Processus RH de gestion contractuelle des doctorants - EPFL
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Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
Processus RH
de gestion
contractuelle
des doctorants
Dans le présent document, le genre masculin est utilisé au sens neutre
et désigne les femmes autant que les hommes.
EPFL RH-RH – BI A1 407 Téléphone : +41 21 693 60 93
Ressources (Bâtiment BI) – Station 7 E-mail : rh@epfl.ch
humaines 1015 Lausanne Site web : rh.epfl.ch 1Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
Table des matières
1. Introduction p. 3
2. Processus RH de gestion contractuelle des doctorants p. 3
3. Aperçu du processus p. 4
4. Procédure RH de gestion contractuelle des doctorants p. 5
5. Proposition d’engagement assistant-doctorant p. 9
6. Modèle détermination du complément salarial doctorant p. 10
7. Echéance de contrat p. 11
Ressources
humaines 2Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
1. Introduction
Les Ressources Humaines, en collaboration avec l’Ecole Doctorale et la Vice-Présidence pour
l’Education, ont défini un processus de gestion contractuelle des doctorants. Le périmètre du
projet concerne les doctorants faisant une thèse EPFL, y compris les doctorants au bénéfice d’une
bourse ou d’un salaire externe. Sont donc exclus du périmètre, les doctorants d’autres universités
ne faisant pas une thèse EPFL et sans contrat de travail EPFL.
Conformément au positionnement de la VPE et des Ressources Humaines, ce processus garantit
le même salaire à tous les doctorants EPFL.
Les Responsables de Ressources Humaines sont garants de l’application du processus.
Le processus et les outils décrits, constituent la norme standard de la gestion RH.
2. Processus RH de gestion contractuelle des doctorants
Objectifs Les objectifs du processus RH de gestion contractuelle
des doctorants sont les suivants:
■■ Standardiser le processus de gestion contractuelle
des doctorants dans le respect des conditions fixées
par la VPE et les Ressources humaines.
■■ Responsabiliser les unités dans la vérification que les
conditions d’octroi de bourse du bailleur de fonds sont
compatibles avec les conditions de l’EPFL.
■■ Définir un mode de calcul unique pour déterminer un
complément salarial à l’octroi des bourses ou salaire externe.
Périmètre Le périmètre du projet concerne les doctorants faisant une thèse
EPFL, y compris les doctorants au bénéfice d’une bourse ou d’un
salaire externe.
Outils ■■ Proposition d’engagement assistant-doctorant O
Obligatoires O
■■ Modèle détermination du complément salarial doctorants O
■■ Echéance de contrat O
Indicateur Objectifs:
■■ 100 % d’application du nouveau modèle de complément
salarial
■■ 100 % de la documentation des doctorants sauvée
dans l’e-dossier (sous C2)
Mise en vigueur 01.11.2019
Cycle de révision Les Ressources Humaines examineront ce processus au moins
une fois par an afin d'intégrer les leçons apprises.
Ressources
humaines 3Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
3. Aperçu 0 STAGE/POSITION
du processus AVANT CANDIDATURE
EN LIGNECOMMUNIQUER
1
CANDIDATURE
EN LIGNE
2
DÉCISION
D’ADMISSIBILITÉ
ADMISSIBLE ? ADMISSIBLE ?
