E-FACTURES BY EPITHETE - LME, KYC, Vigilance, Piste d'Audit Fiable, Factur-X, Comment intégrer simplement tous ces éléments en optimisant la ...
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E-FACTURES
BY EPITHETE
LME, KYC, Vigilance, Piste d’Audit
Fiable, Factur-X,
Comment intégrer simplement tous ces
éléments en optimisant la supply chain
finances ?
SOMMAIRE
Contexte
réglementaire
e-factures,
Synthèse
c’est quoi ?
Le site Épithète
Vision Ventes
Enjeux KYC /
& vision
KYS
achats
Contexte réglementaire
Calendrier
La Factur-X
e-factures, une réponse aux obligations réglementaires
3
Contexte réglementaire
Calendrier
1er janvier 2017
Loi de finances Loi de finances Décret 2013-
Ordonnance 2014-
rectificative pour rectificative du Art 289-VII CGI 346 du 24 avril
697 du 26 juin 2014
2002 (Art 17) 29/12/2012 2013
En
vigueur
Vigilance KYS / KYC Piste d‘audit Délai règlement Chorus
Chorus
Archivage Adresse et domiciliation
Factur X électronique
Loi n°2016-1918 article 16 du 29
septembre 2017 Articles 220 et 222 de la Loi Macron
décembre 2016 en attente d’application
Rappel du calendrier
• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (+ 5 000 salariés), leurs filiales et toutes les personnes publiques.
• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés).
• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés).
• 1er janvier 2020 : obligation pour les microentreprises ou très petites entreprises, y compris les auto entrepreneurs (- de 10
salariés).
4 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyright
Contexte réglementaire
La « Factur-X »
Pour l’homme, c’est ça ! Pour la machine, c’est ça !
Lisibilité et complétude Données essentielles pour Factur X, un modèle biface
l’automatisation
Le Fournisseur : UN Modèle pour TOUS les Clients
Le Client : libre d’utiliser les données et/ou le lisible
5 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyright
Contexte réglementaire
e-factures, une réponse aux obligations réglementaires
1er janvier 2017
Loi de finances Loi de finances Décret 2013-
rectificative pour rectificative du Art 289-VII CGI 346 du 24 avril Ordonnance 2014-
2002 (Art 17) 29/12/2012 2013 697 du 26 juin 2014
En vigueur
Vigilance KYS / KYC Piste d‘audit Délai règlement Chorus
Chorus
Archivage Adresse et domiciliation
Factur X électronique
Loi n°2016-1918 article 16 du 29
septembre 2017 Articles 220 et 222 de la Loi Macron
décembre 2016 en attente d’application
e-factures répond au mouvement de dématérialisation des flux encouragé par les pouvoirs publics et
traduit dans plusieurs évolutions réglementaires :
│ e-factures accepte les factures électroniques (acquisition et diffusion multi canal)
│ e-factures enregistre les éléments de connaissance des clients (KYC) et de vigilance envers les fournisseurs
(KYS)
│ e-factures permet de respecter les délais de règlement des factures fournisseurs (suivi des factures en temps réel
et accélération du traitement des factures permettant de maîtriser la gestion des paiements)
│ e-factures permet d’émettre des factures directement sur le portail Chorus Pro dédié à la commande publique
│ e-factures respecte les règles d’archivage et de sécurisation des informations relatives aux factures (piste
d’audit)
6 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyright
e-factures, c’est quoi ? Une architecture fonctionnelle performante
e-factures, c’est quoi ?
