Prélude ERP Version 7 Manuel d'utilisation - Apprentissage des ERP - Gérard Baglin - Groupe HEC - Prélude 7 ERP
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Apprentissage des ERP
Prélude ERP
Version 7
Manuel d’utilisation
Gérard Baglin - Groupe HEC
Février 2009
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation iPrélude 7 ERP – Manuel d’utilisation ii
Sommaire
Objet et avantages de Prélude 1
La pédagogie des ERP 1
Plusieurs niveaux d’utilisation 2
Des fonctions de planification étendues 4
Des besoins matériels réduits 4
Version de démonstration 4
Étendue de la licence 4
Licence étudiant 4
Les fonctions accessibles selon le niveau de licence 4
Options complémentaires 5
Installations 6
Configuration nécessaire 6
Installation sur des postes individuels 6
Installation sur les ordinateurs des étudiants 7
Installation sur un serveur de réseau local 7
Espace de travail 8
Mises à jour 8
Composants logiciels 8
Les configurations 9
Configuration en monoposte (multiples) 9
Logiciel sur le serveur 9
Configuration multipostes 10
Dossiers et archives 12
Les dossiers et les archives 12
Récupération d’un dossier Prélude 3 13
Liste des fonctionnalités 14
Gestion des données techniques 14
Gestion des ventes 14
Gestion des stocks et des achats 14
Planification 14
Ordonnancement 15
Gestion de la distribution 15
Valorisations 15
Comptabilité générale 15
La documentation 16
Les diaporamas 17
Décompression des diaporamas 18
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation iiiLes exercices 19
Le cas Picaso 20
Le cas Fabric 21
Exercices thématiques 22
Exercice DRP 23
Exercices sur l’analyse globale des flux 24
Le module Supply Chain 26
Le principe des jeux en temps réel sous Prélude 7 26
L'organisation des dossiers 27
Le mode de fonctionnement « temps réel » de Prélude 7 ERP 28
Les fonctions de PPilote 28
Accès au répertoire commun 29
Connexion directe au serveur 29
Accès à un répertoire réseau 30
Accès à un serveur FTP via internet 31
Le mode Client-Serveur 31
Communication avec les équipes 33
Le programme PPvisu 34
Le jeu simple 35
Les configurations de jeux 36
Jeu en chaîne de distribution 36
Jeu en supply chain industrielle 36
Jeu compétitif 37
Les exercices 37
Le jeu de la bière 37
Le jeu compétitif 38
Nouveautés de Prélude 7 ERP 40
Généralités 40
Gestion des ventes et des achats 40
PIC 41
Planification 41
Gestion des co-produits 41
Gestion des flux 41
Comptabilité Tiers 41
Comptabilité générale 41
Fonctionnement en réseau (module Supply Chain) 42
Assistance 43
Site Web 43
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation ivObjet et avantages de Prélude
La pédagogie des ERP
Prélude 7 ERP est un ensemble d’outils pédagogiques destinés à un
apprentissage approfondi des la ERP et des mécanismes de la Supply Chain.
Prélude ERP est utilisé comme outil de formation par plus de 200 établissements
d'enseignement. Pour une présentation générale consulter le diaporama
Prélude6.PPT dans le répertoire Documentation.
A la différence des logiciels opérationnels, Prélude est un logiciel destiné
exclusivement à la pédagogie des ERP. Il possède la majorité des fonctions les
plus courantes des ERP mais offre un accès simplifié ce qui autorise un
apprentissage rapide.
Il permet de démontrer l’intégration des fonctions (commercial, production,
achats, coûts de revient, comptabilité, …) depuis la prise de commande jusqu’à
l’enregistrement du règlement du client.
Ce logiciel est de plus accompagné de supports de cours et d’exercices
progressifs : cas entièrement préparés et corrigés, documentation explicite,
diaporamas, … Prélude ERP a pour objectif de permettre aux participants de
faire le tour complet des fonctions des ERP et d’en comprendre les mécanismes
et les contraintes.
Prélude ERP est conçu pour être utilisé de façon individuelle, chaque participant
effectuant lui-même l’ensemble de la démarche de gestion intégrée, via la
réalisation d’exercices proposés. Dès la première session de formation, le
participant parvient très rapidement à la maîtrise du système et peut ainsi se
concentrer sur le contenu conceptuel de la formation.
Depuis la version 5, grâce à son module Supply Chain, Prélude permet
maintenant une véritable mise en situation des participants en les faisant
travailler en "temps réel"; elle permet également le jeu en réseau, chaque équipe
de participants prenant en charge un maillon de la Supply Chain ce qui permet
de démontrer les inter-relations entre entreprises.
La version 6 apporte les fonctions comptables à deux niveaux :
– une comptabilité Tiers : facturation des expéditions avec calcul de l'escompte
et de la TVA, saisie des règlements et suivi des comptes clients avec lettrage et,
symétriquement, saisie des factures des fournisseurs et des paiements effectués
aux fournisseurs,
– une comptabilité générale et analytique complète, depuis la définition des
comptes jusqu'à l'établissement des documents de synthèse, avec une intégration
automatique des comptabilités clients et fournisseurs et des mouvements
comptables issus de la gestion industrielle (mouvements de stock, déclarations
de production).
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 1Plusieurs niveaux d’utilisation
Prélude offre la possibilité de travailler à des niveaux de complexité croissante.
Plutôt que de mettre d’emblée les participants devant des écrans complexes et
décourageants, il est recommandé de commencer la formation au niveau
élémentaire sur un exemple simple pour comprendre les mécanismes généraux
avant de passer à des niveaux de complexité plus élevés. Les niveaux
d’utilisation accessibles dépendent de la licence acquise (voir plus bas).
