                  SOMMAIRE

    La solution la plus simple : La présentation de votre Power Point en ligne
    (à partir de power point 2013)

    Génération d'un lien (http://xxxx) à transmettre à votre interlocuteur qui pourra
    ainsi suivre votre présentation, diapositive par diapositive, au même rythme que
    vous.

              Cette fonctionnalité de Powerpoint fonctionne seulement avec un compte personnel Microsoft.

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Les sites et applications pour les réunions à distance                              SOMMAIRE

      La Visio conférence depuis la maison ou votre téléphone : les applications idéales et
      faciles à prendre en main

      Gratuit jusqu’à 300 utilisateurs                            Gratuit jusqu’à 50 Personnes
        avec 10Go de stockage de
           documents partagés

                                                                         Gratuit 40 minutes pour 2
    Gratuit jusqu'à 10 personnes                                        personnes intégrant tableau
      avec la fonctionnalité de                                        blanc, questions, réponses, ….
          partage d'écran                                              Version payante à partir de 3
                                                                                 personnes

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Les sites et applications pour les réunions à distance                                                        SOMMAIRE

       Pour réaliser une conférence audio ou prendre le contrôle d'un ordinateur à
       distance, nous vous conseillons :

               Conversation                                     Contrôler l'ordinateur          Contrôler l'ordinateur
           téléphonique, gratuit                                 d'un tiers à distance           d'un tiers à distance
           jusqu'à 50 personnes                                    (seulement en version        (en version gratuite et sur
                                                                payante pour les entreprises)    Windows exclusivement)

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LE MATÉRIEL IDÉAL :
NOUS L’AVONS TESTÉ
   POUR VOUS !
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Le matériel idéal : nous l'avons testé pour vous !                                     SOMMAIRE

    Pour les séances de travail à distance en salle de réunion

                                                                                      Le   +
        Pour la vidéo,          Pour l'audio, la           Pour la diffusion,   Projection sans fil
      utilisez la caméra         Jabra Speak             choisissez un écran     d'un PC vers un
      Logitech MeetUp            510 est idéal              55 pouces avec        écran avec le
       (900€ environ)           (100€ environ)            câble HDMI ou un      Microsoft display
                                                           vidéoprojecteur      adapter V2 (50€)

    En télétravail ou seul à son poste, nous vous conseillons, un casque sans fil ou
    filaire pour une bonne qualité de son et de micro unidirectionnel (gamme Jabra
    Evolve ou Plantronics Voyager)

                                Le site One Direct livre en 24h à domicile
                           (même pendant le confinement). Valable au 23/03.
                              https://www.onedirect.fr/themes/teletravail
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Les outils du manager confiné et connecté

TRUCS ET ASTUCES POUR
 ANIMER UN ATELIER DE
       TRAVAIL
               Idées d'IceBreaker
             Animer avec Klaxoon
        Manager l'activité avec iObeya
              Se former à distance
   Attention réseau et sécurité informatique
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Idées d'Ice Breaker                                                                       SOMMAIRE

                                         Les M&M's
                                  Choisis ton M&M'S et clique dessus !

                                                   Chaque participant clique sur le M&M's de son choix, à
                                                   chaque couleur sa question !

      • 3                                          • Quel est ton plat préféré ?
                                                   • Quelle est ta série du moment ?
                                                   • Qu'est-ce que tu n'aimes pas manger ?
                                                   • Où as-tu passé tes dernières vacances ?
                                                   • ...

                      Envie de récupérer la version digitale de cet Ice-Breaker ?
                          Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !

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Idées d'Ice Breaker                                                            SOMMAIRE

                           Les photos des chaussures !

                                       • Demander aux participants de prendre une photo
                                         de leurs chaussures et de l'uploader sur la
                                         visioconférence / téléconférence.
                                       • Ensuite, au début de la réunion, demander aux
                                         participants de justifier le choix de porter
                                         ces chaussures aujourd'hui, et l'histoire qui se
                                         cache "derrière". Par exemple, une personne peut
                                         porter des chaussures de sport et cela l'amènera à
                                         partager son hobbie, une autre personne parlera
                                         des vacances durant lesquelles elle a acheté ses
                                         chaussures...
                                       • Cet ice-breaker peut se décliner avec des objets
                                         présents sur le bureau, un livre, une tasse...