OUI NON
3
TROUVER DIR. DE THÈSE ET ARRÊT
FIXATION DES CONDITIONS DU PROCESSUS
4 DETERMINER GROUPE ET ENVOYER PROPOSITION D’ENGAGEMENT AUX RH
GROUPE 1 GROUPE 2 GROUPE 3
CANDIDAT SANS CANDIDAT AVEC CANDIDAT AVEC
FINANCEMENT FINANCEMENT FINANCEMENT
EXTERNE EXTERNE EXTERNE
(BOURSE OU SALAIRE) (BOURSE OU SALAIRE)
100% SALAIRE EPFL < SALAIRE EPFL ≥ SALAIRE EPFL
ENVOYER PROPOSITION
D’ENGAGEMENT AUX RH
5
DÉTERMINER LE
VÉRIFIER
COMPLÉMENT
APPLIQUER FINANCEMENT
SALARIAL
SALAIRE EPFL EXTERNE ≥ SALAIRE
POUR APPLIQUER
(catégorie B1, code EPFL ET SCANNER
SALAIRE EPFL
1011-N1) DOCUMENTS
(catégorie B1, code
SUR COMMUN RH
1011-N1, échelon 98)
6 OBTENIR APPROBATION
DU CANDIDAT REMPLIR FORMULAIRE
ET REMPLIR FORMULAIRE D’IMMATRICULATION
D’IMMATRICULATION
7 ENVOYER CONTRAT
PROCÉDER
AU CANDIDAT ET PROCÉDER
À L’IMMATRICULATION
À L’IMMATRICULATION
8 CHANGEMENTS DE SITUATION
AJUSTER
CONFIRMER ANNUELLEMENT COMMUNIQUER
RENOUVELLEMENT LE SALAIRE CHANGEMENT
ANNUEL DU CDD OU COMPLÉMENT DE GROUPE
SALARIAL
9
FIN DE PROCESSUS
Ressources
humaines 4Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
4. Procédure RH standard de gestion contractuelle
des doctorants de l’EPFL (SOP)
* O obligatoire, F facultatif
Etapes Qui/responsable Comment Documents*
0 EDOC ■■L’Ecole doctorale ne soutient pas de stages avant l’inscription à
l’école doctorale pour éviter des inégalités de traitement entre
Stage/position doctorants.
avant candidature
en ligne
RH ■■Un stage non-renouvelable pour valorisation de master est
exceptionnellement possible pour autant qu’il ait lieu dans la
limite des 6 mois après l’obtention d’un titre académique (MA ou
BA). Par exemple: MA obtenu au 1er janvier 2019, stage possible
jusqu’au 30 juin quelle que soit la date d’engagement.
■■Auterme du stage, soit le stagiaire quitte l’EPFL, soit il est
engagé en assistant scientifique (permis impossible pour les
états tiers), soit il est engagé en qualité d’assistant doctorant.
■■Proposition d’engagement à envoyer aux RH.
1 Candidat ■■Le
candidat remplit le formulaire en ligne.
EPFL Doctoral School Online Application
Candidature
en ligne
2 Commission
programme
■■Décision
■■Décision
? Refusé : arrêt du processus.
? Admissible : poursuite du processus.
Décision doctoral
d’admissibilité
3 Candidat
admissible
■■Le candidat cherche un financement pour sa thèse : soit il
trouve un directeur de thèse qui doit superviser son travail
Trouver Directeur de recherche et l’engager comme assistant-doctorant, soit
de thèse il trouve un financement externe (bourse ou salaire externe)
Directeur thèse
et fixation et un directeur de thèse EPFL pour superviser son travail de
des conditions recherche.
Ressources
humaines 5Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
Etapes Qui/responsable Comment Documents*
4 Directeur thèse Directeur de thèse détermine groupe : Proposition
d’engagement
Déterminer Groupe 1 Assistant-doctorant, sans financement externe, assistant-doctorant
groupe 100% salaire EPFL. O
et envoyer
proposition
Groupe 2 Assistant-doctorant, avec financement externe
d’engagement
inferieur au salaire EPFL (complément salarial par
aux RH
l’EPFL).
Groupe 3 Assistant-doctorant, avec financement externe
égal ou supérieur au salaire EPFL.
Pour Envoyer la proposition d’engagement incluant :
groupe 1 ■■Copie de la lettre/email d’admissibilité.
■■Documents requis à l’engagement du candidat :
CV, copie pièce identité ou passeport, diplômes,
permis existant.
Pour Envoyer la proposition d’engagement incluant :
groupe 2 ■■Copie de la lettre/email d’admissibilité.
