Processus RH de gestion contractuelle des doctorants - EPFL

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Processus RH de gestion
                                                                            contractuelle des doctorants

             Processus RH
             de gestion
             contractuelle
             des doctorants

             Dans le présent document, le genre masculin est utilisé au sens neutre
             et désigne les femmes autant que les hommes.

             EPFL RH-RH – BI A1 407        Téléphone :   +41 21 693 60 93
Ressources   (Bâtiment BI) – Station 7     E-mail :      rh@epfl.ch
humaines     1015 Lausanne                 Site web :    rh.epfl.ch                                        1
Processus RH de gestion
                                                           contractuelle des doctorants

             Table des matières

              1.   Introduction                                                    p. 3

             2.    Processus RH de gestion contractuelle des doctorants            p. 3

             3.    Aperçu du processus                                             p. 4

             4.    Procédure RH de gestion contractuelle des doctorants            p. 5

             5.    Proposition d’engagement assistant-doctorant                    p. 9

             6.    Modèle détermination du complément salarial doctorant         p. 10

             7.    Echéance de contrat                                             p. 11

Ressources
humaines                                                                                   2
Processus RH de gestion
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1.           Introduction
             Les Ressources Humaines, en collaboration avec l’Ecole Doctorale et la Vice-Présidence pour
             l’Education, ont défini un processus de gestion contractuelle des doctorants. Le périmètre du
             projet concerne les doctorants faisant une thèse EPFL, y compris les doctorants au bénéfice d’une
             bourse ou d’un salaire externe. Sont donc exclus du périmètre, les doctorants d’autres universités
             ne faisant pas une thèse EPFL et sans contrat de travail EPFL.
             Conformément au positionnement de la VPE et des Ressources Humaines, ce processus garantit
             le même salaire à tous les doctorants EPFL.
             Les Responsables de Ressources Humaines sont garants de l’application du processus.
             Le processus et les outils décrits, constituent la norme standard de la gestion RH.

2.           Processus RH de gestion contractuelle des doctorants
              Objectifs              Les objectifs du processus RH de gestion contractuelle
                                     des doctorants sont les suivants:
                                     ■■   Standardiser le processus de gestion contractuelle
                                          des doctorants dans le respect des conditions fixées
                                          par la VPE et les Ressources humaines.
                                     ■■   Responsabiliser les unités dans la vérification que les
                                          conditions d’octroi de bourse du bailleur de fonds sont
                                          compatibles avec les conditions de l’EPFL.
                                     ■■   Définir un mode de calcul unique pour déterminer un
                                          complément salarial à l’octroi des bourses ou salaire externe.

              Périmètre              Le périmètre du projet concerne les doctorants faisant une thèse
                                     EPFL, y compris les doctorants au bénéfice d’une bourse ou d’un
                                     salaire externe.

              Outils                 ■■   Proposition d’engagement assistant-doctorant O
              Obligatoires O
                                     ■■   Modèle détermination du complément salarial doctorants O
                                     ■■   Echéance de contrat O

              Indicateur             Objectifs:
                                     ■■   100 % d’application du nouveau modèle de complément
                                          salarial
                                     ■■   100 % de la documentation des doctorants sauvée
                                          dans l’e-dossier (sous C2)

              Mise en vigueur        01.11.2019

              Cycle de révision      Les Ressources Humaines examineront ce processus au moins
                                     une fois par an afin d'intégrer les leçons apprises.

Ressources
humaines                                                                                                           3
Processus RH de gestion
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3.           Aperçu                                0       STAGE/POSITION

             du processus                                AVANT CANDIDATURE
                                                       EN LIGNECOMMUNIQUER

                                                   1
                                                              CANDIDATURE
                                                                EN LIGNE

                                                   2
                                                                 DÉCISION
                                                              D’ADMISSIBILITÉ

               ADMISSIBLE ?                                                                                 ADMISSIBLE ?
                   OUI                                                                                         NON

                              3
                                   TROUVER DIR. DE THÈSE ET                               ARRÊT
                                   FIXATION DES CONDITIONS                            DU PROCESSUS

