Politique sur les cadeaux et marques d'hospitalité - Date de révision : Novembre 2021 | Date d'émission de la police originale : Janvier 2016
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Politique sur les cadeaux et marques d'hospitalité Date de révision : Novembre 2021 | Date d'émission de la police originale : Janvier 2016
Sommaire
Introduction ......................................................................................................................................................... 2
Objectif.................................................................................................................................................................. 2
À qui cette Politique s'applique-t-elle? .......................................................................................................... 2
Qu'est-ce qu'un Cadeau?.................................................................................................................................. 2
Qu'est-ce qu'une marque d'hospitalité? ....................................................................................................... 3
Quand est-ce que le fait de donner ou de recevoir un Cadeau ou une marque d'hospitalité est
considéré comme étant approprié? .............................................................................................................. 3
Déterminer la proportionnalité....................................................................................................................... 4
Les cadeaux et marques d'hospitalité interdits dans toutes les circonstances .................................. 4
Exigences en matière d'approbation des cadeaux et des marques d'hospitalité destinés aux
Fonctionnaires d'État ......................................................................................................................................... 5
Exigences d'approbation pour les cadeaux et les marques d'hospitalité destinés aux employés
non gouvernementaux .................................................................................................................................... 6
Les exigences concernant le fait de recevoir des cadeaux et marques d'hospitalité ......................... 6
Conformité à la présente Politique : .............................................................................................................. 7
Documentation des demandes de cadeaux et de marques d'hospitalité : ......................................... 7
Paiements pour des cadeaux ou des marques d'hospitalité .................................................................. 8
Demandes de remboursement de frais pour des cadeaux ou des marques d'hospitalité ............. 8
Rôles et responsabilités .................................................................................................................................... 8
Politiques et ressources correspondantes .................................................................................................. 9
Gouvernance politique ................................................................................................................................... 10
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 1 sur 11Introduction
Les cadeaux et l'hospitalité sont souvent utilisés dans le cadre des affaires comme un moyen de
créer de la bonne volonté et de renforcer les relations de travail. Donner et recevoir des Cadeaux
et marques d'hospitalité appropriés peut faire partie de la création et du renforcement des
relations commerciales normales. Toutefois, les cadeaux ou l'hospitalité (y compris les
divertissements) peuvent créer un conflit d'intérêts ou un paiement illicite, ou donner
l'impression d'une conduite professionnelle inappropriée.
Les violations de la Politique relative aux cadeaux et à l'hospitalité (« la Politique ») peuvent nuire
à l'intégrité de la relation d'affaires, à la réputation de Pearson, et peuvent également entraîner
des mesures réglementaires, y compris des amendes et/ou l'exclusion de Pearson, et/ou des
poursuites pénales pour les personnes impliquées. Lorsque vous donnez ou recevez un cadeau
ou une marque d'hospitalité, vous devriez toujours envisager la façon dont ceci sera perçu par
les autres et agir en conséquence.
Objectif
Cette politique fournit des directives pour les cadeaux, l'hospitalité et le divertissement, qu'ils
soient donnés ou reçus lors de la conduite d'activités commerciales légitimes. Elle décrit le
processus d'approbation de Pearson et fournit des conseils sur les zones potentielles de
« drapeaux rouges » à éviter. Elle fournit également des directives pour l'entretien des
documents et la tenue des registres en ce qui concerne les cadeaux et l'hospitalité.
Cette politique complète la Politique PCS et le Code de Conduite de Pearson et joue un rôle
important dans la démonstration de l'engagement fort de Pearson envers une culture éthique
positive et l'évitement de la subornation et de la corruption.
À qui cette Politique s'applique-t-elle?
Cette Politique s'applique à tous les employés de Pearson, ce qui inclut les dirigeants, les
employés (à temps plein et à temps partiel), et les travailleurs temporaires (tels que les
consultants et les travailleurs à court terme ou à durée déterminée) de toute entreprise de
Pearson, filiale, sociétés affiliées, ou tierces parties représentant Pearson dans le monde entier.
