Plateforme de communication et de travail Office 365 - Présentation Hiver 2019
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Plateforme de
communication et de travail
collaboratif
Présentation
Environnement collaboratif
Office 365
Hiver 2019
Objectifs
• Faire une introduction à Office 365
• Vous permettre de comprendre le plan de
déploiement d’Office 365 à l’UQAM
• Vous permettre de commencer à réfléchir sur
l'utilisation de Office 365 dans vos services
• Faire une introduction à Office Online, OneDrive et
Teams
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Le choix d’Office 365
• La réflexion s'est amorcée en 2016 dans le contexte du
renouvellement du courriel étudiant
• Suite à une analyse des options, en collaboration avec la
communauté et les étudiants, la décision de migrer le courriel
étudiant vers Office 365 a été prise
– Microsoft offre des licences gratuites aux institutions d'enseignement
pour utiliser Office 365
– Au début 2017, Microsoft a ouvert 2 centres de données au Canada
répondant aux exigences légales des organismes publics
• Compte tenu de l'infrastructure actuelle de l'UQAM qui utilise déjà
Microsoft Exchange pour le courriel, l'évolution naturelle était la
migration vers Office 365
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Qu’est‐ce que Office 365 ?
Plateforme de collaboration de Microsoft dans le nuage
Accès 365 jours par année… partout ! (avec Internet)
Licences de services (abonnements) et non plus d’installation
(achats)
Qu’est‐ce que cela comprend ?
– « Nouveau » Outlook : logiciel de courriels
– OneDrive : espace de stockage personnel en ligne et illimité
– Office Online : suite bureautique allégée
– Teams, Sway, Forms : nouveaux logiciels de collaboration
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Exemples de nouvelles utilisations avec Office 365 Partage de documents sécuritaire Coédition simultanée de documents Création/diffusion de sondages et formulaires Groupe de discussion et clavardage Appel, vidéo et partage d’écran
Ce que l’UQAM vous offre présentement…
Édition de Stockage Communications Courriel, contacts Stockage partagé par
documents personnel instantanée et calendriers groupe ou unité
Suite bureautique Z: 100 Mo par Zoom Boites de 1 Go Espaces aux
achetée et employé seulement services, unités et
installée sur Plusieurs unités / facultés de 20 Go
Accès externe employés Hébergé à
chaque poste de possible avec l'interne Besoins
travail utilisent d'autres
fonctionnalités services payants Rehaussement supplémentaires
réduites ou gratuits (ex. requis facturés
Partage de Skype) avec des Redondance avec Accès externe
fichiers complexe comptes hors le centre de possible avec
Sauvegardes UQAM données du PK fonctionnalités
difficiles à réduites.
restaurer Solutions
Aucun suivi de institutionnelles
version intégré
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Ce que l’UQAM vous offre présentement…
et de plus avec Office 365
Édition de Stockage Communications Courriel, contacts Stockage partagé par
documents personnel instantanée et calendriers groupe ou unité
Suite bureautique Z: 100 Mo par Zoom
Zoom Boites courriel
Boîtes de 1 Go Espaces
750 To aux
à
OneDrive:
achetée et employé seulement services,
partager à et
unités
Espace illimité Plusieurs unités / de 50 Go
installée sur Accès externe Microsoft Hébergé à facultés de 20 Go
travers
par employé employés
chaque poste de possible avec Teams Redondant
l'internesur l’institution
Besoins
travail utilisent d'autres deux centres de
Accessible via
fonctionnalités (service actuel =
supplémentaires
Clavardage,
services payants Rehaussement
données
ordinateur,
réduites moins de 1 To)
facturés
Word, Excel, ouréunions en
gratuits (ex. requis
(Canada)
téléphone ou
PowerPoint et Partage de Skype)ligne,
avec des Redondance avec Mêmes
Accès externe
tablette Accessible via
OneNote fichiers complexe messagerie,
comptes hors le web
centre fonctionnalités
possible avec
appels
UQAM audio et et de d’accès et de
fonctionnalités
accessibles en Partage de
Sauvegardes données du PK
vidéo appareils partage que la
réduites.
ligne via le fichiers internes
difficiles à mobiles solution
navigateur etrestaurer
externes Solutions
Diffusion de personnelle
(versions institutionnelles
Aucun suivi
Gestion desde conférence en
allégées)
version intégré
versions ligne
Phase 1 Phase 2 Phase 3
7Déploiement et formation – phase 1 Depuis le 15 octobre, les employés et les membres du corps enseignant auront accès à: OneDrive Office Online Microsoft Teams Offre de formation : Plusieurs formations par semaine jusqu’à épuisement des stocks ;‐) Formations différentes pour enseignants et employés Documentation accessible sur le site des Services informatiques Formations à la demande pour des unités et services
Déploiement et formation – phase 2
• Au cours de l’hiver 2019, s’amorcera la migration des boîtes de courriel
(Outlook) vers Office 365.