Une architecture fonctionnelle performante
Dossiers commerciaux Dossiers Contreparties Dossiers commerciaux
permanents
▲ Commandes ▲ Commandes
▲ Factures ▲ Informations / ▲ Factures
▲ Litiges Identifications ▲ Litiges, BAP
▲ Avis de paiements ▲ Informations juridiques ▲ Ecritures comptables
▲ Attestations
CLIENTS FOURNISSEURS
Reports
Monitoring
8 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyright
Vision Ventes & vision achats
Factures sortantes : diffusion multicanal
Factures entrantes : acquisition multicanal
Vision Ventes …
Factures sortantes : diffusion multicanal
Utilisateur abonné
e-factures Clients abonnés
Création facture
• Base articles Dépôt portail e-factures
Données fournisseur
• Modèle existant
• Transformation Données client
Commande en Mise en page
facture
E-mail
Gestion commerciale Contreparties
SI de l’abonné
Courrier postal
Transfert facture
Contrôle
E-mail adresse
mentions obligatoires
dédiée
Sepamail
Dépôt sur le portail
EDI
Clients publics
Création facture pdf
Chorus pro
xml
& Clients X, Y, Z
Dépôt portail concurrent
10 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightVision Achats …
Factures entrantes : acquisition multicanal
Scan, chargement PDF et vidéocodage par l’abonné MODULE
D’ACQUISITION
« MailRoom »
Support
• Vidéocodage
papier
Réception avec N° TSA Scan
• Identification des
Support parties, clients et
fournisseurs
PDF Simple
• Reconnaissance
automatique des
données factures
Factur X
Support
numérique
& Base
d’apprentissage
Création et notification
sur e-factures Modèles des
factures
Option de vidéocodage
11 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightEnjeux KYC / KYS
Connaissance de vos partenaires avec Infogreffe et Progivis
(Vigilance & Surveillance)
Le workflow de vérification des coordonnées bancaires d’une
contrepartie par SEPAmail DIAMOND via e-facturesEnjeux KYC / KYS
Connaissance de vos partenaires avec Infogreffe et Progivis (Vigilance/Surveillance)
│ Afin de satisfaire sans risque vos obligations de vigilance fournisseur et / ou client, vous pouvez notamment souscrire
aux offres de nos partenaires Infogreffe et Progivis, directement intégrées au sein de notre portail e-factures
Contrepartie (avec un contrat abonné ou
un ISD en mise à jour
Dépôt des informations le concernant :
▲ RIB (saisie, pièce jointe)
Abonné Dépôt ▲ Attestations obligatoires (extrait K-bis ou équivalent,
attestation URSSAF, …)
Dossier contrepartie :
• Création | Envoi des informations sur la contrepartie :
- Création / mise à jour d’un • Mise à jour ▲ Modifications sur le RCS (y compris procédures
dossier de contrepartie • Chargement des collectives)
- Chargement des ▲ Dépôts des comptes annuels
documents de vigilance documents de vigilance Sur option, mise à jour auto, ▲ Actes de société déposés au Greffe (statuts, PV
client / fournisseur … client / fournisseur en fonction de la vie d’AG, …)
du tiers
▲ Etats d’endettement incluant les privilèges et
nantissements
Envoi, contrôle et
attestation des
informations de la
| Contrôle et attestation de la validité et de l’authenticité
contrepartie via des documents suivants :
Infogreffe et Progivis Sur option, contrôle et ▲ Extrait K-Bis ou équivalent
certification auto, en ▲ Attestation URSSAF
fonction de la vie du tiers ▲ Attestation d’emploi des travailleurs étrangers hors
ISD = Identifiant de Services Distants UE
13 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightEnjeux KYC / KYS
Le workflow de vérification des coordonnées bancaires d’une contrepartie par
SEPAmail Diamond via e-factures
e-factures - Vérification de la domiciliation
Clients / Fournisseurs
du titulaire du compte initial
- Intégrité de l’IBAN
Initiation d’une demande de - Son existence
vérification de la domiciliation - Sa correspondance avec le
du titulaire du compte initial titulaire
Utilisateur auprès du PSP du titulaire - Si le compte associé est
Particulier
abonné Restitution du statut de compatible avec l’ordre de
Entreprise Envoi / l’IBAN paiement futur
téléchargement - Non contrôlable auprès de la
sur le portail banque du titulaire du
EPITHETE de compte
Professionnel
son RIB - Validé
Saisie / Mise à jour IBAN
- Refusé
Titulaire du compte du titulaire du compte lors de
la création / modification de la - Nécessitant un contrôle
Personne morale ou personne physique contrepartie dans e-factures additionnel
demande de contrôle des Restitution d’une note de
coordonnées pertinence dans le cas des
noms (pour les particuliers)
E-factures via son service SEPAmail Diamond est un moyen simple, automatique et dématérialisé d’effectuer une vérification de
coordonnées bancaires d’un débiteur ou créancier, dans l’optique de fiabiliser ses coordonnées bancaires.