Les conditions des partenaires commerciaux pour fournir des cadeaux et de l'hospitalité lorsqu'ils
travaillent au nom de Pearson peuvent être trouvées dans le Code de conduite des partenaires
commerciaux de Pearson.
Qu'est-ce qu'un Cadeau?
Un cadeau est un article tangible, tout paiement, ou un avantage donné ou reçu sans paiement.
Cela inclut, mais n'est pas limité aux :
• Des biens comme des fleurs, sacs de cadeaux, chocolats, une bouteille de vin;
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 2 sur 11• Les remises personnelles, les commissions ou toute autre chose ayant une valeur
financière;
• Les cadeaux de vacances;
• L'argent liquide, les paiements, les prêts ou les avances ou les équivalents en espèces
comme les chèques-cadeaux, les bons d'achat, les bons-cadeaux, les cartes d'achat, etc.
(note : ceux-ci sont toujours interdits);
• Les actions, les parts, les titres de participation;
• Les services gratuits, tels que les assurances, les frais de scolarité, les activités de réparation
ou d'amélioration ou tout traitement préférentiel;
• Des appareils et outils technologiques (iPads, Chromebooks, ordinateurs, appareils mobiles,
etc;)
• Abonnements ou licences de produits;
• Transport;
• L'utilisation du temps, du matériel et des installations d'un donateur.
Qu'est-ce qu'une marque d'hospitalité?
L'hospitalité désigne toute forme d'agrément, de divertissement, de voyage ou d'hébergement
ou d'invitation offerte ou reçue. L'hospitalité comprend également tous les frais de voyage de
tiers, tels que le transport et l'hébergement. Ces frais incluent, mais sans s'y limiter :
• Les repas : petit-déjeuner, déjeuner, dîner, cocktails, réceptions;
• Hébergement à l'hôtel;
• Les voyages et déplacements en voiture, en avion, en train ou en bateau;
• Séminaires, conventions, conférences ou forums;
• Invitations à des événements sportifs, culturels ou sociaux.
Quand est-ce que le fait de donner ou de recevoir un Cadeau ou
une marque d'hospitalité est considéré comme étant approprié?
Dans certaines régions géographiques et certains scénarios commerciaux, il peut y avoir des
situations où il est approprié d'accepter ou d'offrir des cadeaux. Dans ces situations, le cadeau
ou l'hospitalité ne doit se produire que lorsque :
• Cela est fait purement pour des raisons commerciales (et non pour des raisons d'obligation
ou d'influence).
• Lorsque ceci est fait à des fins commerciales légitimes (par ex. des dépenses visant à
soutenir ou promouvoir les produits de Pearson, sa marque ou sa réputation ou encore
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 3 sur 11pour approfondir une relation commerciale légitime (telle qu'une relation avec des clients,
Représentants et autres Partenaires commerciaux).
• Lorsque ceci est proportionnel à la relation que vous avez avec le donateur / récipiendaire.
Voir ci-dessous pour obtenir des directives sur les facteurs permettant de déterminer la
proportionnalité.
• Lorsque ceci ne suscite pas un sentiment d'obligation de la part du récipiendaire de faire
quelque chose différemment ou de manière inappropriée. Et, si vous êtes le donateur,
lorsque vous n'êtes pas tenu d'effectuer quoique ce soit d'inapproprié en retour.
• Lorsque ceci est fourni ou reçu de manière ouverte et transparente.
Déterminer la proportionnalité
Examinez les circonstances dans lesquelles l'offre ou l'acceptation d'un Cadeau ou d'une marque
d'hospitalité a été effectuée.
• S'agit-il de quelque chose de haute valeur ou de somptueux?
• A-t-il été offert dans un contexte où des décisions commerciales sont en train d'être prises
et où ce cadeau pourrait affecter de manière inapproprié la décision du donateur /
récipiendaire du Cadeau ou l'organisateur de l'événement d'hospitalité?
• Le Cadeau ou la marque d'hospitalité a-t-il ou a-t-elle été offert(e) plusieurs fois à la même
personne?