Prélude 7 ERP s'adapte aux besoins de chaque utilisateur en ne lui présentant
que les menus et les zones nécessaires. Il est possible de commencer une
formation très simplement sans que les participants ne s'interrogent sur la
signification de zones inutiles. On peut ensuite leur donner aux autres fonctions
quand ils maîtrisent les fonctions de base.
Niveau élémentaire
Ce niveau donne accès à toutes les fonctions de la GPAO de façon très
simplifiée pour offrir un abord facile.
• Définition des articles, des nomenclatures multiniveaux, des gammes de
fabrication (temps machine uniquement)
• Calcul des besoins avec nombreux paramètres
• Gestion commerciale, gestion des achats, gestion des stocks
• Ordonnancement à capacité finie
• Suivi de fabrication
• Comptabilité Clients et Fournisseurs
• Lien avec documents multimédia d'illustration
Niveau intermédiaire
Ce niveau apporte de nombreuses fonctions supplémentaires.
• Nombreuses informations complémentaires pour toutes les entités
gérées
• Dates de validité dans les nomenclatures
• Notion d'atelier, temps main-d'œuvre sur les gammes, opérations
continues
• Options supplémentaires dans le calcul des besoins
• Chevauchement dans le jalonnement et l'ordonnancement
• Commandes ouvertes à l'achat et à la vente
• Post-consommation
• Comptabilité analytique complète (définition des sections analytiques,
calcul des coûts de revient prévisionnels et réels avec de nombreuses
options)
• Plan industriel et commercial (définition d'articles familles, des
ressources et de leurs capacités, nomenclatures associées, calcul des
charges à long terme, éclatement des PIC)
• Calcul des coûts fixes et variables par article et des quantités
économiques
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 2Niveau avancé
Ce niveau inclut des fonctions permettant de rapprocher le fonctionnement du
didacticiel de celui d'un progiciel opérationnel.
• Gammes arborescentes
• Décalages MRP par les temps gammes, planification à l’heure,
planification des composants à l’opération
• Gestion du personnel par qualification, effectifs variables par
qualification
• Gestion des outillages
• Bibliothèque d’opérations
• Nomenclatures de fabrication multiples
• Changement de nomenclature d’un OF
• Modification des besoins sur les OF
• Calcul des besoins et affermissement par groupe de planification
• Analyse des charges par atelier, par équipe, par qualification, par
outillage
• Fonctions étendues dans l'ordonnancement (liens entre OF par les
stocks prévisionnels, prise en compte de la disponibilité des outillages,
figer l’ordonnancement d’un OF
• Post-consommation à l’opération
• EDI : communication de commandes clients / fournisseurs entre
dossiers Prélude
• Gestion de la distribution : notion d’entrepôt de distribution, ventes par
entrepôt, règles de gestion par entrepôt, calcul des besoins par entrepôt,
gestion des ordres de transferts, ...
• Analyse globale des flux : estimation des rapports charge/capacité, des
temps de cycles et des interférences dues au pannes ou à la main-
d'œuvre
Fonctions pouvant être activées ou masquées
• Accès aux documents multimédia
• Calcul des coûts de revient et valorisations
• Plans industriels et commerciaux
• Gestion de la distribution
• EDI
• Analyse globale des flux
• Comptabilité Tiers
• Comptabilité générale
Le mode « Négoce »
Si une formation approfondie en gestion de production n’est pas nécessaire, il
est possible de travailler en « mode Négoce » où les fonctions de gestion
industrielles sont masquées. On conserve les fonctions de vente, d’achat, de
gestion des stock et de comptabilité.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 3Des fonctions de planification étendues
Prélude ERP propose un processus de planification hiérarchisée complète. On
peut entrer un programme industriel et commercial (PIC) pour ajuster les
charges et capacités à long terme et l’optimiser par la programmation
mathématique. On procède ensuite au calcul des besoins nets à partir des
prévisions de vente et des commandes clients ce qui engendre des ordres d’achat
et des ordres de fabrication. Ceux-ci sont jalonnés à capacité infinie et peuvent
être ordonnancés à capacité finie.
Des besoins matériels réduits
Les bases de données très compactes : elles occupent généralement que quelques
dizaines de kilo-octets. Il est ainsi possible de conserver plusieurs états
successifs d’un exercice. Les bases de peuvent être sauvegardées sous une forme
compressée.
Plusieurs postes peuvent partager une même base de données pour simuler le
fonctionnement d’une entreprise (voir la section Configurations).
Version de démonstration
Une version de démonstration est proposée gratuitement. Cette version travaille
sans licence. Elle donne accès à toutes les fonctions du logiciel.
Elle ne peut cependant ouvrir un seul dossier déjà préparé à des fins de
démonstration : le dossier EXEMPLE.
Étendue de la licence
La licence accordée est une licence valable pour un seul site géographique.
Il est interdit d’installer Prélude avec une même licence dans plusieurs
établissements d’un même organisme.
Licence étudiant
Les établissements peuvent demander une licence temporaire pour les étudiants
pour la durée d’un cours. Les étudiants peuvent installer le logiciel sur leur
ordinateur personnel avec cette licence.
Les fonctions accessibles selon le niveau de
licence
Selon le niveau de licence dont vous avez fait l’acquisition, vous avez accès à
une étendue de fonctions différentes :
Prélude niveau A
Logiciel de base au niveau élémentaire
+ Liaison documents multimédia
+ Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs)
Prélude niveau B
Logiciel au niveau intermédiaire
+ Comptabilité industrielle
+ Plans industriels et commerciaux
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 4Prélude niveau C
Option C Logiciel au niveau avancé
+ Gestion de la distribution
+ Liaison EDI entre dossiers
+ Analyse globale des flux
N. B. : L'option B permet de travailler au niveau A et l'option C permet de
travailler aux niveaux A ou B.
