LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE MANAGEMENT À DISTANCE - SOMMAIRE - Quaternaire
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SOMMAIRE
LES SOLUTIONS DIGITALES ET BONNES PRATIQUES
POUR FACILITER LA COLLABORATION ET LE
MANAGEMENT À DISTANCE
Au sommaire SOMMAIRE
Les outils du manager confiné et connecté 3
p.3 Les sites et applications pour les réunions à distance +
p.7 Le matériel idéal : nous l'avons testé pour vous ! +
p.9 Les trucs et astuces pour animer un atelier de travail +
Quelques bonnes pratiques 19
p.20 Les règles de conduite +
p.22 L'avant réunion +
p.24 Les bons réflexes +
p.33 L'après réunion +
2
Les outils du manager confiné et connecté
LES SITES ET
APPLICATIONS POUR LES
RÉUNIONS À DISTANCE
Les sites et applications pour les réunions à distance SOMMAIRE
La solution la plus simple : La présentation de votre Power Point en ligne
(à partir de power point 2013)
Génération d'un lien (http://xxxx) à transmettre à votre interlocuteur qui pourra
ainsi suivre votre présentation, diapositive par diapositive, au même rythme que
vous.
Cette fonctionnalité de Powerpoint fonctionne seulement avec un compte personnel Microsoft.
4
Les sites et applications pour les réunions à distance SOMMAIRE
La Visio conférence depuis la maison ou votre téléphone : les applications idéales et
faciles à prendre en main
Gratuit jusqu’à 300 utilisateurs Gratuit jusqu’à 50 Personnes
avec 10Go de stockage de
documents partagés
Gratuit 40 minutes pour 2
Gratuit jusqu'à 10 personnes personnes intégrant tableau
avec la fonctionnalité de blanc, questions, réponses, ….
partage d'écran Version payante à partir de 3
personnes
Pour accéder directement au site web, cliquez sur le logo
5
Les sites et applications pour les réunions à distance SOMMAIRE
Pour réaliser une conférence audio ou prendre le contrôle d'un ordinateur à
distance, nous vous conseillons :
Conversation Contrôler l'ordinateur Contrôler l'ordinateur
téléphonique, gratuit d'un tiers à distance d'un tiers à distance
jusqu'à 50 personnes (seulement en version (en version gratuite et sur
payante pour les entreprises) Windows exclusivement)
Pour accéder directement au site web, cliquez sur le logo
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Les outils du manager confiné et connecté LE MATÉRIEL IDÉAL : NOUS L’AVONS TESTÉ POUR VOUS !
Le matériel idéal : nous l'avons testé pour vous ! SOMMAIRE
Pour les séances de travail à distance en salle de réunion
Le +
Pour la vidéo, Pour l'audio, la Pour la diffusion, Projection sans fil
utilisez la caméra Jabra Speak choisissez un écran d'un PC vers un
Logitech MeetUp 510 est idéal 55 pouces avec écran avec le
(900€ environ) (100€ environ) câble HDMI ou un Microsoft display
vidéoprojecteur adapter V2 (50€)
En télétravail ou seul à son poste, nous vous conseillons, un casque sans fil ou
filaire pour une bonne qualité de son et de micro unidirectionnel (gamme Jabra
Evolve ou Plantronics Voyager)
Le site One Direct livre en 24h à domicile
(même pendant le confinement). Valable au 23/03.
https://www.onedirect.fr/themes/teletravail
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Les outils du manager confiné et connecté
TRUCS ET ASTUCES POUR
ANIMER UN ATELIER DE
TRAVAIL
Idées d'IceBreaker
Animer avec Klaxoon
Manager l'activité avec iObeya
Se former à distance
Attention réseau et sécurité informatique
Idées d'Ice Breaker SOMMAIRE
Les M&M's
Choisis ton M&M'S et clique dessus !
Chaque participant clique sur le M&M's de son choix, à
chaque couleur sa question !
• 3 • Quel est ton plat préféré ?
• Quelle est ta série du moment ?
• Qu'est-ce que tu n'aimes pas manger ?
• Où as-tu passé tes dernières vacances ?
• ...
Envie de récupérer la version digitale de cet Ice-Breaker ?
Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !
10Idées d'Ice Breaker SOMMAIRE
Les photos des chaussures !
• Demander aux participants de prendre une photo
de leurs chaussures et de l'uploader sur la
visioconférence / téléconférence.
• Ensuite, au début de la réunion, demander aux
participants de justifier le choix de porter
ces chaussures aujourd'hui, et l'histoire qui se
cache "derrière". Par exemple, une personne peut
porter des chaussures de sport et cela l'amènera à
partager son hobbie, une autre personne parlera
des vacances durant lesquelles elle a acheté ses
chaussures...