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Idées d'Ice Breaker                                                                        SOMMAIRE

                               Le Photolangage Digital
                                                    • Consigne aux participants : regardez bien ces images.
                                                      Choisissez-en 1 qui représente … (5’ de réflexion
                                                      individuelle)
                                                       • Ex : Votre humeur du jour !
                                                    • Chacun son tour, présenter l’image choisie (Ligne /
                                                      Colonne) + Pourquoi ce choix
                                                    • L’animateur peut entourer chaque image
                                                      sélectionnée avec le stylet (en mode diaporama) et
                                                      noter quelques commentaires
                                                    • Cette grille d'images peut être insérée dans une
                                                      présentation PowerPoint, mais aussi via iObeya,
                                                      Microsoft WhiteBoard...

                       Envie de récupérer la version digitale de cet Ice-Breaker ?
                           Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !

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Idées d'Ice Breaker                                                    SOMMAIRE

                           Le brouhaha négatif !

                                      Au début de la réunion, l'animateur lance un
                                      compte à rebours...
                                                  3...2...1... BROUHAHA !
                                      Tout le monde s'exprime en même temps sur
                                      les petites choses négatives et/ou frustrantes
                                      de la journée ou de la semaine !
                                      Cela permet à la fois de relâcher la pression
                                      et de faire tomber les barrières

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Animer avec Klaxoon                                                                    SOMMAIRE

     Profitez d'une suite d'outils collaboratifs pour travailler efficacement en équipe... et
     à distance !
     • Permet l'animation de réunions :
        ‐ Quotidiennes / Hebdomadaires / Mensuelles
        ‐ Brainstorming
        ‐ Collecte des résultats (CSV, xls)
        ‐ Suivi des actions
        ‐ Quiz, sondage pour récolte rapide d'informations

        ‐ Klaxoon propose 3 mois d'essai gratuits, juste ICI
        ‐ + Template spéciale Télétravail ICI

                      Besoin d'un coup de main pour vous lancer ? Ouvrir une salle de travail ?
                            Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !

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Manager l'activité avec iObeya (1/2)                                                                                      SOMMAIRE

     Quelles fonctionnalités indispensables pour les managers connectés ?
     Animer votre équipe avec un             • L’espace partagé de l’équipe, de son activité, de ses projets et de son planning : un outil
     Management Visuel partagé… à              "tout en un"
     distance                                • La mise à jour instantanée et collaborative

     Affecter et suivre les actions, gérer   • Des cartes "actions" dynamiques, affectées avec visualisation avance/retard
     des projets                             • Des actions centralisées dans ce seul outil pour chaque collaborateur

                                             • Des outils intégrés de brainstorming et de vote à distance
     Animer des séances de créativité        • Des cadres à votre disposition (speed boat, Matrice de priorisation…)

     Animer des ateliers de travail de       • Un catalogue de cadres : le diagramme d’Ishikawa, les 5 pourquoi…
     résolution de problèmes                 • L’affectation et la priorisation des actions

                                             • La cartographie du processus et de ses acteurs
     Cartographier, gérer des processus      • L’applicatif Kanban pour visualiser vos flux

                              iObeya offre l’accès à une salle gratuitement pendant 45 jours
                              et ce dans un temps record : 24h après votre demande !!
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Manager l'activité avec iObeya (2/2)                                              SOMMAIRE

      Animer son
      équipe avec du
      Management
      Visuel à distance

     Affecter et suivre des actions     Animer des séances de      Animer des ateliers de travail
                                             créativité             de résolution de problèmes

                  Besoin d'un coup de main pour vous lancer ?
                Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !
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Se former à distance                                                                    SOMMAIRE

     La situation actuelle entraîne pour beaucoup de secteurs une baisse d'activité, c'est
     donc l'occasion de se former / former ses collaborateurs, et cela peut être fait en
     ligne !
      • L’association EdTech France fédère 250 entreprises françaises qui ont décidé de rendre la
        technologie utile à l’éducation, à l’enseignement supérieur et à la formation tout au long de
        la vie.
      • Depuis le 16 mars, EdTech a mis à disposition gratuitement une partie de son offre de
        formation. Les thèmes sont nombreux : prise en main des nouvelles technologies,
        digitalisation, création de modules de formation, cours de langue...