L’application réduit les rejets de demande, ou les mauvaises imputations lorsque les paiements sont émis sur des données erronées.
14 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightE-factures, en synthèse
Pour les abonnés et pour leurs contreparties non abonnées
Un portail totalement collaboratif lorsque les 2 parties sont
abonnées
La vision du Centre de Services Partagés
e-factures pour vous, une plateforme collaborative
Hébergement des abonnés - commercialisation
Une solution performante pour les abonnése-factures, en synthèse
Pour les abonnés et pour leurs contreparties non abonnées
│ Épithète est un service web qui permet aux contreparties non-abonnées, d’accéder à certaines fonctionnalités.
L’objectif est double :
▲ Permettre aux abonnés à e-factures d’échanger avec leurs contreparties clients/ fournisseurs,
▲ Mettre en avant le service e-factures et ses fonctionnalités.
e-factures
Abonné A Contrepartie X
de l’Abonné A
L’accès est limité à l’abonné qui
Abonné B Contrepartie X
Commandes l’a créé et seulement aux
de l’Abonné B
Factures dossiers factures qui le
Abonné C Paiements concernent,
Contrepartie Y
de l’Abonné A La contrepartie non-abonnée
Alertes
aura autant d’accès (id/pwd) que
d’abonnés qui la sollicite.
Consultation, mise à jour & validation Notifications mails
Consultation & modification
▼ Actualiser son dossier: documents financiers, vigilance, ▼ Actualiser son dossier: documents financiers, vigilance,
documents métiers documents métiers
▼ Recevoir et accepter les commandes, alertes ▼ Déposer les commandes
Contrepartie ▼ Valider un devis Contrepartie
▼ Déposer les factures
fournisseur ▼ Recevoir / consulter les factures client
▼ Être informé des litiges
▼ Déposer un litige,
▼ Disposer de l’information sur les Bons à Payer (BAP)
▼ Déposer l’information sur les BAP et les avis de paiement
et les avis de paiement
16 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrighte-factures, en synthèse
Un portail totalement collaboratif lorsque les 2 parties sont abonnées
│ e-factures by Épithète est un portail collaboratif qui permet aux abonnés et à leurs contreparties abonnées, d’accéder à certaines
fonctionnalités en mode partagé. L’objectif est double :
▲ Respecter une symétrie parfaite des informations et documents partagés entre les 2 contreparties, tout en respectant le SI de chacun (Dossier
contrepartie = Dossier abonné)
▲ Avoir une mise à jour en temps réel et en mode partagé des informations et documents
Abonné A Abonné D
(contrepartie (contrepartie
de l’abonné D) de l’abonné A)
Abonné B Abonné E
| Actualiser son dossier
(contrepartie | Devis & Commandes (contrepartie
de l’abonné E) • Emettre de l’abonné B)
• Transférer automatiquement
• Recevoir
| Factures (format facture X)
Abonné C • Emettre Abonné F
• Transférer automatiquement (contrepartie
(contrepartie • Recevoir
de l’abonné C) de l’abonné C)
| Litiges
• Déposer
• Etre informé
• Gérer
Gestion commerciale | Paiements Gestion commerciale
SI de l’abonné • Déposer l’information SI de l’abonné
• Disposer de l’information
Transfert devis / Bon Transfert devis / Bon
de commande / facture de commande / facture
X … Mise à jour en temps réel, en mode partagé
X …
Dépôt sur le portail Dépôt sur le portail
17 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrighte-factures, en synthèse
La vision du Centre de Services Partagés
e-factures e-factures
Centre de Services Partagés
│ Un accès multi-clients abonnés Abonnés
Les missions conférées au CSP :
Les droits à faire :
▼Le Centre de Services Partagés dispose d’un • Gestion référentiels clients et fournisseurs Base tiers
contrat Internet sécurisé spécifique ‘Centre de • Obligation de vigilance, Commandes
Factures
• Plan comptable, .csv, .xml…
Services Partagés’ multi-abonnés sur le portail • Validation du paiement Paiements
• Contrôle piste d’audit,
e-factures. Le périmètre de
contrats abonnés
▼Il accède pour tous ses adhérents à un Collaborateur 1 Abonné Z
tableau de bord.