• Cet ice-breaker peut se décliner avec des objets
présents sur le bureau, un livre, une tasse...
11Idées d'Ice Breaker SOMMAIRE
Le Photolangage Digital
• Consigne aux participants : regardez bien ces images.
Choisissez-en 1 qui représente … (5’ de réflexion
individuelle)
• Ex : Votre humeur du jour !
• Chacun son tour, présenter l’image choisie (Ligne /
Colonne) + Pourquoi ce choix
• L’animateur peut entourer chaque image
sélectionnée avec le stylet (en mode diaporama) et
noter quelques commentaires
• Cette grille d'images peut être insérée dans une
présentation PowerPoint, mais aussi via iObeya,
Microsoft WhiteBoard...
Envie de récupérer la version digitale de cet Ice-Breaker ?
Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !
12Idées d'Ice Breaker SOMMAIRE
Le brouhaha négatif !
Au début de la réunion, l'animateur lance un
compte à rebours...
3...2...1... BROUHAHA !
Tout le monde s'exprime en même temps sur
les petites choses négatives et/ou frustrantes
de la journée ou de la semaine !
Cela permet à la fois de relâcher la pression
et de faire tomber les barrières
13Animer avec Klaxoon SOMMAIRE
Profitez d'une suite d'outils collaboratifs pour travailler efficacement en équipe... et
à distance !
• Permet l'animation de réunions :
‐ Quotidiennes / Hebdomadaires / Mensuelles
‐ Brainstorming
‐ Collecte des résultats (CSV, xls)
‐ Suivi des actions
‐ Quiz, sondage pour récolte rapide d'informations
‐ Klaxoon propose 3 mois d'essai gratuits, juste ICI
‐ + Template spéciale Télétravail ICI
Besoin d'un coup de main pour vous lancer ? Ouvrir une salle de travail ?
Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !
14Manager l'activité avec iObeya (1/2) SOMMAIRE
Quelles fonctionnalités indispensables pour les managers connectés ?
Animer votre équipe avec un • L’espace partagé de l’équipe, de son activité, de ses projets et de son planning : un outil
Management Visuel partagé… à "tout en un"
distance • La mise à jour instantanée et collaborative
Affecter et suivre les actions, gérer • Des cartes "actions" dynamiques, affectées avec visualisation avance/retard
des projets • Des actions centralisées dans ce seul outil pour chaque collaborateur
• Des outils intégrés de brainstorming et de vote à distance
Animer des séances de créativité • Des cadres à votre disposition (speed boat, Matrice de priorisation…)
Animer des ateliers de travail de • Un catalogue de cadres : le diagramme d’Ishikawa, les 5 pourquoi…
résolution de problèmes • L’affectation et la priorisation des actions
• La cartographie du processus et de ses acteurs
Cartographier, gérer des processus • L’applicatif Kanban pour visualiser vos flux
iObeya offre l’accès à une salle gratuitement pendant 45 jours
et ce dans un temps record : 24h après votre demande !!
15Manager l'activité avec iObeya (2/2) SOMMAIRE
Animer son
équipe avec du
Management
Visuel à distance
Affecter et suivre des actions Animer des séances de Animer des ateliers de travail
créativité de résolution de problèmes
Besoin d'un coup de main pour vous lancer ?
Contactez-nous par mail à squad@quaternaire.fr !
16Se former à distance SOMMAIRE
La situation actuelle entraîne pour beaucoup de secteurs une baisse d'activité, c'est
donc l'occasion de se former / former ses collaborateurs, et cela peut être fait en
ligne !
• L’association EdTech France fédère 250 entreprises françaises qui ont décidé de rendre la
technologie utile à l’éducation, à l’enseignement supérieur et à la formation tout au long de
la vie.
• Depuis le 16 mars, EdTech a mis à disposition gratuitement une partie de son offre de
formation. Les thèmes sont nombreux : prise en main des nouvelles technologies,
digitalisation, création de modules de formation, cours de langue...
Plus d'information sur : https://solidarite.edtechfrance.fr/
17Attention réseau ! SOMMAIRE
En ces temps exceptionnels, quelques conseils pour ne pas saturer les réseaux
• Lorsque vous êtes chez vous, connectez tous vos appareils à votre box, soit avec des câbles
réseau soit via le wi-fi. Cela inclut les smartphones, gros consommateurs de données.
• Limitez l'usage des smartphones comme points d'accès mobiles (en mode partage de
connexion 3G ou 4G), privilégiez le wi-fi de votre box si possible.
• Ayez un usage responsable de la bande passante durant la journée, pour laisser la priorité
au télétravail. Les mises à jour peuvent attendre la nuit...
• Si un appel téléphonique échoue, ne réessayez pas chaque seconde : cela empire la
situation. Réessayez une minute plus tard (sauf urgence).