      Plus d'information sur : https://solidarite.edtechfrance.fr/

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Attention réseau !                                                                      SOMMAIRE

     En ces temps exceptionnels, quelques conseils pour ne pas saturer les réseaux
      • Lorsque vous êtes chez vous, connectez tous vos appareils à votre box, soit avec des câbles
        réseau soit via le wi-fi. Cela inclut les smartphones, gros consommateurs de données.
      • Limitez l'usage des smartphones comme points d'accès mobiles (en mode partage de
        connexion 3G ou 4G), privilégiez le wi-fi de votre box si possible.
      • Ayez un usage responsable de la bande passante durant la journée, pour laisser la priorité
        au télétravail. Les mises à jour peuvent attendre la nuit...
      • Si un appel téléphonique échoue, ne réessayez pas chaque seconde : cela empire la
        situation. Réessayez une minute plus tard (sauf urgence).
      • Créez des règles d'accès internet à partir de votre box pour certaines plages horaires
        (exemple : seulement le PC entre 8h et 17h, pas d'accès pour smartphone/tablette)

     Pour lire l'article complet, c'est ici

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Attention réseau et sécurité informatique !                                    SOMMAIRE

     Le télétravail s'est décuplé dans cette situation de crise liée à l'épidémie du COVID-
     19 et avec lui, les risques liés à la sécurité informatique.
     Pour adopter les bonnes pratiques et lutter contre cette cybercriminalité croissante,
     le site du gouvernement, cybermalveillance.gouv, vous propose :
      • 10 recommandations de sécurité pour les télétravailleurs
      • 12 recommandations de sécurité liées au télétravail pour les employeurs

     Pour lire l'article c'est   ici

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Quelques bonnes pratiques

Les règles de conduite
Les règles de conduite                                                                                              SOMMAIRE

     Etablir des règles de conduite pour tous
      1.   Formalisez une cartographie du télétravail. Qui est en télétravail ? Qui est joignable à quel numéro et à quel
           moment de la journée ? (Ex : Teams.)
      2.   Informez vos clients, fournisseurs et partenaires de la mise en place du télétravail dans vos équipes. Contact par
           téléphone, post LinkedIn.
      3.   Mettez en place des rituels avec les télétravailleurs. Exemple : E-café à 10h chez nous ! :)
      4.   Proposez quelques règles de conduite. Si on essaie de joindre un télétravailleur mais qu’il n’est pas disponible, il
           s’engage à̀ rappeler dans la demi-heure. Les autres collaborateurs s’engagent à ne pas appeler en dehors de
           créneaux définis.
      5.   Incitez à créer les conditions matérielles chez le télétravailleur. Un bureau est l’idéal ! Mais pas toujours possible.
           Voir cet article du portage salarial pour aménager son espace de travail.
      6.   Profitez de cette expérience inédite et contrainte pour faire réaliser par les télétravailleurs un retour
           d’expérience. Quels sont les points positifs, que faut-il améliorer, que faut-il supprimer ? Vous pourrez capitaliser
           sur ces REX pour déployer ce mode de travail une fois la crise passée.
      7.   Profitez de ce temps pour prendre du recul. C’est le moment de préparer et d’avancer sur des projets importants
           mais qui ont été repoussés par les urgences.
      8.   Renforcez les compétences. C'est une opportunité pour se former à distance, et partager le savoir-faire !