Abonné Y
Collaborateur 2
Abonné X
Collaborateur 3
Abonné β
Collaborateur 4 Abonné α
18 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrighte-factures, en synthèse
e-factures pour vous, une plateforme collaborative
• Commande
• Réception facture
• Litiges • Numérisation et
• Paiement reconnaissance • KYC / KYS
automatique des • Surveillance Etablissements Collectivités Collectivités
factures (OCR) • Contrôle vigilance publics locales Factor
• Vidéocodage • Attestations locales
Fournisseurs • Alertes
Euro Infogreffe
TVS
• Devis Provigis
• Emission facture
• Contrôle encaissement
• Messages
Banques
• relances
Emission facture • Ordre de paiement
Statuts • Paiement Experts
Clients • Rapprochements Comptables
• Relevés
Notification Alerte
• Missions de comptabilité :
• Comptabilité d’engagement
Portail collaboratif • Comptabilité de trésorerie
• Autres missions d’externalisation
Sphère publique
Mise en commun de moyens Centre
• Comptabilité :
Finance • Gestion de factures clients de Services
• Gestion des factures fournisseurs Partagés
Partenaires – services • Gestion des tiers
complémentaires intégrés e-factures
19 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrighte-factures, en synthèse
Hébergement des abonnés - Commercialisation
- Clients des banques et
fédérations CM-CIC
Chaque client dispose du choix
de la solution de connexion AbonnéB@D
Abonné B@D
e.factures qui lui convient :
e-factures
e.factures
Professionnel
▲ Au sein de son contrat
e-factures
e.Factures e-factures
B@D – avec engagement
d’étanchéité vis-à-vis de
la banque +
Prestataire Services
Informatiques
Abonné SDE (1)
▲ Contrat SDE totalement
étanche vis-à-vis de son
banquier
- Clients des banques et
fédérations CM-CIC ayant
e-factures
un besoin d’étanchéité
- Non clients CM-CIC
(1) SDE = ‘Services Distants ÉPITHETE’
20 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrighte-factures, en synthèse
Une solution performante pour les abonnés
Les avantages pour les abonnés à e-factures by Épithète
Des échanges sécurisés et Une adaptation Un archivage en ligne
simplifiés permanente à la efficace
réglementation
Les factures ne risquent plus de se Les évolutions réglementaires sont Chaque facture peut être
perdre lors d’un envoi. Elles prises en compte dans e-factures, recherchée et retrouvée facilement
peuvent être partagées à tout les abonnés au service en sont et rapidement. L’accès à la piste
moment et depuis n’importe quel informés et en bénéficient d’audit est assuré pendant les 10
endroit. immédiatement. années de délais fiscaux de
conservation.
Une solution souple, qui Une réduction des coûts Un meilleur respect des
sait s’adapter de gestion des factures délais de paiement
Les factures peuvent être reçues Les frais d’impression et Le suivi de facturation en temps
ou transmises sous format papier d’affranchissement des factures réel permet d’être plus vigilant sur
pour les fournisseurs ou clients qui sont supprimés. les délais de paiements.
le désirent.
21 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightLe site Épithète
Pour en savoir plus, connectez vous au site Epithète !
https://www.epithete.com/fr/index.html
22 Présentation Universwiftnet 13 mars 2018 © copyrightVos questions
Jean-Louis GLORIAN
Président
e-factures
6, avenue de Provence 75009 PARIS
Tel : 01 53 48 83 00
email : jeanlouis.glorian@epithete.com
Vos contacts
Christophe MELLIANT
e-factures
6, avenue de Provence 75009 PARIS
Tel : 01 53 48 89 08
email : christophe.melliant@epithete.com
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