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Portail des partenaires des collèges Guide de l’utilisateur

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Connexion Connectez-vous à l’adresse suivante : www.saco.on.ca Cliquez sur « Portail des partenaires », puis sur le bouton vert « Ouvrir session ».

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Connectez-vous à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe temporaire qui vous ont été fournis par courriel. Nota : les mots de passe sont sEnSibLes à la cAsSe. Gérez l’accès à votre compte à l’aide des liens Nom d’utilisateur / Mot de passe oubliés. Au moment de créer un mot de passe, veuillez respecter les critères ayant trait à ces derniers. NOTA: Aucun mot de passe utilisé préalablement accepté.

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Écran d’accueil (par défaut) Cliquez sur la barre de menu pour accéder aux fonctions auxquelles on vous a accordé l’accès. Nota : ce ne sont pas tous les utilisateurs qui ont accès à toutes les fonctions du portail. Nouvelle fonction! Sélectionnez le cycle d’admission actuel ou précédent pour affiner les résultats de recherche. Laissez la valeur par défaut à « Tout » [All] pour afficher tous les candidats et candidates.

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Écran d’accueil (par défaut) (suite) Éditer compte d’accès [Edit Access Account] – Sert à modifier le mot de passe. Recherche de candidats [Search Applicants] – Écran d’accueil (par défaut). Vous permet de rechercher des candidats à votre collège. Recherche de candidats du réseau [System Applicant Search] – Vous permet d’afficher tous les candidats ayant fait demande à n’importe quel collège du réseau.

Gestion des cycles d’admission [Manage Program Cycles] – Sélectionnez un cycle d’admission afin d’afficher et de gérer les programmes offerts par votre collège. Recherche de programme [Search Programs] – Trouver et gérer une offre de programme spécifique Recherche d’offres [Search Offers] – Afficher les candidats ayant reçu une offre de votre collège seulement (candidats acceptés à votre collège). Renseignements sur le collège [College Information] – Il s’agit des renseignements qui s’affichent aux candidats lors de la procédure d’offre d’admission.

Accès aux documents [Document Access] – Accès aux documents d’appui aux demandes. SGéRN [eTMS] – Sert à gérer les demandes de transfert de relevés de notes d’anciens élèves.

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Modifier le mot de passe Cliquez sur « Éditer compte d’accès » / [Edit Access Account] pour accéder à l’écran « Modifier mot de passe » / [Change Password]. Aucun mot de passe utilisé préalablement accepté.

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Écran de recherche des candidats Saisissez les critères de recherche dans au moins un (1) champ (p. ex., le nom partiel de l’élève) et cliquez sur « Chercher » pour trouver un(e) candidat(e) correspondant Nota : la méthode de recherche « par chaîne de caractères » est utilisée (p. ex., si vous saisissez « tes », tous les enregistrements contenant la chaîne de caractères « tes » s’afficheront). Cliquez sur » pour afficher des champs additionnels de critères de recherche.

Nouvelle fonction! Sélectionnez le cycle d’admission actuel ou précédent pour affiner les résultats de recherche. Laissez la valeur par défaut à « Tout » [All] pour afficher tous les candidats et candidates

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Résultats de recherche de candidat(s) Les résultats de recherche s’affichent par ordre alphabétique de nom de famille. Cliquez sur le lien d’un en-tête de colonne pour réorganiser les dossiers par ordre ascendant (par défaut) ou descendant (optionnel). Nota : si un seul enregistrement correspond aux critères de recherche, vous serez alors redirigé directement vers le tableau de bord de la candidate ou du candidat correspondant. Cliquez sur le lien « Nom de famille » pour afficher les détails relatifs au candidat en question. Veuillez noter le statut du paiement de la demande. (Il s’agit du seul écran qui fournit cette information.)