     Merci à MyHappyjob pour ce sujet ! L'article complet ici

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Quelques bonnes pratiques

L'avant réunion
L'avant réunion                                                                         SOMMAIRE

     L'avant réunion
     1. Choisir le type de réunion : appel audio ou visio
     2. Choisir et préparer les outils qui seront utilisés lors de la réunion : codes d'accès Klaxoon,
        supports partagés...
     3. Tester tous les outils en amont avec au moins un participant : Webcam, Micro,
        connexion, accès aux outils en ligne …
     4. Etablir l'ordre du jour avant la réunion et le diffuser aux participants par mail
     5. Préparer un plan B ! Nous avons tous déjà fait l'expérience de petits couacs
        technologiques, qui sont parfois bien embêtants... Pour parer à cela, prévoir un plan de
        secours (passer en meeting audio au lieu de vidéo, prévoir une date de report, un outil de
        "back-up"...)
     6. Faire preuve de rigueur, une réunion à distance demande beaucoup de préparation. Il ne
        faut pas hésiter non plus à communiquer avec les participants sur les bonnes pratiques à
        adopter en réunion, pour démarrer dans de bonnes conditions.

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Quelques bonnes pratiques

Les bons réflexes pour les
   réunions à distance
Les bons réflexes pour les réunions à distance                                                   SOMMAIRE

     Adoptez les bons réflexes

      • Utilisez un ice-breaker pour commencer dans de
        bonnes conditions ! (M&M's digital, Jeu des chaussures,
        Brouhaha négatif, Photolangage...)

      • Lancez la réunion avec un TOP !
           Thème - Objectif – Plan              T                   O                 P
                                                • Thème             • Objectif        • Plan
        ‐ Le TOP permet de mettre de toutes
          les chances de son côté pour une      • Quels vont        • Que pouvons-    • Quel est le
          réunion efficace !                      être les sujets     nous attendre     séquençage
                                                  abordés             de cette          des points
                                                  aujourd'hui ?       réunion ?         abordés ?

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                                                                        SOMMAIRE

     Adoptez les bons réflexes

      • Créez-vous des COMPLICES
        - En amont de la réunion, prévenez quelques personnes clés en leur disant : "Demain, je vais te poser telle question.
          Prépare la réponse pour ne pas être pris de court" ; "Cet après-midi, est-ce que tu peux présenter tel point. Ca
          m'aiderait pour le rythme de la réunion"
      • Préparez l'ACCUEIL
        - Et oui, c'est fondamental aussi en virtuel : accueillir ses participants "Bienvenue Michel, comment vas-tu, il fait
          beau à Lyon ?" "Margot vient de nous rejoindre, bienvenue Margot ! On discutait des astuces pour arriver à l'heure
          aux réunions..."
      • Créez un GIMMICK
        - Un gimmick, c'est un petit effet vocal récurrent. Ex : dans le film le Corniaud "ah il m'épate, il m'épate". Où à la fin
          des pub Maaf : "je l'aurais, un jour, je l'aurai." Bref, ici le gimmick se doit d'être collectif. Introduisez-le d'entrée à
          vos participants.
      • Clôturez sur une NOTE POSITIVE
        - Il s'agit tout simplement de conclure la réunion par une touche optimiste pour imprimer les mémoires (... et ainsi
          préparer la prochaine !) Quelques exemples pour y parvenir : Quel a été le meilleur moment de cette réunion ? Est-
          ce que quelqu'un a un mot positif pour conclure ? Brouhaha positif pour conclure : souhaitons-nous des belles
          choses ! (belle journée, bonne semaine, bon week-end, joyeux noël...)
     Merci à Webox pour ce sujet, l'article complet ici

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                                          SOMMAIRE

     Adoptez les bons réflexes

     Zoom sur le CB/CC Quaternaire :
      • Le "CB/CC" ou "C'est bien/Ca craint", permet de réaliser le bilan d'une réunion en
        partageant entre tous les participants :
        ‐ CB : les points positifs et les bonnes pratiques à conserver
        ‐ CC : les points plus négatifs et surtout les axes d'amélioration

      • Un principe pour le CB/CC : tous les participants s'expriment sans qu'aucun commentaire
        ne soit énoncé ! L'expression est libre et ouverte pour tous !
      • A vous de jouer !