• Les migrations s’échelonneront sur plusieurs mois et seront réalisées
par unité/service/division/département.
• Les migrations seront planifiées au cours de la nuit. Les utilisateurs
seront informés préalablement à la migration de leur boîte. Des
ressources techniques seront à leur disposition suite à la migration en
cas de problème.
• Préalablement à la migration, vous serez invités à suivre une formation
sur le courriel dans Office 365.Enseignants et employés – Déploiement – Phase 3
Norme relative à la gestion des espaces de stockage et de
conservation des documents et des informations numériques de
l’UQAM
Information institutionnelle numérique
Toute information, quelle qu’en soit la date, produite ou reçue
par une personne ou une unité pour ses besoins ou l’exercice
de ses activités d’abord utilisée à des fins administrative,
légale ou financière et qui pourrait ultimement être conservée
pour sa valeur historique.
Pour consulter la norme : https://wiki.uqam.ca/x/SrbbAgRésumé de la norme de stockage et conservation
Le Service des archives et de gestion des
documents offre des services
personnalisés d’accompagnement, de
conseils et de formation pour la gestion
de vos informations numériques
archives@uqam.caOuvrir un navigateur web* et saisir l’adresse suivante
https://office365.uqam.ca ou https://o365.uqam.ca
* Éviter Internet ExplorerComment se connecter ? 1. Code d’employé (MS)@uqam.ca Ex. marechal_v@uqam.ca 2. Entrez votre mot de passe du code MS
Visite guidée et
exercices
Office Online et One DriveÀ savoir sur Office Online
Les documents s’enregistrent automatiquement dans OneDrive
Format de papier A4
Quelques fonctions non disponibles
Word Online Excel Online PowerPoint Online
• Suivi de • Dictionnaire • Dictionnaire
modifications • Filtre avancé • Effets de
• Table des • Macros Transition et
matières • Graphique 3D d’animation
• Saut de section • Modifications limités
• SmartArt graphiques • Options
• Publipostage limitées Diaporama sous
• Un seul style • SmartArt onglet AffichageRépertoires réseau COMMUNS
Création de formulaires, sondages, en ligne
• Options des réponses :
o Choix de réponses / Texte ou nombre / Évaluation / Dates
o Obligatoire / Plusieurs réponses possibles
Microsoft Forms
o Mélanger les options / liste déroulante
o Bonne réponse et pointage avec les questionnaires
o Ramifications
o Anonymes
o 1 seule participation ou aucune restriction
• Présentation : personnalisation ou thèmes
• Possibilité d’indiquer des dates de début et de fin
• Possibilité d’analyse les réponses dans Excel
• Possibilité de personnaliser le message de
remerciementPartage des formulaires, sondages, etc.
• Envoyer et recueillir les réponses :
• Toute personne ayant le lien (même à l’externe) peut le
remplir et transférer le lien à une autre personne.
Microsoft Forms
• Seuls les membres de mon organisation peuvent le
remplir et le transférer à une autre personne.
• Partager sous forme de modèle (pour copier)
• Toute personne ayant reçu le lien peut dupliquer le
formulaire
• Partager pour collaborer (plusieurs personnes
peuvent modifier le formulaire)
• Utilisateurs avec compte O365 professionnel ou scolaire
• Seuls les membres de mon organisationIntroduction à Sway
• Application web de présentation en ligne
seulement
• Permet de « Glisser‐déposer » du contenu à
Microsoft Sway
partir d’un site web, de Youtube, de votre
ordinateur, etc.
• Intègre les vidéos, cartes, tweets, graphiques
interactifs, fichiers GIF, etc.