■■Documents requis à l’engagement du candidat :
CV, copie pièce identité ou passeport, diplômes,
permis existant.
■■Si
salaire : Attestation de l’employeur externe
précisant la durée du contrat et le salaire.
■■Si
bourse : Documents d’octroi de la bourse
précisant la durée et le montant de la bourse.
Pour Envoyer la proposition d’engagement incluant :
groupe 3 ■■Copie de la lettre/email d’admissibilité.
■■Documents requis : CV, copie pièce identité ou
passeport, diplômes, permis existant.
■■Si
salaire : Attestation de l’employeur externe
précisant la durée du contrat et confirmant que le
salaire est ≥ au salaire applicable à l’EPFL.
■■Sibourse : Documents d’octroi de la bourse
précisant la durée de la bourse et confirmant que
la bourse est ≥ au salaire applicable à l’EPFL.
IMPORTANT
■■Lefinancement de l’assistant-doctorant est assuré au moins
jusqu’à l’examen oral.
■■Encas de bourse externe, les conditions du bailleur de fonds
sont compatibles avec celles de l’EPFL (notamment en cas de
paiement d’un complément salarial pour atteindre le niveau
standard de rémunération d’un assistant-doctorant à l’EPFL).
Ressources
humaines 6Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
Etapes Qui/responsable Comment Documents*
5 RH Pour
groupe 1
Application du salaire EPFL; soit un salaire
de CHF 52'400 au 01.01.2020, la 1ère
Modèle
Détermination
Etablir proposition année (catégorie B1 code 1011-N1). du complément
de salaire ou salarial doctorant
complément Pour Le salaire brut EPFL sera diminué par la bourse O
salaire groupe 2 nette ou par le salaire externe brut (catégorie B1
code 1011-N1, échelon 98). Proposition
■■Ajouter sur le contrat, sous observations : ‘la d’engagement
validité du présent contrat est conditionnée par assistant-doctorant
l’obtention de la bourse/salaire externe. Le nom O
du bailleur de fonds ou de l’employeur externe est
à préciser.
■■Archiver les documents du bailleur de fonds ou
l’attestation de l’employeur externe ainsi que
la détermination du complément salarial du
doctorant dans le e-dossier du doctorant, sous
C2 (SAP).
Pour Pas de complément salarial.
groupe 3 ■■Vérifier que financement externe ≥ salaire EPFL.
■■Attestation de l’employeur externe ou documents
d’octroi de la bourse à scanner sur le commun
RH /scanner RH/Doctorants_Groupe 3
6 Directeur thèse Pour
groupes
■■Informe le candidat de la proposition de salaire/
contrat et obtient son approbation.
Obtenir 1 et 2 ■■Informele programme doctoral de l’acceptation
approbation des conditions du contrat de travail et de la date
du candidat et prévue de début du contrat.
remplir formulaire
d’immatriculation
Programme Pour ■■Remplit le formulaire d’immatriculation.
doctoral groupes ■■Lefait signer au candidat + directeur thèse +
1, 2, et 3 directeur programme doctoral.
■■L’envoie au SAC.
7 RH Pour
groupes
Etablissement du contrat de travail et envoi
au candidat avec copie au directeur de thèse.
Envoyer contrat 1 et 2 Annoter sous observations du contrat de travail:
au candidat
■■Sousréserve d’obtention/validation /
et procéder à
renouvellement du permis.
l’immatriculation
■■La validité du présent contrat est conditionnée par
l’obtention de la bourse/salaire externe (préciser
soit le nom du bailleur de fonds, soit le nom de
l’employeur externe).
■■Toutchangement de situation du doctorant doit
être annoncée aux RH.
SAC Pour Procéder à l’immatriculation
groupes
1, 2, et 3
Ressources
humaines 7Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
Etapes Qui/responsable Comment Documents*
8 Directeur thèse Confirmer renouvellement annuel du CDD
■■Le contrat est renouvelé pour 12 mois.
