Processus RH d'externalisation avec Helvetic Payroll (HP) - EPFL RH BI A1 407 (bât. BI), Station 7 1015 Lausanne
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Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
Processus RH
d’externalisation
avec Helvetic
Payroll (HP)
EPFL RH +41 21 693 60 93
Ressources BI A1 407 (bât. BI), Station 7 rh@epfl.ch
humaines 1015 Lausanne rh.epfl.ch 01Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
Table des matières
1. Introduction 03
2. Aperçu du processus 04
3. Procédure RH d’externalisation avec Helvetic Payroll 05
4. Documentation 06
4.1 Proposition d’engagement Helvetic Payroll 06
4.2 Description de la mission 07
4.3 Bon de commande (via Sesame / Catalyse) 08
Ressources
humaines 02Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
1. Introduction
Les Ressources humaines en collaboration avec la Direction des achats de biens et services
ont défini un processus standard pour la gestion des consultantes et consultants externalisés
chez Helvetic Payroll (HP), société de portage salarial. Le but est d’offrir une solution flexible
pour gérer les consultantes et consultants recrutés temporairement par les unités.
Le processus et les outils décrits constituent la norme standard requise pour soutenir effica-
cement l’externalisation de ces services.
Objectifs Les objectifs du processus RH d’externalisation sont les suivants:
■ Définir un processus standard avec HP, les unités et les RH.
■ Sécuriser l’équité interne salariale.
Périmètre Ce processus s’applique à l’engagement de consultantes et consultants
occupant des fonctions administratives, techniques, informatiques et
de management pour une durée temporaire, urgente et / ou sur appel,
n’ayant pas un statut de personnel indépendant. Les fonctions scienti-
fiques et académiques sont exclues du périmètre.
Les règles d’engagement / prolongations de l’EPFL restent inchangées
(ex.: renouvellement de CDD, durée maximale, etc.) et HP ne peut être
utilisé en leur lieu et place.
Le personnel EPFL ayant des mandats complémentaires continuent à
être gérés par l’équipe salaires de l’école.
Employé EPFL ?
Oui Non
Engagé par une société de consulting ?
Oui Non
Statut « indépendant » ?
Oui Non
Géré par l’équipe salaire Facture Helvetic Payroll
Outils ■ Proposition d’engagement HP – O
obligatoires O ■ Description de la mission – O
■ CV – O
■ Bon de commande (via Sesame / Catalyse) – O
Date de mise 01.06.2020
en vigueur
Cycle de révision Les Ressources humaines examineront ce processus au moins une
fois par an afin de prendre en considération les meilleures pratiques et
d’intégrer les leçons apprises.
Ressources
humaines 03Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
2. Aperçu du processus
1
ENVOI PROPOSITION
D’ENGAGEMENT HP
2 RÉVISION ET VALIDATION
DE LA PROPOSITION
D’ENGAGEMENT HP
3
DÉTERMINATION
DU COÛT DE LA MISSION
4
ENVOI
DU BON DE COMMANDE
5
VALIDATION
DU BON DE COMMANDE
6
EXÉCUTION
DE LA COMMANDE
7
EXÉCUTION DES OPÉRATIONS
MENSUELLES
Ressources
humaines 04Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
3. Procédure RH d’externalisation avec HP (SOP)
Etapes Qui / personne Comment Documents
responsable obligatoires O
1 Responsable
hiérarchique /
■ Remplit la proposition d’engagement HP avec la description
de la mission et le CV de la personne candidate et les
Proposition
d’engagement
Envoi professeur·e transmets aux RH (ARH / RRH). HP – O
de la proposition ■ En cas de prolongation de la mission, une nouvelle proposi- Description
d’engagement HP tion d’engagement HP doit être transmise aux RH (ARH/RRH). de la mission – O
CV – O
2 Responsable
RH
■ En collaboration avec la ou le responsable hiérarchique / pro-
fesseur·e, revoit et valide l’échelon et le salaire par analogie au
Proposition
d’engagement
Révision système salarial du Domaine des EPF sur base du CV et de la HP – O
et validation description de la mission. Description
de la proposition ■ Envoi de la proposition d’engagement à HP avec la descrip- de la mission – O
d’engagement HP tion de la mission et le CV de la personne candidate afin CV – O
d’obtenir le coût de la mission.