                   4   DETERMINER GROUPE ET ENVOYER PROPOSITION D’ENGAGEMENT AUX RH

                                 GROUPE 1                     GROUPE 2                         GROUPE 3
                              CANDIDAT SANS                CANDIDAT AVEC                    CANDIDAT AVEC
                               FINANCEMENT                 FINANCEMENT                      FINANCEMENT
                                  EXTERNE                     EXTERNE                          EXTERNE
                                                        (BOURSE OU SALAIRE)              (BOURSE OU SALAIRE)
                          100% SALAIRE EPFL                < SALAIRE EPFL                   ≥ SALAIRE EPFL

                                                       ENVOYER PROPOSITION
                                                       D’ENGAGEMENT AUX RH

                   5

                                                              DÉTERMINER LE
                                                                                               VÉRIFIER
                                                               COMPLÉMENT
                              APPLIQUER                                                     FINANCEMENT
                                                                 SALARIAL
                            SALAIRE EPFL                                                  EXTERNE ≥ SALAIRE
                                                             POUR APPLIQUER
                          (catégorie B1, code                                              EPFL ET SCANNER
                                                               SALAIRE EPFL
                                1011-N1)                                                     DOCUMENTS
                                                             (catégorie B1, code
                                                                                           SUR COMMUN RH
                                                            1011-N1, échelon 98)

                          6        OBTENIR APPROBATION
                                        DU CANDIDAT                                REMPLIR FORMULAIRE
                                  ET REMPLIR FORMULAIRE                             D’IMMATRICULATION
                                    D’IMMATRICULATION

                          7           ENVOYER CONTRAT
                                                                                         PROCÉDER
                                  AU CANDIDAT ET PROCÉDER
                                                                                   À L’IMMATRICULATION
                                    À L’IMMATRICULATION

                   8   CHANGEMENTS DE SITUATION

                                                                AJUSTER
                             CONFIRMER                      ANNUELLEMENT                    COMMUNIQUER
                          RENOUVELLEMENT                       LE SALAIRE                   CHANGEMENT
                           ANNUEL DU CDD                    OU COMPLÉMENT                    DE GROUPE
                                                                SALARIAL

                                                   9
                                                          FIN DE PROCESSUS

Ressources
humaines                                                                                                                                4
Processus RH de gestion
                                                                                                 contractuelle des doctorants

4.             Procédure RH standard de gestion contractuelle
               des doctorants de l’EPFL (SOP)
                                                                                                             * O obligatoire, F facultatif

 Etapes              Qui/responsable   Comment                                                                  Documents*

 0                   EDOC              ■■L’Ecole doctorale ne soutient pas de stages avant l’inscription à
                                        l’école doctorale pour éviter des inégalités de traitement entre
 Stage/position                         doctorants.
 avant candidature
 en ligne
                     RH                ■■Un stage non-renouvelable pour valorisation de master est
                                        exceptionnellement possible pour autant qu’il ait lieu dans la
                                        limite des 6 mois après l’obtention d’un titre académique (MA ou
                                        BA). Par exemple: MA obtenu au 1er janvier 2019, stage possible
                                        jusqu’au 30 juin quelle que soit la date d’engagement.
                                       ■■Auterme du stage, soit le stagiaire quitte l’EPFL, soit il est
                                        engagé en assistant scientifique (permis impossible pour les
                                        états tiers), soit il est engagé en qualité d’assistant doctorant.
                                       ■■Proposition   d’engagement à envoyer aux RH.

 1                   Candidat          ■■Le
                                          candidat remplit le formulaire en ligne.
                                        EPFL Doctoral School Online Application
 Candidature
 en ligne

 2                   Commission
                     programme
                                       ■■Décision

                                       ■■Décision
                                                    ? Refusé : arrêt du processus.
                                                    ? Admissible : poursuite du processus.
 Décision            doctoral
 d’admissibilité

 3                   Candidat
                     admissible
                                       ■■Le  candidat cherche un financement pour sa thèse : soit il
                                        trouve un directeur de thèse qui doit superviser son travail
 Trouver Directeur                      de recherche et l’engager comme assistant-doctorant, soit
 de thèse                               il trouve un financement externe (bourse ou salaire externe)
                     Directeur thèse
 et fixation                            et un directeur de thèse EPFL pour superviser son travail de
 des conditions                         recherche.