De plus, dans chacune des grandes fonctions, les options disponibles dépendent
également du niveau de la licence.
Options complémentaires
Ces options font l’objet d’une facturation additionnelle.
Comptabilité générale
Permet de traiter une comptabilité générale complète
Intégration automatique des mouvements de stock et des déclaration de
production dans la comptabilité.
Module Supply Chain
Permet d’organiser des jeux en réseau entre dossiers Prélude pour simuler le
fonctionnement d’une supply chain. La communication entre les « entreprises »
passe par l’EDI.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 5Installations
Configuration nécessaire
Le logiciel demande une configuration modeste :
• un ordinateur personnel de type PC, disposant d’une mémoire d’au
moins 512 Mo,
• une capacité disponible sur le disque dur d’environ 40 Mo,
• Windows 95, 98, ME, NT 3.51, NT 4.0, 2000, XP, Vista
• Accès à une imprimante.
Installation sur des postes individuels
Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install.
Le logiciel installant des fichiers dans le répertoire Windows, assurez-vous que
vous disposez des droits d’écriture nécessaires (Administrateur).
Double-cliquer sur l’exécutable SETUP.EXE.
Si vous disposez d’une licence, le fichier licence (PRELUDE.LIC) doit se
trouver dans le même répertoire que le programme Setup.exe. Vous pouvez
aussi copier ultérieurement le fichier licence dans le répertoire où a été installé
Prélude.
Suivre les instructions qui apparaissent à l’écran.
Si le programme d’installation annonce qu’un fichier plus récent est présent sur
l’ordinateur, répondre : ‘Conserver le fichier existant’ (si vous utilisez
Windows XP, quelques fichiers sont plus récents que ceux présents dans
l’installation qui a été préparée à partir de Windows XP).
Le programme d’installation crée des entrées dans le menu Programmes.
Pour désinstaller le logiciel, utilisez l’entrée de désinstallation qui est présente
dans le menu Prélude 7 ou la fonction de Windows « Ajout/Suppression de
programme » à partir du panneau de configuration.
NOTA : si Prélude 6.0 est déjà présent sur l’ordinateur, il est recommandé de le
désinstaller avant d’installer Prélude 6.5.
Installation de la police codes-barres
La police codes-barres Code128.TTF est copiée par le programme d’installation
dans le répertoire Windows\Fonts. Si elle n’est pas prise en compte par le
système, il faut faire l’opération manuellement, c'est-à-dire copier ce fichier
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 6manuellement à partir du CD-rom, répertoire Install dans le répertoire
Windows\Fonts.
Problème lors de l’installation du serveur graphique
Il peut arriver sur certaines machines que le serveur graphique ne soit pas
correctement enregistré. Les feuilles contenant des graphiques ne peuvent
s’afficher.
Microsoft fournit un utilitaire pour enregistrer et dé-enregistrer manuellement les
contrôles OLE et les DLLs. Il s’agit de REGSVR32.EXE qui se trouve dans le
répertoire Windows\System32. La syntaxe de la ligne de commande est la
suivante :
REGSVR32 [/u] nom_de_fichier
nom_de_fichier est le nom complet du contrôle OLE ou de la DLL. Le switch /u
permet de dé-enregister le composant.
Si l’on ne met pas ce switch, le composant est enregistré.
On doit taper dans le menu Démarrer / Exécuter la ligne suivante :
REGSVR32 graphs32.ocx
Le système informe que le composant est correctement enregistré ou s’il a
rencontré un problème.
Installation sur les ordinateurs des étudiants
Vous pouvez installer sur des ordinateurs appartenant au étudiants à la condition
de remplacer la licence illimitée qui est fournie avec le logiciel par une licence
Étudiants qui sera envoyée gratuitement sur demande. Il s’agit d’une licence
temporaire valable pour la durée d’un cours.
Envoyer un e-mail à baglin@hec.fr en précisant votre numéro de licence et la
date de fin du cours.
Installation sur un serveur de réseau local
Créer un répertoire sur le serveur (assurez-vous que vous avez les droits
d’écriture sur le serveur).
Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install.
Décompresser la totalité des fichiers contenus dans le fichier
Prelude7Reseau.zip dans le répertoire du serveur.
Sur chacun des postes utilisateurs, il est nécessaire de copier quelques DLL dans
le répertoire Windows\System32 et de les enregistrer dans la base de registre
pour afficher les graphiques. Assurez-vous que vous avez les droits
administrateur pendant cette opération.
Lancer le programme SetupGS70.exe et accepter les options proposées par
défaut.
Créer sur chaque poste de travail un raccourci vers le programme Prelude.exe
du serveur :
Sur chaque poste, recherche Prelude.exe sur le serveur. Faire un click droit.
Sélectionner l’option Envoyer vers, puis Bureau (créer un raccourci).
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 7Espace de travail
Que l’on soit en configuration monoposte ou en configuration réseau, les postes
doivent disposer d’un espace accessible en écriture. Celui-ci se trouve
généralement sur le chemin C:\Documents and Settings\user. Prélude crée le
répertoire C:\Documents and Settings\user\Application Data\Prelude dans
lequel il place ses fichiers temporaires.