Si la réponse à l'une de ces questions est « oui », il est peu probable que le cadeau soit
proportionnel. Dans ces situations, ou à chaque fois que vous avez une question, veuillez
contacter votre agent de conformité local ou compliance@pearson.com pour obtenir une aide et
des conseils supplémentaires.
REMARQUE : La proportionnalité n'est pas une science exacte; il s'agit d'examiner toutes les
circonstances.
Les cadeaux et marques d'hospitalité interdits dans toutes les
circonstances
• Les cadeaux en espèces ou en quasi-espèces (tels que les bons-cadeaux ou chèques-
cadeaux, les actions ou les chèques de voyage) sont interdits.
REMARQUE : dans certaines circonstances, notamment les commentaires sur les produits,
les tirages au sort ou les concours publicitaires, un bon-cadeau peut être utilisé. Cependant, il
s'agit de situations limitées et spécifiques qui nécessitent une approbation préalable de la
conformité, quelle que soit la valeur.
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 4 sur 11• Tout ce qui est indécent ou de nature sexuelle (par exemple, le divertissement pour adulte)
ou qui pourrait insulter le sexe, l'origine ethnique, l'origine nationale, la religion, l'âge, le
handicap, l'identité, la réaffectation sexuelle, l'orientation sexuelle ou toute autre
caractéristique protégée d'une personne.
• Tout ce qui est illégal en vertu des lois et réglementations du pays du récipiendaire ou des
politiques de l'organisation du récipiendaire.
• Tout cadeau ou marque d'hospitalité à destination ou en provenance d'un membre de la
famille d'un Fonctionnaire d'État.
• Un équivalent en espèces tel que de l'or ou d'autres métaux précieux, des perles ou des
pierres.
• Cadeaux donnés ou reçus sous la forme d'un service ou d'un autre avantage non
monétaire (par ex, une promesse d'emploi, le paiement direct de factures, etc.)
Exigences en matière d'approbation des cadeaux et des
marques d'hospitalité destinés aux Fonctionnaires d'État
Les cadeaux ou marques d'hospitalité destinés auxFonctionnaires d'État, indépendamment de
la valeur, nécessitent une approbation préalable écrite (également appelée « approbation
préalable PCS »). Vous pouvez demander une autorisation préalable sur le portail myLegal Gifts
and Hospitality ici.
La demande sera acheminée depuis myLegal vers l'approbateur de conformité approprié (par ex,
l'Agent local de la conformité ou, pour les États-Unis, le Bureau mondial de la conformité). Pour
toute question, vous pouvez contacter vos Agents locaux de la conformité indiqués ici, ou en
effectuant une recherche sur la page Neo PCS ou la page Neo du Bureau mondial de la
conformité.
Quelle est la définition d'un Fonctionnaire d'État?
Les fonctionnaires d'État constituent une vaste catégorie qui inclut les personnes élues, celles qui
travaillent pour des agences gouvernementales, ainsi que les administrateurs ou les instructeurs
d'université, entre autres. Si vous n'êtes pas sûr qu'une personne est un représentant du
gouvernement, vous pouvez demander à votre Agent local de la conformité ou envoyer un e-
mail à compliance@pearson.com.
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 5 sur 11REMARQUE : Il est interdit de demander l'approbation d'un cadeau ou d'une marque
d'hospitalité lorsque vous avez connaissance des circonstances suivantes :
• D'un appel d'offres ou d'un marché public en cours dans lequel le destinataire du
cadeau fait partie de l'organisme adjudicateur;
• Pendant les négociations d'un contrat d'affaires dans lequel le destinataire du
cadeau est agent ou employé de l'entité contractante;
• Toute interaction avec des fonctionnaires du gouvernement pour le renouvellement
de licences / approbations.
Exigences d'approbation pour les cadeaux et les marques
d'hospitalité destinés aux employés non gouvernementaux
• Il est nécessaire d'obtenir une approbation écrite préalable pour tout ce qui est
supérieur à la valeur nominale de votre Agent local de la conformité (également appelé
« approbation préalable PCS »). Vous trouverez la liste des Valeurs nominales, ici, ainsi qu'en
la recherchant sur la page Neo PCS ou la page Neo du Bureau mondial de la conformité .