Ressources
humaines                                                                                                                                     5
Processus RH de gestion
                                                                                               contractuelle des doctorants

 Etapes         Qui/responsable   Comment                                                                Documents*

 4              Directeur thèse   Directeur de thèse détermine groupe :                                  Proposition
                                                                                                         d’engagement
 Déterminer                       Groupe 1     Assistant-doctorant, sans financement externe,            assistant-doctorant
 groupe                                        100% salaire EPFL.                                        O
 et envoyer
 proposition
                                  Groupe 2     Assistant-doctorant, avec financement externe
 d’engagement
                                               inferieur au salaire EPFL (complément salarial par
 aux RH
                                               l’EPFL).

                                  Groupe 3     Assistant-doctorant, avec financement externe
                                               égal ou supérieur au salaire EPFL.

                                  Pour         Envoyer la proposition d’engagement incluant :
                                  groupe 1     ■■Copie   de la lettre/email d’admissibilité.
                                               ■■Documents  requis à l’engagement du candidat :
                                                CV, copie pièce identité ou passeport, diplômes,
                                                permis existant.

                                  Pour         Envoyer la proposition d’engagement incluant :
                                  groupe 2     ■■Copie   de la lettre/email d’admissibilité.
                                               ■■Documents  requis à l’engagement du candidat :
                                                CV, copie pièce identité ou passeport, diplômes,
                                                permis existant.
                                               ■■Si
                                                  salaire : Attestation de l’employeur externe
                                                précisant la durée du contrat et le salaire.
                                               ■■Si
                                                  bourse : Documents d’octroi de la bourse
                                                précisant la durée et le montant de la bourse.

                                  Pour         Envoyer la proposition d’engagement incluant :
                                  groupe 3     ■■Copie   de la lettre/email d’admissibilité.
                                               ■■Documents  requis : CV, copie pièce identité ou
                                                passeport, diplômes, permis existant.
                                               ■■Si
                                                  salaire : Attestation de l’employeur externe
                                                précisant la durée du contrat et confirmant que le
                                                salaire est ≥ au salaire applicable à l’EPFL.
                                               ■■Sibourse : Documents d’octroi de la bourse
                                                précisant la durée de la bourse et confirmant que
                                                la bourse est ≥ au salaire applicable à l’EPFL.

                                  IMPORTANT
                                  ■■Lefinancement de l’assistant-doctorant est assuré au moins
                                   jusqu’à l’examen oral.
                                  ■■Encas de bourse externe, les conditions du bailleur de fonds
                                   sont compatibles avec celles de l’EPFL (notamment en cas de
                                   paiement d’un complément salarial pour atteindre le niveau
                                   standard de rémunération d’un assistant-doctorant à l’EPFL).

Ressources
humaines                                                                                                                       6
Processus RH de gestion
                                                                                                      contractuelle des doctorants

 Etapes                Qui/responsable   Comment                                                                Documents*

 5                     RH                Pour
                                         groupe 1
                                                      Application du salaire EPFL; soit un salaire
                                                      de CHF 52'400 au 01.01.2020, la 1ère
                                                                                                                Modèle
                                                                                                                Détermination
 Etablir proposition                                  année (catégorie B1 code 1011-N1).                        du complément
 de salaire ou                                                                                                  salarial doctorant
 complément                              Pour         Le salaire brut EPFL sera diminué par la bourse           O
 salaire                                 groupe 2     nette ou par le salaire externe brut (catégorie B1
                                                      code 1011-N1, échelon 98).                                Proposition
                                                      ■■Ajouter sur le contrat, sous observations : ‘la         d’engagement
                                                       validité du présent contrat est conditionnée par         assistant-doctorant
                                                       l’obtention de la bourse/salaire externe. Le nom         O
                                                       du bailleur de fonds ou de l’employeur externe est
                                                       à préciser.
                                                      ■■Archiver les documents du bailleur de fonds ou
                                                       l’attestation de l’employeur externe ainsi que
                                                       la détermination du complément salarial du
                                                       doctorant dans le e-dossier du doctorant, sous
                                                       C2 (SAP).