Si ce répertoire n’est pas accessible, on peut préciser un chemin avec
autorisation d’écriture dans la ligne de commande, exemple :
K:\Prelude\prelude.exe U:\TempPP01
Il faut créer pour chaque poste un chemin d’accès particulier pour éviter tout
conflit.
Mises à jour
Des mises à jour (correction d’anomalies ou fonctions complémentaires) sont
proposées sur le site www.cipe-prelude.net , page Mises à jour, sous forme de
fichiers compressés. Pour installer ces mises à jour, télécharger et décompresser
les fichiers proposés et les copier à l’endroit où ils figurent dans l’installation.
Composants logiciels
Le logiciel PRELUDE ERP est écrit en Visual Basic 6® Édition professionnelle
de Microsoft.
L’installation est assurée par le logiciel Setup2Go de SDS Software.
La gestion de fichiers est assurée par le logiciel CodeBase 6.5 de Sequiter
Software.
Les sauvegardes et la restauration des fichiers sont effectuées par le logiciel
DYNAZIP Max 5.0 de Inner Media.
Les graphiques sont affichés grâce au logiciel de Graphics Server 6.1.
L’optimisation du PIC est réalisée par les routines GLPK (GNU Linear
Programming Kit) distribuées sous licence GNU GPL. Veuillez consulter cette
licence avant d’utiliser le logiciel.
Les éditions sont réalisées au moyen du générateur d'états R&R Report Writer
10.0 de Liveware Publishing.
Prélude Production ne comprend pas le logiciel de définition des états.
Le manuel ainsi que l'aide en ligne ont été réalisés au moyen du logiciel Doc-
To-Help 6.5 de Component One.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 8Les configurations
Prélude autorise un fonctionnement dans de multiples configurations.
Se reporter au diaporama Configurations.PPT qui se trouve dans le répertoire
Documentation.
Configuration en monoposte (multiples)
Procéder à l’installation du logiciel sur chacun des postes.
Prélude Prélude Prélude Prélude Prélude
1 2 3 4 5
Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier
Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de
travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes (clé USB par
exemple).
Logiciel sur le serveur
Procéder à l’installation Réseau. Installer le serveur graphique sur chacun des
postes.
Créer les raccourcis de lancement de Prélude sur chacun des postes.
Prélude
Serveur
Serveur
Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier
Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de
travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 9Configuration multipostes
La configuration multipostes permet de simuler le fonctionnement d’un système
d’information en entreprise.
Cependant il n’existe pas de système d’autorisation d’accès aux fonctions selon
les utilisateurs : tous peuvent utiliser toutes les fonctions.
Il existe néanmoins une protection entre les fonctions : deux utilisateurs ne
peuvent modifier la même fiche simultanément.
Procéder à l’installation du logiciel sur chacun des postes.
Prélude Prélude Prélude Prélude Prélude
1 2 3 4 5
Serveur
Serveur
Dossier
Les postes doivent avoir accès à un serveur de réseau local.
Un dossier partagé doit être créé sur le serveur. Chaque poste peut intervenir sur
ce dossier.
Pour éviter de faire apparaître à chaque ouverture du dossier le message
‘L’unité n’est pas reconnue comme un disque de l’ordinateur’,
aller dans le menu Fichiers, fenêtre Préférences, onglet Contrôles et cocher la
case ‘Ne pas contrôler les dossiers sur réseau’.
L’animateur peut ainsi répartir le travail de saisie entre les postes et confier à
chacun le travail d’une fonction de l’entreprise :
- Commercial
- Achats
- Production
- Comptabilité
- etc.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 10On peut procéder de la même façon à partir d’une installation Réseau.
Serveur
Serveur
Serveur
Serveur
Dossier
Le logiciel se trouve sur le serveur auquel accèdent les postes de travail.
Ils travaillent sur un dossier commun placé sur le serveur.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 11Dossiers et archives
Les dossiers et les archives
Les données de Prélude se trouvent dans un répertoire contenant 35 fichiers dont
le préfixe est PP7 avec des extensions .DBF et .MDX. Ils représentent
l’ensemble des données relatives à une entreprise à une date donnée. Le
répertoire et ses fichiers est appelé un dossier.
Le répertoire d’un dossier peut se trouver
• sur le disque d’un ordinateur individuel
• sur un serveur
• sur une clé USB, disque externe, …
Prélude 7 permet d’ouvrir
– soit un dossier contenu dans un répertoire (comme dans les versions
antérieures de Prélude),
– soit des dossiers contenus dans des fichiers d’archive (fichiers de
sauvegarde des versions précédentes sans passer par la fonction de
restauration) avec l’extension .PPZ (recommandé) ou .ZIP. A l’ouverture, le
dossier est décompressé dans l’espace de travail de Prélude
On utilisera un dossier permanent (contenu dans un répertoire) lorsque le
dossier est très volumineux ou doit être partagé par plusieurs utilisateurs
simultanément. Un dossier permanent doit être archivé pour des raisons de
sécurité (sauvegarde).
Dans tous les autre cas, il est préférable de travailler directement sur des
archives car cela évite de créer de nombreux répertoires et prend beaucoup
moins de place.
Sur la fenêtre de gestion des dossiers, les dossiers (répertoires ou archives) au
format Prélude 7 sont repérés par des icônes de couleur verte.
Si le répertoire ou le fichier d’archive contient un ancien dossier créé par
Prélude 4, 5 ou Prélude 6, le système l’ouvre et le convertit au nouveau format
dans son espace de travail.
Les dossiers et fichiers d’archive au format Prélude 4/5 sont repérés par une
icône de couleur rouge ; les dossiers et fichiers d’archive au format Prélude 6
sont repérés par une icône de couleur bleue.