• Mise en forme optimisée par Sway des
images, textes, etc.Qu’est‐ce que Teams ? • Application de collaboration en équipe dans le nuage • Accessible via un ordinateur, une tablette ou un téléphone intelligent • Discussions d’équipe et personnelles • Appels téléphoniques et vidéo • Partage d’écran • Partage de notes et pièces jointes
Qu’est‐ce que Teams n’est pas ? • Système de gestion des documents institutionnels • Espace de stockage des documents institutionnels • Ne remplace pas les répertoires réseaux partagés, ni Constellio, ni le wiki Confluence
Accéder et installer Teams – Mac/PC
1. Ouvrir un navigateur web (Chrome, Edge, Firefox. Pas Safari)
2. Aller sur : o365.uqam.ca
o S’authentifier : code_ms@uqam.ca
o NIP : mot du passe du code ms
3. Dans la page d’accueil O365, cliquer sur Teams
4. Dans le menu de gauche, cliquer sur Télécharger.
5. Installer
6. Resaisir le code_ms@uqam.ca et le nip associé à
votre code MS.Première connexion à Teams La première fois que vous allez modifier un document situé dans Teams, ce dernier va demander de valider votre accès Entrez code_ms@uqam.ca et le mot de passe associé à votre code MS
Installer Teams – Appareils mobiles 1. Aller dans le « magasin » d’applications de votre appareil o Apple Store ou PlayStore 2. Rechercher Teams 3. Installer 4. Resaisir le code_ms@uqam.ca et le nip associé à votre code MS.
Visite guidée et exercices
dans TeamsCréation d’équipe dans Teams
Demande pour la création d’une équipe :
1. Aller sur le site :
https://servicesinformatiques.uqam.ca
2. Rechercher « Office 365 »
3. Remplir la requête pour la création d’une
équipe Teams
Chaque équipe doit avoir au moins deux
propriétairesVisite guidée et exercices
dans TeamsCréation d’équipe dans Teams
Demande pour la création d’une équipe :
1. https://servicesinformatiques.uqam.ca
2. Recherche sur Office 365
3. Remplissez la requête pour la création d’une
équipe Teams
Chaque équipe doit avoir au moins deux
« propriétaires »Première connexion à Teams La première fois que vous allez modifier un document situé dans Teams, ce dernier va demander de valider votre accès Entrez code_ms@uqam.ca et le mot de passe associé à votre code MS
Définir clairement
les attentes de l’équipe
Quand se connecter à Teams ?
Tout temps ou à l’occasion
Quel de temps de réponse ?
5 min ou demi‐journée
Quelle utilisation de chaque plateforme ?
Teams d’équipe, courriel, clavardage, vidéoconférence,
téléphone, wiki, etc.Bonnes pratiques de communication • Conversations d’équipes : informations plus officielles, pour toute l’équipe. Ex: date de la prochaine réunion d’équipe, notification d’une activité spéciale, etc. • Conversations de canaux : par projet, secteur, regroupement (même accès que l’équipe). • Conversations privées (chat) : discussions spontanées, clins d’œil, etc. Ex: où aller manger, comment s’écrit tel mot, etc. • Courriels : confirmation de décisions, trace officielle d’un échange, communications avec des clients externes. Ex: signature d’un contrat, embauche d’une nouvelle personne, etc. • Téléphone, réunion, vidéoconférence, etc.
Bonnes pratiques de gestion des documents institutionnels
Privilégier l'hyperlien vers des documents dans un
répertoire réseau commun / Constellio plutôt que
d'attacher le fichier lui‐même dans une conversation. Ex.
• https://constellio.uqam.ca/constellio/#!displayDocument/000
02056112
• \\index.admin.gst.uqam.ca\donnees.01\Commun\116_comite
_uqam\conseil_academique\20180103_pv.pdf
Supprimer de Teams les versions préliminaires des
documents déposés dans votre répertoire réseau
commun / Constellio.Bonnes pratiques de gestion des documents institutionnels Fichier déposé dans le clavardage : appartient à celui qu’il l’a mis (OneDrive). Attention à la continuité des opérations ! Fichier déposé dans une équipe ou un canal d’équipe : appartient à l’équipe, peu de fonctionnalités de gestion. Les bonnes pratiques de gestion des documents numériques s’appliquent toujours !
Accès :
https://office365.uqam.ca
Foire aux questions :
Présentation
https://wiki.uqam.ca/x/lrjbA
Description du
Environnement service :
collaboratif
https://servicesinformatiques.uqa
m.ca/services/Office%20365Vous pouvez aussi lire