                                         Pour         Pas de complément salarial.
                                         groupe 3     ■■Vérifier   que financement externe ≥ salaire EPFL.
                                                      ■■Attestation de l’employeur externe ou documents
                                                       d’octroi de la bourse à scanner sur le commun
                                                       RH /scanner RH/Doctorants_Groupe 3

 6                     Directeur thèse   Pour
                                         groupes
                                                      ■■Informe le candidat de la proposition de salaire/
                                                       contrat et obtient son approbation.
 Obtenir                                 1 et 2       ■■Informele programme doctoral de l’acceptation
 approbation                                           des conditions du contrat de travail et de la date
 du candidat et                                        prévue de début du contrat.
 remplir formulaire
 d’immatriculation
                       Programme         Pour         ■■Remplit    le formulaire d’immatriculation.
                       doctoral          groupes      ■■Lefait signer au candidat + directeur thèse +
                                         1, 2, et 3    directeur programme doctoral.
                                                      ■■L’envoie    au SAC.

 7                     RH                Pour
                                         groupes
                                                      Etablissement du contrat de travail et envoi
                                                      au candidat avec copie au directeur de thèse.
 Envoyer contrat                         1 et 2       Annoter sous observations du contrat de travail:
 au candidat
                                                      ■■Sousréserve d’obtention/validation /
 et procéder à
                                                       renouvellement du permis.
 l’immatriculation
                                                      ■■La validité du présent contrat est conditionnée par
                                                       l’obtention de la bourse/salaire externe (préciser
                                                       soit le nom du bailleur de fonds, soit le nom de
                                                       l’employeur externe).
                                                      ■■Toutchangement de situation du doctorant doit
                                                       être annoncée aux RH.

                       SAC               Pour         Procéder à l’immatriculation
                                         groupes
                                         1, 2, et 3

Ressources
humaines                                                                                                                              7
Processus RH de gestion
                                                                                            contractuelle des doctorants

 Etapes         Qui/responsable   Comment                                                                 Documents*

 8              Directeur thèse   Confirmer renouvellement annuel du CDD
                                  ■■Le   contrat est renouvelé pour 12 mois.
                                                                                                          Echéance
                                                                                                          de contrat
 Changements                                                                                              O
                                  ■■Si
                                     le directeur de thèse veut mettre un terme au CDD
 de situation
                                   avant l’examen oral, il doit d’abord respecter les contraintes
                                   académiques mentionnées dans l’ordonnance                              Proposition
                                   sur le doctorat à l’EPFL.                                              d’engagement
                                                                                                          assistant-doctorant
                RH                Ajuster annuellement le salaire ou complément salarial                  O
                                  ■■LesRH adaptent le salaire ou complément salarial
                                   en fonction de la grille salariale de l’EPFL et les conditions
                                   explicitées à l’étape V.

                Directeur thèse   Communiquer changement de groupe
                                  ■■En cas de changement de financement, le directeur de
                                   thèse détermine le nouveau groupe et soumet une nouvelle
                                   proposition d’engagement aux RH minimum 1 mois à l’avance
                                   (voir étape IV).
                RH                ■■Voir   étape V.

 9              RH                ■■Lafin du contrat peut intervenir au plus tôt, à la date de l’examen
                                   oral, et au plus tard à la date de la soutenance publique, soit le
 Fin du                            15 ou le 30 du mois en cours.
 processus                        ■■Le
                                     titre de docteur ès sciences n’est délivré qu’après la
                                   soutenance publique.