Le dossier devra être enregistré dans un répertoire ou dans une nouvelle archive.
On peut travailler sur un nombre quelconque de dossiers (on n’est pas limité à
un dossier par installation) mais à un moment donné, on ne peut ouvrir qu’un
seul dossier.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 12On peut conserver les données relatives à une entreprise à des moments
différents dans plusieurs dossiers.
Il n’y a pas de limitation de taille à un dossier (la limite théorique est de plus de
2 milliards d’enregistrements).
La plupart des exercices proposés sont de très petite taille : ils occupent quelques
dizaines de kilo-octets.
Les dossiers sont archivés dans des fichiers compressés. L’extension de ces
fichiers de sauvegarde est .PPZ par défaut mais on peut choisir l’extension .ZIP.
Récupération d’un dossier Prélude 3
Il faut en premier convertir le dossier Prélude 3 en dossier Prélude 4/5 au moyen
du programme PPCONV5.EXE et procéder ensuite comme indiqué ci-dessus.
Ce programme se trouve dans le répertoire où est installé Prélude.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 13Liste des fonctionnalités
Prélude ERP offre donc une très grande richesse dans la description des
systèmes de production, dans les méthodes de planification, d’ordonnancement
et de valorisation de la production et des stocks et dans la tenue d'une
comptabilité.
Gestion des données techniques
• gestion des articles,
• gestion des nomenclatures,
• gestion des ressources main-d'œuvre,
• gestion des postes de charge et des machines,
• gestion des gammes de fabrication et de leurs évolutions.
Gestion des ventes
• saisie des prévisions de vente (avec imputation des commandes reçues),
• module de prévision à court terme à partir d'un historique
hebdomadaire,
• gestion des clients,
• enregistrement des commandes clients,
• expédition des quantités commandées,
• facturation des expéditions,
• enregistrement des règlements,
• tenue des comptes clients (lettrage).
Gestion des stocks et des achats
• gestion des fournisseurs,
• passation de commandes aux fournisseurs,
• transformation des ordres d’achat en commandes,
• réception des marchandises,
• enregistrement des factures fournisseurs et des paiements,
• tenue des comptes fournisseurs,
• saisie de nombreux types de mouvements de stock,
• consultation des stocks par article et par magasin,
• clôture des stocks.
Planification
• définition des calendriers de fonctionnement (multicalendriers),
• plans industriels et commerciaux (par familles),
• programmes directeurs par article,
• calcul des besoins nets,
• génération d’ordres de fabrication (OF) et d’achat (OA) suggérés (selon
les paramètres de chaque article),
• gestion des OF (suggérés, fermes, lancés),
• jalonnement des OF (à capacité infinie),
• lancement des OF (vérification de la disponibilité des composants),
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 14• analyse des charges par poste et des marges par OF.
Ordonnancement
• chargement des OF à capacité finie au plus tôt et au plus tard,
• ordonnancement par règles de priorité de gestion des files d’attente
devant les postes (10 règles),
• chevauchement d’opérations.
• Suivi de l'avancement
• sortie des composants,
• enregistrement des quantités fabriquées (pièces bonnes et rebutées) et
des temps passés,
• analyse des opérations en attente et réalisées,
• clôture des ordres.
Gestion de la distribution
• définition d'entrepôts avec un délai de transport,
• prévisions de vente et commandes clients par entrepôt,
• calcul des besoins dans les entrepôts (technique DRP),
• exploitation des besoins entrepôts au niveau de l'usine,
• expédition vers les entrepôts et réception dans les entrepôts,
• livraison des clients à partir des entrepôts.
Valorisations
• gestion des centres de coût et des rubriques budgétaires,
• calcul des coûts standards des articles (avec un très grand nombre
d’options),
• valorisation des stocks des produits achetés au CUMP,
• calcul du coût réel des ordres de fabrication terminés et décomposition
des écarts.
Comptabilité générale
• définition des comptes et des journaux comptables,
• saisie d'écritures (avec modèles d'écriture),
• interrogation des comptes en détail et en cumuls,
• définition des états de synthèse,
• ventilation analytique sur les centres de coûts,
• clôture annuelle.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 15La documentation
La documentation détaillée est fournie dans le document Prelude.PDF (440
pages) qui se trouve dans le répertoire Documentation du CD-Rom.
Cette documentation correspond à l’aide en ligne de Prélude.
Elle est accessible directement depuis le menu Aide de Prélude (Acrobat Reader
doit être installé).
Signification des icônes
Devant certains paragraphes ou sections figurent des icônes qui spécifient la
portée du texte :
Niveau élémentaire : correspond aux fonctions élémentaires,
Niveau intermédiaire : correspond aux fonctions présentes dans la version
3 de Prélude,
Niveau avancé : correspond aux fonctions plus complexes à mettre en
œuvre,
Documents multimédia : fonctions liées à l’utilisation des documents
multimédia,
Valorisations (comptabilité industrielle) : ensemble des fonctions de calcul
des coûts,
Plans industriels et commerciaux : détermination et optimisation des plans
à long terme,
Analyse globale des flux : étude des effets des phénomènes d’attente dans
le système de production,
Gestion de la distribution : calcul des besoins de réapprovisionnement
d’entrepôts distants,
Échange de données entre dossiers (EDI) : communication entre dossiers
‘Prélude’.
Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs) : création des factures et
saisie des règlements, interrogation des comptes, balances.
Comptabilité générale : Saisie et interrogation des écritures passées ;
interrogation des comptes et des centres de coût, balance générale, comptes de
résultat, bilan
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 16Les diaporamas
Prélude est fourni avec des diaporamas explicatifs sur chacune des fonctions.