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                                               SOMMAIRE

     Adoptez les bons réflexes

           SE FAIRE COMPRENDRE CLAIREMENT                     EMBARQUER ET CAPTER L'ATTENTION

     Il n’y a pas (peu) de communication non verbale     S'assurer que tout le monde a accès au son et/ou
                                                                  à l'écran partagé le cas échéant

     On s’applique donc à rendre les choses explicites   Fermer les mails, éloigner le téléphone portable
                                                              et autres facteurs de distraction non-
                                                           indispensables, pour vous comme pour les
                                                                           participants !
     • Ralentir son débit de voix, articuler, utiliser
       des mots simples et imager son propos autant
       que faire se peut                                 Interpeller les participants par leur prénom, leur
     • Réfléchir à l'impact des jeux de mots, blagues      demander leur position sur les sujets abordés
       qui doivent être adapté(e)s                                    afin de garder l'attention

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                   SOMMAIRE

                  Si tu ne parles pas, ton micro tu couperas !

      Un micro ouvert, ça capte les éternuements, les enfants qui crient, la
                                   télévision...

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                  SOMMAIRE

                             Ton arrière-plan tu flouteras !

        A défaut de pouvoir flouter, un espace lumineux et rangé est plus
                         agréable pour tout le monde

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                                            SOMMAIRE

      Adoptez les bons réflexes

                 < 1h                              II

     De manière générale, au-delà   Gérez vos pauses intelligemment.    Sportez ! Les méfaits du maintien
      d'une heure, les réunions à   Vos collaborateurs en ont besoin,       d'une posture assise trop
         distance deviennent                  et vous aussi !             prolongée sont bien connus.
          moins productives.          Pensez à insérer des slides de     Entre les réunions, étirements,
                                    pause dans vos présentations, ou    gainage, yoga sont les bienvenus !
                                       mettre des rappels / timers.

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Les bons réflexes pour les réunions à distance                             SOMMAIRE

     Adoptez les bons réflexes , la fin de réunion
     Nous vous conseillons fortement de rassembler et de synthétiser les actions autour
     d'un écrit commun.

                                               RIDA

                              Relevé d'Information Décision Action
                       Réunit les informations qui seront le point de départ
                                        des actions à mener

     Exemple :

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Quelques bonnes pratiques

L'après réunion
L'après réunion                                                                   SOMMAIRE

     Ne pas négliger "l’après réunion à distance", c'est essentiel pour une
     réunion efficace !

     • Récapituler les points principaux abordés sous forme de compte-rendu dans un email, ou
       mieux, dans un document partagé avec les autres participants.
        ‐ exemple : CR dans les fichiers d'une équipe TEAMS

     • N'hésitez pas à montrer le chemin d'accès du document à la fin de la réunion pendant que
       vous partagez l'écran, ou bien le décrire à l'oral.
     • Comme lors d'une réunion "physique", la personne qui fait le compte-rendu n'est pas
       nécessairement l'animateur de la réunion.

     Merci à Welcome to the Jungle pour ce sujet ! L'article complet ici

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Sites web et articles ressources                                                SOMMAIRE

     Communication                               Klaxoon & iObeya
      • https://www.ovh.com/conferences/          • https://klaxoon.com/fr/
      • https://products.office.com/fr-           • https://www.iobeya.com/fr/trc
        fr/microsoft-teams/free
                                                  • Klaxoon télétravail
      • https://www.skype.com/fr/
                                                 Formation
      • https://zoom.us
                                                  • https://solidarite.edtechfrance.fr/
      • https://www.mikogo.com/account/fr/re
        gister.php
     Articles ressources télétravail
      • https://www.onedirect.fr/themes/teletr
        avail
      • https://www.myhappyjob.fr/teletravail-
        comment-bien-manager-a-distance/
      • https://www.welcometothejungle.com/f
        r/articles/conseils-reunion-distance

35
Pour échanger avec nous autour d'un café virtuel,
               contactez-nous !
            squad@quaternaire.fr
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