Echéance
de contrat
Changements O
■■Si
le directeur de thèse veut mettre un terme au CDD
de situation
avant l’examen oral, il doit d’abord respecter les contraintes
académiques mentionnées dans l’ordonnance Proposition
sur le doctorat à l’EPFL. d’engagement
assistant-doctorant
RH Ajuster annuellement le salaire ou complément salarial O
■■LesRH adaptent le salaire ou complément salarial
en fonction de la grille salariale de l’EPFL et les conditions
explicitées à l’étape V.
Directeur thèse Communiquer changement de groupe
■■En cas de changement de financement, le directeur de
thèse détermine le nouveau groupe et soumet une nouvelle
proposition d’engagement aux RH minimum 1 mois à l’avance
(voir étape IV).
RH ■■Voir étape V.
9 RH ■■Lafin du contrat peut intervenir au plus tôt, à la date de l’examen
oral, et au plus tard à la date de la soutenance publique, soit le
Fin du 15 ou le 30 du mois en cours.
processus ■■Le
titre de docteur ès sciences n’est délivré qu’après la
soutenance publique.
Ressources
humaines 8Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
5. Proposition d’engagement assistant-doctorant – O
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RH / 31102019
PROPOSITION D'ENGAGEMENT – pour assistant.e-doctorant.e (salaire de base unique à 100%)
à transmettre aux Ressources Humaines
Nom et prénom :
COORDONNÉES
Adresse complète :
Date de naissance : Etat civil : Nombre d'enfants :
Nationalité :
Permis de travail : aucun B C Autre : Date du diplôme :
Lieu de travail : Lausanne Fribourg Genève Neuchâtel Valais Villigen
Centre financier : Taux d'occupation : 100 % Engagement du : au :
FINANCEMENT
Financement : - % Dotation n° 3029.012 - % Complément FN n° 6029.040
- % Autres n° - % Mandat n°
Si changement de groupe (par exemple de groupe 3 à groupe 1) : ancien groupe → nouveau groupe
GROUPE 1 : Assistant.e-doctorant.e GROUPE 2 : Assistant.e-doctorant.e GROUPE 3 : Assistant.e-
sans financement externe, payé.e avec financement externe < salaire EPFL. doctorant.e avec financement externe +
directement et uniquement par l’EPFL. L’EPFL octroie un complément salarial. grand ou égal au salaire EPFL
CV CV CV
Copie pièce identité Copie pièce identité Copie pièce identité
Cahier des charges Cahier des charges
DOCUMENTS À JOINDRE
Copie permis de travail (si existant) Copie permis de travail (si existant) Copie permis de travail (si existant)
Copie du dernier diplôme Copie du dernier diplôme Copie du dernier diplôme
Admissibilité au programme doctoral Admissibilité au programme doctoral Admissibilité au programme doctoral
Si bourse : documents d’octroi de la Si bourse : documents d’octroi de la
bourse (durée et montant) bourse (durée et montant)
Si contrat externe : attestation de Si contrat externe : attestation de
l’employeur externe confirmant la durée l’employeur externe confirmant la durée
et le montant du salaire et le montant du salaire (ou confirmant
que le salaire est ≥ au salaire EPFL
ATTENTION : Les collaborateurs.rices, ainsi que leur famille, provenant d'un pays soumis à visa sont prié.e.s de déposer une demande
d'entrée en Suisse auprès de l'ambassade ou du consulat de Suisse le plus proche de leur domicile.
Si conjoint.e et enfant.s l'accompagne.nt : merci de joindre copie des passeports, acte de mariage, acte.s de naissance
(indispensable pour Etats tiers).
Par sa signature, le.la professeur.e confirme que :
- Le financement de l’assistant.e-doctorante est assuré au moins jusqu’à l’examen oral ;
- En cas de bourse externe, les conditions du bailleur de fonds sont compatibles avec celles de l’EPFL, notamment en cas de paiement
d’un complément salarial pour atteindre le niveau standard de rémunération d’un.e assistant.e-doctorant.e à l’EPFL ;
- Il.elle informera le.la Responsable RH au minimum 1 mois en avance en cas de changement de financement (bourse, contrat externe).