• Créez des règles d'accès internet à partir de votre box pour certaines plages horaires
(exemple : seulement le PC entre 8h et 17h, pas d'accès pour smartphone/tablette)
Pour lire l'article complet, c'est ici
18Attention réseau et sécurité informatique ! SOMMAIRE
Le télétravail s'est décuplé dans cette situation de crise liée à l'épidémie du COVID-
19 et avec lui, les risques liés à la sécurité informatique.
Pour adopter les bonnes pratiques et lutter contre cette cybercriminalité croissante,
le site du gouvernement, cybermalveillance.gouv, vous propose :
• 10 recommandations de sécurité pour les télétravailleurs
• 12 recommandations de sécurité liées au télétravail pour les employeurs
Pour lire l'article c'est ici
19Quelques bonnes pratiques Les règles de conduite
Les règles de conduite SOMMAIRE
Etablir des règles de conduite pour tous
1. Formalisez une cartographie du télétravail. Qui est en télétravail ? Qui est joignable à quel numéro et à quel
moment de la journée ? (Ex : Teams.)
2. Informez vos clients, fournisseurs et partenaires de la mise en place du télétravail dans vos équipes. Contact par
téléphone, post LinkedIn.
3. Mettez en place des rituels avec les télétravailleurs. Exemple : E-café à 10h chez nous ! :)
4. Proposez quelques règles de conduite. Si on essaie de joindre un télétravailleur mais qu’il n’est pas disponible, il
s’engage à̀ rappeler dans la demi-heure. Les autres collaborateurs s’engagent à ne pas appeler en dehors de
créneaux définis.
5. Incitez à créer les conditions matérielles chez le télétravailleur. Un bureau est l’idéal ! Mais pas toujours possible.
Voir cet article du portage salarial pour aménager son espace de travail.
6. Profitez de cette expérience inédite et contrainte pour faire réaliser par les télétravailleurs un retour
d’expérience. Quels sont les points positifs, que faut-il améliorer, que faut-il supprimer ? Vous pourrez capitaliser
sur ces REX pour déployer ce mode de travail une fois la crise passée.
7. Profitez de ce temps pour prendre du recul. C’est le moment de préparer et d’avancer sur des projets importants
mais qui ont été repoussés par les urgences.
8. Renforcez les compétences. C'est une opportunité pour se former à distance, et partager le savoir-faire !
Merci à MyHappyjob pour ce sujet ! L'article complet ici
21Quelques bonnes pratiques L'avant réunion
L'avant réunion SOMMAIRE
L'avant réunion
1. Choisir le type de réunion : appel audio ou visio
2. Choisir et préparer les outils qui seront utilisés lors de la réunion : codes d'accès Klaxoon,
supports partagés...
3. Tester tous les outils en amont avec au moins un participant : Webcam, Micro,
connexion, accès aux outils en ligne …
4. Etablir l'ordre du jour avant la réunion et le diffuser aux participants par mail
5. Préparer un plan B ! Nous avons tous déjà fait l'expérience de petits couacs
technologiques, qui sont parfois bien embêtants... Pour parer à cela, prévoir un plan de
secours (passer en meeting audio au lieu de vidéo, prévoir une date de report, un outil de
"back-up"...)
6. Faire preuve de rigueur, une réunion à distance demande beaucoup de préparation. Il ne
faut pas hésiter non plus à communiquer avec les participants sur les bonnes pratiques à
adopter en réunion, pour démarrer dans de bonnes conditions.
23Quelques bonnes pratiques Les bons réflexes pour les réunions à distance
Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes
• Utilisez un ice-breaker pour commencer dans de
bonnes conditions ! (M&M's digital, Jeu des chaussures,
Brouhaha négatif, Photolangage...)
• Lancez la réunion avec un TOP !
Thème - Objectif – Plan T O P
• Thème • Objectif • Plan
‐ Le TOP permet de mettre de toutes
les chances de son côté pour une • Quels vont • Que pouvons- • Quel est le
réunion efficace ! être les sujets nous attendre séquençage
abordés de cette des points
aujourd'hui ? réunion ? abordés ?
25Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes
• Créez-vous des COMPLICES
- En amont de la réunion, prévenez quelques personnes clés en leur disant : "Demain, je vais te poser telle question.
Prépare la réponse pour ne pas être pris de court" ; "Cet après-midi, est-ce que tu peux présenter tel point. Ca
m'aiderait pour le rythme de la réunion"
• Préparez l'ACCUEIL
- Et oui, c'est fondamental aussi en virtuel : accueillir ses participants "Bienvenue Michel, comment vas-tu, il fait
beau à Lyon ?" "Margot vient de nous rejoindre, bienvenue Margot ! On discutait des astuces pour arriver à l'heure
aux réunions..."