Vous pouvez demander une autorisation préalable sur le portail myLegal Gifts and
Hospitality ici.
• Comme indiqué ci-dessus, les représentants du gouvernement constituent une vaste
catégorie. Si vous avez donc des doutes sur le rôle ou l'employeur de la personne qui recevra le
cadeau ou la marque d'hospitalité, contactez votre Agent local de la conformité ou
compliance@pearson.com pour confirmer le statut du bénéficiaire potentiel.
Les exigences concernant le fait de recevoir des cadeaux et
marques d'hospitalité
• Cadeaux offerts par des Fonctionnaires d'État : vous devez immédiatement en informer
votre responsable local de la conformité ou envoyer un courriel à
compliance@pearson.com.
• Cadeaux offerts des entités privées : si le cadeau est supérieur à la valeur nominale, OU si
vous avez reçu plusieurs cadeaux de la même personne ou organisation, vous devez
contacter votre Agent local de la conformité pour vous assurer que le cadeau est approprié
et qu'il a été signalé pour être enregistré. Il faut être prudent lorsqu'on accepte des
cadeaux et il est recommandé de refuser poliment les cadeaux de plus grande valeur et de
les retourner.
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 6 sur 11Conformité à la présente Politique
Comme indiqué dans la Politique PCS, il est essentiel pour Pearson de créer et conserver des
livres et registres exacts et de maintenir et d'élaborer un système de contrôles internes. Il est
important que toutes les transactions soient transparentes, entièrement documentés et
codifiées à des comptes qui illustrent de manière exacte leur nature, y compris pour les Cadeaux
et marques d'hospitalité. Pearson doit maintenir un système de contrôles comptables internes
pour veiller à ce que ses livres et registres soient suffisamment et raisonnablement détaillés et
exacts. Ceci comprend l'approbation, la représentation et la documentation de toutes les
transactions de manière juste et exacte.
Documentation des demandes de cadeaux et de marques
d'hospitalité
• Les cadeaux et les marques d'hospitalité, même s'ils sont approuvés, sont censés être
moins fréquents et ne pas donner le sentiment d'obligation de faire quelque chose de
différemment ou de manière inapproprié. En outre, dans certaines pays, il existe des
limitations strictes sur la fréquence ou la valeur d'un cadeau dans une période donnée.
• C'est l'une des raisons pour lesquelles toutes les demandes de cadeaux et de marque
d'hospitalité aux États-Unis et toutes les demandes supérieures à la valeur nominale en
dehors des États-Unis doivent être faites sur le portail myLegal Gifts and Hospitality, car ces
enregistrements comprendront tous les documents justificatifs soumis avec la demande,
les commentaires sur la demande entre l'approbateur de la conformité et le demandeur
commercial, ainsi que l'approbation ou le refus.
• Lorsqu'un cadeau est offert, il doit être accompagné d'une lettre indiquant la personne ou
l'organisation qui a reçu le cadeau, la date du cadeau et une description de celui-ci.
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 7 sur 11Paiements pour les cadeaux ou les marques d'hospitalité
• Les employés de Pearson ne doivent pas payer personnellement des cadeaux et des
marques d'hospitalité pour éviter de se conformer à cette politique ou pour toute autre
raison.
• Les paiements pour les marques d'hospitalité devraient être directement effectués au
vendeur et non pas au récipiendaire de la marque d'Hospitalité. Si cela n'est pas possible
dans certaines circonstances, une approbation de l'Agent de conformité local sera requise.
Les employés de Pearson doivent modifier la demande originale dans myLegal et préciser
les conditions de paiement pour recevoir l'approbation de leur Agent local de la conformité.
REMARQUE : Si le paiement de la marque d'hospitalité est effectué, les employés de Pearson
doivent être présents.
Demandes de remboursement de frais pour des cadeaux ou
des marques d'hospitalité
• Si la demande de remboursement concerne l'hospitalité, le rapport de remboursement des
dépenses doit inclure le lieu, les participants, le reçu et les approbations nécessaires. Elle
doit également inclure des preuves suffisantes que l'hospitalité a été offerte pour la raison
approuvée (c.-à-d. que si elle était destinée à un voyage pour une réunion, il y a eu, en fait,
une réunion).