Ressources
humaines                                                                                                                        8
Processus RH de gestion
                                                                                                                                                             contractuelle des doctorants

5.                                 Proposition d’engagement assistant-doctorant – O
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                                                                                                                                                               RH / 31102019

      PROPOSITION D'ENGAGEMENT – pour assistant.e-doctorant.e (salaire de base unique à 100%)
      à transmettre aux Ressources Humaines

                            Nom et prénom :
      COORDONNÉES

                            Adresse complète :
                            Date de naissance :                              Etat civil :                                      Nombre d'enfants :
                            Nationalité :
                            Permis de travail :   aucun                 B     C        Autre :                                 Date du diplôme :
                            Lieu de travail :   Lausanne                Fribourg       Genève          Neuchâtel           Valais     Villigen
                            Centre financier :                               Taux d'occupation :                100 % Engagement du :                      au :
      FINANCEMENT

                            Financement : -              % Dotation n° 3029.012                          -          % Complément FN n° 6029.040
                                          -              % Autres n°                                     -          % Mandat n°
                            Si changement de groupe (par exemple de groupe 3 à groupe 1) :         ancien groupe                 → nouveau groupe
                                 GROUPE 1 : Assistant.e-doctorant.e              GROUPE 2 : Assistant.e-doctorant.e                GROUPE 3 : Assistant.e-
                            sans financement externe, payé.e                 avec financement externe < salaire EPFL.          doctorant.e avec financement externe +
                            directement et uniquement par l’EPFL.            L’EPFL octroie un complément salarial.            grand ou égal au salaire EPFL

                                CV                                                 CV                                              CV
                                Copie pièce identité                               Copie pièce identité                            Copie pièce identité
                                Cahier des charges                                 Cahier des charges
      DOCUMENTS À JOINDRE

                                Copie permis de travail (si existant)              Copie permis de travail (si existant)           Copie permis de travail (si existant)
                                Copie du dernier diplôme                           Copie du dernier diplôme                        Copie du dernier diplôme

                                Admissibilité au programme doctoral                Admissibilité au programme doctoral             Admissibilité au programme doctoral
                                                                                   Si bourse : documents d’octroi de la            Si bourse : documents d’octroi de la
                                                                                   bourse (durée et montant)                       bourse (durée et montant)
                                                                                   Si contrat externe : attestation de             Si contrat externe : attestation de
                                                                                   l’employeur externe confirmant la durée        l’employeur externe confirmant la durée
                                                                                   et le montant du salaire                       et le montant du salaire (ou confirmant
                                                                                                                                  que le salaire est ≥ au salaire EPFL
                            ATTENTION : Les collaborateurs.rices, ainsi que leur famille, provenant d'un pays soumis à visa sont prié.e.s de déposer une demande
                            d'entrée en Suisse auprès de l'ambassade ou du consulat de Suisse le plus proche de leur domicile.
                            Si conjoint.e et enfant.s l'accompagne.nt : merci de joindre copie des passeports, acte de mariage, acte.s de naissance
                                                                        (indispensable pour Etats tiers).

                            Par sa signature, le.la professeur.e confirme que :
                             - Le financement de l’assistant.e-doctorante est assuré au moins jusqu’à l’examen oral ;
                             - En cas de bourse externe, les conditions du bailleur de fonds sont compatibles avec celles de l’EPFL, notamment en cas de paiement
                                 d’un complément salarial pour atteindre le niveau standard de rémunération d’un.e assistant.e-doctorant.e à l’EPFL ;
                             - Il.elle informera le.la Responsable RH au minimum 1 mois en avance en cas de changement de financement (bourse, contrat externe).
                            Observations :
      SIGNATURES

                            Timbre de l'unité :                              Nom et signature du.de la professeur.e ou chef.fe de service :

                                                  , le

      NE PAS REMPLIR, PARTIE RÉSERVÉE AUX RH                                       Sciper                                     Matricule
       Code de fonction / EF                                                       –                Fonction interne
      Salaire annuel brut :                                                                       Impôts source :                oui             non
      Date début doctorant.e FN :                                                       Supérieur.e hiérarchique :
                 Centre financier                   Taux %              N° fonds               N° poste