3 HP ■ Contacte la personne candidate et collecte les informations
complémentaires pour la détermination du coût de la mission.
Proposition
d’engagement
Détermination du ■ Renvoi la proposition d’engagement avec le coût de la HP – O
coût de la mission mission à la ou au responsable hiérarchique / professeur·e
dans un délai de quatre heures (RRH en copie).
4 Responsable
hiérarchique /
■ Complète le bon de commande via Sesame ou Catalyse en
indiquant le coût total de la mission.
Bon de commande
(via Sesame /
Envoi du bon professeur·e Catalyse) – O
de commande
5 HP ■ Retourne le bon de commande daté et signé dans un délai
maximum de 48 heures à la ou au responsable hiérar-
Bon de commande
(via Sesame /
Validation du bon chique / professeur·e. Catalyse) – O
de commande
6 HP ■ Confirme à la consultante ou au consultant les détails du
début de la mission et lui transmet le contrat de travail.
Exécution
de la commande
7 HP ■ Création du profile de la consultante ou du consultant sur la
plateforme digitale.
Exécution
des opérations
mensuelles Consultant·e ■ Déclaration mensuelle de ses heures sur la plateforme
ou digitale, qui seront validées par la ou le responsable hiérar-
chique / professeur·e.
Responsable
hiérarchique /
professeur·e
HP ■ Etablissement et envoi du bulletin de salaire mensuel sur
base des heures validées.
■ Envoi de la facture mensuelle à la ou au responsable / pro-
fesseur·e émetteur du bon de commande pour payement, et
jusqu’au terme de la mission.
Ressources
humaines 05Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
4. Documentation
4. 1 Proposition d’engagement HP – O
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PROPOSITION D’ENGAGEMENT HELVETIC PAYROLL
1. A remplir par l’unité
Centre financier :
Engagement du : au : % Taux d’activité / mois :
Support : Administratif Technique IT Conduite
Nom, Prénom :
Date de naissance : Nationalité :
Salaire souhaité : Mensuel : Journalier : Horaire :
Lieu d’activité : Lausanne Fribourg Genève Neuchâtel Valais Villigen Autre :
Observations :
Nom et signature du Professeur ou Responsable d’unité :
Annexes : CV et description de la mission
2. A remplir par RH
Par analogie au système salarial des EPF : Code Fonction : Echelon :
Fonction interne : Période d’essai :
Salaire brut (à sélectionner)
Annuel à 100% : Mensuel à 100% (annuel/12) :
Journalier (mensuel/18.75) : Horaire (mensuel / 153.75) :
Validation :
Nom du Responsable RH :
Date :
Signature :
3. A remplir par Helvetic Payroll
Coût de la mission (Hors TVA): CHF → A reporter sur le bon de commande
Ressources
humaines 06Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
4. 2 Description de la mission – O
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DESCRIPTION DE LA MISSION
Nom, Prénom :
Objectifs de la mission :
Responsabilités principales de la mission :
Nom et signature du Professeur ou Responsable d’unité :
Ressources
humaines 07Processus RH d’externalisation
avec Helvetic Payroll
4. 3 Bon de commande via Sesame / Catalyse – O
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Marche-à-suivre Catalyse – 01.12.2022
Marche-à-suivre Catalyse – 01.12.2022
MARCHE-A-SUIVRE
Passer une commande via le système Catalyse :
1. Se connecter au portail Sesame en utilisant ses identifiants GASPAR :
https://www.epfl.ch/campus/services/ressources/sesame/
2. Sous le titre « Approvisionnement », cliquer sur la tuile « Achats – Catalyse ».
Bonnes pratiques pour les commandes Helvetic Payroll
3. Sur la page d’accueil, cliquer sur la brique « Demande d’achat libre » :
4. Remplir le champ « Organisation » qui est le nom de votre unité.
INTRODUCTION
• Vous pouvez modifier le « Demandeur DA » qui est la personne qui sera mentionnée
sur le bon de commande.