• Créez un GIMMICK
- Un gimmick, c'est un petit effet vocal récurrent. Ex : dans le film le Corniaud "ah il m'épate, il m'épate". Où à la fin
des pub Maaf : "je l'aurais, un jour, je l'aurai." Bref, ici le gimmick se doit d'être collectif. Introduisez-le d'entrée à
vos participants.
• Clôturez sur une NOTE POSITIVE
- Il s'agit tout simplement de conclure la réunion par une touche optimiste pour imprimer les mémoires (... et ainsi
préparer la prochaine !) Quelques exemples pour y parvenir : Quel a été le meilleur moment de cette réunion ? Est-
ce que quelqu'un a un mot positif pour conclure ? Brouhaha positif pour conclure : souhaitons-nous des belles
choses ! (belle journée, bonne semaine, bon week-end, joyeux noël...)
Merci à Webox pour ce sujet, l'article complet ici
26Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes
Zoom sur le CB/CC Quaternaire :
• Le "CB/CC" ou "C'est bien/Ca craint", permet de réaliser le bilan d'une réunion en
partageant entre tous les participants :
‐ CB : les points positifs et les bonnes pratiques à conserver
‐ CC : les points plus négatifs et surtout les axes d'amélioration
• Un principe pour le CB/CC : tous les participants s'expriment sans qu'aucun commentaire
ne soit énoncé ! L'expression est libre et ouverte pour tous !
• A vous de jouer !
27Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes
SE FAIRE COMPRENDRE CLAIREMENT EMBARQUER ET CAPTER L'ATTENTION
Il n’y a pas (peu) de communication non verbale S'assurer que tout le monde a accès au son et/ou
à l'écran partagé le cas échéant
On s’applique donc à rendre les choses explicites Fermer les mails, éloigner le téléphone portable
et autres facteurs de distraction non-
indispensables, pour vous comme pour les
participants !
• Ralentir son débit de voix, articuler, utiliser
des mots simples et imager son propos autant
que faire se peut Interpeller les participants par leur prénom, leur
• Réfléchir à l'impact des jeux de mots, blagues demander leur position sur les sujets abordés
qui doivent être adapté(e)s afin de garder l'attention
28Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Si tu ne parles pas, ton micro tu couperas !
Un micro ouvert, ça capte les éternuements, les enfants qui crient, la
télévision...
29Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Ton arrière-plan tu flouteras !
A défaut de pouvoir flouter, un espace lumineux et rangé est plus
agréable pour tout le monde
30Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes
< 1h II
De manière générale, au-delà Gérez vos pauses intelligemment. Sportez ! Les méfaits du maintien
d'une heure, les réunions à Vos collaborateurs en ont besoin, d'une posture assise trop
distance deviennent et vous aussi ! prolongée sont bien connus.
moins productives. Pensez à insérer des slides de Entre les réunions, étirements,
pause dans vos présentations, ou gainage, yoga sont les bienvenus !
mettre des rappels / timers.
31Les bons réflexes pour les réunions à distance SOMMAIRE
Adoptez les bons réflexes , la fin de réunion
Nous vous conseillons fortement de rassembler et de synthétiser les actions autour
d'un écrit commun.
RIDA
Relevé d'Information Décision Action
Réunit les informations qui seront le point de départ
des actions à mener
Exemple :
32Quelques bonnes pratiques L'après réunion
L'après réunion SOMMAIRE
Ne pas négliger "l’après réunion à distance", c'est essentiel pour une
réunion efficace !
• Récapituler les points principaux abordés sous forme de compte-rendu dans un email, ou
mieux, dans un document partagé avec les autres participants.
‐ exemple : CR dans les fichiers d'une équipe TEAMS
• N'hésitez pas à montrer le chemin d'accès du document à la fin de la réunion pendant que
vous partagez l'écran, ou bien le décrire à l'oral.
• Comme lors d'une réunion "physique", la personne qui fait le compte-rendu n'est pas
nécessairement l'animateur de la réunion.
Merci à Welcome to the Jungle pour ce sujet ! L'article complet ici
34Sites web et articles ressources SOMMAIRE
Communication Klaxoon & iObeya
• https://www.ovh.com/conferences/ • https://klaxoon.com/fr/
• https://products.office.com/fr- • https://www.iobeya.com/fr/trc
fr/microsoft-teams/free
• Klaxoon télétravail
• https://www.skype.com/fr/
Formation
• https://zoom.us
• https://solidarite.edtechfrance.fr/
• https://www.mikogo.com/account/fr/re
gister.php
Articles ressources télétravail
• https://www.onedirect.fr/themes/teletr
avail
• https://www.myhappyjob.fr/teletravail-
comment-bien-manager-a-distance/
• https://www.welcometothejungle.com/f
r/articles/conseils-reunion-distance
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