• Si la demande de remboursement des dépenses concerne un cadeau, elle doit inclure le
destinataire, l'occasion ou la raison pour laquelle le cadeau est offert, une copie de la
facture d'achat et une copie des approbations nécessaires.
• Il faut inclure l'approbation préalable de PCS lorsqu'elle est exigée (c.-à-d. lorsqu'il est offert
à un fonctionnaire ou à un représentant du gouvernement sans égard à la valeur, OU
lorsqu'il est offert à un représentant privé, non gouvernemental et que la valeur est
supérieure à la valeur nominale lorsque le cadeau est offert).
Rôles et responsabilités
Responsables
Tous les responsables qui examinent les états de frais ont la responsabilité de déterminer si des
employés agissent en violation de la présente politique et de corriger la situation de manière
appropriée avec leurs employés. Les responsables ont également la responsabilité de valider si
les dépenses pour les cadeaux et l'hospitalité ont été approuvées au préalable conformément à
cette politique.
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 8 sur 11Bureau mondial de la conformité
Le Bureau mondial de la conformité de Pearson, fait partie de la fonction juridique de Pearson, et
est responsable du développement et de la mise en œuvre du programme qui soutient la
conformité avec cette Politique de Cadeaux et d'Hospitalité.
Membre Exécutif de Pearson
Les Membres Exécutifs de Pearson (L1), ou leurs représentants, de chaque division, marché,
centre géographique, ou département sont responsables de la mise en œuvre et de l'assurance
de l'adhésion à cette Politique au sein de leurs organisations respectives.
Agents locaux de la conformité
Les Agents de conformité locaux sont des membres Service juridique, dont les rôles et
responsabilités conformément à cette Politique sur les cadeaux et marques d'hospitalité incluent
:
• La communication et la formation de cette Politique sur les cadeaux et marques
d'hospitalité et de ses exigences;
• Le fait de répondre aux demandes, problèmes et de fournir des directives et offrir des
conseils;
• Le réexamen, l'approbation et l'enregistrement des demandes associées aux Cadeaux,
marques d'hospitalité, dons de bienfaisance, parrainages, et Frais de déplacement des tiers;
• Le fait de fournir des conseils et directives concernant la Diligence raisonnable de tiers et
les politiques et procédures en matière d'évaluation des risques de la PCS; et
• Participer et soutenir les demandes des auditeurs (internes et externes), des contrôles
internes et des enquêtes relatives aux rapports et aux allégations de violations.
Politiques et ressources correspondantes
Vous pouvez également consulter la page des Politiques mondiales de Pearson sur Neo ici, ou
sous la page Neo du Bureau mondial de la conformité pour une liste des politiques et ressources
mondiales applicables, y compris les liens suivants :
1. Politique de Prévention de la corruption et de la subornation
2. Code de conduite pour les partenaires commerciaux;
3. Politique de dons de bienfaisance;
4. Code de conduite de Pearson;
5. Politique de parrainage;
6. Politique PCS pour les tiers, incluant la Politique de diligence raisonnable;
7. Politique sur les voyages et dépenses;
Pearson Politique sur les cadeaux et l'hospitalité | Révisée en novembre | Page 9 sur 118. Glossaire des termes relatifs à la conformité;
9. Questions fréquemment posées sur la conformité PCS;
10. Demande d'approbation préalable de PCS;
11. myLegal/ONIT (Approbation préalable de PCS);
12. Directives myExpense pour les dépenses des tiers (États-Unis, Royaume-Uni, Canada, APAC).
Gouvernance politique
Propriétaire de la politique : Danette Joslyn-Gaul, Chef de la conformité, VP Conformité
mondiale
Version de la politique : Version 2
Date de révision Le 1er novembre 2021
Date de parution originale : Le 1er janvier 2016
Région : International
Langues : Anglais, espagnol d'Amérique latine, chinois simplifié,
portugais brésilien, et français canadien, turc
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