Ces diaporamas peuvent être utilisés par l’animateur pour démontrer le
fonctionnement du logiciel et introduire les notions essentielles qu’il veut
enseigner.
Les diaporamas peuvent être affichés directement à partir de Prélude, menu
Aide.
Elles sont au format PowerPoint 2003. Elles ne peuvent être décompressées
qu'au moyen du logiciel Prélude (voir page suivante).
Les diaporamas disponibles sont les suivants :
Informations générales
• Les ERP : ERP.pps (40 diapos)
• le cadre général de la Gestion de production : GP.pps (40 diapos)
• le travail sur les dossiers Prélude : Dossiers.pps (15 diapos)
Niveau élémentaire
• Visite guidée sur le cas Picaso (10 diaporamas)
• Les documents multimédia : Docum.pps (11 diapos)
Niveau intermédiaire
• Les articles : Articles.pps (26 diapos)
• Les nomenclatures : Nomenc.pps (38 diapos)
• Les fonctions de gestion des nomenclatures : NomencG.pps (13 diapos)
• La gestion des ressources et des gammes de fabrication : Gammes.pps
(38 diapos)
• La gestion commerciale : Ventes.pps (18 diapos)
• La planification : Planif.pps (63 diapos)
• Les achats : Achats.pps (15 diapos)
• Les stocks : Stocks.pps (33 diapos)
• L'ordonnancement : Ordo.pps (35 diapos)
• Le suivi de fabrication : Suivi.pps (29 diapos)
• La comptabilité industrielle et les valorisations : Valor.pps (49 diapos)
• Le plan industriel et commercial : PIC.pps (45 diapos)
Niveau avancé
• La fonction PDP : PDP.pps (41 diapos)
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 17• Les rebuts dans le système : Rebuts.pps (11 diapos)
• La gestion à l'affaire : Affaire.pps (14 diapos)
• La sous-traitance : Sous-traitance.pps (39 diapos)
• La distribution : Distrib.pps (35 diapos)
• L'EDI : EDI.pps (26 diapos)
• L'Analyse Globale des Flux : AGF.pps (35 diapos)
La comptabilité générale
• ComptaGéné.pps (78 diapos)
Décompression des diaporamas
Les diaporamas sont fournis sous forme compressée dans les fichiers Visite.ZIP
et Diaporamas.ZIP qui se trouvent dans le répertoire Prélude.
Ils ne peuvent être décompressés que par le logiciel Prélude.
La procédure est la suivante :
1. Lancer le logiciel Prélude et se placer sur la fenêtre de gestion des
dossiers,
2. Créer éventuellement un répertoire qui recevra les présentations
(bouton Créer un répertoire),
3. Cliquer sur le bouton Décompresser,
4. Entrer le mot de passe administrateur
5. Sélectionner le type de fichier ZIP,
6. Rechercher et sélectionner le fichier à décompresser dans le répertoire
Prélude,
7. Cliquer sur OK. Le fichier est alors décompressé.
On peut alors ouvrir la présentation .PPS dans le répertoire des présentations au
moyen du logiciel PowerPoint ou de la visionneuse.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 18Les exercices
Prélude ERP 7 est fourni avec des cas et des exercices progressifs ou
thématiques. Ces exercices ne peuvent être utilisés que si l’on dispose du niveau
de licence adéquate.
Ils sont fournis sous forme de fichiers de sauvegarde (avec l’extension .PPZ).
Pour les utiliser, il faut d’abord les restaurer dans un répertoire (à partir de la
fenêtre de gestion des dossiers).
Les cas sont divisés en plusieurs sessions.
Les exercices abordent en profondeur un thème particulier.
Options Exercices de gestion de production
Niveau A Cas Picaso
Niveau B Cas Fabric
Exercice PIC
Exercice Valorisations
Niveau C Cas DRP
Exercice Gestion des données techniques
Exercice Ordonnancement
Exercice Prévision
Exercice Optimisation du PIC
Exercice Gestion à l’affaire
Exercice Gestion de la sous-traitance
Exercices Gestion de la distribution
Exercice Supply chain
Exercice Co-produits
Exercice Planification (Prévisions, PIC, PDP, MRP)
Si l’on dispose de l’option Comptabilité générale, on s’initiera avec
l’exercice Balou.
Pour montrer les conséquences comptables des mouvements de production et
de la comptabilité tiers, on utilisera la cas PicasoCompta. Cet exercice reprend
les données du cas Picaso ; l’état du dossier est fourni à la fin de la session 5.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 19Le cas Picaso
Cet exercice est accessible au niveau élémentaire.
Objectif de cet exercice :
Ce cas constitue un exercice d'apprentissage de la gestion industrielle à
destination des étudiants. Il s'agit d'un cas qui se veut simple et compact. Il se
propose de faire progressivement découvrir les fonctions de base du logiciel
Prélude ERP dans le domaine industriel et les interactions entre celles-ci (sans
toutefois considérer l'ensemble des détails et particularités de mise en oeuvre de
ces fonctions).
L'objectif est donc une présentation unifiée des grandes fonctions du logiciel,
sans considérer explicitement à ce niveau les nombreux paramètres de ces
fonctions. Ce cas correspond au niveau élémentaire de Prélude 7 ERP. Dans ce
cas, la plupart des données seront saisies par les étudiants eux-mêmes. La durée
totale de cet exercice est de l'ordre de 5 heures. Le texte se trouve dans le fichier
Picaso.pdf.
Durant cet exercice, un modèle simplifié d'un système de production sera
construit et saisi, et la gestion des flux sera assurée sur un certain horizon temps.