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Tableau de bord de candidat Vous pouvez visualiser tous les renseignements sur la candidate ou le candidat depuis le tableau de bord (voir les exceptions ci-dessous). • Renseignements personnels – données démographiques de base, y compris nom légal, date de naissance, etc. • Coordonnées – adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone (L’information peut être mise à jour par un utilisateur de collège) • Deuxième consentement – ne peut être affiché • Citoyenneté et résidence – citoyenneté, statut de résident au Canada, pays de naissance (L’information peut être mise à jour par un utilisateur de collège) • Éducation – renseignements sur les études secondaires, collégiales, universitaires ou internationales • Aide financière – parrainage reçu d’un organisme; ceci ne comprend pas le soutien financier du RAFÉO • Expérience – expérience de travail ou de bénévolat liée au domaine d’études, résultats de test • Choix de programmes – programmes sélectionnés par le candidat ou la candidate • Fondement de la demande – confirmation du séjour ou de l’obtention du diplôme de l’école secondaire • Demande de transfert de relevés de notes – demandes de transfert de relevés de notes, par l’entremise du SGéRN, pour les écoles secondaires participantes • Sommaire des paiements – ne peut être affiché • Visualiser les offres – ne peut être affiché

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Recherche de candidats du réseau Saisissez les critères de recherche (p. ex., le nom partiel de l’élève) et cliquez sur « Chercher » pour trouver un candidat correspondant ayant fait demande à n’importe quel collège. Nota : la méthode de recherche « par chaîne de caractères » est utilisée (p. ex., si vous saisissez « tes », tous les enregistrements contenant la chaîne de caractères « tes » s’afficheront). Cliquez sur » pour afficher des champs additionnels de critères de recherche.

Vous permet de localiser des candidats ayant fait demande à n’importe quel collège du réseau.

Résultats de recherche de candidats du réseau Les résultats de recherche sont affichés par ordre alphabétique de nom de famille. Cliquez sur le lien d’un en-tête de colonne pour réorganiser les dossiers par ordre ascendant (par défaut) ou descendant (optionnel). Les résultats s’affichent en mode VISUALISATION SEULE et servent uniquement à déterminer si une personne a un dossier d’admission à collegesdelontario.ca/au SACO.

Résultats de recherche de candidats du réseau (suite) État de la demande : • Frais payés – Les frais de traitement de la demande ont déjà été reçus par le SACO • Frais impayés – La demande n’est pas active; le paiement des frais de traitement de la demande est exigé • En attente de paiement – La demande n’est pas active; vérifier auprès du SACO pour connaître le montant des frais à payer

Les options de menu « Gestion des cycles d’admission » et « Recherche de programmes » comprennent des fonctions similaires. Vous pouvez utiliser ces deux options pour mettre à jour les programmes offerts à votre collège. Les renseignements relatifs aux programmes offerts peuvent être mis à jour suivant des règles administratives établies. Dès qu’est modifié un cycle d’admission, un code de programme, un code de campus ou une date de début, l’on considère qu’il s’agit de l’ajout d’un nouveau programme.

Mise à jour des programmes offerts

Gestion des cycles d’admission Afficher toutes les offres de programme de votre collège. Cliquez sur l'hyperlien d'un cycle d'admission pour afficher tous vos programmes offerts au cours de ce dernier. Les programmes sont affichés par ordre alphabétique de titre de programme. Cliquez sur un hyperlien d'en-tête de colonne pour modifier le tri. Exporter les renseignements sur les programmes en format Excel : Code de programme, Titre de programme, Collège, Campus.

Gestion des cycles d’admission Recherche / Ajouter nouveau Utilisez la liste de sélection « Campus » ou les champs « Code de programme « Titre de programme » pour raffiner les résultats de recherche OU cliquez sur un lien de code/titre de programme pour afficher les détails relatifs au programme. Cliquez sur « Ajouter nouveau programme » pour ajouter une offre de programme au cycle d’admission sélectionné. Nota : un nouveau programme peut uniquement être ajouté à partir de cet écran. (Il est possible d’ajouter de nouveaux campus et de nouvelles dates de début à partir des options de menu « Gestion des cycles d’admission [ Manage Program Cycles] et « Recherche de programmes » [Search Programs].)

Gestion des programmes – Ajouter nouveau / Éditer Servez-vous de la fonction « Trouver » si le code MCU est inconnu ou pour afficher la liste de tous les codes MCU accessibles. Utilisez les listes de sélection et les champs à structure libre pour ajouter des détails relatifs au programme.