Ressources
humaines                                                                                                                                                                                    9
Processus RH de gestion
                                                                                                                         contractuelle des doctorants

6.                   Modèle détermination du complément salarial doctorant – O
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                              Template "Détermination du Complément salarial Doctorants "
     Positionnement de la VPE pour les étudiants enrollés à l'EPFL faisant une thèse EPFL :
     Tous les étudiants PhD ont le même salaire. Si un étudiant PhD reçoit une bourse (Bourse d'excellence de la
     Confédération Suisse, CSC, Bourse Chine, ou toute autre bourse), celle-ci doit être complétée par un salaire
      à la charge du laboratoire afin d'appliquer le même salaire brut EPFL
     Positionnement RH :
     Une bourse n'est pas un salaire. Toutefois, la méthode de calcul est favorable au collaborateur puisqu'elle tient
     compte d'une bourse nette en déduction d'un salaire brut EPFL.
                                          = à remplir
     Salaires(CHF) EPFL 01.01.2020 (1)         1ère année          2ème année                      3ème année            4ème année
     Doctorants
                                                 52 400               53 400                          54 400               55 400
     1011-N1, Statut B1
     Lien taux de change (taux du jour applicable): http://www.pwebapps.ezv.admin.ch/apps/rates/index.php?lang=2
     Doctorants avec Bourse                                                        Doctorants avec salaire externe

     Nom, Prénom                                                                   Nom, Prénom
     Matricule                                                                     Matricule
     Date d'entrée                                                                 Date d'entrée
     Abréviation Faculté                                                           Abréviation Faculté

     Statut                                                                        Statut
     Code                                                                          Code
     Type bourse (Conf, FNS…)                                                      Nom Employeur externe
     Durée bourse                                                                  Durée salaire
     Montant Bourse nette /an                                                      Salaire brut /an

     Détermination complément salarial                                             Détermination complément salarial

     Salaire brut EPFL (1)                                                         Salaire brut EPFL (1)

     Bourse nette (2)                                                              Salaire brut Employeur externe (2)

     Complément salarial brut (1) - (2)                                            Complément salarial brut (1) - (2)

     Document à sauver dans l'e-dossier sous C2                                1

Ressources
humaines                                                                                                                                                10
Processus RH de gestion
                                                                                                                               contractuelle des doctorants

7.             Echéance de contrat – O

                                    ECHEANCE DE CONTRAT
                                                                                                             000200027139
       Formulaire sans signature émis le 04.06.2019
       par les Ressources Humaines
       à qui il doit être retourné d'ici au
                                                                                  Monsieur le Professeur
        Immatriculation :                                                         EPFL
        Admission définitive :                                                    CH-1015 Lausanne
        Examen oral :
        Soutenance de thèse :
        Exmatriculation :

       Nom
       Prénom                                                                                               ENTREE 00.00.2014
       N° matricule                         Assistant-doctorant                                              LIMITE 00.00.2020
       Le contrat de la personne susmentionnée échoit le 00.00.2019. Sa situation actuelle est la suivante :
       Le changement du financement (fonds) et/ou du taux d'activité s'effectue par workflow.
       Plus d'info sur rh.epfl.ch/mutation_1

                            Chaque ligne du tableau ci-dessous correspond à une source de financement distincte (max. trois)
                    Situation au 00.00.2019
         N° poste
                            Centre financier                      Taux/(%)                                  Fonds

                                                          60.00                   DOTATION

       Informations complémentaires

       ' Cochez si situation au 00.00.2019 est différente suite à un workflow saisi entre-temps

       Veuillez svp prendre note de la modification suivante :
       ' pas de renouvellement
       ' renouvellement pour une période allant du ______________ au ______________

       Commentaires éventuels :

       Avec nos remerciements et nos salutations les meilleures.

       Timbre de l'unité:                                          Nom et signature du professeur ou du chef de service:

       Lausanne, le:

Ressources
humaines                                                                                                                                                      11
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