L'énoncé se divise en sessions de travail qui constituent les différentes étapes de
la mise au point et de l'exploitation d'une gestion de production. Les premières
sessions consistent essentiellement à saisir les données techniques décrivant
l'usine considérée. Ensuite, ces données seront exploitées afin de piloter l'activité
de production.
Il comprend 10 sessions :
• Session 1 : Saisie des articles
• Session 2 : Gestion des nomenclatures
• Session 3 : Postes de charge et gammes de fabrication
• Session 4 : Stockage et mouvements de stock
• Session 5 : Entrée des commandes clients
• Session 6 : Calcul des besoins nets
• Session 7 : Le traitement des achats
• Session 8 : Ordonnancement
• Session 9 : Lancement et suivi de fabrication
• Session 10 : Expédition des commandes clients et facturation
Pour chaque session, une « visite guidée » est proposée sous forme de
diaporamas (fichiers Visite00.ppt à Visite 10.ppt).
Ce cas est accompagné d’un corrigé qui présente les réponses posées dans le
texte de l’exercice. De plus, l’état du dossier en fin de chaque session est fourni
sous forme de fichiers de sauvegarde (PicasoXX.ppz).
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 20Le cas Fabric
Cet exercice est accessible au niveau intermédiaire.
Objectif de cet exercice :
Ce cas constitue un exercice complet d’apprentissage de la structure générale
d’une gestion de production. Il s’agit d’un cas qui a pour objectif d’illustrer dans
le détail les principales fonctionnalités d’une gestion de production, les
interactions entre celles-ci et ainsi que la complexité de mise en œuvre de ces
outils de planification. Cet exercice explore les fonctionnalités du niveau
Intermédiaire de Prélude 7 ERP.
Dans ce cas, toutes les données seront saisies par les étudiants eux-mêmes, ce
qui permet d’illustrer les difficultés de saisie et de tenue des bases de données
nécessaires à la planification et à la gestion de la production. La durée totale de
cet exercice est de l’ordre de 20 à 30 heures.
Ce cas est accompagné d’un ensemble de questions qui permettent aux étudiants
de mieux situer chacune des fonctions ou manipulations demandées dans la
logique générale de la gestion de production. Un corrigé donne les réponses à la
plupart de ces questions. De plus, les fichiers solutions des différentes étapes de
l’exercice sont fournis (sous les noms Fabric0.ppz, Fabric01.ppz, …).
Il se déroule en 13 sessions :
• Session 1 : Saisie des articles
• Session 2 : Gestion des nomenclatures
• Session 3 : Postes de charge, Gammes de fabrication pour les articles
fabriqués, Informations concernant les fournisseurs pour les articles
achetés
• Session 4 : Valorisation des coûts variables des articles
• Session 5 : Calcul des plans directeurs
• Session 6 : Stockage et mouvements de stock
• Session 7 : Procédure de calcul des besoins pour les
approvisionnements
• Session 8 : Procédure de calcul des besoins en production
• Session 9 : Ordonnancement : la planification des opérations sur les
machines
• Session 10 : Lancement et suivi de fabrication
• Session 11 : Valorisation des coûts standards des articles, Matières,
Main d’œuvre directe, Frais directs d’atelier
• Session 12 : Amortissements des machines, Frais indirects et les unités
d’œuvre, Frais généraux ou périodiques
• Session 13 : Écarts et analyse
Un corrigé fournit les réponses aux questions posées dans le texte de l’exercice.
On utilisera avec profit les diaporamas proposés.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 21Exercices thématiques
En dehors des exercices complets se déroulant sur plusieurs sessions, voici
quelques exercices thématiques dans lesquels une seule fonction est étudiée qui
peuvent être traités en une demi-journée.
Certains sont basés sur la problématique du cas Fabric.
Le matériel ainsi que les données de base se trouvent dans le répertoire
Exercices thématiques du CD-Rom.
Niveau intermédiaire
• Exercice sur l’établissement des plans industriels et commerciaux (sous-
répertoire PIC)
• Exercices sur le calcul des coûts de revient (sous-répertoire Valorisation)
• Exercice sur l’ordonnancement (sous-répertoire Ordonnancement)
• Exercice élémentaire sur l’analyse globale des flux (sous-répertoire Analyse
Globale des Flux)
Niveau avancé
• Exercice sur la gestion des données techniques (sous-répertoire Données
techniques)
• Exercice sur la planification (sous-répertoire Planification)
• Exercice sur la prévision (sous-répertoire Prévision)
• Exercice sur l’optimisation du PIC (sous-répertoire Optimisation du PIC)
• Exercice sur la distribution (sous-répertoire Distribution)
• Exercice sur la DRP (sous-répertoire DRP)
• Exercices avancés sur l’analyse globale des flux (sous-répertoire Analyse
Globale des Flux)
• Exercice sur la sous-traitance (sous-répertoire Sous-traitance)
• Exercice sur la gestion des co-produits (sous-répertoire Co-produits)
• Exercice sur la gestion à l’affaire (sous-répertoire Affaire)
Comptabilité générale
• Exercice de tenue d’une comptabilité (sous-répertoire Comptabilité)
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 22Exercice DRP
Pour accéder aux fonctions de gestion de la distribution, il faut disposer de la
licence de niveau C.
Objectif de cet exercice :
Comprendre et comparer deux méthodes de gestion de réseaux de distribution :
- la méthode classique du système de gestion des stocks à point de commande,
- la méthode D.R.P. (Distribution Requirements Planning) qui vise à anticiper
les besoins à partir de prévisions de vente.