Cliquez sur « Enregistrer », une fois terminé, ou sur « Effacer » pour une nouvelle recherche. ! Les catégories de programme sont utilisées dans les résultats de recherche de l’option « Trouver un programme » (une catégorie principale et une sous-catégorie sont requises). Gestion des programmes – Ajouter nouveau / Éditer (suite)

Cliquez sur « Ajouter date de début de programme » pour accéder aux renseignements relatifs à la date de début. Utilisez les listes de sélection et les champs à structure libre pour ajouter les renseignements nécessaires. Cliquez sur « Enregistrer », une fois terminé. Cliquez sur « Ajouter date de début de programme » pour ajouter des offres de programme additionnelles. Gestion des programmes – Ajouter date de début de programme

Disponibilité du programme Ouvert – Les demandes sont toujours acceptées pour le programme (des places sont disponibles). Fermé – Les demandes ne sont plus acceptées pour le programme (il n’y a plus de places disponibles pour cette offre de programme spécifique). Liste d’attente – Les demandes continueront d’être traitées pour ce programme (il se peut que des places deviennent disponibles à l’avenir). Gestion des programmes – Disponibilité du programme Disponibilité des programmes – Mises à jour Les modifications sont reflétées immédiatement dans le Portail des partenaires et en moins d’une heure (environ) dans l’utilitaire en ligne Trouver un programme.

Statut du programme Actif – Traitement normal des demandes d’admission au programme. Annulé – Le programme n’est pas offert lors du prochain cycle d’admission. Les demandes reçues pour ce programme sont transmises au collège. Suspendu – Le programme n’est actuellement pas offert, mais pourrait l’être éventuellement (y compris au cours du cycle d’admission actuel). Inactif – Le programme a été ajouté au système, mais n’est plus offert et ne peut être supprimé, puisque d’autres demandes y sont associées.

Gestion des programmes – Statut du programme

Expiration Date d’expiration – Date à laquelle la disponibilité du programme est réglée à « Fermé » ou « Liste d’attente » (p. ex. dans le cas d’un programme à très forte demande après la date de juste considération). Action au moment de l’expiration – Modification de la disponibilité du programme. (« Fermé » ou « Liste d’attente ») à la date d’expiration. Gestion des programmes – Date d’expiration/action

Action Supprimer – Cliquez sur le lien « Supprimer » pour retirer une date de début précise. La date de début ne sera retirée que lorsque vous aurez cliqué sur le bouton « Enregistrer ». La date de début d’un programme ne peut être supprimée que si aucun candidat n’y a fait demande. Visualiser candidats – Cliquez sur « Visualiser candidat(e)s » pour énumérer tous les candidats ayant fait demande pour la date de début en question.

Gestion des programmes – Action

Enregistrer – Sert à enregistrer les renseignements actuels. Effacer – Sert à effacer tous les renseignements actuels. Cloner le programme – Sert à produire une réplique exacte des renseignements. L’option ne peut être utilisée que pour offrir un même programme à un autre campus. Gestion des programmes – Enregistrer / Effacer / Cloner

Recherche de programmes [ Search Programs ] Saisissez des critères de recherche spécifiques pour localiser un programme précis, OU cliquez sur « Chercher » pour afficher tous les programmes offerts. Trouvez un programme spécifique offert à votre collège Assurez vous de sélectionner le cycle d’admission approprié.

Recherche des offres [ Search Offers ] Saisissez le numéro de la demande et cliquez sur « Chercher ». Cliquez sur « Modifier une offre » pour modifier une offre spécifique.

Mise à jour des offres Apportez, au besoin, des modifications aux offres individuelles de programme. Cliquez sur « Enregistrer », une fois terminées les mises à jour, ou sur « Annuler [ Cancel] pour quitter sans enregistrer les modifications. Les nouvelles offres et les mises à jour en nombre devraient être acheminées au SACO dans le prochain fichier d’offres de programme. Afin de prévenir la confirmation d’un fichier d’offres, veuillez modifier la date d’expiration définitive de sorte qu’elle corresponde à la date actuelle, ce qui entraînera l’expiration de l’offre. Pour modifier un code de programme, un code de campus, une date de début d’un programme, un statut de présence ou un niveau d’entrée, veuillez révoquer l’offre actuelle et ajouter une nouvelle offre dans le prochain fichier d’offres à envoyer au SACO.