Observations :
SIGNATURES
Timbre de l'unité : Nom et signature du.de la professeur.e ou chef.fe de service :
, le
NE PAS REMPLIR, PARTIE RÉSERVÉE AUX RH Sciper Matricule
Code de fonction / EF – Fonction interne
Salaire annuel brut : Impôts source : oui non
Date début doctorant.e FN : Supérieur.e hiérarchique :
Centre financier Taux % N° fonds N° poste
Ressources
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6. Modèle détermination du complément salarial doctorant – O
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Template "Détermination du Complément salarial Doctorants "
Positionnement de la VPE pour les étudiants enrollés à l'EPFL faisant une thèse EPFL :
Tous les étudiants PhD ont le même salaire. Si un étudiant PhD reçoit une bourse (Bourse d'excellence de la
Confédération Suisse, CSC, Bourse Chine, ou toute autre bourse), celle-ci doit être complétée par un salaire
à la charge du laboratoire afin d'appliquer le même salaire brut EPFL
Positionnement RH :
Une bourse n'est pas un salaire. Toutefois, la méthode de calcul est favorable au collaborateur puisqu'elle tient
compte d'une bourse nette en déduction d'un salaire brut EPFL.
= à remplir
Salaires(CHF) EPFL 01.01.2020 (1) 1ère année 2ème année 3ème année 4ème année
Doctorants
52 400 53 400 54 400 55 400
1011-N1, Statut B1
Lien taux de change (taux du jour applicable): http://www.pwebapps.ezv.admin.ch/apps/rates/index.php?lang=2
Doctorants avec Bourse Doctorants avec salaire externe
Nom, Prénom Nom, Prénom
Matricule Matricule
Date d'entrée Date d'entrée
Abréviation Faculté Abréviation Faculté
Statut Statut
Code Code
Type bourse (Conf, FNS…) Nom Employeur externe
Durée bourse Durée salaire
Montant Bourse nette /an Salaire brut /an
Détermination complément salarial Détermination complément salarial
Salaire brut EPFL (1) Salaire brut EPFL (1)
Bourse nette (2) Salaire brut Employeur externe (2)
Complément salarial brut (1) - (2) Complément salarial brut (1) - (2)
Document à sauver dans l'e-dossier sous C2 1
Ressources
humaines 10Processus RH de gestion
contractuelle des doctorants
7. Echéance de contrat – O
ECHEANCE DE CONTRAT
000200027139
Formulaire sans signature émis le 04.06.2019
par les Ressources Humaines
à qui il doit être retourné d'ici au
Monsieur le Professeur
Immatriculation : EPFL
Admission définitive : CH-1015 Lausanne
Examen oral :
Soutenance de thèse :
Exmatriculation :
Nom
Prénom ENTREE 00.00.2014
N° matricule Assistant-doctorant LIMITE 00.00.2020
Le contrat de la personne susmentionnée échoit le 00.00.2019. Sa situation actuelle est la suivante :
Le changement du financement (fonds) et/ou du taux d'activité s'effectue par workflow.
Plus d'info sur rh.epfl.ch/mutation_1
Chaque ligne du tableau ci-dessous correspond à une source de financement distincte (max. trois)
Situation au 00.00.2019
N° poste
Centre financier Taux/(%) Fonds
60.00 DOTATION
Informations complémentaires
' Cochez si situation au 00.00.2019 est différente suite à un workflow saisi entre-temps
Veuillez svp prendre note de la modification suivante :
' pas de renouvellement
' renouvellement pour une période allant du ______________ au ______________
Commentaires éventuels :
Avec nos remerciements et nos salutations les meilleures.
Timbre de l'unité: Nom et signature du professeur ou du chef de service:
Lausanne, le:
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