Les premiers systèmes utilisés pour la planification de la distribution étaient
basés sur les principes du point de commande. La première session du jeu
consiste à déterminer les paramètres du système en point de commande de
chacun des sites.
Dans la deuxième session, la technique du point de commande est utilisée pour
piloter la distribution pendant quelques jours.
Des commandes de clients vont être passées tous les jours auprès des entrepôts
sous la forme de messages informatiques (EDI). Elles seront expédiées à partir
du stock existant.
Les demandes de réapprovisionnements seront passées auprès de l’usine qui
devra les livrer à partir de son stock de produits finis. Les réceptions de
marchandises seront faites.
Dans la troisième session, la technique du DRP est utilisée pour générer le plan
de réapprovisionnement sur le même jeu de donnée que les sessions précédentes.
L’objectif est de comprendre la logique DRP.
Dans la quatrième session, la technique du DRP est mise en œuvre pour piloter
la distribution pendant quelques jours sur le même jeu de donnée. Le
fonctionnement reste relativement similaire à la session 2.
L’objectif est de comprendre la méthode DRP et d’en dégager les avantages et
inconvénients par rapport à la technique du point de commande.
Dans la cinquième session, la technique du DRP est mise en œuvre pour
planifier la distribution sur deux articles en parallèle et dans un contexte plus
large qu’uniquement planifier le réapprovisionnement d’entrepôts. On inclut la
planification plusieurs aspects physiques à la distribution comme le stockage et
le de transport.
Dans la sixième session, la technique du DRP est mise en œuvre avec le MRP
pour planifier la distribution et la production sur deux articles en parallèle.
L’ensemble du matériel relatif à cet exercice se trouve dans le répertoire DRP. Il
comprend les solutions aux questions de la première session sous forme de
fichier Excel.
Des diaporamas accompagnent chaque session.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 23Exercices sur l’analyse globale des flux
Pour accéder aux fonctions d’analyse globale des flux, il faut disposer de la
licence de niveau C.
Objectif de l’analyse globale des flux
Les systèmes de production présentent des dynamiques complexes, qui ne
peuvent être capturées par une formule simple : des produits multiples passent
de postes de charge en postes de charge, nécessitant diverses ressources de
production, des phénomènes de pannes ou d’absence d’opérateurs pouvant
perturber tout ce processus.
Une approche d'analyse possible, mais lourde et longue à exploiter, consiste à
simuler le système (via un module de planification hiérarchisée par exemple).
Une alternative est de capter les dynamiques (complexes) de ces systèmes
industriels à l'aide d'équations mathématiques issues de la théorie des files
d'attente. L'idée de base consiste à construire un modèle mathématique du
système de production qui permette d'analyser les flux en termes taux de
charges, délais et en-cours. Ce type d'analyse enrichit les analyses traditionnelles
basées uniquement sur les rapports charges/capacités. La base théorique
permettant ce type d'analyse est la théorie des files d'attente, qui permet d'évaluer
les performances d'un système industriel en termes d'en-cours et de délais, à
partir des données techniques standards.
Il est donc possible, via cette technique de modélisation, d'évaluer de manière
prévisionnelle (sans aller jusqu'à un ordonnancement détaillé) les niveaux d'en-
cours, les délais et temps d'attente ainsi que les taux d'utilisation effectif des
équipements. Ces délais pourront donc être exploités dans l’ensemble de la
gestion des flux (en particulier pour le paramétrage du calcul des besoins).
Les informations de base concernent les articles à fabriquer, les gammes de
production, les ressources (personnel, équipements, ..), les phénomènes de lots,
les aléas divers (fluctuations des temps opératoires, pannes, temps d'attente, ...),
les rebuts, les mécanismes de chevauchement, etc.
L'utilisation de méthodes de résolution numériques approchées permet d'évaluer
les performances en un temps calcul très court. Ces méthodes se décomposent en
trois modules connectés : un module d’analyse de la disponibilité effective des
équipements en tenant compte des phénomènes de pannes et réparations, un
modèle d’analyse des temps perdus suite à l’indisponibilité d’opérateurs pour
réaliser une opération de réglage ou de production et enfin un modèle global
d’analyse des flux sur chaque ressources de production (intégrant bien entendu
les résultats obtenus par les deux modules précédents). Les modèles
mathématiques utilisés sont les méthodes d’analyse des réseaux ouverts
généraux de files d’attente multi-serveurs et des réseaux fermés correspondants.
Les sorties de ces module incluent des rapports sur les taux de production, les
taux d'utilisation des ressources, la longueur des files d'attente et des en-cours,
les temps d'attente. Bien que les seules valeurs de ces rapports soient des valeurs
moyennes, l'expérience a montré qu'en général cela suffit pour dimensionner les
systèmes industriels.
Documentation
Consulter la documentation détaillée : AGF.PDF
Ce fichier se trouve dans le répertoire Documentation.
Consulter le diaporama AGF.PPT.
Ce diaporama est contenu dans le fichier AGF.zip du répertoire Diaporamas.
Décompresser le en utilisant la procédure décrite ci-dessus.
Prélude 7 ERP – Manuel d’utilisation 24Les exercices
Exercice élémentaire (accessible au niveau intermédiaire de Prélude) :
Fichier à restaurer : AGF0.ZIP
Texte de l'exercice : AGF0.PDF
Exercice intermédiaire (accessible au niveau avancé de Prélude) :
Fichier à restaurer : AGF1.ZIP
Texte de l'exercice : AGF1.PDF
Exercice avancé (accessible au niveau avancé de Prélude) :
Fichier à restaurer : AGF2.ZIP
Texte de l'exercice : AGF2.PDF
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