Statut de confirmation Aucune réponse – Aucune offre n’a été traitée pour le candidat en question. CCY – Le candidat a confirmé l’offre en question. Les offres confirmées ne peuvent être supprimées. CCN – Le candidat a confirmé une autre offre ou a refusé toutes les offres. État de l’offre Active – L’offre est active; le candidat peut la sélectionner. Supprimée – L’offre a été supprimée par le collège (p. ex., émise par erreur); le candidat ne peut la visualiser ni la sélectionner.

Révoquée – Offre valide retirée par le collège pouvant être visualisée par le candidat, mais ne pouvant être sélectionnée, OU offre valide présentée à un candidat qui ne satisfait pas aux conditions de cette dernière. Programme suspendu – Offre retirée par le collège en raison de l’annulation du programme. Elle peut être visualisée mais ne peut être sélectionnée par le candidat. Mise à jour des offres (suite)

Numéro de séquence – Numéro séquentiel de l’offre. Offre émise le [Date d’affichage de l’offre] – Le champ contient la valeur OFFER_ACTIVE_DATE du fichier d’offres. La date doit être antérieure aux dates d’expiration provisoire et définitive. L’offre devient active et visible dans la demande à 00 h 01 à la date indiquée. Soft Date d’expiration [Date d’expiration provisoire] – Le champ contient la valeur OFFER_ACTIVE_DATE_SOFT du fichier d’offres. La date peut être identique ou antérieure à la date d’expiration définitive. La date d’expiration provisoire s’affiche aux candidats en tant que « Date d’expiration » pour une offre donnée. Les candidats peuvent sélectionner des offres au-delà de la date d’expiration provisoire.

Hard Date d’expiration [Date d’expiration définitive] – Le champ contient la valeur OFFER_ACTIVE_DATE_HARD du fichier d’offres. Les candidats ne peuvent sélectionner d’offres au-delà de leur date d’expiration définitive. Les offres arrivent à échéance à 23 h 59 à la date indiquée. Late Avouez-le [Admission tardive] – NON : indique une offre régulière. OUI : indique une offre d’admission tardive. Le SACO l’identifiera comme telle et la conservera jusqu’à ce que la demande d’admission du SACO soit reçue et traitée.

Terme d’identification [Identificateur de session] – FA = Automne / WI = Hiver / SU = Printemps/Été Session pour laquelle l’offre est active. Mise à jour des offres (suite)

Renseignements sur le collège Affiche l’écran servant à mettre à jour les renseignements qui s’affichent aux candidats lors du processus d’offre. Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer les mises à jour ou sur « Effacer » pour quitter la fonction sans enregistrer les mises à jour. URL d’offre révoquée – [annulés] Lien URL présenté au candidat si l’offre est révoquée. URL d’offre suspendue – Le champ contient la valeur OFFER_ACTIVE_DATE du fichier d’offres. La date doit être antérieure aux dates d’expiration provisoire et définitive. L’offre devient active et visible dans la demande à 00 h 01 à la date indiquée. Numéro de téléphone pour les offres révoquées – Numéro de téléphone que les candidats peuvent composer afin de communiquer avec le collège, en cas d’offre révoquée ou suspendue.

URL du site Web du Collège – Lien URL du site Web du collège en question. Adresse électronique pour rapports de vérification – Adresse électronique utilisée pour l’envoi des rapports de vérification. S’il y a plusieurs adresses, séparez-les à l’aide d’une virgule. Message de bienvenue – Message adressé aux candidats, une fois acceptée l’offre d’admission. Logo du collège – Logo du collège qui s’affiche aux candidats. Les modifications apportées aux logos de collège doivent être soumises au SACO. (Fichiers de format GIF, 100 X 100, 72 ppp.) Logo du collège

Accès aux documents [ Document Access ] Pour plus d’information au sujet de l’accès aux documents, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur en question : www.saco-on.ca > Ressources > Personnel collégial

SGéRN [ eTMS ] Pour plus d’information au sujet du SGéRN , veuillez en consulter le Guide de l’utilisateur : www.saco-on.ca > Ressources > Personnel collégial

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