• Vous pouvez ajouter des « Conditions Générales » (prestations de service) ainsi que
la référence de l’offre du fournisseur.
Les Ressources Humaines en collaboration avec la direction des achats de biens et services
ont défini un processus standard pour la gestion des consultants externalisés chez Helvetic
Payroll (HP), société de portage salarial.
Ce mode opératoire vous guidera à travers les étapes à suivre pour la création et l’envoi d’un
« bon de commande » à Helvetic Payroll.
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DOCUMENTS DE REFERENCE
• Pocessus RH D'externalisation HelveticPayrollV1
Marche-à-suivre Catalyse – 01.12.2022
6b. Vérifier l’adresse de livraison. L’adresse de facturation est unique et n’est pas
modifiable.
• Proposition d'engagement HelveticPayrollV1
6c. Cliquer sur « Enregistrer ».
6d. Deux champs Commentaires sont à disposition.
6e. Joindre le document « Proposition d’engagement HelveticPayrollV1 » dûment complété
en cliquant sur « Ajouter une pièce jointe ».
Indiquer « Offre retenue » comme type de pièce jointe et cocher l’option « Ajouter à la
commande »
PRE-REQUIS : 7. Dans le bloc « Articles et services », cliquer sur « Ajouter une ligne ».
7a. Remplir les champs (les champs obligatoires sont notés avec un astérisque rouge).
• La sélection d’une famille permet de filtrer les valeurs disponibles dans le champ
• Après avoir fait remplir la fiche Proposition d'engagement HelveticPayrollV1 par l’unité
compte budgétaire. A l’inverse la sélection d’un compte budgétaire dans le champ
correspondant permet de filtrer la sélection de la famille d’achat
• Famille : la famille d’article permet de catégoriser l’article commandé et de faire le lien
avec le compte budgétaire qui sera imputé. Vous pouvez écrire un mot clef
directement dans le champ.
concernée, le service RH et le fournisseur Helvetic Payroll.
• Compte budgétaire : recherche possible par mot clef avant d’avoir choisi la famille.
443000 – Personnel temporaire
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Marche-à-suivre Catalyse – 01.12.2022
Indiquer :
• La famille d’achat : sélectionner « 80111600 – Services de personnels temporaires »
• Le compte budgétaire : sélectionner « 443000 – Personnel temporaire (agences) »
• Une description générale de la prestation
• La date de livraison : correspondant à la date de fin de mission
• Le fournisseur : sélectionner Helvetic Payroll SA dans le champ déroulant
• La quantité : dans notre cas sélectionner « unité » ou « mois », le prix indiqué étant
celui de la prestation
• Le montant total de la prestation (coût de la mission, hors TVA)
7b. Cliquer sur le bouton vert « Enregistrer » puis le bouton bleu « Fermer ».
7c. Cliquer sur « Ajouter une ligne » autant de fois que nécessaire pour entrer les articles.
8. Saisir les données d’imputation dans la/les lignes d’article(s) - voir tutoriel Imputations.
9. Cliquer sur le bouton vert « Suite ».
10. Un nouveau bloc « SIGNATURE » apparait. La liste des personnes éligibles s’affiche en
fonction de vos droits de signature, du montant engagé et du fonds.
Un mail de notification sera envoyé au(x) validateur(s) choisi(s).
11. Cliquer sur le bouton vert « Envoyer en validation ».
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Marche-à-suivre Catalyse – 01.12.2022
Vous pouvez suivre l’avancement de votre panier dans l’onglet « Validation ». L’étape en
orange indique une action à réaliser.
12. Dès que le dernier validateur a validé le panier, la commande est créée automatiquement.
La case à cocher « Envoi auto du bon de commande » est cochée par défaut ; la commande
est donc partie automatiquement chez le fournisseur.
Vous trouverez les informations d’envoi tout en bas de la commande :
Si la case à cocher « Envoi auto du bon de commande » n’est pas cochée, c’est à vous
d’envoyer la commande au fournisseur. Vous pouvez indiquer au système que vous l’avez fait
en cliquant sur « Valider » - voir tutoriel email au fournisseur.
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humaines 08Vous pouvez aussi lire
